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Octubre 2022
Antes de empezar
1. ¿Tengo claro qué quiero y qué puedo obtener?
1. Resolver Problemas
2. Obtener financiación
3. Nuevos mercados / internacionalización
4. Obtener conocimientos
5. Nuevos productos
6. Competitividad
7. Otros…
2. Estrategia
3. Medio plazo
4. Retornos no sólo económicos.
Antes de empezar
Al pensar en la formulación de un proyecto surgen varios interrogantes
que de alguna manera ayudan a construir el marco de referencia de dicho
proyecto:
CONTENIDOS
1. El título del proyecto.
2. El resumen del proyecto.
3. Contexto del proyecto.
4. Necesidades detectadas.
5. Encuadre en la convocatoria.
6. Datos de los participantes.
7. La memoria del proyecto.
8. Criterios Generales de evaluación de proyectos.
9. El presupuesto de ejecución.
10. La presentación del proyecto.
1. El título del proyecto
1. Preciso y completo, a la vez que conciso
2. Debe identificar claramente el proyecto y diferenciarlo
de otros (similares, anteriores, potenciales
competidores)
3. Debe quedar claro el objeto del proyecto y su encuadre
dentro de las líneas prioritarias de la convocatoria (de
qué trata, a quién va dirigido).
1. Posibilidad de utilizar títulos y subtítulos
2. Evitar títulos excesivamente largos
4. Debe corresponderse con un acrónimo que lo
identifique, encuadre y diferencie claramente del resto
de proyectos.
2. El resumen del proyecto
1. Breve explicación del proyecto en la que se dé a entender de forma
muy clara y precisa cuál es el objeto del proyecto, su encuadre en la
convocatoria y los resultados esperados.
2. Debe ser el complemento que añade información al título, y por
tanto debe ser coherente con él.
3. No debe descender en demasiadas explicaciones técnicas y
operativas, cuyo lugar está en la memoria del proyecto.
4. En todo caso debe quedar claro el posicionamiento del proyecto:
1. De qué trata
2. En qué línea prioritaria se enmarca (temática principal)
3. Contexto
4. A quién va dirigido
5. Horizonte temporal
6. Principales resultados esperables.
7. Utilidad y aplicabilidad (explotación potencial de los resultados)
3. Contexto del Proyecto
1. Debe ir siempre del contexto más amplio y general al más reducido y
concreto: internacional, nacional, regional, local.
2. Busque informes y documentación de organismos e instituciones
internacionales, nacionales, regionales, públicos y privados.
3. Si pretende estudiar varios países, regiones o localidades defina los
contextos de cada uno de ellos, no se centre sólo en el contexto de su
país, región o localidad.
1. Valore la idoneidad de contar con varios socios, para abordar el estudio y
el desarrollo del proyecto en cada país, región o localidad.
2. Defina las similitudes y diferencias entre cada uno de los casos
analizados.
3. No sesgue el informe hacia su país, región o localidad.
4. No preste excesiva atención a contextos internacionales, nacionales o
regionales irrelevantes para el proyecto.
4. Lea muy bien la convocatoria, sus recomendaciones y el vademecum, si
existe.
1. Utilice la misma terminología que se emplea en los documentos oficiales
(suele haber glosarios).
4. Necesidades detectadas
1. El problema, necesidad u objetivo que se pretende abordar
con el proyecto debe estar definido con claridad y precisión.
1. Pueden ser de utilidad herramientas como los árboles caudales
o los mapas conceptuales.
2. La definición de la comunidad o población de los que depende
el proyecto o pueden verse afectados por él puede ayudar.
2. La concreción es un activo del proyecto
1. por el contrario, el empleo de giros indica lagunas, inseguridad,
desconocimiento de lo que se persigue.
2. Envía una señal de dificultad, incluso incapacidad, para
implementar el proyecto (ejecutarlo y obtener resultados).
3. Tenga en consideración que una misma necesidad puede
afectar de diferentes maneras a grupos distintos.
4. Necesidades detectadas:
Cómo se detectaron
1. Expresar claramente cómo se han detectado.
2. Por lo general es necesario explicitar:
1. En qué medida las necesidades planteadas se ven corroboradas
en informes oficiales y/o artículos científicos.
2. Cómo se ha analizado entre los participantes en el proyecto la
existencia de necesidades comunes.
3. Si se ha hecho algún estudio o análisis o si este proyecto surge
como respuesta a necesidades detectadas tras realizar otro
proyecto anterior, esto es importantísimo.
