DEPEDENCIAS PARTICIPANTES MATRIZ D.O.F.A.

DE LA SNS
Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora Jurídica
Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional.
Oficina de Metodologias y Analisis del Riesgo
Oficina Tecnologías de la Información
Oficina de Control Interno
Oficina Control Disciplinario Interno
Delagada para la Supervisión de Riesgos
Delegada Protección al Usuario
Delegada para la Supervisión Institucional
Delegada para Medidas Especiales
Delegada para procesos administrativos
Delegada para la función Jurisdiccional y de Conciliación
Secretaria General
Matriz Institucional
 INICIO

MATRIZ D.O.F.A. INSTITUCIONAL

ANALISIS INTERNOS PROCESOS ANALISIS EXTERNO PROCESOS

FORTALEZAS DEBILIDADES
Implementación de buenas practicas de Gestión Alta rotación e Insuficiencia del talento humano

Competencia y compromismo en el Talento Humano Sobrecarga laboral debida a la ausencia de personal

Fortalecimiento del Trabajo en Equipo
Conocimiento y experticia en el sector salud por parte de funcionarios adscritos a
las Delegadas
Recursos asignados a traves de proyectos de Inversión
Procesos y procedimientos avalados en el Sistema Integrado de Getión
Herramientas tecnologicas que ayudan a la mejora en la Gestión
Disponibilidad de Recursos Fisicos.
Presencia a nivel nacional
Participación de la alta dirección en los ejercicios de la Planeación
Productos de calidad en las auditorias que realizan funcionarios de la SNS
Canales de atención fortalecidos.
Traslados de cargos a otras depedencias sin suplir las vacantes
Falta de articulación y linemientos claros entre las depedencias y/o procesos de la SNS. (areas
que intervienen en un mismo proceso)
Procedimientos desactualizados y falta de apropiación de los mismos.
Falta de capacitaciones en temas propios relacionadas a cada uno de los procesos.
Falta de interoperabilidad en los diferentes sistemas de información.
Vacios normativos propios de la entidad.
Deficiencia en evaluaciones de impactos de los diferentes estrategias llevadas a cabo en la
Super (planes, auditorias, participación ciudadana, capacitación, etc)
Inexistencia de un sistema de información único, centralizado, accesible, disponible e
interoperable que permita una gestión de conocimiento
Incumplimiento en el manual de acuerdos de nivel de servicios
Deficiencia en el manejo de la documentación fisica
Falta de controles en los procesos y expedientes allegados a la entidad.
No se tiene conocimiento del universo total de vigilados
Afectación en el desarrollo normal de la ejecución presupuestal

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Metodologias y lineamientos orientados por el gobierno y entidades del sector. Cambios en la normatividad y lineamientos gubernamentales y sectoriales
Referentes de buenas practicas en temas relacionados a la gestión y a las acciones
de IVC con entidades del sector y publicas.
Interrelación y convenios con diferentes actores del SGSSS
Simplificación de normas y homologación de Estandares
Actualización de procedimientos bajo metodologia MIPG
Rcionalización del mapa de procesos (reduccióny/o actualización de procesos y
procedimientos)
Fortalecimiento de canales de comunicación internos y externos.
Implementación y fortalecimiento de herramientas tecnologicas
Fomentar el uso y apropiación por parte de nuestros usuarios internos y externos de
las plataformas dispuestas para acceder a los servicios de información de la
entidad.
Divulgación y posicionamiento en el sector por impacto de funciones
Fortalecimiento al plan de Capacitaciones
Rediseño Institucional
COFL03
Alta Rotación de Directivos (alta dirección) y funcionarios
Reducción en los recursos propios y de inversión
Desconocimiento de estandares normativos y metodologicos por parte de la alta dirección
Inoportunidad y baja calidad de información por parte de vigilados
Información proveniente de fuentes de información (interna y externa) sin calidad ni
oportunidad, generando reprocesos.
Sanciones Administrativas (disciplinarias y fiscales y penales) a la SNS por parte de entes de
control y juzgados.
Crisis financiera del sector
Fuga de información previo a tomas de medidas especiales y sancionatorias
Falta de actualización en reporte de información en relación a la base de datos del universo de
vigilados
Falta de material probatorio para decisiones de fondo.
Demoras y reprocesos en la contratación.
Reestructuración del Estado.
Fallas en los sistemas de información
Vencimiento de terminos en los procesos juridicos
Falta de compromiso y decisión en situaciones importantes de la alta dirección
 INICIO
FORMULACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE PLANES Y
PROGRAMAS
FORTALEZAS
Recursos económicos suficientes
Participación de la alta dirección en los
ejercicios de la Planeación
Trabajo articulado con las dependencias
Cultura de mejoramiento continuo
Contar con los insumos requeridos para
la formulación de los planes
institucionales
OPORTUNIDADES
Cambios en los procesos y procedimientos
Metodologías y lineamientos del sector y
basados en los proyectos de reingeniería y
del gobierno
rediseño
Refrentes de buenas practicas en otras
entidades del sector
DEBILIDADES
Falta de retroalimentación y apropiación de
los planes y programas institucionales por
parte de los funcionarios
Falta de herramientas tecnológicas para la
formulación, seguimiento y evaluación de los
planes.
No existe evaluación de los planes y
programas de la entidad
Falta de apropiación de los funcionarios,
sobre el seguimiento a la medición de la
gestión institucional
No se tienen en cuenta los informes de
gestión y seguimiento para la toma de
decisiones.
AMENAZAS
Cambios de normatividad, lineamientos
internos y estándares
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION FORMULACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE POLÍTICAS PLANES DE MEJORAMIENTO
FORTALEZAS DEBILIDADES FORTALEZAS DEBILIDADES FORTALEZAS
Implementación de buenas practicas de Recursos económicos para la implementación
Procesos desactualizados Falta de apropiación del proceso Se tiene apoyo de la alta dirección.
gestión. de las políticas
Falta de conocimiento en la documentación
Recursos económicos asignados para Personal capacitado (De quien maneja el Falta de compromiso y direccionamiento
y usos de las herramientas del sistema Existe el rol de gestor
capacitar a los funcionarios de la entidad. proceso) de la alta Dirección.
integrado de gestión.
Falta de apoyo por parte de la alta Falta de unificación de criterios y Se ha capacitado a los funcionarios en los
Certificación de los Subsistemas del Sistema
dirección en el reconocimiento del rol de Definición de Políticas en la entidad. socialización por parte del líder del diferentes subsistemas y en auditoria
Integrado de Gestión.
gestor. proceso. interna.
Se cuenta con un aplicativo que permite
Falta de funcionarios para el apoyo en el
Asignación de recursos económicos para la Falta de posicionamiento del proceso en la llevar la trazabilidad del plan de
sostenimiento del Sistema Integrado de
sostenibilidad del Sistema Integrado. entidad. mejoramiento desde la identificación del
Gestión.
Falta de apropiación de las políticas del hallazgo.
Falta de liderazgo por parte de la alta
Asignación de recursos económicos para la Sistema Integrado de Gestión por parte de
dirección en temas relacionados con el
sostenibilidad del Sistema Integrado. los servidores de la Superintendencia
SIG.
Nacional de Salud
Falta articulación entre los subsistemas
que conforman el Sistema Integrado de
Gestión.
Falta de apropiación de los Subsistemas,
por parte de los funcionarios.
Falta articulación entre los subsistemas
que conforman el Sistema Integrado de
Gestión.
Falta de apropiación de los Subsistemas,
por parte de los funcionarios.
OPORTUNIDADES AMENAZAS OPORTUNIDADES AMENAZAS OPORTUNIDADES
Referentes de buenas practicas en otras Metodologías y lineamientos del sector y del
Rotación continua de la alta dirección Cambios en la Normatividad. Homologación de estándares técnicos
entidades gobierno.
Metodologías y lineamientos del sector y del Identificar mejores practicas en entidades
Cambios de la normatividad respectiva. Voluntad administrativa
gobierno. referentes
 Articulación y homologación de Actualización del procedimiento bajo la Desconocimiento por parte de los lideres y Lograr el apoyo de la alta dirección para su Rotación de personal (alta dirección y
Cambios de directivos y alta dirección
estándares de MIPG metodología del MIPG. funcionarios sobre el MIPG difusión y posicionamiento profesionales)

Incumplimiento por parte de los lideres del

Retroalimentación de grupos de valor y
de interés
Rotación de gestores en la etapa de Posibilidad de provisión de las vacantes o Interiorización y compromiso por parte de los
subsistema en la aplicación de las
formulación de los planes institucionales nombramiento de contratistas. otros procesos.
políticas.
La no participación continua de los actores
Sensibilización sobre las políticas del Sistema
de la entidad, en la elaboración, ejecución y
Integrado de Gestión.
seguimiento de los planes y programas.
Baja calidad en la elaboración de los planes
Posibilidad a fusionar el proceso
por parte de los otros procesos.

La inoportunidad en la elaboración de los

planes operativos o cronogramas.

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONFORMULACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE POLITICAS

FORMULACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE PLANES Y PROGRAMAS PLANES DE MEJORAMIENTO

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA
DO DO
Incluir una política de operación en el
Desarrollar jornadas con los líderes de los
procedimiento en donde se solicite Realizar campañas de socialización y Promover la revisión y actualización de los Realizar capacitación a lideres y Realizar acciones que conlleven a la Realizar jornadas para potencializar el
procesos, buscando afianzar y apropiarlos
evidencia a los lideres de procesos, la apropiación de los planes y programas procesos y procedimientos bajo la funcionarios sobre el MIPG para la apropiación del proceso y procedimientos en conocimiento y unificación de criterios en
de los planes de mejoramiento y su flujo
socialización de los planes a todos los institucionales metodología MIPG apropiación del modelo. los funcionarios de la entidad. los funcionarios de la entidad.
en el aplicativo
funcionarios.
Crear estrategias que permitan la Realizar estrategias con el fin de apropiar
Implementación y socialización de la Identificar en otras entidades el Concertar con la alta dirección mesa de Proponer ajustes al proceso Planes de
participación activa de los grupos de valor e Actualizar y socializar la normatividad que en los lideres de los subsistemas la
herramienta o instrumento para el reporte posicionamiento de los gestores y adaptarlas a trabajo con el fin de lograr el apoyo para el Mejoramiento con el fin de mejorar los
interés en la formulación de la gestión aplica al proceso. importancia de la aplicación y seguimiento
de indicadores la entidad. cumplimiento del objetivo del proceso. controles establecidos
Institucional. al cumplimiento de las políticas.
Realizar campañas o tutoriales para la
socialización de ruta para los Fortalecer las competencias de los
Tramitar ante la alta dirección incentivos para Identificar mejores practicas en entidades Revisar el proceso y procedimientos en
documentos, planes institucionales, auditores internos articulado con la oficina
el rol de gestor. referentes y aplicarlas en la entidad. relación a los niveles de las políticas.
informes de seguimiento y evaluación, de control interno
asociados al proceso. Socializar a los funcionarios de las regionales Realizar jornadas de capacitación,
Elaborar un instrumento que permita
y a los gestores sobre los aspectos generales actividades de socialización y
evaluar los planes y programas
de documentación del Sistema Integrado de entrenamiento para el uso de la herramienta
institucionales
Gestión de Planeación y Gestión.

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FOACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO

Diseñar y aplicar matriz de evaluación
para los diferentes planes y programas y
alinearlos a la plataforma estratégica de
acuerdo a los lineamientos del MIPG
Articular los cambios generados en la Realizar actividades encaminadas a la
Identificar, conocer y aplicar las buenas Capacitar a los líderes de los procesos en
implementación de los proyectos de Realizar jornadas para la apropiación del Realizar mejores practicas en la aplicación y mejora, aplicación y apropiación de las
practicas efectuadas en las entidades el aplicativo designado para planes de
reingeniería o rediseño en los planes y proceso y procedimientos relacionados. apropiación del proceso de políticas. políticas con los recursos económicos
referentes del sector. mejoramiento
programas, en caso que aplique o no. asignados.

Realizar jornadas para la mejora continua en

Identificar y adoptar las buenas practicas la apropiación, elaboración, seguimiento y
efectuadas en entidades publicas
referentes.
Mejorar la gestión de la medición
institucional a través de convenios de
cooperación internacional
oportunidad de los planes y programas de la
SNS, a través de los recursos de proyectos de
inversión.
Realizar campañas de sensibilización sobre el Invitar a los funcionarios de la entidad a
Sistema Integrado de Gestión con recursos
asignados.
Lograr la implementación y apropiación de
participar en la construcción de riesgos e
las políticas en la entidad.
indicadores
Realizar informe de seguimiento de planes
gerenciales y despliegue de objetivos a los
líderes de los subsistemas
Desarrollar jornadas con los líderes de los
Revisar la viabilidad de fusionar el procesos, buscando afianzar y apropiarlos
proceso. de los planes de mejoramiento y su flujo
en el aplicativo
Solicitar la inclusión al Plan Institucional
de Capacitación, el fortalecimiento de las
competencias para los auditores y
gestores
 FORMULACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE ESTUDIOS Y
PLANES DE MEJORAMIENTO
PROYECTOS
DEBILIDADES FORTALEZAS DEBILIDADES
Inadecuada redacción de los hallazgos de las No potenciar las competencias de los
Recurso Humano: perfiles y disposición
auditorias internas diferentes profesionales
Automatización y visualización a través de
Falta de apropiación por parte de los
tableros de mando. Bases de datos. Dificultad en el acceso a la información
funcionarios del proceso y procedimientos
Administrar información estadística
Falta de unificación de criterios por parte del
Organización de las actividades, procesos y
grupo enlace de la OAP que acompaña los
procedimientos en flujos de información: Falta de trabajo en equipo
líderes de los procesos en la aprobación de los
infografías, boletín estadístico, PEEI
planes de mejoramiento.
Se tiene resistencia en la utilización del software
Capacidad de generar adherencia a los
ITS. Desconocimiento en el manejo de la
proyectos por parte de diferentes áreas de la Falta de socialización de los productos
herramienta tecnológica para realizar
Entidad
seguimiento a los planes de mejoramiento
Cultura de mejoramiento continuo en la
No se esta evaluado el impacto de los planes de Insuficiencia del recurso humano -
mejoramiento y el efecto de sus acciones.
formulación, seguimiento y evaluación multidisciplinario
de proyectos
Creación de inversión
de un pública.
grupo interno de trabajo
No utilización de otras fuentes de identificación
para la Gestión de Proyectos que cuente Desconocimiento en temas de proyectos de
de no conformidades diferentes a las auditorias inversión y presupuesto público de los
internas con un Recurso humano comprometido responsables de su ejecución.
y capacitado .
Falta de apropiación por parte de los líderes de Definición de información
Se cuenta con lineamientosoportuna
internos ypara
la Alta rotación de funcionarios (enlaces) en
los procesos del Manual de Acuerdos de Nivel conformulación,
calidad sobreejecución y seguimiento
la ejecución de los las dependencias.
de Servicios y Portafolio de Servicios de los proyectos
proyectos de inversiónde inversión: Guía
procesos y procedimientos
Demoras en el inicio de los procesos de
documentados, formatos definidos , contratación
reportes y sistema de alertas tempranas y
oportunas
La capacidadpara la ejecuciónd
del trabajo en equipo een los
el Baja ejecución física, financiera y de
recursos de inversión
Grupo de Gestión y toma de gestión de los proyectos de inversión
de proyectos.
decisiones..
Inoportunidad en las solicitudes de
Toma de decisiones técnica conforme a
actualización y modificación de los
los lineamientos del gobierno.
proyectos de inversión
Poco interes y/o desconocimiento de las
personas ejecutoras de los proyectos de
inversión y de temas presupuestales.
Desconocimiento de la ejecución física,
financiera y de gestión de la alta
dirección en los proyectos de inversión
Desconocimiento en temas de
cooperación técnica internacional
Demoras en el proceso de contratación
al interior de la entidad.
Rotación de los funcionarios que son
enlaces de las dependencias con la
Oficna de Planeación para el tema de
Deficiencia
proyectos dedeinversión.
la información para el
seguimiento de los proyectos de
inversión por
Debilidad parte
en la tomadede
lasdeciciones
dependencia
responsables.
frente a los informes de alerta temprana
de los proyectos de inversión
AMENAZAS OPORTUNIDADES AMENAZAS
potencializar y administrar de manera
adecuada las competencias y habilidades de
Cambio de normatividad (estándares liquidación TASA, Liquidaciones
cada miembro del grupo con el fin de cumplir
normativos, voluntarios). adicionales de TASA, reuniones TASA
de manera adecuada con las necesidades del
grupo
falta de organización, accesibilidad y
Cambio de directivos y alta rotación de personal. Caracterizar el flujo de información entre usabilidad en la información de la página
regionales y sede central web
 Falta de seguimiento por parte de los lideres de
los procesos a las acciones implementadas en el
plan de mejoramiento por parte de las
dependencias responsables.
PLANES DE MEJORAMIENTO
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA
Realizar jornadas para potencializar el
conocimiento y unificación de criterios en los
funcionarios de la entidad.
Realizar capacitaciones y sensibilizaciones
orientadas al fomento del uso del aplicativo
como cultura de autocontrol y el mejoramiento
continuo
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA
Realizar campañas de socialización y jornadas
con los líderes de los procesos buscando el
empoderamiento de estos en el impacto de las
actividades definidas en los planes de
mejoramiento.
Realizar seguimiento a los planes de
mejoramiento de la Oficina Asesora de
Planeación y evaluar su efectividad de acuerdo
al procedimiento PMPD01
Falta de consistencia en la información
Acceso a recursos de inversión para el
estadística que requiere la Entidad para la
fortalecimiento institucional
toma de decisiones
Lineamientos técnicos, metodológicos, Cambios normativos que afectan la
herramientas tecnológicas y capacitación,
respecto a la gestión de datos, información e
normal ejecución de los proyectos de
información estadística inversión.
Demoras en la viabilidad de los trámites
Organizar los procesos de información
estadística oficial de la Entidad
de actualización y modificación de los
Herramientas, instrumentos, proyectos de inversión
metodologías y capacitaciones del Que las condiciones macroeconómicas
Departamento Nacional de Planeación del país conlleve a la reducción de
para la normal ejecución y seguimiento recuros de inversión
Definiciones parafrente
normativas la entidad.
a la
Acceso a recursosdedeinversión.
de los proyectos inversión para el
incorporación de nuevos gastos, que
fortalecimiento de la capacidad de
Contar permita cumplir con anuevos desarrollo
gestión con el apoyo de cooperación
institucional. Restricciones frente la incorporación
técnica de otros países que permita de
de estrategia de gestión
nuevos gastos presupuestal
que impiden
fortalecer mi capacidad técnica y de implementar nuevas estrategias de
Ministerio
gestión. de Salud y Protección Social, fortalecimeinto institucional.
y del Departamehto Nacional de
FORMULACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE
ESTUDIOS Y PROYECTOS
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA
Acceso a recursos de inversión para el Socialización de los productos que permitan
fortalecimiento institucional en el tema de disminuír la falta de consistencia en la
Gobierno de datos debido a la Insuficiencia información estadística que requiere la
del recurso humano - multidisciplinario Entidad para la toma de decisiones
Solicitar al Grupo de talento humano
Solicitar capacitaciones al DNP frente
diplomados en metodologías de
a nuevas directrices, lineamientos y
proyectos como PMI, PMBO, Prince
metodologias definidas
otros
Realizar reuniones periódicos con las
Crear estrategias que permitan el acceso
dependencias para comunicarles y
a la información de los proyectos de
retroalimentarlas en relación con los
inversión
cambios normativos.
Solicitar capacitaciones al DNP frente a Implementar mecanismos de gestión del
nuevas directrices, lineamientos y conocimeinto para asimilar cambios
Aprovechar
metodologiaseldefinidas
recurso humano para la normativos.
apropiación y capacitación de los
instrumentos metodológico, con el Definir lineamientos de priorización
propósito de asesorar a las dependencias para la programación de recuros
Sensibilizar a layalta
en la ejecución dirección de
seguimiento en la
importancia
proyectos dede la cooperación técnica
inversión
internacional para el fortalecimiento de
la IVC del SGSSS en sus dependencias
conforme a sus necesidades.
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA
Aprovechar el recurso humano para la Organización, accesibilidad y usabilidad de
organización de las actividades, procesos y contenidos web a través de la
procedimientos en flujos de información Administración de la información
entre regionales y sede central estadística
Solicitar al Grupo de talento humano
Solicitar capacitaciones al DNP frente
diplomados en metodologías de
a nuevas directrices, lineamientos y
proyectos como PMI, PMBO, Prince
metodologias definidas
otros
Realizar reuniones periódicos con las
Crear estrategias que permitan el acceso
dependencias para comunicarles y
a la información de los proyectos de
retroalimentarlas en relación con los
inversión capacitaciones al DNP frente a
Solicitar Implementar mecanismos de gestión del
cambios normativos.
nuevas directrices, lineamientos y conocimeinto para asimilar cambios
metodologias definidas normativos.
instrumentos metodológico, con el Definir lineamientos de priorización
importancia
propósito de de la cooperación
asesorar técnica
a las dependencias para la programación de recuros
internacional para el fortalecimiento de
la IVC del SGSSS en sus dependencias
 INICIO

OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES E

COMUNICACIÓN INFORMATIVA
FORTALEZAS DEBILIDADES
Plataforma de seguimiento al tráfico de redes sociales de
las cuentas de Instagram, Facebook, Twitter, YouTube, Falta de seguimiento administrativo y contractual
etc.

Call center para atender casos allegados en las redes

Carencia de información entre áreas
sociales 24/7

Generación de contenidos digitales. Mala percepción de la ciudadanía hacia la entidad/ imagen

Actualización del formato electrónico para solicitud de las

Sinergia de la comunicación externa e informativa
áreas.

Falta de documentación en soporte de piezas gráficas e

impresos.

OPORTUNIDADES AMENAZAS
Fortalecimiento de los canales de comunicación
Carencia de información e información errada.
(WhatsApp, sitio web, Instagram, YouTube)

Realización de un plan de socialización con periodistas y Demora en los tiempos de contratación y evaluación de su
plan de difusión de campañas externas. efectividad.

Realización de la planeación de una agenda con las Monitoreo del comportamiento de los casos reportados en
acciones de IVC que realiza la entidad. las redes sociales.

Digitalización de la revista Monitor Estratégico.

Realizar la planeación contractual de las vigencias futuras.

COMUNICACIÓN INFORMATIVA
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA

Creación desarrollo y optimización de una estrategia para Identificar los factores que hacen poco efectiva o escasa la
canales externos. comunicación externa e informativa.

Realizar mesas de trabajo con el área de contratación para

identificar las necesidades y mejoras contractuales.
 ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA

Desarrollar mesas de trabajo para definir

Robustecer las herramientas de seguimiento de los canales responsabilidades frente a la gestión de las PQRD que
(Instagram) llegan a través de las redes sociales y el riesgo que
representa para la entidad.

Realizar mesas de trabajo internas para analizar los

contenidos a generar.
DE COMUNICACIONES ESTRATEGICAS
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
FORTALEZAS DEBILIDADES

Aumento de la producción audiovisual Déficit de canales internos

Herramientas y Talento Humano Especializado Poco capital Humano

Herramientas, procesos y procedimientos actualizados No se realiza un análisis de impacto de las campañas

constantemente y comunicación centralizada. socializadas

Falta de equipos técnicos y de almacenamiento

Demora en los tiempos de ejecución y presupuesto de

contratos
Poca innovación en contenidos socializados

OPORTUNIDADES AMENAZAS
Diseño de estrategias para a aprovechamiento de los
Información producida por las áreas no divulgada.
canales internos establecidos.

Distribuir las tareas asignadas dentro del grupo de trabajo

Plataforma/soporte técnico caídos
interno

Crear una o varias herramientas de medición y análisis de Mala imagen de la comunicación y contenidos
campañas internas. desactualizados

Definir necesidades de comunicación interna Falta de continuidad en los procesos administrativos

Retrocesos y falta de continuidad en los perfiles de la

Realizar la planeación contractual de las vigencias futuras.
oficina

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA

Creación desarrollo y optimización de una estrategia para Identificar los factores que hacen poco efectiva la
canales internos. comunicación interna.

Organización de responsabilidades internas de la oficina.

Herramientas de medición y análisis de los contenidos.

Establecer las necesidades audiovisuales de la entidad y

espacios físicos.

Realizar mesas de trabajo con el área de contratación para

identificar las necesidades y mejoras contractuales.

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA

Generar seguimiento de la información producida por las

Robustecer los procesos y procedimientos.
áreas.

Explorar canales informativos para innovar en la forma de

Desarrollar estrategias de contenidos multimedia.
difusión.

Documentar y actualizar las guías y protocolos de las

actividades que se adelantan en la oficina.
 INICIO

OFICINA DE METODOLOGÍAS DE SUPERVISIÓN Y ANÁLISIS DEL RIESGO

DISEÑO E EIMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICAS, METODOLOGÍAS E INSTRUMENTOS PARA LA

INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
FORTALEZAS DEBILIDADES

Se cuenta con profesionales técnicos con alto nivel de

Falta de actualización de los procedimientos
formación académica, con experiencia en investigación.

Acceso y habilidades en el manejo de softwares Personal insuficiente para el desarrollo de políticas,

estadísticos que facilitan el análisis de datos. metodologías e instrumentos.

Barrera para la selección de personal que cumpla con las

Trabajo en equipo competencias requeridas para el desarrollo de las
actividades del proceso.

Falta de inclusión en el SIG de las metodologías

Fácil interacción con los líderes de los demás procesos
diseñadas.

Desconocimiento del formato de solicitud de

metodologías por parte de las otras áreas

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Apoyo por parte de entes externos Cambios en la normatividad

Articulación con diferentes actores del Sistema General de Acceso limitado a bases de datos externas o información
Seguridad Social en Salud inoportuna y de baja calidad

Relaciones con otros sectores Fallas en los sistemas de información internos y externos

Herramientas tecnológicas como apoyo para el diseño de

Falta de precisión en la solicitud de metodologías
políticas, metodologías y/o herramientas para IVC.

Demora en el intercambio de información con las áreas

solicitantes.
 DISEÑO E EIMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICAS, METODOLOGÍAS E INSTRUMENTOS PARA LA
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA

Capacitar a los funcionarios sobre las metodologías
Racionalizar los procedimientos liderados por la oficina desarrolladas por la oficina, y la socialización en comités
de las mismas.

Mantener herramientas de análisis de información alternas

Buscar apoyo de expertos externos para disminuir la carga
al BI que faciliten el desarrollo de los proyectos de la
en el desarrollo de proyectos.
oficina.

Organizar mesas de trabajo con las áreas solicitantes de

Incluir las metodologías diseñadas en el SIG metodologías para mejorar la calidad y entrega oportuna
del formato de solicitud.

Identificar e incluir en el diseño de las metodologías las

partes interesadas.

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA

Buscar apoyo de diferentes expertos del sector, otros

Aprovechar la información interna disponible para no
sectores e internacionales se deben generar metodologías
depender de información externa para el diseño de
con altos niveles de calidad y tecnicidad que permiten
metodologías.
aumentar la eficiencia y eficacia de la supervisión.

Diseñar módulos que permitan obtener información de los

Socializar el procedimiento con los líderes de los procesos
vigilados con el fin de diseñar metodologías de IVC.
 INICIO

DELEGADA PARA LA SUPERVISIÓN INSTITUCIONAL

AUDITORIAS A SUJETOS VIGILADOS
FORTALEZAS DEBILIDADES
Inexistencia de un sistema de información
Conocimiento y experticia en el sector salud único, centralizado, accesible, disponible e
por parte de los servidores públicos interoperable que permita una gestión de
conocimiento
Falta de desarrollo e identificación de
Productos de calidad en las auditorias que
secuencias e interacciones, y acuerdos de
realizan funcionarios de la SNS
nivel de servicios entre procesos
SUPERVISIÓN A LOS SUJETOS VIGILADOS
FORTALEZAS DEBILIDADES
Inexistencia de un sistema de información
Conocimiento y experticia en el sector
único, centralizado, accesible, disponible e
salud por parte de los servidores públicos
interoperable que permita una mejor gestión
Falta de comunicación y trabajo en equipo entre
Disponibilidad de procedimientos y guías
direcciones, dependencias, Delegadas y Otras
actualizadas
oficinas

Deficiencia en el trabajo en equipo entre Desarrollo de acciones de supervisión Debilidad en la retroalimentación de los
Presencia de las regional es en territorio
Direcciones y Dependencias. basada en riesgos resultados de Inspección y vigilancia

Articulación y Coordinación de acciones Carencia de retroalimentación de los Aclaración del marco normativo para
Insuficiencia del Talento Humano de planta
interinstitucional resultados de Inspección y vigilancia reformas estatutarias de IPS

Reprocesos en el desarrollo de actividades

misionales por falta de planeación y
lineamientos para adelantar las acciones de
Inspección y Vigilancia

OPORTUNIDADES AMENAZAS OPORTUNIDADES AMENAZAS

Adopción de estrategias que propendan por Cambios normativos constantes, generando Adopción de estrategias que propendan
Alta rotación de directivos
la mejora continua del Clima Laboral de esta manera inseguridad jurídica. por la mejora continua del Clima Laboral
Sanciones administrativas (disciplinarias y
Fortalecimiento de los procesos y fiscales) y penales a la SNS por
Articulación de actividades de Inspección
procedimientos de la organización con Incumplimiento de normas de SGSSS, Cambios normativos constantes, generando de
y Vigilancia con actores del SGSSS y red
enfoque basado en proceso para interacción ordenes de las Cortes, Resoluciones y alertas esta manera inseguridad jurídica.
de controladores
entre dependencias. Defensoriales e instrucciones de la
Procuraduría
Sanciones administrativas (disciplinarias y
Articulación de actividades de Inspección y No reporte de información y falta de calidad fiscales) y penales a la SNS por Incumplimiento
Acceso permanente a fuentes de
Vigilancia con actores del SGSSS y red de y/o confiabilidad de la información reportada de normas de SGSSS, ordenes de las Cortes,
información externas
controladores por los vigilados Resoluciones y alertas Defensoriales e
instrucciones de la Procuraduría

Implementación de buenas practicas para No reporte de información y falta de calidad y/o

Cambios constantes en el universo de
establecer metodologías y esquemas de confiabilidad de la información reportada por los
vigilados
monitoreo de la información. vigilados

Acceso permanente a fuentes de Politización del Sector Salud que afecta la

Cambios constantes en el universo de vigilados
información externas continuidad en el desarrollo de procesos.

Politización del Sector Salud que afecta la

continuidad en el desarrollo de procesos.

AUDITORIAS A SUJETOS VIGILADOS SUPERVISIÓN A LOS SUJETOS VIGILADOS

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS
DO
Definir los lineamientos para un proyecto
enfocado al fortalecimiento de los sistemas
de información, el cual permita que el
cargue de información sea amigable,
accesible, usable para mitigar la
inoportunidad, el no reporte y la falta de
calidad de la información.
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA
DO
Desarrollar actividades de entrenamiento con
Definir los lineamientos para un proyecto
los vigilados de manera periódica para el
Vincular el TH requerido y enfocado al fortalecimiento de los sistemas de
cargue de información de alta calidad,
comprometido con la misión de la información, el cual permita que el cargue de
identificando los métodos más adecuados y
Entidad, mediante el Rediseño información sea amigable, accesible, usable para
definiendo los mecanismo de validación para
institucional definido mitigar la inoportunidad, el no reporte y la falta
el control y monitoreo de datos a nivel
de calidad de la información.
interno.

Realizar actividades de planeación de
manera conjunta con las diferentes
dependencias que interviene en los
procesos de IV.
Implementar acciones de prevención y
mejora continua, teniendo en cuenta las
partes interesadas por procesos, servicios y
trámites
Promover la cultura de trabajo en equipo
Crear y ejecutar por lo menos dos espacios de
a partir de la alta Dirección a nivel
rendición de cuentas interna a nivel
institucional, articulando actores internos
institucional. (1 semestral)
y externos

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA
Contar con procesos procedimientos y
Aplicar el sistema de gestión de la calidad, guías con roles y tiempos claros que
Delegar en las regionales, auditorias a los Implementar mecanismos que permitan un
aprovechando la experticia y el compromiso propendan al cumplimiento de los
sujetos vigilados de su región, como trabajo colaborativo y coordinado de las
del talento humano para establecer sinergia objetivos misionales y el mejoramiento
estrategia de fortalecimiento de las acciones dependencias frente a las acciones de IV para
entre los líderes de procesos, para alcanzar de las relaciones entre dependencias y
de inspección y vigilancia. evitar el deterioro reputacional de la entidad
el enfoque por proceso. funcionarios observando los principios
que rigen las actuaciones administrativas.
Asignar recursos financieros para el Articulación y coordinación Establecer objetivos operaciones y el desarrollo
Realizar monitoreo permanente y adecuado
desarrollo de estrategias en pro del interinstitucional de acciones de la gestión del conocimiento para lograr la
de los lineamientos legales de IV ,
mejoramiento del clima laboral y el asertivo intersectoriales y transectoriales para articulación entre dependencias minimizando el
compartiendo el conocimiento con las partes
y adecuado desarrollo de competencias del garantizar el acceso permanente a las impacto por la rotación de directivos y la toma
interesadas del Proceso de IV.
talento humano. fuentes de información externas de decisiones asertivas.

Concertar mesas de trabajo para formular

Entrenamiento, fortalecimiento y capacitación
las acciones, métodos y estrategias de
permanente al TH en relación a la clasificación,
supervisión basada en la prevención, el
tratamiento y acceso a la información pública
fomento de la cultura de autocontrol y la
producida por la entidad con el propósito de
implementación de adecuados sistemas de
evitar reprocesos y conflictos de competencia
administración o gestión entre todas las
entre dependencias
delegadas de manera mancomunada
 INICIO

DELEGADA PARA LA SUPERVISION DE RIESGOS

EVALUACION INTEGRAL DE RIESGOS DE SUJETOS VIGILADOS
FORTALEZAS DEBILIDADES
Delegada llamada a la innovación y a la prevención en el
Debilidad en la coordinación de los equipos de trabajo
SGSSS

Implementación de desarrollos técnicos propios para la

Limitaciones en la efectividad de los controles de calidad
inspección y vigilancia relacionados con la Supervisión
de los procesos
Basada en Riesgos

Debilidad en la delimitación de funciones y articulación

entre las delegadas y áreas de trabajo para desarrollar el
Normartiva que fortalece la IVC a cargo de la SNS y en
modelo de Supervisión Basada en Riesgos, lo que genera
específico de la SBR
vacíos, superposiciones, reprocesos, duplicidad,
inconsistencias, inoportunidad y disensos

Desarrollo incompleto del Modelo de Supervición Basada

Capacidad de innovación en el equipo de trabajo en Riesgos y de sus metodologías para la evaluación
integral de los sujetos vigilados

El sistema de información no cumple con las exigencias y

Disposición a la construcción en equipo y generación de características requeridas oara soportar con eficacia y
sinergias eficiencia los procesos misionales relacionados con la
Supervisión Basada en Riesgos

Insuficiencia de talento humano (cargos de planta) para el

desarrollo de las funciones de la SDR y la aplicación del
modelo de SBR

Cargas laborales desequilibradas entre dependencias y

funcionarios que impactan la oprtunidad y calidad de los
productos y servicios de la Delegada de SR

Deficiencias en la gestión del conocimiento al interior de

la Delegada de Supervisión de Riesgos

Limitada integración de los aspectos regulatorios al

proceso y los procedimientos

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Apoyo del Gobierno Nacional al fortalecimiento de la Deficiente articulación entre los actores del SGSSS y los
IVC entes de control
Rediseño institucional que optimice las funciones de la
Regulación excesiva del sector y cambios normativos
SNS

Reingeniería de procesos Riesgo Reputacional

Reconocimiento e interacción con otras entidades que

Crisis financiera del sector
ejercen supervisión sobre las entidades del sector

Responsabilidades definidas por la normativa para la SNS Limitada capacidad técnica y de gestión en algunos
y el proceso de transformación del sector. vigilados

Reconocimiento técnico de la Delegada de Riesgos frente Demoras en la regulación que debe acompañar las
a otras dependencias de la SNS y agentes del sector ejecuciones de la SNS

EVALUACION INTEGRAL DE RIESGOS DE SUJETOS VIGILADOS

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA

Proponer instrumentos técnicos de información para

Desarrollar estrategias para fortalecer el conocimiento de
mejorar la IV en los procesos a cargo de la
los vigilados y demás actores del sistema SGSSS en el
Superintendencia Delegada para la Supervisión de
Modelo de Supervisión Basado en Riesgos
Riesgos

Definir las necesidades del proceso de Evaluación Integral

de Riesgos en sujetos vigilados a cargo de la
Apoyar técnicamente el desarrollo integral del modelo de
Superintendencia Delegada para la Supervisión de
SBR .
Riesgos para el sistema de información de la
Superintendencia Nacional de Salud.

