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MANUAL DE GESTION DE

SEGURIDAD PATRIMONIAL

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MANUAL DE GESTION DE SEGURIDAD PATRIMONIAL

1. INTRODUCCION
SELLO

ELABOR

REVIS

APROB

FIRMA
DIRECTOR ADMINISTRATIVO

FIRMA
DIRECTOR GENERAL

Israel Cullar Carpio /


Armando Fernndez
lvarez
NOMBRE Y FIRMA
GERENTE DE OPERACIONES /
JEFE DE ALMACEN

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El presente Manual de Gestin de Seguridad Patrimonial establece la estructura organizativa, las


responsabilidades, las prcticas operativas de la empresa, procedimientos, los recursos y las actividades
relativas a la planificacin y aseguramiento de la seguridad que han sido identificados y determinados en los
procesos que conforman el Sistema de Gestin de Seguridad Patrimonial de BIOTRADE S.A. de C.V. Este
manual tambin se establece como parte del compromiso de la empresa por promover fuertemente la mejora
continua por medio de integrar, evaluar y mejorar las medidas y prcticas sistemticas y coordinadas,
basadas en requerimientos internacionales de seguridad para la cadena de suministro; a travs de las cuales
la organizacin gestiona de manera ptima sus riesgos y las amenazas e impactos potenciales asociados.
El funcionamiento del Sistema de Gestin de Seguridad de la organizacin inicia con la identificacin de
riesgos a los que la organizacin, sus recursos, sus procesos y su tecnologa de la informacin est expuesta;
con atencin especial en la cadena de suministro.
La base del Sistema de Gestin de Seguridad es la metodologa Planificar-Hacer-Verificar Actuar (ciclo
PHVA)

Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para cumplir con las polticas de seguridad
de la empresa.
Hacer: ejecutar e implantar los procesos necesarios para alcanzar los objetivos definidos a travs de
las actividades y prcticas sistemticas y coordinadas.
Verificar: supervisar y medir los procesos para comprobar el cumplimiento con las polticas de
seguridad, los requisitos legales y de otro tipo, a travs de la revisin de los registros del sistema de
gestin de seguridad.
Actuar: mejorar continuamente el desempeo del sistema de gestin de seguridad, a travs de
implementar acciones para corregir inmediatamente las desviaciones encontradas en los puntos
crticos de control.

Las revisiones al Manual de Gestin de Seguridad se realizan cada vez que, se emitan procedimientos nuevos
o se modifiquen los vigentes, se adopten herramientas o controles al Sistema de Gestin de Seguridad,
proceso o servicio como consecuencia de la implantacin del proceso de mejora continua, as mismo es
actualizado continuamente en funcin de los comentarios de todo el personal involucrado en los procesos
mencionados en relacin con la seguridad.
El Manual de Gestin de Seguridad es estrictamente controlado en su distribucin y revisiones. Solamente la
ltima versin es vlida. El Comit de Sistemas de Gestin es el nico autorizado para realizar los cambios a
este manual, as como el nico que controla sus revisiones, emisiones y distribucin de acuerdo al
procedimiento Control de Documentos.
Igualmente, este documento puede servir como elemento de induccin al personal de nuevo ingreso, de modo
tal que la orientacin hacia la calidad sea rpidamente asimilada.

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2. OBJETIVO
Asegurar y mantener la seguridad de las instalaciones, procesos, recursos y tecnologa de la informacin de
BIOTRADE S.A. de C.V. mediante la definicin, control, ejecucin y evaluacin de sus procesos.
3. ALCANCE
El Manual de Gestin de Seguridad Patrimonial est orientado al personal de BIOTRADE S.A. de C.V.
quienes son responsables de cumplir con los lineamientos aqu establecidos.

