Acuerdo 060/2000

Articulo tercero: la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en el control y normalización unificados en cada entidad. Las unidades de correspondencia deben contar con un personal capacitado y, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente las comunicaciones de carácter oficial mediante servicios que faciliten la atención a las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan ala observancia plena de los principios que rigen la administración publica. Articulo quinto: los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, no se podrán reservar los números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será designada en estricto orden de recepción de los documentos. Al comenzar cada año, se iniciara la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas mecánicos o manuales. Se debe dejar constancia por escrito de la unidad de correspondencia. Articulo octavo: las unidades de correspondencia, elaboran, planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos que dispongan de servici os de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas. Articulo decimo: las comunicaciones oficiales que ingresen a las

instituciones deberán ser revisadas para verificar la competencia, donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente. Cuando una comunicación no este firmada ni presente el nombre del responsable o responsables. Articulo decimo primero: las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel se elaboran en original y máximo dos copias . En los casos en los cuales haya varios destinarios, se elaboran igual cantidad de copias adicionales.

Los procesos de recibo y de despacho se normalizan de acuerdo al tamaño.Articulo decimo segundo: se tramita teniendo en cuenta la información que forma parte de las series establecidas en las tablas de retención documental. Recepción: consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes y distintos conductos. Articulo decimo tercero: las entidades que dispongan de internet y servicios de correo electrónico reglamentaran su utilización. organización de cada entidad y el flujo de la documen tación en dos formas: *manual *electrónica: por medio de un programa o de un software de correspondencia. Las entidades que utilizan para la impresión de los fax. papel químico. deberían producir este documento. Por la variedad de documentos que llegan a diario a las se debe normalizar el procedimiento para su manejo y control. RECIBO DE CORRESPONDENCIA RT: el recibo de documentos es una de las tareas más importantes y definitivas en la utilización y tratamiento de las comunicaciones empresariales. . Pasos para el recibo de documentación: 1. En todo caso las unidades de correspondencia tendrán el control de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas. pueden ser directos e indirectos.

-si están firmadas. siempre que se encuentren localizados en diferente ciudad. con instrucciones claras. *Indirecta: -si el asunto que trata va dirigido a la dependencia que le compete. -si se trata de una comunicación oficial. o con sus empleados cuando se refiera a relaciones laborales. -si el sobre viene en buen estado. -si la fecha es actual. -si se cita el domicilio del remitente. .Se fundamenta en una labor de inspección que no es más que la revisión de los documentos para determinar: La documentación es recibida en forma: Directa: -si esta dirigida a la empresa o a un funcionario. la cual puede agruparse así: * Correspondencia externa: Es la documentación o encomiendas enviadas Entre la Sede y otras entidades o particulares. para que las demás oficinas no puedan recibir y tramitar documentos directamente. CLASIFICACION DE LAS COMUNICACIONES RT: después del recibo de la documentación es clasific ación. Además entre funcionarios de la misma. siendo canalizado por la oficina central. Cuando este proceso es centralizado.

Es decir que las cartas que la institución recibe o envía a dependencias de la misma. etc. correo electrónico). . Independiente del medio utilizado. apartado aéreo. La correspondencia que venga dirigida a la revisoría fiscal o Auditoria. particulares. a funcionarios de la misma localizados en otras ciudades. porque se identifica visibl emente como "personal" o Correspondencia externa Despachada: Es la que se produce de manera oficial.) situados en otras ciudades o a sus empleados en relación a su vinculo Laboral. trata de asuntos personales no relacionados con las actividades de la entidad y no Cita el cargo del funcionario. a sus empleados sobre asuntos relacionados con su vinculación laboral o a las dependencias autónomas que funcionen dentro de la misma institución. Puede tener carácter confidencial y en éste caso se someterá a trámite especial. entrega personal. asociaciones fondos y demás oficinas delegadas de otras entidades autónomas que allí funcionen. No generan trámite para las entidades. (mensajería. Según su origen y destino se divide en: *Correspondencia externa recibida: Es la que llega a la Sede por medio del servicio de mensajería. fax y correo electrónico. La correspondencia externa recibida es oficial ò particular: Oficial: Se refiere exclusivamente a los asuntos propios de la entidad. Puede reconocerse "confidencial". institutos. Particular: Es al que llega a la institución a título personal. (facultades. dirigida a otras entidades. cooperativas. sindicatos. centros. se tratará como correspondencia particular. fax.

