FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 14/9/2022

DESCRIPCION DEL RIESGO O LA

N. PROCESO DESCRIPCION DEL ASPECTO FUENTE
OPORTUNIDAD

Cumplimiento de entrega y pago de nominnas

ADM Y FIN Cumplimiento de pago de nomina,
1 Contexto interno y prestaciones sociales de acuerdo a lo
(Gestion Humana) prestaciones sociales y parafiscales
establecido.

ADM Y FIN Rotacion de personal por factores internos o

2 Rotacion de personal Contexto interno
(Gestion Humana) externos del mercado laboral.

Generar parametrizacion global al WO en

ADM Y FIN
3 Ampliacion Parametrizacion WO Contexto interno proceso contable, verificacion de la
(Gestion Humana)
parametrizacion contable en nomina.

ADM Y FIN Canales de comunicación al interior de Desinformacion del personal, retrasos en las
4 Contexto interno
(Gestion Humana) la organización respuestas del proceso
 ADM Y FIN Desarrollo y mejora del desempeño Retroalimentacioni de funciones, aspectos
5 Contexto interno
(Gestion Humana) laboral y profesional por mejorar y por resaltar de cada trabajador.

ADM Y FIN Ejecucion de compras de bienes y/o

6 Contexto interno Inconformidad del proveedor
(Gestion Humana) servicios sin el debido control.

Existencia de criterios de proveedores

ADM Y FIN
7 para la selección, evaluacion y Contexto interno Proveedores evaluados
(Gestion Humana)
evaluacion de desempeño

ADM Y FIN Adecuada gestión del pago de los

8 Contexto interno Cumplimiento legal
(Gestion Humana) impuestos

ADM Y FIN Asegurar el desempeño de los Cumplimiento de los requisitos de selección y

9 Contexto externo
(Gestion Humana) proveedores evaluación

ADM Y FIN Indicadores de Administracion y Gestion Generar un clima de bienestar y estabilidad

10 Contexto externo
(Gestion Humana) Humana laboral.

Contrataciones con entidades publicas

ADM Y FIN
11 el proceso de contratacion es largo y Contexto externo Incumplimiento y retrasos en nivel operativo
(Gestion Humana)
burocratico

ADM Y FIN Auditorias internas a los procesos Mejorar los procedimientos internos y lograr la
12 Contexto externo
(Gestion Humana) administrativos y financieros definicion de nuevos objetivos
 ADM Y FIN Contratacion de personal no calificado Practicas incorrectas en procesos
13 Contexto externo
(Gestion Humana) completamente para el cargo. fundamentales de la organizacion

Correcta liquidacion de la seguridad

ADM Y FIN Incumplimiento legal, malestar en los
14 social y control efectivo del pago previo Contexto interno
(Gestion Humana) trabajadores y mal clima laboral.
a las fechas de vencimiento
 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Y OPORTUNIDAD

EVALUACIÓN DEL RIESGO O LA OPORTUNIDAD

O: Oportunidad

Evaluaciòn del
Probabilidad
CONTROLES ACTUALES CLASIFICACIÓN ACCIÓN

R: Riesgo
Impacto

riesgo
Se deben hacer esfuerzos para reducir el riesgo. Las
Profesional idoneo (Coord. Sr. Adm GH),
3 3 R 9R Riesgo Moderado medidas para reducir el riesgo deben implantarse en un
Software Wordl Office.
período determinado.

No se necesita mejorar la acción. Se requieren

Espacios de trabajo adecuados, canales de
1 3 R 3R Riesgo Aceptable comprobaciones periódicas para asegurar que se mantiene
comunicación, bienestar, ascensos, etc.
la eficacia de las medidas de control

Presupuesto asigando para el desarrollo de Se toman acciones para beneficiarse de la oportunidad

1 5 O 5O Oportunidad Aprovechable
actividades aprobado por la gerencia detectada

Disponer de dispositivos moviles

Se deben hacer esfuerzos para reducir el riesgo. Las
coorporativos, correos. Suministrados por la
3 3 R 9R Riesgo Moderado medidas para reducir el riesgo deben implantarse en un
empresa, contacto directo con personal
período determinado.
operativo
 No se necesita mejorar la acción. Se requieren
Realizacion de Evaluaciones de Desempeño 1 3 O 3O Oportunidad Poco Aprovechable comprobaciones periódicas para asegurar que se mantiene
la eficacia de las medidas de control

Canales de registro digital, procedimiento de Se deben hacer esfuerzos para reducir el riesgo. Las
manejo de proveedores, espacios de 3 3 R 9R Riesgo Moderado medidas para reducir el riesgo deben implantarse en un
evaluacion y divulgacion. período determinado.