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA

Desarrollar estrategias para fortalecer el conocimiento de

Realizar la IV de los sujetos vigilados de acuerdo con el
los vigilados y demás actores del sistema SGSSS en el
desarrollo del Modelo de SBR
Modelo de Supervisión Basado en Riesgos
 INICIO

DELEGADA PROTECCION AL USUA

GESTION DE ATENCION AL USUARIO
FORTALEZAS DEBILIDADES
Incumplimiento de las áreas internas para la atención y
Compromiso del capital humano. respuestas a las PQRD de los usuarios (Resolución 321 de
2016)

Canal de atención fortalecidos. falta de un único sistema de información de la entidad.

Equipo de trabajo encargado de atender y gestionar los El acuerdo marco de Colombia compra eficiente, limita
casos de riesgo de vida. las necesidades institucionales.

El sistema de gestión de PQRD permite el trasladar al

Se requiere ciclos permanentes de actualización de la
vigilado de la PQRD, es un insumo de inspección y
normatividad, teniendo en cuenta que es un sector en
vigilancia y el usuario puede consultar en línea la PQRD
continuo cambio.
radicadas.

Multicanales para atención al usuario y radicación de El sistema de información requiere interoperatividad y

PQRD mayor desarrollo

La actualización de la página web no ha permitido un fácil

acceso al usuario para radicar PQRD

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Mesas de trabajo con los Entes de Control con el fin de Espectro normativo del Sistema General de Seguridad
buscar estrategias para la gestión de atención al usuario Social en Salud.

Fortalecimiento de las competencias de los colaboradores

Alto volumen de PQRDs.
a través de capacitaciones

Trabajar Interinstitucional con el DNP como líder del

Incumplimiento en la prestación del servicio de salud por
Programa de Servicio Nacional de Atención al Ciudadano,
parte de los vigilados
INSOR, INCI, entre otros.

Campañas informativas frente a la gestión de PQRD, que Desconocimiento de la ciudadanía sobre el trámite de
realiza la DPU. PQRD.

Participar en el programa de inducción y reinducción de la

Incumplimiento de competencias de los entes territoriales
SNS
Sensibilizar a los funcionarios los valores del servidor
público

GESTION DE ATENCION AL USUARIO

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA

Solicitar y acompañar a la OTI en la implementación del

Hacer más accesible el portal web para el
sistema de información para la captura, trámite y gestión
diligenciamiento de las PQRD por parte de los usuarios.
de PQRD.

Solicitar al área respectiva la necesidad de personal

existente para fortalecer el equipo de trabajo.

Formular las necesidades de capacitación del equipo de

trabajo al área competente.

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA

Afianzar las estrategias para mejorar los servicios Un sistema único de información de la entidad que
de atención y orientación para las personas con permita tramitar y gestionar las PQRDS que ingresan por
discapacidad. los diferentes canales evitando reprocesos.

Realizar campañas informativas frente a la gestión Fortalecer acciones de inspección con base en las PQRDs
realizada por la DPU de las PQRD reportadas en el aplicativo dispuesto por la Entidad.

Mayor asignación de recursos económicos y humanos

Participar en la inducción y reinducción del talento
para la realización de visitas de inspección desde la
humano
competencia de Atención al Usuario
PROTECCION AL USUARIO
GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA
FORTALEZAS DEBILIDADES
Trabajo articulado y permanente con los lideres del Definición de los roles sobre la gestión de la participación
control social y asociaciones de usuario. ciudadana en salud y la de gestión institucional

Conocimiento y divulgación en derechos y deberes en

Falta de personal y poca flexibilidad para realizar
salud y mecanismos de participación social, en el territorio
cambios o traslados internos
nacional.

Posibilidad de llegar a los usuarios del Sistema de Falta de compromiso de otras áreas con la participación
Seguridad Social en Salud de manera focalizada. ciudadana.

Contacto directo con los usuarios del sistema a través de

las actividades de Participación Ciudadana, realizadas en Falta de un único sistema de información de la entidad.
todo el territorio nacional

Calidez humana de los funcionarios encargados de realizar Desconocimiento de procesos y procedimientos por parte
las actividades de Participación Ciudadana de otras áreas

Conocer de primera mano la problemática del acceso de

salud de los usuarios en cada territorio visitado.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Priorizar el trabajo en equipo con la Dirección de

Demora en la gestión contractual
Atención al Usuario.

Coordinación con las regionales para la realización de las Reglamentación por parte del Ministerio de Salud y
actividades de Participación Ciudadana. Protección Social en temas de Participación Ciudadana.

Alianzas estratégicas con entidades privadas, públicas y El ente territorial no tiene estructura ni recurso humano
organismos internacionales. para cumplir con los procesos de participación ciudadana.

Trabajo Interinstitucional con el DAFP, Ministerio de

Salud y Protección Social y demás instituciones que Demora en la gestión de correspondencia de la entidad
lideren temas de participación ciudadana.
 GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA

Generar espacios de trabajo con los diferentes grupos de Solicitar la inclusión en el Plan Institucional de
interés, para promover la participación ciudadana en el Capacitación los temas relacionados con la Participación
Sistema General de Seguridad Social en Salud. Ciudadana en Salud

Realizar evaluación de percepción con los participantes de

las diferentes actividades realizadas.

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA

Reproducir las piezas lúdicas para poder aplicarlas a nivel

Fortalecer la capacitación a los entes territoriales sobre
nacional con el apoyo de los entes territoriales, previo
participación ciudadana. (Mecanismos, I.V.)
capacitación y entrenamiento.

Elaborar plan de trabajo con las coordinadoras regionales

Otorgar incentivo académico a veedores y líderes del
para ejercer I.V. sobre mecanismos de participación
control social en salud
ciudadana.

Aplicar correctamente la metodología definida por la

Oficina de Metodologías y Análisis de Riesgos para la
Rendición de Cuentas
 INICIO

ADOPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES Y MEDIDAS ESPECIALES

FORTALEZAS DEBILIDADES

Programación y medición de indicadores de gestión en el Tiempo en modificación e implementación de

aplicativo Fenix procedimientos

Implementación de herramientas tecnológicas para labores

Ausencia de normatividad propia
de seguimiento y monitoreo

Compromiso de los profesionales de la Delegada Personal insuficiente para el desarrollo del proceso

Sistemas de Información que apoyan el desarrollo de la

Recursos de inversión asignados gestión del proceso ( SUPERCOR, Plataforma RVCC y
nRVCC, Sistema de Gestión).

Vinculación de la alta dirección en el procedimiento

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Falta de capacitación y actualización de los profesionales

Asignación de recursos de inversión
de gestión

Revisión de procesos y procedimientos Volumen PQR vs profesionales de planta y contratistas

Optimización o ajuste a las herramientas de seguimiento y Fuga de información previo a la adopción de alguna
monitoreo acción o medida especial
 ADOPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES Y MEDIDAS ESPECIALES
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA

Implementar el mejoramiento continuo en cada una de las

Rapidez en la toma y ejecución de actividades
actividades del procedimiento

Evaluar periódicamente la planeación y las metas

programadas

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA

Implementación y legalización de herramientas

tecnológicas que propendan por la agilización y
Capacitación al los funcionarios de la Delegada
transparencia de las actividades desarrolladas por esta
dependencia.
 Mantener la contratación externa de profesionales
Evaluación permanente del comportamiento de los
especializados que coadyuven con el desarrollo de las
indicadores del proceso.
actividades de la dependencia
 DELEGADA PARA LAS MEDIDAS ESPECIALES
IDENTIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LIQUIDACIONES VOLUNTARIAS
FORTALEZAS DEBILIDADES
Falta de interacción entre las Delegadas de Supervisión
Institucional, Riesgos, Secretaria General, Procesos
Reporte de información por parte de los liquidadores de
Administrativos, Oficina Jurídica,y demas áreas
Entidades Adminstradoras de Planes de Beneficio
involucradas frente al proceso de liquidaciones
voluntarias.

Ausencia de acuerdos de nivel de servicios con entidades

externas (Camaras de Comercio, Superitnendencias de
Fortalecimiento de los equipos de trabajo
Notariado y Registro, Ministerio de Salud y Protección
Social, Supersociedades, etc)

Falla en la definición del alcance del los procesos con las

Profesionales competentes para ejecutar el proceso demas dependencias involucradas con las que se
interrelaciona

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Participar de manera activa en el proyecto de reingeneria Desconocimiento por parte de los sujetos vigilados del
de la Entidad para mejorar el proceso y la interrelación procedimiento de liquidaciones voluntarias frente a las
con otros entidades de control.

Dar a conocer la necesidad del aplicativo FENIX al lider

Falta de reporte de datos de ubicación por parte de los
del proceso de supervisión para que a su vez sea
Representantes Legales, Liquidadores y Revisores
socializado con los vigilados- "Instituciones Prestadoras
Fiscales de las entidades en liquidación voluntaria.
de Servicios de Salud"

Incremento de la masa de vigilados en procesos de

liquidaciones voluntarias
 Falta de oportunidad en los tiempos de respuesta y
acompañamiento hacia los vigilados por parte de la
Oficina de Tecnologías de la Información OTI.

Fallas en los Sistemas de Información que apoyan el

desarrollo de la gestión del proceso ( SUPERCOR,
Plataforma RVCC y nRVCC, Sistema de Gestión).

Falta de actualización de las Circular Única 047/2007

frente al alcance del proceso de seguimiento a las
liquidaciones voluntarias

Falta de disponibilidad de la información que soporte la

trazabilidad y antecedentes del proceso

IDENTIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LIQUIDACIONES VOLUNTARIAS

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA
Presentación Propuesta de Asesor Externo (Diana Talero)
Implementar el Sistema de Gestión y Control de las de ajuste a la Circular Única 047/2007, Título IX,
Medidas Especiales FENIX para EAPB Capítulo 5 liquidaciones voluntarias.

Capacitación y/o inducción a los profesionales que hacen

seguimiento a las entidades en liquidación voluntaria

Actualización en normatividad relacionada con procesos

liquidatarios (sector privado y público) para los
profesionales a cargo.

Campaña de comunicación interna y externa sobre el

conocimiento del proceso de liquidaciones voluntarias

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA

En actividad articulada con la Superintendencia Delegada

Que la Superintendencia Delegada de Supervisión
de Supervisión Institucional, circularizar a los sujetos
Institucional, circularice a las Secretarías
vigilados, la obligación de dar aviso del proceso de
Departamentales, informando la obligación de los sujetos
disolución y/o supresión de las entidades que incluya
vigilados de solicitar autorización o reporte de estado de
datos de contacto de los Liquidadores y Revisor Fiscal,
disolución/supresión por parte de los sujetos vigilados.
ante la Superintendencia Nacional de Salud.
Implementacr un archivo institucional para el proceso
 EVALUACIÓN Y APROBACIÓN DE ACUERDOS DE REESTRUCTURACIÓN DE PASIVOS
FORTALEZAS DEBILIDADES

Falta finalizar la implementación de sistematización de las

Apropiación de la Alta dirección en el proceso etapas procesales objeto de seguimiento definidas en la
resolución 5917 de 2017 y los procesos y procedimientos.

Definición de las etapas y alcance del seguimiento por

Falta de definición de líder del proceso
parte de la dependencia

Norma clara aplicable al proceso de seguimiento:

Falta de profesionales para atender las solicitudes de
1. Ley 550 de 1999
Acuerdo de reestructuración de pasivos.
2. Resolución 5917 de 2017

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Brindar asesoria a las Empresas Sociales del Estado

respecto a temas relacionados con la solicitud de Falta de capacitación y actualización de los profesionales
aprobacion para llevar a cabo acuerdos de reestructuración de gestión
de pasivos

Falta de actualización del proceso en la Circular Única

Incremento significativo de solicitudes de aprobación de

acuerdos de reestructruación
 EVALUACIÓN Y APROBACIÓN DE ACUERDOS DE REESTRUCTURACIÓN DE PASIVOS
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA

Implementar el mejoramiento continuo en cada una de las

Rapidez en la toma y ejecución de actividades
actividades del procedimiento

Evaluar periódicamente la planeación y las metas

programadas

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA

Implementación en la herramienta tecnológica que

propendan por la agilización y transparencia de las Capacitación al los funcionarios de la Delegada
actividades desarrolladas por esta dependencia.
Mantener la contratación externa de profesionales
especializados que coadyuven con el desarrollo de las
actividades de la dependencia

Desarrollar capítulo sobre Acuerdos de Reestructuración

de Pasivos en la modificación de la Circular Única
 INICIO

DELEGADA PROCESOS ADMINISTRATIVOS

GESTION DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
FORTALEZAS DEBILIDADES

Inclusión de la Circular 04 de 2018, en la que se

Insuficiencias de Sistema de información de investigación
determinaron los criterios para la remisión de documentos
administrativa, bases de datos desactualizadas de vigilados
que posiblemente presten mérito para apertura de
y equipos tecnologicos obsoletos.
investigación.

Insuficiencia de personal de planta para la gestión del

Equipo de trabajo capacitado y con experiencia.
procedimiento administrativo.
Falta de capacitación a funcionarios en materia jurídico
Recursos financieros del proyecto de inversión.
procesal.

Falta de capacitación a funcionarios en normatividad del

Compromiso del equipo de trabajo.
SGSSS.

Claridad en el direccionamiento de gestión y objetivos de Ausencia de apoyo técnico especializado

la delegada. (interdisciplinario) para la gestión de las decisiones.

Fortalecimiento de la capacidad sancionatoria (Ley 1949

de 2019).

Provisión de vacantes de planta de personal.

OPORTUNIDADES AMENAZAS
Remisión de acumulación de casos para hacer la labor de Falta de calidad en el IV de los casos trasladados a
control, por un mismo tema. procesos.

Posicionamiento ante el sector por las sanciones Traslado tardío de casos para control, lo que conllevaría a
impuestas. una posible caducidad.

Posibilidad de contratar personal por recursos de inversión Falta de material probatorio para una decisión de fondo.

Plan de capacitación a personal

Falta de acuerdos de nivel de servicios entre los
responsables de acciones de IV y la delegada de procesos
Canal de comunicación entre el supervisor del contrato y
los contratistas.

GESTION DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA
Socializar constantemente a las dependencias que aportan
Contratar personal por proyecto de inversión. insumos para la investigación administrativa la Circular
04 de 2018.
 Socializar constantemente a las dependencias que aportan
Solicitar capacitación para funcionarios a Talento insumos para la investigación administrativa, sobre los
Humano términos procesales dentro de las actuaciones
sancionatorias.

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA

Realizar mesas de trabajo con la dependencias que aportan
Promover en las reuniones de autoevaluación mecanismos insumos para la investigación administrativa para discutir
de fortalecimiento del clima laboral y la comunicación. sobre la calidad de los casos trasladados a la Delegada de
Procesos

Planear según las necesidades de la dependencia la

contratación de personal que apoye el proceso, haciendo
uso de los recursos de inversión asignados

Elaborar el instrumento de dosificación de sanciones que

trata la Ley 1949 de 2019.

Elaborar el procedimiento administrativo sancionatorio

para infracciones relacionadas con el no reporte de
información de que trata la Ley 1949 de 2019
 INICIO

DELEGADA PARA LA FUNCION JURISDICCIO

ADMINISTRACION DE JUSTICIA DENTRO DEL SGSSS
FORTALEZAS DEBILIDADES

Insuficiencia de personal ante el crecimiento exponencial

Personal capacitado.
demandas y/o solicitudes interpuestas.

Provision de vacantes en el area y contratacion de Ausencia de herramientas tecnologicas y sistema de

personal por presatacion de servicios. informacion propio de la Delegada.

Prevalencia de la función jurisdiccional frente a la Deficiencias en la interacción con otras áreas misionales y
jurisdicción ordinaria por especialidad. de apoyo de la entidad.

La delegada cuenta con personal idóneo para emitir

informes técnicos que soportan las decisiones claras, falta de líneas de decisión.
precisas y de fondo a los usuarios del Sistema de Salud .

Promulgación e implementación de la Ley 1949 de 2019

que amplía los términos para emitir decisiones en los
asuntos de competencia jurisdiccionales.

OPORTUNIDADES AMENAZAS
Mayor demanda (uso) de la función jurisdiccional por los
Falta de recurso humano y deserción del existente.
usuarios del SGSSS.

La concentración y centralización de la función

Mejora en las estrategias de comunicación.
jurisdiccional.

Crecimiento exponencial de solicitudes de demandas que

Articulacion con la rama judicial amenaza el cumplimiento de los términos establecidos por
la ley.

ADMINISTRACION DE JUSTICIA DENTRO DEL SGSSS

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA

Provision de vacantes y contratacion de personal por
Aumento de la planta de personal
prestacion de servicios.

Articulacion y dialogo con la rama judicial que permita Desconcentración de la función jurisdiccional a las
la unificacion de lineas de decisorias. diferentes regionales.
Interacción con otras dependencias para el correcto Dialogo permanente con la OTI orientado a la creacion e
direccionamiento del tramite jurisdiccional. implementación de herramientas tecnologicas.

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA

Divulgación del impacto generado por la función
Participacion actualización de las cargas laborales y
jurisdiccional en las demás dependencias de la SNS y del
reestructuración de la Función Jurisdiccional.
sector salud.

Implementar los protocolos de comunicación con la Rama Capacitar a todos los funcionarios en los asuntos de
Judicial. competencia de la función jurisdiccional.
NCION JURISDICCIONAL Y DE CONCILIACION
RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS DERIVADOS ENTRE LOS ACTORES DEL SGSSS
FORTALEZAS DEBILIDADES

Insuficiencia de personal ante el crecimiento de

Personal capacitado.
solicitudes interpuestas.

Ausencia de herramientas tecnologicas y sistema de

Líneas de decisión claras
informacion propio de la Delegada.

Atención de la solicitud de conciliación dentro del término

Deficiencias en la interacción con otras áreas misionales y
señalado en la Ley 640 de 2001

Falta de espacios físicos óptimos para el desarrollo de pre

Generación de espacios de concertación
jornadas y jornadas de conciliación.

OPORTUNIDADES AMENAZAS
Mayor demanda (uso) de la función conciliación por los
Falta de recurso humano.
usuarios del SGSSS.

Falta de claridad del usuarios de los efectos y alcances de

Difusión de la función de conciliación
la función de conciliación .

Presencia de la función de conciliación en el territorio

Crecimiento exponencial de solicitudes de demandas
nacional

RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS DERIVADOS ENTRE LOS ACTORES DEL SGSSS

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA

Implementar canales de comunicación mas adecuados y
Aumento de la planta de personal
asertivos.

Capacitación a las regionales sobre la función de

Planeación de pre jornadas y jornadas para la vigencia.
conciliación.
creacion e implementacion del cuadro de seguimiento a
los procesos de conciliacion para una articulada
informacion interna.

