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1

De acuerdo con el concepto de archivo, este se define como:

Todos los documentos en soporte papel, acumulados en una empresa


Todos los documentos que se encuentran en trámite por la empresa
Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma, soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o
empresa
Conjunto de documentos en soporte papel acumulado por una persona o
empresa

2
Según su naturaleza los archivos se clasifican en:

Archivo público, archivo privado de interés público, archivo privado


Archivos públicos y privados
Archivos públicos y oficiales
Ninguna de las anteriores

3
Cuando se habla de la cualidad del archivista en cuanto a la prontitud se
hace referencia al horario de llegada y salida del funcionario de la entidad

Verdadero
Falso

4
Los archivos se clasifican según su organización en:

Institucionales, privados, públicos


Centralizado, descentralizado, públicos
Centralizados, descentralizado, descentralizado con control
descentralizado
Centralizado, descentralizado, descentralizado con control
descentralizado, descentralizado con control centralizado
5
Archivo activo hace referencia a documentos del año _____________ o
_________________, que se encuentren en _______________.

Actual, anterior, tramite


Vigente, actual, vigencia
Actual, posterior, vigente
Vigente, posterior, tramite

6
La hemeroteca es una estructura en la cual se pueden conservar los planos de la
entidad

Verdadero
Falso

7
La documentación que se encuentra ______________ y está sujeta a
_____________________, ________________ es la del archivo de gestión
Conservada, eliminación, permanente
Deteriorada, conservación, permanente
Depositada, consulta, administrativa
Deteriorada, consulta, administrativa

8
Los documentos que se catalogan como documentos históricos son aquellos que el
archivista considera importantes y no se pueden eliminar

Verdadero
Falso
9
Los archivos se clasifican según su ciclo vital en:
Archivos activos, archivos inactivos
Archivo de gestión, central e histórico
Archivos activos, y de gestión
Todas las anteriores

10
Los documentos de archivo son funcionales porque permiten la operación de archivar
y consultar los documentos de manera eficiente

Verdadero
Falso

11
Los archivos son_____________ porque los documentos que lo _____________son
_______________para la toma de decisiones.

Importantes, conforman, imprescindibles


Necesarios, soportan, importantes
Fáciles, contienen, reales
Elementales, soportan, importantes

12
Una de las cualidades del archivista es ser ordenado, para tener un control de los
documentos

Verdadero
Falso

13
El termómetro es utilizado en el archivo para medir la humedad del sitio donde se van
a conservar los documentos
Verdadero
Falso
14
Archivo _____________ es todo ______________que pertenece a entidades
______________

Público, documento, pública


Activo, documento, públicas
Inactivo, documento, antiguas
Inactivo, documentos, públicas

15
El ciclo vital del ___________________ es archivo de _________________, central e
____________________

Archivo, información, histórica


Documento, gestión, histórico
Documento, interés, importante
Archivo, interés, histórico

16
Archivo ____________es cuando _____________ sola _________________ controla
toda la documentación de la organización.

Activo, una, empresa


Inactivo, una, dependencia
Organizado, conserva, eficaz
Centralizado, una, dependencia

17
Según su uso los archivos se clasifican en:

Archivos de gestión
Activo, semi activo, inactivo
Archivos de uso, archivo activo
Todos los anteriores
18
En las operaciones empresariales los archivos son importantes porque:

Nos muestra toda la información contable y financiera de la empresa


Sirven de testimonio ante procesos administrativos y legales
Los documentos que lo conforma son imprescindibles para la toma
de decisiones
Los documentos que los conforman hacen parte del patrimonio de la
entidad y de la nación

19
La Planoteca: Es una estructura en madera que tiene como función almacenar planos

Verdadero
Falso

20
Tres cualidades de los archivos son:

Técnicos, simples, económicos


Técnicos, sencillos, simples
Exactos, simples, sencillos
Ninguna de las anteriores

21
Los archivos se _____________de acuerdo al ________________ establecido en
cada una de las _______________

Conforman, tiempo, gavetas


Organizan, régimen, empresas
Clasifican, tiempo, etapas
Observan, régimen, entidades
22
El Sigilo profesional hace referencia a la reserva que debe tener el funcionario, con el
grado de confidencialidad que maneja

Verdadero
Falso

23
Se dice que los documentos de archivo son económicos porque los materiales con
que se elaboran, no sobrecostea los activos de la organización

Verdadero
Falso

24
Los ______________, ____________________ son aquellos que llevan cada una de
las _____________ de la organización

Documentos, archivísticos, oficinas


Archivos, descentralizados, dependencias
Documentos, descentralizados, oficinas
Archivos, centralizados, dependencias

25
Una de las cualidades del archivista es que debe ser una persona ordenada, porque
ejerce control y ubicación de los documentos

Verdadero
Falso