Gestion de proveedores, divulgacion de No se necesita mejorar la acción. Se requieren

resultados de evaluacion y verificcion del 1 3 O 3O Oportunidad Poco Aprovechable comprobaciones periódicas para asegurar que se mantiene
desempeño la eficacia de las medidas de control

Se deben hacer esfuerzos para reducir el riesgo. Las

Soportes de cumplimiento legal 3 3 R 9R Riesgo Moderado medidas para reducir el riesgo deben implantarse en un
período determinado.

No se necesita mejorar la acción. Se requieren

Definicion de criterios de selección y
1 3 O 3O Oportunidad Poco Aprovechable comprobaciones periódicas para asegurar que se mantiene
evaluacion para los proveedores criticos
la eficacia de las medidas de control

No se necesita mejorar la acción. Se requieren

Indicadores del proces de Administracion y
3 1 O 3O Oportunidad Poco Aprovechable comprobaciones periódicas para asegurar que se mantiene
Gestion Humana
la eficacia de las medidas de control

No se necesita mejorar la acción. Se requieren

Conrol operacional, dar cumplimiento a las
3 1 R 3R Riesgo Aceptable comprobaciones periódicas para asegurar que se mantiene
exigencias legales
la eficacia de las medidas de control

No se necesita mejorar la acción. Se requieren

Auditorias Internas, revision de asesor
3 1 O 3O Oportunidad Poco Aprovechable comprobaciones periódicas para asegurar que se mantiene
externo
la eficacia de las medidas de control

Procesos de selección exahustivos, salarios
5 3
competitivos a corde al mercado laboral.
Profesional idoneo en generacion y revision
1 3
de seguridad social.
No debe continuar el proceso hasta que se haya reducido el
riesgo. Puede que se precisen recursos considerables para
R 15R Riesgo Critico controlar los riesgos. Cuando el riesgo corresponda a un
proceso que se está realizando, debe remediarse el
problema en un tiempo inferior al de los riesgos moderados.
No se necesita mejorar la acción. Se requieren
R 3R Riesgo Aceptable comprobaciones periódicas para asegurar que se mantiene
la eficacia de las medidas de control
S Y OPORTUNIDADES

DETERMINACIÓN DE CONTROLES

TIEMPO DE LA MEDIDAS DE INTERVENCIÓN DEL RESPONSABLE DEL

ACCION A REALIZAR
INTERVENCIÒN RIESGO/OPORTUNIDAD PROCESO

Continuar con el control existente realizando los

O: Otras posibilidades deseables y
pagos de nomina y pago de parafiscales en los
Prioridad media/alta (3-6 viables para abordar las necesidades Coordinador Sr. Adm y de
tiempos establecidos de forma legal, verificacion de
meses) de la organización o las de sus Gestion Humana
pagos de nomina realizados (pago exitoso, rechazdo,
clientes
en proceso, etc).

O: Otras posibilidades deseables y

viables para abordar las necesidades Coordinador Sr. Adm y de
Prioridad media (6-8 meses) Planes de Bienestar, incentivos, planes de carrera.
de la organización o las de sus Gestion Humana
clientes

O: Otras posibilidades deseables y

Prioridad media/alta (3-6 viables para abordar las necesidades Coordinador Sr. Adm y de
Ejecución de las actividades planeadas
meses) de la organización o las de sus Gestion Humana
clientes

Prioridad media/alta (3-6 R:Asumir el riesgo para perseguir una Continuar con el control actual, generando los canales Coordinador Sr. Adm y de
meses) oportunidad de comunicación y consulta Gestion Humana

R:Asumir el riesgo para perseguir una
Prioridad media (6-8 meses)
oportunidad
Continuar con los controles realizando seguimiento a
Coordinador Sr. Adm y de
los resultados de la evaluacion de desempeño del
Gestion Humana
personal

