Especialización en Gestión de Sistemas de Información Gerencial

Caso Practico

Angie Carolina Urrego Palacios

Duvan Felipe Rivera Rodriguez

Lina Magaly Parra Ducuara

Universidad de Cundinamarca

Especialización Gestión de Sistemas de Información Gerencial

Septiembre, 2020
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Caso practico

¿Y dónde está el jefe?

Angie Carolina Urrego Palacios

Duvan Felipe Rivera Rodriguez

Lina Magaly Parra Ducuara

Presentado a: Ing. Diana Carolina Torres Vanegas

Inteligencia de Negocios

Universidad de Cundinamarca

Especialización Gestión de Sistemas de Información Gerencial

Septiembre, 2020
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CONTEXTUALIZACIÓN

La empresa Transportes Colón actualmente es líder a nivel nacional en transporte de

pasajeros. Esta organización busca una solución novedosa que le permita aumentar su nivel

competitivo, un mejoramiento continuo y proactivo en el mercado. Por esa razón, la Presidencia

y Gerencia de la empresa realizaron un estudio y análisis exhaustivo sobre la posibilidad de

implementar una solución de Inteligencia de Negocios y la construcción de un Data werehouse

que facilite, mediante el sistema, la toma de decisiones operativas y estratégicas con miras a la

evolución, modernización y uso de herramientas tecnológicas innovadoras para que el negocio

aumente su competitividad y que contribuyan a la toma de decisiones de forma rápida y segura.

En los últimos años la empresa ha crecido a un ritmo vertiginoso y de manera poco ordenada,

razón por la cual se hacen indispensables este tipo de soluciones. La empresa Colón posee

actualmente 15 sucursales en las diferentes ciudades del país; cada una con aproximadamente

100 empleados en las sedes secundarias, y 300 empleados en la oficina principal, ubicada en la

ciudad de Bogotá. La Gerencia ha estimado un tiempo máximo de un año para la

implementación en la compañía de este nuevo proyecto a nivel nacional

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MATRIZ DE IDENTIFICACION DE PROBLEMAS

AREA PROBLEMA DESCRIPCION

Respaldo en la toma de Inconvenientes en el respaldo

DEPARTAMENTO DE decisiones de toma decisiones en las

RRHH diferentes áreas de la

 Delegar organización

responsabilidades en

cada uno de los cargos Disponibilidad en la No hay disponibilidad de la

dispuestos por la información información debido a que no

organización. se encuentran definidos los

 Administrar personal procesos y los flujos de

 Retribuir a los delegación.

empleados con mejor Problemas en calidad de los La información que

desempeño. datos comparten entre áreas no es

veras, ni consistente, no

tienen formatos

estandarizados lo que

ocasiona datos dispersos.

El personal capacitado no La gerencia determino incluir

está ejerciendo las labores en áreas de mayor producción

para las que fueron a personas sin percatarse de

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contratados sus perfiles laborales

Falta de tecnología y No cuentan con la tecnología

DEPARTAMENTO DE herramientas especializadas y herramientas necesarias

SISTEMAS para el manejo y trasmisión debido a que no tienen

 Se encarga de proveer de la información presupuesto, se le envió a

la información finanzas una propuesta

necesaria, así como solicitando el presupuesto.

las herramientas No se ha podido establecer La sistematización y

indispensables para su cuáles son las horas más estandarización de datos y

manipulación. productivas para el negocio herramientas les permitiría al

 Responsable de dotar área de operaciones y TI, el

de equipos control de estadísticas y esto

informáticos a cada ocasionaría un mayor control.

uno de los usuarios de Disponibilidad de la No hay disponibilidad de la

la organización. información información debido a que no

 Ofrece soluciones se encuentran definidos los

informáticas. procesos y los flujos de

 Adquirir, instalar y delegación.

administrar los No hay personas de TI Problema se delega desde

programas especializado en tareas recursos humanos ya que no

informáticos específicas y confunden sus cuentan con manual de

funciones funciones.
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PENDIENTES:

DEFINICION DEL PROBLEMA

El análisis muestra un problema debido a la poca información con la que se cuenta y el difícil o

nulo acceso a esta, puesto que no se tienen sistematizados los procesos de la organización, lo

cual genera errores en la toma de decisiones y falta de control operativo.

