TEMA 3. LA CORRESPONDENCIA: CONCEPTO DE FRANQUEO.

DEPÓSITO,
ENTREGA, RECOGIDA Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA.

1. INTRODUCCIÓN.

1.1.‐ Los documentos administrativos.

1.1.1.- Definición general de los documentos.

Según la RAE, un documento se define como “diploma, carta, relación u otro escrito que
ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos”, y también como “escrito
en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar
algo”.
Como definición legal, la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español, entiende por
documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión
gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los
soportes informáticos, excluyendo los ejemplares no originales de ediciones.
Por su parte, para la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas, se entiende por documentos públicos administrativos los
válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas.
Las Administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos por escrito, a
través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada
de expresión y constancia. Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos
administrativos deberán:
a) Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico
según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
b) Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio
de su posible incorporación a un expediente electrónico.
c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
d) Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
e) Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la
normativa aplicable.
Se considerarán válidos los documentos electrónicos que, cumpliendo estos requisitos,
sean trasladados a un tercero a través de medios electrónicos.

1.2.- Correspondencia y paquetería.

1.2.1.‐ Definiciones.

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Se entenderá por envío postal el envío con destinatario, preparado en la forma definitiva
en la que deba ser transportado por el operador del servicio postal universal.
En todo caso, son envíos postales, las cartas, tarjetas postales, paquetes postales, los
envíos de publicidad directa, libros, catálogos y publicaciones periódicas:
• Carta: todo envío cerrado cuyo contenido no se indique ni pueda conocerse, así como
toda comunicación materializada en forma escrita sobre soporte físico de cualquier
naturaleza, que tenga carácter actual y personal y toda aquella que, aun no reuniendo los
requisitos antedichos, cumpla los restantes que puedan establecerse para su admisión
con arreglo a esta modalidad. En todo caso, tendrán la consideración de carta los envíos
de recibos, facturas, documentos de negocios, estados financieros y cualesquiera otros
mensajes que no sean idénticos.
• Tarjeta postal: toda pieza rectangular de cartulina consistente o material similar, lleve o
no el título de tarjeta postal, que circule al descubierto y que contenga un mensaje de
carácter actual y personal. La indicación del término de "tarjeta postal" en los envíos
individuales implica automáticamente esta clasificación postal, aunque el objeto
correspondiente carezca de texto actual y personal.
• Paquetes postales: los envíos que contengan cualquier objeto, producto o materia, con o
sin valor comercial, cuya circulación por la red postal no esté prohibida y todo envío que,
conteniendo publicidad directa, libros, catálogos, publicaciones periódicas, cumpla los
restantes requisitos establecidos en este Reglamento para su admisión bajo esta
modalidad. Cuando estos envíos contengan objetos de carácter actual y personal, deberá
manifestarse expresamente, en su cubierta, dicha circunstancia. No podrán constituir
paquetes postales los lotes o agrupaciones de las cartas o cualquier otra clase de
correspondencia actual y personal.
• Publicidad directa: el envío que, destinado a la promoción y venta de bienes y servicios,
reúna además los siguientes requisitos:
a) Que esté formado por cualquier comunicación que consista únicamente en anuncios,
estudios de mercado o publicidad.
b) Que contenga un mensaje similar, aunque el nombre, la dirección y cualesquiera
números concretos de identificación que se asignen a sus destinatarios, sean distintos en
cada caso.

1.2.2.‐ Terminología.

Archivar: guardar documentos de forma ordenada para poder recuperarlos en otro

momento de forma fácil.
Base de datos: conjunto ordenado y organizado de datos que permite su consulta.
Correo electrónico: sistema de intercambio de mensajes entre dos personas que tienen
conexión a internet para enviarlos y recibirlos.
Correspondencia: conjunto de cartas y paquetes que recibe una persona o una
administración.

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Documento administrativo: documento escrito hecho por Administraciones públicas que
crea, cambia o elimina derechos y obligaciones.
Gestión: conjunto de procedimientos para conseguir que una actividad funcione bien.
Servicio postal universal: conjunto de servicios de envío de cartas y paquetes que
asegura la Administración pública y está disponible para todos los ciudadanos de un país.
Telefax: aparato que permite enviar documentos a través de la línea de teléfono.
2. GESTIÓN DE LA CORRESPONDENCIA.

2.1.- Introducción.

Desempeñar la tarea de tramitar correspondencia es una importante labor en la que

tendrán que utilizarse los medios y seguir los criterios establecidos por la Administración.
Es importante hacerlo de forma rápida y eficiente y entregarlo a la persona que
corresponda, para ello es conveniente conocer las diferentes áreas de trabajo,
departamentos y las personas que trabajan allí
Para gestionar la correspondencia lo haremos siguiendo las diferentes fases de la que
consta: Recogida, depósito, clasificación, franqueo, distribución y entrega.
Tendrá que cumplimentar los documentos tanto internos como externos al recibir el
correo; habrá de responsabilizarse de la correspondencia que se le entregue en depósito,
no extraviarla y mantenerla limpia y ordenada; se precisará clasificar el correo según su
importancia, habrá correos urgentes que deberá entregar inmediatamente; para realizar la
gestión de también se necesitará conocer cuáles son los requerimientos para preparar un
envío de correspondencia, tanto normal como urgente, y los diferentes materiales que se
necesitan, etc.
Tanto la actitud para afrontar esta tarea como el conocimiento de las normas,
procedimientos y/o protocolos que rigen en la organización en la que desempeñe su labor
le servirán para poder prestar el servicio debido con la garantía adecuada. La cortesía y
buenas costumbres harán que la percepción de la calidad del servicio prestado se
incremente.

2.2.- La correspondencia.

