1.

¡Cómo se clasifican los diferentes documentos despachados por las organizaciones

para el reparto de los documentos a nivel interno y externo! Explique
DESPACHO DE DOCUMENTOS
Para lograr la productividad y eficiencia de la Administración Documental, es necesario
normalizar la producción y tramite de los Documentos. Asegurar que las comunicaciones
lleguen a su destino sin presentar anomalías durante su recorrido
Distribución de documentos externos
 Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
 Clasificación de las comunicaciones.
 Organización de documentos en buzones o casilleros.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Reasignación de documentos mal direccionados.
 Registro de control de entrega de documentos recibidos.
Distribución de documentos internos
 Identificación de dependencias.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Registro de control de entrega de documentos internos.

2. ¿Qué tramite genera el reparto de comunicaciones personales? Explique

procedimientos
Comunicaciones personales: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan
a título personal citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las
instituciones. Cuando un documento se presenta en forma personal se entrega de inmediato
una copia con el radicado
 Documentos contables
 Folletos, revistas y publicaciones
 Propaganda
Las comunicaciones personales, no deben abrirse, se le coloca la fecha de recibo en el sobre
y se le imprime un sello con la siguiente información:
Si no es personal, favor devolver al departamento administrativo de documentos para su
tramitación.
3. ¿Qué tramite Genera el reparto de folletos, periódicos, etc.? Explique procedimientos
FOLLETOS, REVISTAS Y PUBLICASCIONES: El control de su rotación es función
de la dependencia encargada del recibo y despacho de documentos. Este material hace parte
de una unidad de información directa al archivo.
Cuando es una suscripción y viene dirigida a la empresa se controla su rotación mediante
un formato de folletos y revistas que se coloca en la primera página de la revista.
PROPAGANDA: No requiere ningún control de la empresa.

4. ¿Qué tramite genera el reparto de documentos contables? Explique procedimientos

Documentos contables: Estos Documentos requieren un tramite especial, puesto a que su
trámite es diferente al de la correspondencia ordinaria. Cada documento cumple con los
requerimientos establecidos por el departamento encargado de su tramitación y se controla
mediante un formato (control de documentos contables)
OBJETIVO
Permite controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
aprobación de los asientos de la contabilidad
Indique conceptos de mensajería, Tipos, Funciones y procedimientos
Conceptos de mensajería
 -Los servicios de mensajería ayudan a las empresas y a las personas a transportar
documentos importantes, paquetes y otros artículos. Un servicio de mensajería se
caracteriza por la entrega rápida, el rastreo y la seguridad de los artículos que son
entregados
 Este término se refiere a un servicio de correspondencia, reparto y a su vez de
paquete en que se realiza en una empresa o compañía. Empresa que tiene como
objeto social este servicio. Sistema de recepción o emisión de mensajes por diversos
medios a través de un correo tradicional, Internet o fax.
Tipos de mensajería
Mensajería instantánea: se hace por medio de aplicaciones como correos electrónicos,
WhatsApp, etc.
Mensajería física: Aquellas cosas que son enviadas por medio de paquetes.
Funciones
o Podemos bloquear a alguien si no queremos recibir más mensajes.
o Podemos enviar audios o mensajes de manera gratuita
o Llamada de Voz gratuita.
o Las cosas enviadas llegan en buen estado y Rápido.

PROCEDIMIENTO:
Recepcion de correspondencia
Exclusion
Citaciones
Sistema de distribucion de correspondecia: Sello recibido y entregado a los distintos
oganismos; ministerio publico e otros organismos.
Ingreso de la informacion en el sistema
Distribución de la correspondencia: Formato registro, asignación de rutas.
El mensajero recibe la correpondencia y la anota en su libro-este libro levara
estampados un sello humedo con los datos a ser completados por el mensajero-.
Preocediendo luego a llevarla a su destino.
Entregada en su destino la correpondencia , el mensajero debe asegurarse que se le
ssele su libro de correspondecia y una copia del documento que se envia
En dicha hoja se encuentra lo que es el sello, N° oficios destinario, remitente,
recibe, fecha y hora.
Cada día el mensajero deberá regresar a la unidad y entregar el libro y los soportes
que acrediten la recepción de los asuntos al jefe de la unidad.
El jefe de la unidad verificara el cumplimiento de lo asignado y registrara en el
sistema la entrega efectiva procediendo a devolver (por conducto del funcionario 1
de la unidad) a la fiscalía remitente la copia de la comunicación con el sello recibido
al respectivo expediente.

5.Realice planillas para el control interno para el reparto de documentos