4. SISTEMA DE GESTION
4.1. Generalidades
En Biotrade S.A. de C.V. se establece, documenta, implanta y mantiene un Sistema de Gestin de Seguridad
Patrimonial que aplica para toda la organizacin, demostrando que se mejora continuamente su eficacia de
acuerdo a la verificacin y auditora de sus procesos.
4.2 Requisitos de la documentacin
4.2.1 Generalidades.
La documentacin del Sistema de Gestin de Seguridad Patrimonial de Biotrade. S.A. de C.V. incluye:
a) La declaracin documentada de las polticas en materia de seguridad (ver 5.2 del presente manual).
b) La descripcin de los elementos bsicos del sistema de gestin y su interrelacin, as como una
orientacin sobre la documentacin de referencia. La estructura documental est compuesta por: La
estructura documental del Sistema de Gestin Seguridad esta compuesta por:
MANUAL DE ORGANIZACIN
MANUAL OPERACIONES
1

NIVELES

MANUAL DE GESTION DE SEGURIDAD PATRIMONIAL

PROCEDIMIENTOS

NIVEL 3

NIVEL 4

INSTRUCCIONES DE TRABAJO

REGISTROS

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Documentacin Nivel 1:

Documentacin Nivel 2:

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Manual de Gestin de la Calidad: describe el Sistema de Gestin de


Seguridad Patrimonial, las polticas en la materia, la estructura organizacional
del sistema, la descripcin de los elementos principales del sistema y su
interaccin, las responsabilidades generales para con el sistema, y hace
referencia a los procedimientos documentados.
Procedimientos: describen las actividades que se realizan para cumplir las
polticas de seguridad y con los procesos, definiendo las responsabilidades y
las actividades para tal efecto.

Documentacin Nivel 3:

Instrucciones de Trabajo: es la documentacin tcnica y normativa, en la


que se detalla la manera de ejecutar actividades (pasos) especficas que
complementan los procedimientos.

Documentacin Nivel 4:

Registros: proporcionan la evidencia objetiva necesaria para demostrar que


el Sistema de Gestin de Seguridad Patrimonial est implantado y opera
efectivamente.

c) Documentos de Referencia: Documentos adicionales para la planificacin, operacin y control de los


procesos, tales como:
- Requisitos contractuales de los clientes y otras partes interesadas.
- Aceptacin de normas internacionales, nacionales, regionales y del sector.
- Requisitos legales y reglamentarios pertinentes.

d) Otros documentos: El Manual de Organizacin y Manual de Operaciones son documentos que


complementan el Nivel 1 de la estructura documental, y contienen:

Manual de Organizacin: Organigramas, Descripciones y Perfiles de Puestos


Manual de Operaciones: Los procedimientos operativos para el desarrollo de los procesos de la
empresa.

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5. POLITICAS DE SEGURIDAD PATRIMONIAL


5.1 Responsabilidad de la direccin:
La Direccin General de Biotrade S.A. de C.V. proporciona la evidencia de su participacin y compromiso con
el desarrollo e implantacin del Sistema de Gestin de Seguridad Patrimonial, as como la mejora continua de
su eficacia a travs del seguimiento y toma de acciones oportunas, adems de:
a) Liderar a la organizacin con el fin de desarrollar confianza entre el personal.
b) Comunicar a la organizacin la importancia de cumplir con los lineamientos de seguridad de la empresa,
adems de los legales y reglamentarios.
c) Establecer las polticas de seguridad de la organizacin.
d) Llevar a cabo las Revisiones por la Direccin.
e) Asegurar la disponibilidad de recursos necesarios para apoyar los planes estratgicos de Biotrade S.A. de
C.V. en materia de seguridad.
f) Establecer y revisar las mediciones del desempeo de los procesos a travs de toda la organizacin.
5.2 Polticas de Gestin de Seguridad
La Direccin General de Biotrade S.A. de C.V. tiene establecidas y documentadas las siguientes polticas por
cada uno de los siguientes elementos de gestin de seguridad patrimonial y determina que son adecuadas al
propsito de la organizacin. Estas polticas son el medio para conducir a la organizacin hacia la mejora de
su desempeo. Las polticas son revisadas cada ao para asegurar el proceso de mejora continua.
Seguridad del personal
La empresa establece que se debe de:
Realizar los estudios socioeconmicos y de confiabilidad a las personas previos a su contratacin.
Emitir las tarjetas de acceso, credenciales con fotografa, accesos a sistemas y llaves de acuerdo a la
naturaleza de su puesto; cuidando la identificacin y rastreabilidad de dichos elementos para que
cuando sea necesario se pueda realizar la reposicin de los mismos por avera, maltrato o
reasignacin y/o la recuperacin de los elementos por terminacin de la relacin laboral.
Realizar la verificacin de los expedientes de los empleados en posiciones sensibles cada doce meses
por medio de los estudios de confiabilidad.
Los empleados deben de reportar inmediatamente a los encargados de la seguridad cualquier
situacin sospechosa o violacin a las normas de seguridad de la empresa.
Controles de Acceso Fsico
No est permitido ingresar artculos personales, mochilas, bolsas y bultos voluminosos a las reas de
almacenamiento, surtido y embarque producto.
El ingreso de ex empleados, visitantes, contratistas y transportistas a las instalaciones se har bajo
autorizacin y responsabilidad del personal asignado; dicho ingreso deber de registrarse y controlarse
mediante la emisin de credenciales de visitantes. Sin excepcin los visitantes debern estar siempre
escoltados por el personal responsable. Todos los registros de visitas deben de almacenarse al menos
por doce meses.
Ningn empleado, visitante, contratista y transportista podr ingresar a reas restringidas.
Seguridad fsica

