Acuerdo 060/2000

Articulo tercero: la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en el control y normalización unificados en cada entidad. Las unidades de correspondencia deben contar con un personal capacitado y, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente las comunicaciones de carácter oficial mediante servicios que faciliten la atención a las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan ala observancia plena de los principios que rigen la administración publica. Articulo quinto: los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, no se podrán reservar los números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será designada en estricto orden de recepción de los documentos. Al comenzar cada año, se iniciara la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas mecánicos o manuales. Se debe dejar constancia por escrito de la unidad de correspondencia. Articulo octavo: las unidades de correspondencia, elaboran, planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos que dispongan de servici os de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas. Articulo decimo: las comunicaciones oficiales que ingresen a las

instituciones deberán ser revisadas para verificar la competencia, donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente. Cuando una comunicación no este firmada ni presente el nombre del responsable o responsables. Articulo decimo primero: las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel se elaboran en original y máximo dos copias . En los casos en los cuales haya varios destinarios, se elaboran igual cantidad de copias adicionales.

. Por la variedad de documentos que llegan a diario a las se debe normalizar el procedimiento para su manejo y control. Recepción: consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes y distintos conductos. Pasos para el recibo de documentación: 1. deberían producir este documento. Los procesos de recibo y de despacho se normalizan de acuerdo al tamaño. organización de cada entidad y el flujo de la documen tación en dos formas: *manual *electrónica: por medio de un programa o de un software de correspondencia. RECIBO DE CORRESPONDENCIA RT: el recibo de documentos es una de las tareas más importantes y definitivas en la utilización y tratamiento de las comunicaciones empresariales.Articulo decimo segundo: se tramita teniendo en cuenta la información que forma parte de las series establecidas en las tablas de retención documental. Las entidades que utilizan para la impresión de los fax. pueden ser directos e indirectos. papel químico. Articulo decimo tercero: las entidades que dispongan de internet y servicios de correo electrónico reglamentaran su utilización. En todo caso las unidades de correspondencia tendrán el control de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

Se fundamenta en una labor de inspección que no es más que la revisión de los documentos para determinar: La documentación es recibida en forma: Directa: -si esta dirigida a la empresa o a un funcionario. siendo canalizado por la oficina central. Cuando este proceso es centralizado. CLASIFICACION DE LAS COMUNICACIONES RT: después del recibo de la documentación es clasific ación. -si se trata de una comunicación oficial. Además entre funcionarios de la misma. -si la fecha es actual. -si están firmadas. -si se cita el domicilio del remitente. *Indirecta: -si el asunto que trata va dirigido a la dependencia que le compete. la cual puede agruparse así: * Correspondencia externa: Es la documentación o encomiendas enviadas Entre la Sede y otras entidades o particulares. o con sus empleados cuando se refiera a relaciones laborales. para que las demás oficinas no puedan recibir y tramitar documentos directamente. siempre que se encuentren localizados en diferente ciudad. con instrucciones claras. . -si el sobre viene en buen estado.

Es decir que las cartas que la institución recibe o envía a dependencias de la misma. correo electrónico). (facultades. . centros. apartado aéreo. a sus empleados sobre asuntos relacionados con su vinculación laboral o a las dependencias autónomas que funcionen dentro de la misma institución. porque se identifica visibl emente como "personal" o Correspondencia externa Despachada: Es la que se produce de manera oficial.) situados en otras ciudades o a sus empleados en relación a su vinculo Laboral. fax y correo electrónico. Según su origen y destino se divide en: *Correspondencia externa recibida: Es la que llega a la Sede por medio del servicio de mensajería. La correspondencia que venga dirigida a la revisoría fiscal o Auditoria. asociaciones fondos y demás oficinas delegadas de otras entidades autónomas que allí funcionen. No generan trámite para las entidades. dirigida a otras entidades. sindicatos. a funcionarios de la misma localizados en otras ciudades. institutos. etc. Independiente del medio utilizado. Particular: Es al que llega a la institución a título personal. entrega personal. particulares. La correspondencia externa recibida es oficial ò particular: Oficial: Se refiere exclusivamente a los asuntos propios de la entidad. trata de asuntos personales no relacionados con las actividades de la entidad y no Cita el cargo del funcionario. se tratará como correspondencia particular. Puede tener carácter confidencial y en éste caso se someterá a trámite especial. (mensajería. cooperativas. fax. Puede reconocerse "confidencial".

