Procedimiento de Gestión del PR-GR-01

Riesgo Versión: 1
Gestión del Riesgo 26/04/2023

OBJETIVO: Definir el paso a paso y las actividades a realizar que permitan garantizar
la seguridad de la compañía preservando la integridad de los colaboradores, contratistas y
visitantes, además de los procesos y la infraestructura, mitigando la materialización de los
riesgos.

ALCANCE: Aplica para todos los colaboradores vinculados bajo cualquier modalidad de
contrato, contratistas, In House, proveedores y visitantes que ingresan a las instalaciones
de TACMO SAS.

DEFINICIONES

Actividad sospechosa: Son aquellas operaciones inusuales que, de acuerdo con razones
objetivas, son identificadas como sospechosas.
Área crítica: Espacio físico en el que se identifica una alta probabilidad de ocurrencia de
riesgos (o combinación de estos) que representen un impacto significativo en la seguridad
de la empresa.
Contratistas: Se considera contratistas a todas aquellas personas naturales o jurídicas
que contraten la ejecución de una o varias obras o la prestación de servicios en beneficio
de terceros, por un precio determinado, asumiendo todos los riesgos, para realizarlos con
sus propios medios y con libertad y autonomía técnica y directiva.
Factor de riesgo: Se considera factor de riesgo de un determinado tipo de daño aquella
condición de trabajo, que, cuando está presente, incrementa la probabilidad de aparición
de ese daño. Podría decirse que todo factor de riesgo, el cual denota la ausencia de una
medida de control apropiada.
Firma autorizada: Toda aquella forma escrita mediante la cual se identifica asegura y
autentica la identidad de un funcionario.
Gestión del riesgo: Proceso sistemático y documentado para gestionar la identificación,
análisis y evaluación, tratamiento, seguimiento, actualización y comunicación de los
riesgos.
Instalaciones: Sistema, servicio o infraestructura útil para procesar información, o el lugar
donde residen físicamente.
Inspección de seguridad: Examen minucioso de los elementos de seguridad de la
empresa que se realiza con el fin de:
✓ Hacer seguimiento a la evolución de las medidas correctivas sugeridas.
✓ Identificar las deficiencias de los equipos.
✓ Detectar los actos inseguros.
✓ Evaluar la implementación, funcionamiento y mantenimiento de los controles de
seguridad física.
✓ Percibir el efecto que producen los cambios en equipos, locativos, materiales y
procesos.
Monitorear: Verificar, supervisar o medir regularmente el progreso de una actividad, acción
o sistema para identificar los cambios en el nivel de desempeño requerido.
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Novedad: Registro escrito de fallas, alteraciones o amenazas encontradas en los

elementos de seguridad.
Paquetes sospechosos: Son aquellos que tienen características anormales en su
presentación que hace que la organización considere realizar una inspección. Las
características que hacen un paquete sospechoso son las siguientes:
✓ Es un paquete que tiene un peso superior o anormal a su tamaño.
✓ No tiene dirección de remitente.
✓ No es entregado por una empresa de correos.
✓ Tiene una cantidad excesiva de estampillas o por el contrario no tiene estampillas.
✓ Manchas aceitosas en el empaque o sucio.
✓ Alambres o cordones que salen y están adosados a un artículo.
✓ Etiqueta del paquete escrita con errores.
✓ Marcado a mano.
✓ La persona que lo entrega insiste en que sea entregado a alguna persona
específica, no se identifica y se muestra nerviosa.
✓ Diferencia entre la dirección del remitente y el sello postal.
✓ Para el caso de sobres sencillos, donde es prácticamente imposible que se trate de
un artefacto explosivo, se deben conservar las medidas de verificación
mencionadas y que apliquen puesto que se puede dar el caso de que el sobre tenga
algún elemento con virus, bacterias o sustancias químicas.
Seguridad física: Medidas adoptadas para proporcionar la protección física de los
recursos contra amenazas deliberadas o accidentales.
Visitante: Grupo de personas de una institución o personas naturales que solicitan realizar
una visita a diferentes instalaciones. También se considera visitante a los proveedores,
clientes, los representantes de entes gubernamentales, organismos de seguridad y control
y personas externas que ingresan a un lugar privado.

CONTENIDO:

1. Definición de responsabilidades
2. Zonas de acceso críticas
3. Control de llaves
4. Control de acceso a instalaciones
5. Control de ingreso y salida de colaboradores
6. Control ingreso y salida de visitantes/contratistas/terceros
7. Control de ingreso y salida de herramientas/equipos
8. Control de ingreso de vehículos
9. Acceso a autoridades y vehículos de atención a emergencias
10. Medidas de detección y evaluación
11. Monitoreo de cámaras de CCTV y sistemas de conmutación
12. Centrales de monitoreo de alarmas
13. Sistemas de computación y grabación
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14. Iluminación de seguridad

15. Control de correspondencia recibida
16. Control de firmas y sellos
17. Inspecciones de seguridad física
18. Respuesta a eventos

Estructura del procedimiento:

¿En dónde lo
¿Qué hac e? registra?
¿Quién hac e? ¿Cómo lo hac e?
(Pictograma y (Documento f ísico o
(Responsable directo (Descripción de la
nombre de la virtual en donde se
de la actividad) actividad)
Actividad) deja evidencia de la
actividad)

