CIRCULAR INTERNA No 001

DE: Profesional Especializado Area Salud – Oficina de Salud Ambiental- Secretaría Municipal
de Salud de Pasto

PARA: Personal Técnico Salud Ambiental-PLANTA y CONTRATISTAS

ASUNTO: Procedimiento entrega de informes de actividades diarias.

Fecha: 16 de Enero de 2024.

En cumplimiento a las disposiciones establecidas en Protocolos de Salud Ambiental, en lo

referente al desarrollo de actividades relacionadas con la Inspección, Vigilancia y Control
sanitario y para el normal desarrollo de los objetivos misionales de la Secretaria Municipal
de Salud, se solicita a todo el personal de planta y contratista de apoyo de la Oficina de
Salud Ambiental, tener en cuenta las siguientes consideraciones:
1. Todos los formatos que se apliquen en las actividades de Inspección, Vigilancia y
Control Sanitario deben corresponder a los que estén vigentes dentro del Sistema de
Gestión de la Calidad, aprobados por el Proceso Mejora Continua disponibles en:
http://íntranetpasto.gov.co/index.php/component/phocadownload/category/99-
salud.
Nota: Se exceptúa aquellos documentos antiguos que aún tengan existencias en inventario, los cuales deben usarse hasta
agotar los mismos.

2. ENTREGA DE REGISTROS DIARIOS Y ACTAS DE IVC:

La entrega de Actas de inspección, Vigilancia y Control de cada uno de los programas y los
correspondientes Registros Diarios de actividades realizadas, deberá entregarse a más
tardar hasta las 9:00 am del día siguiente de realizada la actividad, sin excepción, al
supervisor o la persona delegada, salvo en casos especiales por problemas de salud o
trabajo con el visto bueno de supervisión o coordinación.
Una vez recibido el diario y las actas, se procederá a hacer la correspondiente revisión de
cada una de éstas y no deberán contener errores de forma acorde a lo establecido en el
Sistema de Gestión de Calidad. La revisión de errores de fondo se hará acorde a los
procedimientos de supervisión establecidos para Salud Ambiental.
Nota: entiéndase errores de forma sumatorias mal hechas, sin tiempo de duración de la
visita, espacios en blanco sin diligenciar, tachones y enmendaduras, acta incompleta, entre
otros aspectos.
Si llegasen a presentar errores de forma en las actas, éstas se devolverán al técnico
responsable, quien deberá hacer la corrección pertinente en el establecimiento el mismo día
de la devolución. El técnico deberá hacer la corrección requerida y la entregará nuevamente
a la persona encargada de la revisión, acompañada del acta original (que contenía el error a
corregir) al día siguiente junto con el trabajo del día anterior. Este tiempo de corrección no
será tenido en cuenta como actividad de IVC, por lo tanto no debe registrarse en el diario y
no suma para otras horas trabajadas.
Tener en cuenta que el registro diario debe diligenciarse en campo.
3. ENTREGA DE DIARIOS Y ACTAS A SISTEMAS DE INFORMACION:
La persona delegada para hacer la revisión del diligenciamiento correcto de las actas y
formatos de cada uno de los técnicos hará entrega de éstas a la persona encargada del área
de sistemas para proceder a la digitación respectiva. La entrega de actas y registros se hará
en dos momentos, según orden de entrega y revisión así: el primero hasta las 10:00 am y el
segundo hasta las 3:00 pm del mismo día de la fecha en que se revisan.
4. DEVOLUCION DE ACTAS Y REGISTROS POR PARTE DEL AREA DE
SISTEMAS:
Una vez digitadas las actas de IVC por parte del área de Sistemas, éstas se devolverán a
cada uno de los técnicos o persona asignada a más tardar dos días después de la fecha de
recepción en sistemas. Esta entrega se realizará en la hora asignada para oficina, para su
posterior archivo por parte del técnico.
Tanto el proceso de entrega como el de devolución de actas y formatos debe quedar
registrado en la planilla de control de registros diarios y actas de inspección, para garantizar
la trazabilidad.
5. PRESENTACION DE INFORMES:
5.1 MEDIDAS SANITARIAS DE SEGURIDAD
Los procedimientos de aplicación o levantamiento de una medida sanitaria deben regirse
por lo establecido en los Protocolos de IVC adoptados por la Secretaría de Salud y para
presentar los informes respectivos tener en cuenta lo siguiente:
Los informes deben presentarse de manera física entregando todos los soportes originales a
la secretaría de la Oficina de Salud Ambiental o de manera digital al correo de
alimentosivc@pastomail.com o especialesivc@pastomail.com , según se trate de
establecimientos de alimentos o especiales. Si se hace de manera digital los documentos
deben estar escaneados de manera nítida y clara.
El supervisor del área revisará los informes y una vez se constate que estén debidamente
diligenciados y soportados los direccionará a la oficina jurídica para inicio del respectivo
proceso sancionatorio, caso contrario los devolverá al técnico para que haga los
correspondientes ajustes. Esto puede implicar que la medida tomada no se remita a la
Oficina Jurídica o que la misma quede sin fundamentación para seguir el proceso
sancionatorio, lo que implicaría que el técnico deba responder ante posibles requerimientos
legales por parte del vigilado. Por esta razón se recomienda realizar este procedimiento de
manera fundamentada en las normas sanitarias y de gestión de la calidad vigentes.
Dependiendo de la medida aplicada se requiere:
 PARA CLAUSURAS – SUSPENSIONES: Presentar informes de manera
individual para cada caso. Cada informe debe tener anexo los siguientes
documentos o actas:
 Acta de Inspección con el concepto NO FAVORABLE.
 Acta de Aplicación de medida sanitaria, la cual debe registrar los hallazgos más
relevantes y críticos anotados en el acta de IVC, con la mención puntual de los
artículos de la norma sanitaria incumplida.
 Registro fotográfico si es posible obtenerlo con la debida autorización del vigilado.
 DECOMISOS, DESNATURALIZACIONES, DESTRUCCIONES,
CONGELAMIENTOS: Presentar informe de aplicación de medida sanitaria y
anexar:

