Actividad 5 Planificar Las Áreas de Gestión

1
PLANIFICAR LAS ÁREAS DE GESTIÓN
ACTIVIDAD 5
LAURA VIVIANA BELTRÁN GALEANO
NINDY DAMARITH ESPITIA MURCIO
HELEN NATALIA MARTINEZ MENDIETA
KATHERIN XIOMARA MENJURA BERMUDEZ
DIPLOMADO EN GESTIÓN DE PROYECTOS
BOGOTÁ D.C
2022-01
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Tabla de contenido
Introducción ................................................................................................................. 4
Objetivos ...................................................................................................................... 6
Objetivo general ......................................................................................................... 6
Objetivos específicos ................................................................................................. 6
Gestión de comunicación organizacional ................................................................ 7
¿Qué es la comunicación? ........................................................................................ 7
Herramientas ............................................................................................................. 8
Ejemplos de herramientas para la comunicación organizacional: ................................ 9
Plan de acción ............................................................................................................... 9
Etapas de la gestión de comunicación ........................................................................ 10
Bibliografía ................................................................................................................. 14
3
Lista de figuras
Figura 1. Áreas del conocimiento …………………………………………………………….. 5
Figura 2. Proceso gestión (Gestión de a Comunicación Organizacional) ……………….. 8
Figura 3. Etapas de la gestión de proyectos (Montero et al., 2020)……………………… 11

4
Introducción
La gestión de proyectos se define como el conjunto de acciones y metodologías que se
aplican para planificar, organizar, motivar, y controlar los recursos y procesos con los que cuenta
un empresa. Tener una buena gestión de proyectos permite ver la evolución del proyecto y
solucionar los problemas que puedan surgir durante el desarrollo del proyecto, también permite
dar un seguimiento a las tareas hasta su finalización y entrega.
Las áreas de conocimiento en gestión de proyectos son 10 las cuales son las siguientes:
Gestión de la integración: Se define, identifica, combina, unifica y coordinan los
procesos y actividades de dirección del proyecto.
Gestión del alcance: Asegura que el proyecto finalice con todo el trabajo requerido y
especialmente se entregue el trabajo requerido.
Gestión de costos: Hace referencia a los procesos orientadas a planificar, estimar,
presupuestar, financiar, gestionar y controlar los costos que puedan surgir a lo largo del proyecto.
Gestión de calidad: Satisface las expectativas del cliente e interesados, así mismo
ayudan a incorporar la política de calidad de la organización (empresa
) en los ámbitos de planificación, gestión y control de requerimientos de calidad.
Gestión de recursos: Su objetivo es identificar, adquirir y gestionar los recursos
necesarios para obtener éxito con el proyecto.

5
Gestión de comunicaciones: Estos procesos garantizan que la planificación,
recopilación, creación, control, monitoreo y disposición final de la información estén a la altura
del proyecto.
Área gestión de riesgos: con esta área se puede planificar, identificar, analizar e
implementar las respuestas y monitorear los posibles riesgos de un proyecto o fase del mismo.
Gestión de adquisiciones: Incluye el proceso de compra tanto de productos como
servicios externos que se requieran durante la ejecución del proyecto.
Gestión de interesados: Esta incluido todos los procesos para identificar, analizar y
desarrollar estrategias a tratar con los involucrados por o en el proyecto [1].
Figura 1. Áreas del conocimiento
Recuperado de: https://docplayer.es/605453-Auditando-con-cobit-una-oficina-de-gestion-de-proyectos-pmo