*documentos contables. *APERTURA: se trata de la apertura de sobre o empaque de las comunicaciones oficiales.Tomando en cuenta la forma de envío. como constancias. c irculares. aéreo y nacional * Entrega especial: Identificará la corresponde ncia enviada por correo recomendado o entregado personalmente a los destinatarios. revistas y publicaciones. . dirección donde se debe enviar y asunto. *folletos. para verificar sus anexos. oficios y actas que se cursan entre las oficinas de la Universidad. *REVISION: las comunicaciones que ingresen deben ser revisadas. RADICACION Radicar es ubicar. memorandos. dejando constancia de la hora y fecha de recibo o envío con el propósito de oficializar su tramite y cumplir con los términos de vencimiento el las Leyes establecidas. comunicados. * CORRESPONDENCIA INTERNA Es la que se produce entre los funcionarios localizados en la Sede. el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad remitente. Consiste en asignarle un numero mediante el cual se va a identificar y consultar. *propaganda. Son de carácter oficial. la correspondencia externa despachada será: * Entrega ordinaria: corresponde a las cartas enviadas por correo ordinario. certificados.. Luego se hará la radicación del mismo. para sacar sus documentos y anexos. previa radicación.

la correspondencia que por error llegue a esta oficina. solo se radican: -cartas. Cuando esta llega por correo. número de radicación. correspondencia confidencial. memorandos. inscripciones. Colocar la fecha de recibo a: folletos. Facilita la consulta sobre: fecha. fax. Recibida y despachada.Se efectúa por medio de un sello.Esta no se efectúa con toda la documentación recibida. Verificar que los anexos enunciados estén completos: en caso contrario. sin abrir. que al imprimírselo significa que es propiedad de la empresa. cuando las comunicaciones llegan sin firmar. publicaciones. PASOS PARA LA RADICACION: . ciudad de origen. REGISTRO El programa permite almacenar y mantener ac tualizada la información sobre la correspondencia. Para su control se debe dejar un espacio para registrar el número y fecha de respuesta. hacer la aclaración en forma oral o escrita. . destinatario. Fecha de elaboración y de recibo. mecánico y electrónico. etc. Hacer las observaciones pertinentes en el radicador. remitente. persona o entidad que la envía y asunto. Si el registro se lleva manualmente el formato debe llevar: Numero de registro. Esta correspondencia solo se fecha en el sobre. Para el control se adiciona un espacio para la firma de quien de respuesta y fecha de esta. esta puede ser manual. telegramas. revistas. Devolver. Dentro de este proceso se debe tener en cuenta: No radicar la correspondencia personal: s i no trae la información personal registrada.

quien se apoya en bolsas diseñadas para tal fin. Uno de los procedimientos más prácticos es utilizar un casillero con el nombre de las dependencias o sus có digos. los cuales se deben revisar semanalmente para la correspondencia pendiente. por control y aclaraciones posteriores.  Sucede con frecuencia que el jefe de la oficina delegue en otro funcionario la respuesta. .DISTRIBUSION O REPARTO Después de registradas se procede al reparto y distribución de las mismas. La recolección y entrega de esta la realiza el mensajero. TRAMITE Este control consiste en vigilar las comunicaciones que sigan su curso normal sin demora. es más práctico y menos costoso utilizar: los servicios postales correo urbano correo nacional o internacional servicios especializados en correo CONTROLES QUE SE EFECTUAN  En casos de de distribución interna y despacho externo. a las oficinas que deben atenderlas o tramitarlas. Por el volumen de los documentos. siempre habrán dos bolsas. una para guardar la que se recibe y otra en la oficina para guardar la que será enviada. de la correspondencia recibida y despachada. ni extravió en este proceso. es necesario llevar un control de lo que sale de la oficina.  Es de mucha ayuda que las secretarias de cada de pendencia lleven sus controles. De no llevar sus controles se le puede perder la pista a un documento con la consecuencia de no saber su trámite y si se le dio respuesta.

 En el funcionario encargado de radicar la correspondencia recae la responsabilidad de no aceptar comunicaciones que no reúnan todos los requisitos para su envió como: Anexos Estilo Técnicas mecanográficas Otros aspectos .