1. Definición de responsabilidades

Coordinador de gestión de riesgo: Velar por el adecuado funcionamiento de la seguridad

física de las instalaciones.
Colaboradores, contratistas, proveedores, visitantes y terceros: Cumplir con las
normas de seguridad física establecidas en el presente procedimiento.
Auxiliar de riesgos/recepción: Hacer el ingreso correcto de los colaboradores,
contratistas y visitantes de acuerdo con lo indicado en este procedimiento.
Coordinador de talento humano: Notificar a la persona encargada el ingreso de personal
contratado a la empresa para registro de control biométrico a al área de almacenamiento
o a los únicos cargos autorizados a registro en este mecanismo (Gerente, Subgerente,
Recepcionista), así como las desvinculaciones que se presenten para hacer el bloqueo de
los ingresos.

2. Acceso a zonas críticas

Identificación y valoración de áreas críticas: El coordinador de gestión del riesgo revisa

con los Gerentes y el área de procesos las áreas de la organización con base en diferentes
criterios y definen así las áreas críticas, se evalúa cada uno de los espacios físicos de las
instalaciones, teniendo en cuenta los riesgos de:

✓ Pérdida de Información Física y/o Electrónica (A)

✓ Pérdida de Implementos que comprometan la seguridad de la C.S. (B)
✓ Pérdida de dinero (C)
✓ Pérdida de Recursos Físicos (D)
✓ Afectación de la Continuidad de la operación (E)

Las zonas que se analizarán son las siguientes:

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Piso Área \ Variable

Acceso principal edificio
Recepción
Sala de espera

1° nivel
Acceso principal al CEDI/Muelles de cargue
Oficina de operaciones de transporte
Oficina de logística
Archivo logístico
2° Nivel Cuarto de Dotación y EPP / Archivo
Zona de Lockers
Zona de cocina y alimentación
Cuarto de insumos de aseo
Oficina de talento humano
Área Comercial y servicio al cliente
3° Nivel

Operaciones especiales
Área de procesos
Oficina de cliente Tierragro
Sala de reuniones
Baños
Área de TICS
Racks
4° Nivel

Área de contabilidad y finanzas

Oficina de control tráfico y seguridad
Sala de reuniones gerencia
Oficina de compras
Oficina de Gerencia

La valoración se realizará de la siguiente forma:

✓ Sin impacto relevante: Se califica con 1, hace referencia a que el área en mención
no tiene ningún tipo de relación o impacto con el criterio de riesgo evaluado;
✓ Bajo impacto: Se califica con 2, hace referencia a que el área en mención tiene un
impacto o una relación muy baja con el criterio de riesgo evaluado;
✓ Impacto moderado: pero no crítico, se califica con 3 y hace referencia a que el
área en mención tiene un impacto o una relación moderada pero no crítica con el
criterio de riesgo evaluado,
✓ Impacto moderadamente crítico: Se califica con 4 y hace referencia a que el área
en mención tiene un impacto o una relación moderadamente crítica con el criterio
de riesgo evaluado
✓ Impacto crítico: Se califica con 5 y hace referencia a que el área en mención tiene
un impacto muy crítico con el riesgo evaluado.

Una vez realizado, se suman los diferentes resultados por cada variable y se determina si
el área es crítica con base en los siguientes parámetros:
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Calificación

Resultados
0 No Aplica
Entre 1,0 y 1,9 Área No Crítica
Entre 2,0 y 3,4 Área Poco Crítica
Entre 3,5 y 3,9 Área Crítica
Entre 4,0 y 5,0 Área Muy Crítica

El Coordinador de gestión del riesgo y el Gerente general definen las ponderaciones de

cada criterio.

El desarrollo de esta actividad se consigna en el FT-GR-01 Matriz de Identificación de

Áreas Críticas.

Diseño de plano de áreas críticas: Una vez terminado el análisis, el coordinador de

gestión del riesgo diseña un plano de áreas críticas de la empresa en el que se ubican
todas las medidas de control que se tienen establecidas para prevenir o mitigar la
materialización de estos riesgos. Estos planos se mantienen bajo estricta reserva, por lo
que solo los Gerentes, coordinador de gestión del riesgo y departamento de procesos
tienen acceso a ellos.

Toda esta información se consigna en el documento FT-GR-02 Plano de áreas críticas.

Control de ingreso a áreas críticas: El coordinador de gestión del riesgo en conjunto con
la gerencia establecen medidas de control de manera que se permita proteger las áreas
críticas del ingreso de personas no autorizadas, es por ello por lo que se definen las
personas autorizadas por área crítica:

ÁREA CRÍTICA PERSONAS AUTORIZADAS

Área de Rack
Área de TICS
Acceso principal al CEDI/Muelles de
cargue
Oficina de operaciones de transporte
Cuarto de Dotación y EPP / Archivo
Director TICS, Auxiliar de sistemas,
Desarrollador TICS
Director TICS, Auxiliar de sistemas,
Desarrollador TICS
Analista de inventario, Auxiliar de apoyo
logístico, montacarguista.
Administrador de viajes, Analista de
puertos, Coordinador de transporte,
Coordinador de semi masivo.
Analista SST,
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Líder de Control Tráfico, Controlador de

Oficina de control tráfico y seguridad tráfico, Coordinador de Gestión de
Riesgo,

En cada una de las áreas críticas se debe instalar una señalización que indique que no se
puede ingresar a ellas sin ser autorizado.

