GESTIÓN DE PORTAFOLIOS

Gestión de las Comunicaciones del

Portafolio

Sesión 5
Área de Conocimiento:
Gestión de las
Comunicaciones del
Portafolio
 Gestión de las Comunicaciones
del Portafolio: Definición
La Gestión de las Comunicaciones del Portafolio incluye
los procesos para desarrollar el Plan de Gestión de
Comunicaciones del Portafolio y gestionar la información
del portafolio. Está íntimamente alineada a los procesos
de gestión estratégica, gobernabilidad, desempeño y
riesgos. La selección de una estrategia de comunicación
se enfoca en satisfacer las necesidades más
importantes de los interesados, de manera que se tomen
las decisiones más efectivas para lograr los objetivos
organizacionales.
 Gestión de las Comunicaciones
del Portafolio: Procesos

Desarrollar el Plan de Gestión de Comunicaciones del Portafolio: Incluye la

identificación de los interesados del portafolio así como la planificación de soluciones
eficaces para satisfacer los requerimientos de la comunicación.

Gestionar la Información del Portafolio: Ejecuta el plan de la comunicación

mediante la recopilación de datos, traduciendo datos en información significativa, y
suministrarla a los interesados identificados de manera oportuna y eficaz.
© Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.
Proceso 7.1 Desarrollar el
Plan de Gestión de
Comunicaciones del
Portafolio
 7.1 Desarrollar el Plan de Gestión de
Comunicaciones del Portafolio: Definición

Incluye identificar y analizar interesados para

definir sus requerimientos de comunicación, así
como definir el modo de consultar a los
interesados para obtener información de riesgos.
Formaliza requerimientos y métodos de
comunicación así como la generación de reportes
e información de portafolio.
 7.1 Desarrollar el Plan de Gestión de
Comunicaciones del Portafolio: Principales
Entradas
El portafolio incluye la lista de los componentes aprobados y
potenciales del portafolio así como otra información descriptiva
sobre los componentes tales como dependencias, nivel de
esfuerzo, puntos de contacto, y otra información tipo paneles
de control.
Portafolio

La hoja de ruta del portafolio ayuda a comprender la estructura

del portafolio, las interdependencias entre los componentes del
portafolio, y cómo “concuerdan” todos los componentes del
portafolio, con el fin de diseñar el plan para lograr los objetivos
Hoja de Ruta del y estrategias organizacionales.
Portafolio
 7.1 Desarrollar el Plan de Gestión de
Comunicaciones del Portafolio: Principales
Entradas

El plan de gestión del portafolio proporciona el alcance del

portafolio y la lista inicial de interesados principales, internos y
externos del portafolio, incluyendo el modelo de
gobernabilidad. El plan de gestión del portafolio es el
instrumento de dirección que establece el nivel de
Plan de Gestión del dependencias del portafolio y las restricciones para permitir
Portafolio una supervisión efectiva.
7.1 Desarrollar el Plan de Gestión de
Comunicaciones del Portafolio:
Principales Actividades
• Identifica a los interesados para determinar los diferentes
individuos o grupos y definir sus preocupaciones, intereses
e influencias.
• Se analiza la información, luego los interesados se
clasifican, se agrupan y se diferencian entre internos y
externos.
• Para cada grupo de interesados se analiza su nivel de
influencia en el portafolio, y el nivel de interés y urgencia
en recibir información del portafolio.
7.1 Desarrollar el Plan de Gestión de
Comunicaciones del Portafolio:
Principales Actividades
• Se determinan las necesidades básicas de comunicación de
cada interesado definiendo el tipo de información y el tipo
de comunicación que espera recibir para asegurar el éxito
del portafolio.
• Se realiza una evaluación de la cultura de la organización
para asegurar que el Plan de Gestión de Comunicaciones
del Portafolio sea adecuado para dicha organización.
7.1 Desarrollar el Plan de Gestión de
Comunicaciones del Portafolio:
Herramientas y Técnicas
• Análisis de los Interesados: El propósito del análisis de los interesados
es identificar a los interesados, determinar las diferentes personas y
grupos, así como sus preocupaciones, intereses e influencias.
• Técnicas de Elicitación: Así como los interesados del portafolio y los
requerimientos de comunicación de los interesados cambian con el
tiempo, es importante para el director del portafolio comprometerse
con los interesados para asegurar que sus necesidades se estén
cumpliendo y estén alineadas con el plan de gestión de las
comunicaciones.
• Análisis de los Requerimientos de la Comunicación: En este análisis, el
medio o las herramientas son utilizados para comunicar la información
a los interesados, y la frecuencia prevista es evaluada para determinar
si los cambios deben hacerse o no.
 7.1 Desarrollar el Plan de Gestión de
Comunicaciones del Portafolio: Principales
Salidas