Contexto

La búsqueda constante de crecimiento en las compañías y el mercado cambiante, genera

múltiples escenarios dentro de los cuales se deben tomar decisiones importantes para el rumbo

que se quiere emprender. Este cambio constante obliga a las compañías a adaptarse a las

dinámicas fluctuantes del mercado, para las cuales se necesita información veraz que permita una

buena toma de decisiones, por esto el/los encargados de toma de decisiones deben conocer los

aspectos más relevantes de los procesos dentro de los cuales se desea intervenir para lograr

parámetros satisfactorios de eficacia y eficiencia de los recursos disponibles tendientes a un

crecimiento significativo.

La relevancia del elemento de información no solo radica en conservarla y ordenarla sino que de

su optimización y sistematización dependerá la consecución de metas a corto y largo plazo de la

compañía. Así pues, al desglosar este elemento encontramos en términos prácticos que podría

desencadenar efectos negativos en por ejemplo, contratación de personal, adquisición de materia

prima, tiempos de producción, faltantes en inventario; que si bien sabemos que en términos de

realidad la consecución de un 100% de efectividad no responde a un análisis en contexto, si es

claro que la optimización de este elemento nos acercará a cerrar la brecha de error.
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En lo que respecta al caso concreto, la compañía en la búsqueda de modernizarse y ser más

competitiva encuentra en el factor tecnológico la respuesta para lograrlo. De esta manera, en el

proceso de querer implementar esta herramienta, la compañía encuentra que no solo tiene

falencias en su forma de recoger y almacenar la información sino que también se evidencia un

desconocimiento en parte de los procesos respecto de los cuales se supondría que debería tener

conocimiento nítido para las decisiones que ha estado llevando a cabo. Así pues, debido a esto

encontramos que incluso los problemas detectados con la incipiente información con la que se

contaba pueden incluso no corresponder a la realidad, generando así una cadena interminable de

decisiones desacertadas.

En suma, para la consecución del objetivo de la compañía se hace indispensable la

implementación de herramientas de bussiness intelligence con el fin de lograr la sistematización

de información y la adecuación o incluso creación de nuevos procesos tendientes a la

optimización de recursos y al crecimiento de la compañía.

Antecedentes del problema

 Desconocimiento de funciones por parte de los empleados y déficit de trasmisión de

información sobre el contenido del cargo por parte de RRHH.

 Deficiencia en la distribución del personal de manera adecuada.

 Inexistencia de evoluciones de desempeño para determinar los incentivos y generar

críticas constructivas tendientes a corregir errores de los procedimientos.

 Ausencia de inversión en equipos técnicos (hardware y software).

 Déficit de trasmisión de información del uso de las herramientas tecnológicas.

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Involucrados

En el problema se ven involucrados el departamento de recursos humanos, departamento de

sistemas y la gerencia.

Afectados

Recursos humanos: Problemas de acceso a la información y respaldo en la toma de decisiones.

Departamento de sistemas: Falta de disponibilidad de la información, falta de tecnología.

Gerencia: Falta de información para la toma de decisiones.

Procesos afectados

El proceso que se ve afectado en mayor proporción es directivo puesto que falta de información

dificulta la toma de decisiones, haciendo que la compañía corra un alto riesgo.

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LAS LISTAS DE INSUMOS DE INFORMACION PARA RRHH

N° NOMBRE DEL DESCRIP. DEL ÁREA. FUNCIONARIO.

INSUMO INSUMO
1 Hojas de vida del personal
de la empresa.
2 Organigrama empresarial
3 Administración de personal
4 Manuales de funciones del
personal de la empresa.
5 Evaluación del desempeño
y control del personal
6 Relaciones laborales
7 Prevención de riesgos
laborales
8 Contratación de personal
INSUMO RESPONSABLE RESPONSABLE
Documentos en los que se Departamento de Recursos
encuentra información Humanos.
relevante sobre el personal de
la empresa como sus estudios,
capacidades y conocimientos
adquiridos en experiencia.
Pone en conocimiento las Departamento de Recursos
áreas y departamentos de la Humanos.
empresa y la forma en que se
relaciona entre sí.
Gestiona los trámites Departamento de Recursos
relacionados con el ámbito Humanos.
jurídico-administrativo
relacionados con la selección y
formalización de contratos,
tramitación de nóminas y
seguros sociales y control de
los derechos y deberes del
trabajador.
Muestra a quienes les interese Departamento de Recursos
las funciones y actividades que Humanos.
cada persona debe realizar
dentro de la entidad para
cumplir con sus labores del
trabajo.
Documentos donde se Departamento de Recursos
controlan aspectos como el Humanos.
fallas al trabajo, las horas
extras, los movimientos de
plantilla, la edad o las
relaciones laborales, además
de corregir los desajustes entre
las competencias del
trabajador y las exigidas por el
puesto.
Trata de promover la Departamento de Recursos
comunicación entre la empresa Humanos.
y sus empleados.
Estudio mensual de las Departamento de Recursos
condiciones de trabajo y de los Humanos.
riesgos laborales asociados
preceden a la implementación
de medidas de prevención y de
protección, a fin de preservar
la salud de las personas que
trabajan en la empresa.
Contratación de personal Departamento de Recursos
especializado para las Humanos.
necesidades de la empresa.
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LAS LISTAS DE INSUMOS DE INFORMACION PARA TECNOLOGÍA

