TCNICAS DE DOCUMENTACIN DE OFICINA I

CAPTULO I
VISIN GENERAL E INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN DE
DOCUMENTOS
1.1. Introduccin a la administracin de documentos y su importancia
1.2. Funciones que debe cumplir un archivo
1.3. Administracin de documentos: su importancia para las instituciones
1.4 Importancia de los documentos
1.5. Clasificacin de documentos
- Auto Evaluacin
CAPTULO II
ASPECTOS BSICOS DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO
Objetivos especficos del captulo
2.1 Sistemas para la clasificacin de documentos
2.1.1 Sistema de archivo manual
2.1.2. Sistema electrnico
2.1.2.1 Componentes de un sistema de archivo electrnico
2.2. Ciclo de los documentos
2.2.1 Creacin o recibo
2.2.2 Distribucin
2.2.3 Uso
2.2.4 Archivo y proteccin
2.2.5 Localizacin y reutilizacin
2.2.6 Transferencia
2.2.7 Disposicin final
2.2.8 Conservacin permanente
2.3. Caractersticas de un sistema eficaz para la administracin de
documentos
- Auto Evaluacin
CAPTULO III
EQUIPOS Y MATERIALES
Objetivos especficos del captulo
3.1 Variedad y seleccin del equipo
3.1.1 Gabinetes para el archivo de documentos en papel
3.1.2 Unidades para el archivo de medios electrnicos
3.2. Materiales y otros accesorios para los archivos. Seleccin y variedad
3.2.1 Accesorios
3.2.2 Tarjetero, Tarjetas o fichas de registro
3.2.2.1 Utilidad de los tarjeteros
3.2.2.2 Ventajas de los tarjeteros
3.2.2.1 Tarjetero ndice
3.2.2.1 Tarjetero de asiento o anotaciones
3.2.2.1 Tarjeteros cronolgicos
- Auto Evaluacin
CAPTULO IV
REGLAS PARA CODIFICAR Y ALFABETIZAR NOMBRES DE INDIVIDUOS
Objetivos especficos del captulo
4.1 Conceptos y aspectos bsicos para la aplicacin de las reglas de
archivar
4.2. Reglas para archivar nombres de individuos
Regla 1: Inversin de nombre de individuos.
Regla 2: Nombres y apellidos con prefijos y apellidos compuestos
Regla 3: Ttulos de prioridad familiar, profesionales, religiosos y nobiliarios

Regla 4: Nombres de la mujer casada

Regla 5: Individuos con nombres idnticos
4.3. Referencias
- Auto Evaluacin

CAPTULO I

VISIN GENERAL E INRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN DE

DOCUMENTOS
El tiempo que no dedique a archivar, tendr que dedicarlo a
buscar los papeles, donde quiera que se encuentren
En esta primera parte usted obtendr una visin general de la
administracin de
documentos, su evolucin y su importancia para las instituciones. Usted
descubrir el
valor que significa conservar protegidos los documentos.
1.1. Introduccin a la administracin de documentos y su
importancia
La introduccin a la Administracin de Documentos y su importancia la
encontrar en la
pgina seis de su texto bsico. La invito a que lea esta pgina
detenidamente.
Como usted habr notado, en esta lectura se encuentran tres definiciones,
que estn
relacionadas unas con otras y que son importantes recordar: comunicacin,
informacin
y documento. Que les parece si hacemos una revisin:
La comunicacin es el proceso que permite de ideas, actitudes
y sentimientos.
La informacin es un activo esencial para que
..,
y est compuesta de datos numricos, alfabticos o de smbolos que
representan
.
Un documento es..que se conserva en forma

Si relacionamos los trminos decimos: La comunicacin es la base de las

instituciones,
las instituciones utilizan la comunicacin para intercambiar informacin y el
medio para
conservar esta informacin es el documento.
1.2. Funciones que debe cumplir un archivo
Este apartado no se encuentra en su texto bsico, pero me parece muy
importante que
usted lo conozca, por eso lo incluyo aqu
Un sistema de archivo debe cumplir tres funciones bsicas:
Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan
en el
negocio.
Guardar de manera ordenada el material reunido.
Poder sacar los documentos o archivos rpidamente cuando sea
necesario.

