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CURSO GOP051

GESTIÓN DE PORTAFOLIOS

Gestión de Gobernabilidad del Portafolio

Sesión 3
Área de Conocimiento:
Gestión de Gobernabilidad
del Portafolio
Gestión de Gobernabilidad del
Portafolio: Definición
La Gestión de Gobernabilidad del Portafolio incluye la
supervisión del Portafolio y la planificación, definición,
optimización, y autorización del portafolio para apoyar
las actividades de toma de decisión del Cuerpo de
Gobernabilidad. Asimismo asegura que se realicen
análisis de inversiones para identificar oportunidades y
riesgos; evaluar cambios, dependencias, e impactos;
seleccionar, priorizar y programar actividades para
financiar, y lograr objetivos específicos cuantificables de
desempeño.
Gestión de Gobernabilidad del
Portafolio: Procesos
Desarrollar el Plan de Gestión del Portafolio: Definir los componentes del
portafolio, desarrollando la estructura organizacional de gestión del portafolio, y
creando el plan de gestión del portafolio.

Definir el Portafolio: Crear componentes calificados del portafolio y organizarlos para


su evaluación, selección y priorización en curso.

Optimizar el Portafolio: Revisar, analizar, y cambiar los componentes del portafolio


para crear el balanceo óptimo y alcanzar los objetivos y estrategia organizacional.

Autorizar el Portafolio: Asignar recursos para desarrollar propuestas de


componentes, autorizar componentes para utilizar recursos y comunicar decisiones de
portafolio.
Proporcionar la Supervisión del Portafolio: Monitorear el portafolio para asegurar
el alineamiento con los objetivos y estrategia organizacionales; tomando decisiones de
gobernabilidad en respuesta al desempeño del portafolio, cambios en los
componentes del portafolio, e incidentes y riesgos.
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Proceso 5.1 Desarrollar el
Plan de Gestión del
Portafolio
5.1 Desarrollar el Plan de Gestión del
Portafolio: Definición

Consiste en desarrollar o actualizar el Plan de


Gestión del Portafolio para asegurar el
alineamiento a los objetivos del Plan Estratégico
del Portafolio, el Acta de Constitución y la Hoja de
Ruta. Incluye planes subsidiarios tales como el de
desempeño, comunicaciones y riesgos.

AC Tod
5.1 Desarrollar el Plan de Gestión del
Portafolio: Principales Entradas

Proporciona específicamente la tolerancia al riesgo en la


organización, la estrategia de comunicación organizacional, y la
estrategia de desempeño organizacional. Además contiene los
objetivos del portafolio, estructura organizacional de la gestión
Plan Estratégico del
del portafolio, beneficios, modelo de priorización, e
Portafolio información de recursos.

Se requiere el acta de constitución para crear el plan de gestión


del portafolio y entender la estructura del portafolio, alcance
del portafolio, recursos, línea de tiempo, requisitos de
comunicación de los interesados, expectativas, riesgos clave,
Acta de Constitución dependencias y limitaciones.
del Portafolio
5.1 Desarrollar el Plan de Gestión del
Portafolio: Principales Entradas

El plan de gestión del portafolio utiliza información de la


dirección estratégica de alto nivel de la hoja de ruta del
portafolio y líneas de tiempo prolongadas para definir el
cronograma de bajo nivel y líneas de tiempo para componentes
del portafolio. Este enfoque de gestionar el portafolio asegura
Hoja de Ruta del
que se logren las dependencias entre los componentes del
Portafolio portafolio definidos en la hoja de ruta del portafolio.
5.1 Desarrollar el Plan de Gestión del
Portafolio: Principales Actividades
• Elicita requerimientos del Equipo de Supervisión,
Interesados Clave, Grupos de Trabajo y Expertos en la
Materia.
• Analiza la estructura organizacional del portafolio
asignando roles y responsabilidades de revisión e
información de desempeño para todos los componentes
del portafolio.
• Integra los Planes Subsidiarios de Gestión de Riesgos,
Comunicaciones y Desempeño.
5.1 Desarrollar el Plan de Gestión del
Portafolio: Herramientas y Técnicas
• Técnicas de Elicitación: El beneficio de usar estas técnicas para el plan
de gestión del portafolio es mayor en el desarrollo del portafolio. Estas
técnicas pueden dirigirse al equipo de supervisión, los interesados
clave, grupos de trabajo, o expertos en la materia.
• Análisis de Estructura Organizacional del Portafolio: Dependiendo del
tamaño y la complejidad de una organización, una sola persona o un
equipo puede gestionar el portafolio, y la dirección general o un cuerpo
de gobierno pueden tomar decisiones con respecto a los componentes
del portafolio.
• Planes Subsidiarios de Gestión del Portafolio: Los planes subsidiarios
(riesgo, comunicación, y planes de gestión de desempeño) son
considerados como parte del plan de gestión del portafolio aunque
estos pueden ser documentos independientes y contener referencias al
plan de gestión del portafolio.
5.1 Desarrollar el Plan de Gestión del
Portafolio: Principales Salidas