basada-en-pmbok-5-lic-franco-n-rigante-cisa-crisc-pmp.html
6
Objetivos
Objetivo general
Adquirir conocimientos frente al manejo de la planificación de las áreas de gestión, mediante el
material de estudio para determinar que se hace y cómo se va desarrolla un proyecto.
Objetivos específicos
Identificar las 10 áreas de conocimiento del modelo PMI y su principal función en un proyecto.
Desarrollar un documento en donde se relacione algún área de gestión que se considere
importante.
Comprender el aspecto sistémico que reúne un proyecto , a partir de lo aprendido durante el
curso.
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Gestión de comunicación organizacional
¿Qué es la comunicación?
Es el proceso de intercambio de información, intencional o involuntariamente, entre
individuos y/o grupos. (10 Áreas de Conocimiento Según La Guía PMBOK®, 6a Edición, n.d.)
¿Qué son las comunicaciones?
Son los medios por los cuales la información puede ser enviada o recibida, como por ej.
actividades como, reuniones y presentaciones, y objetos de comunicación como, mensajes de
correo electrónico, redes sociales, informes de proyectos o la documentación del proyecto. (10
Áreas de Conocimiento Según La Guía PMBOK®, 6a Edición, n.d.)
¿Qué es la gestión de comunicación organizacional?
Es el conjunto de acciones, procedimientos y tareas que se llevan a cabo para transmitir
o recibir información a través de diversos medios, métodos y técnicas de comunicación interna y
externa, con la finalidad de alcanzar los objetivos de la organización. (Gestión de La
Comunicación Organizacional | Gestionar Fácil, n.d.)
Aborda tanto el proceso de comunicación como la gestión de las actividades y objetos de
comunicación efectiva, crea un puente entre los diversos interesados, cuyas diferencias tendrán
en general un impacto sobre la ejecución o el resultado del proyecto, por lo que es vital que toda
la comunicación sea clara y concisa; definiendo el propósito de la comunicación, la comprensión

8
del receptor de la comunicación y el monitoreo de la efectividad. (10 Áreas de Conocimiento
Según La Guía PMBOK®, 6a Edición, n.d.)
Figura 2. Proceso gestión de comunicación (Gestión de La Comunicación Organizacional | Gestionar Fácil, n.d.)
La comunicación puede ser dirigida en forma ascendente a los interesados en la alta
dirección, en forma descendente a los miembros del equipo u horizontalmente a sus compañeros.
Esto afectará el formato y el contenido del mensaje, por esto es importante definir los métodos,
los mensajeros y los mensajes deben ser cuidadosamente seleccionados. (10 Áreas de
Conocimiento Según La Guía PMBOK®, 6a Edición, n.d.)
Herramientas
Existen herramientas para mejorar la comunicación interna en las empresas. Por
supuesto, algunas de aplicación más sencilla que otras, estas herramientas pueden ir
9
incorporándose en la empresa al pasar de etapa. (Gestión de La Comunicación Organizacional |
Gestionar Fácil, n.d.)
Ejemplos de herramientas para la comunicación organizacional:
- Reuniones productivas. Son un “lugar” para debatir y reflexionar sobre los problemas o
planes de la empresa. Pueden ser presenciales o vía habilitadores tecnológicos. Permite
una interacción dinámica y directa. La clave es que sean productivas y no pérdida de
tiempo.
- Foros de discusión. Es una herramienta poco común. En las empresas que lo utilizan, es
un medio que fomenta la participación y despierta el interés de los empleados.
Plan de acción
Un plan de acción para el área funcional “gestión de información y comunicación
organizacional”, puede incluir los siguientes pasos generales:
1. Identificar las fuentes de información.
2. Procesar la información.
3. Desarrollar la capacidad de análisis.
4. Utilizar la información en el proceso de toma de decisiones.
5. Coordinar de manera eficaz la información y hacerla llegar a los interesados.
6. Determinar o definir los medios para transmitir la información, según su tipo.