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Se establece que todos los procedimientos e instrucciones de trabajo en materia de seguridad


patrimonial deben de ser documentados
Se deben de mantener revisiones peridicas de los sistemas de seguridad y nombrar a los
responsables de la seguridad.

6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD PATRIMONIAL.


6.1 Responsable de la Seguridad Patrimonial
Se establece que el Director General de Biotrade S.A. de C.V. es el responsable de la seguridad por lo que
debe de:
a) Asegurarse de que se establecen, implantan y mantienen los procesos necesarios para el cumplimiento
del Sistema de Gestin de Seguridad Patrimonial.
b) Analizar el desempeo del Sistema de Gestin de Seguridad, y cualquier necesidad de mejora.
c) Determinar las acciones inmediatas ante cualquier violacin a la seguridad.
d) La responsabilidad incluye las relaciones con partes externas sobre asuntos relacionados con el Sistema
de Gestin de Seguridad Patrimonial.
El Director General, nombra un comit de Sistemas de Gestin para que le de apoyo sobre lo anterior. El
comit estar constituido al menos por: un Director, un Gerente y un Coordinador de sistemas de Gestin.
En cuanto a la tecnologa de la informacin de la empresa, el Director General establece al Encargado de
Sistemas como la nica persona con acceso al control y administracin de la tecnologa de la informacin.
6.2 Responsabilidad y autoridad.
La Direccin General de Biotrade S.A. de C.V. establece la responsabilidad y autoridad del Sistema de
Gestin de Seguridad Patrimonialidad, en los procedimientos e instrucciones de trabajo que integran el
Sistema de Gestin, los cuales son comunicados y difundidos en la empresa.

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7. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD PATRIMONIAL.


7.1. Seguridad del personal.
En Biotrade se establece el Procedimiento de Recursos Humanos, donde se determinan los procesos para
evaluar a los candidatos con posibilidades de contratacin, mediante la investigacin y verificacin de sus
antecedentes. De igual manera se exponen los lineamientos para la clasificacin de las posiciones sensibles
de manera que se verifique peridicamente el expediente de los empleados que se incluyan en esta
clasificacin.
Finalmente, se determinan los procesos para recuperar inmediatamente las credenciales, tarjetas de accesos,
llaves, accesos a sistemas y cualquier otro elemento, cuando se determine el fin de la relacin laboral, que
hasta ese momento est en resguardo del empleado con el que se pretende terminar el contrato.
7.2. Concientizacin de amenazas y capacitacin de seguridad.
De acuerdo a la naturaleza de los puestos de trabajo y a la responsabilidad del empleado en materia de
seguridad se determinan las capacitaciones, tericas o prcticas, a las que debe de tener acceso, con el
objetivo de entrenar y concientizar al empleado ante situaciones que amenacen la seguridad de las
instalaciones, su persona y los procesos de la empresa.
Las capacitaciones y los temas sobre los que versarn, se incluirn en un Programa Anual de Capacitacin
de acuerdo al Procedimiento Control de Induccin y Capacitaciones al Personal. Los temas a revisar
podran ser entre otros:

Identificacin de riesgos en la cadena de suministro (robo, contrabando, terrorismo)


Cmo actuar en caso de Situaciones de riesgo (conductas violentas, robo, extorsin, secuestro)?
Los procedimientos determinados por la empresa para denunciar conductas sospechosas y violaciones
de seguridad (ver procedimiento Prevencin de Prdidas y Seguridad Patrimonial I).