El plan de gestión del portafolio puede incluir cada una de estas


secciones: Modelo de Gobernabilidad, Supervisión del
Portafolio, Gestión del Cambio Estratégico, Gestión y Control de
Cambio, Balanceo del Portafolio y Manejo de Dependencias,
Planificación de la Gestión de Desempeño, Planificación de la
Plan de Gestión del
Comunicación, Planificación de Gestión de Riesgo, Planificación
Portafolio de Adquisiciones, Gestión de Cumplimiento y Modelo de
Priorización del Portafolio.
Plan de Gestión de Portafolios
Plan de Gestión de Portafolios
Plan de Gestión de Portafolios
Plan de Gestión de Portafolios
Plan de Gestión de Portafolios
Plan de Gestión de Portafolios

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Proceso 5.2 Definir el
Portafolio
5.2 Definir el Portafolio: Definición

Consiste en crear una lista actualizada de


componentes calificados del portafolio mediante la
identificación, categorización, calificación y
clasificación de los componentes del portafolio.
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5.2 Definir el Portafolio: Principales Entradas

Es utilizado para alinear el portafolio con los objetivos y la


estrategia organizacional. Contiene el modelo de priorización y
conduce a la necesidad de definir un portafolio y sus
Plan Estratégico del
componentes individuales del portafolio.
Portafolio

Es el documento que autoriza formalmente al director del


portafolio para aplicar recursos del portafolio a los
componentes del portafolio dentro del portafolio. El acta de
constitución es requerida por este proceso porque identifica al
portafolio y subconjuntos de portafolios basados en áreas
Acta de Constitución
del Portafolio organizacionales de alcance, jerarquías, y metas del portafolio.
5.2 Definir el Portafolio: Principales Entradas

Independientemente de que si un portafolio existe o si hay un


inventario de trabajo identificado por inclusión en el portafolio,
los componentes del portafolio son las bases para definir o
redefinir el portafolio.
Portafolio

La hoja de ruta del portafolio es necesario para este proceso


porque resume los objetivos estratégicos, el desenvolvimiento
de la estrategia por áreas organizacionales, hitos del portafolio,
dependencias, retos, y riesgos.
Hoja de Ruta del
Portafolio
5.2 Definir el Portafolio: Principales Entradas

Es creado para describir el enfoque y la intención de la gestión


sobre los componentes del portafolio en lo relativo a su
identificación, aprobación, reclutamiento, priorización,
equilibrio, la gestión y presentación de reportes del portafolio.
Este proceso establece el enfoque para definir, optimizar, y
Plan de Gestión del autorizar componentes del portafolio.
Portafolio
5.2 Definir el Portafolio: Principales
Actividades
• Identifica componentes calificados del portafolio a través
de la evaluación y asignación de descriptores claves.
• Conforma el inventario de componentes del portafolio.
• Categoriza componentes del portafolio, asignándolos a
categorías predeterminadas que ayuden a comparar
aquellos componentes que están dirigidos a necesidades
organizacionales y preocupaciones estratégicas específicas .
• Clasifica y/o califica a los componentes dentro de cada
categoría de acuerdo a los criterios pre-establecidos.
5.2 Definir el Portafolio: Principales
Actividades