Vamos a comenzar por diferenciar la correspondencia del correo:

La correspondencia según la RAE es el “conjunto de cartas que se despachan o reciben”
de igual manera la RAE define el correo como “el conjunto de cartas o pliegos de
cualquier clase que se despachan o reciben”. Si bien, la propia RAE ofrece el término
“correo” como sinónimo de “correspondencia”
La oficina de correos es el edificio donde, habitualmente, se recibe y entrega la
correspondencia. En España hay casi dos mil oficinas de correos. También se pueden
hacer envíos a través de la web de correos: www.correos.es .

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Los organismos públicos mueven gran cantidad de correspondencia, tanto de envíos
como de recepción. En casi todos ellos hay un departamento o sección que se ocupa de
todas las tareas relacionadas con la correspondencia: el franqueo, depósito, registro,
entrega, recogida y distribución.
La pieza fundamental dentro de la gestión de la correspondencia es la persona encargada
de repartirla, ya que es el responsable de hacerla llegar a la persona adecuada.

2.3.- La correspondencia de entrada y de salida.

En su trabajo se va a encontrar con dos tipos de correspondencia, la de entrada y la de

salida.
La correspondencia de entrada es la que se recibe en la organización y para tramitarla se
realizan las de tareas de recepción, registro, clasificación y distribución.
La correspondencia de salida, es la que se envía al exterior de la organización.
Para su trámite también se realizan una serie de tareas de comprobación, registro,
plegado y ensobrado, franqueo y envío.

2.4.- Técnicas básicas de recepción y envío de la correspondencia de entrada o

recibida.

En este apartado vamos a tratar los conceptos básicos referentes a:

- la recepción, registro, clasificación y distribución de la correspondencia de entrada;
- la comprobación, registro, plegado y ensobrado, franqueo y envío de la
correspondencia de salida.
Estos conceptos se usan diariamente en el puesto de trabajo del auxiliar de control y tiene
que estar familiarizado con ellos.
Podemos señalar las siguientes fases.

2.4.1.- Recepción.

La correspondencia se recibe por correo o mensajería, pueden ser cartas, facturas,

periódicos, revistas, catálogos, paquetes…
Suele haber bandejas o estantes para colocar la correspondencia que entra según el tipo.
En algunos casos junto con la correspondencia vendrá un albarán o un aviso de recibo,
que son documentos que sirven para dejar constancia de que se ha entregado el envío al
destinatario. Este albarán o acuse de recibo deberá ser firmado a la entrega.

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También se puede recoger la correspondencia en una oficina de correos, cuando tienes
un apartado de correos.
Un apartado de correos es una caja o sección de una oficina de correos con un número
donde se depositan las cartas y paquetes enviados a un destinatario, en espera de que
sean recogidos por él.

2.4.2.- Registro.

La correspondencia se registrará en un documento de entradas según el procedimiento

del lugar de trabajo. Generalmente serán registradas las entradas de escritos y
comunicación dirigidas a un órgano administrativo. No todos los escritos tienen que
registrarse, por ejemplo, la documentación complementaria que acompaña a un escrito o
comunicación que es objeto de registro, los documentos publicitarios, comerciales o
informativos, ni la correspondencia personal que sólo puede ser abierta por la persona a
la que va dirigida.
El registro consiste en estampar un sello en cada documento, escribir un número
ordenado según las entradas y poner la fecha, también es el sitio donde se realiza dicha
labor. Esta tarea produce un listado con todas las entradas de correspondencia, trámites y
documentos por orden de llegada según el día y la hora. Antes de cualquier registro, hay
que verificar que la correspondencia tenga los datos completos de a qué área o persona
va dirigida.
El correo que llega certificado o certificado con acuse de recibo debe de registrarse antes
de pasar a su clasificación y distribución.
La Comunidad de Madrid dispone de un registro electrónico, en cumplimiento de la
legislación vigente que obliga a todas las administraciones públicas a disponer de ese
servicio.
Este servicio permite que tanto las personas físicas como las jurídicas puedan
relacionarse con la Administración. El registro electrónico de la Comunidad de Madrid
permite presentar solicitudes, facturas, notificaciones y otros tipos de escritos. Se pueden
aportar documentos a expedientes abiertos, firmar documentos, pagar impuestos o tasas,
abonar sanciones, obtener certificados y autorizaciones, etc…
En los casos en los que los ciudadanos presenten documentos en papel para registrar los
trabajadores del registro escanean la documentación para pasarla por el registro
electrónico y devolverá la documentación en papel al ciudadano. Únicamente se quedarán
con los documentos a registrar, en formato papel, en los casos que legalmente se exija.

2.4.3.- Clasificación.

La correspondencia se agrupará según sea urgente, ordinario, certificado.

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Hay correo que va a nombre de una persona o un servicio concreto del organismo. Ese
correo se clasifica en los casilleros correspondientes para ser repartido. En el caso de que
sea “Urgente”, la entrega será inmediata a la persona o departamento que corresponda.
Hay correo que va dirigido a un organismo, sin especificar la persona o departamento,
suele ser publicidad, catálogos, facturas, etc.
Si la correspondencia no se encuentra identificada correctamente, es decir los datos del
destinatario son insuficientes o erróneos, se aparta para aclarar su posible identificación.
Hay casos en que ha habido un error y llega a un organismo un correo donde no existe el
destinatario, en ese caso se clasifica en el casillero para remitirlo de nuevo a la oficina de
correos correspondiente.
La persona que recibe las cartas enviadas a la administración tiene que seguir estos
pasos: 1. Leer la carta. 2. Entender el contenido de la carta. 3. Saber a quién se dirige la
carta. 4. Repartir las cartas por departamentos.
Las administraciones suelen tener una persona o varias personas o un departamento (en
función del volumen y la complejidad de la gestión del mismo.

