Acuerdo 060/2000

Articulo tercero: la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en el control y normalización unificados en cada entidad. Las unidades de correspondencia deben contar con un personal capacitado y, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente las comunicaciones de carácter oficial mediante servicios que faciliten la atención a las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan ala observancia plena de los principios que rigen la administración publica. Articulo quinto: los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, no se podrán reservar los números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será designada en estricto orden de recepción de los documentos. Al comenzar cada año, se iniciara la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas mecánicos o manuales. Se debe dejar constancia por escrito de la unidad de correspondencia. Articulo octavo: las unidades de correspondencia, elaboran, planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos que dispongan de servici os de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas. Articulo decimo: las comunicaciones oficiales que ingresen a las

instituciones deberán ser revisadas para verificar la competencia, donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente. Cuando una comunicación no este firmada ni presente el nombre del responsable o responsables. Articulo decimo primero: las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel se elaboran en original y máximo dos copias . En los casos en los cuales haya varios destinarios, se elaboran igual cantidad de copias adicionales.

pueden ser directos e indirectos. Los procesos de recibo y de despacho se normalizan de acuerdo al tamaño. organización de cada entidad y el flujo de la documen tación en dos formas: *manual *electrónica: por medio de un programa o de un software de correspondencia. deberían producir este documento. En todo caso las unidades de correspondencia tendrán el control de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas. Por la variedad de documentos que llegan a diario a las se debe normalizar el procedimiento para su manejo y control. Articulo decimo tercero: las entidades que dispongan de internet y servicios de correo electrónico reglamentaran su utilización. Recepción: consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes y distintos conductos. papel químico. RECIBO DE CORRESPONDENCIA RT: el recibo de documentos es una de las tareas más importantes y definitivas en la utilización y tratamiento de las comunicaciones empresariales. Pasos para el recibo de documentación: 1.Articulo decimo segundo: se tramita teniendo en cuenta la información que forma parte de las series establecidas en las tablas de retención documental. Las entidades que utilizan para la impresión de los fax. .

siendo canalizado por la oficina central. CLASIFICACION DE LAS COMUNICACIONES RT: después del recibo de la documentación es clasific ación. *Indirecta: -si el asunto que trata va dirigido a la dependencia que le compete. siempre que se encuentren localizados en diferente ciudad. -si se cita el domicilio del remitente. -si están firmadas. . con instrucciones claras. -si el sobre viene en buen estado.Se fundamenta en una labor de inspección que no es más que la revisión de los documentos para determinar: La documentación es recibida en forma: Directa: -si esta dirigida a la empresa o a un funcionario. -si se trata de una comunicación oficial. Además entre funcionarios de la misma. Cuando este proceso es centralizado. o con sus empleados cuando se refiera a relaciones laborales. para que las demás oficinas no puedan recibir y tramitar documentos directamente. -si la fecha es actual. la cual puede agruparse así: * Correspondencia externa: Es la documentación o encomiendas enviadas Entre la Sede y otras entidades o particulares.

La correspondencia que venga dirigida a la revisoría fiscal o Auditoria. fax. asociaciones fondos y demás oficinas delegadas de otras entidades autónomas que allí funcionen. institutos. Puede reconocerse "confidencial". sindicatos.Es decir que las cartas que la institución recibe o envía a dependencias de la misma. correo electrónico). etc. particulares. dirigida a otras entidades.) situados en otras ciudades o a sus empleados en relación a su vinculo Laboral. a funcionarios de la misma localizados en otras ciudades. Según su origen y destino se divide en: *Correspondencia externa recibida: Es la que llega a la Sede por medio del servicio de mensajería. (facultades. cooperativas. porque se identifica visibl emente como "personal" o Correspondencia externa Despachada: Es la que se produce de manera oficial. fax y correo electrónico. se tratará como correspondencia particular. trata de asuntos personales no relacionados con las actividades de la entidad y no Cita el cargo del funcionario. (mensajería. entrega personal. La correspondencia externa recibida es oficial ò particular: Oficial: Se refiere exclusivamente a los asuntos propios de la entidad. Independiente del medio utilizado. Puede tener carácter confidencial y en éste caso se someterá a trámite especial. Particular: Es al que llega a la institución a título personal. No generan trámite para las entidades. apartado aéreo. . a sus empleados sobre asuntos relacionados con su vinculación laboral o a las dependencias autónomas que funcionen dentro de la misma institución. centros.