Luego se hará la radicación del mismo. c irculares. memorandos. previa radicación. * CORRESPONDENCIA INTERNA Es la que se produce entre los funcionarios localizados en la Sede.Tomando en cuenta la forma de envío. . aéreo y nacional * Entrega especial: Identificará la corresponde ncia enviada por correo recomendado o entregado personalmente a los destinatarios. Consiste en asignarle un numero mediante el cual se va a identificar y consultar. el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad remitente. la correspondencia externa despachada será: * Entrega ordinaria: corresponde a las cartas enviadas por correo ordinario. *documentos contables. RADICACION Radicar es ubicar. para sacar sus documentos y anexos. certificados. oficios y actas que se cursan entre las oficinas de la Universidad. para verificar sus anexos.. como constancias. revistas y publicaciones. dirección donde se debe enviar y asunto. comunicados. *APERTURA: se trata de la apertura de sobre o empaque de las comunicaciones oficiales. Son de carácter oficial. *propaganda. *folletos. dejando constancia de la hora y fecha de recibo o envío con el propósito de oficializar su tramite y cumplir con los términos de vencimiento el las Leyes establecidas. *REVISION: las comunicaciones que ingresen deben ser revisadas.

Dentro de este proceso se debe tener en cuenta: No radicar la correspondencia personal: s i no trae la información personal registrada. la correspondencia que por error llegue a esta oficina. Hacer las observaciones pertinentes en el radicador. Devolver. Facilita la consulta sobre: fecha. correspondencia confidencial. REGISTRO El programa permite almacenar y mantener ac tualizada la información sobre la correspondencia. PASOS PARA LA RADICACION: .Se efectúa por medio de un sello. ciudad de origen. Para el control se adiciona un espacio para la firma de quien de respuesta y fecha de esta. mecánico y electrónico. número de radicación. persona o entidad que la envía y asunto. esta puede ser manual. hacer la aclaración en forma oral o escrita. etc. remitente. sin abrir. Fecha de elaboración y de recibo. que al imprimírselo significa que es propiedad de la empresa. cuando las comunicaciones llegan sin firmar.Esta no se efectúa con toda la documentación recibida. telegramas. Colocar la fecha de recibo a: folletos. fax. Para su control se debe dejar un espacio para registrar el número y fecha de respuesta. Si el registro se lleva manualmente el formato debe llevar: Numero de registro. Cuando esta llega por correo. Verificar que los anexos enunciados estén completos: en caso contrario. solo se radican: -cartas. Recibida y despachada. publicaciones. . memorandos. Esta correspondencia solo se fecha en el sobre. revistas. inscripciones. destinatario.

DISTRIBUSION O REPARTO Después de registradas se procede al reparto y distribución de las mismas.  Sucede con frecuencia que el jefe de la oficina delegue en otro funcionario la respuesta. Uno de los procedimientos más prácticos es utilizar un casillero con el nombre de las dependencias o sus có digos. ni extravió en este proceso. quien se apoya en bolsas diseñadas para tal fin. una para guardar la que se recibe y otra en la oficina para guardar la que será enviada. La recolección y entrega de esta la realiza el mensajero. Por el volumen de los documentos.  Es de mucha ayuda que las secretarias de cada de pendencia lleven sus controles. los cuales se deben revisar semanalmente para la correspondencia pendiente. . es necesario llevar un control de lo que sale de la oficina. por control y aclaraciones posteriores. a las oficinas que deben atenderlas o tramitarlas. De no llevar sus controles se le puede perder la pista a un documento con la consecuencia de no saber su trámite y si se le dio respuesta. TRAMITE Este control consiste en vigilar las comunicaciones que sigan su curso normal sin demora. siempre habrán dos bolsas. es más práctico y menos costoso utilizar: los servicios postales correo urbano correo nacional o internacional servicios especializados en correo CONTROLES QUE SE EFECTUAN  En casos de de distribución interna y despacho externo. de la correspondencia recibida y despachada.

 En el funcionario encargado de radicar la correspondencia recae la responsabilidad de no aceptar comunicaciones que no reúnan todos los requisitos para su envió como: Anexos Estilo Técnicas mecanográficas Otros aspectos .

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