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SIGNOS-Investigación en Sistemas de

Gestión
ISSN: 2145-1389
revistasignos@usantotomas.edu.co
Universidad Santo Tomás
Colombia

Sabogal Agudelo, Fanny; Pedraza Londoño, Yazmin; Rodríguez-Rojas, Yuber Liliana


La toma de conciencia del personal frente al sistema de gestión de la calidad en tres
organizaciones del sector público colombiano
SIGNOS-Investigación en Sistemas de Gestión, vol. 7, núm. 1, 2015, pp. 63-78
Universidad Santo Tomás
Bogotá D.C., Colombia

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SIGNOS / ISSN: 2145-1389 / Vol. 7 / N.º 1 / 2015 / pp. 63-78

La toma de conciencia del personal


frente al sistema de gestión de la
calidad en tres organizaciones del
sector público colombiano*
Awareness associated to quality management system in three
Colombian´s public organizations of the public sector
Recibido: 13 de noviembre de 2014
Revisado: 12 de abril de 2015
Aceptado: 27 de junio de 2015

Fanny Sabogal Agudelo**


Gobernación de Cundinamarca
Yazmin Pedraza Londoño***
Hospital Pablo VI de Bosa
Yuber Liliana Rodríguez-Rojas****
Convenio USTA-ICONTEC

* Artículo de resultado de investigación.

** Administradora de Empresas. Especialista en Gerencia Financiera. Magíster en Calidad y Gestión Integral. Asesora de Control Interno en
Gobernación de Cundinamarca. Correo electrónico: fannysabogal2014@gmail.com.

*** Terapeuta Ocupacional. Especialista en Administración en Salud Ocupacional. Terapeuta Ocupacional. Magíster en Calidad y Gestión Integral.
Profesional Especializada Hospital Pablo VI de Bosa. Correo electrónico: jcyazterapy@gmail.com

**** Fisioterapeuta. Magíster en Salud y Seguridad en el Trabajo – perfil investigativo. Doctorado en Administración en curso. Docente de Maestría
en Calidad y Gestión Integral. Correo electrónico: ylrodriguezr@gmail.com

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Fanny Sabogal Agudelo, Yazmin Pedraza Londoño, Yuber Liliana Rodríguez-Rojas

RESUMEN of people awareness about the quality management


system and assesses the level of management maturity
Los sistemas de gestión de la calidad son instrumentos through the self-assessment proposed in the technical
que permiten a las organizaciones mejorar la presta- standard NTC ISO 9004:2010 is performed.
ción de los servicios y la satisfacción de los usuarios;
para lograrlo, se requiere que las personas tomen Eighteen semistructured people interviews, processed
conciencia sobre su contribución al logro de los obje- through the software ATLAS Ti, using the strategy of
tivos de la calidad, sin embargo, este aspecto ha sido content analysis were conducted. It is concluded that
poco estudiado. Esta investigación analiza la toma de the main causes of the lack of awareness of staff in
conciencia por parte del personal frente al sistema de Secretaries are inadequate planning, lack of leaders-
gestión de la calidad en tres Secretarías de Educación hip, staff skills, communication failures and an organi-
de Cundinamarca. Se realiza un estudio mixto que zational culture not focused on quality.
incluye la percepción del personal sobre la toma de
Keywords: Quality, awareness, organizational cultu-
conciencia frente al sistema de gestión de la calidad y
re, quality management systems.
se evalúa el nivel de madurez de la gestión por medio
de la guía de autoevaluación propuesta en la norma
técnica NTC ISO 9004:2010. Se efectuaron 18 entre-
vistas semiestructuradas al personal, procesadas por INTRODUCCIÓN
medio del software ATLAS Ti, usando la estrategia de
análisis de contenido. Se concluye que las principales La norma técnica NTC-ISO 9001:2008 es la base del
causas de la falta de toma de conciencia del personal sistema de gestión de la calidad (SGC) y les facilita a
en las Secretarías de Educación son la inadecuada pla- las organizaciones mejorar sus procesos y focalizarse en
nificación, la falta de liderazgo, las competencias del la importancia de satisfacer las necesidades y expec-
personal, las fallas en la comunicación y una cultura tativas de los usuarios Esta norma establece que “la
organizacional no orientada a la calidad. organización debe asegurarse de que su personal es conscien-
te de la pertinencia e importancia de sus actividades y de
Palabras clave: calidad, cultura organizacional, siste- cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad”
ma de gestión de la calidad, toma de conciencia. (ICONTEC, 2008, p. 7).

De igual forma, es fundamental resaltar que, con la


actualización de esta norma en su versión 2015, este
ABSTRACT numeral cobra mayor importancia en el literal 7.3,
Quality management systems are tools that enable según el cual la organización debe asegurarse de que
organizations to improve the services and user satisfac- las personas que realizan el trabajo bajo el control
tion; to achieve this requires people should be aware de la organización tomen conciencia de la política de
of their contribution to achieving the quality goals, calidad, de los objetivos de la calidad pertinentes, de
but this aspect has been little studied. This research su contribución a la eficacia del SGC —incluidos los
analyzes the people awareness about the quality ma- beneficios de una mejora del desempeño— y de las
nagement system in three Secretaries of Education of implicaciones del incumplimiento de los requisitos del
Cundinamarca. A joint study involving the perception SGC (ICONTEC, 2015).

