CONTROL DE REGISTROS

CONSORCIO OBRAS DEL PRADO PROCEDIMIENTO

Fecha de
COD: P 03 CR VERSIÓN: 3 Página 1 de 1 Modificación:
25/06/10

1. OBJETO:

Establecer una metodología que permita generar un control en los registros requeridos para proporcionar evidencia de la
conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad y del consorcio.

2. ALCANCE:

Aplica a todos los registros del S.G.C.

3. RESPONSABLE:

COORDINADOR DE CALIDAD Y PERSONAL RELACIONADO EN EL CUADRO DE CONTROL DE REGISTROS: serán

los encargados de diligenciar y archivar los registros acorde con los parámetros establecidos en el procedimiento de control
de registros.

4. METODOLOGIA:

4.1 Los registros pueden ser diligenciados a mano y/o en computador, deben diligenciarse en letra legible y con esfero;
con el fin de garantizar la preservación de la información.

4.2 CONTROL DE REGISTROS.

4.2.1 El control de registros se hace por medio del formato CONTROL DE REGISTROS (R 01C.R) que indica:

1. Nombre
2. Código.
3. Indización (según corresponda).
4. Responsable.
5. Almacenamiento.
6. Tiempo de retención del registro. Para los registros que contengan información legal y técnica es
necesario que el tiempo de retención sea igual al tiempo de duración y liquidación del contrato más el
tiempo de vigencia de las pólizas de estabilidad de la obra. Lo anterior con el fin de poder presentar
evidencias en futuras reclamaciones en cuanto a la calidad y estabilidad de la obra. Para los demás
registros estos se deben retener únicamente el tiempo de duración del contrato y liquidación del
mismo.
7. Recuperación.
8. Disposición del registro Para los registros que contengan información legal y técnica permanecerán en
archivo muerto de acuerdo al tiempo de retención establecido y para los demás registros simplemente
se destruirán.

4.2.2 Los registros se protegerán en carpetas, acetatos o AZ que eviten su posible deterioro o la perdida de la
información.

4.2.3 Para los registros que se encuentren en medio magnético es necesario hacer un Backup cada seis meses, con el
fin de no perder la información por posibles fallas en el sistema.

5. REGISTROS RELACIONADOS:

• CONTROL DE REGISTROS (R 01CR)