• Identifica y resalta los componentes con criterios


obligatorios tales como requerimientos regulatorios u
operacionales, los cuales requieren especial atención para
asegurar su inclusión en el portafolio independientemente
de su calificación o clasificación.
5.2 Definir el Portafolio: Herramientas y
Técnicas
• Inventario de Componentes del Portafolio: La identificación de los
componentes calificados del portafolio determina si un componente
particular del portafolio califica para ser parte del portafolio o no. El
patrocinador del componente del portafolio utiliza un conjunto estándar
de descriptores claves cuando se proporciona una propuesta de un
nuevo componente del portafolio o un cambio de un componente del
portafolio existente.
• Técnicas de Categorización del Componente del Portafolio: Categoriza
componentes del portafolio asignándolos a categorías predeterminadas
que ayudan a comparar aquellos componentes que están dirigidos a
necesidades organizacionales y preocupaciones estratégicas específicas.
• Clasificación Ponderada y Técnicas de Calificación : Son utilizadas para
clasificar y calificar los componentes del portafolio dentro de cada
categoría en función de los valores asignados.
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5.2 Definir el Portafolio: Principales Salidas

El portafolio es actualizado con los componentes del portafolio


que han sido alineados estratégicamente, evaluados, y
priorizados para la selección, la autorización, y optimización en
curso.
Portafolio Actualizado

La hoja de ruta del portafolio puede requerir la actualización


cuando el resultado del proceso Definir el Portafolio requiere
un cambio en los componentes del portafolio incluidos o
excluidos o en las dependencias de la hoja de ruta.
Hoja de Ruta del
Portafolio Actualizada

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5.2 Definir el Portafolio: Principales Salidas

El plan de gestión del portafolio puede requerir la actualización


cuando el resultado del proceso Definir el Portafolio indica que
se requiere un cambio en la meta de la gestión del portafolio,
tales como un cambio en los criterios de priorización.
Plan de Gestión del
Portafolio Actualizado
Portafolio
Portafolio
Hoja de Ruta del Portafolio
Proceso 5.3 Optimizar el
Portafolio
5.3 Optimizar el Portafolio: Definición

Optimiza y balancea el portafolio para su mejor


desempeño y entrega de valor. Involucra evaluar
el portafolio basándose en los criterios de
selección, clasificando los componentes del
portafolio, y creando la mezcla de componentes
con el mayor potencial para soportar
colectivamente la estrategia organizacional.
5.3 Optimizar el Portafolio: Principales
Entradas
Los componentes actuales activos e inactivos del portafolio son
evaluados para su optimización, asegurando que los recursos
sean asignados para lograr los objetivos y las estrategias
organizacionales que entreguen el mayor valor a la
organización.
Portafolio

La hoja de ruta del portafolio ofrece la visión de la estrategia a


lograr por el portafolio, que guiará su optimización, incluyendo
las dependencias, los tiempos, y secuencias de los
componentes del portafolio.
Hoja de Ruta del
Portafolio
5.3 Optimizar el Portafolio: Principales
Entradas
El plan de gestión del portafolio proporciona al proceso
Optimizar el Portafolio el enfoque para definir, optimizar, y
autorizar componentes del portafolio. El plan documenta el
enfoque previsto para gestionar el portafolio, subconjuntos de
portafolios, y componentes del portafolio con el fin de lograr la
Plan de Gestión del
Portafolio
estrategia organizacional.

Uso de Recursos, Plan de Respuesta a Riesgos, Diagrama de


Riesgos por Componente, Estado de Incidentes, Plan de
Realización de Beneficios, Variación de Desempeño y Estado de
Progreso de Presupuesto/Costos.
Reportes de Portafolio
Reporte de Portafolio – Uso de Recursos
Reporte de Portafolio – Plan de Respuesta a
Riesgos
Reporte de Portafolio – Diagrama de Riesgos por

Componente
Reporte de Portafolio – Estado de Incidentes
Reporte de Portafolio - Plan de Realización de
Beneficios
Reporte de Portafolio - Variación de Desempeño
Reporte de Portafolio - Estado de Progreso de
Presupuesto/Costos
5.3 Optimizar el Portafolio: Principales
Actividades
• Crea la mezcla de componentes del portafolio con el mayor
potencial mediante la asignación, reasignación, calificación o
clasificación ponderada de los componentes del portafolio .
• Optimiza el portafolio determinando qué componentes
deben recibir la mayor prioridad mediante el análisis de
riesgos; evaluando y determinando el desempeño y los
valores y beneficios esperados de los componentes a través
del análisis cuantitativo y cualitativo; y determinando y
evaluando las capacidades y habilidades disponibles y
requeridas de los recursos (humanos, financieros y activos).
5.3 Optimizar el Portafolio: Principales
Actividades