Estas áreas están protegidas con un sistema de alarma y/o videocámaras de vigilancia que
permiten monitorear, alertar, registrar y supervisar las instalaciones e impedir el acceso no
autorizado a ellas.

Nota: por decisión de la Gerencia de TACMO S.A.S, el área de Talento Humano tendrá
unos controles especiales por tratar de una área que tiene interacción desde la parte
humana con todo el personal y esos son los siguientes:

• Dentro de esta área se custodiará el archivo activo del proceso, el cual estará en
una estantería bajo llave y control del Director de Talento Humano.
• El archivo inactivo de guardara en el archivo ubicado en el segundo piso de las
instalaciones, espacio que conserva las medidas de seguridad principales.
• Si bien es una área critica, no estará cerrada ni tendrá control de ingreso por la
interacción que se debe tener con el personal y los procesos de ingresos.
• Esta área siempre estará acompañada por personal del proceso y en ausencia de
todo el equipo, será cerrada con llave, la cual custodiará el área de Gestión del
Riesgos.
• El área estará en constante vigilancia por el CCTV.

3. Control de llaves

Inventario control de llaves: El Líder de Control Tráfico, es el encargado de tener a

su custodia todas las llaves de las cerraduras, se tiene como evidencia el formato FT-
GR-03 Inventario de Llaves, el cual indica:

✓ N° de llave
✓ N° de piso
✓ Acceso / Cerradura
✓ Fecha de entrega
✓ Nombre del colaborador responsable
✓ Cargo
✓ Fecha de devolución (Si aplica)
✓ Estado de pertenencia de la llave (Activa o si fue devuelta)

Áreas con control de llaves:

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✓ El área de dotación y archivo contable

✓ Azotea
✓ Área del Rack (servidor)
✓ Caja fuerte
✓ Muelles 1.2.3.4

Las llaves se encuentran ubicadas en la oficina de control tráfico dentro la caja maestra
de llaves, misma que esta custodiada por cámaras de seguridad.

Entrega de llaves: El Coordinador de Talento Humano cada vez que ingrese un

colaborador nuevo a Tacmo S.A.S., según su perfil, cargo y responsabilidades debe
informar por medio de correo electrónico al Coordinador de Gestión del Riesgo y al
Líder de Control Tráfico la necesidad, quienes hacen entrega de la llave, dejando
registro en el formato de FT-GR-04 Acta de Entrega de Llaves, en donde se deben
relacionar las llaves entregadas, a su vez, el colaborador debe firmar en señal de
recibido, aceptando que estas son de uso personal e intransferible.

En caso de que se presente un cambio de cargo o un cambio a nivel de

responsabilidades y se deba generar alguna nueva entrega se debe firmar el formato
acta de entrega de llaves nuevamente.
Para el caso de los visitantes en las instalaciones a nivel nacional no se les entrega
ninguna llave, solo se entrega una identificación temporal mientras permanezca dentro
en las instalaciones. Ver numeral 2.2. Control ingreso y salida de
visitantes/contratistas/terceros del presente procedimiento.

Devolución de llaves: El Coordinador De Talento Humano debe informar al

Coordinador de Gestión del Riesgo y al Líder de Control Tráfico en caso de que haya
una desvinculación, un cambio de cargo o responsabilidades, y que implique
devolución de éstas, para que éste reciba y deje registro de dicha devolución en el
mismo formato FT-GR-04 Acta de Entrega de Llaves previamente firmado por el
colaborador al momento de la entrega de la llave, en la sección de devolución,
indicando fecha de devolución, y a quien fue entregado.

Por último, el Líder de Control Tráfico debe almacenar la llave devuelta en la caja
maestra de llaves.

Toda la información con respecto a las entregas y devoluciones se debe actualizar en

el formato FT-GR-03 Inventario de Llaves para llevar toda la trazabilidad del proceso.

Perdida de llaves: En el caso que se presente alguna pérdida de llaves, quien la usaba
debe reportar inmediatamente al Coordinador de Gestión del Riesgo y al Líder de
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Control Tráfico, para que se realice la respectiva investigación del caso y

adicionalmente debe hacer el respectivo denuncio a las autoridades o declaración
juramentada ante notaria y entregar el soporte al Coordinador de Gestión del Riesgo y
al Líder de Control Tráfico, para poder gestionar la entrega nuevamente; para esto
debe diligenciar el formato FT-GR-04 Acta de Entrega de Llaves.

Duplicados de llaves: Solo el Coordinador de Gestión del Riesgo y el Líder de Control

Tráfico tienen autorizado gestionar duplicados de llaves, y mantener la trazabilidad en
el formato FT-GR-03 Inventario de Llaves.

Nota: El Analista de Riesgos 2 lleva el control por medio de un llavero grama las llaves
de algunos vehículos propios de TACMO que quedan estacionados durante horarios
nocturnos o fines de semana.

