PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN,

PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

OBJETIVO
Dar a conocer al personal de la Empresa, todo lo relacionado al SG-SST. Implementación,
avances y sus logros, Y así mantenerlos en constante motivación dentro del SG-SST, como
resultado tendremos conciencia de trabajo seguro, evidenciado en comportamientos para
mantener y/o mejorar la salud, bienestar físico y mental de todo el personal.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a la información relacionada con el Sistema de Gestión Integrado-
suministrada por todas las actividades, procesos, funcionarios y contratistas

DEFINICIONES
⮚ Comunicación Interna: Se refiere al proceso de dar a conocer información por parte de
la Empresa y recibir información de las partes interesadas internas, así como todas las
estrategias y medios utilizados para este fin.

⮚ Comunicación Externa: Se refiere a los procesos de comunicación dirigidos a los

públicos externos o partes interesadas de la Organización.

⮚ Participación: Proceso mediante el cual se hacen aportes a un sistema de acuerdo con

el rol desempeñado y al interés generado por el beneficio mutuo, a través de ideas y
mejoras, en el cual se involucran sus trabajadores, contratistas y demás grupos de
interés

⮚ Consulta: Proceso mediante el cual es posible obtener más información de forma

externa e interna.
RESPONSABLES:
⮚ Gerencia: Evaluar y autorizar las comunicaciones externas que comprometan los
intereses de la compañía.
⮚ Coordinadores de áreas o procesos: Motivar al personal al personal para que
participe de forma activa y positiva en la organización.
⮚ Tramitar las peticiones, dudas y sugerencias del personal de la organización
⮚ Mantener actualizada la información de las carteleras
⮚ Responsable SST
⮚ Responder por la actualización y aplicación de este procedimiento.
⮚ Vigilar el cumplimiento de este procedimiento
PROCEDIMIENTO
El proceso de comunicación, participación y consulta interna en la empresa es
responsabilidad central del Gerente, delegado en todos los trabajadores a su cargo y
responsable del SST. Las partes interesadas internas, involucradas y/o con
responsabilidades en el proceso de comunicación, participación y consulta interna, son:
● Gerente
 ● Coordinadora administrativa
● Responsable de SST
● Vigía de SST
● Comité de Convivencia Laboral
● Brigada de Emergencias

5.1 Comunicación General

La empresa, dispone de los siguientes medios para transmitir la información a sus
colaboradores propios, contratistas y demás grupos de interés son:
✔ E-mail: donde se encuentran los registros en medio electrónicos de este canal de
comunicación formal
✔ inducción y reinducción: sobre la empresa en general y sus SGSST
✔ Carteleras con las directrices de Seguridad y Salud en el Trabajo de la organización
✔ Reporte de condiciones y actos inseguros: se informa a cada colaborador en
formato los actos o condiciones que se evidencian en los recorridos de planta por
parte del SGSST y se deja descrito En formato de inspecciones.

Motivación
La empresa ha definido dentro las siguientes actividades para generar motivación y sentido
de pertenencia las siguientes actividades:
⮚ Se otorgan espacios para celebración de cumpleaños del trabajador.
⮚ Se festejan los logros de la organización como reconocimientos o certificaciones.
⮚ Celebraciones de fin de año.
⮚ Recordatorios de fechas especiales (día de la secretaria, día del niño, día de la
madre, día del padre).

Participación General
La empresa, permite la participación de los trabajadores propios, contratistas y demás
grupos de interés en aspectos como atender las solicitudes, inquietudes y sugerencias
relacionadas con el tema de Seguridad y Salud en el Trabajo; los cuales podrán ser
realizadas de manera verbal, o electrónica por e-mail, ó físicamente al representante del
Vigía de SST, quien en sus reuniones mensuales las llevarán las solicitudes o inquietudes
como parte de los temas de la agenda.
Todos los trabajadores y grupos de interés podrán tener acceso al Formato de reporte de
condiciones y actos inseguros para informar actos y/o comportamientos inseguros dentro de
las instalaciones y/o desarrollo de sus actividades.
CONSULTA GENERAL
Actualmente se consulta a los trabajadores sobre los estados de salud, por medio de la
encuesta de perfil sociodemográfico, También se consultan de acuerdo con la normatividad
vigente en los procesos de convocatoria y elección del Vigía de Seguridad y Salud en el
Trabajo y el comité de convivencia laboral
IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 

VERSIÓN N° NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA

1 CREACIÓN DEL DOCUMENTO 07/12/2020