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7. Establecer niveles de acceso a la información y asegurar la cobertura idónea. Que llegue
de manera oportuna a los interesados.
8. Fijar políticas para coordinar la comunicación de la información y los recursos para tal fin.
9. Todo esto pasa por contar con herramientas que permitan registrar, validar, consolidar y
compartir los datos de las áreas funcionales, con los interesados.
Un plan de acción para esta área es transversal. Involucra e impacta a todas las áreas
funcionales implementadas o en desarrollo. Las buenas prácticas deben ser parte de la cultura
de la organización. (Gestión de La Comunicación Organizacional | Gestionar Fácil, n.d.)
Etapas de la gestión de comunicación
La figura 3 muestra una posible combinación de procesos o fases con áreas e
conocimiento, evidenciando la dinamicidad de la gestión de proyectos, y la simultaneidad con la
que pueden sobrellevarse las fases convencionales de la mano con las áreas de conocimiento
comúnmente consideradas por las organizaciones.

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Figura 3. Etapas de la gestión de proyectos (Montero et al., 2020)
En relación con la gestión de las comunicaciones, los procesos requeridos para garantizar
que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la
disposición final de la información del proyecto, estén disponibles de manera adecuada y
oportuna.
Una comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes involucrados en un proyecto,
conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia,
y perspectivas e intereses diversos en la ejecución o resultado del proyecto. (Montero et al.,
2020)
Con base a lo anterior se identifica que la gestión de la comunicación es de vital
importancia para el desarrollo de un proyecto ya que se basa en el dialogo entre el personal que
forma parte de un equipo de trabajó, para cumplir con la meta proyectada al inicio del proyecto;
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como es el caso del proyecto base el cual se pretende llevar a cabo por medio de fases que
permitan cumplir con el objetivo de implementar dos servidores de Alta Gama de la Empresa E-
Global con aplicaciones Core de Negocios, para 5000 usuarios que requieren de dichas bases
de datos; garantizando la eficiencia de los servidores al momento de la implementación de los
servidores; para desarrollar el proyecto es necesario proyectar el Plan de acciones que permiten
la ejecución del mismo; en donde el jefe se encarga de asignar las actividades que se estipularon
en el seguimiento al personal capacitado para la ejecución de las actividades propuestas con el
fin de cumplir cada una de las fases y llegar al objetivo del proyecto, por lo tanto tener una buena
gestión de comunicación facilita el proyecto al momento de realizar verificaciones o validación de
los procesos que se están implementando para culminar con el proyecto de una manera
satisfactoria.
Conclusiones
Las áreas de comunicación en gestión de proyectos cumplen una función muy importante,
ya que permiten tener un buen desarrollo de acciones y usos metodológicos proporcionando la
planificación, organización y motivación de los proyectos que se encuentren en marcha.
Se selecciona el área de gestión en comunicación organizacional con el fin de aplicar
dicha área en el proyecto base, también se logra comprender la finalidad del área y la importancia
que tiene para transmitir o recibir información a través de diversos medios, métodos y técnicas
de comunicación para alcanzar los objetivos propuestos dentro de la empresa (proyecto).

13
Para el desarrollo del proyecto es necesario proyectar el Plan de acciones que permiten
la ejecución del mismo; en donde el jefe se encarga de asignar las actividades que se estipularon
en el seguimiento al personal capacitado para la ejecución de las actividades propuestas con el
fin de cumplir cada una de las fases y llegar al objetivo del proyecto.
14
Bibliografía
1. E. (2021, 26 mayo). Las 10 áreas de conocimiento en dirección de proyectos según el
PMBOK®. EALDE Business School. Recuperado 14 de junio de 2022, de
https://www.ealde.es/areas-conocimiento-pmbok/
2. 10 Áreas de Conocimiento según la Guía PMBOK®, 6a edición. (n.d.). Retrieved June 13,
2022, from https://www.soypm.website/areas-de-conocimiento/
3. Gestión de la comunicación organizacional | Gestionar Fácil. (n.d.). Retrieved June 13, 2022,
from https://www.gestionar-facil.com/comunicacion-organizacional/
4. Montero, C., María, J., Guevara Gómez, ;, Elizabeth, H., Arocutipa, F., Pedro, J., Cuadros,
L., & Jénica, M. (2020). Áreas de conocimiento y fases clave en la gestión de proyectos:
consideraciones teóricas. https://www.redalyc.org/articulo.oa?