N° NOMBRE DEL DESCRIP. DEL ÁREA. FUNCIONARIO.

INSUMO INSUMO INSUMO RESPONSABLE RESPONSABLE

1 Exportación de información Encargados de dar Departamento de Sistemas.

a todas las áreas de la autorizaciones y mantener las
empresa. bases de datos en todas las
áreas de la empresa.

2 Soporte a los usuarios de la Encargados de realizar Departamento de Sistemas.

compañía. solución de inconvenientes
que presenten los usuarios y
empleados, asesoría técnica.
3 Mantenimiento de los Realizar mantenimiento Departamento de Sistemas.
equipos. correctivo y preventivo de
todos los equipos de la
empresa, y también sus
respectivas actualizaciones.
Elaboración de informes
Actividades del soporte
técnico Reparación y
mantenimiento de equipos
5 Conectividad Encargarse de preservar la Departamento de Sistemas.
conectividad entre los
dispositivos de computo de la
empresa
6 Monitoreo Monitorear constantemente las Departamento de Sistemas.
diferentes sedes de la empresa
como también que los
computadores de los mismos
funcionen efectivamente en el
transcurso de la productividad
de la empresa.
7 Listas de inventarios de Documento en el que se Departamento de Sistemas.
sistemas. establece mensualmente la
situación actual de los equipos
de cómputo y las necesidades
que se van generando para
mantener a flote la
productividad de la empresa.
8 Página web Donde se encuentra publicidad Departamento de Sistemas.
y encontrar información
actualizada con respecto a la
empresa y los servicios
prestados.
9 Optimización de la Brindar a todo el personal de Departamento de Sistemas.
información la empresa las bases de datos e
información necesaria para la
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realización de las actividades

pertinentes.

LISTA INSUMOS DE LAS NECESIDADES DE PRESIDENCIA

N° NOMBRE DEL DESCRIP. DEL ÁREA. FUNCIONARIO.

INSUMO INSUMO INSUMO RESPONSABLE RESPONSABLE

1 Mapa de ruta de buses de la Se realiza la trazabilidad de la Departamento de

empresa. designación de rutas con el operaciones y logística.
autobús, conductor y horario
que se establece.

2 Lista de inventario de Documento en el que se Departamento de

autobuses.
3 Lista de los municipios en
los que existe operatividad
de los autobuses.
5 Estudios de mercado
6 Objetivos, misión y Visión
empresarial
7 Contabilidad implementada
8 Depreciaciones
establece mensualmente la operaciones y logística.
cantidad de buses que
pertenecen a la empresa con
sus respectivas credenciales de
identificación.
Documento donde se registran Departamento de
los municipios en los que operaciones y logística.
operan diariamente los buses.
Documento en el que se Departamento comercial.
encuentra los estudios de
nicho de mercado tanto
internos como externos y sus
factores empresariales que
pueden influir en la empresa
de transporte.
Se relaciona información del Presidencia
objetivo empresarial de la
empresa, las metas y hasta
dónde quiere llegar en el
mercado.
Sistema contable que maneja Departamento de
la empresa para el registro de contabilidad
sus operaciones diarias,
mensuales y anuales; para sus
respectivas obligaciones como
empresa para con el país y los
municipios donde opera la
empresa.
Respectivas depreciaciones de Departamento de
los activos que tiene la Contabilidad
empresa.
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ENTREVISTAS

NOMBRE DEL ENTREVISTADOR Angie Carolina Urrego Palacios

Nombre del entrevistado Personal de Recursos Humanos

Área a la que pertenece Recursos Humanos

Objetivos de la entrevista Mostrar la capacidad que tiene el personal de recursos

Humanos en cuanto a conocimiento de la empresa y
desarrollo del trabajo de las actividades de la empresa.
Estructura de la entrevista Pirámide- Abierta