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La toma de conciencia del personal frente al sistema de gestión de la calidad en tres organizaciones del sector público colombiano

El Ministerio de Educación Nacional (MEN), con espacios naturales donde el ser humano se comprome-
el Proyecto de Modernización de las Secretarías de te a protegerlos (Drillaeu, 2013).
Educación, desde el año 2004 ha buscado mejorar la
calidad de la educación en Colombia, y desde el año De igual manera, en Latinoamérica, la Universidad de
2010 ha venido dando cumplimiento a la certificación México realizó una caracterización frente al servicio
en calidad de los macroprocesos planteados por el de atención al cliente de calidad y cómo se debería
MEN para las Secretarías de Educación, con el fin de utilizar el conocimiento en la resolución de problemas
que puedan acceder a los recursos que otorga el go- en la organización en cuanto a calidad y evaluación
bierno para mejorar su infraestructura y la planta de del servicio, para posteriormente aplicar un modelo
que estableciera las diferencias entre las expectativas
personal.
y percepciones de los clientes enfocado en la articu-
Para este estudio se tuvieron en cuenta las Secretarías lación de factores que limitan la gestión del servicio
de Educación certificadas que cumplieran los siguien- (Garza, 2009).
tes criterios: 1) contar con una población superior a
En República Dominicana se investigó sobre la pers-
cien mil habitantes; 2) tener capacidad técnica, finan-
pectiva de la gestión humana desde el desempeño or-
ciera y administrativa de acuerdo con lo establecido
ganizacional en empresas descentralizadas y se compa-
en el Decreto 3940 de 2007; 3) contar con la certifi-
raron variables como el capital humano y los sistemas
cación vigente en sistema de gestión de la calidad.
de gestión. Se encontraron similitudes y diferencias
Actualmente, a nivel nacional existen 94 Secretarías
que afectan positivamente la estabilidad del personal
de Educación certificadas y 87 con certificación de ca-
en las organizaciones y, con ello, la apropiación del co-
lidad. En el departamento de Cundinamarca, a la fecha
nocimiento (Martínez, 2013).
de esta investigación, las siguientes siete Secretarías
de Educación contaban con certificación de calidad vi- Otro estudio determinó que, en dos empresas con alto
gente otorgada por el Icontec: Soacha, Chía, Girardot, grado de interiorización, los costos se reducen, aunque
Mosquera, Facatativá, Fusagasugá y Zipaquirá. no es un resultado concluyente, pues una de ellas tuvo
reducciones significativas de sus costos pese a los indi-
Aunque existen pocos referentes de investigación so-
cadores elevados de adhesión a la norma que presenta-
bre la toma de conciencia frente al SGC en el sector
ron sus miembros (Heras, 2009).
público, hay aproximaciones hacia la conciencia orga-
nizacional, como el trabajo sobre “maduración y con- De igual manera, en el análisis realizado en las empre-
ciencia organizacional”, que describe las etapas prea- sas para medir el valor agregado que les otorga contar
nalítica, verbal y de acción, las cuales son transversales con un departamento de recursos humanos idóneo,
a las organizaciones. Esta aproximación sugiere realizar que hiciera orientación y respaldo para que el producto
un análisis del nivel de maduración de la organización estuviese relacionado con la calidad, se concluyó que
a partir de los enfoques de desarrollo organizacional y cuando hay un buen líder, es evidente su gestión en la
la teoría general de sistemas (Beltri, 2008). situación del personal y en la forma en que ejecutan
sus funciones (Calderón, 2006).
En el contexto europeo y de Estados Unidos, es-
critores como Jack Kerouac han investigado sobre la En el ámbito colombiano, los resultados de la audito-
conciencia ecológica, que consiste en la protección de ría realizada por el Instituto Colombiano de Normas

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Técnicas y certificación (ICONTEC) a la Universidad El esfuerzo, en términos de recursos humanos, es con-


Nacional de Colombia determinaron la necesidad de siderado alto por el 81 % de las empresas (Uribe, 2011)
generar acciones tales como incluir actividades que porque “cuando se habla de calidad, nunca puede aludirse
busquen la toma de conciencia en el plan de capacita- a tal categoría de forma abstracta. La calidad siempre está
ción anual, en los procesos de inducción y reinducción, referida a un conjunto de acciones humanas orientadas a
enriquecer los manuales de funciones y desarrollar un propósito establecido, las personas y sus interacciones
programas de capacitación y sensibilización orienta- condicionan la calidad de los procesos, que determinan la
dos a afianzar la cultura de servicio en la universidad estructura de un sistema y su dinámica” (Pérez, 2009).
(Universidad Nacional de Colombia, 2014).
La toma de conciencia empieza a tomar un alto valor
Por su parte, la Universidad Industrial de Santander en la orientación y articulación de los SGC dado que
estableció el Procedimiento de comunicación y toma de con- “la conciencia humana se define como el reflejo psíquico de
ciencia para fortalecer, desde la comunicación, la toma la realidad que le permite al hombre emprender procesos de
de conciencia de su personal, identificando las necesi- trasformación, en los cuales se transforma él y los demás
dades de comunicación, sus acciones y responsables; participantes en ellos” (Henao, 1992).
sin embargo, es un proceso limitado porque solo co-
La toma de conciencia se describe como el aprendizaje
munica sin hacer seguimiento o retroalimentación
a partir de estímulos, por tanto, es necesario encontrar
(Universidad Industrial de Santander, 2014). el método adecuado para generar cambios y compro-
A nivel gubernamental, el Instituto Colombiano de misos de las personas y debe existir un líder efectivo
Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) esta- en las organizaciones, que influya en las personas para
bleció el impacto que generan los sistemas de gestión que se comprometan y contribuyan con el logro de los
de la calidad en la productividad organizacional y el objetivos (Henao, 1992).
desempeño humano, concluyendo que la certifica- Con los análisis anteriores, no se puede desconocer la
ción no ha superado su condición original de brindar importancia y el papel que cumple la felicidad en el
respuestas a las exigencias de los clientes y es adop- trabajo, aspecto que influye en la labor y en el desarro-
tada como un instrumento adecuado para integrar o llo humano, donde se busca que el buen desempeño
fortalecer la gestión de las empresas, sin importar su conduzca a dar prioridad a las relaciones personales y a
actividad comercial, tamaño de la planta o ubicación tener en cuenta el entorno laboral. Dependiendo de la
geográfica (Zucker, 1987). subjetividad de cada persona, en este sentido son más
importantes las relaciones personales que la riqueza y
Con los referentes de investigación se determina que
el poder (Silva, 2008).
son varias las organizaciones que invierten sus recursos
financieros, tecnológicos y físicos para planificar, im- Es común encontrar que los SGC no son vistos como
plementar, mantener y mejorar un sistema de gestión instrumentos de gestión en las organizaciones, sino
de la calidad, y aunque la norma NTC ISO 9000:2005 como un fin necesario por las ventajas comerciales y de
define como organización el “conjunto de personas con imagen que se consiguen a partir de la obtención del
una disposición de responsabilidades, autoridades y rela- certificado (Vargas y Aldana, 2011). Esto hace que los
ciones”, se reconoce que el factor más complejo es el sistemas no sean acogidos por el personal de las organi-
humano (ICONTEC, 2009). zaciones, donde solo se busca cumplir con una norma,

