Los archivos según su uso se clasifican en:

Archivos vivos
Archivos de gestión
Archivos de interés popular
Archivo activo, semi activo, inactivo

Los archivos según su naturaleza o entidad que realice el procesos se clasifica en:

Privado, público, privado de interés público

Gestión, central e histórico
Descentralizado con control centralizado, descentralizado con control
descentralizado
A y C son correctas

¿En qué consiste la Radicación de documentos?

Proceso por medio del cual se asigna una numeración a todos los documentos
de la organización
Número consecutivo que se le asigna a las comunicaciones recibidas o
producidas dejando constancia de fecha y hora
B y C son correctas
Es el proceso de empaque o embalaje de la documentación para su posterior
distribución

Cualidades de los archivos:

Exactos, simples, sencillos

Técnico, sencillos y simples
Técnico, simple y económicos
Puntuales, originales, organizados

El documentos es:

Soporte papel que contiene información que sirve de testimonio

Toda información producida enviada o recibida por medio electrónico
Material en donde se puede testificar información
 Soporte material emitido por un funcionario público
Los Pasos para la administración son:

Planear, controlar, direccionar, ordenar

Planear, direccionar, controlar, ordenar
Planear, controlar, organizar, ordenar
Planear, organizar, direccionar, controlar

Cuando hablamos de planear nos referimos a:

Proceso lógico de alcanzar objetivos de forma más eficiente

Responsabilidad entre los integrantes de un equipo para alcanzar los objetivos
propuestos
Comprobación e ilustración de los soportes o contenidos del documento
Proceso que se lleva a cabo a través de la exploración de datos importantes
dentro de una organización

Documento Privado es:

Documento que se encuentra en reserva por una entidad estatal u oficial

Todos los documentos que se encuentran en una entidad son privados
Documentos de entidades privadas o personas naturales
Documento de imparten normas de obligatorio cumplimiento

Las características internas del documento son:

Son todas aquellas que encontramos en presentación física como cajas, libros
entre otros
Aquellas que señalan específicamente su contenido original o copia
Son el motivo por el cual se creó el documento
Parte esencial del documento que están implícitas en él

¿Los documentos de archivo son importantes porque?

Se encuentran la información de uso e importante para la empresa

 Porque nos muestra toda la información contable de la empresa desde su
creación
Porque los documentos que lo conforman son importante para la toma de
decisiones
Cuando sean requeridos los documentos para trámites legales y jurídicos

Los archivos se clasifican según su ciclo vital en:

Archivos activos, archivos inactivos

Archivo de gestión, central e histórico
Archivos activos, y de gestión
Todas las anteriores

Una de las cualidades del archivista es ser ordenado, para tener un control de los
documentos

Verdadero
Falso

Los documentos de archivo son funcionales porque permiten la operación de

archivar y consultar los documentos de manera eficiente

Verdadero
Falso

Según su naturaleza los archivos se clasifican en:

Archivo público, archivo privado de interés público, archivo privado

Archivos públicos y privados
Archivos públicos y oficiales
Ninguna de las anteriores

De acuerdo con el concepto de archivo, este se define como:

Todos los documentos en soporte papel, acumulados en una empresa

Todos los documentos que se encuentran en trámite por la empresa
Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma, soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o empresa
 Conjunto de documentos en soporte papel acumulado por una persona o
empresa

La documentación que se encuentra ______________ y está sujeta a

_____________________, ________________ es la del archivo de gestión

Conservada, eliminación, permanente

Deteriorada, conservación, permanente
Depositada, consulta, administrativa
Deteriorada, consulta, administrativa

Cuando se habla de la cualidad del archivista en cuanto a la prontitud se hace

referencia al horario de llegada y salida del funcionario de la entidad

Verdadero
Falso

Los archivos se clasifican según su organización en:

Institucionales, privados, públicos

Centralizado, descentralizado, públicos
Centralizados, descentralizado, descentralizado con control descentralizado
Centralizado, descentralizado, descentralizado con control descentralizado,
descentralizado con control centralizado

En las operaciones empresariales los archivos son importantes porque:

Nos muestra toda la información contable y financiera de la empresa

Sirven de testimonio ante procesos administrativos y legales
Los documentos que lo conforma son imprescindibles para la toma de
decisiones
Los documentos que los conforman hacen parte del patrimonio de la entidad y
de la nación