3. Tener en cuenta que el objetivo es convencer al evaluador de
que existe necesidad de llevar el proyecto a cabo:
1. Quien le está evaluando puede no ser especialista en la materia
técnica concreta del proyecto
2. No le abrume con datos irrelevantes y difícilmente inteigibles
3. Escriba para que le puedan a entender.
5. Encuadre en la convocatoria
1. Elegir en qué capítulo, medida o sección del programa
de ayudas se enmarca la propuesta que hace.
2. Es una sección crítica: si se equivoca será considerado
como “no elegible”.
3. Debe estudiarse bien la documentación de la
convocatoria antes de realizar la elección.
4. Para resolver dudas resulta de ayuda el tipo de proyectos
que se han aproado en esa sección en convocatorias
anteriores.
5. Es necesario explicar cómo el proyecto propuesto
cumple con los objetivos genéricos del programa y con
los específicos de la línea o sección.
5. Encuadre en la convocatoria :
Contribución al cumplimiento de objetivos y políticas
1. Analizar objetivamente si el proyecto contribuye a los
objetivos y políticas de la institución a la que se solicita
financiación.
2. Recabar información de la política en cuestión, dónde y
cómo se establece, de su conexión con objetivos y
políticas regionales, nacionales o transnacionales y de
las acciones desarrolladas hasta la fecha.
3. No se debe pretender que el proyecto contribuye a todos
los aspectos de una política o una línea en cuestión.
Debe posicionarse.
4. Si el proyecto puede afectar, verse afectado o tener
implicaciones en otras líneas, políticas u objetivos, todo
ello debe explicitarse.
6. Datos de los participantes
1. Deben recopilarse todos los datos básicos de la entidad para la que se
trabaja… y asegurarse de que todos los socios harán lo propio.
2. Explicitación de los recursos con los que se cuenta para implementar el
proyecto, tanto humanos como materiales.
3. Debe citarse todo apoyo institucional que se tenga o que se haya tenido:
pertenencia o participación en redes oficiales, reconocimiento a escala
nacional o internacional, …
4. Indicios de la capacidad para liderar el proyecto.
5. Indicios de solvencia técnica, científica y financiera.
6. Debe cumplimentarse una ficha para cada socio
1. Hay que identificar qué socio es el investigador principal, coordinador o
responsable general del proyecto.
2. Será el referente frente a la entidad financiadora.
3. Asumirá la responsabilidad última sobre las tareas de coordinación
general y gestión técnica, científica y económica.
4. Incluir un acrónimo identificador para cada socio, facilita su posterior
referencia en las tablas resumen que se vayan generando.
7. Resulta de utilidad una tabla resumen con el listado de los socios y su rol.
7. El proyecto
1. Fines del Proyecto.
Conjunto de intenciones y deseos genéricos que se pretenden conseguir con la implementación
del proyecto.
2. Objetivos.
Concreciones cuantificables y medibles de los fines del proyecto.
3. Público objetivo.
Agentes implicados en el proyecto o afectados por él.
4. Programa de Trabajo.
Relación lógica, ordenada y estructurada de las distintas tareas a desarrollar y su secuencia
temporal.
5. Relación de socios y organigrama de la cooperación
Identificación de todos los participantes y de los papeles jugados y las responsabilidades
asumidas en la ejecución del proyecto, incluida la estructura de gestión.
6. Estrategia de comunicación.
Objetivos, procesos y canales de comunicación, interna y externa.
7. Estrategia de Difusión-Transferencia de resultados.
Mecanismos y acciones para difundir (comunicar algo que ya existe), transferir (entregar algo) y
comercializar (transferir con un precio).
8. Resultados y productos
Efectos sobre el público objetivo (resultados) y elementos individualizables e identificables
(productos).
9. Evaluación.
Mecanismos, sistemas y estrategias de control, seguimiento y evaluación.
10. Impacto.
Influencia sobre el marco común de objetivos del programa de ayudas y de los agentes públicos
y/o privados.
7.1. Fines del proyecto
Es algo más que una simple declaración de intenciones,
deben ser identificables y accesibles.
Los fines no son cuantificables ni medibles.
La denominación “objetivos genéricos” es equivalente.