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La toma de conciencia del personal frente al sistema de gestión de la calidad en tres organizaciones del sector público colombiano

sin reconocer que los SGC no funcionan solos porque cultura organizacional influye de manera decisiva en la
requieren la toma de conciencia de los miembros de la apropiación de los SGC por parte del personal, siendo
organización (Amorós, 2009). necesario comprender la razón por la que se deben ha-
cer las cosas de una forma y no de otra (Llinás, 2002).
Sin lugar a dudas, uno de los sectores con dificultades
respecto a la toma de conciencia del personal es el sec- Por otra parte, a pesar de la modernización de las ofici-
tor público, por esta razón, se requiere identificar las nas de talento humano, de la existencia de las certifi-
situaciones que impiden que el personal se apropie del caciones de calidad y del esfuerzo por demostrar que lo
SGC y aquellos aspectos que contribuyen a su mante- más importante son las personas, las cifras demuestran
nimiento y mejoramiento (Vargas y Rodríguez, 2011). que estas no son felices en su trabajo por las condicio-
nes laborales y el trato que reciben (Orozco, 2014).
Como resultado de estas reflexiones, surge un inte-
rrogante general frente a cuáles son las concepciones Dentro del proceso que se adelantó para la moderni-
del personal sobre la toma de conciencia frente al zación de las Secretarías de Educación en el país, el
SGC y su relación con el modelo de madurez descri- Ministerio de Educación Nacional (MEN) estableció
to en la NTC-ISO-9004:2010, en tres Secretarías de la certificación de cuatro macroprocesos: cobertura,
Educación de Cundinamarca. En este estudio se buscó calidad educativa, atención al ciudadano y talento
indagar la concepción del personal directivo, profesio- humano. La certificación de calidad es otorgada por
nal y asistencial sobre la toma de conciencia frente al un período de tres años, con seguimientos anuales
SGC. De igual manera, se analizó el grado de madurez
para verificar el cumplimiento de los procedimientos
del SGC en las Secretarías de Educación objeto de in-
obligatorios de gestión de calidad, la evaluación de las
vestigación y su relación con las principales causas de
competencias, el desempeño del personal, el uso ade-
la falta de toma de conciencia del personal.
cuado de los sistemas de información, el soporte de los
Frente a los avances tecnológicos y de la ciencia, el procesos, la atención oportuna y efectiva de peticiones,
hombre afronta constantes cambios para adaptarse a quejas reclamos y sugerencias (PQRS) de los usuarios,
un mundo robotizado que lo llevan a actuar de manera la implementación de mecanismos de seguimiento y
diferente, en especial en el ámbito laboral; esto precisa medición, entre otros aspectos.
retomar una conciencia que lo lleve a confiar y a darle
la importancia que merece la persona en la implemen-
tación y el éxito de los sistemas (Henao, 1992), ya que
las personas juegan un papel fundamental en las orga- METODOLOGÍA
nizaciones, de manera que las vivencias se convierten
La investigación se realizó con el método inductivo,
en experiencias exitosas que tienen relación con los
pues partió de concepciones individuales de distin-
sistemas de gestión de la calidad (Summers, 2004).
tos actores de una misma organización para llegar a
Para el contexto de esta investigación, y por los insufi- consideraciones globales (Packer, 2010) y tuvo un
cientes estudios en profundidad sobre la relación que alcance de tipo exploratorio al pretender conocer la
puede existir entre la toma de conciencia según la nor- situación de la toma de conciencia en el interior de
ma NTC ISO 9001:2008 y el aumento de la eficiencia las tres Secretarías de Educación del departamento
de los procesos de una organización (Heras, 2009), la de Cundinamarca.

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Cabe precisar que su enfoque es mixto, dado que se Estructura organizacional