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA

Interacción con otras dependencias para el correcto Participacion actualización de las cargas laborales y
direccionamiento del tramite conciliatorio. reestructuración de la Función Jurisdiccional.

Divulgación del impacto generado por la función de Adelantar procesos de contratación de espacios físicos
conciliación en las demás dependencias de la SNS y del para el desarrollo de pre jornadas y jornadas de
sector salud. conciliación.
S DEL SGSSS
ADES

l crecimiento de

ologicas y sistema de
ada.

on otras áreas misionales y

os para el desarrollo de pre

ción.

AZAS

e los efectos y alcances de

icitudes de demandas

ES DEL SGSSS

TRATEGIAS DA

nal

obre la función de
TRATEGIAS FA

as cargas laborales y
Jurisdiccional.

ción de espacios físicos

as y jornadas de
 INICIO

GESTION CONTRACTUAL CONTROL FINANCIERO

FORTALEZAS DEBILIDADES FORTALEZAS

Proceso debidamente soportado por la Competencia y experticia profesional de los

Reprocesos.
norma contractual. funcionarios que gestionan el proceso

Estandarización de los instrumentos del

Idoneidad del personal del proceso Rotación de un proceso en diferentes sistema integrado de gestión en el
contractual. abogados componente del subsistema de gestión de la
Calidad.

Ejecución de procesos de validación de la

Acompañamiento a las áreas en los Aceptar radicación de solicitud de procesos
data con las areas receptoras del equipo
procesos contractuales contractuales incompletos.
financiero.

Utilización de las plataformas establecidas Numerosos formatos y procedimientos en el

por Colombia Compra Eficiente. Sistema Integrado de Gestión.

No existe una lista de chequeo por

modalidad de contratación

Falta de personal para suplir las necesidades

del equipo.
 OPORTUNIDADES AMENAZAS OPORTUNIDADES

Debilidad de las dependencias al momento

Mejoramiento en la planeación contractual Conciliación de información con las areas
de identificar los bienes y servicios que
de los diferentes procesos. fuente
desean adquirir.

Información incompleta al momento de Capacitación orientada al trabajo en equipo

Capacitación en temas relacionados con
solicitar algún cambio en el Plan Anual de y el fortalecimiento del sentido de
contratación estatal.
Adquisiciones. pertenencia institucional.

Falta de compromiso de las dependencias Experticia en el proceso de implementación

Mejoramiento continuo del proceso. para estructurar y cumplir con la información de administración de aplicaciones
que debe contener los estudios previos financieras con diferentes caracteristicas

GESTION CONTRACTUAL
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS
DO
Racionalizar el proceso para optimizarlo
Socializar el Manual de Contratación.
Incumplimiento de las fechas establecida
para la entrega de los estudios previos.
Traslado de cargos de esta dependencia a
otras sin suplir los mismos.
CONTROL FINANCIER
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA
DO
Solicitar al grupo de Talento Humano
Capacitar a los funcionarios que apoyan el
capacitaciones al respecto de orientación al
tema de contratación en los estructuración de
trabajo en equipo y el fortalecimiento del
estudios previos y documentos técnicos.
sentido de pertenencia institucional
Validaciones funcionales y de razonabilidad
sobre los procesamientos financieros que
afectan las cuentas por cobrar
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO

Solicitar que se incluya en el Plan

Institucional de Capacitación cursos,
Remitir un correo electrónico mensualmente Desarrollar cruces de información con las
diplomados, etc., relacionados con
a las dependencias que tienen programadas áreas que alimentan el proceso financiero de
contratación estatal para los funcionarios
contrataciones para ese mes. las cuentas.
del Grupo de Contratación de Bienes y
Servicios

Solicitar a Talento Humano que en el Plan

Institucional de Capacitación se incluyan
Sumar en capacitación por competencias a
Participar en las capacitaciones que brinda cursos, diplomados, etc., relacionados con
los profesionales que integran el equipo de
Colombia Compra Eficiente. estructuración de estudios previos y
trabajo.
documentos técnicos a las dependencias que
requieren contratar en la vigencia
Solicitar a Talento Humano se suplan los
cargos que fueron trasladados a otras
dependencias
CONTROL FINANCIERO DE CUENTAS GESTION CONTABLE
ALEZAS DEBILIDADES FORTALEZAS DEBILIDADES

Falta de capacitación y actualización en

Procesos manuales en la construcción de
icia profesional de los Trabajo en equipo de los funcionarios temas críticos del proceso, que permita
informes no generados por las aplicaciones
onan el proceso del área. mejorar competencias de los funcionarios
locales dispuestas por la SNS
del área.

Ausencia de sistemas de información y de

instrumentos del
soporte tecnico, que resuelvan las
estión en el Compromiso del Personal con la auto No cubrimiento de las ausencias del
necesidades de control, integración,
stema de gestión de la capacitación personal incapacitado o trasladado
razonabilidad, de la información financiera
de las cuentas por cobrar de la institución

Reprocesos en la generación de
información requerida por las areas por
de validación de la El uso de asientos manuales en el SIIF.
ausencia de credibilidad sobre las Actualización del Manual de políticas
ptoras del equipo Que pueden generar duplicidad o riesgos
consultas directas en las plataformas contables de la Entidad.
por procesos manuales.
dispuestas por la SNS para el control de
las cuentas por cobrar

Falta de software que garanticen la calidad

Ausencia de trabajo en equipo y sentido de y oportunidad de la información que
pertenecia. alimenta la contabilidad y generen certeza
en la calidad de la infomación.

Información proveniente de fuentes de

información sin calidad, ni oportunidad,
generando reprocesos
Personal con baja experticia profesional en
el sector público, para Entidades de
Gobierno y en el manejo del SIIF, entre
otros.
NIDADES AMENAZAS OPORTUNIDADES AMENAZAS

Toma de decisiones directivas sin Conciliación de información con Dificultades en la comunicación con
mación con las areas
medición de impactos en la operación dependencias fuente de la subdirección dependencias que reportan información
financiera. financiera. financiera.

Ausencia de integración de las areas Falta de interoperabilidad entre los

a al trabajo en equipo Apoyo entre compañeros de la
fuente de información dentro de la software que generan la información
el sentido de subdirección para el desarrollo de
operación financiera y su transversalidad contable, lo que obliga a la realización de
nal. actividades del área.
dentro de la entidad. registros manuales

Incluir en el PIC institucional los temas

so de implementación Ausencia de trabajo en equipo y enfoque críticos para la capacitación de los Reporte de información de manera
aplicaciones por procesos por parte de las areas funcionario del área Plan de inoportuna al grupo de contabilidad por
ntes caracteristicas fuente. Capacitación institucional con recursos parte de las áreas fuente de información.
de inversión
 No adherencia de las áreas fuente de la
Desarticulación y ausencia de aplicativos información a los requerimiento
que permitan el control de la información. establecidos en el Manual de Política
Contable de la Entidad.
Aplicativos utilizados en las áreas, para
Falta de oportunidad en el reporte de la
administración y control de la información,
información que alimenta el sistema
no confiable en el control y reporte de
financiero de las cuentas por cobrar por
saldos y cálculos para causación en la
parte de las áreas fuente
contabilidad.

NTROL FINANCIERO DE CUENTAS GESTION CONTABLE

ESTRATEGIAS ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA
O DO
Adecuación de los software para el óptimo
Fortalecer el trabajo en equipo y apoyo
funcionamiento, de acuerdo a las
Talento Humano de los funcionarios del área financiera,
necesidades financieras para el registro,
ecto de orientación al implementando rotación de actividades
control y reporte de información de áreas
fortalecimiento del estratégicas para evitar corte e
fuente de la información contable. De tal
institucional interrupción de procedimientos en casos
manera que se genere información
fortuitos.
razonable y verificable.

Evitar el uso de asientos manuales al Enfatizar la importancia de la construccion

mínimo, solo acudiendo a ellos en los y adapatacion de las políticas de operación
les y de razonabilidad
casos en que el SIIF no tenga el proceso de las áreas fuente de información
tos financieros que
automático y cuando se genere, contable, con el fin de unificar criterios
r cobrar
socializarlo con las áreas que intervienen para los procedimientos y manejo de la
en los registros.
Fortalecer las competencias del saber y información.
del hacer, a través de capacitaciones
incluidas en el PIC institucional en
temas críticos para el área financiera,
como son actualizaciones en: reforma y
procedimientos tributarios, Marco Optimizar utilización de procesos del SIIF
normativo contable de la Contaduria
General de la Nación, contratación,
finanzas públicas, derecho
administrativo para no abogados y
manejo de bases de datos, entre otros.)
ESTRATEGIAS FOACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FAACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA
Generar espacios de capacitación sobre las
caracteristicas de la información requerida
información con las
de las areas fuente; Delegada de Procesos
proceso financiero de
Administrativos, Grupo de Cobro
Persuasivo y de Jurisdicción Coactiva,
Grupo de Tesoreria.
n por competencias a
ntegran el equipo de
Establer al interior de la Subdirección
Conciliar permanentemente información
Financiera actualizaciones periódicas
con dependencias fuente de información
para todos los funcionarios on el fin de
contable.
fortalecer sus competencias.
Establecer con las áreas fuente de
información contable jornadas de
Realizar jornadas de socialización a las
revisión de las políticas contables, así
áreas que alimentan la información
como su socialización, para su
contable
actualización permanente y acorde a la
realidad institucional.
BLE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
DEBILIDADES FORTALEZAS DEBILIDADES FORTALEZAS

Se cuenta con un sistema

apacitación y actualización en
cos del proceso, que permita
mpetencias de los funcionarios
Vinculación de 2 profesionales que
apoyan la gestión del proceso
Falta compromiso a nivel de mandos
automatizado para el regis
medios en el desarrollo de las
compromisos y evaluación
actividades de implementación del
desempeño de los servidor
SGSST
de la entidad

miento de las ausencias del Grupo de trabajo de SST en

ncapacitado o trasladado provisionalidad y/o contratista

asientos manuales en el SIIF.

n generar duplicidad o riesgos
os manuales.

oftware que garanticen la calidad

dad de la información que
a contabilidad y generen certeza
ad de la infomación.

ón proveniente de fuentes de
ón sin calidad, ni oportunidad,
reprocesos
on baja experticia profesional en
úblico, para Entidades de
y en el manejo del SIIF, entre
 AMENAZAS OPORTUNIDADES AMENAZAS OPORTUNIDAD

es en la comunicación con Bajo nivel de importancia de los Metodologías y lineamientos

Equipo de trabajo cualificado y
ias que reportan información servidores en el seguimiento de las pública y de la comisión naci
comprometido con el proceso servicio civil.
normas de SST

teroperabilidad entre los Poder de negociación con las

ue generan la información compañías aseguradoras, gracias a la
o que obliga a la realización de garantía de la gestión del riesgo de la
manuales empresa.

e información de manera
a al grupo de contabilidad por
s áreas fuente de información.
 ncia de las áreas fuente de la
ón a los requerimiento
os en el Manual de Política
de la Entidad.
s utilizados en las áreas, para
ción y control de la información,
le en el control y reporte de
álculos para causación en la
ad.

BLE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO E

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS
ES Y/O ESTRATEGIAS DA
DO
n de los software para el óptimo
iento, de acuerdo a las
es financieras para el registro,
eporte de información de áreas
a información contable. De tal
e se genere información
y verificable.
ACCIONES Y/O ESTR
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA
DO
Realizar campañas se sensibilización para
Formular e implementar actividades generar compromiso de los funcionarios
de sensibilizacion de la importancia de sobre la participación de las actividades
Seguridad y Salud en el Trabajo del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo

a importancia de la construccion
ion de las políticas de operación
s fuente de información
con el fin de unificar criterios
ocedimientos y manejo de la
ón.
Solicitar apoyo de personal
complementario para desarrollar
algunas actividades de Seguridad y
Salud en el Trabajo

utilización de procesos del SIIF

 ES Y/O ESTRATEGIAS FA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FOACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA ACCIONES Y/O ESTRA
permanentemente información
dencias fuente de información
ornadas de socialización a las
alimentan la información
Promover a través de los diferentes canales
de comunicación la participación activa de
Definir el programa de seguridad y salud Realizar campañas permanen
los funcionarios en las actividades
en el trabajo considerando los apoyos de importancia de la evaluación
programadas para el cumplimiento del
entidades externas desempeño como herramient
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo
 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO FORTALECIMIENTO DE
FORTALEZAS DEBILIDADES FORTALEZAS

cuenta con un sistema

tomatizado para el registro de Recursos financieros asignados
Incumplimiento de términos en la evaluación del
mpromisos y evaluación de mediante proyecto de inversion para
desempeño
sempeño de los servidores públicos fortalecer la gestion de talento humano
la entidad

Análisis de las competencias de los

funcionarios para el Rediseño
organizacional de la entidad

Se cuenta con plan Institucional de

capacitación para el fortalecimiento de
competencias de los servidores públicos
de la entidad

Se cuenta con plan Institucional de

capacitación para el fortalecimiento de
competencias de los servidores públicos
de la entidad
 OPORTUNIDADES AMENAZAS OPORTUNIDADES

etodologías y lineamientos de la función Baja interiorización de los directivos sobre la Recursos financieros asignados
blica y de la comisión nacional del importancia de la evaluación del desempeño para mediante proyecto de inversion para
rvicio civil. el mejoramiento continuo fortalecer la gestion de talento humano

Planeación de mediano plazo.

Evaluación de las competencias.

 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO FORTALECIMIENTO D
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO
DO

Diseñar acciones orientadas a estimular la

Sensibilizar a los directivos y evaluadores sobre la participación de los todos los funcionarios,
importancia de realizar en los plazos establecidos la para optimizar los recursos con que cuenta la
evaluación del desempeño de los funcionarios entidad a través del proyecto de inversión
(cronograma)
CCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO

Realizar seguimiento a las actividades y términos Definir el plan de capacitación de acuerdo

alizar campañas permanentes sobre la
definidos en el proceso de evaluación de con el diagnostico de las necesidades
portancia de la evaluación del
desempeño, para dar cumplimiento a las normas teniendo encuentra los lineamientos y
sempeño como herramienta de mejora
vigentes. metodologías definidos por el gobierno
 FORTALECIMIENTO DE COMPETENCIAS BIENESTAR SOCIAL Y ESTIM
RTALEZAS DEBILIDADES FORTALEZAS

eros asignados
Deficiencia en la evaluación del impacto de los Se cuenta con plan de bienestar e incentivos de los
o de inversion para programas de capacitación. servidores públicos de la entidad
on de talento humano

ompetencias de los
Falta de personal de apoyo para desarrollar las
a el Rediseño actividades de capacitación
e la entidad

an Institucional de
a el fortalecimiento de
los servidores públicos

an Institucional de
a el fortalecimiento de
los servidores públicos
TUNIDADES AMENAZAS OPORTUNIDADES
Aprovechamiento de la coyuntura en la que se
mezclan el rediseño, reingeniería de procesos y
eros asignados Falta de compromiso del nivel directivo con los
fortalecimiento de los procesos de Transparencia e
o de inversion para eventos de capacitación para el fortalecimiento de
Integridad, con el fin de identificar las fallas tanto
on de talento humano competencias de los servidores públicos
en los procesos como en el relacionamiento
interno.

ediano plazo.

s competencias.
 FORTALECIMIENTO DE COMPETENCIAS BIENESTAR SOCIAL Y EST
O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO

rientadas a estimular la
s todos los funcionarios, Desarrollar las acciones para organizar la
Definir un cronograma del proceso de contratación que
recursos con que cuenta la
permita la agilización de su ejecución
informacion del proceso de Gestión del Talento
l proyecto de inversión Humano y plan de intervencion del clima laboral
O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO

capacitación de acuerdo Desarrollar eventos de sensibilización a los

Elaborar y desarrollar el plan de bienestar, estímulos e
de las necesidades directivos de la importancia de los eventos de
incentivos de acuerdo con las necesidades expresadas
los lineamientos y capacitación, con el fin de mejorar la operación de por los funcionarios
nidos por el gobierno la entidad
 SECRETARIA GENERAL
BIENESTAR SOCIAL Y ESTIMULOS ADMINISTRACIÓN DE PERS
ALEZAS DEBILIDADES FORTALEZAS

nestar e incentivos de los Débil Clima organizacional. Desmotivación por Profesionales interdisciplinarios competentes y
entidad parte de los funcionarios. comprometidos

Recursos asignados insuficientes para la Se cuenta con aplicativo para el procedimiento de

ejecución de las actividades de bienestar y clima nomina y herramienta para el manejo de la
organizacional información de la planta
NIDADES AMENAZAS OPORTUNIDADES
oyuntura en la que se
Aprovechamiento de la coyuntura en la que se mezclan
geniería de procesos y
el rediseño, reingeniería de procesos y fortalecimiento
cesos de Transparencia e Normatividad que restrinja el gasto con respecto a las
actividades de bienestar después de elaborado el Plan de los procesos de Transparencia e Integridad, con el
dentificar las fallas tanto de Bienestar.
fin de identificar las fallas tanto en los procesos como
el relacionamiento
en el relacionamiento interno.

Falta de recursos económicos e infraestructura La gestion del conocimiento es una dimension dentro
adecuada para el desarrollo de las actividades. del Modelo Integrado de Planeación y Gestión

Falta de compromiso de los funcionarios para

participar en las actividades del plan de bienestar
 Falta de compromiso de los funcionarios para
participar en las actividades del plan de bienestar

BIENESTAR SOCIAL Y ESTIMULOS ADMINISTRACIÓN DE PER

STRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO

Realizar jornadas de socialización y sensibilización

ara organizar la dirigidas a la alta dirección para difundir el plan de Formular y ejecutar actividades para organizar la
de Gestión del Talento bienestar y estímulos y sensibilizar sobre la informacion del proceso de Gestión del Talento
encion del clima laboral importancia de que se estimule su participación entre Humano y plan de intervencion del clima laboral
los funcionarios

Revisar y razonalizar los Procesos de Gestión del

Talento Humano

Soportar ante la alta dirección la necesidad de

incremento de personal
ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO

n de bienestar, estímulos e Asegurar que los recursos asignados para el

Realizar el rediseño institucional aprovechando las
s necesidades expresadas Bienestar Social y Estímulos, se ajuste a las competencias del Talento Humano
necesidades planteadas en el plan
 ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL GESTIÓN DOCUMENTAL
EZAS DEBILIDADES FORTALEZAS

Manejo de los datos, calidad de los datos y

oportunidad. Dispersión en las fuentes de
ios competentes y Existencia de Recursos en el proyecto de
información, inseguridad para la toma de
Inversión de Gestión Documental
decisiones basada en la información
existente.