 Acta de Inspección sanitaria levantada en el establecimiento

 Acta de Aplicación de medida sanitaria.
 Formato Decomiso y Cadena de Custodia., Formato de Desnaturalización, Formato
de Destrucción, según corresponda.
 Registro fotográfico
Si los productos se disponen en relleno sanitario, llevar oficio de disposición final y
traer voucher y anexar al informe. Si se dispone en Frigorifico anexar el acta de
destrucción emitida por éste.
Para las MSS sobre productos u objetos las cantidades establecidas en las actas y formatos
deben tener correspondencia (ser iguales). Las Actas deben estar debidamente diligenciadas
y con mención de las normas violadas y sus artículos respectivos.
Se recomienda aplicar medida de DECOMISO cuando se trate de cantidades grandes. Estos
se deben traer a la oficina o al sitio que se designe para hacer la respectiva cadena de
custodia.
Para cantidades pequeñas se recomienda aplicar DESTRUCCIÓN o
DESNATURALIZACION en el lugar donde se encuentre, no traer a la oficina. Registrar
todo debidamente y anotar en el acta y/o Formato aplicado que este proceso se realiza en
presencia de la persona que atiende la diligencia y hacer firmar de la misma.
Cuando se aplique medida de clausura o suspensión de actividades y además haya
decomiso, destrucción o desnaturalización, levantar una única acta de Aplicación de
medida sanitaria y anexar todos los formatos adicionales requeridos.

5.2 INFORMES DE ETAS.

Las actividades de IVC que deben efectuarse por parte del personal de Salud Ambiental
asignado para desarrollar el trabajo de campo debe estar encaminado a identificar los
factores de riesgo asociado a la ocurrencia del evento de interés en salud pública.
Una vez recibida la notificación de ocurrencia del brote y configurado el mismo por parte
de Vigilancia Epidemiológica, se debe esperar lineamientos por parte del supervisor de
Salud Ambiental.
Se recomienda realizar el trabajo de campo teniendo en cuenta la información consignada
en las fichas de notificación individual y proceder a confirmar con los pacientes o
familiares sobre lo sucedido y programar visita inmediata a la vivienda y/o lugares donde se
prepararon y consumieron los alimentos sospechosos, donde se verificarán todos los
aspectos sanitarios y se tomaran muestras pertinentes y si es necesario, las medidas
sanitarias a que de lugar.
Para la presentación de los informes, se aplicarán los formatos oficiales remitidos por el
Instituto Nacional de Salud, diligenciando únicamente los aspectos que demanden el trabajo
de Salud Ambiental. La Oficina de Vigilancia Epidemiológica se encargará de recopilar y
consolidar el resto de información que debe remitirse al nivel central.
Los informes deben presentarse a supervisión, de manera digital al correo de
saludambiental@saludpasto.gov.co en los tiempos establecidos en el protocolo: Informe
Preliminar o de 24 horas, Informe de 72 horas e Informe Final. Junto al informe de 24
horas anexar el Registro de Consumidores y copia de las fichas de notificación.
Si se toman muestras de alimentos y superficies, tener en cuenta el protocolo para las
mismas y estar pendiente de la emisión de los resultados por parte del Laboratorio de
Referencia para efectos de diligenciar el formato de informe final y cerrar la investigación.

5.3 ATENCION PQRS, DENUNCIAS.:

Dar prioridad para responder dentro de los términos de ley.
Si como resultado de la visita efectuada (motivada por PQRD) se requiere dar plazos éstos
no deben ser extensos para cumplimiento por parte del vigilado.
Presentar informe de manera muy concreta y anexar todos los soportes correspondientes
con las cuales se atendió la diligencia: Nota interna, copia de la PQRS, Acta de visita, Acta
de aplicación de medida, formatos, evidencias, etc.).
OBSERVACIONES:
Todos tipo de información que se remita de forma digital debe estar escaneada de manera
completa, clara y legible.

HAROLD ZAMORA CARDENAS

Profesional Especializado Area Salud
Oficina de Salud Ambiental

Proyectó: Grupo Salud Ambiental – Secretaría Municipal de Salud

Transcriptor: José Luis Buesaquillo Realpe. - Contratista - Apoyo a la Gestión – Secretaria Municipal de Salud