La Planoteca: Es una estructura en madera que tiene como función almacenar

planos
 Verdadero
Falso
El ciclo vital del ___________________ es archivo de _________________, central e
____________________

Archivo, información, histórica

Documento, gestión, histórico
Documento, interés, importante
Archivo, interés, histórico

La hemeroteca es una estructura en la cual se pueden conservar los planos de la

entidad

Verdadero
Falso

Los ______________, ____________________ son aquellos que llevan cada una de las
_____________ de la organización

Documentos, archivísticos, oficinas

Archivos, descentralizados, dependencias
Documentos, descentralizados, oficinas
Archivos, centralizados, dependencias

Los documentos que se catalogan como documentos históricos son aquellos que
el archivista considera importantes y no se pueden eliminar

Verdadero
Falso
Una de las cualidades del archivista es que debe ser una persona ordenada, porque
ejerce control y ubicación de los documentos

Verdadero
Falso

El termómetro es utilizado en el archivo para medir la humedad del sitio donde se

van a conservar los documentos
 Verdadero
Falso

Se dice que los documentos de archivo son económicos porque los materiales con
que se elaboran, no sobrecostea los activos de la organización

Verdadero
Falso

Los archivos son_____________ porque los documentos que lo _____________son

_______________para la toma de decisiones.

Importantes, conforman, imprescindibles

Necesarios, soportan, importantes
Fáciles, contienen, reales
Elementales, soportan, importantes

según su uso los archivos se clasifican en:

Archivos de gestión
Activo, semi activo, inactivo
Archivos de uso, archivo activo
Todos los anteriores

Los archivos se _____________de acuerdo al ________________ establecido en cada una

de las _______________

Conforman, tiempo, gavetas

Organizan, régimen, empresas
Clasifican, tiempo, etapas
Observan, régimen, entidades

El Sigilo profesional hace referencia a la reserva que debe tener el funcionario, con
el grado de confidencialidad que maneja

Verdadero
Falso
Tres cualidades de los archivos son:

Técnicos, simples, económicos

Técnicos, sencillos, simples
Exactos, simples, sencillos
Ninguna de las anteriores

Archivo ____________es cuando _____________ sola _________________ controla toda la

documentación de la organización.

Activo, una, empresa

Inactivo, una, dependencia
Organizado, conserva, eficaz
Centralizado, una, dependencia

Archivo _____________ es todo ______________que pertenece a entidades ______________

Público, documento, pública

Activo, documento, públicas
Inactivo, documento, antiguas
Inactivo, documentos, públicas

Evidencia 1: Prueba de Conocimiento AA2

Archivo activo hace referencia a documentos del año _____________ o

_________________, que se encuentren en _______________.

Actual, anterior, tramite

Vigente, actual, vigencia
Actual, posterior, vigente
Vigente, posterior, tramite

Se le llama documento ___________________ al registro de información _____________

en medio __________________.

Electrónico, contenida, electrónico

 Público, importante, papel
Importante, plasmada, magnético
Original, pública, magnético

El Carácter seriado de los documentos hacer referencia a la generación de documentos

uno a uno, producto de acciones repetitivas

Verdadero
Falso

Los documentos que sirven de __________________ o de __________________se les llama

documentos _______________________.

Testimonio, evidencia, testimoniales

Conservación, almacenamiento, históricos
Influencia, información, informativos
Gráficos, imágenes, fotográficos

La fecha y ________________ de producción _______________________con precisión el

______________________del documento en tiempo y espacio.

Lugar, señala, origen

Hora, muestra, lugar
Año, muestra, lugar
Lugar, muestra, sitio

Un soporte se conoce como:

Material que contiene información.

Todo documento papel que contiene información.
Documentos archivados en soporte papel.
A y B son correctas.

Los Soportes gráficos son los que permiten visualizar de manera rápida la información
como los memorandos, cartas, circulares

Verdadero
Falso
Un documento público, se define:

Documentos pertenecientes a entidades públicas o del estado.

Es toda la información que está disponible para el público en general.
Documentos producidos por las empresas de servicio públicos.
Documentos recibidos y producidos por empresas de servicios públicos.

Cuando se habla de caracteres del documento de integridad se hace referimos a:

El documento no puede ser alterado ni externa ni internamente.

El documento debe cumplir con el objeto de integridad del documento.
El documento debe ser integro en su totalidad.
El documento no tiene más ejemplares.

Se considera elemento de un documento el soporte, el cual hace referencia al tipo de

material utilizado para contener información.