4. Control de acceso a instalaciones

Para el control de acceso a las instalaciones de la empresa se cuenta con medidas de

seguridad para prevenir el ingreso de personal no autorizado, para ello se deben tener en
cuenta las siguientes consideraciones:

4.1 Control de ingreso y salida de colaboradores

La compañía en la actualidad cuenta con una persona en la recepción que se encarga del
control de ingreso y salida del personal, esta autoriza el ingreso a las personas que se
encuentran correctamente identificadas con el carné de TACMO.

Para el personal que no hace parte de la nómina de TACMO S.A.S y que por medio de
arrendamiento ocupan un lugar dentro de las instalaciones, deben ingresar bajo el mismo
control, estas personas deben estar debidamente identificadas con el carné de su empresa
y acogerse a todas las políticas establecidas para el ingreso.

4.2 Registro control biométrico:

El Coordinador de Talento Humano realiza el envío de la información del nuevo colaborador

por medio de correo electrónico al área de TICS, con el fin de que sean tomadas las huellas
y las registre en el sistema. Este proceso debe ser realizado el mismo día del ingreso del
colaborador. Sí se trata de un colaborador con la figura de In House externo, el líder
responsable de ésta debe enviar la información directamente al área de TICS para habilitar
el registro biométrico.

La información que se debe compartir es la siguiente:

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• Nombre completo
• Cargo
• Área o empresa que pertenece
• Cedula
• Celular

Ingreso a la empresa: Los colaboradores de TACMO SAS y los colaboradores del cliente
con la figura de In House siempre deben portar y presentar su carné de identificación al
ingreso, si no lo posee, el Coordinador de Talento Humano deberá de enviar un correo a
recepcion@tacmosas.com (Tacmo Itagüí), nrariza@proquident.com.co ;
porteria@proquident.com.co (Tacmo Guarne); solicitando la entrega de un carnet
provisional e informando el motivo por el cual el colaborador no cuenta con el carné oficial.

Salida de la empresa: En el momento que el personal termine su horario laboral y se vaya

a retirar de las instalaciones, deben mostrar a la persona ubicada en la recepción su bolso
para revisión visual de este.

Políticas:

• Los empleados de la compañía TACMO S.A.S debe de presentar siempre su carne

de identificación al ingreso y estadía dentro de las instalaciones, el cual será
verificado por el personal de seguridad, si no lo posee no se permitirá el ingreso,
excepto una carta o informe de su jefe inmediato expresando el motivo por el cual
no posee el carné de identificación.

• Los colaboradores con la figura de In House que no cuenten con el carné de su

empresa, el jefe inmediato debe solicitar un carné provisional al área de seguridad
de TACMO S.A.S quienes permitirán el ingreso de esta persona, mientras es
entregado el oficial.

• El personal de seguridad ubicado en la entrada de las instalaciones de TACMO

S.A.S, realizará una revisión visual al equipaje de quien ingresa, ya sea bolso,
maletín, bolsas entre otros, teniendo en cuenta el respeto por la intimidad. En el
momento de la revisión el personal no tiene contacto con los objetos personales de
los colaboradores.

• Ningún colaborador podrá ingresar antes del horario de trabajo asignado, a

excepción que se requiera por sus funciones y dé cumplimiento con las
operaciones, si el colaborador está dentro de esta excepción, el jefe inmediato
deberá informar la novedad sobre el ingreso del colaborador en horario no habitual
a los correos recepcion@tacmosas.com seguridad@tacmosas.com;
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lidertrafico@tacmosas.com (Tacmo Itagui); nrariza@proquident.com.co ;

porteria@proquident.com.co

• Sólo las personas autorizadas pueden ingresar a las áreas definidas como críticas,
cuando una persona diferente vaya a ingresar a estas áreas, se deja registro en el
FT-GR-06 Registro de Ingreso a Áreas Críticas, manejado por cada líder
encargado

• El empleado después de ingresar a las instalaciones de TACMO S.A.S cedi Itagüí,

su salida solo puede ser en la hora de almuerzo estipulada y en su terminación de
jornada laboral a excepción de algunos cargos que por su función deben salir a
trabajo de campo y a personal Directivo y de confianza.

• El empleado deberá autorizar la revisión de bolsos, maletas, maletines, bolsas,

cajas etc. al personal de seguridad

4.3 Control de ingreso y salida de visitantes/contratistas

Notificación de ingreso de visitantes/contratistas: Los colaboradores de la empresa

TACMO S.A.S y los in house externos que tengan programado recibir visitantes en las
instalaciones de la empresa, deben de informar con mínimo un (1) día de anterioridad por
medio de un correo electrónico dirigido a: recepcion@tacmosas.com,
analistasst@tacmosas.com , seguridad@tacmosas.com, lidertrafico@tacmosas.com;
(Itagüí) y a los correos nrariza@proquident.com.co ;porteria@proquident.com.co
;seguridad@tacmosas.com (Guarne).