1.3. Administracin de documentos: su importancia para las

instituciones
La administracin de documentos es el proceso de planificar, organizar,
dirigir y
controlar todas aquellas actividades relacionadas con los documentos. Estas
actividades van desde la creacin, el archivo, la localizacin, la proteccin,
el control, el uso, hasta la disposicin o conservacin permanente de los
documentos.
De esto, nos surge una nueva definicin que es:
Archivar, que es el arte de conservar en orden, debidamente agrupados y
protegidos los
documentos pertenecientes a un individuo, firma asunto o zona geogrfica.
La finalidad de archivar es facilitar la localizacin de los documentos y el
uso
de la informacin cuando se la necesite.
Ms informacin la puede encontrar en la parte pertinente de su texto
bsico, en las
pginas 9 y 10. Lea por favor y encontrar otros trminos que tambin son
importantes
que tenga presentes, como lo son: Sistema y Tecnologa.
1.4 Importancia de los documentos
Por un momento imagnese una oficina sin documentos? Cree usted que
existira
alguna oficina de este tipo? Supongo que no. Los documentos son
esenciales para los
individuos y el funcionamiento de cualquier organizacin. Contienen
informacin
necesaria para las operaciones diarias de las instituciones. La informacin
que se
encuentra en los documentos sirve a las instituciones y personas:
De base para la toma de decisiones
Como evidencia
Para propsitos de impuestos
Fundamento o base en procedimientos legales
Cumplir con las leyes
Base histrica
Para ampliar sus criterios sobre esta temtica lea por favor las pginas 10 y
11 de su texto
bsico.
1.5. Clasificacin de documentos
En el texto base usted encontrar una tabla muy explcita que clarifica los
diferentes
criterios por los que se puede clasificar los documentos. Lea por favor la
pgina 12.
Dentro de los criterios se mencionan documentos internos y externos;
esta es una
clasificacin muy usada y til para las dependencias en las que se reciben o
envan
documentos para personas que trabajan dentro de la institucin, as como
para personas
que son ajenas a ella.

Otro criterio de clasificacin que se menciona es documento activo,

semiactivo e inactivo,
de este criterio nos habla la autora Cristina Parera Pascual.
Archivo activo: Contiene la documentacin actual usada frecuentemente,
que debe estar
localizada en un rea accesible.
Archivo semiactivo: Contiene la documentacin no activa, utilizada
ocasionalmente.
Aqu se encuentra los expedientes archivados concernientes a acciones y
estudios
terminados, pero que todava estn en uso para consultas o de referencia.
Archivo inactivo: Contiene la documentacin que se refiere a acciones
pasadas,
utilizada raramente y que no ofrece a la empresa sino un inters jurdico o
histrico.
Esta documentacin se la guarda en lugares alejados del puesto de trabajo,
diseados
especialmente para este fin.
Dentro de estos criterios existe un aspecto a considerar que es el valor del
documento,
de acuerdo a este se puede determinar las normas y procedimientos para el
manejo, uso
y proteccin as como tambin sirve para determinar el perodo de
retencin.
De acuerdo a su valor los documentos se clasifican en:
Documentos vitales
Documentos importantes
Documentos tiles
Documentos no esenciales
Por ejemplo, entre documento vital y documento importante, trminos que
pareceran sinnimos una diferencia podra ser: que el documento vital se lo
debe conservar con proteccin especial para evitar que se destruya o se
pierda; mientras
que el documento importante aunque se debe conservar, si por algn
motivo se pierde
no se est jugando la estabilidad de la empresa como ocurre con el
documento vital.

CAPTULO II
ASPECTOS BSICOS DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO
Los resultados de tener un sistema de archivo que funciona son
siempre positivos y duraderosy merecen el esfuerzo!
En este captulo usted podr encontrar aspectos bsicos de los sistemas
manuales y
electrnicos para la administracin de documentos y de los diferentes
mtodos para
organizar los documentos en estos sistemas. Adems las fases del ciclo de
vida que
tiene un documento.

2.1 Sistemas para la clasificacin de documentos

El sistema de clasificacin de documentos que usted utilice depende del tipo
y volumen
de documentos, de la naturaleza de las operaciones de la institucin en la
que labora y
de la cantidad de corresponsales que existan. Esta informacin est muy
detallada y
explcita en la pgina 20 del texto bsico. Por favor remtase a ella.
Como usted pudo leer, los sistemas que se pueden utilizar para organizar
los documentos
son:
Sistema alfabtico
Sistema numrico:
Sistema por asunto
Sistema geogrfico
En el siguiente cuadro podr encontrar algunas caractersticas resumidas de
cada uno
de los sistemas, la invito a que lea detenidamente. Luego de la lectura le
propongo
que encuentre las diferencias y similitudes que tenga cada uno de los
archivos, esto le
permitir llegar a un grado superior de comprensin.
Sistema
Caractersticas.
Alfabtico
Es el sistema ms fcil
.
. Se archiva por los nombres de los
corresponsales.
Es el nico sistema directo de
archivo
Se adapta a cualquier tipo de oficina
Numrico
Se archiva por los nmeros
asignados a los corresponsales o a
los asuntos.
.
Se facilita establecer la secuencia
Es conveniente utilizarlo en
instituciones con muchos
corresponsales y cuando la
naturaleza
de los documentos es similar
Por asunto
Se archiva por los temas o tpicos
Se puede combinar con el alfabtico
o con el
numrico.
Es recomendable usar en
instituciones que
solicitan los documentos por el
asunto,
producto o actividad particular
Geogrfico
Se archiva por el rea geogrfica del
corresponsal y luego, por los
nombres de los corresponsales.
Se organiza con guas alfabticas o
con guas

por reas geogrficas.

Ahora bien, estos sistemas se los pueden llevar de dos formas: Manual o
Electrnica.
Contine la lectura en las pginas 20 y 21 de su texto bsico.
2.1.1 Sistema de archivo manual
En el sistema de archivo manual los procedimientos que se siguen son para
el uso, manejo
y conservacin de los documentos principalmente en papeles. Se requiere
de materiales
como los gabinetes o archivadores para guardar los expedientes.