Verdadero
Falso

La ______________ del documento, constituye los ____________ específicos que

conforman el ________________.

Estructura, datos, documento

Gestión, pasos, archivo
Información, métodos, documento
Fecha, pasos, documento

Las características __________________del documento hace _______________a la

___________________del documentos y están implícitas en él.

Internas, referencia, esencia

Individuales, relación, esencia
Generales, referencia, forma
Individuales, relación, esencia
El documento es importante porque la información contenida en él sirve como testimonio,
el cual le permite tomar decisiones basadas en antecedentes

Verdadero
Falso

Las características internas del documento son:

Entidad productora, Orígenes Funcionales, Fecha y lugar de producción,

Contenido
Entidad productora, Clase, Orígenes funcionales, Fecha y lugar de Producción.
Entidad productora, Formato, forma, Orígenes funcionales, Contenido sustancial
o substancial.
Todas las anteriores.

El concepto de carácter seriado hace referencia a:

Generación de documentos uno a uno, producto de acciones repetitivas.

Numerar los documentos producidos, colocando un número cronológico.
Documento único sin ejemplares.
A y B son correctas.

Los documentos _____________ son todos aquellos que imparten ___________________

de obligatorio _________________.

Dispositivos, normas, cumplimiento

Administrativos, contable, cumplimiento
Legales, información, cumplimiento
Jurídicos, leyes, aplicación

Él ________________ es el ________________________interno que desea expresar o

___________________ en el documento.

Contenido, mensaje, transmitir

Documento, soporte, difundir
Contenido, soporte, transmitir
Informe, contenido, contener.
Se define como documento

Todo soporte de donde se puede testificar información contenida en él.

Todo lo que se encuentra escrito en soporte papel.
Toda información contenida en soportes de archivo.
A y B son correctas.

El concepto de documento electrónico se define como:

Toda información contenida en medio electrónico.

Documentos impresos por medio electrónicos.
Información enviada o recibida por medio de correos electrónicos.
A y B son correctas.

Cuando decimos que el documento no puede ser alterado en su estructura interna y

externa esto hace referencia al carácter de Unicidad del documento

Verdadero
Falso

Los __________________, _____________________ directamente en la toma de _____________________.

Documentos, intervienen, decisiones

Contenidos, conforman, información
Archivos, conforman, información
Soportes, intervienen, alternativas

Los documentos privados se conocen como:

Documentos de entidades del sector privado o personas naturales.

Son aquellos documentos que requieren ser conservados y la información
contenida no se puede consultar.
Documentos que nada más pueden ser utilizados por funcionarios de la misma
entidad.
Documentos de personas naturales.
El documento es importante porque soporta procesos legales personales e institucionales

Verdadero
Falso

Los documentos__________________, información y sirven de ___________________ de las

_____________________ desarrolladas.

Transmiten, evidencia, gestiones.

Enriquecen, testimonio, acciones.
Mantienen, prueba, acciones.
Tienen, custodia, gestiones.

El contenido del documento trata de la parte externa del documento como lo es el soporte
utilizado para plasmar información

Verdadero
Falso

El productor o autor del documento son las personas o empresas que estas elaborando el
documento.

Verdadero
Falso

EVIDENCIA 3 Cuestionario de preguntas AA3.

El reparto consiste en la distribución de las comunicaciones, hacia las oficinas que deban
realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.

Falso
Verdadero
El almacenamiento de _______________ consiste en ___________________ los
documentos, debidamente ________________ y organizados.

Unidades, organizar, foliados

Documentos, recopilar, clasificados
Unidades, garantizar, clasificados
Documentos, garantizar, foliados

Las comunicaciones ________________ son aquellas que son enviadas en soporte

________________ y contiene original y máximo dos ___________.

Internas, físico, anexos

Enviadas, físico, copias
Internas, físico, originales
Oficiales, electrónico, copias

La ________________ es la ejecución de los _________________ la motivación, la

comunicación, es decir la etapa en que se _____________al personal.

Organización, programas, orienta

Dirección, planes, orienta
Administración, archivos, organiza
Planeación, archivos, direcciona

La norma ________________ tiene como objeto brindar ____________________ para la

gestión de ____________________.

GTC 185, herramientas, documentos

GTC 187, información, documentos
Internacional, pautas, informes
GTC 187, herramientas, documentos

Un memorando es un documento escrito que contiene lo sucedido, tratado o acordado en

una reunión específica.

