Sistemas Integrados de Gestin

Gestin de Calidad

Instituto IACC

02/04/17
 Sistemas Integrados de Gestin

INSTRUCCIONES

1. Defina con sus propias palabras el concepto de SIG, ventajas y desventajas de la

implementacin y describa las etapas para su implementacin.

2. Preguntas (fundamente sus respuestas).
A. Cundo cree que ser ms fcil la implementacin de un SIG, cuando la empresa

ya tiene implementados sistemas de gestin individuales en ciertos mbitos o cuando

parte de cero?
B. Cul cree usted que es la razn de que pese a las ventajas existentes en la

integracin de los sistemas de gestin existan tan pocos instalados con xito?,

conoce alguna empresa que lo haya logrado?

Desarrollo

1. Defina con sus propias palabras el concepto de SIG, ventajas y desventajas de la

implementacin y describa las etapas para su implementacin.

Los Sistemas Integrados de Gestin, son herramientas que nos permiten crear una

estandarizacin en la documentacin dentro de una organizacin. De la misma manera,

nos permite estandarizar los procesos existentes dentro de la empresa, logrando una

unificacin integral a nivel de procesos y documentacin. A travs de esta

estandarizacin podemos fijar criterios de trabajo, ejecucin u operacin dentro de la

empresa, lo cual nos permitir conseguir los objetivos que se han trazado en una primera

instancia como es la planificacin de cada organizacin o metas.

De acuerdo a cada empresa, sern las normas que esta adoptar para su Sistema Integrado

de Gestin, ya sea en pos de la satisfaccin de los clientes, prevencin de la

contaminacin hacia el medio ambiente, prevencin de riesgos laborales, etc, las cuales

sern implementadas de acuerdo a las necesidades de la empresa y el rubro que estas

posean.
A travs de un Sistema Integrado de Gestin, nos evitamos la existencia de tanta

documentacin diferente que quiere decir lo mismo, de manera que podemos utilizar un

solo sistema para toda la documentacin, el mismo registro de bases de datos, aun

existiendo algunos documentos que sern ms especficos para otros procesos.

Ventajas
A travs de de la implementacin de un Sistema Integrado de Gestin, podremos

regular todos los procesos que se ejecutan dentro de la organizacin,

permitindonos definir acciones o procesos crticos, de manera que podamos

minimizar los mrgenes de errores, ya sea en la produccin o ejecucin de

procesos de trabajo. A la vez esto nos ayudara a reducir los costos de operacin y

aumentar nuestra rentabilidad como empresa.

Se podr tambin establecer y cumplir con las exigencias legales requeridas para

nuestro funcionamiento como organizacin, lo que nos permitir a su vez

desarrollar la imagen corporativa hacia nuestro clientes, personal de le empresa y

las autoridades gubernamentales correspondientes, dndonos la oportunidad de

ser una empresa reconocida dentro del ambiente del rubro a la cual se dedica.
As mismo podremos competir dentro del rubro con otras empresas, de manera

que podamos abarcar muchos ms clientes y posicionarnos a la altura de otras

empresas tan competitivas y que abarcan la mayora del mercado.

Tambin podremos mejorar el ambiente laboral al cual estn sometidos los

trabajadores. Que el lugar en donde se desarrollen las labores sea seguro, siendo

las ejecuciones de las labores o procesos estandarizadas a travs de

documentacin como son los procedimientos de trabajo seguro para cada procesos

de acuerdo a su riesgo y peligrosidad. As mismo nos permitir un crecimiento

 organizacional que nos permitir el mejoramiento de las instalaciones, equipos,

maquinaria, etc.
Desventajas
Ya que los procesos sern estandarizados, puede que en algn momento se torne

burocrtico, perdiendo tiempo de ejecucin sobre las labores. As mismo la

implementacin del Sistema Integrado de Gestin debe considerar un sistema

dentro de otro sistema, a que me refiero con esto. Se debe implementar un sistema

informtico en donde se puedan generar cierto procedimiento como por ejemplo

en el rea de ventas (rdenes de compra). La implementacin de este sistema

informtico se traducir en un costo elevado para la empresa, lo que elevara el

costo de implementacin del sistema integrado de gestin. Si llegase a caer el

sistema informtico, se perder tiempo de trabajo y de procesos, produciendo un

retraso en todo, de manera que debe existir una mejora constante y continua sobre

el sistema y la mantencin de este, as como el monitoreo constante.

