PROCEDIMIENTO CONTROL DE

REGISTROS

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1. OBJETIVO

Este Procedimiento tiene por objetivo establecer la autoridad, responsabilidades,

metodología y criterios para definir los controles para la identificación,
almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición final de los
registros del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, en adelante
SYSO.

2. ALCANCE

Este Procedimiento se aplica a todos los registros derivados de la realización de las

actividades previstas en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional
definidos en su alcance. Dichos registros son los mencionados en el registro “Lista
Maestra de Registros” de este Procedimiento.

3. RESPONSABILIDAD

La correcta aplicación de este procedimiento y mantener actualizado el Listados

Maestro de Control de Registros, es de responsabilidad del Representante de la
Gerencia o quien este designe para el Sistema de Gestión de SSO.

4. DEFINICIONES

4.1Registros: Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona

evidencia de las actividades desempeñadas.

5. REFERENCIAS

Norma OHSAS 18001:2007, Cláusula 4.5.4 Control de los Registros

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 Control de los Registros

La empresa ha establecido que los registros generados sean identificados,

administrados y dispuestos de forma tal que éstos se mantengan legibles,
fácilmente identificables, recuperables y que aseguren en caso de ser necesario, la
confidencialidad de la información.
REVISADO POR REVISADO POR APROBADO POR
Cargo
Firma
Fecha
©Mutual de Seguridad C.CH.C; PERMITIDO SU USO INDICANDO LA FUENTE
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El control de los registros se lleva a través de la “Lista Maestra de Control de

Registros” (Anexo 01) que es administrada por el Representante de la Gerencia o
quien este designe. El método de control para cada registro queda definido a través
de la lista maestra con los siguientes parámetros:

a) Identificación: Es la identidad del registro que se requiere controlar, pudiendo

considerarse el original y/o las copias que de éste se manejan. Es el nombre
y/o código del registro.

b) Almacenamiento: Lugar físico donde se conserva el registro del SSO durante

su período de retención. (departamento, oficina, área etc.)

c) Protección: Indica si el registro que se requiere controlar está disponible en

papel y/o como archivo electrónico.

d) Retención: Tiempo durante el cual se conserva el registro.

e) Recuperación: Orden en que se conservan cada registro durante su archivo

(correlativo, por área, por especialidad, por tipo, por fecha, etc.).

f) Destino final del registro: Disposición final del original, por código y/o copias
de cada registro que se requiere controlar (destrucción, respaldo electrónico,
almacenamiento en otro lugar físico por un período de retención
extraordinario).

g) Responsable: Persona designada para el uso y almacenamiento, protección del

o los registros a su cargo.

Además en cada uno de los procedimientos de la empresa, se incluye una tabla en

el punto 7, en donde se hace referencia a los registros generados del procedimiento
en particular. La tabla mostrada corresponde a la siguiente:

DISPOSICIÓN
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN RECUPERACIÓN RETENCIÓN FINAL RESPONSABLE

Cada persona que tenga uno o más registros bajo su responsabilidad, debe como
mínimo, velar que se cumplan los siguientes requisitos:

- Completo, Incluir toda la información señalada en el formato del registro.

- Vigente, al día.
REVISADO POR REVISADO POR APROBADO POR
Cargo
Firma
Fecha
©Mutual de Seguridad C.CH.C; PERMITIDO SU USO INDICANDO LA FUENTE
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- Recuperables, Fácilmente accesibles a quien los necesite

- Protegidos, Para el buen estado, evitando daño de riesgo o deterioro.
- Retención, Permanecer como respaldo durante el tiempo definido

El registro conlleva el llenado de todos los campos incluidos en los formatos. En

el caso que el llenado de algún campo no proceda, se rellenará éste con la
anotación N.A., No Aplica o una raya que lo invalide.

Los registros de datos se soportan en papel y/o magnético, según lo estipulado

en la “Lista Maestra de Registro”, en la celda “Protección”.

Los distintos registros de datos resultantes de las actividades serán mantenidos

en archivo por los responsables indicados en el registro “Lista Maestra de
Registros” en la celda “Almacenamiento”.

La modificación de un registro sólo la puede efectuar la persona que completó el

registro, tachando los errores de modo que resulte clara su invalidez, pero al
mismo tiempo se mantenga su legibilidad.

7. REGISTROS

DISPOSICIÓN
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN RECUPERACIÓN RETENCIÓN FINAL RESPONSABLE
Representante
Por Área
Listado Maestro Papel/ Archivo/ Red de la Gerencia
PC/ Oficina Nombre/ Permanente
de Registros Electrónico empresa o quien este
Código
designe

8. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Rev. Descripción

00 Se Emite Versión Oficial

REVISADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Cargo
Firma
Fecha
©Mutual de Seguridad C.CH.C; PERMITIDO SU USO INDICANDO LA FUENTE