2.4.4.- Distribución.

La distribución de la correspondencia dentro de la organización, dependerá de la

Administración pública si es muy grande o pequeña, de la distancia entre los diferentes
departamentos, etc. Es importante pensar en el recorrido antes de distribuir la
correspondencia. En el caso de correspondencia urgente se realizará la entrega en primer
lugar. La entrega en algunos organismos no se hace en mano, sino que hay bandejas
especiales para dejar la correspondencia que llega diariamente.

2.5.- Técnicas básicas de recepción, clasificación y envío de la correspondencia de

entrada o recibida.

En los distintos departamentos de una Administración Pública manejan diferente

correspondencia que envían diariamente.
Para realizar los envíos de la misma se realizan las siguientes fases.

2.5.1.- Recogida de la correspondencia.

Al igual que la distribución de la correspondencia, la recogida dependerá de la

Administración Pública, es importante hacer un recorrido diariamente en busca de la
correspondencia a enviar. En algunos organismos se deposita en una bandeja para que
sea recogida.

2.5.2.- Clasificación y registro de la correspondencia.

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Tras la recepción del correo se procederá a la selección y clasificación del mismo.
Como recomendación para facilitar la gestión del correo de la institución, especialmente
en aquellos organismos con un alto volumen de correo, las personas que entreguen
cartas o paquetes para su envío, debería separar las cartas ordinarias (no es necesario
que el destinatario firme su recepción); cartas certificadas (confirma la recepción porque
exige la firma del destinatario); cartas con acuse de recibo (se adjunta un documento
rosado en la que el carteo debe rellenar día y hora de entrega y nombre de la persona
que recoge el envío y la firma de este. Este documento se devuelve al remitente para que
pueda comprobar que el destinatario ha recibido el envío). También sería recomendable
separar las cartas entre locales, provinciales, resto de España y extranjero.
Para poder realizar una distribución eficiente es necesario realizar una selección y
clasificación previa. En primer lugar, separaremos según el tipo de envío del que se trate:
cartas, facturas, cartas de bancos, circulares, prensa, anuncios o publicidad, revistas,
etc…. A continuación, segregaremos el correo recibido en función del destinatario del
envío. Por último, se clasifica la correspondencia en función de si es urgente, certificada y
ordinaria. En esta fase procederemos a registrar el correo que va a salir de la institución
para su ulterior comprobación, si fuera necesario.

2.5.3.- Plegado y ensobrado.

Se pliega y se introduce en sobres, teniendo cuidado de no dejar fuera ningún documento

anexo. Los datos del destinatario se pueden imprimir en el sobre, escribirlo a mano, con
etiquetas adhesivas o disponer de sobres con ventanilla.

2.5.4.- Franqueo.

El franqueo es el pago de las tasas y derechos que corresponden según tarifa, al curso de
un envío postal para su circulación por el sistema de correos y su posterior entrega.
La forma de franqueo más popular son los sellos de correos o sello postal. Habitualmente,
cuando una persona quiere enviar una carta, tarjeta postal o paquete puede comprar la
cantidad de sellos necesaria para pagar el franqueo. Estos sellos son la prueba de haber
abonado el franqueo por lo que deben ir pegados en el sobre, tarjeta o paquete.
Algunos organismos contratan con el servicio de correos el franqueo, se le llama franqueo
pagado. Se identifica mediante esta impresión que se coloca en la esquina superior
derecha del sobre en el lugar del sello postal.

2.5.5.- Envío.

El envío consiste en hacer llegar la correspondencia al servicio de correos o a agencias

de mensajería para que ellos se encarguen de hacerlo llegar a su destinatario.

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 3. DISTRIBUCIÓN DEL CORREO INTERNO Y EXTERNO.

La distribución de la correspondencia dependerá de la Administración pública si es muy

grande o pequeña, de la distancia entre los diferentes departamentos, etc.

Es importante pensar en el recorrido antes de distribuir la correspondencia, en el caso de

correspondencia urgente se realizará la entrega en primer lugar.

La entrega en algunos organismos no se hace en mano, sino que hay bandejas o

casilleros para dejar la correspondencia que llega diariamente.

Dentro del ámbito del correo postal corporativo, distinguimos dos categorías principales:

A) CORREO EXTERNO: Se trata del correo dirigido a toda la ciudadanía (personas

físicas, jurídicas, organizaciones privadas, etc.

B) CORREO INTERNO: Es el que se produce dentro del ámbito organizacional, y

circula entre sedes o departamentos de la misma organización. Su gestión se suele
realizar de forma centralizada en la Oficina o Servicio de Correo Interno.

No hay que confundir con el correo de entrada y salida.

El correo interno está integrado básicamente por:

• La documentación que recogen los Registros, tanto la recibida por ventanilla como la
que se recibe por el servicio postal y que, tras su anotación en el índice de cada entidad,
deba ser transportada físicamente a otro Registro o a la Ventanilla Única de la Comunidad
de Madrid.

• Los expedientes administrativos cuya tramitación deba continuar en Unidades ubicadas

en otros edificios. Un expediente es un conjunto de documentación en el que constan las
fases, trámites, pruebas o cualquier otra consideración que pueda ser tenida en cuenta
para tomar una decisión administrativa.

• Las notas interiores, tanto si son parte de expedientes administrativos, como si se trata
de comunicaciones sueltas, que se remiten entre sí Unidades ubicadas en distintos
edificios.

• El correo que viene de fuera del ámbito organizacional y que el servicio de Correos
entrega en alguna Unidad distinta de su destinatario final, por lo que tiene que
redistribuirse.