Al redactarlos se utilizan verbos que indican declaración
de intenciones: promover, desarrollar, potenciar, generar,
favorecer,…
Los fines del proyecto deben ser coherentes
(“confluyentes”) con los de la institución en la que trabaja
el promotor del proyecto y con los de la institución a la
que se presenta para obtener financiación.
7.2. Objetivos del proyecto
Son concreciones a partir de los fines (objetivos genéricos).
Deben ser concretos, cuantificables, medibles y evaluables.
Deben ser factibles y congruentes on el equipo que pretende alcanzarlos.
Deben responder y ayudar a conseguir los fines (objetivos genéricos) del
proyecto.
Deben respetar los objetivos del programa al que se presenta la solicitud de
ayuda.
Deben tener atribuidos un resultado, un coste y un plazo de ejecución.
Deben estar vinculados a las acciones concretas que se desarrollarán para
su consecución.
Antes de redactarlos ayuda realizar un análisis de objetivos del proyecto
apoyado en técnicas como, por ejemplo, un árbol de causalidad.
Ejemplos:
http://www.gestiopolis.com/economia-2/archivo/tecnica-arboles-causa-
efecto-solucion-de-problemas-sociales.zip
http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtual/publicaciones/administracion/v05_
n9/arbol_causa_efecto.htm
http://www.stp.gov.py/?module=file&act=procFileDownload&file_srl=1048
4&sid=84f01d3d7ce74de5e3bb2e0aa90164ec
http://www.youtube.com/watch?v=VkjRY-F7E88
7.3. Público objetivo
Identificar, describir y definir la relación con el proyecto de las
personas, instituciones y grupos sociales que:
Afectados por el problema (fines del proyecto)
Causas o influyen en el problema
Pueden participar en la solución o en los medios para alcanzarla.
Definir con claridad qué tipo de relación y con que intensidad hay
entre cada tipo de público objetivo y el proyecto.
Especial atención a la delimitación precisa entre el publico principal
(“target”) y el secundario.
Diferenciar claramente los efectos, relaciones e implicaciones
directas (inmediatas) de aquellas que lo son a medio y largo plazo.
Describir las estrategias para lograr la participación efectiva de los
agentes requeridos para la implementación del proyecto.
En los procesos de identificación.
En el compromiso con la solución.
Si es posible, definir las necesidades específicas de cada grupo del
público objetivo.
7.4. Programa de Trabajo
Es aconsejable comenzar con un esquema o diagrama del
proyecto, en el que se identifiquen fases, interrelaciones,
objetivos,…
Cronogramas mediante Diagramas de Gantt
Técnicas de redes de precedencia: CPM , PERT
Atención: es mejor no presentar ningún esquema que
presentar uno malo.
Pero si el esquema es bueno, vamos a conseguir una visión
gráfica, estructurada e inmediata de conjunto del proyecto.
Debe identificarse el papel y la responsabilidad de cada socio.
El desarrollo temporal de las tareas y actividades debe tener
una lógica y coherencia interna, tanto científica y técnica
como de gestión.
A evitar: periodos de inactividad injustificados y la inclusión
de “socios durmientes”.
7.4. Programa de trabajo:
acciones del proyecto y resultados
Las acciones son las realizaciones concretas que hay que desarrollar para conseguir un
objetivo.
Pueden subdividirse en tareas si la complejidad o extensión de la tarea lo requiere.
Cada acción se corresponderá con un objetivo principalmente
Puede haber acciones que respondan a más de un objetivo a la vez.
Cada objetivo tendrá varias acciones.
Criterios para la descripción de las acciones:
Descripción
Resultados esperados
Socios implicados
Papel de cada socio
Debe presentarse un cuadro resumen en el que se relacionen, objetivos, acciones y productos
esperados.
Papel jugado y Productos esperados
Objetivos Acciones Socios implicados
responsabilidades (socio responsable)
Objetivo 1 Acción 1.1 Producto 1.1.a. (socio)
Producto 1.1.b. (socio)
Acción 1.2 Producto 1.2.a (socio)
DESCRIPCIÓN
• Descripción precisa de los productos que se esperan obtener directamente con esta acción (deben ser coherentes con el
conjunto de productos esperados del proyecto).
• No olvide también que puede haber productos de etapa o de proceso.
• Diferencie entre productos (elementos identificables e individualizables) y resultados (efectos sobre el público objetivo).
NOTAS Y OBSERVACIONES
7.5. Relación de socios y organigrama de cooperación
Explicación de cómo la asociación que se ha construido para el
proyecto es idónea para llevarlo a buen término.