analizó la percepción del personal de los diferentes
niveles, de acuerdo con la estructura jerárquica es- Según lo establecido por el Ministerio de Educación
Nacional (MEN), para la ejecución de los macro-
tablecida en las entidades objeto de investigación,
procesos, las Secretarías de Educación certificadas
sobre la toma de conciencia frente al SGC; y se de-
requieren de una estructura adecuada y de personal
terminó el nivel de madurez de las tres Secretarías
competente para la administración del servicio edu-
de Educación.
cativo, con el fin de ampliar la capacidad de apoyo a
Para efecto del análisis, se definieron dos categorías: las Secretarías y que estas estén a la vanguardia de
sistema de gestión de la calidad y toma de conciencia. los continuos cambios.
La primera integró las subcategorías de estructura or- Son las Secretarías de Educació las que desarrollan
ganizacional, planificación, comunicación, beneficios, la propuesta de estructura, planta, manual de fun-
motivación, liderazgo y cultura; y la segunda cubrió las ciones y costeo de acuerdo con los lineamientos, lo
competencias de personal, participación, limitaciones, cual es avalado por el Ministerio y posteriormente
conocimiento y percepción. formalizado por la entidad territorial mediante acto
administrativo.
Luego de definir las categorías y subcategorías, se
aplicó una entrevista semiestructurada a 18 personas Lo anterior tiene la finalidad de evitar los traumatis-
de los niveles directivo, profesional y técnico asisten- mos en los procesos generados por la rotación de perso-
cial. La información recopilada se procesó por medio nal cuando este es contratado mediante la modalidad
del análisis de contenido, para lo cual se usó el soft- de prestación de servicios. Según el estudio realizado
ware ATLAS Ti. Se efectuó codificación abierta, axial a las Secretarías de Educación 1, 2 y 3, objeto de esta
y selectiva. investigación, el Ministerio de Educación Nacional,
como ya se mencionó, definió tres criterios para el
Posteriormente, se evaluó el nivel de madurez con la caso de las secretarías municipales, o cuatro para las
guía de autoevaluación de los elementos clave, corre- departamentales. El Proyecto de Modernización de
lación entre los elementos clave y los niveles de madu- Secretarías de Educación determina la tipología de
rez propuesta en la NTC ISO 9004: 2010. Una vez re- cada una de , identifica las áreas críticas y trabaja en
copilados los datos, estos fueron analizados mediante la definición de una propuesta, entonces es cuando
estadística descriptiva y luego fueron triangulados con estos entes se ajustan en materia de estructura organi-
los hallazgos del análisis del componente cualitativo zacional de acuerdo con las tipologías establecidas en
de la investigación. el proyecto en mención.

La Secretaría de Educación 1 objeto de estudio se en-


cuentra en la tipología 1, mientras que la 2 se ubica en la
RESULTADOS Y DISCUSIÓN tipología 4. Lo anterior se estableció teniendo en cuen-
ta los siguientes criterios: 1) matrícula de estudiantes,
En concordancia con las subcategorías definidas para 2) recursos financieros, 3) planta de personal docente
el presente estudio y el resultado de las entrevistas, se y administrativo docente y 4) municipios no certifica-
obtuvieron los siguientes resultados: dos en el caso de las secretarías departamentales. Es

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importante aclarar que, según la información consul- han establecido formalmente estrategias de comunica-
tada en la página del MEN, en el Directorio Único de ción, según lo manifestado por los entrevistados.
Establecimientos Educativos (DUE), la Secretaría de
Educación 1 y la 3 cuentan con 23 y 36 colegios en- Las tres primeras Secretarías de Educación coinciden
tre públicos y privados, mientras que la Secretaría de en que se realizan reuniones periódicas con el nivel
Educación 2 cuenta con 627. directivo para discutir temas relacionados con las en-
tidades. La comunicación forma parte del nivel estra-
Planificación tégico y debe llegar a los demás niveles de la entidad
con el ánimo de involucrar a todo el personal en el
Para el estudio, esta subcategoría se refiere a la gestión logro de los objetivos. En el caso de la Secretaría de
para la asignación de los recursos, tanto para el cum- Educación 2, existen otros medios de comunicación,
plimiento de las metas de la Secretaría de Educación como la intranet, carteleras, periódico institucional y
como para el mantenimiento y mejoramiento del SGC, boletines internos. Sin embargo, en todas las entida-
adelantada por la alta dirección. Los entrevistados ma- des, aunque se cumple con algunos de los aspectos que
nifestaron que, al dar cumplimiento a los requisitos forman parte de la información y la comunicación, aún
exigidos y a la obtención de la certificación de calidad, hay brechas en comparación con lo que requiere una
el MEN les ha otorgado los recursos financieros para
comunicación organizacional efectiva.
contratar personal, mejorar la infraestructura y los cos-
tos generados por la implementación del sistema de Los entrevistados se refieren a la comunicación en el
gestión de calidad, en lo que el Ministerio aportó el 60 interior de la entidad, pero en ningún momento se
% y la entidad el 40 %. hace referencia a la comunicación externa, y una co-
municación eficaz tiene en cuenta las necesidades de
En las tres Secretarías de Educación, la alta dirección
las partes interesadas y hace uso de las oportunidades
es el Secretario de Despacho; y el MEN, con el fin
para obtener ventajas competitivas.
de estandarizar los procesos, optimizar los recursos de
las Secretarías y prestar un mejor servicio, estableció Beneficios
la certificación de los siguientes procesos: gestión del
talento humano, cobertura, calidad, atención al ciuda- Las personas entrevistadas tienen claridad sobre los
dano e inspección y vigilancia. beneficios que han obtenido a partir de la implemen-
tación del sistema de gestión de la calidad: ahora se
Según lo expresado por los entrevistados, todos los ni- trabaja por procesos con mayor organización e inme-
veles reconocen el liderazgo desde la alta dirección y
diatez, proporcionando un mejor servicio a las partes
su equipo de trabajo, así como lo importante que ha
interesadas, ya que se han acortado los tiempos en la
sido el apoyo del Ministerio en este proceso.
realización de traslados y en operación de las distintas
Comunicaciones actividades. Resaltan que han obtenido reconocimien-
to a nivel local y nacional, cuentan con potencial hu-
Se concluyó que, aunque existen instrumentos como mano, en quienes la conciencia de hacer las cosas bien
ISolución, correo electrónico, aplicativos para el mane- va tomando importancia y que se identifican en una
jo de la correspondencia y las PQRS, se evidencia que organización transparente, oportuna y eficiente en la
la comunicación no llega a todos los niveles y aún no se prestación de los servicios.