Verdadero
Falso
Comunicaciones recibidas, son:

Documentos que ingresan a la empresa.

Comunicaciones oficiales que ingresan y son de carácter privado de la entidad.
Comunicaciones que ingresan a la oficina de correspondencia para ser
despachadas fuera de la empresa.
Documentos que son transferidos de un archivo a otro.

Se denomina silencio documental cuando:

Dentro de un documento hay hojas en blanco.

Proceso de exploración de bases de datos y palabras claves.
Falta de información o hallazgos mínimos respecto a lo que se requiere.
Información completa pero no con deterioro físico

Uno de los pasos de la Administración es el Control, el cual hace referencia a:

A la vigilancia de lo que se planeó, organizo y direccionó llegue al objetivo

propuesto.
Al control y seguimiento de las unidades de correspondencia.
Al control que de sebe tener con las comunicaciones que ingresan a las
instituciones.
A los lineamientos para el control, y los procedimientos para su administración.

Se conoce como ruido documental en cuando se encuentra:

Falta de información.
Documentos que pierden su valor documental por el paso del tiempo.
Un gran número de datos o de información genérica que no es relevante a lo
que se esperaba encontrar.
Descarte de documentos soportado en actas.

Comunicaciones privadas son todas aquellas comunicaciones que llegan con el nombre del
funcionario los cuales se deben radicar para llevar un control pese a ser de carácter
personal.

Verdadero
Falso
Las comunicaciones oficiales recibidas son aquellas que ingresan a la empresa, las cuales
deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de
origen del ciudadano o entidad que las remite

Verdadero
Falso

Las comunicaciones oficiales se caracterizan por ser:

Documentos emitidos por entidades oficiales o del estado.

Documentación emitida por entidades militares.
A y B son correctas.
Comunicación de entidades oficiales o privadas.

El concepto de “Planeación” hace referencia a:

Plasmar información para el cumplimiento de metas.

Los pasos o mecanismos a seguir para alcanzar objetivos propuestos.
Planificar mediante formatos los pasos a seguir para el crecimiento de la
empresa.
Seguir procesos para la obtención de los recursos.

La administración de documentos se define como:

Administración del horario de atención al público visible y de fácil acceso a los

ciudadanos.
Control y seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
Elaboración de documentos debidamente planeados y organizados.
El control de las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel.

Las _____________________ se dividen en dos grupos __________________ y

______________________, se deben separar en el momento en que se reciben,
según el tipo de comunicaciones.

Comunicaciones, activas, inactivas

Actas, internas, externas
Comunicaciones, oficiales, personales
Circulares, internas, externas
La _________________ consiste, en recibir las comunicaciones, _________________ de
diferentes entidades, y ______________ o soportes.

Recepción, provenientes, medios

Información, proveniente, materiales
Información, almacenadas, materiales
Documentación, escritas, materiales

Dentro del proceso de administración qué papel desempeña la organización.

Es la forma en que cumple las funciones la entidad respetando el orden en los

procesos.
La organización es la entidad es decir la razón social.
Es la distribución de responsabilidades entre los integrantes de la empresa.
Es la distribución de secciones y subsecciones dentro de un fondo o empresa.

Una comunicación _______________ de interés _____________ con el mismo contenido

dirigida a un grupo específico es la ______________.

Escrita, común, carta

Laboral, público, circular.
Escrita, común, circular
Formal, laboral, circular.

Se conoce por mantenimiento en la función de la administración documental.

Regular la gestión de los archivos.

Cuidado y actualización del documento en físico o electrónico.
Recopilación de documentos clasificados y organizados.
Comprobación soporte e ilustración de los documentos.

Se refiere a comunicación escrita de interés común con mismo contenido.

Actas
Informes
Memorando
Circular
Las comunicaciones oficiales son todas aquellas comunicaciones recibidas o despachadas
por una empresa en desarrollo de sus funciones.

Falso
Verdadero

Dentro del proceso de comunicaciones hablamos de la apertura que consiste en la hora en

que se debe atender al usuario interno y externo para la recepción de las comunicaciones
oficiales.

Verdadero
Falso

La radicación consiste en el número consecutivo que se asigna a las comunicaciones

producidas o recibidas.

Falso
Verdadero

Corresponde a una comunicación escrita para tratar asuntos internos.

Circular
Informe
Acta
Memorando