Inclusión del proceso de gestión documental en

el procedimiento de - Historias laborales incompletas, no
el sistema integrado de gestión de la Entidad
manejo de la generan seguridad ni confiabilidad en la
como subsistema, (Procedimientos, Guías,
labor.
Formatos e Indicadores)

Existencia de lineamientos y directrices

establecidos y normados a través de
Alta rotación en la planta de personal.
resoluciones y circulares internas en la Entidad.
Existencia de Política de Gestión Documental.
Instrumentos archivísticos elaborados,
publicados y aprobados: Plan General de
Documentación -PGD, Plan Institucional de
No hay normograma de Talento Humano. Archivos-PINAR, Tablas de Retención
Fortalecimiento
Docuemtnal-TRD. de TVD,
la campaña
Modelo para
deautorización
Requisitos
de
de Documento Electrónico, Sistemadel
notificación electrónica a traves nRVCC
integrado
y del formato GDFT32,
de conservación - SIC lo cual ha permitido
Dificultades en la racionalización, consolidar y unificar la información de
estandarización y mejoramiento de los vigilados que han autorizado notificación
trámites para el grupo de valor del proceso electrónica, información que a la fecha esta
dispuesta para
Experticia todos
de los los funcionarios
miembros del equipoy de
Inequidad en la distribución de cargas contratistas que proyectan, revisan y suscriben
trabajo que apoyan el proceso. (experiencia en
laborales por falta de personal actos administartivos.
el negocio y en temas de Gestión Documental)

División del Trabajo por temas dentro del

Falta gestión del conocimiento.
Grupo de trabajo. Lideres dentro de cada tema

Poca importancia al uso de planeación de

Gran disposición del equipo de trabajo para
las actividades propias por los responsables
enfrentar las labores del Grupo.
de cada rol para su desarrollo
Fallas en la creación de confianza y
Estructuración del Proyecto para la
comunicación por desconocimiento de las
implementación del Gestor Documental de la
características del grupo de valor del
Entidad
proceso
 Arrendamiento de una bodega para el archivo de
documentos que brinda mayor espacio de
almacenamiento, especialmente destinada para
el archivo central y fondos documentales de la
Entidad.
Existencia de Archivadores que mejoran el
almacenamiento de las unidades de
conservación en el archivo de gestión de la
Entidad.

Conocimiento de la herramienta Supercor por el

personal deldeGrupo
El proceso de correspondencia
radicación y digitalización se
encuentra automatizado en la herramienta que
apoya la operación del proceso. La
digitalización de los documentos de entrada a la
fecha se encuentra
Conocimiento de laalherramienta
día Supercor por el
personal del Grupo de correspondencia
El proceso de radicación y digitalización se
encuentra automatizado en la herramienta que
apoya la operación del proceso. La
digitalización de los documentos de entrada a la
Se encuentra debidamente aprobado el
fecha se encuentra al día
Procedimiento de Correspondencia código
GDPD02 y se aplica para los trámites a nivel
Entidad.
Se estableció el Decálogo de Correspondencia -
Parámetros para radicación de correspondencia
La interoperabilidad con el operador de correo
de entrada.
electrónico certificado - Permite a los usuarios
internos el acceso a los acuses de recibo de los
documentos enviados por ese medio desde el
SUPERCOR.

IDADES AMENAZAS OPORTUNIDADES

ntura en la que se mezclan

rocesos y fortalecimiento Apoyo de la alta dirección para el
Debilidad en la planeación institucional de
ncia e Integridad, con el fortalecimento del Grupo de Destión
mediano plazo
nto en los procesos como Documental y su Administración.
.

Acompañamiento del Archivo General de la

es una dimension dentro
atraso tecnológico de la entidad Nación a los procesos tecnicos archivisticos de
neación y Gestión
la entidad.

Fortaleza del soporte legal del proceso

archivistico.
 Alineación y apoyo permanente con el Grupo de
Correspondencia conel Grupo de Notificaciones

Apoyo permanente por parte de la Alta

Dirección al procedimiento de Notificaciones

Apoyo interdependencias para realización de

campañas de socialización y aplicabilidad de las
políticas
Existenciadede
gestión documental.
normativa externa que apoya el
proceso, para el cumplimiento de la
normatividad del AGN y directrices que
respaldan el manejo documental coan normas
como
Plan deMIPG, Ley de transparencia
Mejoramiento Archivístico ya
concceso a la
información, etc
hallazgos que permiten mejorar la apropiación
del proceso por parte de las áreas quienes son
las encargadas de organizar sus Archivos de
Gestión.
Existencia de una herramienta que permite
automatizar algunas etapas del proceso -
SUPERCOR: Recepción, Producción, Gestión.

DMINISTRACIÓN DE PERSONAL GESTIÓN DOCUMENTA

TRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO
Revisar los procedimientos relacionados con
Gestión Documetal en lo relacionado con la
Realizar las actividades de provisión, seguridad de la información. (cadena de
des para organizar la
situaciones administrativas a través de los custodia, pérdida y reconstrucción de
Gestión del Talento
aplicativos y herramientas ajustados a los expedientes análoga y electrónica, recepción,
on del clima laboral
cambios tecnológicos, consulta y disposición de la información
análoga y electrónica) en el marco de las
normas del proceso archivístico.

Progamar acciones periodicas de seguimento

Realizar las actividades de provisión,
para identificar el nivel de apropiación de los
cesos de Gestión del situaciones administrativas a través de los
lineamientos y el proceso de Administración de
aplicativos y herramientas ajustados a los
la Gestión Documental en los Archivos de
cambios tecnológicos,
Gestión.

Realizar las actividades de provisión,

n la necesidad de situaciones administrativas a través de los Sustentar ante la alta dirección la cantidad y el
aplicativos y herramientas ajustados a los perfil del personal que se requiere.
cambios tecnológicos,
TRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO

Realizar las actividades de provisión,

Implementar una estrategia de gestión de cambio para
aprovechando las situaciones administrativas a través de los
la puesta en marcha del nuevo sistema de gestión
no aplicativos y herramientas ajustados a los documental.
cambios tecnológicos,
GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DE TASA
DEBILIDADES FORTALEZAS DEBILIDADES

Conocimiento en la normatividad legal Falta de documentación y actua

Falta de Flujos documentales. vigente metodología de costos

Falta de acciones de seguimiento orientadas a

identificar el nivel de apropiación de los lineamientos y Falta de la estandarización de la
Recursos tecnológicos
el proceso de Administración de la Gestión documental, información.
así como las directrices que se han dado en esta materia.

Insuficiencia en la documentación de procedimientos

relacionados con Gestión documetal en el marco de
Seguridad de la información. (cadena de custodia, No se tiene la verdad absoluta d
Disponibilidad de recursos físicos
pérdida y reconstrucción de expedientes análogos y reportado por los vigilados
electrónicos, recepción, consulta y disposición de la
información análoga y electrónica.
Falta apropiación de Procesos, Procedimientos de
Gestión Documental de la Entidad, así como de
formatos asociados a los procedimientos.
No se tiene conocimiento y defi
Desconocimiento y no cumplimiento de los Competencia técnica del recurso humano
universo total de los vigilados
lineamientos, políticas y procesos establecidas en esta
materia, por aparte de los funcionarios que administran
Falta de compromiso
los documentos en lasen la interiorización al momento
dependencias.
de expedir ordenes al Grupo de Notificaciones a traves
Procesos y procedimientos definidos en el Resistencia al cambio y al uso d
de actos administartivos, al no ordenar el tramite por SIG actualizaciones tecnológicas.
medios electronicos, por parte de los distintos
funcionarios
Falta y contratistas.
de personal de planta para dar continuidad a la Compromiso de la Alta Dirección para No se ejerce las acciones de IVC
gestión documental y alta rotación de los contratistas de tramitar el cambio en el legislativo de pasar información reportada por los v
apoyo (pérdida en la gestión del conocimiento). de Tasa a Contribución. manera oportuna

Vacantes del Grupo de Gestión Documental, sin Falta de respuesta oportuna de o

proveer, lo que genera sobrecarga en algunos dependencias a las solicitudes d
funcionarios. información y decreto de prueb
Personal de Gestión Documental con algunas
incapacidades físicas o enfermedades , que les Falta de trabajo en equipo de las
imposibilita realizar labores de archivo como carga de interesadas del proceso
cajas, manipulación de expedientes. (no los trasladan)
Inexistencia de un Gestor Documental que soporte todo
Existe una herramienta que auto
el proceso y que tenga interoperabilidad con los demás proceso apropiadamente.
aplicativos de la Entidad.
 Se incumple el plazo legal para
Falta actualización de TRD´s en el Sistema Supercor a
los recursos y revocatorias direc
partir de reestructuración de la Entidad. implica que se firmen fuera de l
Ausencia de profesionales especializados en
restauración y conservación para la implementación del No se asume de forma oportuna
responsabilidades de cada área c
Sistema Integrado de Conservación-SIC-. Así mismo, establece el Decreto 2462 de 20
de un historiador para apoyar los procesos de la Resolución 1520 de 2014.
Carencia
valoracióndeprimaria
conceptos técnicos de valoración
y segundaria.
documental ( primaria y secundaria) para las Tablas de Falta de conceptos oportunos po
Retención Documental-TRD v1,v2 y v3 de la Entidad, Oficina Asesora Jurídica en la d
con el objetivo de definir e identificar la disposición aspectos inherentes a la TASA.
Falta
final ydeelinstrumentos
procedimentopara la medición
preciso de las
de la documentación. No se cumple el atributo de opo
condiciones de temperatura y humedad relativa de los las salidas del proceso
Archivos de Gestión en el nivel central y regionales.
Mala utilización de espacio de archivadores, se utilizan Falta de interoperabilidad del so
para almacenar cosas diferentes a documentos, por falta los demás sistemas de informac
de otros espacios para almacenar. necesarios
Carencia de un inventario documental unificado de lo No se consolida la información
que existe en el archivo central las diferentes fuentes, en un rep

Falta de identificación en el pro

Falta de seguimento a la programación de limpiezas de
de las actividades propias para l
los archivos
Falta (Gestión
digitalización deydocumentos
Central) de salida por la del universo de vigilados.
entidad, o en su defecto la implementación de la firma
No nos hacemos parte de los pro
digital para lograr ahorro de papel, así como falta liquidación de las entidades
medición de calidad y oportunidad en los documentos
digitalizados (salida). Se incumple el plazo legal, para
Cambio de los operadores de correo en razón a los
liquidaciones adicionales (quinc
procesos de contratación. siguientes a su radicación.

AMENAZAS OPORTUNIDADES AMENAZAS

Recursos del Proyecto de Inversión insuficientes para El procedimiento de notificacio

dar cubrimiento a todas las contrataciones necesarias
para el correcto funcionamiento del proceso de Gestión
Documental.
Fortalecer los sistemas tecnológicos para una política de operación que de
consolidar la información de Tasa en un tiempo para el cargue de la fech
repositorio notificación de los respectivos s
SGT.

Deficiente servicio por parte del operador que presta el

servicio de correspondencia. Demoras en la entrega de No cumplimiento de los tiempo
Posibilidad de buscar mejores prácticas establecidos para la entrega de c
pruebas por Correspondencia (guía de entrega de
para el levantamiento de la información con notificaciones, así como demora
documentos, devoluciones y certificaciones) al grupo calidad de los soportes respectivos al G
de notificacionesDeficiente servicio por parte del Notificaciones.
operador que presta el servicio de correspondencia
Datos erróneos dentro del texto del acto administrativo
y en direcciones o datos de contacto de los vigilados,
como tambien en los mismos se ordena notificar a dos Aplicación de interoperabilidad con otras
direcciones generando esto demoras y reprocesos en el entidades
procedimiento de notificaciones, toda vez que es
imperativo realizarlas.
 Talento humano insuficiente en las áreas, para la Interés de los vigilados en el uso de los
dedicación exclusiva al manejo de la gestión canales de comunicación habilitados para la
documental. Gestión de Tasa

No existen apropiación por algunos jefes de área sobre Generación de planes de mejoramiento con
la importancia de mantener sus archivos organizados. las auditorías de tercera parte

Falta de un Gestor Documental, que permita la gestión

La fórmula de liquidación de Tasa esta
integral de la documentación en el marco de lo establecida por Ley y Decretos
normado.
Dificultades en la planeación y agilidad de algunos
procesos de contratación: personal, digitalización, cajas
y carpetas, lo que ha dificultado la organización de
archivos.

Fallas técnicas en las plataformas de producción y envío

de guías (operadores de correo)

Deficiente conocimiento por parte de los funcionarios

de la entidad, en cuanto al aplicativo del sistema de
correspondencia.

GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DE TASA

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA ACCIONES Y/O ESTRAT
DO

Gestionar el nombramieto de un historiador que permita Gestionar recurso que permitan

elaborar, sustentar ante las instacias pertientes ( Comité Revisión de los procedimientos de Tasa y repotencializar el Sistema de Ge
Notificaciones de las políticas de operación Tasa, paralelo al fortalecimiento
y AGN ) y aplicar los conceptos técnicos de valoración y tiempos. competencias del recurso huma
documental interviene en el proceso.

Realizar mesas de trabajo con el Grupo de

Correspondencia y el Operador Logístico con el fin de
concientizarlos sobre la importancia del trámite
oportuno de las notificaciones

Solicitar a la OTI mejoras en la funcionalidad del

SUPERCOR, en el cargue de imágenes y la
implementación de firma digital y/o electrónica
 ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA
Incrementar el uso de medios electrónicos asi como la
Notificación Electrónica
Realizar campañas a los grupos de valor para fortalecer
el uso de medios electrónicos y la notificación
electrónica
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRAT
Gestionar recurso que permitan
Revisión de los procedimientos de Tasa y repotencializar el Sistema de Ge
Notificaciones de las políticas de operación Tasa, paralelo al fortalecimiento
y tiempos. competencias del recurso huma
interviene en el proceso.
Realizar campañas informativas sobre las bondades del
sistema de correspondencia.
DE TASA GESTIÓN PRESUPUESTAL
DEBILIDADES FORTALEZAS DEBILIDADES

Exceso de trabajo operativo que puede

alta de documentación y actualización de la Disposición y compromiso por parte de
inducir al error y/o no cumplimiento en
metodología de costos los integrantes del Equipo de Presupuesto.
la entrega de los productos del proceso

Conocimiento por parte de los

alta de la estandarización de las fuentes de
funcionarios del grupo sobre el proceso
nformación.
presupuestal.

Facilidad de los funcionarios del grupo

o se tiene la verdad absoluta del dato para realizar procesos de comunicación
eportado por los vigilados asertiva con las diferentes áreas
involucradas en el proceso.

o se tiene conocimiento y definición del

niverso total de los vigilados

esistencia al cambio y al uso de las

ctualizaciones tecnológicas.

o se ejerce las acciones de IVC sobre la

nformación reportada por los vigilados de
manera oportuna

alta de respuesta oportuna de otras

ependencias a las solicitudes de
nformación y decreto de pruebas.

alta de trabajo en equipo de las partes

nteresadas del proceso

xiste una herramienta que automatiza el

roceso apropiadamente.
 e incumple el plazo legal para sustanciar
os recursos y revocatorias directas, lo que
mplica que se firmen fuera de los términos.

o se asume de forma oportuna las

esponsabilidades de cada área conforme lo
stablece el Decreto 2462 de 2013 y
esolución 1520 de 2014.
alta de conceptos oportunos por parte de la
ficina Asesora Jurídica en la definición de
spectos inherentes a la TASA.
o se cumple el atributo de oportunidad con
s salidas del proceso
alta de interoperabilidad del software con
os demás sistemas de información
ecesarios
o se consolida la información obtenida de
s diferentes fuentes, en un repositorio

alta de identificación en el procedimiento

e las actividades propias para la depuración
el universo de vigilados.
o nos hacemos parte de los procesos de
quidación de las entidades
e incumple el plazo legal, para expedir
quidaciones adicionales (quince (15) días)
guientes a su radicación.

AMENAZAS OPORTUNIDADES AMENAZAS

l procedimiento de notificaciones no tiene

na política de operación que defina el
empo para el cargue de la fecha de
otificación de los respectivos soportes en
GT.
Fortalecimiento tecnológico para
Demora trámites presupuestales en el
minimizar el riesgo de no cumplimiento
MHCP
de los objetivos del proceso.

o cumplimiento de los tiempos

stablecidos para la entrega de citaciones y
Mejoramiento y celeridad del proceso con Falta de planeación por parte de las
otificaciones, así como demoras en el envío
los cambios que se realizan en el SIIF. áreas ejecutoras de presupuesto
e los soportes respectivos al Grupo de
otificaciones.

Desconocimiento en el tema
presupuestal por parte de las áreas
ejecutoras
 Imposibilidad para acceder al SIIF por
fallas o restricciones del aplicativo.

Entrega de información inoportuna e

incompleta por parte de las
dependencias solicitantes de trámites
presupuestales

Rotación del personal responsable de

la información presupuestal en las
áreas ejecutoras (enlaces)

DE TASA GESTIÓN PRESUPUESTAL

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA
DO

estionar recurso que permitan Capacitar a los enlaces de cada

epotencializar el Sistema de Gestión de Solicitar capacitación de los Funcionarios dependencia y a los responsables del
asa, paralelo al fortalecimiento de las de Presupuesto en temas relacionados con manejo presupuestal en procesos y
ompetencias del recurso humano que el área y sus funciones procedimientos del proceso de Gestión
nterviene en el proceso. Presupuestal.
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA

estionar recurso que permitan Realizar socializaciones en temas

Identificar y utilizar los mecanismos de
epotencializar el Sistema de Gestión de presupuestales a enlaces de cada
comunicación de los funcionarios del área
asa, paralelo al fortalecimiento de las dependencia y responsables de la
con los responsables del manejo
ompetencias del recurso humano que gestión presupuestal (líderes de
presupuestal
nterviene en el proceso. procesos).
 GESTIÓN TESORERÍA ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DE CONSUM
FORTALEZAS DEBILIDADES FORTALEZAS

Falta de capacitación y actualización

sobre la normativa propia del proceso,
Trabajo en equipo de los funcionarios
del área.
que mejore la competencia de los Apoyo de la alta dirección.
funcionarios que operan en el área por
parte de la entidad.

No cubrimiento de las ausencias del Se cuenta con la disposición y

Compromiso del Personal con la Auto
capacitación
personal incapacitado, en vacaciones o compromiso del personal de
trasladado almacén.

