Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
PROCEDIMIENTO
Fecha de
PARA EL CONTROL Versión:
actualización:
DE LOS 01
16/01/15
REGISTROS
Página: 1 de 7
1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene como objetivo establecer las actividades necesarias para
la adecuada identificación, manejo, disposición, retención y control de los registros
generados como evidencia de ejecución de las actividades del Sistema Integrado
de Gestión de Ladrillos San Marcos Ltda.
2. ALCANCE
Aplica a todos los procesos y por ende a todos los registros que se utilicen y que
hacen parte del Sistema Integrado de Gestión.
3. RESPONSABILIDADES
La responsabilidad para el adecuado control de los registros estará a cargo de:
3.1 Estratégicos: del Gerencia General, quien dará los lineamientos.
4. DEFINICIONES
4.1 Archivo Central: en este archivo se agrupan los documentos de todos los
procesos que conforman el SGI cuya consulta no es frecuente pero tienen
vigencia.
producida por los procesos, desde su origen hasta su destino final, con el
fin de facilitar su uso y conservación.
5. GENERALIDADES
Formatos diligenciados
Actas
Listados, listas
Memorandos, Notificaciones
Cartas o Comunicaciones
Contratos, hojas de vida
Otros
5.2 Identificación
Los registros que estén en formatos deben ser construidos, nombrados,
codificados tal como está señalado en el Procedimiento para la elaboración
y control de documentos PD-SIG-001.
5.3 Diligenciamiento
Consecutiva
Cronológica
Alfabética
5.7 Tiempo de retención y disposición final.
El tiempo de retención y disposición final se encuentra establecido en la
Tabla de Retención documental.
Identificación de
Identifica los
registros registros que
Responsable o Listado Maestro de
pertenecen al
Líder del Proceso Registros
Sistema Integrado
de Gestión.
Elaboración del
formato según el
Solicitud de
Elaboración de Procedimiento
elaboración,
registro para la
Líder del proceso modificación o
elaboración y
eliminación de
control de
documentos.
documentos PD-
SIG-001.
Diligenciar los
registros para
Diligenciamiento
del registro evidenciar la
Funcionarios
ejecución de las Registros
responsables
actividades
detalladas en los
procedimientos.
Se protegen los
archivos en
carpetas AZ,
Protección de los
fólder o medio
registros Funcionarios Tabla de Retención
magnético en una
responsables Documental Registros
ambiente
ventilado,
protegido del
1 calor la humedad.
Código: SIG-PD-003
PROCEDIMIENTO
Fecha de
PARA EL CONTROL Versión:
actualización:
DE LOS 01
16/01/15
REGISTROS
Página: 5 de 7
CARGO DOCUMENTOS
FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE ASOCIADOS
1
Consulta o Si el registro
Recuperació requiere ser
n del Funcionarios
consultado o
Registro
recuperado
Si No
Se le solicita al
Solicitar el funcionario
registro que se responsable del
requiere para Funcionarios
documento el
consulta
registro que se va a
consultar.
Recuperar los
registros en el lugar
Recuperar los de almacenamiento Tabla de Retención
registros determinado de Funcionarios
Documental
forma cronológica, responsables
Registros
consecutiva o
alfabética.
Mantener los
Conservar los registros en el lugar
registros de almacenamiento Tabla de Retención
Funcionarios
por el tiempo Documental
responsables
establecido en la Registros
Tabla de Retención
Fin
Documental.
Disponer de los
Disponer de
registros de acuerdo
los registros Tabla de Retención
con lo señalado en Funcionarios
Documental
la Tabla de responsables
Registros
retención
Fin Documental.
Código: SIG-PD-003
PROCEDIMIENTO
Fecha de
PARA EL CONTROL Versión:
actualización:
DE LOS 01
16/01/15
REGISTROS
Página: 6 de 7
7. REGISTROS
8. CONTROL DE CAMBIOS
CONTROL DE CAMBIOS
N° Ítem del Motivo del Fecha del
Cambio realizado
Versión Cambio Cambio cambio
Código: SIG-PD-003
PROCEDIMIENTO
Fecha de
PARA EL CONTROL Versión:
actualización:
DE LOS 01
16/01/15
REGISTROS
Página: 7 de 7