Descripción de la composición equilibrada de la asociación, de acuerdo
con las bases y objetivos de la convocatoria.
Descripción de la variedad de socios (multiagente) y de la coherencia
que ello genera tanto a las actuaciones concretas como al proyecto en su
conjunto.
Indique si, de alguna manera, esta asociación tiene vocación de
permanencia.
Explique cómo vienen representados los beneficiarios del proyecto.
Organigrama y gestión de la cooperación:
Diseñe y represente la estructura de gestión del proyecto.
Identifique quién es el contratante, el coordinador y lo socios.
El coordinador general del proyecto puede ser el contratante.
Puede nombrar un Comité de Coordinación (no tiene por qué incluir todos
los socios).
Puede nombrar responsables por acciones o tareas, que se encarguen de
coordinarlas en coordinación con el Comité.
Es posible establecer un coordinador para cada socio.
7.6. Estrategia de comunicación
Debe diferenciarse la comunicación interna (entre los
participantes del proyecto) de la comunicación externa.
Deben diseñarse procesos, contenidos y modos de
comunicación.
No se tata de comunicar “todo a todos”, sino de establecer unos
objetivos, pautas y mecanismos de comunicación.
Las TIC son una herramienta muy útil cuando proceda:
La Web del proyecto no basta.
Las videoconferencias permiten ahorrar costes.
Los entornos de trabajo colaborativo agilizan y dinamizan el
trabajo en grupo.
Atención a la selección de la información que se quiere de
difusión universal y aquella otra que es de difusión interna.
Distinguir entre estrategias PUSH y PULL de información.
La estrategia de comunicación está íntimamente relacionada
con la difusión y la transferencia.
7.7. Estrategia de difusión-transferencia
Difundir es comunicar algo que ya existe.
Transferir es entregar (físicamente) algo.
Comercializar es transferir con un precio.
Reflexiones fundamentales:
Qué difundir.
A quién difundirlo.
Cómo difundirlo.
Quien lo difunde.
Puede haber socios de difusión-transferencia-
comercialización, especializados en estas acciones.
Debe tenerse especial cuidado con la propiedad de
aquello que se difunde y transfiere.
7.8. Resultados y productos
Diferenciar entre resultados (efectos sobre el público
objetivo) y productos (elementos individualizables e
identificables).
Distinguir entre productos finales y productos de etapa.
Debe relacionarse cada producto con las acciones o tareas
a las que contribuye.
Los resultados deben analizarse en función de los
distintos tipos de publico objetivo.
Es de utilidad crear tablas en las que aparezcan por un
lado la denominación y definición de cada uno de los
productos y resultados y por otro su formato, idioma,
publico al que se dirige, propiedad, responsable de su
generación, etc.
7.8. Resultados y productos
PRODUCTO / ACCIONES PÚBLICO RESPONSABL
FORMATO IDIOMA PROPIEDAD
RESULTADO O TAREAS OBJETIVO E EJECUCION
#. Denominación. Lista de Papel, soporte Castellano, Indique tanto Describa las Indique la
Definición acciones o magnético, Inglés,… los distintos personas persona a la que
detallada tareas con las electrónico, en grupos del (físicas o en la definición
que esta la Web,… público objetivo jurídicas) e del plan de
Indicar si es de relacionado que se instituciones trabajo se le
etapa o final. detallaron en el que ostentan la asignó la
proyecto como propiedad responsabilidad
Es aconsejable si es de uso (industrial, de coordinación
numerar los interno intelectual,…) y control para la
resultados y (producto de del producto o conclusión
productos etapa en el el resultado satisfactoria de
facilitar proyecto) este producto o
posteriores Indique resultado.
referencias a también la Indique
ellos. difusión y su también la
gratuidad o no. institución a la
que pertenece.
# Denominación … … … … … …
Resultado…
# Denominación … … … … … …
Producto…
7.9. Evaluación
Debe diferenciarse entre control, seguimiento y evaluación:
El Control consiste en verificar el cumplimiento o no de ciertos parámetros ,
establecidos al redactar el proyecto y planificar su ejecución.
El seguimiento consiste en el análisis y recopilación sistemáticos de información a
medida que avanza un proyecto.
Objetivo: mejorar la eficacia y efectividad del proyecto.
Se basa en metas establecidas y actividades planificadas.
Permite determinar si los recursos disponibles son suficientes y están bien administrados.
