Importancia en los Archivos

Administración Documental En El Entorno Laboral

Instructor:

Carlos Alberto Perez España

Aprendiz

Oscar Sneider Chingate acuñas

1074135748

SENA

2022
 Introducción

El presente ensayo tiene el fin de mostrarnos la importancia de los archivos, el cómo son
soluciones para la organización en una empresa y en el ámbito personal.
 Archivos
El archivo de documentos en una empresa es de vital importancia, ya que, como su propio
nombre indica, sirve para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de documentos que
son necesarios conservar en su base de datos. Aunque este procedimiento suele cumplirse
en formato papel, muchas empresas necesitan dar el salto a lo digital para trabajar de una
forma mucho más eficiente.
Para empezar, debemos tener claro que el propio término archivar significa almacenar, de
forma ordenada documentos útiles mediante un método eficaz que permita su fácil
localización y recuperación posterior, cuando sea necesario.
¿Por qué es importante seguir un método minucioso y eficaz para archivar
documentos?
El propio método para archivar documentos dice mucho sobre el funcionamiento y el estado
en el que se encuentra la propia organización. Y es que el hecho de que se vuelva
ilocalizable cualquier tipo de documento puede traducirse en una valiosa pérdida de tiempo
o acarrear pérdidas económicas.
Además, en el otro lado de la ecuación nos encontramos con el ámbito legislativo. Por una
parte, es necesario cumplir con los requisitos de control y seguridad de la información para
un buen tratamiento de datos. Por otra parte, la ley obliga a conservar determinados
documentos en relación a la actividad empresarial durante unos plazos mínimos.
Por tanto, dentro de la competencia de gestión documental, se requiere de un conjunto de
conocimientos para el registro, organización, almacenamiento y recuperación de la
información. Hoy en día, esto se traduce en un eficaz archivado de documentos digitales.
Las mejores técnicas y recomendaciones de archivado de documentos digitales.
La digitalización documental no hace más fácil su almacenaje por sí misma. Pese a que
pasemos toda la documentación de formato papel a lo digital mediante, por ejemplo,
equipos de escáner, para formar parte de la base de datos de redes privadas o en la nube;
necesitamos adoptar hábitos y métodos de archivo que nos facilite el trabajo,
Configurar un protocolo sobre cómo almacenar los documentos digitales.
En este sentido es conveniente que todos los miembros de la organización empresarial
empleen el mismo sistema para almacenar la información digital. Es decir, utilizar el mismo
método para nombrar a los archivos y a las carpetas, por ejemplo, recurriendo a fórmulas
descriptivas, acrónimos, etc.
La importancia de las subcarpetas.
Es importante que todos tengan claro cuál es la jerarquía de carpetas digitales que hay en
el sistema de gestión documental. Cuando el volumen de información es mayor es cuando
hay mayor necesidad de subcarpetas para distribuir de forma ordenada la información.
Tener cuidado con las copias de seguridad.
Este es un paso que se hará automáticamente si contamos con soluciones ECM para
archivar documentos digitalmente. De esta forma evitaremos, por ejemplo, tener que pasar
a un disco duro extraíble información que nos interese conservar.

Emplear la fecha invertida para la codificación de archivos.

Escribiendo primero el año, luego el mes y el día es un método de gestión documental que
permite al propio sistema ordenar a los archivos digitales automáticamente por su fecha.
 Conclusión
El manejo del archivo es muy importante ya que si no se tiene un bueno orden o
administración en nuestros archivos (documentos) se puede perder información importante
que se puede necesitar a futuro llevando a grabes consecuentes para la administración de
una empresa o en el área personal si no sabemos organizar nuestros documentos
personales esto también nos lleva a problemas grabes como diplomas comprobantes de
pagos etc.
 Bibliografía
https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-
challenges/procesos/archivo-de-documentos-por-que-para-que-donde-y-
como.html#:~:text=El%20archivo%20de%20documentos%20sirve,en%20su%20base%20
de%20datos.