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Motivación Cultura
Los entrevistados son conscientes de que el proceso de Para este proyecto de investigación, esta subcategoría
implementación del sistema de gestión de la calidad ha se asoció al autocontrol, entendido como la capacidad
sido liderado por el Ministerio de Educación Nacional que tienen las personas de todos los niveles de la orga-
en el cumplimiento del Proyecto de Modernización de nización para la realización de sus funciones, determi-
Secretarías de Educación y que esta exigencia fue el nar en dónde hay falencias y aplicar los correctivos ne-
principal motivo que impulsó este proceso. Los en- cesarios; esto contribuye al logro de los objetivos y, en
trevistados consideran que no se han diseñado estra- consecuencia, a la satisfacción del cliente. En dos de
tegias que motiven al personal a involucrarse y tomar las Secretarías de Educación estudiadas se encuentran
conciencia sobre el sistema de gestión de la calidad funcionarios con sentido de pertenencia y compromiso
y el cumplimiento de los objetivos; se realizan capa- frente a sus funciones, el mantenimiento del sistema y
citaciones, lo cual facilita su desempeño, pero sería la mejora continua. En una de ellas, aunque también
importante establecer algún tipo de incentivos, no se reflejan estas características, se puede apreciar que
necesariamente en dinero, sino, por ejemplo, eventos la constante rotación de personal o los cambios de pro-
de reconocimiento a los empleados, que hacen que las cesos de los funcionarios generan traumatismos, pues
personas se sientan importantes, y de esta manera ge- la mayoría de las personas reflejan temor e incertidum-
nerar compromiso e identidad corporativa. bre frente a los cambios. Es de anotar que el compo-
nente de gente y cultura, establecido por el MEN, ha
Liderazgo contribuido en gran medida en este tema del autocon-
trol para que los funcionarios realicen su quehacer dia-
Es uno de los principios del SGC. En las Secretarías de
rio de manera asertiva y organizada, promoviendo la
Educación objeto de estudio, los entrevistados mani-
mejora continua y el autocontrol. Igualmente, los en-
fiestan que los secretarios de Despacho y los directivos
trevistados manifiestan que las auditorías les permiten
están comprometidos con el SGC y que se lidera con
detectar las desviaciones para implementar los planes
ejemplo, aunque no fue posible entrevistar a ninguno
de mejoramiento. Consideramos que el tema del au-
de los secretarios. Es claro que en cualquier entidad es
tocontrol es diferente a las auditorías porque aquel se
muy difícil implementar un sistema sin el compromiso
refiere a lo que el propio individuo identifica y a las
de la alta dirección; por esta razón, los líderes juegan
acciones que establece para corregir y mejorar.
un papel muy importante y es el liderazgo efectivo
el que permite su operación y mantenimiento. No Competencias del personal
se puede confundir el liderazgo con el poder, pues el
liderazgo logra influir en las personas para que estas Esta subcategoría, relacionada específicamente con
se desempeñen de manera voluntaria en su trabajo y el requisito de la NTC-ISO 9001:2008, numerales
contribuyan en la consecución de objetivos y en los 6 (gestión de los recursos), 6.2 (recursos humanos) y
resultados esperados; un buen líder logra convertir la 6.2.2 (competencia, formación y toma de conciencia),
resistencia de las personas en compromiso hacia la or- está ligada al presente proyecto de investigación por-
ganización, de manera que los verdaderos líderes son que establece que el personal que realice trabajos que
los principales agentes del cambio, que se refleja en afecten la conformidad con los requisitos del produc-
impacto positivo para las organizaciones. to debe ser competente con base en la educación, la

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formación, las habilidades y la experiencia. Para el caso de la Secretaría de Educación 2, dependen del
caso, competencia en el sector público se refiere a la Sector Central de la Gobernación, se tiene un plan de
capacidad que tienen las personas para desempeñarse capacitación, inducción y reinducción para docentes,
en diferentes contextos, con base en los requerimien- directivos docentes y personal administrativo en las
tos de calidad y los resultados esperados. De la misma diferentes sedes. De igual forma, se realizan capaci-
manera, cuando sea necesario, la organización debe taciones virtuales con el fin de evitar el desplazamien-
proporcionar la formación y desarrollar acciones para to de los docentes desde los diferentes municipios.
lograr la competencia del personal y la evaluación de la Los funcionarios de la Secretaría de Educación 2 son
eficacia de las actividades desarrolladas. programados para tomar la capacitación por parte del
Sector Central, teniendo en cuenta que la Secretaría
De lo expresado por los entrevistados, se determi- de Educación forma parte de ducho sector.
na que en las tres Secretarías de Educación objeto
de estudio se realizan capacitaciones, pero es evi- Igualmente, los entrevistados manifiestan que algu-
dente que estas no se hacen bajo los parámetros que nas veces las capacitaciones son dirigidas a personal
el “Plan Institucional de Capacitación - PIC” del al que no le competen, que no tienen en cuenta sus
Departamento Administrativo de la Función Pública áreas de trabajo ni sus funciones; la otra situación que
establece de acuerdo con la normatividad vigente (Ley se presenta es que los empleados no asisten por falta
1567 de 1998, Ley 909 de 2004), especialmente y en de tiempo, lo que implica que los recursos no son apro-
lo que se refieren a la metodología adecuada para el vechados eficientemente. Lo que sí es claro es que el
desarrollo del PIC y de los programas de inducción y fortalecimiento de las competencias facilita la toma de
reinducción dirigidos al fortalecimiento de competen- conciencia por parte del personal, y los dos aspectos
cias. Igualmente, no se observa que se realicen eva- están directamente relacionados con el logro de los ob-
luación y seguimiento del impacto de las capacitacio- jetivos en la organización.
nes. Los entrevistados manifiestan que el Ministerio
de Educación Nacional (MEN) es la entidad que ha Conocimiento y percepción
proporcionado los recursos y realiza las capacitaciones
según lo establecido en el componente de gente y Con relación a esta subcategoría, se puede concluir
cultura, las cuales son eventuales; por lo tanto, es evi- que, aunque los entrevistados manifestaron diferentes
dente que en las Secretarías de Eduación no se le da conceptos sobre la toma de conciencia por parte del
a este tema la importancia que merece para facilitar el personal frente al sistema de gestión de la calidad, se
logro de los objetivos y tampoco se apropian los recur- evidencia un desconocimiento del requisito 6.2.2 (d)
sos suficientes para capacitación y fortalecer, de esta de la norma. Consideran que toma de conciencia es
manera, las competencias del personal. tener apropiación del sistema, el cumplimiento de los
requisitos, el perfil del cargo y cómo aporta de mane-
En las Secretarías de Educación 1 y 3, el tema de ca- ra individual al cumplimiento de los objetivos y en
pacitación depende, en gran parte, de las respectivas la operación de los demás procesos; reconocen que
alcaldías, y no se evidencia el establecimiento de un el liderazgo de los responsables de los procesos es
plan de formación y capacitación para los funciona- muy importante para que el personal tome concien-
rios, esto por falta de recursos o porque este aspecto cia, así como también es relevante tener en cuenta
estuvo apoyado por el MEN en años anteriores. En el las actividades que cada uno realiza, dar directrices

