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https://academy.connectamericas.com/pluginfile.php/535/mod_page/content/3/
Argumentos_para_convencer.pdf
https://academy.connectamericas.com/pluginfile.php/536/mod_page/content/2/
Autoevaluacion_Criterios.pdf
Optimización de los procedimientos para
cumplir con los requisitos
Otro de los pasos previos a la solicitud que hemos mencionado anteriormente es la
preparación y la puesta en marcha de nuevos procedimientos que permitan cumplir con
los requisitos del programa OEA. Los procedimientos documentados serán el instrumento
que nos permita articular y pautar la forma en que deben cumplirse los requisitos,
establecerse cada una de las responsabilidades y funciones que hay en nuestra empresa
y quién las debe ejercer. En el documento descargable te ofrecemos la estructura
básica de los procedimientos que deben implementarse. Ten en cuenta que cada
empresa adaptará este esquema general a las características y el tamaño de su compañía.
Esa es una de las virtudes del programa OEA: su adaptabilidad.
https://academy.connectamericas.com/pluginfile.php/537/mod_page/content/2/
Procedimientos_OEA.pdf
Mejoras en la seguridad
Uno de los aspectos centrales que tendremos que considerar antes de acceder al
programa OEA es el cumplimiento de las medidas de seguridad que este exige. En
estos videos te explicamos cuáles son las medidas de seguridad que, en general, debe
aplicar cualquier Operador Económico Autorizado. Como es natural, estas medidas se
adaptarán en cada caso a las necesidades y características particulares de la empresa. El
hecho de contar con alguna otra certificación de seguridad puede ser un aspecto que nos
favorezca de cara a ser OEA. En el documento descargable te ofrecemos información
relevante sobre otras certificaciones de seguridad. La seguridad es un aspecto tan
importante para el programa OEA que, además de lo indicado en este apartado, le
dedicaremos una unidad completa: la unidad 4.
Ser OEA conllevará un empeño constante. Por ello, si no estamos convencidos de poder
hacer el esfuerzo de mantenernos como OEA a lo largo del tiempo, ¡es mejor no plantear
la solicitud! Para comenzar, en este video te mostramos las técnicas de validación
interna que debemos llevar a cabo. En el documento descargable encontrarás más
información sobre el Departamento de Cumplimiento Normativo (Trade Compliance) que
será útil para tu negocio.
Gestión de la certificación
Como acabamos de ver, mantener los procedimientos y el proceso integral
resultante constantemente actualizados es un objetivo de la propia certificación. A esto
se le podría denominar “el sistema OEA”. Si la empresa va evolucionando, los socios
comerciales van cambiando y los productos y servicios que prestamos van mejorando,
nuestros procedimientos también lo deben hacer. Sus desarrollos son paralelos.
El mantenimiento del sistema es la base del éxito de la certificación OEA. Sin
mantenimiento, el sistema quedará anclado y pueden empezar a aparecer fallos de
seguridad en la cadena de suministro. Todo ello puede comportar
la suspensión o revocación de la certificación. Además de mantener actualizado el
sistema, de forma periódica deben realizarse re-evaluaciones del sistema tanto de
manera interna como externa. En este video te lo explicamos. Para ampliar la
información sobre esta cuestión, puedes consultar el documento descargable.
https://academy.connectamericas.com/pluginfile.php/542/mod_page/content/3/
Reevaluacion_sistema.pdf
En caso de incidentes...
Somos OEA y formamos parte de una cadena logística segura. Tenemos plenamente
vigentes los procedimientos para cumplir los requisitos, realizamos tanto el
mantenimiento como las reevaluaciones internas necesarias, nuestros sistemas de
control y verificación funcionan de manera satisfactoria. Ahora bien, el “RIESGO CERO” no
existe. Estamos previendo incidentes, estamos garantizando la seguridad en la parte que
nos corresponde de la cadena de suministro, estamos minimizando el riesgo pero no lo
estamos suprimiendo. Es posible que nos tengamos que enfrentar a incidentes no
deseados. Por ejemplo, a un intento de robo en nuestros almacenes. Imaginemos que el
robo no se ha consumado porque ha intervenido la policía, pero los ladrones, a pesar de
las medidas de seguridad que tenemos dispuestas, han accedido a los almacenes y han
roto varias cámaras de seguridad.
Resumen de la unidad 3
Para acceder al programa de Operador Económico Autorizado debemos seguir una regla
fundamental: antes de presentar nuestra solicitud ya debemos actuar de hecho
como un verdadero OEA.
Esto significa que debemos emprender una serie de acciones previas a la solicitud tales
como comunicar los cambios que implicará operar bajo una certificación OEA a todo el
personal, valorar en qué medida cumplimos con los criterios exigidos y establecer y poner
en marcha los procedimientos OEA para cumplir con los requisitos, entre otras tareas.
Todos estos pasos llegarán a buen puerto si alguien se ocupa de liderar el proyecto y
establece unos plazos viables para ir realizando las tareas correspondientes. Cuando
hayamos cubierto esta etapa de preparación previa, estaremos listos para comunicarle a
la aduana nuestra disposición para presentar la solicitud. El procedimiento de solicitud
así como la vigencia de la certificación varía de país en país. Tras la presentación formal
de la solicitud y la documentación, la aduana realiza una visita de validación o
auditoría para verificar el cumplimiento de los requisitos en el terreno. Una vez que
seamos OEA, debemos actuar en plena sintonía con la aduana y mantener con mucho
rigor todos los procedimientos actualizados y en perfecto funcionamiento. Para ello,
debemos realizar reevaluaciones internas al menos una vez al año y someternos a
las auditorías que plantee la aduana. Esta es la fase de gestión de la certificación.