Algunas Preguntas sobre la Gerencia de Proyectos

Ivn Walkes Mc.

Por qu un administrador de proyecto debe preocuparse por monitorear el progreso de un proyecto?

Antes de hablar de lleno, s debe o no debe preocuparse el administrador por los avances del proyecto, primero hablemos de cuales son las funciones de este seor. Segn varios autores, esta persona se encarga de resolver los problemas y de aprovechar las oportunidades que se cruzan dentro de la organizacin. Esta persona es una extensin del administrador general y por lo mismo debe tener una visin general. Debe resolver los problemas a travs de la toma de decisiones en cumplimiento con el objetivo. Ahora sabiendo esto, queda claro que si la funcin del Administrador de Proyecto es cumplir los objetivos, todo proyecto tiene como objetivo ser terminado y de buena forma. Por lo tanto es de suma importancia para el proyecto que quien est a cargo de la toma de decisiones siempre este pendiente de cuanto avanza el proyecto.

Describa el rea de planeacin de la comunicacin segn el PMBOK

El PMBOK es la Gua al Cuerpo de Conocimientos de la Administracin de Proyectos, este documento es una publicacin de PMI que es el instituto de Administraciones Proyectos que son los facultados para describir las practicas generalmente aceptadas de la administracin de proyectos. Hablando del PMBOK en la administracin de comunicaciones del proyecto incluyen los procesos requeridos para asegurar la generacin, coleccin, diseminacin, almacenaje y ultima disposicin de la informacin del proyecto de manera oportuna y apropiada. Provee las relaciones crticas entre personas, ideas, e informacin que son necesarias para el xito. Veamos una vista general de los siguientes procesos: Planeacin de las Comunicaciones: determina las necesidades de informacin y comunicacin de los partidos interesados: quien necesita que informacin, cuando la van a necesitar, y como se les ser entregada.

Distribucin de la informacin: Es hacer que la informacin necesitada est disponible para los partidos interesados de manera oportuna. Reportes de desempeo: Es colectar y diseminar informacin de desempeo. Esto incluye reporte de status, medicin de avance, y pronsticos. Cierre administrativo: Es generar, recoger, y diseminar informacin para formalizar la fase de terminacin del proyecto.

Cul es el propsito del plan de comunicaciones del proyecto?

La planeacin de las comunicaciones involucra determinar las necesidades de informacin y comunicaciones de los partidos interesados: quien necesita que informacin, cuando la van a necesitar, y como se les ser entregada. Mientras que todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar informacin del proyecto, las necesidades de informacin y los mtodos de distribucin pueden variar. La identificacin de las necesidades de informacin de los partidos interesados y la determinacin de un medio apropiado de cumplir con esas necesidades es un factor importante para el xito del proyecto

Qu tipo de informacin debe incluir el plan de comunicaciones?

Archivos del proyecto: pueden incluir correspondencia, memos, reportes, y documentos que describen el proyecto. Esta informacin debe, en la medida que sea posible y apropiada, ser mantenida en una forma organizada. Los miembros del equipo del proyecto pueden mantener archivos personales en un cuaderno del proyecto. Por otra parte estn los Reportes de Desempeo. Que veremos un poco ms en la pregunta que a continuacin que habla de los reporte de estado.

Qu es un reporte o informe de estado?

No son ms un documento describiendo como se encuentra el proyecto en este momento. El cual deber proveer informacin sobre alcance, programacin, costo, y calidad. Muchos proyectos tambin requieren informacin sobre riesgo y procesamiento. Los reportes pueden ser preparados de manera comprensiva o sobre una base de excepcin.

Qu es un reporte de progreso?
Son documentos encargados de describir lo que el equipo del proyecto ha completado, tambin que entregas han sido total o parcialmente completadas, en que costo se han incurrido o comprometido, etc. Los resultados de trabajo debern ser reportados dentro del marco de trabajo provisto por el plan de administracin de las comunicaciones. La informacin sobre los resultados de trabajo deben de ser precisas y uniformes, esto es esencial para unos reportes de progreso tiles.

Cules son los medios de comunicacin que se pueden utilizar en un proyecto?

1. Eso depende mucho del proyecto, ms que de elegir como comunicarse. Los mtodos usados para transmitir informacin desde y para miembros entre los elementos del proyecto pueden variar significativamente, desde conversaciones breves a reuniones extendidas, desde documentos escritos simples a cronogramas y bases de datos en lnea inmediatamente accesibles. Inclusive hay factores que puedes afectar el proyecto como: La inmediatez de la necesidad de informacin es el xito del proyecto dependiente de tener informacin frecuentemente actualizada y disponible en cualquier momento, o sern suficientes reportes escritos regulares? La disponibilidad de tecnologa son los sistemas que ya estn en funcionamiento apropiados o exigen las necesidades del proyecto cambios?

El staffing esperado del proyecto son los sistemas de comunicacin propuestos compatibles con la experiencia y habilidad de los participantes del proyecto, o ser necesario entrenamiento y aprendizaje extensivo? La duracin del proyecto es la tecnologa disponible probable de cambiar antes de que el proyecto termine de una manera que obligue la adopcin de tecnologa ms nueva?

Conclusin

Realizada esta investigacin se pueden llegar 2 principales conclusiones: 1. La comunicacin es la base del logro de todo proyecto, y sin comunicacin no se puede llegar al correcto resultado por eso es apropiado crear un modo de comunicaron para que todos estn en sintona con respecto al proyecto. 2. Los administradores de proyectos son los que tienen el rol ms importante dentro del desarrollo del proyecto, por la tanto son en mayor parte los dueos del rumbo de dicho proyecto, y una de la primeras preocupaciones de un administrador es que sus rdenes no lleguen a sus colaboradores por lo tanto es primicial aplicar los conceptos aprendidos en esta investigacin.