Los siguientes datos son necesarios para autorizar el ingreso de la persona:

✓ Nombre completo
✓ Número de cedula del visitante
✓ Hora de la visita
✓ Si la persona a ingresar es cliente, proveedor, persona natural, asesores externos,
o personal a entrevistar, así mismo el nombre de la empresa a la que pertenece.
✓ Adicional adjuntar el certificado del pago de la seguridad social del visitante ARL,
en los casos que aplique.
✓ Informar los motivos de la visita, tiempo estimulado de estadía dentro de las
instalaciones; informar a que áreas o sitios la persona va a ingresar (oficinas o
bodega).

Quien vaya a recibir un visitante en las instalaciones de TACMO SAS debe enviarle vía
correo electrónico a la recepción, la información contenida en el FT-GR-07
Consideraciones Mínimas de Seguridad Ingreso de Visitantes/Contratistas con el fin
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de que no tener inconvenientes o demoras en el ingreso.

Reporte del visitante: Al llegar a las instalaciones de TACMO S.A.S, el visitante se acerca
a la recepción, presenta un documento de identificación con fotografía; manifestando el
motivo de la visita y a quien viene a visitar, el Auxiliar de Riesgos (recepción) valida la
información, en caso de contar con la autorización vía correo electrónico, continua con el
proceso de registro del visitante.

Nota: Cabe mencionar que, si el visitante no trae documento de identificación, no podrá

ingresar a las instalaciones.

Registro del visitante: El visitante se debe registrar en la recepción, diligenciando el

formato FT-GR-08 Control de Ingreso y Salida de Visitantes con el total de los datos
requeridos y a su vez, firmar dando constancia que recibió y entendió las consideraciones
mínimas de seguridad que debe cumplir para su ingreso.

Nota: El visitante debe de presentar un documento diferente a la cedula de ciudadanía,

que contenga foto, el nombre completo y el número de identificación al Auxiliar de Riesgos
(recepción

El Auxiliar de Riesgos (recepción le hará entrega de un carné provisional de visitante, el

cual debe portar en un lugar visible para ser identificado durante la estadía en las
instalaciones de TACMO SAS, a su vez este debe ser devuelto al momento de la salida.

Las empresas in house externas de TACMO S.A.S al recibir un visitante deben entregarle
su propio carné de visitantes, no pueden utilizar los carnés provisionales de TACMO S.A.S.

Ingreso del visitante: Está prohibido que los visitantes se desplacen solos por las
instalaciones de TACMO S.A.S, por lo que siempre deben estar acompañados, incluso
hasta en el momento de la salida.

Notas: El personal visitante o contratista no tiene autorizado ingresar a las áreas definidas
como críticas, a excepción que su actividad lo requiera, previa autorización del responsable
del área crítica y seguridad, el registro del ingreso se llevará en el formato FT-GR-06
Registro de Ingreso a Áreas Críticas.

Salida de visitantes: Una vez el visitante requiera salir de las instalaciones de la empresa,
debe bajar en compañía de la persona responsable y entregar el carné de visitantes El
Auxiliar de Riesgos (recepción), ésta a su vez le hace devolución del documento de
identidad entregado al momento del ingreso y registra la hora de salida del visitante en el
FT-GR-08 Control de Ingreso y Salida de Visitantes.
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Nota: El encargado del control de ingreso ubicado en la recepción realizará una revisión
visual al equipaje, ya sea bolso, maletín, bolsas entre otros, al ingreso y salida del visitante
o contratista, teniendo en cuenta el respeto por la intimidad. En el momento de la revisión
el personal no tiene contacto con los objetos personales de los visitantes.

Políticas de visitantes/contratistas

• No se permite el ingreso de un contratista en pantaloneta, chores, sandalias, gorras

y demás objetos que no se contemplen para el ejercicio de la actividad.
• El área de recepción informará al funcionario de la compañía TACMO S.A.S cedi
Itagüí quien contrató a los contratistas para que este los reciba.
• El horario para los contratistas será de 07:30 a 17:30, no se laborar en horas no
habituales.
• Es obligatorio el uso de uniforme de trabajo con el logo o nombre de la empresa
contratista, casco, protector respiratorio, gafas y protector auditivo, entre otros
elementos que se consideren necesarios para la labor.
• El uso de los elementos de protección personal para el personal contratista debe
ser permanente y acordes con el tipo de labor que estén desempeñando en la
empresa, el no uso de estos elementos dará lugar a la detención inmediata de la
obra, mientras el contratista realiza el suministro de estos para continuar la labor.
• El ingreso de contratistas programados para los fines de semana o en horarios no
hábiles se hace únicamente con autorización escrita se subgerencia. Informándole
al líder de la gestión de riesgo, seguridad salud en el trabajo cumpliendo todos lo
establecido en el ingreso de contratistas.