Prioridad media/alta (3-6 R:Asumir el riesgo para perseguir una Dar respuesta oportuna a las comunicciones de los Coordinador Sr. Adm y de
meses) oportunidad proveedores Gestion Humana

O: Otras posibilidades deseables y

viables para abordar las necesidades Continuar con los controles definiendo los criterios de Coordinador Sr. Adm y de
Prioridad media (6-8 meses)
de la organización o las de sus los proveedores y su seguimiento hasta la evaluacion Gestion Humana
clientes

O: Otras posibilidades deseables y

Prioridad media/alta (3-6 viables para abordar las necesidades continuar con el control financiero y los compromisos Coordinador Sr. Adm y de
meses) de la organización o las de sus financieros Gestion Humana
clientes

O: Otras posibilidades deseables y

viables para abordar las necesidades Continuar con el control de los proveedores evaluando Coordinador Sr. Adm y de
Prioridad media (6-8 meses)
de la organización o las de sus su prestacion del servicio Gestion Humana
clientes
O: Otras posibilidades deseables y
viables para abordar las necesidades Coordinador Sr. Adm y de
Prioridad media (6-8 meses) Seguimiento de Indicadores.
de la organización o las de sus Gestion Humana
clientes

R:Asumir el riesgo para perseguir una Realizar seguimiento a los criterios establecidos por Coordinador Sr. Adm y de
Prioridad media (6-8 meses)
oportunidad los clientes Gestion Humana

O: Otras posibilidades deseables y

viables para abordar las necesidades Analizar los resultados de las auditorias internas Coordinador Sr. Adm y de
Prioridad media (6-8 meses)
de la organización o las de sus efectuadas. Gestion Humana
clientes

R:Asumir el riesgo para perseguir una
Prioridad Alta (1 – 3 meses)
oportunidad
Ejecutar selección rigurosa del personal, aplicación de
Coordinador Sr. Adm y de
pruebas psicotecnicas y de conocimiento (teorico-
Gestion Humana
practicas)

O: Otras posibilidades deseables y

viables para abordar las necesidades Verificar la entrega oportuna de la seguridad social y Coordinador Sr. Adm y de
Prioridad media (6-8 meses)
de la organización o las de sus realizar seguimiento del pago. Gestion Humana
clientes
N DE CONTROLES

REQUIERE PLAN DE ACCIÓN

FECHA: VERIFICACIÓN DE EFICACÍA
SI/NO

15/09/22: La eficacia del control se evidencia con los

soportes de pago a los trabajadores y entrega oportuna de NO
las nominas.

15/09/22: La eficacia del control se eviedencia con el

NO
indicador de rotacion de personal.

15/09/22: La eficacia del control se evidencia con la

implementacion del presupuesto asignado en las
actividades de recurso humano y aprobados por la alta NO
direccion establecidas en el cronograma de actividades
anuales.

15/09/22: La eficacia del control se evidencia mediante el

seguimiento a las comunicaciones internas, correos
NO
informativos, carteleras digitales, comunicaciones directas
con trabajadores operativos a nivel nacional.
15/09/22: La eficacia del control se evidencia al ejecutar las
NO
evaluaciones de desempeño del personal.

10/06/2021: La eficacia del control se evidencia al no existir

NO
inconformidades

10/06/2021: La eficacia del control se eviedencia con los

NO
resutlados de la evaluacion de los proveedores

10/06/2021: La eficacia del control se evidencia con el pago

de impuestos desde el area financiera la presentacion de NO
informes

10/06/2021: La eficacia del control se evidencia con el

cumplimiento de la evaluacion de desempeño al proveedor NO
tener dos años de servicios

10/06/2021: La eficacia del control se evidencia al mejorar

NO
la tendencia de los indicadores del proceso

10/06/2021: La eficacia del control se evidencia al cumplir

con los criterios de contratacion del cliente y de las bolsas NO
nacionales para el empleo

10/06/2021: La eficacia del control se evidencia en la

NO
revision y auditorias administrativos y financieros
10/06/2021: La eficacia del control se evidencia al mantener
NO
las tablas salariales de ecopetrol

10/06/2021: La eficacia del control se evidencia con el pago

de impuestos desde el area financiera la presentacion de NO
informes
 CRITERIOS PARA DILIGE

PRIORIDAD
ACCIÒN
SI NO
1,3,5 X No urgente, se puede ejecutar en el siguiente ciclo de gestión
OPORTUNIDAD (ACCIÓN
9 X Se puede desarrollar en un periodo de 6 meses a 12 meses
15 X Se debe desarrollar en un periodo no superior a cuatro meses
CONTROL BASE
25 X urgente, de forma inmediata

PROBABILIDAD
1 Se cuenta con acciones en el sistema de gestión, que con su implementación están controlando el riesgo.

