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La Organización de Archivos Es Un Paso Básico para El Buen Funcionamiento de Una Oficina-F
La Organización de Archivos Es Un Paso Básico para El Buen Funcionamiento de Una Oficina-F
UNA OFICINA.
Sin embargo, no suele ser una tarea sencilla, entre otras cosas porque los criterios para saber qué
documentos deben guardarse no siempre son claros, por lo que se tiende a acumular papeles
innecesarios, que no hacen más que obstruir el acceso a los verdaderamente útiles.
En realidad, los documentos que verdaderamente debes tener en tu oficina podrían organizarse
en tres grandes archivos:
1. Contratos
En este rubro entran todos los contratos realizados por o para la empresa:
Son documentos legales de referencia que pueden ser útiles en cualquier momento, para aclarar
dudas, resolver posibles conflictos o gestionar trámites.
2. Documentos fiscales
Es decir, todos los documentos que den cuenta de nuestras transacciones económicas:
Albaranes y facturas
Los modelos de hacienda que demuestran el registro del inicio de la actividad en la
Agencia Tributaria, que son el modelo 036 o el 037
Los documentos de alta en la Seguridad Social
Libros contables
Cuentas anuales
Estos documentos pueden ayudar a resolver controversias con clientes, además existe
la obligación legal de conservar estos documentos por las siguientes razones:
Hacienda establece que los documentos asociados al IVA deben guardarse por cuatro
años, y los asociados al IRPF, por cinco.
El Código de Comercio obliga a resguardarlos por un mínimo de seis años.
Escrituras sociales
Estatutos
Modificaciones estatutarias
Libros de actas
Toda la documentación relacionada con los socios
Estos documentos constituyen los papeles de identidad de tu compañía, por lo que pueden ser de
utilidad para realizar cualquier trámite o negocio.
4. Otros archivos
Una vez que los anteriores documentos estén debidamente resguardados, puedes hacer una
revisión de los papales restantes en tu oficina. Algunos de ellos tendrán una fecha de expiración
clara, como la correspondencia, los proyectos y los presupuestos, por lo que puedes guardarlos en
un archivo temporal y deshacerte de ellos una vez vencido el plazo.
Otros, como los textos informativos, pueden requerir un archivo particular, destinado únicamente
a los documentos de consulta.
Por último, recuerda que tener una versión digital de todos tus documentos importantes te
permitirá despejar tu escritorio además de tener un resguardo seguro y accesible para la consulta.