Ingreso de menores de edad:

• No se autoriza ingreso de menores de edad a la compañía TACMO S.A.S cedi

Itagüí.
• Si se requiere ingreso de menores de edad a la compañía TACMO S.A.S cedi Itagüí,
debe ser aprobado por subgerencia, el área de Gestión Humana y líder de gestión
del riesgo, informado el motivo del ingreso.
• Al ingresar un menor de edad a la compañía TACMO S.A.S siempre debe de estar
acompañado en todo momento por el Colaborador que solicito el ingreso del menor
de edad.
• Informar con antelación de 24 horas.
• Informar nombre completo y número de Tarjeta de identidad.
• Después de la validación de la información entregada, se informará al área de
recepción autorizando el ingreso del menor.
• Al ingreso, el menor de edad debe presentar en la recepción la tarjeta de identidad
(esta no puede ser retenida)
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• El Auxiliar de Riesgos (recepción), suministrara un carné de visitante al menor de

edad que ingresa, después de entrenar un documento diferente a la TI.
• Al retirarse de la compañía TACMO S.A.S el menor de edad deberá de entregar el
carné de visitante y se le devolverá el documento entregado.

Ingreso de mascotas:

• Esta completamente prohibido el ingreso de animales a las instalaciones de la

compañía TACMO S.A.S cedi Itagüí
• Solo se autoriza ingreso de caninos antiexplosivos y antinarcóticos cuando se
requiera ante una urgencia, previa autorización del Coordinador de Gestión del
Riesgo y Subgerencia.

Si se evidencia alguna novedad en la que ponga se vea en riesgo la compañía y las

personas y además se materialice el riesgo algún riesgo que afecte la seguridad física, se
debe proceder según lo indicado en el PT-GR-01 Protocolo de seguridad

4.4 Control de ingreso y salida de herramientas/equipos

Ingreso de herramientas/equipos: Todo visitante/contratista que necesite ingresar

herramientas/equipos personales para desarrollar alguna labor dentro de la empresa
deberá registrarse en la recepción, diligenciando el FT-GR-09 Control de Ingreso de
Herramientas y Equipos. De esta forma, cuando el visitante/contratista vaya a retirarse
de las instalaciones se tenga claro qué herramientas y equipos son de su propiedad.

Salida de herramientas/equipos: Los colaboradores de TACMO SAS y los

colaboradores con la figura de In House externos que deseen retirar elementos de
propiedad de la empresa, deben ser autorizados por su jefe inmediato, por lo cual debe
enviar un correo electrónico a recepción recepcion@tacmosas.com,
lidertrafico@tacmosas.com ; seguridad@tacmosas.com especificando qué se va a retirar,
la justificación, y si el elemento debe regresar o no.

4.5 Control de ingreso de vehículos

A las instalaciones de Tacmo no ingresan vehículos particulares, esto debido a que no se

cuenta con el espacio en el interior para tal fin, solo se tienen tres celdas definidas fuera
de las instalaciones para el parqueo de algunos vehículos autorizados.

Las celdas que se consideran como parqueaderos por fuera de las instalaciones se
encuentran separadas de la zona de cargue y descargue.

Al interior de las instalaciones de Tacmo se tiene un espacio cerca al área de

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almacenamiento, definido para el parqueo de Autos que pertenecen a algunos

colaboradores propios o con la figura de In House vinculados con la compañía, esta área
se encuentra debidamente separada para evitar la materialización de algún tipo de riesgo,
además, se lleva un registro de las personas que utilizan este espacio mediante el formato
FT-GR-10 Control Parqueadero de Motos.

Al momento de la vinculación de un nuevo colaborador que requiera utilizar el espacio de

motos debe manifestarlo al Coordinador de Talento Humano, quien a su vez enviará
notificación al Coordinador de Gestión del Riesgo para su revisión, autorización y su
seguimiento, como registro de la actividad el colaborador debe firmar el FT-GR-11
Exención de Responsabilidad Parqueaderos

4.6 Estacionamiento de vehículos destinados para entregan o recogen carga.

Los vehículos destinados para entrega o recogida de mercancía en las instalaciones de

TACMO S.A.S, arriban a los muelles si y solo si cuentan con una cita previamente solicitada
por el cliente dueño de la mercancía por intermediación del asesor comercial v ía correo
electrónico y agendada por parte del Coordinador del CEDI, este proceso se realiza.

Lo anterior se hace por orden del proceso y por evitar congestión o aglomeraciones al
exterior de las instalaciones de Tacmo, que puedan afectar la seguridad y aumentar la
materialización de algún riesgo en el que se vea afectada la carga o las instalaciones de la
compañía.

4.7 Acceso a autoridades y vehículos de atención a emergencias

Para el caso de la fuerza pública o entidades gubernamentales que se presenten sin previo
aviso, se informará a la subgerencia y el Coordinador de Gestión del riesgo quien autoriza
su ingreso a las instalaciones.

5 Medidas de detección y evaluación

5.3 Monitoreo de CCTV

Monitoreo y revisión: El Líder de Control Tráfico Riesgo es la persona encargada de

monitorear y administrar las cámaras de seguridad de la empresa. Actualmente se
cuenta con 36 cámaras de seguridad distribuidas en todas las instalaciones de la
empresa, monitoreadas desde el área de seguridad, gerencia y TICS, estás se
encuentran en funcionamiento las 24 horas del día.