El realizar asientos contables manuales Se dispone de herramienta

Implantación e implementación de en el SIIF, que pueden generar tecnológica Aplica para el control
políticas contables de la SNS. duplicidad de asientos contables que de los insumos de consumo y
fectando la información financiera. bienes de la entidad

Falta de interoperabilidad entre los se dispone de espacio adecuado

Estabilidad laboral de los funcionarios software que generan la información
de area contable, lo que obliga a la realización de
para el almacenamiento de los
registros manuales bienes
 OPORTUNIDADES AMENAZAS OPORTUNIDADES

Conciliación con las dependencias de Dificultades en la comunicación con

Continuidad del recurso humano
la subdirección financiera que reportan dependencias que reportan información
información. financiera. de apoyo.

Falta de interoperabilidad entre los

Apoyo entre compañeros de la
software que generan la información Implementación de la firma digital
subdirección financiera para el
contable, lo que obliga a la realización de del Aplicativo "Aplica"
desarrollo de actividades del área.
registros manuales

Información remitida sin calidad, ni

Plan de Capacitación institucional con
oportunidad por parte de los
recursos de inversión
proveedores, generando reprocesos
 No adherencia de las áreas fuente de la
información a los requerimiento
establecidos en el Manual de Política
Contable de la Entidad.
Aplicativos utilizados en las áreas, para
administración y control de la
información, no confiable en el control y
reporte de saldos y cálculos para
causación en la contabilidad.

GESTIÓN TESORERÍA ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DE CONSUM

ACCIONES Y/O ACCIONES Y/O
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA
ESTRATEGIAS DO ESTRATEGIAS DO

Fortalecer el trabajo en equipo y Realizar campañas de

Solicitar a la alta gerencia la adecuación
apoyo de los funcionarios de toda el socialización del procedimiento
e interoperabilidad de los software
área financiera Implementando la
rotación de actividades estratégicas
adquiridos para el registro, control y para solicitar bienes o servicios y
reporte de información de la áreas que el cuidado que se debe tener con
para evitar corte e interrupción de
alimentan la contabilidad. estos.
procedimientos.

Enfatizar en reuniones la importancia de

Evitar el uso de asientos manuales al
la construccion y adopcion de las
mínimo, solo acudiendo a ellos en los
políticas de operación de actividades
casos en que el SIIF no tenga el
transversales a otras áreas, para unificar
proceso automático y cuando se
criterios obligatorios de consulta y
genere, socializarlo con todo el grupo
manejo de las herramientas de
que interviene en dicho asiento
actualización del estado de las cuentas
contable.
por cobrar

Aprovechar las capacitaciones técnicas

del área contable (temas tributarios, Optimizar la utilización de procesos del
nuevo marco regulatorio contable SIIF, aprovechando las capacitaciones
NICSP, normativos, de contratación y externas de Minhacienda.
finanzas públicas.)
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS ACCIONES
FO Y/O ESTRATEGIAS FA
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO

Institucionalizar actualizaciones Rendir informes periódicos a la alta

periódicas entre todos los funcionarios Conciliar permanentemente información dirección sobre la gestión en la
del área financiera para fortalecer sus con dependencias. Administración de los Bienes de
competencias. Consumo y Devolutivos

Realizar en las jornadas de

Realizar jornadas de socialización a las
autoevaluación la revisión de las
áreas que alimentan la información
políticas contables, así como su
contable
socialización.
Insistir en la importancia de la aplicación
de las polciticas Contables establecidas
para la entidad, a los grupos que reportan
la información financiera de la SNS
E LOS BIENES DE CONSUMO Y DEVOLUTIVO PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS GENERALES
DEBILIDADES FORTALEZAS DEBILIDADES

Desconocimiento de los Requerimientos

procedimientos para realizar Asignación de recursos de sobredimensionados frente a la
solicitudes de bienes o servicios por funcionamiento capacidad o responsabilidad
parte de los funcionarios institucional

Falta de responsabilidad de los Mejora de la infraestructura

inoportunidad en la solicitud de los
funcionarios con los bienes requerida para la correcta gestión
servicios a los proveedores
asignados. del proceso.

falta de compromiso de los

funcionarios de la entidad, con la se cuenta con herramienta de incumplimiento en la prestación de
actualización oportuna del gestión de las solicitudes adecuada los servicios tercerizados
inventario a su cargo

equipo comprometido y conocedor falta de control en la ejecución de

de sus funciones los contratos

apoyo de la alta dirección a la

gestión del grupo
 AMENAZAS OPORTUNIDADES AMENAZAS

Incumplimiento en la entrega por Desperdicio de los servicios

Posibilidad de redefinir los estudios
parte de los proveedores de los previos de la contratación
públicos por parte de los
bienes servidores de la entidad

Presupuesto insuficiente para la Continuidad del recurso humano de Recortes inesperados de

compra de bienes de consumo apoyo. presupuesto

Falta de unificación de criterios en Fallas en la priorización y

el grupo de contratación para coordinación con el área de
adquirir los bienes y servicios contratos
 Desabastecimiento de insumos por
parte de los proveedores.
falta de coordinación de la OTI con
el grupo de recursos físicos, para la
compra de elemento tecnológicos y
sus insumos

E LOS BIENES DE CONSUMO Y DEVOLUTIVO PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS GENERALES

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA
DO

Dar a conocer la importancia del uso

adecuado de los bienes y servicios a Solicitar a talento humano la provisión Capacitar al grupo en las normas del
través de capacitaciones a los de los cargos faltantes. Manual de ética y Buen Gobierno
funcionarios

Identificar las dependencias de alto

consumo de papel para definir
estrategias de reducción.
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS ACCIONES
FO Y/O ESTRATEGIAS FA

Realizar análisis de solicitudes de

insumos frente a lo suministrado,
Socializar el manual de acuerdos de Realizar campañas de uso racional
que permita mejorar su control y nivel de servicios de los recursos públicos
soportar la insuficiencia de la
asignación de recursos económicos

Proponer y liderar mesas de trabajo

para definir la modalidad de
contratación y la continuidad de
quien realiza el proceso
 INICIO

CONCEPTOS Y ASESORIA JURIDICA REPRESENTACI

FORTALEZAS DEBILIDADES FORTALEZAS

Emisión de las respuestas dentro d

Competencia y compromiso del recurso
Insuficiencia de personal (de planta) termino otorgado por los despa
humano
judiciales.

Falta de un normograma o compendio

Recursos tecnológicos que permiten poner en normativo que facilite la búsqueda y análisis de
Entendimiento y responsabilidad de
conocimiento las decisiones al interior del la normatividad y jurisprudencia actualizada, lo
funcionarios frente al riesgo jurídico.
grupo (Boletín jurídico) que incide en la adecuada y expedita
proyección de respuestas a solicitudes.

Crecimiento de la planta una vez se apruebe el Vencimiento de términos como consecuencia Compromiso por parte de los funcion
rediseño de la falta de personal al interior del grupo. frente a la cantidad de tutelas asignadas

Crecimiento de la planta una vez se apr

el rediseño

OPORTUNIDADES AMENAZAS OPORTUNIDADES

Crecimiento de planta una vez se aprue
Capacitar a los funcionarios en temas Inadecuado direccionamiento de la rediseño
especificos relacionados con las funciones del correspondencia por falta de conocimiento de
grupo. las funciones del grupo de conceptos.

Demora en el traslado por otras dependencias
Interrelación con otras entidades del estado
de solicitudes por competencia
Implementación de nuevos mecanismos
el proceso de revisión y envio d
respuestas.

Asignación de recursos económicos para el Vencimiento de términos como consecuencia Proyecto liderado por Min Salud y
de una inapropiada y tardía remisión de
cumplimiento de los objetivos del grupo. solicitudes a la Oficina Asesora Jurídica. Justicia para gestión de tutelas en Tribun

CONCEPTOS Y ASESORIA JURIDICA REPRESENTACIO

ACCIONES Y/O ESTRATEGIA
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA
DO

Solicitar que se realicen capacitaciones que Capacitar a los funcionarios en temas

fortalezcan al grupo de conceptos las cuales Realizar jornadas de actualización normativa al específicos con el propósito de ampliar e
deben ir enfocadas a las actividades y funciones interior del grupo conocimiento en diversos temas para
que se ejecutan durante el proceso garantizar la adecuada respuesta.

Socializar con los funcionarios encargados de

Ejecución del rubro presupuestal asignado para la recepción y radicación de la correspondencia
Implementar nuevos mecanismos en el
la contratación del Normograma y en las competencias del grupo, de manera que
proceso de revisión y envio de la respue
actualización Normativa puedan direccionar correctamente las
solicitudes.

Solicitar el desarrollo de una herramient

tecnólogica que permita el adecuado rep
y administración de tutelas, teniendo en
cuenta la participación en la gestión a m
de un funcionario.
 ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS

Concertar con el grupo de Correspondencia

Conformar una biblioteca VIRTUAL con
mesas de trabajo para coordinar el Incentivar a los funcionarios que tenga
literatura acerca de los temas relacionados con
direccionamiento de correspondencia de desempeño sobresaliente.
las competencias de la Entidad.
competencia del Grupo.

Fortalecer el grupo de tutelas por medi

Contratar el normograma como herramienta de la contratación de abogados con carg
consulta para las diferentes areas de la Entidad. proyecto de inversión con el propósit
equilibrar cargas laborales.

Asignar las funciones al interior del G

de acuerdo con las fortalezas de cada un
los integrantes.
 OFICINA ASESORA JURIDICA

REPRESENTACION JUDICIAL EN TUTELAS COBRO PERSUASIVO Y JURISDICCIÓN COA

FORTALEZAS DEBILIDADES FORTALEZAS
Insuficiencia de personal para el manejo de Modelo de gestión de procesos
de las respuestas dentro del
reparto y proyeccion de respuestas ante el implementado, para generar una mayor
otorgado por los despachos
incremento exponecial mes a mes del numero cantidad de impulsos en periodos de tiempo
de tutelas en que se vicula a la SNS, mas cortos

Asignación en reparto a los abogados bajo

ento y responsabilidad de los Falta de capacitación de personal en temas el esquema de deudores, para tener
os frente al riesgo jurídico. específicos al área. continuidad en la gestión y mejorar el
control del proceso

iso por parte de los funcionarios Centralización de las revisión de los proyectos Crecimiento de la planta una vez se
cantidad de tutelas asignadas de respuesta en un solo funcionario. apruebe el rediseño

Centralización de la priorización de los oficios

to de la planta una vez se apruebe y documentos relacionados que pueden generar
o un riesgo jurídico para la entidad en un solo
funcionario, para su reparto.

Dificultades para el envio eficiente de las

respuestas emitidas

OPORTUNIDADES AMENAZAS OPORTUNIDADES

to de planta una vez se apruebe el Falta de respuesta por parte de las dependencias
a los requerimientos realizados por el Grupo de Apoyar la gestión de los profesionales del
Tutelas Grupo por medio de la contratación de
abogados.
tación de nuevos mecanismos para Los acuerdos de servicios no se esta
o de revisión y envio de la cumpliendo. Capacitar a los funcionarios en temas
. especificos relacionados con las funciones
del grupo.

Entrega por fuera de tiempo de las respuestas

por parte del operador de correspondencia. Diseño de herramienta tecnólogica que
liderado por Min Salud y Min permita la implementación y conservación
ra gestión de tutelas en Tribunales del expediente digital al igual que la
generación de etapas procesales.

Fallas constantes en el sistema de gestión de

correspondencia que impide cargar con agilidad
las respuestas emitidas

Insuficiencia en los recursos fisicos para emitir

las respuesta, como impresoras y papel.

REPRESENTACION JUDICIAL EN TUTELAS COBRO PERSUASIVO Y JURISDICCIÓN C

ONES Y/O ESTRATEGIAS ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA
DO DO

a los funcionarios en temas

Tramitar la contratación de abogados con cargo Solicitar la provisión de vacantes existentes
s con el propósito de ampliar el
a los recursos del proyecto de inversión para con experiencia en el manejo masivo en
nto en diversos temas para
apoyo a la gestión del Grupo. gestión documental y de archivo.
la adecuada respuesta.

Revisar y socializar con las areas directamente

Diseñar estrategias de cobro que mitigen la
tar nuevos mecanismos en el relacionadas en emitir las respuestas los
pérdida de fuerza ejecutoria y fortalezcan el
e revisión y envio de la respuestas. tiempos para evitar el vencimiento ante los
recaudo de cartera.
Despachos Judiciales.

l desarrollo de una herramienta Solicitar a las areas encargadas de la provisión

a que permita el adecuado reparto de recursos tecnólogicos y físicos la oportuna
ración de tutelas, teniendo en atención a los requerimientos para evitar
participación en la gestión a más cuellos de botella en las actividades
ionario. relacionadas al interior del grupo.
NES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO

Concertar con el grupo de Correspondencia

Digitalizar y conservar el expediente
a los funcionarios que tengan un mesas de trabajo para coordinar el
electrónico para facilitar la consulta y
o sobresaliente. direccionamiento de correspondencia de
administración del mismo.
competencia del Grupo.

el grupo de tutelas por medio de

Evaluar y realizar seguimiento continúo a
ación de abogados con cargo al
la gestión de los contratistas y funcionarios
de inversión con el propósito de
al interior del Grupo.
cargas laborales.

as funciones al interior del Grupo

o con las fortalezas de cada uno de
ntes.
UASIVO Y JURISDICCIÓN COACTIVA REPRESENTACIÓN JUDICIAL Y EXTRAJUDICIAL
DEBILIDADES
Falta de personal asistencial suficiente para la
FORTALEZAS DEBILIDADES
gestión de archivo de los expedientes (manejo
y control del archivo, inclusión de Exceso de carga de los profesionales
Disponibilidad de recursos económicos
documentos en las carpetas físicas y virtuales encargados en la defensa lo que repercute en
para contratación.
y, búsqueda y entrega de las mismas a los la calidad de las diferentes actuaciones.
sustanciadores para la generación de
impulsos)
Falta de personal asistencial suficiente para la Las exigencias de la gestión de los procesos
gestión documental (Preparación y entrega de no permiten cumplir con la curva de
Disponibilidad de recursos físicos
los documentos y planillas al Grupo de aprendizaje para los profesionales nuevos en
Correspondencia) el grupo.

Pérdida de fuerza ejecutoria del acto Falta de seguimiento de los procesos a cargo
Disponibilidad presupuestal de la entidad
administrativo de imposición de la obligación, de cada profesional y las dificultades de la
para comisiones dentro y fuera de la
en el traslado del expediente por las vigilancia para ciertos procesos que no se
ciudad de Bogotá
dependencias actualizan en el sistema de la Rama Judicial.

Falta de un sistema de información para el

Trabajo en equipo
seguimiento de los procesos y conciliaciones.

Las decisiones del Comité son

herramientas para la defensa de la Alta rotación de apoderados
entidad.

Compromiso de los apoderados al Falta de personal asistencial para el manejo

interior del Grupo. de la gestión documental y archivo.

Crecimiento de la planta una vez se Insuficiencia de espacio para el

apruebe el rediseño. almacenamiento de archivo físicos

Falta de abogados vinculados a la planta de

la Entidad para apoyar directamente el
proceso.

AMENAZAS OPORTUNIDADES AMENAZAS

Falta de recursos tecnológicos para acceder en
Aprovechamiento de las capacitaciones Ausencia de un criterio único en los jueces
línea al estado actual de cartera de las
en temas relacionados con la defensa administrativos y falta de seguridad jurídica
obligaciones para la toma oportuna de
jurídica de la entidad. para las situaciones de la superintendencia.
decisiones (Saldos de cartera)
 Coordinación con otras entidades del
Traslado de expedientes con perdida de fuerza Inoportuno direccionamiento de la
estado (Agencia Nacional de Defensa
ejecutoria correspondencia.
Jurídica del Estado - ANDJE, min salud)

Sistematización y acceso sencillo a las Falta de inclusión de temas relacionados con

Falta de provisión oportuna de las vacantes
sentencias de los jueces (Consejo de el proceso en el PIC (Plan Institucional de
del grupo
Estado y Tribunales Administrativos). Capacitación)

Inaplicación de pagos en el proceso de control Demora en la contratación de la firma que

financiero de cuentas ejecuta la vigilancia judicial.

Demora en la remisión de antecedentes

administrativos por las dependendencias de
Insuficiente espacio para el almacenamiento la Superintendencia donde reposan, esta
de expedientes asignados al Grupo de Cobro. circunstancia no permite estructurar la
defensa adecuadamente y expone a sanciones
a los apoderados de la entidad.

Insuficiencia de espacio para el

almacenamiento de archivo físicos

ASIVO Y JURISDICCIÓN COACTIVA REPRESENTACIÓN JUDICIAL Y EXTRAJUDICIAL

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA
DO

Solicitar al grupo de talento humano que los

Realizar la gestión de cobro respecto de las Crear los criterios de defensa de la apoderados sean de planta y que tengan con
obligaciones trasladadas al grupo que Entidad como guia de trabajo para los conocimientos específicos, o que siendo
presenten saldo por cobrar. abogados y contratistas. contratistas no se interrumpa la defensa de la
entidad.

Solicitar capacitaciones de actualización que

Unificar el sistema de información para
Advertir todas las situaciones anómalas del fortalezcan los conocimientos de los
gestión y seguimiento de las demandas y
proceso de gestión financiero de cuentas. apoderados para el ejercicio de la defensa
solicitudes de conciliación.
judicial.

Requerir ante la dependencia responsable de

Solicitar Capacitación para el personal la asignación de los recursos, la
asistencial en temas como gestión disponibilidad y adecuación de un espacio
documental, atención al público y demás físico que cumpla con las condiciones
asuntos asociados al proceso. necesarias para el almacenamiento de los
expedientes.
 Revisar y socializar con las areas
Contratar funcionarios capacitados y con directamente relacionadas en emitir las
experticia en manejo de altos volumenes de respuestas los tiempos para evitar el
informacion para permitir el cumplimiento al vencimiento de terminos y sanciones a los
interior del grupo abogados.

Socializar con las areas involucradas en el

Revisar y depurar los expedientes en gestión proceso de contratación la importancia de
con el propósito de trasladar a archivo central llevar a cabo los tramites de acuerdo a las
todos aquellos que por acciones jurídicas no necesidades del grupo de Defensa Judicial.
se les pueda ejercer proceso de cobro.

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FOACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA

Realizar reuniones con los miembros del Coordinar con la Entidades externas el Concertar con el grupo de Correspondencia
Grupo para la retroalimentación de casos planteamiento de estrategias de Defensa mesas de trabajo para coordinar el
complejos y la definición de líneas y para fortalecer la linea defensa de la direccionamiento de correspondencia de
estrategias de cobro. Superintendencia Nacional de Salud. competencia del Grupo.