2 Se cuenta con algunas acciones, pero se pueden implementar acciones adicionales para lograr control eficaz del riesgo.

3 Ausencia de controles para prevenir que el riesgo se materialice.

GRAVEDAD
NIVEL ASPECTO DESCRIPCIÒN
1 Afectacion del cliente La consecuencia no llega hasta una queja de un cliente ni generae multas o molestias serias
La consecuencia puede traer una queja de un cliente, una demanda, multas o molestias
3 Afectacion del cliente
serias
5 Afectacion del cliente La consecuencia puede llegar hasta la pérdida de un cliente, demanda

1 Economicas La consecuencia puede conllevar a pérdidas económicas menores de 5.000 dólares

3 Economicas La consecuencia puede conllevar a pérdidas económicas de mas de 5.000 dólares

5 Economicas La consecuencia puede conllevar a pérdidas económicas de mas de $50.000.dolares

1 Generales La consecuencia no incide en la operación de las actividades de la compañía

3 Generales La consecuencia puede hacer que se paren las actividades de la compañía

5 Generales La consecuencia puede llevar hasta el cierre de la compañía

1 Imagen No hay afectación en la imagen de la compañía

La consecuencia puede dañar la imagen de la compañía, hacia las partes interesadas
3 Imagen
internas; empleados, proveedores.
5 Imagen La consecuencia puede llegar hasta el deterioro de la imagen y reputación de la compañía

1 Procesos Internos No tiene afectación en el desarrollo de los procesos de la compañía

La consecuencia puede llegar detener procesos de la compañía, sin embargo se pueden
3 Procesos Internos
subsanar sin mayores esfuerzos.
La consecuencia puede llegar a detener los procesos de la compañía y requiere un plan de
3 Procesos Internos
reinicio con grandes recursos
CRITERIOS PARA DILIGENCIAR LA MATRIZ

AVANCE

3.5 Ejecutado
9 En avance 50 % o mas
15 En avance 25%
Sin inicio
MEDIDAS DE INTERVENCIÓN DEL RIESGO/OPORTUNIDAD

Seleccione medida
R:Evitar el riesgo
R:Asumir el riesgo para perseguir una oportunidad
R:Eliminar o reducir la fuente de Riesgo
R:Cambiar la probabilidad o las consecuencias
R:Compartir el riesgo
R:Mantener el riesgo para mediante decisiones informadas
O: Adopción de nuevas practicas
O: Lanzamiento de nuevos servicios
O: Apertura de nuevos mercados
O: Acercamiento a nuevos clientes
O: Establecimiento de asociaciones
O: Utilización de nuevas tecnologias

O: Otras posibilidades deseables y viables para abordar las necesidades de la organización o

las de sus clientes
O: Las oportunidades para adaptar el trabajo, la organización del trabajo y el ambiente de
trabajo a los trabajadores
O: Las oportunidades de mejora del sistema de gestión de la SST

O: Las condiciones anormales y las situaciones de emergencia razonablemente previsibles.

 FUENTE
Seleccione fuente
Contexto interno
Contexto externo
Política HSEQ
Alcance HSEQ
Análisis de vulnerabilidad
Matriz de Peligros y Riesgos
Matriz de aspectos e impactos
Resultado de Indicadores
Partes Interesadas
Otro
 CLASIFICACION DEL RIESGO/OPORTUNIDAD
1R Riesgo Trivial

3R Riesgo Aceptable

5R Riesgo Moderado

9R Riesgo Moderado

15R Riesgo Critico

25R Riesgo No Aceptable

1O Oportunidad Nada Aprovechable

3O Oportunidad Poco Aprovechable

5O Oportunidad Aprovechable

9O Oportunidad Aprovechable

15O Oportunidad Muy Aprovechable

25O Oportunidad Altamente Aprovechable

IMPACTO

POCO IMPORTANTE
1 -1

3 IMPORTANTE

5 -3

MUY IMPORTANTE

-5
 TIEMPO PARA LA
ACCIÓN
INTERVENCIÓN
No se requiere acción específica Prioridad baja (8-12 meses)