Asimismo, se considera correo interno los envíos anónimos que, una vez abiertos en
Registro, se distribuyen a su destinatario final, caso de ser identificable.

3.1.- Requisitos.

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3.1.1.- Datos obligatorios de destinatario y remitente:

Destinatario: Todos los envíos, tanto de expedientes administrativos como de

documentación, deberán indicar con claridad en el sobre los siguientes datos del
destinatario, que se consignarán en la parte inferior derecha del anverso:

- La denominación completa de la Unidad destinataria.

- La dirección completa de la Unidad destinataria: calle, número, planta y código postal y

si fuera posible, el código orgánico de la Unidad.

El nombre y apellidos del destinatario, con denominación del cargo o puesto de trabajo
que desempeña, son datos opcionales, pero si se conocen, determinan la entrega, por lo
que, en su caso, se consignarán en el sobre de forma clara y completa.

Remitente: Todos los envíos, tanto de expedientes administrativos como de

documentación, deberán indicar con claridad los siguientes datos del remitente, que se
consignarán en la parte superior izquierda del anverso del sobre, o en la solapa del
reverso:

- La denominación completa de la Unidad remitente.

- La dirección completa de la Unidad remitente: calle, número, planta y código postal y si

fuera posible, el código orgánico de la Unidad.

La ausencia de alguno de estos requisitos podría obligar a la devolución del envío a la

Unidad de origen para que la información sea completada.

3.1.2.- Remisión de expedientes administrativos y paquetes:

Los expedientes deben prepararse para su envío de forma que vayan contenidos o bien
dentro de sobre (si su volumen lo permite) o en paquetes, formados con envoltorio
consistente, cerrado y correctamente atado, preferentemente flejado. En el anverso del
envío (en el sobre o en una carátula si se trata de paquetes), se indicarán los siguientes
datos identificativos:

•Número de expediente y si es posible, dirección del emplazamiento.

•Denominación completa de la Unidad remitente y de la destinataria; y sus direcciones

completas: calle, número, planta y código postal, y si fuera posible, su código orgánico.
Todos estos datos se consignarán en el sobre o en la carátula del paquete: los de la
Unidad remitente en la parte superior izquierda y los de la Unidad destinataria en la parte
inferior derecha.

•Si el envío se compone de varios paquetes, se hará constar en cada uno de ellos el
número que tienen dentro del conjunto, así como el número total de paquetes que
componen el envío.

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El índice de envío de documentos irá igualmente ensobrado y correctamente atado o
pegado al paquete.

Los envíos que no reúnan estos requisitos pueden no ser admitidos a curso para su
distribución y se devolverían a la Unidad de origen.

3.1.3.- Remisión de Documentación:

Toda la documentación debe prepararse para su envío siempre dentro de sobre cerrado,
indicando en él los datos identificativos establecidos en el apartado anterior.

En el caso de enviar hojas con índice de documentos, éstas deben igualmente ir

ensobradas dentro del envío, así como en su caso las hojas de “RECIBI”, que indicarán la
identificación completa de la Unidad remitente a la que habrán de ser devueltas.

Es importante hacer hincapié que en no se suelen admitir documentos sueltos ni carpetas

de firma (portafirmas) sin ensobrar.

AI igual que en los casos anteriores, la documentación que no observe dichos requisitos
puede que no sea admitida a curso para su distribución y será devuelta a la Unidad de
origen.

3.1.4.- Separación del correo interno y del correo externo.

El personal designado al efecto en las Unidades municipales deberá depositar el correo

interno y el externo, si fuera necesario, en sacas diferentes, cerradas y etiquetadas con la
indicación “INTERNO” o “EXTERNO”.

AI final de la jornada dichas sacas quedarán depositadas en el punto de entrega,

previamente determinado, para su recogida por la ruta al día siguiente.

Es importante no cargar las sacas en exceso, siendo preferible formar varias de menor
peso, con el objetivo de que cada saca pueda quedar convenientemente cerrada.

Los incumplimientos de estos requisitos serán comunicados a los responsables.

En ningún caso retirará documentación ni sobres de las mesas.

Con objeto de evitar posibles confusiones, las sacas con el correo distribuido por las rutas
con destino a las diferentes Unidades se depositan en el punto de entrega convenido,
siendo responsabilidad del Auxiliar de Control, tanto de proceder a su recepción lo antes
posible como de comenzar con su clasificación para su posterior distribución dentro del
edificio.

Cualquier cambio administrativo o de dirección de las Unidades deberá ser comunicado a

los responsables de Control, con la antelación suficiente, a fin de poder adaptar las rutas y
el sistema de distribución de los envíos.

3.2.- Otros aspectos a tener en cuenta en la distribución del correo interno.

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3.2.1.- Sellado de fecha de recepción de envíos en el punto de entrega.

Sería deseable que el Auxiliar de Control de cada punto de entrega recepcionase todos
los envíos de correo interno que quedan depositados en su punto de entrega con un sello
de fechas.

3.2.2.- Envíos en mano.

Los envíos que, por su urgencia u otras razones, deban ser entregados en mano al
destinatario, no se consideran correo interno y su traslado y entrega es responsabilidad
del Auxiliar de Control, debiendo reseñar en el sobre la palabra “EN MANO”.

3.2.3.- Envíos por mensajero.

Los envíos por mensajero no se consideran correo interno, por lo que en el caso de que
alguna Unidad realice envíos a través de mensajero, se responsabilizará de que el
mensajero efectúe tanto su recogida como su entrega directa al destinatario.

3.2.4.- Envíos entre plantas del mismo edificio.