Solicitud de revisión de cámaras de seguridad: Los Directivos y Líderes de cada

proceso y el líder del personal in House, son las únicas personas autorizadas para
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solicitar la revisión de las cámaras en caso de alguna novedad. La solicitud se realiza

por medio de correo electrónico adjuntando el FT-GR-12 Autorización Revisión
Cámaras de Seguridad, debidamente diligenciado a las personas que a continuación
se mencionan, para el debido proceso:

• Subgerente
• Director TICS
• Coordinador Gestión del riesgo
• Líder Control Tráfico

Se debe tener en cuenta que las novedades que son motivo para la revisión de las
cámaras son las siguientes:

• Hurto en las instalaciones donde las cámaras tienen alcance.

• Accidentes de trabajo
• En el centro de distribución cuando se incumplan las políticas de seguridad del
CEDI.
• Intrusión a las instalaciones.
• Novedades con el personal interno, externo e in House de la empresa.

El tiempo estipulado de respuesta para entregar el video solicitado es de 3 días hábiles

después de enviado el correo de solicitud, existirán ocasiones donde según la
gravedad de la novedad dependerá el tiempo de entrega del video.

Notas: El área de seguridad cuente con la evidencia solicitada (El video) citará a las
personas interesadas para la revisión de éste. El vídeo no será entregado por ningún
medio ya que cuenta con posible información susceptible para la compañía y el
personal.

El tiempo de respaldo de grabación de las cámaras de seguridad es de 30 días

calendario.

Si un tercero requiere un material fílmico como EMP (Elemento material probatorio)

para analizar alguna novedad que se haya presentado ajena a TACMO debe solicitarlo
con una orden de un fiscal.

5.4 Centrales de monitoreo de alarmas

La empresa cuenta con un sistema de monitoreo de alarmas, segmentado en 5

particiones de la siguiente forma:
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Partición uno: Comprende puerta de ingreso principal, recepción, puerta de ingreso a

CEDI, oficina de operaciones de transporte.
Partición dos: Comprende todo el CEDI, puertas de los muelles, zona habilitada para
operaciones del cliente Tierragro.
Partición tres: Comprende el segundo y tercer piso, cocina,
Partición cuatro: Comprende puerta principal del cuarto piso, área de habilitacion es
y Subgerencia.
Partición cinco: las escalas (primer, segundo, y tercer piso)

Los responsables de la preparación del sistema de alarmas es el Coordinador de

Gestión del Riesgo y el Líder Control Tráfico, dicho proceso se realizará una vez se
retire el último colaborador de TACMO o colaborador del cliente con la figura de in
House.

El sistema de alarmas se encuentra conectado con la central de monitoreo de la policía

y Prosegur, esto permite que ante cualquier activación de alguna alarma le llegue la
información directamente al cuadrante.

Nota:
Se cuenta con un botón de pánico, ubicado en la oficina de control tráfico, que permite
alertar a las autoridades directamente en caso de detectar cualquier novedad de
seguridad física en las instalaciones durante la operación.

5.5 Iluminación de seguridad

Las instalaciones de Tacmo SAS cuentan con una adecuada iluminación (natural y
artificial) que permite tener control de la seguridad física, y a su vez, se cuenta con
dispositivos de iluminación de seguridad como contingencia en caso de quedar sin
fluido eléctrico dentro de las instalaciones, ubicados en lugares estratégicos teniendo
en cuenta la gestión del riesgo.

En caso de algún apagón se cuenta con una planta eléctrica propia como plan de
contingencia, ubicada en la bodega junto al muelle 4, la cual es administrada por el
Coordinador de Gestión del Riesgo o por quien el designe.

5.6 Inspección de paquetes, correspondencia y demás objetos

Inspección de paquetes: El Auxiliar de Riesgos/recepción, una vez ingrese el

personal, visitantes o contratistas a las instalaciones de Tacmo S.A.S. y cuando este
se retire, procederá a realizar una inspección visual de los bolsos, paquetes y demás
objetos que este lleve, sin hacer contacto físico con los mismos, asegurándose de
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conservar la integridad y seguridad de la sucursal, además, de resguardar los bienes

de la empresa.

Registro y control de correspondencia recibida: El Auxiliar de Riesgos/Recepci ón

recibe la correspondencia de las diferentes sedes o a través del personal de
mensajería de clientes, proveedores y otras entidades. Una vez recibida, procede a
revisarla, asegurándose que cuente con remitente y destinatario y la registra en el
formato FT-GR-13 Registro y Control de Correspondencia, posteriormente, realiza la
entrega al destinatario, dejando registro de recibido. Siempre se presta atención a que
se trate de un remitente conocido para garantizar la seguridad de la empresa.

El Auxiliar de Riesgos/Recepción cuenta con la competencia para inspeccionar

paquetes, correspondencia y demás objetos que se reciban y los inspeccionará en su
totalidad, salvo en los casos que se traten de sobres sellados confidenciales,
previamente anunciados para el destinatario, los cuales también deben quedar
registrados en el formato mencionado anteriormente.

Para el envío de paquetes, correspondencia, correos o demás objetos diferente a

facturación, el colaborador remitente debe entregarlo al Auxiliar de Riesgos/Recepci ón
para que este sea remisionado en el formato FT-GR-14 Remisión Correspondencia
Interna, posteriormente, es entregado al mensajero para su envío y distribución. Para
correspondencia de facturación debe encargarse directamente el área financiera.