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Objetivo general ......................................................................................................... 6

Objetivos específicos ................................................................................................. 6

Gestión de comunicación organizacional ................................................................ 7

¿Qué es la comunicación? ........................................................................................ 7

Ejemplos de herramientas para la comunicación organizacional: ................................ 9

Plan de acción ............................................................................................................... 9

Etapas de la gestión de comunicación ........................................................................ 10

Figura 1. Áreas del conocimiento …………………………………………………………….. 5

Figura 2. Proceso gestión (Gestión de a Comunicación Organizacional) ……………….. 8

Figura 3. Etapas de la gestión de proyectos (Montero et al., 2020)……………………… 11

La gestión de proyectos se define como el conjunto de acciones y metodologías que se

dar un seguimiento a las tareas hasta su finalización y entrega.

Gestión de la integración: Se define, identifica, combina, unifica y coordinan los

procesos y actividades de dirección del proyecto.

especialmente se entregue el trabajo requerido.

Gestión de costos: Hace referencia a los procesos orientadas a planificar, estimar,

ayudan a incorporar la política de calidad de la organización (empresa

) en los ámbitos de planificación, gestión y control de requerimientos de calidad.

Gestión de recursos: Su objetivo es identificar, adquirir y gestionar los recursos

necesarios para obtener éxito con el proyecto.

Gestión de comunicaciones: Estos procesos garantizan que la planificación,

recopilación, creación, control, monitoreo y disposición final de la información estén a la altura

Gestión de adquisiciones: Incluye el proceso de compra tanto de productos como

servicios externos que se requieran durante la ejecución del proyecto.

desarrollar estrategias a tratar con los involucrados por o en el proyecto [1].

Figura 1. Áreas del conocimiento

Recuperado de: https://docplayer.es/605453-Auditando-con-cobit-una-oficina-de-gestion-de-proyectos-pmo

Adquirir conocimientos frente al manejo de la planificación de las áreas de gestión, mediante el

material de estudio para determinar que se hace y cómo se va desarrolla un proyecto.

Desarrollar un documento en donde se relacione algún área de gestión que se considere

Comprender el aspecto sistémico que reúne un proyecto , a partir de lo aprendido durante el

Gestión de comunicación organizacional

Es el proceso de intercambio de información, intencional o involuntariamente, entre

¿Qué son las comunicaciones?

actividades como, reuniones y presentaciones, y objetos de comunicación como, mensajes de

Áreas de Conocimiento Según La Guía PMBOK®, 6a Edición, n.d.)

¿Qué es la gestión de comunicación organizacional?

Es el conjunto de acciones, procedimientos y tareas que se llevan a cabo para transmitir

o recibir información a través de diversos medios, métodos y técnicas de comunicación interna y

externa, con la finalidad de alcanzar los objetivos de la organización. (Gestión de La

Comunicación Organizacional | Gestionar Fácil, n.d.)

Aborda tanto el proceso de comunicación como la gestión de las actividades y objetos de

la comunicación sea clara y concisa; definiendo el propósito de la comunicación, la comprensión

del receptor de la comunicación y el monitoreo de la efectividad. (10 Áreas de Conocimiento

Según La Guía PMBOK®, 6a Edición, n.d.)

La comunicación puede ser dirigida en forma ascendente a los interesados en la alta

Conocimiento Según La Guía PMBOK®, 6a Edición, n.d.)

Existen herramientas para mejorar la comunicación interna en las empresas. Por

incorporándose en la empresa al pasar de etapa. (Gestión de La Comunicación Organizacional |

Gestionar Fácil, n.d.)

Ejemplos de herramientas para la comunicación organizacional:

planes de la empresa. Pueden ser presenciales o vía habilitadores tecnológicos. Permite

una interacción dinámica y directa. La clave es que sean productivas y no pérdida de

un medio que fomenta la participación y despierta el interés de los empleados.

Un plan de acción para el área funcional “gestión de información y comunicación