Los envíos que vayan destinados a Unidades ubicadas en distintas plantas de un mismo
edificio, no deben incluirse como correo interno, porque supone un notable retraso en la
entrega, y falta de eficacia del objetivo final.

3.2.5.- Plazos de entrega y/o puesta a disposición del correo interno.

La fecha de entrega o puesta a disposición de los envíos de correo interno recepcionados

por el servicio de Información y Control será el día laborable siguiente a la fecha de
entrada y recogida por el servicio de Información y Control.

4.- EL ARCHIVO DE COMUNICACIONES ESCRITAS Y CORRESPONDENCIA.

4.1.- Los documentos de archivo y los archivos.
Archivar es, según el diccionario, “guardar documentos en un archivo o guardar un
archivo (conjunto lógico de información o de datos) en la memoria de una computadora,
un disquete, etc., para conservarlo o que no sufra alteraciones”. Archivar consiste en
guardar documentos, que en ese momento no se utilicen de manera activa, de manera
ordenada para poder recuperarlos en otro momento de forma fácil. El archivo de
documentos sirve para gestionar, clasificar, ordenar y conservar documentos que son
necesarios conservar en una base de datos. Lo fundamental en un archivo es que ante la
eventualidad de tener que localizar un archivo o documento se pueda realizar en un breve
espacio de tiempo. Si no se respetan los procedimientos de archivo de documentos,
podrá traspapelar un documento que le costará mucho recuperarlos, no solo a usted, sino
que también a tus compañeros, jefes y usuarios.
Una Administración pública tiene que archivar sus documentos porque demuestran sus
actividades o sus decisiones, entre personas, entre una persona y una Administración
pública o entre una empresa y una Administración pública.

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A los efectos de la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la
Comunidad de Madrid, se entiende por documento de archivo toda expresión testimonial
de las actividades del hombre y de los grupos humanos en cualquier lenguaje y en
cualquier tipo de soporte material. Se excluye la documentación múltiple de carácter
únicamente informativo y la que por su índole forme parte del patrimonio bibliográfico.
Un documento de archivo es un objeto que tiene un contenido de una actividad, por
ejemplo, una carta de una Administración a un ciudadano, o puede ser un trámite que
hace un ciudadano a través de internet con una Administración.
Se entiende por archivo, también a los fines de esta Ley, el fondo de archivo y el Centro
de Archivo.
4.1.1.- Fondo de archivo.
Es el conjunto orgánico de documentos generados por cualquier
Institución pública o privada, persona física o jurídica, en el ejercicio de sus funciones, que
son testimonio de las actividades que realizan y que han de dar servicio a los ciudadanos
por medio de la custodia e información de sus derechos e intereses, la buena gestión de
las Instituciones y el fomento de la investigación que ayude al progreso y promueva la
cultura.
4.1.2.- Centro de Archivo.
Es el lugar donde se custodian, organizan y sirven los documentos de los diferentes
fondos de archivo de una o diversas procedencias para los fines mencionados en el
párrafo anterior, dotado de instalaciones adecuadas y personal suficiente para su
atención.
En los Centros de Archivo podrán ingresar, además de fondos de archivo, documentos,
colecciones de documentos de archivo o colecciones de documentación de valor
informativo que con el paso del tiempo hubiesen adquirido la condición de testimonio
relevante.
Se entiende por colección de documentos de archivo la reunión de documentos del mismo
o diferente origen que han perdido por diversas causas su carácter orgánico.
4.1.3.- Patrimonio documental madrileño.
Forman parte del patrimonio documental madrileño todos los documentos de archivo,
recogidos o no en Centros de Archivo, generados en cualquier época, producidos,
reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por:
a) La Asamblea de Madrid.
b) Todos los órganos de Gobierno y de la Administración general e institucional de la
Comunidad de Madrid.
c) Todas las Entidades de la Administración Local madrileña.
d) Las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente la Comunidad de
Madrid, así como las personas privadas, físicas o jurídicas gestoras de servicios públicos
en la Comunidad de Madrid en cuanto a los documentos generados en la gestión de
dichos servicios.

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e) Los documentos producidos, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones
por las personas físicas en el desempleo de los cargos públicos en cualquiera de los
órganos de los apartados anteriores.
También explica cómo están organizados los archivos de la Comunidad de Madrid
También hay muchos otros documentos que son parte del Patrimonio Documental de
Madrid, por ejemplo, de los ayuntamientos de la Comunidad de Madrid, de los tribunales y
juzgados de la Comunidad de Madrid o de las universidades de la Comunidad de Madrid.
Otros documentos que forman parte del Patrimonio Documental son documentos de más
de 40 años de la iglesia, sindicatos, asociaciones o empresas de la Comunidad de
Madrid.
4.1.4.- Sistema de archivos de la Comunidad de Madrid.
Se entiende por sistema de archivos de la Comunidad de Madrid el conjunto ordenado de
normas, medios y procedimientos con que se protegen y se hacen funcionar los Archivos
sobre los que la Comunidad Autónoma tiene competencias, al servicio de la
Administración de los derechos e intereses de los ciudadanos y de la investigación
histórico-científica.
Se determina por la Consejería de la que dependa la unidad encargada de la dirección y
coordinación del ejercicio de las competencias de la Administración relativas al sistema de
archivos de la Comunidad de Madrid.
Vamos a ver cómo están organizados los archivos de la Asamblea, el Gobierno y la
Administración de la Comunidad de Madrid.
4.2 Proceso de archivo.
Los Archivos de la Asamblea, el Consejo de gobierno y la Administración de la
Comunidad de Madrid, incluida la institucional, se organizan teniendo en cuenta las cuatro
fases que, según su edad, atraviesan los documentos del modo siguiente:
4.2.1.- Archivos de oficina.
En los archivos de oficina se custodiarán los documentos de archivo generados por las
diferentes unidades administrativas en tanto dure su trámite o su uso sea muy frecuente.
En todo caso, la permanencia en ellos no será superior a cinco años desde el fin de su
tramitación, salvo excepciones razonadas. Se excluye la documentación de apoyo
informativo.
4.2.3.- Archivos centrales.
Los archivos centrales de la Asamblea, de las Consejerías y de la Administración
institucional recibirán de sus oficinas, cumplido el plazo anterior:
a) La totalidad de los expedientes en que se hayan dictado actos administrativos de
resolución que afecten de algún modo a derechos e intereses de la Comunidad de Madrid
o de los ciudadanos, cuando dichos actos hayan devenido firmes y se hayan practicado
por la Administración las actuaciones conducentes a la total ejecución de sus
pronunciamientos.

