Reporte

Módulo: 2. Introducción a la l
administración y al proceso
administrativo: la planeación

Bibliografía:
Robbins, S. (2013). Fundamentos de administración: Conceptos esenciales y
aplicaciones (8ª ed.).México: Pearson.

MÜNCH GALINDO, LOURDES. (2007). Administración. Escuelas, proceso

administrativo, áreas funcionales y desarrollo emprendedor. México:
PEARSON EDUCACIÓN.

Hernández y Rodríguez, Sergio. (2006). Introducción a la Administración

Teoría general administrativa: origen, evolución y vanguardia, Cuarta edición.
México, D.F.: McGraw-Hill Interamericana.

1. Planteamiento del proyecto

Nombre del Proyecto

Control de ventas para la toma de decisiones en Ci-Tea.

Tema del proyecto

Este proyecto trata sobre la dificultad que tiene una Tetería llamada Ci-Tea
para controlar sus ventas y poder contar con información en tiempo y forma
que le permita generar una estrategia para ofrecer a sus clientes productos de
calidad enfocados en sus preferencias y en consecuencia reducir costos
innecesarios al no poder manejar adecuadamente sus inventarios de materia
prima.

Introducción
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Al contar con un sistema manual del control de ventas, la información obtenida

es poco clara y precisa sobre las ventas realizadas, es por eso que la dueña de
CI-TEA necesita contar con un sistema que le permita manejar el levantamiento
de pedidos y poder llevar una administración eficiente sobre las ganancias y
pérdidas producto del negocio.

Por lo anterior es importante proveer a la dueña del negocio de un

sistema integral de información; requiriendo claramente de que se cuente con
un plan detallado y una estrategia bien definida de renovación para lograr el
crecimiento de esta microempresa y mitigar el descontrol que afecta su
planeación del día a día.

Planteamiento del problema:

Robbins (2013), nos dice que la planeación, “implica que se definan las metas
específicas que cubren un espacio determinado de tiempo. Estas metas se
registran y están a disposición de todos los empleados. Mediante estas metas,
los gerentes desarrollan planes que definen con claridad el rumbo que tomará
la organización y la llevará a donde se quiere llegar”.

Es por ello que, si partimos del tema de definición de la meta, Ci-Tea

sabe que quiere incrementar sus ganancias y reducir sus pérdidas, pero no
cuenta con un plan especifico que le permita estipular una estratégica
completa.

Al investigar con la Gerente dueña del negocio me planteo que al no

contar con un registro de ventas no se obtiene información fidedigna causando
descontrol en el reabastecimiento de materiales e insumos lo cual genera
pérdida de clientes misma que se traduce con pérdidas económicas, además
de que no cuenta con una base de datos de los movimientos de compra venta
ya sea por semana, por mes o por año, no se sabe con certeza las ganancias
obtenidas y por ende la contabilidad es incorrecta. A partir de lo anterior en
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este proyecto hablamos de resolver la problemática de la falta de control y

ausencia de información confiable para la toma de decisiones.

Para ello es necesario establecer un proceso administrativo robusto

definiendo una estrategia que le ayude a dicho negocio a mantener a flote el
sistema que requiere para lograr su control que este enfocado a:
 Gestión de Ventas
 Gestión de Compras
 Gestión del Producto

Como lo menciona Münch (2007), “la planeación estratégica comprende

una serie de elementos que se plasman en el plan estratégico en el que se
defina filosofía, valores, objetivos, creencias y políticas, que son la razón de ser
de la empresa y representan el compromiso de la organización ante la
sociedad; también misión, objetivos estratégicos, políticas estratégicas,
programa, presupuestos”.

Objetivo del proyecto

Objetivo general
Contar con un sistema de información robusto que le permita a Ci-Tea
obtener de manera oportuna la información requerida sobre las ventas
del negocio y los requerimientos para seguir operando, mejorando los
tiempos de respuesta en la prestación del servicio, en un plazo de 9
meses.

Objetivos específicos
 Definir el plan estratégico para controlar efectivamente el sistema de
información.
 Definir a detalle el requerimiento de la Gerente del negocio que
especifique que funcionalidades espera en su sistema.
Alcance
Después de analizar la información obtenida mediante una entrevista
que se realizó en Ci-tea se llegó a la conclusión de que el desarrollo de este
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proyecto está dirigido a contar con los siguientes requerimientos del sistema
que son son indispensables para el buen funcionamiento del mismo:

 Gestión de Ventas
 Gestión de Compras
 Gestión del producto

Propuesta a desarrollar

La solución principal será un sistema que automatice el levantamiento de

pedidos a clientes, solicitud de materiales e insumos a proveedores y que
controle las ventas realizadas en una jornada laboral, dejando registro de todo
movimiento efectuado, lo anterior servirá para que con dicha información pueda
visualizar todas las fortalezas y debilidades del negocio que contribuya a la
toma de decisiones.