Etapas para la implementacin
1. Para comenzar la implementacin de un Sistema de Integrado de Gestin,

debemos realizar un diagnstico de la organizacin, en donde se puedan

indentificar las falencias de esta, para mejorarlas y las fortalezas de esta, para ser

utilizadas y fortalecerlas aun mas.

2. Se debe tener en todo momento el compromiso y la ayuda de los altos mandos

como son Gerencia, ya que son ellos los que tendrn que inyectar el capital

necesario para la implementacin del nuevo Sistema Integral de Gestin.

3. Se debe capacitar a los trabajadores que utilizaran de forma continua el nuevo

Sistema Integral de Gestin. De la misma manera a todos los que forman parte de

la organizacin, para que sepan cmo ser el nuevo funcionamiento de este y

como se aplicara de manera general sobre toda la empresa y sus procesos.

4. Estandarizacin de la documentacin utilizada dentro de la organizacin.
 5. Auditar de forma peridica el funcionamiento del sistema, para saber si este esta

funcionando como se esperaba o se deben realizar cambios o modificaciones a

este.
6. Revisin constan te de gerencia en el funcionamiento y aplicacin del nuevo

Sistema Integrado de Gestin.

7. Al trmino de la implementacin del Sistema Integrado de Gestin y su correcto

funcionamiento y aplicacin, buscar la forma de que pueda ser auditado de forma

externa y certificado. De manera que sabremos su estamos cumpliendo de forma

correcta con su implementacin y ejecucin o si debemos realizar mejores den los

diferentes procesos.

2. Preguntas (fundamente sus respuestas).

A. Cundo cree que ser ms fcil la implementacin de un SIG, cuando la empresa

ya tiene implementados sistemas de gestin individuales en ciertos mbitos o cuando

parte de cero?
Esta pregunta tiene dos respuestas, ya que sern respondidas de acuerdo a la persona que

este encargada de introducir el Sistema Integrado de Gestin a la organizacin.

Personalmente me ha tocado la labor de estandarizar el Sistema Integrado de Gestin

dentro de mi empresa, en donde existen muchos procesos, los cuales pueden ser

administrativos como procesos productivos.

En una primera instancia me ha tocado estandarizar o implementar el Sistema Integrado

de Gestin en el rea de servicio tcnico, en donde estoy a cargo de todas las gestiones,
prevencin de riesgo y procesos que se realizan dentro de esta rea. Esto incluye,

realizacin de procedimientos de trabajo seguro. Protocolos de ejecuciones y seguridad

en la manipulacin y operacin de los diferentes tipos de maquinarias que tenemos, as

mismo la realizacin de procedimientos de trabajo, por ejemplo la forma correcta de sacar

un reten de la traccin delantera de una plataforma, o como reparar una bomba hidrulica

de una plataforma elevadora, como realizar el cambio de filtro de aceite de un brazo

articulado diesel etc,. Pero a la vez tambin me ha tocado estandarizar los procesos

administrativos en relacin a los arriendo de estas maquinas, como por ejemplo, rdenes

de compra y los pasos a seguir para el arriendo de la quinaria, documentacin de

inducciones realizadas a operarios de las diferentes empresas a los cuales les prestamos

servicio de arriendo de maquinaria, ect.