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b) Los expedientes o documentos en que no proceda dictar actos administrativos de
resolución del carácter expresado, así como informes, estudios y otros cuando hayan
producido la totalidad de sus efectos.
Los documentos de archivo permanecerán en los archivos centrales hasta diez años, a
partir de la fecha de su ingreso en ellos. No obstante, cuando la índole de los documentos
así lo aconseje, podrán conservarse en la respectiva dependencia administrativa previa
resolución del Secretario general técnico de la Consejería o responsable equivalente en la
Asamblea o en el Organismo de la Administración institucional correspondiente.
4.2.4.- Archivo regional.
Al cumplirse el plazo señalado en el punto anterior los documentos se trasladarán a
las dependencias del Archivo Regional donde durante un período máximo de quince años
recibirán el tratamiento correspondiente a un archivo intermedio
4.2.5.- Documentos históricos.
Los documentos de más de 30 años y que están en el archivo regional pueden guardarse
como documentos con valor histórico. Los archivos no guardan todos los documentos.
El Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid se encarga de indicar qué archivos
deben guardarse y qué archivos deben eliminarse.
4.2.6.- Organización de los archivos.
La forma de organizar los documentos es la siguiente:
• Los archivos de oficina están ordenados por el principio de respeto a la estructura. Es
decir, el orden depende de la estructura de la oficina, por ejemplo, direcciones generales y
subdirecciones generales.
Los archivos centrales están ordenados por los principios de respeto:
- De respeto a la procedencia de los fondos: es decir, todos los documentos que
vienen de un lugar están juntos.
Por ejemplo, los documentos de una consejería estarán juntos y los documentos de la
Asamblea estarán juntos y separados de las consejerías.
- De respeto al orden original: es decir, el archivo central mantiene el orden del
archivo de oficina.
Todos los documentos tienen una descripción de diferentes datos, como quién lo hizo,
cuándo lo hizo o qué contenido tiene.
También están ordenados con un sistema que permite consultar de manera eficaz dónde
están y cómo poder verlos.
La Ley señala que los Centros de Archivo estarán dotados del personal suficiente y con la
cualificación profesional adecuada. Los archivos de uso público deben estar atendidos en
todas sus fases por personal especializado con la titulación adecuada, con el apoyo del
personal auxiliar y subalterno necesarios, excepto en la fase de Archivo de Oficina que lo
estarán por personal administrativo y auxiliar.
4.3 Las personas que pueden consultar los documentos.

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Las instituciones y los ciudadanos pueden consultar los documentos guardados en los
archivos, excepto los documentos considerados confidenciales. La Administración de la
Comunidad de Madrid asegura a los ciudadanos su derecho a ver los documentos de
forma libre y gratuita. Lo más habitual es que solo puedan consultar copias, para evitar
que los originales puedan estropearse o destruirse.

5. LA SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD EN LA MANIPULACIÓN DE LA

CORRESPONDENCIA.
Todos los organismos deben cumplir la normativa en materia de seguridad y
confidencialidad en la manipulación de la correspondencia y paquetería.
La Ley orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal nos dice que tenemos el
deber de mantener en secreto la información recibida y de destruir los documentos
confidenciales cuando ya no se necesiten.
El manipular correspondencia te hace responsable de su seguridad, cuidado y
confidencialidad. Es importante que nunca abras la correspondencia y que tengas cuidado
de no perderla y de entregarla a otra persona que no sea la destinataria.

6. EL SERVICIO DE CORREOS.
El servicio de correos también se llama servicio postal, es un organismo que distribuye
documentos escritos y otros paquetes de tamaño pequeño por todo el mundo.
En la Administración se utilizan los servicios postales para enviar, principalmente
documentos.
Para enviar cualquier documento se necesita saber:
- El remitente: es la persona que manda el envío.
- El destinatario: es la persona que recibe el envío.
- El operador postal: es la empresa que se encarga de trasladar un envío desde su lugar
de origen hasta su lugar de destino.
Es importante conocer los siguientes conceptos para que comprendas el trabajo que vas
a realizar.

7. LOS ENVÍOS POSTALES.

Hay diferentes tipos de envíos postales, vamos a ver: las cartas (ordinarias, certificadas y
urgentes), los paquetes postales, los envíos de publicidad directa, los libros, los catálogos
y las publicaciones periódicas.

7.1.- La carta ordinaria.

Es la más utilizada. La carta es un envío cerrado cuyo contenido no se indica y no puede
conocerse. Es un mensaje que una persona envía a otra.
Envíos de hasta 2 kg con entrega de entre 2 y 4 días.