• Balancea el portafolio con respecto a las distintas metas de


la organización (finanzas, desarrollo organizacional, metas
de desempeño organizacional, etc.) identificando
componentes a ser suspendidos, repriorizados o
terminados, usando métodos gráficos analíticos.
5.3 Optimizar el Portafolio : Herramientas
y Técnicas

• Análisis de Competencias y Capacidades : La protección de la


capacidad de recursos apoya directamente la ejecución de los
componentes del portafolio asegurando que los recursos están
disponibles para lograr los objetivos del portafolio. La gestión de la
capacidad es un componente fundamental en la optimización del
portafolio ya que permite a la organización lograr máximos
beneficios de portafolio dadas las limitaciones de recursos actuales.
• Clasificación Ponderada y Técnicas de Calificación: Estas son
técnicas de ponderación y clasificación de los componentes del
portafolio dentro de cada categoría, basada en los valores
asignados.
5.3 Optimizar el Portafolio : Herramientas
y Técnicas

• Análisis Cuantitativo y Cualitativo: El análisis cuantitativo y


cualitativo incluye varios análisis que ayudan en la optimización del
portafolio. Estos análisis incluyen: Análisis Costo – Beneficio, Análisis
Cuantitativo, Análisis de Escenarios, Análisis de Probabilidad , Análisis
FODA, Análisis de Mercado/Competencia y Análisis del Valor de
Negocio.
• Métodos Gráficos Analíticos: Estos son métodos gráficos como
diagramas de riesgo vs. retorno, histogramas, diagramas de pastel, y
otros métodos para visualizar el portafolio.
5.3 Optimizar el Portafolio: Principales Salidas

La optimización del portafolio se realiza en forma recurrente, y


el portafolio se actualiza, incluyendo las relaciones de los
componentes del portafolio, criterios de clasificación,
prioridades, dependencias, metas y otra información de los
componentes del portafolio que son actualizados como el
Portafolio Actualizado resultado de la optimización del portafolio.

La hoja de ruta del portafolio es actualizada, así como el


portafolio es optimizado. Las áreas de la organización, los
componentes del portafolio, y líneas de tiempo de alto nivel
Hoja de Ruta del
pueden ser cambiados debido a la optimización.
Portafolio Actualizada
5.3 Optimizar el Portafolio: Principales Salidas

Como resultado del proceso Optimizar el Portafolio, el


enfoque de optimización, criterios, y otra información
sobre mantener un portafolio balanceado puede necesitar
Plan de Gestión del
ser actualizado en el plan de gestión del portafolio.
Portafolio Actualizado

Uso de Recursos, Plan de Respuesta a Riesgos, Diagrama


de Riesgos por Componente, Estado de Incidentes, Plan
de Realización de Beneficios, Variación de Desempeño y
Estado de Progreso de Presupuesto/Costos.
Reportes de Portafolio
Actualizado
Proceso 5.4 Autorizar el
Portafolio
5.4 Autorizar el Portafolio: Definición

Activa los componentes seleccionados del


portafolio mediante la asignación de recursos para
desarrollar propuestas de componentes o para
ejecutar los componentes del portafolio; actualiza
los reportes relevantes del portafolio y
documentos de decisiones de gobernabilidad.
5.4 Optimizar el Portafolio : Principales
Entradas

Incluye una lista de componentes del portafolio e información


descriptiva relacionada, que han sido aprobados en procesos
previos y necesitan ser autorizadas con sus respectivos
requerimientos de financiación y recursos.
Portafolio

Describe el proceso para autorizar los componentes del


portafolio para asignar y reasignar los recursos y financiación, y
para definir las necesidades de comunicación clave asociadas
con el proceso de gestión del portafolio, centrándose en el
desarrollo proactivo y orientado, y en la entrega de mensajes
Plan de Gestión del
Portafolio
clave a los interesados clave.
5.4 Optimizar el Portafolio : Principales
Entradas

