EVIDENCIA ACTIVIDAD 2

DOCUMENTO “PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS”

SERVICIO NACIONAL DE APRENDISAJE

Cindy Dayann Camargo Giraldo

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN

ELENTORNO LABORAL
 Documento “Paralelo Clases de Documentos”

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz

debe entregar un paralelo, colocando las clases de documentos, su diferencia con respecto al otro,
y explicar el uso de cada documento.

INTRODUCCIÓN

Los documentos son instrumentos que son escrituras o escritos con los que puede
justificar, comprobar o confirmar alguna cosa, estos por su naturaleza se clasifican en
públicos o privados.
Un documento publico que se otorga o se autoriza con las solemnidades requeridas por la
ley ya sea por un registrador, un secretario judicial, notario u otro ente público para con
esto acreditar algún hecho, la manifestación de una o varias voluntades y las fechas en
las que se realizan.
En cuanto al documento que es privado; puede ser radicado por las partes interesadas
con testigos o sin ellos, pero sin ser intervenidos por un registrador, funcionario publico o
notario que de fe de ello.
En las actividades administrativas se diferencian por su carácter documental, quiere decir
que pueden reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada
actividad. Estos son documentos que tiene un soporte en el cual materializan los distintos
actos de la administración y la forma externa en la que se realizan dichos actos.
Un documento asegura la pervivencia de las acciones administrativas al cual se
constituye un soporte material. Con este se garantiza la conservación de los actos y la
posibilidad de poder demostrar su existencia, sus posibles errores o vicios y sus efectos,
como también le da el derecho a los ciudadanos para acceder a los mismos.
 CLASES DE DOCUMENTOS

Puede considerarse que es un documento por su estructuración es un medio de

comunicación y de información en la forma en la que se realice su caracterización puede
configurarse mediante las siguientes dimensiones: este es un soporte físico o material, la
información o mensaje que lleva y la facultad de transmitir y difundir el conocimiento ya
sea porque la manera en que se puedan identificar y resumir las dos clases de
documentos. dicho esto, hablaremos de las dos clases de documentos que existen
documentos de archivo y documentos electrónicos.

DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Estos son determinados por el lugar donde se encuentra toda la información producida o
recibida por una entidad pública o privada debido a sus actividades o funciones. Estos
archivos son tangibles.

DOCUMENTOS DE ELECTRÓNICOS

Esta es toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por un

medio electrónico, estos son intangibles ya que se generan mediante un dispositivo
tecnológico. Los podemos encontrar como elementos electrónicos en archivos de gestión,
central o histórico.
 SENA CLASES DE DIFERENCIAS USO
DOCUMENTOS

Son los que se El contenido Nos permite la

determinan por el es inseparable comunicación a
lugar en donde se de su medio o otros órganos o
DOMUMETO DE encuentra toda la soporte. entidades de la
ARCHIVO información generada administración o
o recibida por una Permite que el a terceros que
entidad pública o registro este estén
privada debido a sus acogido en un interesados, ya
funciones o medio ya que sean personas
actividades. su información jurídicas,
se hace publicas y
accesible a privadas o
través se personas
simbología jurídicas
implícita en él. naturales.

Su valor Permite
probatorio por comprobar el
las desarrollo de
características una actuación
de administrativa.
autenticidad
de las firmas
que están en
los mismos.

Es toda la información Su Se puede

generada, recibida, autenticidad controlar el
envida, acumulada o depende del acceso a la
almacenada por un software y información por
medio electrónico. hardware en el niveles de
También se cual fue seguridad y
encuentran creado, y esta conservación de
DOCUMENTO documentos solo se podría estos a largo
ELECTRONICO electrónicos de mantener si se plazo.
archivos que cumplen conserva en
su acción durante todo su estructura Permite fácil
el ciclo vital original. acceso a toda la
documental, como son información,
los archivos de Recopila disminuyendo
gestión, central e información en los tiempos de
histórico un medio cuyo entrega de los
símbolo solo documentos
pueden ser solicitados.
leídos por un
ordenados.

Su contenido
puede ser
separado de
su soporte
original, para
poder ser
transferido a
otros.