Solicitar a la Subdirección Financiera reportes Definir con cargo al proyecto de

depurados y confiables de los estados de inversión una alianza para la
cuenta de las obligaciones para ser utilizados accesibilidad y consulta de sentencias en
como insumo dentro del proceso de cobro. las diferentes instancias judiciales.
DICIAL
IDADES

de los profesionales
nsa lo que repercute en
entes actuaciones.

gestión de los procesos

lir con la curva de
profesionales nuevos en

de los procesos a cargo

y las dificultades de la
os procesos que no se
ma de la Rama Judicial.

de información para el
ocesos y conciliaciones.

erados

stencial para el manejo

ntal y archivo.

espacio para el
chivo físicos

nculados a la planta de
poyar directamente el

NAZAS

rio único en los jueces

a de seguridad jurídica
e la superintendencia.
 ionamiento de la

temas relacionados con

C (Plan Institucional de

tación de la firma que

udicial.

isión de antecedentes
as dependendencias de
a donde reposan, esta
ermite estructurar la
te y expone a sanciones
a entidad.

espacio para el
chivo físicos

AJUDICIAL

ESTRATEGIAS DA

talento humano que los

planta y que tengan con
cíficos, o que siendo
rrumpa la defensa de la

es de actualización que
onocimientos de los
ejercicio de la defensa

ndencia responsable de
los recursos, la
cuación de un espacio
con las condiciones
almacenamiento de los
zar con las areas
nadas en emitir las
mpos para evitar el
inos y sanciones a los

reas involucradas en el
ción la importancia de
mites de acuerdo a las
o de Defensa Judicial.

ESTRATEGIAS FA

po de Correspondencia
para coordinar el
correspondencia de
po.
 INICIO
GESTION DE SERVICIOS TECNOLOGICOS
FORTALEZAS
Disponer de buenas prácticas de TI tales como:
ITIL, Seguridad de la Información.
Fortalecimiento y actualización de las
capacidades internas del recurso humano de la No aprovechamiento al máximo de las
OTI (, ITIL fund, RCV, OSA, Gerencia de
Proyectos, Cobit, ISO 22301:2012 Gestión de para el trabajo colaborativo de la OTI.
Continuidad del Negocio).
Se dispone de un presupuesto razonable para
asegurar la disponibilidad de los servicios
Tecnológicos
Disponer de un esquema flexible de nube
privada para los servicios de TI alojados en el
Centro de datos.
Tiempos de respuesta oportunos en la entrega
de servicios requeridos por áreas funcionales o
nuevas soluciones de servicios de TI alojados
en el Centro de datos.
Uso y apropiación de las nuevas herramientas,
como: Skype Empresarial, Excel, Word,
Exchange online, Power Point, Outlook.
Dos de los procedimientos implementados del
marco de referencia ITIL se encuentran en un
grado de maduración alto: Gestión de incidente
y requerimientos
Plataforma de infraestructura de TI con un
adecuado nivel de actualización tecnológica.
Alto nivel de cumplimiento normativo del
dominio de Servicios Tecnológicos frente al
marco
La de referencia
entidad de MinTIC.
ha dispuesto soluciones
Tecnológicas para facilitar el acceso a los
servicios de la entidad para los usuarios del
SGSSS
OPORTUNIDADES
Acceder y/o adquirir tecnologías de punta que estandarización de los conceptos jurídicos y
contribuyen en la madurez de la arquitectura de contractuales en el grupo de contratación, ii)
TI de la entidad.
Mantener buenas relaciones y contar con el
aporte comprometido de proveedores que están decisiones estratégicas de la alta dirección o
dispuestos a apoyar desde el marco de su
experiencia y conocimiento.
Contar con los Acuerdos Marco de Precios
provistos por la Agencia Colombia Compra
Eficiente.
Fomentar el uso y apropiación por parte de
nuestros usuarios internos y externos, de las
plataformas dispuestas para acceder a los
servicios de información de la entidad.
DEBILIDADES
Falta de capacidad, cantidad, competencias
y experiencia en el equipo de trabajo, en
temas relacionados con: BizTalk, Sistema
center, SharePoint, SQL, EMS, Skype
Empresarial
capacidades de las herramientas dispuestas
Falta de un repositorio unificado y estándar
para la gestión de conocimiento de proceso
de gestión de servicios
Carencia de una estrategia de divulgación
de nuestro catálogo de servicios y los ANS
establecidos
Alto nivel de dependencia del recurso
humano contratado por prestación de
servicios con un perfil de experticia
especifica.
Falta de cultura para aplicar las políticas
establecidas en los procedimientos
Los servicios del Data Center local,
regionales y sede principal no se monitorean
7x24
No contamos con SOC 7x24 para la gestión
de nuestras plataformas de seguridad donde
se realice correlación de eventos de las
diferentes soluciones
Falta de trabajo en equipo con los demás
grupos internos OTI.
AMENAZAS
Retrasos y reprocesos en la etapa
precontractual dado por la insuficiente: i)
claridad de los límites de competencia del
área contractual con los proyectos de la
OTI.
Eventual reducción de presupuesto por
por lineamientos y políticas del gobierno
central.
Eventos externos de seguridad de la
información que afecten: i) La
Confidencialidad, Integridad y/o
disponibilidad de la información
institucional o ii) la imagen de la SNS
Incumplimiento contractual por parte de
proveedores dada la baja calidad y/o
capacidad para prestar los servicios
contratados.
OFICINA TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
PROVISION DE SOLUCIONES TECNOLOGICAS
FORTALEZAS DEBILIDADES
Se ha fortalecido el trabajo en equipo de Insuficiencia en el Recurso Humano
los grupos internos para el cumplimiento para responder a los retos y demandas
de objetivos y resultados en el marco del de la entidad en temas relacionados con
proceso proyectos de TI identificados.
Se ha generado la cultura de aplicar la
Carencia de una definición clara en el
práctica de gestión de Proyectos de TI
modelo de gobierno de TI.
(PMI) en las nuevas implementaciones.
Escasa alineación de los grupos de
Se dispone de un presupuesto asignado trabajo sobre las iniciativas internas
para cada uno de los proyectos planeados adelantadas para asegurar su
implementación y estabilización.
Se han fortalecido las capacidades del
Restricciones de tiempo para surtir las
recurso humano para el desarrollo de los
etapas de estructuración y
ejercicios de arquitectura, su
precontractual de los proyectos
implementación y gerencia de los
asignados
proyectos
Ya se cuenta con la base de conocimiento La experticia de los profesionales no se
por vía de experiencia asociada a la encuentra al mismo nivel entre ellos,
estimación de recursos, complejidad y por lo tanto, la obtención de resultados
tiempos para la planeación de proyectos. no es estándar.
Se cuenta con la definición de
lineamientos y adopción de marcos de
referencia para la estructuración e
implementación de sistemas de
información.
Se dispone de un documento formal que
enuncia la arquitectura de software base
de referencia.
Se cuenta y se aplica el modelo oficial
para la gestión del uso y apropiación en
los proyectos de TI
Se ha definido y se aplica el uso de un
repositorio documental de los proyectos
para trazabilidad y gestión de los mismos
y efectos de rendición de cuentas.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
No se dispone de una estandarización
Aprovechamiento de las nuevas
de criterios de conceptos jurídicos y
herramientas para implementación y
contractuales que eviten reprocesos en
seguimiento a sistemas de información.
la etapa precontractual.
Fortalecer la adopción de mejores Ausencia de compromiso en
prácticas en gestión de T.I. patrocinadores de proyectos.
Aprovechamiento lineamientos Política de
Cambio en las prioridades y
Gobierno Digital, Marco de Referencia de
lineamientos institucionales o del
Arquitectura de TI, y Servicios
sector, para la realización de los
Ciudadanos Digitales para el
proyectos.
fortalecimiento del proceso.
Falta de precisión en la estimación de
esfuerzos por parte de los proveedores
para las definiciones de tiempo y
presupuesto para la adquisición de
nuevas o mejoras a las soluciones, que
pueden acarrear procesos de licitación
desiertos o reprocesos por ajustes y
modificaciones a las condiciones de los
pliegos.

Establecer un escenario para conocer
experiencias, mejores prácticas y lecciones
aprendidas de otras entidades del sector o de
otras Superintendencias.
Insuficiente detalle de los
Interrupción en la prestación de los
requerimientos funcionales por parte de
servicios de TI a consecuencia de fallas en
las dependencias, requeridos para el
los servicios de terceros o consecuencias de
diseño e implementación o mejoras a
fenómenos naturales.
los sistemas de información.

Aprovechamiento de las nuevas herramientas

Indisponibilidad en los servicios debido a
para implementación, seguimiento y monitoreo
procesos de migración
a la infraestructura de TI.

Recursos destinados por talento humano para

fortalecer las capacidades del equipo de trabajo

Contar con presupuesto para la contratación de

los bienes y servicios de TI.

GESTION DE SERVICIOS TECNOLOGICOS PROVISION DE SOLUCIONES TECNOLOGICAS

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA
involucrar en los procesos de contratación de
nuevas tecnologías capacitaciones formales
técnicas, manuales técnicos de operación
mantenimiento y administración de
plataformas.
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA
DO
Definir una estrategia de articulación Generar un espacio de dialogo con la
interna de la OTI para adelantar las Secretaria General para establecer
Evaluar nuevas herramientas que apoyen o
contrataciones de tal forma que para los criterios, procedimientos y las reglas
automaticen el Gobierno y Gestión de TI
proyectos similares se presentes bajo un para el trabajo conjunto en los procesos
mismo estándar de contratación

Poner en práctica las acciones de

Promover el relacionamiento con los
proveedores para desarrollar actividades desde
el marco de su experiencia y conocimiento que
agreguen valor a la Entidad en temas
relacionados con gestión de servicios
tecnológicos.
Generar un espacio de dialogo con la
Secretaria General para establecer criterios,
procedimientos y las reglas para el trabajo
conjunto en los procesos de contratación
Adoptar una práctica de gestión de TI
como es "Estructuración de casos de
Negocio" con el fin de justificar a la alta
dirección la estimación de tiempos y
recursos para los proyectos propuestos en
la OTI
socialización de arquitectura de las
soluciones y de gestión de interesados
en los proyectos para que los líderes de
las áreas funcionales comprendan los
beneficios de las implementaciones de
las soluciones de TI y se apropien con
el apoyo de sus equipos de trabajo

Adoptar los lineamientos del habilitador

Definir e implementar un repositorio
Mediante los acuerdos marco de precios
unificado y estándar para la gestión de
contratar servicios que incluyan el soporte por
conocimiento de proceso de gestión de
parte del proveedor
servicios
"Arquitectura de TI" de la Política de
Gobierno Digital con el fin de identificar Formulación y estructuración del PETI
las iniciativas internas con el concurso de con la participación de los líderes de los
todos los grupos de la OTI para la procesos de la Entidad
propuesta de implementación de
Soluciones

Identificar y construir un mapa de talentos de la

Emprender las iniciativas con el fin de Plantear el portafolio de proyectos del
OTI con destrezas y conocimientos en las
Orientar a las áreas funcionales en la fortalecer las capacidades en Gestión de PETI alineado con el plan nacional de
herramientas, para establecer el plan de
definición de planes de contingencia para proyectos de TI apoyados en los desarrollo y establecer un modelo del
capacitaciones que se requiera o la solicitud de
los servicios críticos de la entidad. lineamientos establecidos desde la Política gobierno del presupuesto que de la
contratación para disponer de expertos en
de Gobierno Digital. flexibilidad de ajustarlo periódicamente
dichas herramientas.
Establecer dentro de los procedimientos
de la OTI, sesiones de retroalimentación
Establecer alianzas con el proceso de con proveedores como parte de los
comunicación Organizacional para la difusión estudios de mercado en donde se provea
de piezas publicitarias informativas de los la información suficiente para
servicios y campañas de TI garantizar el entendimiento del alcance
y detalle de los productos a contratar
previo a la generación de cotización.
Realizar jornadas de capacitación que
propendan por el uso y apropiación de las
herramientas tecnológicas

Contar con un servicio externo que proporcione

un Centro de Operaciones de Seguridad - COS
7x24 adecuado para la implementación,
seguimiento y monitoreo en la infraestructura
de TI.
 ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA
Definir una estrategia de articulación Generar un espacio de dialogo con la
Renovación periódica de la plataforma de TI Identificar y construir el inventario de
interna de la OTI para adelantar las Secretaria General para establecer
que atienda las necesidades actuales y futuras funcionalidades de todas las herramientas
contrataciones de tal forma que para los criterios, procedimientos y las reglas
de la Entidad y garantice el cubrimiento de la (team fundation, CA, microstrategy etc.) y
proyectos similares se presentes bajo un para el trabajo conjunto en los procesos
brecha tecnológica analizar su utilización en la Entidad.
mismo estándar de contratación
Identificar y construir un mapa de talentos
Diseñar una arquitectura de servicios
Generar un espacio de dialogo con la de la OTI con destrezas y conocimientos Fortalecer las capacidades en
tecnológicos, basada en experiencia y buenas
Secretaria General para establecer criterios, en las herramientas, para establecer el plan contratación y técnicas de redacción al
prácticas que soporte la disponibilidad,
procedimientos y las reglas para el trabajo de capacitaciones que se requiera o la interior de la Oficina de Tecnologías de
accesibilidad y operación permanente que
conjunto en los procesos de contratación solicitud de contratación para disponer de la Información
beneficie a todos los usuarios.
expertos en dichas herramientas.

Tener claramente identificado y

documentado los Servicios Tecnológicos de Hacer la solicitud para disponer de un
Asignar recursos dedicados para realizar
misión crítica que no pueden ser objeto de abogado con conocimientos en
gestión de eventos y de la configuración de los
reducción presupuestal, dado el impacto tecnologías para filtrar mejor la
activos de TI.
negativo que afectaría a la entidad en caso contratación
de no disponer de ellos. Poner en práctica las acciones de
socialización de arquitectura de las
soluciones y de gestión de interesados
Utilizar los acuerdos marco de precios para
Implementar en la entidad un centro de en los proyectos para que los líderes de
adquirir servicios los cuales permiten generar
operaciones de Seguridad (SOC) 7x24 las áreas funcionales comprendan los
ahorro en tiempo y flexibilización de servicios
beneficios de las implementaciones de
Promover el relacionamiento con los las soluciones de TI y se apropien con
Formulación y estructuración
el apoyo de sus del PETI
equipos de trabajo
proveedores para desarrollar actividades en Definir el modelo de adquisición del
con la participación de los líderes de los
conjunto que agreguen valor a la Entidad en correlacionador de eventos.
procesos de la Entidad
marco legal y contractual
Plantear el portafolio de proyectos del
Establecer alianzas con el proceso de Contar con un modelo adecuado de
PETI alineado con el plan nacional de
comunicación Organizacional para la difusión Acuerdos de Niveles de Servicio -ANS para
desarrollo y establecer un modelo del
de piezas publicitarias y el compromiso de la incluir en el contrato en complemento a la
gobierno del presupuesto que de la
alta dirección. gestión con los proveedores
flexibilidad de ajustarlo periódicamente

Elaborar el anexo técnico en conjunto

Mantener y mejorar el Plan de Continuidad
con las áreas funcionales y expertos en
realizando pruebas integrales a intervalos
las tecnologías a implementar,
planificados, y con actualizaciones
realizando un adecuado nivel de detalle
permanentes para las diferentes situaciones
según la complejidad del proceso que se
que causen indisponibilidad de servicios.
está estructurando.

Establecer mecanismos y estrategias que Incluir por parte de la SNS en los

disminuyan el impacto al usuario final en pliegos de condiciones una visita
caso de un evento que cause técnica para la validación del proceso a
indisponibilidad de servicio. realizar.

Incluir servicios en la orden de compra que Realizar una Mesa de trabajo con los
permitan realizar un proceso de migración proveedores para la socialización y
con tiempos oportunos y efectivos entendimiento del anexo técnico
OLOGIAS DE LA INFORMACION
GOBIERNO Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
FORTALEZAS
Disponer de buenas prácticas Seguridad de la Información.
Contar con un Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información MSPI
implementado para 11 procesos de los cuales cuatro (dos misionales y dos de
apoyo) se encuentran certificados bajo la norma ISO 27001:2013.
Contar con la estructura organizacional, segregación y roles a través de grupos de No aprovechamiento de las herramientas dispuestas para el trabajo colaborativo de
trabajo interno.
Fortalecimiento y actualización de las capacidades internas del recurso humano de
Falta de un repositorio unificado y estándar para la gestión de conocimiento de toda
la OTI (Capacitación en ISO 27001:2013, ISO 22301:2012 Gestión de
la OTI.
Continuidad del Negocio, Informática Forense).
Contar con un autodiagnóstico de avance y cumplimiento de la Política de
Gobierno Digital en relación con los temas de Seguridad y Privacidad de la
Información.
Se dispone de un presupuesto razonable para las inversiones que van a cerrar la
brecha digital.
Contar con herramientas de seguridad informática como: Suite de Trend Micro,
Suite de EMS y Suite de Fortinet.
OPORTUNIDADES
Contar con los lineamientos definidos por MinTIC para adoptar la Política de
Gobierno Digital.
Tener la posibilidad de celebrar convenios interadministrativos con entidades del
sector y estatales para la cooperación en el logro de los objetivos en Tecnologías
de la Información y el cumplimiento a los lineamientos de la Política de Gobierno
Digital.
Acceder y/o adquirir tecnologías de punta que contribuyen en la madurez de la
Seguridad de la Información de la entidad.
El fortalecimiento de la planeación estratégica Institucional ha permitido una
mejor estructuración y madurez de la Planeación estratégica de la OTI.
DEBILIDADES
Insuficiencia en el Recurso Humano para responder a los retos y demandas de la
entidad en temas relacionados con Seguridad de la Información.
Falta de capacidad, competencias y experiencia en el equipo de trabajo, en temas
relacionados con: Ethical y en forense, datos abiertos, habeas data, análisis de
riesgos IPV6, Continuidad de Negocio.
la OTI
Carencia de una definición de un Modelo de Gobierno para la Gestión de los Datos
y la Información (Comités, instrumentos, escenarios y actualización de
documentación de procedimientos).
Falta de articulación adecuada de los grupos de trabajo interno, en procura de un
trabajo en equipo al interior de la OTI.
Carencia de una estrategia de relacionamiento con las áreas funcionales, para
fomentar el trabajo articulado y la adecuada atención de necesidades de Seguridad
de la Información.
No se generan espacios para compartir experiencias de los proyectos de TI
relacionados con Seguridad de la Información.
Carencia en el seguimiento y reformulación de Plan de tratamiento de riesgos de
Seguridad de la Información y Plan de Seguridad y Privacidad de la Información.
No se cuenta con un adecuado involucramiento de parte de los directivos en la
Seguridad de la Información
AMENAZAS
Retrasos y reprocesos en la etapa precontractual dado por la insuficiente: i)
estandarización de los conceptos jurídicos y contractuales en el grupo de
contratación, ii) claridad de los límites de competencia del área contractual con los
proyectos de la OTI.
Falta de compromiso de las áreas funcionales en relación con su participación en
las actividades relacionadas con las Políticas de Seguridad de la Información y el
logro de los objetivos de los proyectos para tal fin.
Rotación de personal directivo y/o patrocinadores (sponsor) que afecte de manera
drástica el direccionamiento estratégico o prioridades de la OTI.
Falta de participación de los directivos en decisiones criticas asociadas a los
proyectos de tecnología relacionados con Seguridad de la Información y su
consecuente delegación en funcionarios de segundo nivel.
La posibilidad de fomentar el uso de la información del sector salud gracias al
Eventual reducción de presupuesto por decisiones estratégicas de la alta dirección o
modelo de gobierno abierto (transparencia, participación y colaboración) dentro
por lineamientos y políticas del Gobierno central.
de la hoja de ruta de transformación digital de la entidad

Modificación de prioridades por disposición gubernamental, sectorial o interna

Mantener buenas relaciones y contar con el aporte comprometido de proveedores
debido a cambios en normatividad, que afecte lo planeado en lo correspondiente a
que están dispuestos a apoyar desde el marco de su experiencia y conocimiento.
la Seguridad de la Información.
Eventos externos de seguridad de la información que afecten: i) La
Contar con los acuerdos Marco de precios provistos por la agencia Colombia
Confidencialidad, Integridad y/o disponibilidad de la información institucional o ii)
compra eficiente.
la imagen de la entidad.
Fomentar el uso y apropiación por parte de nuestros usuarios externos de las
Incumplimiento contractual por parte de proveedores dada la baja calidad y/o
Políticas y Herramientas de Seguridad de la Información dispuestas para la
capacidad para prestar los servicios contratados.
entidad.
Establecer un escenario para conocer experiencias, mejores prácticas y lecciones
Interrupción en la prestación de los servicios de TI a consecuencia de fallas en los
aprendidas de otras entidades del sector o de otras superintendencias en Seguridad
productos de terceros o consecuencias de fenómenos naturales.
de la Información.
Dar importancia estratégica a los datos y la información de la Entidad que permita
su posicionamiento.