Uso de Recursos, Plan de Respuesta a Riesgos, Diagrama de


Riesgos por Componente, Estado de Incidentes, Plan de
Realización de Beneficios, Variación de Desempeño y Estado
de Progreso de Presupuesto/Costos.
Reportes de Portafolio
5.4 Optimizar el Portafolio: Principales
Actividades
• Autoriza el desarrollo de las propuestas de componentes
del portafolio o la ejecución de los componentes del
portafolio.
• Asigna recursos a los componentes autorizados del
portafolio.
• Reasigna fondos y recursos de los componentes
desactivados y terminados del portafolio a los nuevos
componentes activados o al fondo de recursos.
• Comunica cambios y decisiones sobre los componentes
autorizados del portafolio.
5.4 Optimizar el Portafolio: Herramientas
y Técnicas

• Técnicas de Autorización del Portafolio: Especifican las actividades


para autorizar formalmente un nuevo portafolio o componentes del
portafolio, para efectuar la asignación de fondos y transferencias, y
para reportar y comunicar los resultados.
• Sistema de Información de la Gestión del Portafolio: Es una
herramienta utilizada para ejecutar el proceso Autorizar el Portafolio
por lo que indica que los componentes del portafolio se han asignado
recursos. Todas las actualizaciones y cambios realizados a los
componentes autorizados del portafolio son comunicados por medio
del sistema de información actualizado de la gestión del portafolio y
otros métodos de comunicación.
5.4 Optimizar el Portafolio: Principales Salidas
El portafolio se actualiza con el estado de los componentes del
portafolio recién autorizados, su respectiva financiación y su
asignación de recursos, y alguna otra información relacionada
que sea aplicable. La autorización de los componentes del
portafolio se documenta para comenzar formalmente el trabajo
Portafolio Actualizado con los componentes autorizados del portafolio.

El plan de gestión del portafolio y sus planes subsidiarios


pueden necesitar ser actualizados por varias razones
relacionadas al proceso Autorizar el Portafolio.
Plan de Gestión del
Portafolio Actualizado
5.4 Optimizar el Portafolio: Principales Salidas

Uso de Recursos, Plan de Respuesta a Riesgos, Diagrama


de Riesgos por Componente, Estado de Incidentes, Plan
de Realización de Beneficios, Variación de Desempeño y
Estado de Progreso de Presupuesto/Costos.
Reportes de Portafolio
Actualizado
Proceso 5.5 Proporcionar la
Supervisión del Portafolio
5.5 Proporcionar la Supervisión del Portafolio:
Definición

Monitorea el portafolio para asegurar el


alineamiento con los objetivos y estrategia
organizacionales y tomar decisiones de
gobernabilidad en respuesta al desempeño,
propuestas y cambios de componentes,
disponibilidad de recursos, asignación de fondos,
financiamiento, riesgos e incidentes.
5.5 Proporcionar la Supervisión del Portafolio :
Principales Entradas

Proporciona información crítica sobre los componentes del


portafolio que es requerida por la supervisión del portafolio con
el fin de analizar las propuestas y cambios de componentes del
portafolio y asignación de fondos.
Portafolio

Es organizada de una manera cronológica, proporciona la


dirección estratégica de alto nivel y dependencias dentro del
portafolio que permite la supervisión. La hoja de ruta del
portafolio proporciona una vista integrada de la estrategia del
portafolio y es una herramienta útil para la comunicación del
Hoja de Ruta del
Portafolio
portafolio.
5.5 Proporcionar la Supervisión del Portafolio :
Principales Entradas
Proporciona a la supervisión el enfoque de la gestión del
portafolio y establece la forma en que un portafolio debe ser
definido, organizado y controlado. El plan de gestión del
portafolio documenta el enfoque previsto para gestionar el
portafolio y sus componentes, con el fin de cumplir con la
Plan de Gestión del
Portafolio
estrategia organizacional.