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El remitente puede elegir el embalaje, pero debe ajustarse a estas medidas:
 Como máximo:
- Sobre o caja: Largo + Alto + Ancho = 90 cm, sin que ninguna supere los 60 cm.
- Rollo o tubo: Largo + dos veces el diámetro = 104 cm, sin que ninguna supere
los 90 cm.
 Como mínimo:
- Sobre o caja: 14 x 9 cm.
- Rollo o tubo: Largo + dos veces el diámetro = 17 cm, sin que ninguna sea
inferior a 10 cm.
Si quiere enviar algo más pequeño, solo tendrá que añadirle una etiqueta de 10 x 7 cm.
Para poder enviar por Correos deberemos tener localizada la oficina de Correos más
cercana y llevar el envío antes de las 16:00 (en oficinas con turno de tarde) o 14:30 (en
oficinas con horario de mañana).
Entrega del envío:
 Nacional: 3 días (en el 93% de los envíos).
 Europa: 2 a 4 días.
 Resto de destinos: depende del país.
Desde 0,70€. (Tarifa, pagina web de correos 2021).
Correos considera sobre - carta normalizada a aquella que tiene las dimensiones, espesor
y características que a continuación se indican. Color del sobre: blanco o colores claros
(excepto azul).
 Dimensiones: Comprendidas entre las mínimas de 14 x 9 cm. y las máximas de
23,5 x 12cm. Formato rectangular, es decir la altura del sobre estará entre 9 cm y
12 cm y el largo del sobre estará entre 14 cm y 23,5 cm.
 Espesor: El espesor máximo para que sea considerada carta normalizada es de 5
milímetros.
 Peso: El peso máximo para que sea considerada carta normalizada es de 20
gramos.

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7.2.- La carta certificada.
Se utiliza para envíos importantes que requieren seguridad y garantía de que se entrega,
para ello el destinatario o una persona autorizada tiene que firmar a la entrega.
En el sobre se coloca una pegatina para la firma del destinatario.
La carta certificada puede ir con acuse de recibo. El acuse de recibo es un aviso de que
ha llegado. Se utiliza cuando queremos asegurarnos de que el correo llega a manos del

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interesado, quien lo firmará en el momento en que le sea entregado. El funcionario
devolverá el acuse de recibo firmado y devuelto al departamento
correspondiente.

7.3.- La carta urgente.

Es igual que la carta, pero con carácter urgente. Se realiza cuando el envío es muy
urgente y se entrega en el buzón del destinatario. Puede ir también certificada. Entrega al
día siguiente.
Es un producto que permite enviar con carácter urgente documentos o mercancías como
un envío cerrado cuyo contenido no se indica ni puede conocerse o comunicaciones
escritas que tienen carácter actual y personal, se le puede hacer seguimiento, aunque se
entrega sin recoger la firma del destinatario.
El contenido puede ir en sobre, caja, tubo o rollo, siempre que se garantice su integridad.
Los envíos deberán llevar etiqueta de franqueo que se coloca en el ángulo superior
derecho del envío o, en el caso de admisión múltiple, la etiqueta preimpresa propia de
este servicio, que se coloca el ángulo superior izquierdo del anverso en la que figura la
palabra urgente, el número y el código de barras.
Rapidez: entregas en 24 horas. (1 día hábil, si el depósito se realiza en oficina antes de
las 16 horas, en oficinas con turno de tarde, o de las 14:30 horas, en oficinas con horario
sólo de mañana).
Se informa de cuando se realiza la entrega. Envíos nacionales de hasta 500 g. Desde
4,10 €. (Tarifa extraída de la página web de correos en 2021).

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En 2020 la Carta Urgente Ordinaria Internacional se elimina de la cartera de productos,
manteniéndose exclusivamente para clientes con contrato en vigor hasta finalización o
renovación del mismo.

Dimensiones:
 Máximas recomendables para que sea posible introducir la carta en el buzón, 23,5
x 12 cm, con un espesor máximo de 10 mm.
 Mínimas se establece, en forma de:
o Sobre o caja, 14 x 9 cm
o Rollo/tubo, largo + dos veces el diámetro = 17 cm, sin que la mayor
dimensión sea inferior a 10 cm.
Los envíos con dimensiones inferiores a las mínimas deberán llevar una etiqueta anexa
de 10 x 7 cm en la que figuren la dirección y el franqueo.
Servicios adicionales
- Recogida a domicilio (con contrato).
- Información de devoluciones (con contrato).
- Petición de devolución, modificación o corrección de la dirección por parte del
remitente.
- Normalización de direcciones (con contrato)
Los tramos de peso establecidos son:
 Hasta 20 g normalizados.
 Más de 20 hasta 50 g (incluye hasta 20 g sin normalizar).
 Más de 50 g hasta 100 g.
 Más de 100 g hasta 500 g.

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7.4.- La carta urgente y certificada.
La opción más rápida y segura para documentos importantes. Es un producto que permite
enviar con carácter urgente documentos o mercancías especialmente importantes, con un
plazo de entrega mínimo, entre uno y dos días en todo el país, Y con las garantías y
opciones de la carta certificada que hemos visto anteriormente.
Entregas en 24 horas. Cada envío queda registrado y la entrega solo se realiza bajo firma
del destinatario.
Seguimiento del envío en todo momento con el localizador de correos.
Envíos nacionales de hasta 2 kg, desde 8,28 €.

7.5.- El paquete postal.

