SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Código: PM-SST-7.5.

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Rev.:
CONTROL DE REGISTROS Fecha:

Control de Cambios
Revisión Fecha Modificaciones
00 Versión inicial

Lista de distribución
Copia Devuelta
Distribuido a: Fecha Firma
no. Fecha Firma

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Dueño de proceso Gerente Gerente
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1. OBJETIVO
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Controlado” a excepción del original.
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Establecer y mantener un procedimiento documentado para la administración y control de los registros

del SGSST.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los registros generados por la Planta y que forman parte del SGSST.

3. REFERENCIAS

Información documentada y su control PM-SST-7.5.1

4. PROCEDIMIENTO

Identificación

La identificación de los registros del SGSST en la Planta se tiene a través del recuadro siguiente:

Código
Revisión:
Fecha de revisión:
Responsable:
Retener por:

Donde:
Código: Se enuncia el código del registro del que se trate.

Revisión: Indica el número de revisión del formato, al original le corresponde 00, a la

primera revisión 01 y así sucesivamente.

Fecha de Revisión: Indica la fecha en que se llevó a cabo la “revisión del formato”.

Responsable: Indica el área responsable de administrar el registro.

Retener por: Indica el periodo en el cual se debe mantener el registro.

Debido a la naturaleza de los registros, la identificación se coloca en la parte superior del mismo en la
mayoría de los casos, cuando no fuera posible, la identificación será colocada en cualquier otro lugar
visible del registro. De igual forma, puede existir el caso de que algún registro lo genere algún software
o sistema en el que no se pueda incluir el cuadro de control, sin embargo, sigue siendo parte del
SGSST y su control y seguimiento será a través de la Lista Maestra de Registros (FR-SST-7.5), misma
en donde se indican los registros aprobados y usados en el SGSST. Esta lista se encuentra en el área
de control de documentos.

La trazabilidad de los registros es definida a través de su código, el cual se establece mediante siglas
de acuerdo al Departamento que genera el Procedimiento y su número consecutivo. Este mecanismo

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permite al usuario del registro identificar su procedencia y fundamento para su llenado y control. El
código de identificación de los documentos y que sirve para su trazabilidad se encuentra definido en la
metodología expresada en el Procedimiento PM-SST-7.5.1 Información documentada y su control.

Aquellos formatos u hojas de registro que no cuenten con este control o no estén referenciados en
algún procedimiento, no se consideran registros, sino hojas de datos internos y no se incluyen en la
Lista Maestra de Registros.

NOTA: Los documentos (Anexos) no cuentan con el recuadro de identificación, solamente se controlan
por el código y por una fecha de actualización.

Registro de la información

Los Registros son formatos en los cuales se captura información de manera constante, son
identificados claramente y su información se relaciona con la actividad del SGSST que documentan,
exhibiendo una presentación confiable de los acontecimientos y documentándose en el momento en el
que suceden.

Los registros están archivados en forma segura, son llenados y mantenidos de manera que brindan la
posibilidad de un acceso y recuperación fácil. Las correcciones o modificaciones de la información no
se hacen empleando corrector de ningún tipo, sino que se hacen marcando con una línea la
información y permitiendo leer la anterior, sin encimar con la anterior y poniendo las iniciales de quien
realizó la modificación, además se llenan con tinta. De igual forma se cancelan los espacios no
utilizados en los registros cuando así se pueda hacer. Los registros pueden encontrarse en papel o
electrónicamente.

Almacenamiento

Con base a su codificación y después de recogerlos (si es necesario), el responsable de retener los
registros los ordena y archiva como se indica en la Lista Maestra de Registros (FR-SST-7.5.2),
guardándolos por el periodo de tiempo definido.

El responsable de retener los registros tendrá la decisión en la manera de almacenarlos (gavetas,

archiveros, escritorio), indicándolo en la Lista Maestra de Registros, permitiendo un acceso fácil y
rápido para el usuario o para el responsable de retenerlos.

Recuperación

Los registros generados en las actividades relacionadas con el SGSST son recopilados por los
responsables asignados en cada recuadro de identificación y su recuperación o acceso es permitido al
personal que pertenece al área de responsabilidad de los mismos. El acceso a los registros por
personal ajeno al área de responsabilidad será sólo con autorización del responsable de retenerlos.

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Protección

La protección de los registros se hace en lugares que los prevengan de daños o deterioro que impidan
su uso, al menos por el periodo de retención determinado como se indica en la Lista Maestra de
Registros (FR-SST-7.5.2). En el caso de registros empleados en áreas donde potencialmente se
pudieran dañar por humedad, grasa, polvo o roturas, son manejados con una protección adecuada
para ello.

Tiempo de retención

La responsabilidad de la Planta respecto al tiempo de retención de registros lo define el responsable

del área del usuario del registro y se documenta en la Lista Maestra de Registros (FR-SST-7.5.2). El
responsable de la retención del registro es aquella área o persona que requiere tener acceso inmediato
para evidenciar el cumplimiento de sus funciones. El tiempo de retención de los registros cuenta a
partir de la fecha en que el registro es completado y en su caso, revisado o autorizado por el
responsable asignado.

Disposición

Al final del periodo de retención de cada registro, el responsable de retenerlos los destruye, tira o
guarda para efectos históricos según corresponda y en función de la forma como se encuentre
determinado en la Lista Maestra de Registros (FR-SST-7.5.2).

5. ANEXOS.

Lista Maestra de Registros, FR-SST-7.5.2

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