Tomando en cuenta la forma de envío. Luego se hará la radicación del mismo. *documentos contables.. dejando constancia de la hora y fecha de recibo o envío con el propósito de oficializar su tramite y cumplir con los términos de vencimiento el las Leyes establecidas. * CORRESPONDENCIA INTERNA Es la que se produce entre los funcionarios localizados en la Sede. para verificar sus anexos. *propaganda. revistas y publicaciones. dirección donde se debe enviar y asunto. previa radicación. certificados. oficios y actas que se cursan entre las oficinas de la Universidad. memorandos. RADICACION Radicar es ubicar. el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad remitente. Son de carácter oficial. *APERTURA: se trata de la apertura de sobre o empaque de las comunicaciones oficiales. la correspondencia externa despachada será: * Entrega ordinaria: corresponde a las cartas enviadas por correo ordinario. *REVISION: las comunicaciones que ingresen deben ser revisadas. *folletos. c irculares. Consiste en asignarle un numero mediante el cual se va a identificar y consultar. para sacar sus documentos y anexos. aéreo y nacional * Entrega especial: Identificará la corresponde ncia enviada por correo recomendado o entregado personalmente a los destinatarios. . como constancias. comunicados.

sin abrir. cuando las comunicaciones llegan sin firmar.Esta no se efectúa con toda la documentación recibida. correspondencia confidencial.Se efectúa por medio de un sello. mecánico y electrónico. . Colocar la fecha de recibo a: folletos. Devolver. etc. Fecha de elaboración y de recibo. Esta correspondencia solo se fecha en el sobre. número de radicación. Facilita la consulta sobre: fecha. esta puede ser manual. Si el registro se lleva manualmente el formato debe llevar: Numero de registro. que al imprimírselo significa que es propiedad de la empresa. remitente. Cuando esta llega por correo. memorandos. Hacer las observaciones pertinentes en el radicador. Para el control se adiciona un espacio para la firma de quien de respuesta y fecha de esta. Recibida y despachada. telegramas. Para su control se debe dejar un espacio para registrar el número y fecha de respuesta. publicaciones. PASOS PARA LA RADICACION: . solo se radican: -cartas. REGISTRO El programa permite almacenar y mantener ac tualizada la información sobre la correspondencia. persona o entidad que la envía y asunto. destinatario. revistas. fax. la correspondencia que por error llegue a esta oficina. hacer la aclaración en forma oral o escrita. Dentro de este proceso se debe tener en cuenta: No radicar la correspondencia personal: s i no trae la información personal registrada. Verificar que los anexos enunciados estén completos: en caso contrario. inscripciones. ciudad de origen.

. es necesario llevar un control de lo que sale de la oficina.  Es de mucha ayuda que las secretarias de cada de pendencia lleven sus controles. los cuales se deben revisar semanalmente para la correspondencia pendiente. es más práctico y menos costoso utilizar: los servicios postales correo urbano correo nacional o internacional servicios especializados en correo CONTROLES QUE SE EFECTUAN  En casos de de distribución interna y despacho externo. Por el volumen de los documentos. Uno de los procedimientos más prácticos es utilizar un casillero con el nombre de las dependencias o sus có digos.  Sucede con frecuencia que el jefe de la oficina delegue en otro funcionario la respuesta. quien se apoya en bolsas diseñadas para tal fin. TRAMITE Este control consiste en vigilar las comunicaciones que sigan su curso normal sin demora. La recolección y entrega de esta la realiza el mensajero. de la correspondencia recibida y despachada. ni extravió en este proceso.DISTRIBUSION O REPARTO Después de registradas se procede al reparto y distribución de las mismas. a las oficinas que deben atenderlas o tramitarlas. siempre habrán dos bolsas. una para guardar la que se recibe y otra en la oficina para guardar la que será enviada. por control y aclaraciones posteriores. De no llevar sus controles se le puede perder la pista a un documento con la consecuencia de no saber su trámite y si se le dio respuesta.

 En el funcionario encargado de radicar la correspondencia recae la responsabilidad de no aceptar comunicaciones que no reúnan todos los requisitos para su envió como: Anexos Estilo Técnicas mecanográficas Otros aspectos .