El plan de gestión de comunicaciones puede ser un plan

subsidiario del plan de gestión del portafolio o puede estar
incluido dentro del documento del plan de gestión del
portafolio. El plan de gestión de comunicaciones del portafolio
define las necesidades de todas las comunicaciones, establece
requerimientos de comunicación, especifica las frecuencias, e
Plan de Gestión del identifica a los receptores para asociar la información con el
Portafolio Actualizado
proceso de la gestión del portafolio.
Plan de Gestión de Comunicaciones del Portafolio
Plan de Gestión de Comunicaciones del Portafolio
 Proceso 7.2 Gestionar la
Información del Portafolio
 7.2 Gestionar la Información del Portafolio:
Definición

Incluye recolectar, analizar, almacenar y entregar

información del portafolio a los interesados de
acuerdo a sus requerimientos y de una manera
oportuna.
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 7.2 Gestionar la Información del Portafolio:
Principales Entradas
El portafolio es una lista de componentes cuyas actualizaciones
son necesarias para su comunicación a varias audiencias de
interesados. Los nuevos componentes añadidos al portafolio
pueden transformarse en nuevos conjuntos de interesados y en
Portafolio
nuevos requerimientos de comunicaciones de interesados.

Proporciona el enfoque previsto para la gestión del portafolio,

las expectativas y requerimientos de los interesados, la gestión
de la comunicación, el desempeño y los riesgos. Este plan es
utilizado en la gestión de las comunicaciones para asegurar que
todos los planes de acción de comunicación estén alineados
Plan de Gestión del
Portafolio con los procesos definidos en el plan de gestión del portafolio.
 7.2 Gestionar la Información del Portafolio:
Principales Entradas
Los reportes del componente del portafolio son recibidos
por el director del portafolio, regularmente como reportes
sobre el estado del programa, y los directores del proyecto
que trabajan dentro del alcance del portafolio. Estos
informes pueden ser consolidados y evaluados para conocer
Reportes del
Componente del el impacto en el desempeño general del portafolio y
Portafolio determinar qué interesados recibirán la comunicación.

Uso de Recursos, Plan de Respuesta a Riesgos, Diagrama de

Riesgos por Componente, Estado de Incidentes, Plan de
Realización de Beneficios, Variación de Desempeño, Estado
de Progreso de Presupuesto/Costos y Estado de Progreso del
Cronograma.
Reportes de Portafolio
7.2 Gestionar la Información del
Portafolio: Principales Actividades

• Se remiten las comunicaciones a las audiencias definidas a

través de diferentes mecanismos de comunicación.
• Se almacenan las comunicaciones en el repositorio del
portafolio durante un periodo prudencial para acceder a
ellos en el futuro.
• Se crean y gestionan procesos para mantener actualizada,
exacta y oportuna la información publicada en websites y
paneles de control.
7.2 Gestionar la Información del
Portafolio: Principales Actividades