El paquete postal es un envío que puede contener cualquier objeto, sustancia o materia
cuya circulación está permitida, y que teniendo o no, carácter comercial, circula cerrado,
precintado y con carácter certificado, para su entrega en oficina. Este producto se ofrece
exclusivamente para empresas, siempre que el cliente garantice un volumen mínimo
anual de 1.000 envíos.
Se admiten Paquetes Postales sin contrato en los dos supuestos siguientes:
1.- A los particulares en ventanilla cuando concurran las circunstancias siguientes:

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 a) Que el destinatario sea una empresa de venta por correo que haya suscrito
acuerdo para el envío de Paquete Postal Nacional, autorizada para beneficiarse de esta
excepción.
b) Que el envío consista en la devolución de un paquete postal previamente
remitido por la empresa de venta por correo a la que se dirige.
2.- Que se trate de empresas editoras, distribuidoras, establecimientos de venta y centros
de enseñanza por correspondencia para la remisión de libros, material fonográfico,
videográfico y textos de enseñanza por correspondencia, sin precisar formalizar contrato.
Su ámbito de aplicación se circunscribe al territorio nacional y Andorra.
Podrán presentarse con cualquier embalaje que garantice la integridad de su contenido.
Correos ofrece a la venta varios tipos.
Entrega: como regla general los Paquetes Postales (servicio nacional) se avisan para su
entrega en la oficina. El destinatario, no obstante, podrá solicitar la entrega a domicilio
acogiéndose a las tarifas establecidas para esta prestación que varían en función del
peso (hasta 10 kg o hasta 20 kg).
Peso: hasta 20 kg.
Dimensiones. Máximas: Caja: L + A + A = 200 cm, sin que la mayor dimensión exceda de
100 cm. Rollo: L = 100 cm. D = 15 cm. Mínimas: Caja: 14 x 9 cm. Rollo: L + 2 veces el
diámetro = 17 cm. La mayor no será inferior a 10 cm. Podrán ser inferiores si llevan una
etiqueta de 10 x 7 cm, con dirección y franqueo.
Servicios Opcionales:
- Aviso de recibo.
- Reembolso.
- Recogida domiciliaria (con contrato).
- Gestión de entrega.

7.6.- Los libros, catálogos y publicaciones periódicas.

Los libros también se pueden enviar por correo.

Los catálogos se envían envueltos en plástico transparente o en un sobre abierto para
saber que es un catálogo. Cuando recogemos un catálogo en el sobre o etiqueta aparece
la palabra catálogo.
Las publicaciones periódicas son revistas, boletines o periódicos que se publican cada
determinado tiempo, por ejemplo, cada mes, semana o cada día. Tienen siempre el
mismo nombre, por ejemplo “La Voz de Galicia”.
El envío de publicaciones periódicas con el mismo título en cada ejemplar, aunque su
contenido sea de diversa temática, solo puede ser utilizado por empresas editoras o
distribuidoras que antes hayan sido autorizadas por los Servicios Comerciales de Correos.
Envíos de hasta 2 kg, tanto nacionales como internacionales.

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7.7.- Los envíos postales especiales.

El servicio de correos tiene algunos servicios que llamamos envíos especiales. Estos son
los siguientes.

7.7.1.- Correo digital.

Si queremos, podemos enviar a Correos los documentos que queremos mandar a otra
persona por internet. Correos se encarga de imprimir los documentos, de meterlos en un
sobre y de franquearlos.
Esto es lo que llamamos el servicio de correo digital.

7.7.2.- Telegrama.

Es un servicio de mensajería urgente. El remitente dice a Correos el mensaje por teléfono,

por internet o en persona. Correos lo envía en el mismo día.
El precio del telegrama depende de la cantidad de palabras del mensaje. Por eso, se
suele usar para mensajes pequeños.

7.7.3.- Burofax.

También es un servicio de mensajería urgente.

Sirve para tener una prueba del envío con validez legal, lo que significa que puede usarse
como prueba en juicios o en otro tipo de negociaciones.

7.7.4.- Cecograma.

Es un envío especial, está escrito en Braille. El Braille es una manera de escribir con
puntos con relieve. Lo usan las personas invidentes para leer.
Este servicio sólo lo pueden usar las personas invidentes. No tiene tarifas ni franqueo.

8. SERVICIOS DE MENSAJERÍA.
Son como el servicio de correos, pero empresas privadas, también se dedican a recoger y
repartir por todo el mundo mensajería y paquetería.
Tienen diferentes opciones como envío en oficina, en mano, urgente…
Funcionan recogiendo el envío en el lugar que se le indica. Para ello se rellena un albarán
de recogida, del cual el cliente se queda una copia.
Entregan el envío en la dirección acordada junto con el albarán de entrega. El precio
depende del tipo de envío, local, nacional o internacional, el peso, el tamaño, la
urgencia…

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Para tramitar el envío rellenan un documento que se llama albarán.
El albarán de recogida sirve para dejar constancia de que se ha recogido el envío en la
dirección del cliente.
El albarán de entrega sirve para dejar constancia de que se ha entregado el envío al
destinatario.

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Referencias:
- www.correos.es
- Curso Funciones Básicas del Auxiliar de Información y Control. IPJG marzo – abril
2006. José A. García Sánchez y Santiago García San Martin.

- Auxiliar de Control e Información para personas con discapacidad intelectual.

Personal laboral. Temario para examen de oposición en lectura fácil. © Comunidad
de Madrid, 2019. ADAPTACIÓN A LECTURA FÁCIL. Servicio Adapta – Plena
Inclusión Madrid.

- Real Decreto 1829/1999, de 3 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento

por el que se regula la prestación de los servicios postales, en desarrollo de lo
establecido en la Ley 24/1998, de 13 de julio, del Servicio Postal Universal y de
Liberalización de los Servicios Postales.
- Normativa para la distribución del correo interno y externo municipal del
Ayuntamiento de Madrid elaborado por el servicio de Informática que realiza las
labores de recogida en origen, clasificación y entrega en los destinos predefinidos
de la correspondencia interna y externa generada por el Ayuntamiento de Madrid.
- Distintos recursos de internet.

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