PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS

ELABORADO POR: Coordinador Sistema de Gestión Integral

REVISADO POR: Representante de la Gerencia

APROBADO POR: Gerente General y/o Representante

Fecha de Aprobación: 19/02/2013

 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
VERSIÓN: 1
REGISTROS
FECHA:
PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO 19/02/2013
ESTRATÉGICO Y MEJORA CONTINUA PAGINA 2 de 5

1. OBJETIVO
Asegurar el establecimiento y mantenimiento de los registros del Sistema de Gestión
Integral de la Empresa.

2. ALCANCE
Este documento es aplicable a todos los registros del Sistema de Gestión Integral y a
las áreas que afectan directamente la calidad del producto o servicio que proporciona la
organización.

3. DEFINICIONES
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades desempeñadas.
 Formato para registro: Documento base que establece los campos a Diligenciar
como resultado de actividades a desempeñar.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Norma ISO 9001:2008
 Norma OSHAS 18001:2007

5. CONTENIDO

ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

1. Identificación

Se realiza por medio del nombre del registro, No Aplica Coordinador

acompañado del procedimiento al cual pertenece y S.G.I
de acuerdo con lo estipulado en el Procedimiento de
Control de Documentos.

2. Control

Mantener actualizada la matriz de control de registro, No Aplica Coordinador

coordinando con los Jefes de Proceso cómo se S.G.I
controla cada registro y cuándo se introducen al
Sistema de Gestión Integral.
 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
VERSIÓN: 1
REGISTROS
FECHA:
PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO 19/02/2013
ESTRATÉGICO Y MEJORA CONTINUA PAGINA 3 de 5

ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

3. Diligenciamiento y legibilidad

Todos los registros que se generen deben ser

diligenciados con bolígrafo, evitando tachones,
manchones y el uso de correctores; en caso de
equivocación diligencie nuevamente el registro de
ser posible o solicite autorización de la corrección, al
cargo inmediatamente superior; dicha autorización se
hará efectiva con la firma de éste en el registro, lo
más cercano posible a la corrección. Para hacer la
corrección pase dos líneas verticales sobre el texto
equivocado y escriba sobre éste la información No Aplica Responsable
correcta. del
diligenciamiento
Se deben diligenciar todos los espacios necesarios del registro
de cada registro y, de no ser posible, anotar las
observaciones. Algunos registros podrán ser
diligenciados por computador, pero se hace
necesario controlar que no se modifiquen los
formatos, mediante la protección del equipo en el
cual se mantendrán los originales en medio
magnético. La clave de acceso solo será conocida
por el representante de la gerencia y el coordinador
S.G.I.

4. Almacenamiento

El almacenamiento de los registros se realiza según

lo definido en cada matriz de control de registros (Ver
matriz control de Registro). El asignado en
cada matriz de
Cuando el registro se genera por la aplicación de un No aplica control de
software, se hace referencia a éste, sin embargo si registros en la
dicho software permite modificaciones a los registros, columna de
se conservan de acuerdo con la frecuencia de “Responsable”
realización del back up.
 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
VERSIÓN: 1
REGISTROS
FECHA:
PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO 19/02/2013
ESTRATÉGICO Y MEJORA CONTINUA PAGINA 4 de 5

ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

5. Protección

Se realiza una copia en medio magnética de la

información contenida en el sistema que se conserva
en el área de trabajo de los Jefes de Proceso y
Coordinador S.G.I de acuerdo con su competencia. Jefe de Proceso
No aplica y/o Coordinador
La protección de los registros impresos se asegura S.G.I
con el almacenamiento en lugar seco y protegido del
polvo o condiciones que lo deterioren durante el
tiempo de retención.

6. Recuperación El asignado en
cada matriz de
Se deben identificar claramente los registros. Para Matriz de control de
recuperarlos y ubicarlos se debe apoyar en la matriz control de registros en la
de registro de acuerdo con lo establecido en el registros columna de
listado de control de documentos y lo referenciado en “Responsable”.
el presente procedimiento.

7. Acceso a documentos y registros Listado de

acceso de
Aplican las mismas directrices del Procedimiento de documentos Coordinador
Control de Documentos. y registros S.G.I
en la
plataforma
virtual
8. Tiempo de retención El asignado en
cada matriz de
En cada matriz de control de registros se define el control de
tiempo en que el registro debe permanecer No aplica registros en la
disponible en las diferentes formas de columna de
almacenamiento. “Responsable”.

9. Disposición Final El asignado en

No aplica cada matriz de
En cada matriz de control de registros se establece control de
lo que se debe hacer con los registros cuando ya no registros en la
es necesaria su conservación. Columna de
 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
VERSIÓN: 1
REGISTROS
FECHA:
PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO 19/02/2013
ESTRATÉGICO Y MEJORA CONTINUA PAGINA 5 de 5

ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

Remitirse a Procedimiento de Control de “Responsable”.
Documentos.

6. ANEXOS
 Matriz de Control de Registro.

7. ACTUALIZACIONES

Fecha de Parte Número de

Modificaciones
modificación modificada versión