Ayuda al mantenimiento del programa de trabajo y a detectar aquello que no está
funcionando adecuadamente.
La evaluación consiste en la comparación de los impactos reales del proyecto con los
planes objetivos establecidos.
Está enfocada hacia el análisis de qué se había planificado realizar, qué se ha conseguido y
cómo se ha alcanzado.
Puede ser formativa (de forma gradual y continua durante el período de vida del proyecto) o
conclusiva (una vez el proyecto ya se ha completado).
Tanto el seguimiento como la evaluación están orientados hacia un aprendizaje a
partir de la implementación del proyecto, de cómo se están ejecutando las acciones
y tareas, concentrándose en:
Eficacia.
Efectividad.
Impacto.
7.9. Evaluación: diseño e implementación
Debe establecerse qué se va a evaluar y asignar parámetros de
control.
Debe haber un responsable de la evaluación global.
Y un responsable para cada evaluación parcial.
La toma de datos debe sistematizarse tanto como sea posible.
Para el diseño e implementación de los planes de evaluación
ayuda su exposición sintetizada en tablas:
PRODUCCIÓN QUÉ SE QUIÉN CUÁNDO SE CÓMO SE
Resultado/efecto EVALÚA EVALÚA EVALÚA EVALÚA
/producto (parámetros
precisos)
Internacional
Nacional
Regional
Local
Sectorial
Público objetivo
8. Criterios habituales de evaluación para proyectos
CALIDAD CIENTÍFICA IMPLEMENTACIÓN IMPACTO
Y TECNOLÓGICA
“Calidad y eficiencia de la “Potencial impacto
“Excelencia científica y/o implementación y la mediante el desarrollo,
tecnológica (relevante gestión” difusión y uso de los
para las áreas señaladas en resultados”
la llamada)
•Solidez del concepto y calidad •Adecuación de la estructura y de •Contribución, tanto a nivel
de los objetivos los procedimientos de gestión europeo como internacional, de
los impactos esperados y
•Progreso a partir del estado de la •Calidad y relevancia de la relacionados en el programa de
cuestión experiencia de los participantes trabajo de acuerdo con el tema o
individuales actividad relevante
•Calidad y efectividad de la
metodología y del plan de •Calidad del consorcio como un •Adecuación de las medidas de
trabajo asociado todo, incluyendo difusión y/o de explotación de los
complementariedades y resultados del proyecto y de las
equilibrio. gestión de la propiedad
intelectual.
•Adecuación de la asignación y
justificación de los recursos
dedicados al proyecto
(presupuesto, personal, equipo)
9. El presupuesto de ejecución
¿Qué coste tiene el desarrollo de todas las acciones y tareas necesarias para concluir
satisfactoriamente el proyecto?
Identificar claramente las aportaciones de cada uno de los socios y las ayudas solicitadas.
Estimar racional y justificadamente los costes de cada acción y su vinculación con los
objetivos del proyecto.
Asegurarse de que no se dejan de incluir costes necesarios para la implementación del
proyecto.
Reflexionar sobre la idoneidad, oportunidad, necesidad, eficacia y eficiencia de cada una de
las acciones del proyecto, especialmente aquellas que se traducen en costes elevados.
Justificar cada línea de gasto del proyecto.
Asegurarse de que todos los gastos incluidos son “gastos elegibles” de acuerdo con las bases
de la convocatoria.
Procure identificar el coste de cada uno de los objetivos, acciones, tareas y productos que
componen el proyecto.
Posibilidad de dividir el proyecto global en “subproyectos” claramente identificados e
individualizados para facilitar tanto su ejecución como su financiación.
Ayuda para la selección de objetivos, contenidos y resultados a minorar en el proyecto ante
una eventual dificultad de financiación.
Facilita el proceso de negociación con los socios en cuanto a la distribución de los esfuerzos
(contribuciones) financieros entre los socios, así como de las ayudas obtenidas.
Permite presentar el proyecto con más rigor y coherencia interna en el presupuesto.
Ayuda a “descargar” el proyecto de objetivos, acciones y tareas de alto coste y escasa
relevancia o eficacia para la implementación razonable de proyecto.
Posibilidad de dividir el proyecto global en “subproyectos” claramente identificados e
individualizados para facilitar tanto su ejecución como su financiación.
10. Presentación del Proyecto
¿Cumple la propuesta con la estructura requerida?
1. Precisa y concisa