No se necesita mejorar la acción. Se requieren comprobaciones periódicas

Prioridad media (6-8 meses)
para asegurar que se mantiene la eficacia de las medidas de control

Se deben hacer esfuerzos para reducir el riesgo. Las medidas para reducir Prioridad media/alta (3-6
el riesgo deben implantarse en un período determinado. meses)
Se deben hacer esfuerzos para reducir el riesgo. Las medidas para reducir Prioridad media/alta (3-6
el riesgo deben implantarse en un período determinado. meses)
No debe continuar el proceso hasta que se haya reducido el riesgo. Puede
que se precisen recursos considerables para controlar los riesgos. Cuando
Prioridad Alta (1 – 3 meses)
el riesgo corresponda a un proceso que se está realizando, debe
remediarse el problema en un tiempo inferior al de los riesgos moderados.
No debe comenzarse ni continuar el proceso hasta que se reduzca el
riesgo. A menos que se asuma el riesgo y se mantenga mediante Acción Inmediata
decisiones informadas.
No se requiere acción específica Prioridad baja (8-12 meses)

No se necesita mejorar la acción. Se requieren comprobaciones periódicas

Prioridad media (6-8 meses)
para asegurar que se mantiene la eficacia de las medidas de control

Prioridad media/alta (3-6

Se toman acciones para beneficiarse de la oportunidad detectada
meses)
Prioridad media/alta (3-6
Se toman acciones para beneficiarse de la oportunidad detectada
meses)
Aporta un beneficio importante por lo que hay que establecer acciones al
Prioridad Alta (1 – 3 meses)
respecto.

Se deben tomar acciones de forma inmediata para beneficiarse de ella, la Acción Inmediata
organización no puede perder esa oportunidad bajo ninguna circunstancia.

IMPACTO PROBABILIDAD
R: Daños sobre los procesos, productos, servicios,
personas, medio ambiente, seguridad e instalaciones POCO
despreciables o ligeros. No pone en riesgo la PROBABLE
continuidad de la Organización.
O: La ventaja que aporta a la organización es
-1
irrelevante.

R: Daños sobre los procesos, productos, servicios,

personas, medio ambiente, seguridad e instalaciones
PROBABLE
leves y que solo afectan a una parte de la Organización.
No pone en riesgo la continuidad de la Organización.

O: Aporta a la organización una ventaja aprovechable -3

R: Daños sobre los procesos, productos, servicios,

personas, medio ambiente, seguridad e instalaciones MUY
graves que afectan a toda la Organización. Ponen en PROBABLE
riesgo la continuidad de la Organización.

O: Se trata de una oportunidad muy aprovechable que

conlleva una mejora desde el punto de vista gestión/ -5
económico y diferenciador respecto a la competencia.
 PROBABILIDAD

Se considera muy poco probable que ocurra o no ha ocurrido. (

0 veces )
O: No es probable que se inviertan recursos para llevar a cabo
la oportunidad.

Se ha producido alguna vez en la organización o se ha

producido en organizaciones con la misma actividad o se
prevé que pueda ocurrir a largo plazo. ( al menos 1 vez)

O: Es probable que se inviertan recursos en la consecución de

la oportunidad.

Se produce con frecuencia en la organización o en otras

organizaciones con la misma actividad o se prevé que pueda
ocurrir a corto plazo. (más de 1 vez)

O: Es muy probable que se invierta a medio y/o largo plazo

recursos para la consecución de la oportunidad. (Se ha
invertido en otras ocasiones en actuaciones similares).
 CONTROL DE CAMBIOS Y ACTUALIZACIONES

Tipo de cambio: Control de cambios C y Actualizaciones A

FECHA PAG. VERSIÓN TIPO CONTENIDO SOLICITADO POR
Feb-20 1 1 C Creación del documento Coordinador HSEQ

Se modifica la estructura y se realiza actualizacion

May-21 1 2 C/A Coordinador HSEQ
por proceso de la identificacion de DOFA

Elaboró: Aprobó:
Coordinador HSEQ Gerente