Marco teórico

Empresa Ci-Tea

En un negocio, el proceso de venta es de los más importantes que se tienen,

es por ello que nació el interés en el presente proyecto. Ci-Tea es una Tetería
ubicada en Cd. Satélite al Norte de la Ciudad de México y está catalogada
como pequeña empresa, tiene como principal objetivo brindar una extensa
gama de Té, café y repostería de la más alta calidad para los comensales.

Ci-Tea es un negocio que abrió sus puertas el 15 de noviembre del

2016, al ser un negocio nuevo, aun no se cuenta con un sistema eficiente en el
manejo de las ventas y en muchas otras áreas del negocio.

Proceso administrativo (PA)

La herramienta más importante del administrador, hasta la fecha, es el proceso

administrativo que creó Enrique Fayol, el cual evolucionó durante el siglo XX y
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seguramente continuará cambiando en el XXI. Cada autor que ha escrito sobre

este tema ha agregado, o modificado, las etapas del proceso administrativo;
por tal motivo, se ha considerado que el PA es una escuela central que exige
un estudio comparativo de los principales autores y tratadistas del tema.
Fayol denominó operaciones a lo que hoy se conoce como procesos:
"secuencia de pasos o de actividades para alcanzar un objetivo", que son:
planeación (previsión), organización, dirección, coordinación y control, como
responsabilidades de la gerencia general (dirección general) de una empresa.
Además, señaló otros procesos (operaciones) para otras áreas funcionales:
producción, compras, finanzas y contabilidad.

Fayol define:

 Administrar: Prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

o Prever: Estructurar el futuro con un programa de acción (plan
o proyecto rector de gerencia).
o Organizar: Constituir la estructura orgánica (organigrama) y
social (integración del factor humano). Esta etapa abarca la
integración social.
o Dirigir: Hacer funcionar al personal.
o Coordinar: Unir y armonizar todos los actos y todos los
esfuerzos.
o Controlar: Verificar que todo se desarrolle de acuerdo con las
normas (conforme al plan rector) establecidas y órdenes
dadas.

Planeación estratégica

Define los lineamientos generales de la planeación de la empresa; esta labor la

realizan los altos directivos para establecer los planes generales de la
organización; generalmente es a mediano y a largo plazo, y abarca toda la
organización.
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Importancia

La planeación es muy importante para el adecuado funcionamiento de

cualquier grupo social, ya que a través de ésta se minimizan riesgos. Algunas
de las ventajas de la planeación son:

 Permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos y recursos.

 Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el
futuro.
 Permite hacer frente a las contingencias que se presenten.
 Es un sistema racional para la toma de decisiones a futuro, evitan las
corazonadas o empirismos.
 Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las
oportunidades.
 Al planear se define el rumbo y las bases a través de las cuales
operará la empresa.
 Es la base de los elementos para efectuar el control.
 La motivación se eleva.
 Optimiza los recursos.
Etapas

El proceso de planeación estratégica es la serie de etapas a través de las

cuales se define el rumbo y directrices generales que habrán de regir la
organización.
Los elementos del plan estratégico se describen en el siguiente diagrama:

Toma de decisiones

La toma de decisiones es el proceso sistemático y racional a través del cual se

selecciona, entre varias alternativas, el curso de acción óptimo.
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Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los
negocios; y, en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en
gran parte el éxito de cualquier organización.

Al momento de tomar decisiones, los gerentes pueden utilizar alguno de los

siguientes tres enfoques:

2. Desarrollo de proyecto

Estructura organizacional actual

Actualmente como la Ci-Tea es una pequeña empresa no se había preocupado

por establecer un organigrama, por lo cual, tuve que definirlo con base en la
entrevista con la dueña de la misma, quedando de la siguiente forma:

Investigación sobre la empresa y proceso administrativo para detectar el

problema y las causas del que surge

Para la detección del problema y sus causas realice una entrevista escrita y
observación del proceso adminstrativo de Ci-Tea; me enfoque en realizar un
analisis FODA en conjunto con la dueña del negocio.

Como Robbins (2013) dice, “primero es importante identificar la misión, metas y

estrategias actuales de la organización”.

En el negocio se identificó que la misión es: Ofrecer productos de calidad

donde conocer los beneficios de la planta milenaria Camelia Sinensis haga
toda una experiencia para nuestros clientes.
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Metas de venta
 Diversificar los productos que se ofrecen al cliente.
 Mejorar los precios de la competencia.
 Crecer en numero de sucursales (actualmente solo es una).
Metas de costos
 Reducir las mermas provocadas por la falta de control de inventarios.
 Realizar compras basadas en datos de acuerdo a las ventas con
mayor demanda.

Posteriormente Robbins (2013) propone, “realizar un análisis externo. Esto

quiere decir que la organización necesita identificar a su competencia y lo que
está haciendo”. “Después hay que realizar un análisis interno, el cual considera
los recursos y capacidades de una organización”.