• Si el Sistema de Información de la Gestión del Portafolio

(SIGP) no es suficiente en capacidad o madurez se pueden
crear reportes en Hojas de Cálculo o herramientas
similares.
• Continúa gestionando sistemáticamente la información
del portafolio.
7.2 Gestionar la Información del
Portafolio: Herramientas y Técnicas
• Técnicas de Elicitación: La elicitación también se utiliza aquí para recoger
datos y la información a ser comunicada. La recolección de datos puede
implicar reuniones de revisión de componentes del portafolio enfocados
en la validación y la comprensión de datos incluidos en los reportes de
estado de los componentes.
• Sistema de Información de la Gestión del Portafolio: Un sistema de
información de la gestión del portafolio (PMIS), incluye un repositorio de
documentos y sistemas de control de versiones de documentos, y
procesos de gestión de las comunicaciones y herramientas, además de
otras herramientas y procesos requeridos para apoyar la gestión del
portafolio.
7.2 Gestionar la Información del
Portafolio: Herramientas y Técnicas
• Análisis de los Requerimientos de la Comunicación : Con esta técnica,
los datos e información son analizados para separar los datos que
tengan valor para la audiencia receptora. Una forma de ayudar en la
elaboración de datos significativos es desarrollar pronósticos basados en
las tendencias de los datos.
• Métodos de la Comunicación: Estos métodos dependerán del contexto
del portafolio y de las necesidades de los interesados. Los métodos de la
comunicación pueden incluir representaciones visuales de los datos e
información recibida tales como paneles de control, histogramas de
recursos y un calendario de comunicación.
 7.2 Gestionar la Información del Portafolio:
Principales Salidas
Durante el proceso de gestión de la información, las nuevas
necesidades de la gestión de la comunicación o información,
y métodos pueden ser determinados. Estas actualizaciones
están incluidas en el contenido del plan de gestión del
portafolio o el plan de gestión de la comunicación (plan
Plan de Gestión del
Portafolio Actualizado subsidiario).

Uso de Recursos, Plan de Respuesta a Riesgos, Diagrama de

Riesgos por Componente, Estado de Incidentes, Plan de
Realización de Beneficios, Variación de Desempeño, Estado
de Progreso de Presupuesto/Costos y Estado de Progreso del
Reportes de Portafolio Cronograma.
Actualizado
Reporte de Portafolio – Uso de Recursos
Reporte de Portafolio – Plan de Respuesta a
Riesgos
Reporte de Portafolio – Diagrama de Riesgos por
Componente
Reporte de Portafolio – Estado de Incidentes
Reporte de Portafolio - Plan de Realización de
Beneficios
Reporte de Portafolio - Variación de Desempeño
Reporte de Portafolio - Estado de Progreso de
Presupuesto/Costos
Reporte de Portafolio - Estado de Progreso del
Cronograma
Área de Conocimiento:
Gestión de las
Comunicaciones del
Portafolio

REPASO
 Gestión de las Comunicaciones
del Portafolio: Definición
La Gestión de las Comunicaciones del Portafolio incluye
los procesos para desarrollar el Plan de Gestión de
Comunicaciones del Portafolio y gestionar la información
del portafolio. Está íntimamente alineada a los procesos
de gestión estratégica, gobernabilidad, desempeño y
riesgos. La selección de una estrategia de comunicación
se enfoca en satisfacer las necesidades más
importantes de los interesados, de manera que se tomen
las decisiones más efectivas para lograr los objetivos
organizacionales.
 Gestión de las Comunicaciones
del Portafolio: Procesos

Desarrollar el Plan de Gestión de Comunicaciones del Portafolio: Incluye la

identificación de los interesados del portafolio así como la planificación de soluciones
eficaces para satisfacer los requerimientos de la comunicación.

Gestionar la Información del Portafolio: Ejecuta el plan de la comunicación

mediante la recopilación de datos, traduciendo datos en información significativa, y
suministrarla a los interesados identificados de manera oportuna y eficaz.
 CURSO GOP051

GESTIÓN DE PORTAFOLIOS

Gestión de las Comunicaciones del

Portafolio

Sesión 5