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Con la finalidad de conseguir la mejora continua de la calidad, la alta dirección planifica qué va a
hacer para conseguir dicho objetivo, es así realiza la planificación de la calidad, donde determina
objetivos, políticas y estrategias y desarrolla una organización de calidad que implica la existencia de
un liderazgo y una cultura de calidad, y una adecuada administración de los recursos humanos. Todo
ello para elaborar bienes o servicios que satisfagan las necesidades y expectativas de los clientes
(precio, rapidez, servicio postventa, etc.) Así mismo, este sistema necesita un mecanismo de control
que permita a la empresa medir el grado de cumplimiento de los objetivos.
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La realización de la planificación de la calidad tiene como objetivo que la empresa elabore bienes o
servicios que satisfagan las necesidad y expectativas de los clientes y lograr una ventaja sostenible,
así mismo, la pretende especificar las acciones que se implantaran por todos los miembros de la
organización para conseguir los objetivos de manera más eficaz y eficiente que la competencia.
De manera particular, la organización debe establecer objetivos de la calidad para las funciones y niveles
correspondientes y los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad.
1. Qué se va a hacer.
2. Qué recursos se necesitarán.
3. Quién será el responsable.
4. La forma en que se evaluarán los resultados.
La planificación de la calidad, que tiene como resultado un plan de calidad (Documento que
especifica qué procesos, procedimientos, y recursos asociados se aplicarán, por quién y cuándo, para
cumplir con los requisitos de un proyecto, producto, proceso o contrato específico) es importante
dado que proporciona un medio de relacionar requisitos específicos del proceso, producto, proyecto o
contacto con los métodos y prácticas de trabajo que apoyan la realización del producto. El plan de la
calidad debería ser compatible con otros planes asociados que pudieran ser preparados.
Entre los beneficios de establecer un plan de la calidad están el incremento de confianza en que los
requisitos serán cumplidos, un mayor aseguramiento de que los procesos están bajo control y la
motivación que esto puede dar a aquellos involucrados. También puede permitir conocer mejor las
oportunidades de mejora
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La planificación de la calidad consta de, según la norma ISO 10005[3] los siguientes pasos:
La organización debería identificar qué necesidades podría tener de planes de la calidad. Hay
varias situaciones en que los planes de la calidad pueden ser útiles o necesarios, por ejemplo:
Una vez que la organización ha decidido desarrollar un plan de la calidad, la organización debería
identificar las entradas para la preparación del plan de la calidad, por ejemplo:
La organización debería determinar qué será cubierto por el plan de la calidad y qué está o será
cubierto por otros documentos. Debería evitarse la duplicación innecesaria. El alcance del plan de
la calidad dependerá de varios factores, incluyendo los siguientes:
➔ Los procesos y características de calidad que son particulares al caso específico, y por lo
tanto necesitarán ser incluidos;
➔ Los requisitos de los clientes u otras partes interesadas (internas o externas) para la inclusión
de procesos no particulares al caso específico, pero necesarios para que ellos tengan
confianza en que sus requisitos serán cumplidos;
➔ El grado en el cual el plan de la calidad está apoyado por un sistema de gestión de la calidad
documentado.
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La planificación del plan de calidad necesita de una persona encargada del proyecto, un responsable
que se encargue de la coordinación y elaboración del mismo, y de un equipo de trabajo que colabore
con él. Designar quién será esta persona y constituir el equipo de trabajo será el primer paso dentro de
esta fase.
El siguiente objetivo debe centrarse en recopilar toda la documentación necesaria para describir el
plan. Mucha de esta información estará dentro de la documentación del sistema de calidad, por lo que
sólo habrá que recuperarla.
En esta etapa se plasma sobre papel el plan de calidad que se va a desarrollar. En este documento
deben reflejarse ciertos datos necesarios para el desarrollo posterior del plan. Los contenidos
dependerán de las características del plan y de las necesidades de la empresa. Sin embargo, a modo
general, algunos de los elementos que se deberían expresar en este documento son:
La última fase en la elaboración del plan de calidad, será la revisión del mismo y su aprobación
final. Tras esta etapa, el plan podrá comenzar a implementarse en la organización.
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Planificar la calidad es uno de los requisitos indispensables dentro de la norma ISO 9001:2008 en el
apartado 5.4[5]
Los procesos de seguimiento y medición proporcionan los medios por los cuales se obtendrá la
evidencia objetiva de la conformidad. En algunos casos, los clientes solicitan la presentación de los
planes de seguimiento y medición (generalmente denominados "planes de inspección y
ensayo/prueba") solos, sin otra información del plan de la calidad, como una base para dar
seguimiento a la conformidad con los requisitos especificados. [3]
Un Plan de Calidad “es un documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben
aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, producto, proceso o contrato
específico” 1 . Esta guía de implementación pretende mostrar los elementos necesarios para
implementar un plan de calidad con ejemplos enfocados en la los datos e información geográfica,
siguiendo los lineamientos definidos por la norma ISO 10005:2005.[7]
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La dirección del plan de calidad, es un rol que es definido para garantizar la normal ejecución del
plan de calidad y como paso previo a la ejecución del plan, se debe definir la persona que va a asumir
la dirección. Las principales responsabilidades de la dirección son:
El plan de la calidad debería identificar a los individuos dentro de la organización que, para el caso
específico, son responsables de lo siguiente:
H. ¿Cuales son los pasos a seguir para tratar los riesgos y oportunidades en una organización?
La nueva revisión 2015 de la norma ISO 9001 pone especial énfasis en el llamado pensamiento
basado en riesgo, mediante el cual, busca que durante la planificación de la calidad se tenga en
consideración el riesgo existente. Además, también incorpora nuevos requisitos para gestionar riesgos
y oportunidades en ISO 9001.