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claras, contar con una cultura de autocontrolar lo que por factores políticos; 3) las personas son la principal
cada uno hace; agregan que con la mejora continua se barrera por su apatía al trabajo en equipo y por que-
aporta a la toma de conciencia, a tener responsabilidad rer sobresalir individualmente; 4) procesos fallidos de
y compromiso con las actividades diarias y al conven- implementación hacen que se pierda la credibilidad
cimiento de la importancia del SGC. hacia el SGC; 5) el SGC se considera adicional a las
funciones; 6) pasar de trabajar por funciones a hacerlo
En general, en las tres Secretarías de Educación se
por procesos; 7) no entender la utilidad del SGC como
puede decir que no hay conocimiento claro del requi-
instrumento de gestión; 8) falta de cultura de autocon-
sito establecido en la norma ISO 9001: 2008 y que no
trol y 9) no se tiene en cuenta el requisito 6.2.2 (d) en
se tienen en cuenta en los diferentes procesos de audi-
los procesos de auditoría.
toría; además, falta claridad respecto del concepto de
toma de conciencia por parte del personal. Ahora bien, a partir de los resultados de las entrevistas,
las investigadoras consideran que los aspectos que im-
Limitaciones piden que el personal tome conciencia frente al SGC
Esta subcategoría se refiere a las fallas y dificultades son los siguientes: 1) falta de una adecuada planifica-
que se presentaron en la implementación y opera- ción, 2) falta de liderazgo, 3) falta de competencias del
ción del sistema de gestión de la calidad en las tres personal, 4) la comunicación y 5) la cultura. Además, se
Secretarías. De las entrevistas realizadas, se concluye incluye el no tener en cuenta en las auditorías especí-
que se presentan las siguientes fallas: 1) falta de plani- ficamente el requisito establecido en el numeral 6.2.2
ficación y afán de conseguir la certificación de calidad (d) de la norma ISO 9001: 2008, lo que indica que la
en tiempo récord; 2) falta de capacitación y acompa- organización lo cataloga como no relevante, siendo el
ñamiento en la etapa de implementación y posterior; más importante de todos en el éxito de los sistemas de
3) desarrollo de procesos complejos e innecesarios; 4) gestión. Otra falla es la rotación del personal cuando no
falta de coherencia entre lo que se hace y lo que está se establecen estrategias encaminadas a la gestión del
escrito en los procedimientos; 5) la capacitación no se conocimiento y el no involucrar al personal de todos
da en todos los niveles de la entidad, lo que conlle- los niveles en estos procesos.
va pensar que el SGC corresponde solamente a unas
personas y, por esta razón, los demás ignoran el tema; Mejora continua
6) la inducción se realiza mucho tiempo después del
En las tres Secretarías de Educación se considera
ingreso de las personas; 7) la información no llega a to-
que día a día el sistema de gestión de la calidad evi-
dos los niveles de la entidad y se queda especialmente
dencia mejoramiento en todos los aspectos. En esto
en las personas responsables del SGC, sumado a que
contribuye el establecimiento de los indicadores por
no se utilizan los métodos apropiados para socializar de
acuerdo con el nivel en el que se desempeña el funcio- proceso y los procesos de auditoría. Las reuniones
nario; 8) rotación del personal y 9) falta de planifica- que realizan los directivos también contribuyen a
ción de los recursos. identificar los aspectos por mejorar y a establecer
los planes de mejoramiento correspondientes. No
Se distinguen también las siguientes dificultades: 1) se hizo mención a aspectos importantes como el se-
resistencia al cambio por parte del personal; 2) pos- guimiento a los procesos por parte de los líderes y la
turas negligentes de los directivos, especialmente revisión por la dirección.

72
La toma de conciencia del personal frente al sistema de gestión de la calidad en tres organizaciones del sector público colombiano

Participación del personal para que todos comprendan el tema en la misma me-
dida y se sientan comprometidos e identificados en la
El talento humano es el recurso más importante en
contribución hacia el cumplimiento de los objetivos.
cualquier organización y no se puede desconocer que
Se puede decir que falta implementar estrategias que
el compromiso y la idoneidad son fundamentales para
el éxito del SGC. En las Secretarías de Educación ob- faciliten el proceso y el logro de los objetivos que se
jeto de estudio, se evidencia que en el momento de persiguen al implementar un SGC.
la implementación del SGC, no se involucró a todo el
Para establecer el grado de madurez de las Secretarías
personal, lo cual ha dificultado su operación y la toma
de conciencia de la importancia del SGC como instru- de Educación, estudiadas se realizó en ellas la autoe-
mento que facilita y organiza la realización de las acti- valuación de los niveles de madurez de acuerdo con los
vidades y el cumplimiento de las funciones. A pesar aspectos planteados como elementos clave y apartados
de las capacitaciones y la inducción que se realiza a los descritos en la NTC-ISO 9004:2010, como se presenta
funcionarios, estas actividades no han sido suficientes a continuación:

Figura 1. Cuadro de madurez elementos clave

¿Cómo tiene lugar el aprendizaje? ¿Cuál es el centro de interés de


(Mejora, innovación y aprendizaje) la Dirección? (Gestión)

¿Cómo se deciden las prioridades de mejora? ¿Cuál es el enfoque del Liderazgo?