Personalmente en el rea de servicio tcnico, no haba documentos ni nada para los

procesos que se realizaban dentro, de manera que me fue mucho ms fcil disearlos y

ejecutar un Sistema Integrar de Gestin, ya que no haba documentacin anterior a la cual

tuviese que ceirme y modificarla para estandarizarla o unificarla, pero en el rea de

administracin me fue mucho ms difcil, pues los procesos tenan una ejecucin previa,

as mismo los documentos, pero estos procesos y documentacin no eran los ms

adecuados, encontrando falencias y vacios que permitan que muchas veces los clientes

no cumplieran con los cuidados o responsabilidades pactadas sobre el arriendo.

Existiendo documentacin y muchas de ellas repetidas, me dio gran trabajo su unificacin

y estandarizacin, de manera que a mi parecer, para m fue mucho ms fcil crear un

Sistema Integrado de Gestin desde cero, que crear uno desde un sistema ya creado. Por

otro lado, si la empresa hubiese tenido un orden desde un principio en sus procesos,

quizs habra sido ms fcil, pero como dije anteriormente, creo que esta pregunta tiene
 muchas respuestas de acuerdo de quien lo mire y a quien le toque la implementacin del

Sistema Integrado de Gestin.

C. Cul cree usted que es la razn de que pese a las ventajas existentes en la

integracin de los sistemas de gestin existan tan pocos instalados con xito?,

conoce alguna empresa que lo haya logrado?

El tiempo que se ocupa en la implementacin de un Sistema Integrado de Gestin es alto,

ya que se deben analizar cada uno de los departamentos existentes y los procesos que

ellos ejecutan para comenzar el diseo o estandarizacin del sistema.

As mismo la falta de apoyo de los altos mandos como es Gerencia dificulta la realizacin

de esto, ya que lo ven como una prdida de tiempo e inyeccin de recurso innecesarios.
La poca motivacin del personal a nivel general de seguir reglas para la realizacin de las

actividades, la falta de motivacin en la participacin de este.

Un mal diseo y documentacin o procesos innecesarios que dificulten la continuidad de

los procesos tantos productivos como administrativos.

No analizar de forma correcta los objetivos y metas que se quieren alcanzar a travs del

Sistema Integrado de Gestin.

Algunas de las empresas que he conocido que han implementado Un Sistema Integrado

de Gestin es Chesta Ingenieria S.A, que ahora forma parte de la empresa Fleischmann y

Fleischamnn Mineria S.A, los cuales se dedican al rubro de electricidad y automatizacin

en minera. Ellos cuentan con un Sistema que los ha ayudado a mantenerse en el tiempo y

lograr competir con los grandes de ese rubro. As mismo CMPC Tissue, con los cuales

trabajamos de forma constante, Sopraval, Codelco, Constructora COMIN, Valmen, entre

otros, todas estas empresas clientes nuestros y por supuesto en constante implementacin

y aun no finalizada nuestra empresa Comercializadora Industrial W&L LTDA, empresa

pequea, pero la cual ha confiado en gran parte en mi para la implementacin de un

Sistema Integrado de Gestin, en donde ya se ven los resultados a nivel general.

Conclusin

No es fcil implementar un Sistema Integral de Gestin dentro de una empresa pequea, pues las

personas que all trabajan, la mayora no viene de empresas grandes, por esa razn, hay que

educarlas nuevamente, entregando las herramientas y capacitacin necesarias para que sepan de

que se trata el sistema y como nos aportara de forma positiva en la realizacin de todos los

procesos existentes en nuestra empresa.

Personalmente es una tarea ingrata, pues se lidia diariamente con trabajadores que no estn

dispuestos a cambiar su modo de actuar dentro de la organizacin, lo que dificulta la

implementacin, pero el apoyo de Gerencia es parte importante para el avance e implementacin

de un Sistema Integrado de Gestin en la organizacin.

 Bibliografa

- Contenido de la Semana N5, Instituto Profesional IACC.