GOBIERNO Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA

Adoptar los lineamentos del Dominio de Gobierno de TI de la Política de Definir una estrategia de articulación interna de la OTI para adelantar las
Gobierno Digital para establecer el modelo de comités repositorios de contrataciones de tal forma que para los proyectos similares se presentes bajo un
información e indicadores. mismo estándar

Participar activamente en espacios acordados con diferentes entidades para

Generar un espacio de dialogo con la Secretaria General para establecer criterios,
trabajar temas como ciberseguridad, Ethical Hacking, datos abiertos entre otros.,
procedimientos y las reglas para el trabajo conjunto en los procesos de contratación
y replicar dicho conocimiento en espacios al interior de la OTI.

Generar una estrategia de relacionamiento con las áreas funcionales y de apoyo,

Continuar con la vigilancia tecnológica alrededor de las herramientas de
para fomentar el trabajo articulado reduciendo reprocesos e incrementando los
Seguridad con el fin de seguir generando propuestas para una adecuada inversión
índices de eficiencia.

Promover el relacionamiento con los proveedores para desarrollar actividades Mantener una traza documental de los temas y proyectos a cargo de la OTI, de tal
desde el marco de su experiencia y conocimiento que agreguen valor a la Entidad forma que durante la transición en cambios directivos se proporcione la
en temas relacionados en seguridad de la Información. información adecuada para un empalme ágil y eficiente

Establecer alianzas con el proceso de comunicación Organizacional para la

Construir un repositorio unificado y estándar para la gestión de conocimiento de
difusión de piezas publicitarias y fortalecer el relacionamiento con las áreas
toda la OTI.
funcionales soportados con el compromiso de la alta dirección.

Establecer el PETI como la carta de navegación de la OTI que se actualice de

acuerdo con las decisiones institucionales y con la periodicidad definida.

Mantener la participación activa del responsable de Seguridad de la Información a

nivel institucional (Superintendente Nacional de Salud), para garantizar el
cumplimiento de las áreas funcionales en relación con las actividades programadas
por parte del Subsistema de seguridad de la información conforme con la política
de Gobierno Digital

Formulación y estructuración del PETI con la participación de los líderes de los

procesos de la Entidad, donde para el portafolio de proyectos establezca la hoja de
ruta de implementaciones correspondiente
Establecer el PETI como la carta de navegación de la OTI que se actualice de
acuerdo con las decisiones institucionales y con la periodicidad definida.
Tener claramente identificado y documentado los servicios de Seguridad de la
Información que no pueden ser objeto de reducción presupuestal, dado el impacto
negativo que afectaría a la entidad en caso de no disponer de ellos.
Continuar fortaleciendo y depurando el Plan de tratamiento de riesgos de Seguridad
de la Información y Plan de Seguridad y Privacidad de la Información, realizando
un seguimiento y monitoreo permanente.

Afinar las herramientas de seguridad informática para prevenir y afrontar de

manera acertada los ataques; y mantenerlas actualizadas en caso de ser requerido.
 Disponer en la OTI con el personal experto en la tecnología a implementar en un
proceso de contratación para contar con la precisión de los requerimientos y anexos
técnicos para claridad de los contratistas a quienes se adjudiquen los contratos.

Definir indicadores y/o requisitos financieros, jurídicos y técnicos que

correspondan a altos estándares de calidad y capacidad que permitan minimizando
la adjudicación de contratistas que no cumplan dichos requerimientos.

Mantener y mejorar el Plan de Continuidad realizando pruebas integrales a

intervalos planificados, y con actualizaciones permanentes para las diferentes
situaciones que causen indisponibilidad de servicios.

Establecer mecanismos y estrategias que disminuyan el impacto al usuario final en

caso de un evento que cause indisponibilidad de servicio.

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA

Continuar con la adopción y medición de las buena practicas correspondientes al
eje transversal de seguridad y privacidad de la información de la política de Generar un espacio de dialogo con la Secretaria General para establecer criterios,
gobierno digital, y emprender iniciativas para el gobierno abierto (transparencia, procedimientos y las reglas para el trabajo conjunto en los procesos de contratación
participación y colaboración)

Mantener la participación activa del responsable de Seguridad de la Información a

nivel institucional (Superintendente Nacional de Salud), para garantizar el
Participar activamente los espacios acordados con diferentes entidades para tratar
cumplimiento de las áreas funcionales en relación con las actividades programadas
temas como ciberseguridad, Ethical Hacking, datos abiertos entre otros.
por parte del Subsistema de seguridad de la información conforme con la política
de Gobierno Digital

Establecer un modelo de priorización objetivo de proyectos en donde frente a una

Continuar con la vigilancia tecnológica alrededor de las herramientas de
reducción de presupuesto, se tengan claras las necesidades que deben ser cubiertas
Seguridad con el fin de seguir generando propuestas para una adecuada inversión
en primera instancia y aquellas que si pueden ser aplazadas o reducido su alcance.

Promover el relacionamiento con los proveedores para desarrollar actividades en Adelantar las actividades encaminadas a la contratación de Centro de Operaciones
conjunto que agreguen valor a la Entidad en marco legal y contractual de Seguridad 7*24

Establecer alianzas con el proceso de comunicación Organizacional para la Afinar las herramientas de seguridad informática para prevenir y afrontar de
difusión de piezas publicitarias y el compromiso de la alta dirección. manera acertada los ataques; y mantenerlas actualizadas en caso de ser requerido.

Disponer en la OTI con el personal experto en la tecnología a implementar en un

Ampliar el alcance del Subsistema de Seguridad de la Información para dar
proceso de contratación para contar con la precisión de los requerimientos y anexos
cubrimiento a los 45 procesos de la entidad
técnicos para claridad de los contratistas a quienes se adjudiquen los contratos.

Definir indicadores y/o requisitos financieros, jurídicos y técnicos que

correspondan a altos estándares de calidad y capacidad que permitan minimizando
la adjudicación de contratistas que no cumplan dichos requerimientos.

Mantener y mejorar el Plan de Continuidad realizando pruebas integrales a

intervalos planificados, y con actualizaciones permanentes para las diferentes
situaciones que causen indisponibilidad de servicios.

Establecer mecanismos y estrategias que disminuyan el impacto al usuario final en

caso de un evento que cause indisponibilidad de servicio.
 INICIO

OFICINA CONTROL INTERNO

AUDITORIAS INTEGRALES DE GESTIÓN

FORTALEZAS DEBILIDADES
Orientación permanente del Departamento Administrativo Actualización de los funcionarios de la Oficina de Control
de la Función Públilca (DAFP) Interno en normas de auditoría.

Falta de recursos humanos que conformen

permanentemente el equipo de tabajo de la Oficina de
Independencia del Jefe de la Oficina de Control Interno
Control Interno para un adecuado cubrimiento de los
temas Institucionales a evaluar

Creciente fortalecimiento de los aspectos técnicos

presentados en los informes de Auditoría.

Adopción de instrumentos para el fortalecimiento del

Control Interno como:
a. Estatuto de auditoría Interna que define el propósito, la
autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría
interna en la SNS.
b. Carta de Representación

Equipo Interdisciplinario.

Experticia y conocimiento adquirido por los funcionarios

de la Oficina de Control Interno.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

En atención a nuevas regulaciones en materia de Control

Cambios en la normatividad.
Interno, fortalecer el conocimiento en las funciones.

Contar con canales para solicitar colaboración Cambios en los roles de la Oficina de Control Interno por
Interinstitucional en los casos que se requiera. esqeumas de contol fiscal.

Sistematización del proceso. Fallas en los sistemas internos de información.

Fortalecimiento en el conocimiento de la entidad y sus Inoportunidad en la entrega y debilidad en la calidad de

procesos por parte de los funcionarios de la Oficina de información suministrada por los líderes de procesos
Control Interno. auditados de la Entidad.

Gestión de labores de asesoría para el ejercicio de roles de Cambios en la planta de personal de la Oficina de Control
liderazgo estratégico y enfoque hacia la prevención. Interno (concursos).
 AUDITORIAS INTEGRALES DE GESTIÓN
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA

Certificar a los funcionarios de la OCI en normas Certificar a los funcionarios de la OCI en normas
internacionales de auditoría. internacionales de auditoría.

Aplicación de estándares internacionales y mejores

Efectuar campañas de concientización dirigidas a
prácticas en la ejecución de auditorías internas de gestión
funcionarios de la Entidad enfocadas al autocontrol.
lideradas por la OCI

Efectuar campañas de concientización dirigidas a

funcionarios de la Entidad enfocadas al autocontrol.

Efectuar actividades de benchmarking respecto de los

roles de la Oficina de Control Interno con otras entidades.

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA

Capacitaciones para el fortalecimiento de las Efectuar campañas de concientización dirigidas a

competencias de los funcionarios de la OCI. funcionarios de la Entidad enfocadas al autocontrol.

Efectuar actividades de benchmarking respecto de la

Oficina de Control Interno con otras entidades.

Efectuar campañas de concientización dirigidas a

funcionarios de la Entidad enfocadas al autocontrol.
NA CONTROL INTERNO

SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN INSTITUCIONAL.

FORTALEZAS DEBILIDADES
Falta de recursos humanos que conformen
Orientación permanente del Departamento Administrativo permanentemente el equipo de tabajo de la Oficina de
de la Función Públilca (DAFP) Control Interno para un adecuado cubrimiento de los
temas Institucionales a evaluar

Independencia del Jefe de la Oficina de Control Interno

Creciente fortalecimiento de los aspectos técnicos

presentados en los informes de Seguimiento.

Adopción de instrumentos para el fortalecimiento del

Control Interno como:
a. Estatuto de auditoría Interna que define el propósito, la
autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría
interna en la SNS.
b. Carta de Representación

Equipo Interdisciplinario.

Experticia y conocimiento adquirido por los funcionarios

de la Oficina de Control Interno.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

En atención a nuevas regulaciones en materia de Control

Cambios en la normatividad.
Interno, fortalecer el conocimiento en las funciones.

Contar con canales para solicitar colaboración Cambios en los roles de la Oficina de Control Interno por
Interinstitucional en los casos que se requiera. esqeumas de contol fiscal.

Sistematización del proceso. Fallas en los sistemas internos de información.

Fortalecimiento en el conocimiento de la entidad y sus Inoportunidad en la entrega y debilidad en la calidad de

procesos por parte de los funcionarios de la Oficina de información suministrada por los líderes de procesos
Control Interno. auditados de la Entidad.

Gestión de labores de asesoría para el ejercicio de roles de Cambios en la planta de personal de la Oficina de Control
liderazgo estratégico y enfoque hacia la prevención. Interno (concursos).
 SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACION DE LA GESTION.
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA

Certificar a los funcionarios de la OCI en normas Efectuar campañas de concientización dirigidas a

internacionales de auditoría. funcionarios de la Entidad enfocadas al autocontrol.

Aplicación de estándares internacionales y mejores

prácticas en la ejecución de auditorías internas de gestión
lideradas por la OCI

Efectuar campañas de concientización dirigidas a

funcionarios de la Entidad enfocadas al autocontrol.

Efectuar actividades de benchmarking respecto de los

roles de la Oficina de Control Interno con otras entidades.

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA

Capacitaciones para el fortalecimiento de las Efectuar campañas de concientización dirigidas a

competencias de los funcionarios de la OCI. funcionarios de la Entidad enfocadas al autocontrol.

Efectuar actividades de benchmarking respecto de la

Oficina de Control Interno con otras entidades.

Efectuar campañas de concientización dirigidas a

funcionarios de la Entidad enfocadas al autocontrol.
 INICIO

OFICINA CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO

FORTALEZAS DEBILIDADES

No se cuenta con herramientas tecnológicas de apoyo a la

Equipo humano idóneo, responsable y comprometido. oficina, (Software disciplinario de otras entidades,
desarrollo interno con OTI).

Falta capacitación en argumentación juridica, pliego de

cargos, asuntos disciplinarios, y tecnicas de juicio oral,
Buen criterio jurídico.
con miras al tramite de procesos verbales y el cambio
normativo hacia el código general disciplinario.

Alta carga laboral en proporcion a los profesionales

Desarrollo de Función Preventiva
asignados a la Oficina

Diálogo continuo entre funcionario y Jefe de Oficina Falta de personal, coordinadores

Mejora continua Mal ambiente laboral

Cumplimiento de indicadores Comunicación No Asertiva con otras Dependencias

insuficiencia de recursos fisicos asignados a la of. (un

Reunión Mensual - Auto evaluación
profesional mas y dos contratistas)

Contar como mínimo con el 100% de la planta asignada a No se cuenta con unidad de CD, acceso a paginas con
esta Jefatura, hoy cubierta. asuntos legales.

Atraso en la gestión de asuntos de la Oficina en

sustanciación y labores secretariales.

La bandeja del link inteponga su queja contra

funcionario publico, se encuentra saturada teniendo
que disponer de un funcinario de manera exclusiva
para hacer el filtro

OPORTUNIDADES AMENAZAS
Interrelación con otras entidades del estado (conceptos,
Cambio de la normatividad.
remisión, quejas por competencias).

Exhortaciones para prevenir la comisión de conductas con

Rotación de personal.
alcance disciplinarios.

Terminos extensos para la suplencia de vacantes y

Socializacion de conocimientos
contratación
 Vencimiento de términos por sobrecarga laboral
hacer una relatoria de providencias de la oficina Tsauros
(caducidad, prescripción y etapas procesales).

contar con una herramienta idonea para el control y Poca expectativa de crecimiento e incentivos laborales, al
seguimiento a los expedientes interior de la Oficina.

En el marco del rediseño institucional ampliar la planta

asignada a la oficina, asignar grados más altos de Estrés laboral.
confomidad con la Ley disciplinaria, coordinación.

La bandeja del link inteponga su queja contra

funcionario publico, se encuentra saturada teniendo
que disponer de un funcinario de manera exclusiva
para hacer el filtro

CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO
Gestionar con entidades externas capacitaciones en
temas relacionados con derecho disciplinario. (Plan
de capacitaciones- Instituto de estudios del
ministerio publico - gestiones de la oficina)
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA
La Entidad debe Gestionar la disponibilidad de
recursos para la implementación de herramientas
tecnológicas (Software disciplinario de otras
entidades, desarrollo interno con OTI).

Suscripción y Utilizacion de herramientas juridicas Gestionar el desarrollo de un aplicativo que

como NOTINET. LEGIS, AMBITO JURIDICO que complemente el formato ADFT02 (Software
permitan el acceso a jurisprudencia de las altas disciplinario de otras entidades, desarrollo interno
Cortes, normatividad, conceptos y otros con OTI).

Mantener los canales de comunicación entre el lider Establecer tablero de control que genere alertas
y los funcionarios. necesarias antes del vencimiento de cada etapa
procesal, así como del termino de caducidad de la
potestad disciplinaria.
Seria conveniente adquirir (que ya este hecho) un
software para la oralidad, que facilite la generación
de un acta en las audiencias.

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA

Capacitar a los funcionarios en la prevención de
conductas con alcance disciplinario, con el Instituto
de Estudios del Ministerio Público, Universidades Capacitar oportunamente a los funcionarios en los
(Libre y Externado), Congresos de Derecho cambios normativos.
Disciplinario, Instituto Colombiano de Derecho
Disciplinario.

Programar periódicamente, espacios para el análisis Priorización de objetivos y asignación de recursos

de casos "clínica jurídica". humanos del Area de trabajo.
capacitación en argumentación y redacción de textos Solicitar una coordinación y grados mas altos.
jurídicos
Intervención del Grupo de Talento para el
Conocer los resultados del estudio de cargas, que
acompañamiento con acciones que mejoren el
permita la toma de decisiones como efecto de este.
ambiente laboral.

Solicitar al Grupo de Recursos Físicos el suministro

Elaboración de un plan de choque con el objeto de
de 4 unidades de CD o en su defecto el cambio por
descongestionar el total de inventario de actuciones
otros equipos de computo que cuenten con ese
disciplinarias de la Oficina, así como reducir el
recurso. Solictud de un equipo adicional para
término de prescripción y caducidad.
contratista.

Solicitar a la OTI el levantamiento de la Reserva de Requerir a la OTI una solucion tecnologica y acorde
paginas de consulta jurídica; asi mismo, que se a las competencias de la Oficina para establecer
permita consultar los documentos dirigidos a los filtros efectivos en la informacion que llega a traves
funcionarios de esta Oficina. del link interponga su queja contra funcionario.