Preguntas  ¿Cuenta con las herramientas necesarias para

desempeñar su trabajo?
 ¿Conoce el cronograma de actividades diarias
dentro de la labor ejercida en la compañía?
 Se lleva un control de las hojas de vida en la
empresa?
 ¿Ponen en conocimiento de todo el organigrama
empresarial?
 ¿tiene conocimiento de la forma de formalización
de contratos y las formas legales de los mismos?
 ¿ponen en conocimiento del personal de la
empresa el manual de funciones para cada
empleado?
 ¿Con que periodicidad realizan control y
seguimiento del desempeño del personal de la
empresa?
 ¿con que frecuencia evalúan las relaciones
laborales en la empresa?
 ¿Cómo mitigan los riesgos laborales que mantiene
la empresa?
 ¿Cuenta con la información suficiente para realizar
sus actividades diarias?
 ¿Conoce las funciones del cargo desempeñado?
 ¿Conoce los sistemas de información de la
empresa?
 ¿Cuenta con los insumos necesarios para la
realización de sus actividades?
 ¿Considera que la información de la empresa es
optimizada?
 ¿Qué tiempo se demoran las áreas en la entrega de
información solicitada?
 ¿Qué medios usan para las solicitudes de
implementos e información necesaria a los demás
departamentos de la empresa?
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NOMBRE DEL ENTREVISTADOR Duvan Felipe Rivera Rodriguez

Nombre del entrevistado Personal de Sistemas

Área a la que pertenece Sistemas

Objetivos de la entrevista Determinar los procesos específicos y reales del área

de sistemas, con el fine de cotejar la poca información
con la que se cuenta.
Estructura de la entrevista Diamante

Preguntas
1. ¿Conoce las funciones específicas
delegadas a su cargo determinadas en
el contrato?
2. ¿Considera que la compañía le ha
brindado todas las herramientas
necesarias para el desarrollo de sus
funciones?
3. ¿Estaría dispuesto a destinar tiempo
no laboral para capacitarse con el fin
de mejorar las falencias en el
desarrollo de sus actividades?
4. Describa los procesos que tienen más
falencias a la hora de desarrollar sus
actividades.
5. ¿Cuáles considera que son los
motivos por los cuales se le dificulta
desarrollar las actividades
mencionadas anteriormente?
6. ¿Cuál cree que puede ser un plan de
acción para mejor la eficiencia y
eficacia de los procesos?
7. Describa como percibe la
comunicación entre las áreas.
8. Desde la experiencia en su campo
laboral ¿Cuáles considera que son las
fortalezas de la compañía? Y ¿Qué
oportunidades de mejora encuentra
para la compañía?
9. Al momento de vincularse con la
compañía, ¿esta le garantizó una
debida inducción?
10. ¿Cree que la compañía le brinda el
apoyo necesario para el desarrollo de
sus actividades?
11. Para el desarrollo de objetivos del
área ¿cree que es necesario
incrementar el personal que le
colabora?
12. ¿Considera que el software y el
hardware es apropiado para realizar
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las actividades del área?

NOMBRE DEL ENTREVISTADOR Lina Magaly Parra Ducuara

Nombre del entrevistado Presidencia

Área a la que pertenece Presidencia

Objetivos de la entrevista Conocer la motivación respecto a decisiones de la

compañía y el estado de las relaciones entre áreas.
Estructura de la entrevista Diamante.

Preguntas
1. ¿Cree que cuenta con el apoyo necesario de su
equipo para la toma de decisiones?
2. ¿Realizan feedbacks continuos para detectar
falencias en los procesos?
3. Después realizar los feedbacks, ¿ha notado
algún cambio? (ya sea negativo o positivo)
4. Describa el/los procesos en las tomas
decisiones.
5. Para la toma de decisiones ¿Cuáles son los
insumos de información que usa?
6. ¿Considera que las fuentes de información son
suficientes respecto al contenido y la
heterogeneidad de procesos?
7. En
8. De los procesos actuales ¿Cuáles considera
que son obsoletos o innecesarios?
9. ¿Cómo calificaría la eficiencia y la eficacia de
los ´procesos de la compañía?
10. Desde la experiencia en su campo laboral
¿¿Cuáles considera que son las fortalezas de la
compañía? Y ¿Qué oportunidades de mejora
encuentra para la compañía?
11. ¿Cree que la compañía cuenta con planes de
acción suficientes y necesarios?
12. ¿Participa en los procesos de selección de
personal?
13. ¿Considera necesario la sistematización de
procesos?
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Bibliografía
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