Uso de Recursos, Plan de Respuesta a Riesgos, Diagrama de


Riesgos por Componente, Estado de Incidentes, Plan de
Realización de Beneficios, Variación de Desempeño y Estado de
Progreso de Presupuesto/Costos.
Reportes de Portafolio
5.5 Proporcionar la Supervisión del
Portafolio: Principales Actividades
• Revisa información de recursos del portafolio, riesgos,
desempeño e información financiera, usando técnicas de
elicitación tales como revisión de reportes de estado,
reuniones de facilitación, cuestionarios y encuestas.
• Realiza reuniones de gobernabilidad periódicas o
inopinadas para revisión y toma de decisiones.
• Asegura cumplimiento con los estándares organizacionales.
• Reporta los cambios en el portafolio y la información de
recursos, riesgos, desempeño y financiera del portafolio.
• Comunica las decisiones de gobernabilidad.
5.5 Proporcionar la Supervisión del
Portafolio: Herramientas y Técnicas

• Reuniones de Revisión del Portafolio: Son establecidas por el


cuerpo de gobernabilidad con el fin de revisar el estado actual del
portafolio y determinar si se necesita tomar alguna decisión
respecto al portafolio y sus componentes.
• Técnicas de Elicitación: Hay numerosas técnicas de elicitación que
pueden ser utilizadas cuando se realiza la supervisión del portafolio
Se recopilan incidentes y riesgos potenciales. Entre algunos ejemplos
de las técnicas de elicitación son la recopilación de reportes de
estado, facilitación de reuniones, y la realización de cuestionarios y
encuestas.
5.5 Proporcionar la Supervisión del Portafolio:
Principales Salidas

El portafolio se actualiza como un resultado de las


decisiones tomadas por el cuerpo de gobernabilidad
durante sus reuniones de gobernabilidad formales e
informales.
Portafolio Actualizado

El plan de gestión del portafolio y su colección de planes


subsidiarios pueden ser revisados como resultado de una
decisión del cuerpo de gobernabilidad con respecto al
enfoque de supervisión del portafolio, el seguimiento de las
Plan de Gestión del decisiones, o los reportes de estado.
Portafolio Actualizado
5.5 Proporcionar la Supervisión del Portafolio:
Principales Salidas

Uso de Recursos, Plan de Respuesta a Riesgos, Diagrama


de Riesgos por Componente, Estado de Incidentes, Plan
de Realización de Beneficios, Variación de Desempeño y
Estado de Progreso de Presupuesto/Costos.
Reportes de Portafolio
Actualizado
Área de Conocimiento:
Gestión de Gobernabilidad
del Portafolio

REPASO
Gestión de Gobernabilidad del
Portafolio: Definición
La Gestión de Gobernabilidad del Portafolio incluye la
Supervisión del Portafolio y la planificación, definición,
optimización, y autorización del portafolio para apoyar
las actividades de toma de decisión del Cuerpo de
Gobernabilidad. Asimismo asegura que se realizan
análisis de inversiones para identificar oportunidades y
riesgos; evaluar cambios, dependencias, e impactos;
seleccionar, priorizar y programar actividades para
financiar, y lograr objetivos específicos cuantificables de
desempeño.
Gestión de Gobernabilidad del
Portafolio: Procesos
Desarrollar el Plan de Gestión del Portafolio: Definir los componentes del
portafolio, desarrollando la estructura organizacional de gestión del portafolio, y
creando el plan de gestión del portafolio.

Definir el Portafolio: Crear componentes calificados del portafolio y organizarlos para


su evaluación, selección y priorización en curso

Optimizar el Portafolio: Revisar, analizar, y cambiar los componentes del portafolio


para crear el balanceo óptimo y alcanzar los objetivos y estrategia organizacional.

Autorizar el Portafolio: Asignar recursos para desarrollar propuestas de


componentes, autorizar componentes para utilizar recursos y comunicar decisiones de
portafolio.
Proporcionar la Supervisión del Portafolio: Monitorear el portafolio para asegurar
el alineamiento con los objetivos y estrategia organizacionales; tomando decisiones de
gobernabilidad en respuesta al desempeño del portafolio, cambios en los
componentes del portafolio, e incidentes y riesgos.
CURSO GOP051

GESTIÓN DE PORTAFOLIOS

Gestión de Gobernabilidad del Portafolio

Sesión 3

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