(Mejora, innovación y aprendizaje) (Gestión)

¿Cómo se realiza el seguimiento de los ¿Cómo se decide que es importante?


resultados? (Seguimiento y Medición) (Estrategia y Política)

¿Cómo se logran los resultados? ¿Qué se necesita para obtener resultados?


(Seguimiento y Medición) (Recursos)
¿Qué se necesita para obtener resultados?
(Recursos)

Fuente: autoras (2015).

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Fanny Sabogal Agudelo, Yazmin Pedraza Londoño, Yuber Liliana Rodríguez-Rojas

Figura 2. Resultado cuadro de madurez apartados

9.4 Aprendizaje 4.1 (Gestión para el éxito sostenido de una organización Generalidades)
9.3 Innovación 4.2 Éxito sostenido
9.2 Mejora
4.3 El entorno de la organización
9.1 (Mejora, innovación y aprendizaje) Generalidades
8.5 Revisión de la información obtenida del 4.4 Partes interesadas, necesidades y expectativas
seguimiento, la medición y análisis
5.1 (Estrategia y Política) Generalidades
8.4 Análisis
5.2 Formulación de la estrategia y la política
Estudios comparativos con las mejores
prácticas (Benchmarking) 5.3 Despliegue de la estrategia y la política
5.3 Despliegue de la estrategia y la política
5.4 Comunicación de la estrategia y la política
8.3.4. Autoevaluación
6.1 (Gestión de los recursos) Generalidades
8.3.3 Auditoria Interna
6.2 Recursos Financieros
8.3.1 (Medición) Generalidades
6.3 Personas en la organización
8.2 Seguimiento 6.4 Proveedores y aliados
8.1 (Seguimiento, medición, análisis y revisión) Generalidades
6.5 Infraestructura
7.3 Responsabilidad y autoridad relativa a los procesos
6.6 Ambiente de trabajo
7.2 Planificación y control de los procesos
7.1 Generalidades 6.7 Conocimiento, información y tecnología

Fuente: autoras (2015).

Los SGC han sido una estrategia de las organizaciones, de gestión de la calidad (Heras, 2009) fue relevante
por medio de los cuales la alta dirección busca mejorar para esta estudio al corroborar que los funcionarios de
su desempeño frente a sus procesos y la obtención de las Secretarías de Educación entrevistados no tienen
certificación por exigencias del entorno. Esto se evi- la percepción sobre la toma de conciencia frente al
denció en las Secretarías de Educación seleccionadas, SGC y lo ven de forma aislada, lo cual se refleja en la
donde la motivación principal fue obtener una certifi- ejecución de las tareas diarias, realizadas de una forma
cación que les proporcionara beneficios, como estatus, automatizada por el cumplimiento de requisitos para
mejorar su imagen y tener independencia. mantener una certificación.

Por tal motivo, luego de revisar las teorías sobre el tema, Además, este autor señala que la cultura es un eje
se realizó un comparativo con autores como Saizarbitoria, fundamental para que las personas se apropien del
Llinás, Ishikawa, Crosby, entre otros, para reafirmar sus sistema de gestión de la calidad. En esta investiga-
teorías con los resultados obtenidos en la investigación ción, la cultura fue asumida como una subcategoría
de las Secretarías de Educación objeto de estudio. relacionada con el autocontrol, según lo establecido
en el MECI 2014, el cual refiere que es la capacidad
El estudio de Iñaki Heras Saizarbitoria, que plasma que tienen las personas de considerar el control de sus
que no hay suficientes investigaciones que tengan re- acciones, actuaciones y responsabilidades mediante
lación con la toma de conciencia frente a los sistemas sus propios mecanismos, en donde debe prevalecer

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La toma de conciencia del personal frente al sistema de gestión de la calidad en tres organizaciones del sector público colombiano

lo colectivo antes que lo individual (Departamento inducción, reinducción y cumplimiento de objetivos,


Administrativo de la Función Pública, 2014), lo cual ya que las competencias del personal influyen para
tiene relación con la cultura, que es la que permite que el sistema de gestión de la calidad tenga el impac-
la toma de conciencia de sí mismo con compromi- to esperado en las Secretarías de Educación.
so y pertinencia. Sin embargo, en las Secretarías de
Educación estudiadas, especialmente en la segunda, En cuanto al cumplimiento de metas u objetivos, la
los entrevistados manifestaron que la cultura influye dirección debe orientar la forma como pueden cum-
en la apropiación del SGC, lo que seevidencia en la plirse y mantenerse los sistemas de gestión de la ca-
resistencia y en el impacto esperado. lidad. Por ello, revisando la propuesta de Deming de
14 puntos estratégicos para la alta dirección para faci-
Frente al tema de motivación para la implementa- litar este cumplimiento, uno de ellos habla de adoptar
ción y la certificación del SGC, en las Secretarías una conciencia de calidad, que no es percibida en las
de Educación ha sido más por un requerimiento del Secretarías de Educación, ya que el cambio a una nue-
Ministerio en su proceso de modernización que por va filosofía no es fácil para un equipo de trabajo que
iniciativa propia. Hay funcionarios de los diferentes tiene constantes rotaciones, situación que impide que
niveles jerárquicos que manifestaron que a pesar de las competencias se fortalezcan; además, la motiva-
hacer las cosas bien, no se exalta su buen trabajo por ción es una causa externa y el concepto de conciencia
parte de los líderes de los procesos, quienes son los no está definido desde la alta gerencia. Lo anterior
que reciben los reconocimientos al final por los resul- ocasiona que los procesos no tengan continuidad y se
tados obtenidos. enmarquen dentro de parámetros de cumplimiento de
metas, en este caso, de una certificación por cumpli-
Como afirma Philip Crosby, la motivación está ligada miento, mas no por la convicción de que genera una
al entorno y a que la dirección no vea el sistema como mejora continua y un avance en los procesos.
“cosas” por hacer, sino que dependen de personas
que necesitan de estímulos y de reconocimientos La relación de las teorías investigadas con los resultados
para poder generar cambios significativos a la orga- del proyecto de investigación indicó una vez más que el
nización (Vargas y Aldana, 2011). Por esta razón se talento humano es fundamental en cualquier organiza-
reconoce que la teoría según la cual la calidad em- ción y que sin él no existirían. Pero la manera el tema
pieza con las personas y no con las cosas no ha sido de la conciencia es abordado en las organizaciones es
entendida aún por la alta dirección. subjetiva y sigue siendo intangible, ya que, como lo dice
Llinás, sin realidad no hay conciencia (Llinás, 2002),
De acuerdo con los hallazgos en las respuestas de los y es allí donde los entrevistados mostraron diferencias
entrevistados, se ratificó la teoría de Kaoru Ishikawa, en su apreciación frente a este concepto, pues en las
que plantea la capacitación y la difusión de la infor- Secretarías de Educación, la realidad está sujeta a cum-
mación como puntos primordiales para el sistema plimiento, pero no a la interiorización del proceso.
(Ishikawa, 1997). También se definió en las Secretarías
de Educación que las capacitaciones están asignadas a Para Piaget, la acción tiende hacia un fin y se satis-
pocas personas involucradas en los procesos, o inclu- face cuando se alcanza ese fin (Piaget, 1981). Con
sive a aquellas que no forman parte de los procesos, relación a esto, se observó que en las Secretarías de
siendo este un tema importante en los procesos de Educación el fin era conseguir la certificación y lograr