En todos los casos, el Auxiliar de Riesgos/Recepción debe hacer una revisión de este
para asegurar que sí corresponda con lo que el colaborador está entregando.
Cuando se trata de un documento confidencial, el remitente debe indicarlo en el sobre
sellado para que se le dé el tratamiento correcto.

5.7 Control de firmas y sellos

Tacmo SAS establece los siguientes lineamientos para el uso de firmas y sellos como
buenas prácticas de seguridad y prevención:

Manejo de Sellos

Cuando un colaborador requiera por sus funciones el uso de un sello debe solicitar al jefe
inmediato, quien escalará la solicitud al Líder de Compras mediante correo electrónico,
justificando la necesidad. Cuando ya se tenga el sello el Líder de Compras le entregará al
Coordinador de Gestión del Riesgo, quien hará la entrega al colaborador, dejando la
evidencia por medio del formato FT-GR-15 Acta de Entrega de Sellos.
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El Coordinador de Gestión del Riesgo lleva el control de los sellos autorizados en el formato
FT-GR-16 Inventario de Sellos ya que la responsabilidad del uso correcto y la
preservación de estos es de cada usuario.

En caso de pérdida o deterioro de un sello, el usuario comunicará del hecho al Coordinador

de Gestión del Riesgo para la investigación correspondiente y la emisión de un nuevo sello.

Si uno de los sellos sufre algunos cambios en su estructura (nombre, cargo, otros), el
usuario deberá comunicarlo al Coordinador de Gestión del Riesgo para su actualización y
reemplazo, así mismo, se comunicará a todo el personal involucrado el cambio del nuevo
sello para tomar las acciones y precauciones que se crean convenientes.

Si se llega a presentar el retiro definitivo o destrucción de un sello, siempre y cuando este

no sea requerido en algún área de la compañía o este obsoleto, se debe evaluar si es
viable su continuidad y uso, y determinar si su destrucción no implica cambios o
afectaciones en la operación.

El Coordinador de Gestión del Riesgo deja registro de la destrucción del sello en el formato
FT-GR-17 Acta de Destrucción de Sellos e informa a la gerencia, indicando el motivo e
informa a las personas interesadas el retiro o destrucción del sello con el fin de evitar la
suplantación y/o replica de los mismos.

Nota: Los sellos asignados no pueden retirados de la empresa por ningún motivo.

Firmas:

El Coordinador de Gestión del Riesgo es el encargado de llevar el registro y control de

las firmas autorizadas desde la Gerencia de TACMO en el formato FT-GR-18 Control
de Firmas Autorizadas.

Cuando sea necesario el cambio de alguna firma autorizada por motivo de retiro de la
persona, cambio de responsable o modificación de la firma, el Líder del área debe
informar al Coordinador de Gestión del Riesgo para su actualización o retiro del control
que está a su cargo.

Es de vital importancia que se tengan actualizadas las firmas y el reconocimiento de

estas dentro de la empresa con el fin de saber el nivel o jerarquía de la información.

5.8 Inspecciones de seguridad física

Cada dos meses, el Coordinador de Gestión del Riesgo debe realizar una inspección
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a las instalaciones de la empresa para asegurarse que todas las áreas (críticas y no
críticas) se encuentren en correctas condiciones. El registro de esta actividad se realiza
por medio del formato FT-GR-19 Inspección de Seguridad Física. Los resultados de
esta inspección se deben comunicar por medio del formato FT-GR-20 Informe de
Inspección de Seguridad al Subgerente por medio de correo electrónico con copia al
Líder de Compras e Infraestructura para que se efectúen las adecuaciones que se
consideren necesarias.

El alcance de la inspección debe considerar:

• Estructuras y barreras perimetrales

• Estado de cerraduras en puertas y ventanas
• Iluminación
• Controles de acceso
• Puertas y ventanas
• Llaves y candados
• Cámaras de seguridad
• Alarmas de seguridad
• Áreas de estacionamiento
• Área de almacenamiento y manejo de carga
• Área de manejo de información
• Áreas críticas

Se mantendrá un archivo de las inspecciones realizadas para su control y notificación

documentada sobre los posibles factores de riesgos en la empresa.

Después de la salida del último colaborador de TACMO o colaborador del cliente con
la figura de in House, el Auxiliar De Riesgos/Recepción debe realizar recorrido por las
instalaciones con el fin de validar que todas las puertas, ventanas, cercas y barreras
interiores y exteriores se encuentren aseguradas.

6 Respuesta a eventos

El reporte de las actividades sospechosas presentadas durante la ejecución del

procedimiento de Seguridad Física se realizará de acuerdo con lo establecido en el
PR-GE-03 Procedimiento de Reporte de Operaciones Sospechosas e Ilegales.

FIN

Control De Emisión
Responsable Nombre Cargo Fecha
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DD MM AA
Elaboró: Alexander Bustamante Director de Procesos 25 04 2023
Coordinador de Gestión
Revisó: Diego Restrepo Monsalve 25 04 2023
del Riesgo
Nelson Restrepo
Aprobó: Subgerente 27 04 2023
Castrillón

Ubicación electrónica: X:\7. Gestión del Riesgo\Documentación

CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción de los cambios