7.3. Controles de acceso fsico.


En Biotrade se establece el procedimiento Prevencin de Prdidas y seguridad Patrimonial I donde se
exponen los lineamientos que se deben de seguir por el personal asignado para impedir la entrada de
personas no autorizadas a las instalaciones o enfrentarlos y retirarlos; adems se establecen los controles y
registros que se deben de aplicar y llevar cuando se permita el ingreso, bajo la identificacin positiva, de
empleados, visitantes, contratistas y transportistas. Se incluye el control de acceso a reas restringidas dentro
de las instalaciones, las cuales estn determinadas bajo los lineamientos del procedimiento Prevencin de
Prdidas y seguridad Patrimonial II.
7.4. Seguridad Fsica

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La direccin determina la necesidad de tener barreras fsicas y elementos de disuasin para resguardar las
instalaciones contra el acceso no autorizado. Tales barreras y elementos son: Cercado y barras perimetrales,
filtro de entrada, estructura de los edificios, control de cerraduras y llaves, iluminacin y sistemas de alarmas y
videocmaras de vigilancia.
La identificacin, responsabilidad, control, inspeccin y mantenimiento de los elementos de la seguridad fsica
se hace bajo los procesos establecidos en el procedimiento Prevencin de Prdidas y seguridad
Patrimonial II. En este procedimiento tambin queda incluido el Programa de Control de Accesos en el cual
se determinan a los responsables del resguardo y control de todos las llaves, candados y tarjetas de acceso
que la empresa ha emitido y entregado a personal asignado.
7.5. Seguridad del transporte.
Con el propsito de mantener la integridad de los contenedores y remolques para protegerlos contra la
introduccin de materiales y/o personas no autorizadas, que puedan vulnerar la seguridad de la empresa y
sus clientes (de acuerdo a la cadena de suministro); se ha establecido el procedimiento Seguridad en
Procesos, donde se establecen los lineamientos de la inspeccin de los contenedores y/o remolques en los
puntos de embarque. Tambin se indican los procesos bajo los cuales se debe de establecer relaciones
comerciales con los proveedores de servicios de transporte.
7.6. Seguridad de Procesos.
Las medidas de seguridad establecidas para garantizar la integridad y seguridad de los procesos relevantes al
transporte, manejo y almacenaje de carga en la cadena de suministro quedan documentadas en el
procedimiento Seguridad en Procesos. En este procedimiento, una atencin especial se establece para el
tratamiento de la mercanca de exportacin
7.7. Seguridad de la informacin.
Para identificar el abuso de los sistemas de computacin y detectar el acceso inapropiado y la manipulacin o
alteracin indebida de la informacin electrnica que intercambia la empresa con clientes y proveedores; se
establece el Procedimiento Administracin de tecnologa de la informacin; donde identifican los
principales elementos de la tecnologa de informacin con los que cuenta la empresa y se asignan las
responsabilidades para su proteccin.
7.8. Seguridad para Contratistas
En el procedimiento Prevencin de Prdidas y seguridad Patrimonial I, se establecen los criterios para
que todo el personal conozca la manera adecuada de coordinar los trabajos que realizarn los contratistas
que ingresan a las instalaciones, debido a su cercana con la cadena de suministro y los procesos de la
empresa, es indispensable vigilar que stos cumplan los estndares de seguridad impuestos por la empresa.

8. CONTROL DE CAMBIOS.

No. DE REVISIN

FECHA

MOTIVO

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Febrero 2014

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Creacin de la documentacin del Sistema.

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