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Fanny Sabogal Agudelo, Yazmin Pedraza Londoño, Yuber Liliana Rodríguez-Rojas

un reconocimiento, ignorando un elemento impor- convertirlo en un aliado para la organización, mas no a


tante como lo es el pensamiento de los funcionarios ser una tarea más de las funciones asignadas.
en cuanto a sus realidades y propósitos, desconocien-
do, además, el entorno en el que ejecutan sus tareas
diarias.
CONCLUSIONES
Por otro lado, la teoría de Piaget se refiere a que la con-
En las Secretarías de Educación estudiadas no hay
ciencia es vista como un proceso de normas para que claridad sobre la percepción del concepto “toma de
el individuo logre cumplir con lo requerido; esto se conciencia frente al sistema de gestión de calidad”.
evidenció en la medida en que los funcionarios de los Las funciones se realizan más por cumplir con lo es-
diferentes niveles de las Secretarías de Educación rea- tablecido o por la obtención de la certificación que por
lizaran sus actividades de acuerdo con las especifica- convicción propia.
ciones de la tarea o de las funciones contratadas, según
lo expresado por los entrevistados. Si existe claridad El requisito de la norma NTC-ISO 9001:2008 en cuan-
en la orientación de los procesos, se podrán igualmen- to a recursos humanos, específicamente en su numeral
te cumplir los objetivos, pero siempre con el respeto, 6.2.2 (d), no está teniendo la importancia que demanda
como bien lo afirma Piaget. El respeto es el más alto en los procesos de auditorías que se realizan.
nivel del ser humano, pero cuando existen diferencias De acuerdo con los resultados de la investigación, la
de jerarquías es difícil interpretar el sentido de perte- autoevaluación realizada conforme a los niveles de
nencia en el personal de las Secretarías de Educación madurez descritos en la NTC-ISO 9004:2010 permi-
y en la igualdad de oportunidades. tió evidenciar los aspectos por mejorar referentes a los
modelos de excelencia.
Por otra parte, Henao (1992) refiere que el mejora-
miento continuo debe estar acompañado de un verda- La toma de conciencia y el instrumento de autoeva-
dero desarrollo, en el marco de un proyecto que orien- luación están relacionados por los aspectos definidos y
te los procesos de cambio, lo cual no se evidenció en las categorías establecidas. Teniendo en cuenta los re-
el estudio realizado en las Secretarías de Educación, sultados de las entrevistas realizadas al personal de las
ya que los entrevistados no tienen una visión hacia el Secretarías de Educación objeto de estudio, se realizó la
cambio, sino de conservación de lo establecido. autoevaluación de los elementos claves, lo que las ubica
especialmente en el nivel 1, y, de acuerdo con los aspec-
Para finalizar, se concluye que las teorías están muy tos establecidos en los apartados, en nivel 2. Este resul-
cercanas a la realidad de las Secretarías de Educación, tado las coloca distantes de un del modelo de excelencia.
y que de una u otra forma estas teorías se cumplirían
En las tres entidades objeto de estudio se evidenció
en la medida en que las organizaciones entiendan que
que la falta de estrategias de comunicación organi-
los sistemas de gestión son importantes, pero que estos
zacional afecta la operación y el mantenimiento del
dependen de personas que dirijan el logro de los obje-
SGC, así como el llegar adecuadamente a las personas.
tivos mediante un proceso personalizado de conciencia
individual y colectiva liderado desde la alta dirección, En cuanto a la toma de conciencia y al instru-
que además requiere de seguimiento y planeación y de mento de autoevaluación, se evidenció que están

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La toma de conciencia del personal frente al sistema de gestión de la calidad en tres organizaciones del sector público colombiano

interrelacionados en razón a que la mayoría de los REFERENCIAS


aspectos que se establecieron como subcategorías en
esta investigación son similares a los determinados en Amorós, E. (2009). Comportamiento organizacional en
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Según los resultados de la investigación, se determinó – USAT.
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objeto de estudio tienen que ver con la inadecuada nal. Developing and Organizational Conscious-
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lo cual implicó tener varios procesos fallidos e hizo que Departamento Administrativo de la Función Pública.
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