Para comenzar, cabe preguntarse en qué requisitos concretamente se recoge todo lo relativo sobre
gestionar riesgos y oportunidades en ISO 9001. Realmente, no hay un único requisito que contenga
de manera unificada todos los aspectos sobre gestionar riesgos y oportunidades en ISO 9001.
Por una parte la sección 4.4.1. establece la necesidad de identificar los procesos para identificar y
abordar los riesgos. Tras ella, en la sección 5.1.2., indica la responsabilidad que tiene la Alta
Dirección de asegurar que tales riesgos y oportunidades, que afectan a la conformidad de nuestros
productos o servicios, han sido gestionados de manera adecuada.
El punto central sobre gestionar riesgos y oportunidades en ISO 9001 viene recogido en la sección
6.1 de la norma ISO 9001:2015, donde hace mención a las medidas existentes para gestionar riesgos
y oportunidades en ISO 9001. Concretamente aquí, se detalla las especificaciones relativas a la
planificación de acciones oportunas para abordar los riesgos y oportunidades dentro de nuestro
Sistema de Gestión de la Calidad, así como la forma de evaluar su efectividad. Las acciones definidas
deben estar en proporción al impacto que tales riesgos y oportunidades tengan sobre la conformidad
de nuestros productos o servicios. En la sección 9.1.3. de la norma ISO 9001:2015, recoge los
aspectos relativos al análisis para la determinación de la eficacia de las acciones emprendidas para
gestionar riesgos y oportunidades en ISO 9001. A continuación, en la sección 9.3.2, indica que en
base a la eficacia de tales medidas adoptadas se llevará a cabo el examen de la gestión. Y por último
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en la sección 10.2, indica la necesidad de actualizar los riesgos y oportunidades identificadas cuando
las no conformidades suceden.[8]
La ISO 31000 establece 10 pasos para implementar un plan de Gestión de Riesgos, estos son:
1. Establecer el contexto: En esta etapa, se califican los riesgos y se establecen si son de contexto
interno o externo.
Se entiende por contexto externo, aquel riesgo que se deriva de factores culturales, sociales,
políticos, jurídicos, reglamentarios, financieros, tecnológicos, económicos, o relativos a la
competencia. El riesgo de control interno, está relacionado con el capital, el tiempo, el recurso
humano, los procesos, la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, la
estrategia, los procesos de toma de decisiones, etc.
Sobre algunos de esos eventos, la organización puede o no tener control, de sus causas y sus
consecuencias. Lo importante es contar con un registro detallado de estos riesgos, sobre los que
ya conocemos su contexto y el enfoque con que debemos gestionarlos.
4. Análisis de riesgos: En este punto, se evalúan las causas y las fuentes de riesgos, sus
consecuencias, negativas y positivas – pueden existir -, y las probabilidades de que se produzcan
tales consecuencias. El análisis tiene como objetivo fundamental, entender la probabilidad real
de que el riesgo ocurra, y el impacto que tendrá en caso de suceder.
5. Evaluación de los riesgos: La evaluación ayuda a tomar decisiones, sobre la base obtenida del
análisis. Si el análisis nos arroja una probabilidad de un 90%, por ejemplo, definitivamente el
riesgo es inminente y de alto impacto. Es preciso generar acciones inmediatas para prevenir ese
riesgo o minimizar su impacto. Esto nos conduce al siguiente paso.
7. Comunicación y consulta: Este paso tiene una característica especial. Es continuo e iterativo.
Resulta de la obtención de información, mediante la participación en diferentes espacios
(diálogo, foros, debates) con las partes interesadas.
Cuando las condiciones cambian, las probabilidades de los riesgos, y los mismos riesgos,
también cambian. Imaginemos que estoy en la oficina, escribiendo este artículo. ¿Cuál es la
probabilidad de ser asaltado o golpeado?: Probablemente extremadamente baja. Tanto como
para no considerarla y no tomar acciones frente a ese riesgo.
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Pero sí, por un cambio de condiciones (un sismo, una amenaza terrorista) se debe abandonar la
oficina y tomar el ordenador portátil, para trabajar en la calle, dada la premura de la obligación
laboral actual, la probabilidad de ser golpeado o asaltado, aumenta en forma sensible.
9. Análisis crítico: El análisis crítico es la actividad llevada a cabo para determinar la idoneidad,
adecuación y eficacia del plan de Gestión de Riesgos. Más que una evaluación de resultados, es
una evaluación al plan en sí mismo, señalando las mejoras sucesivas o, por el contrario, sus
falencias.
La planeación estratégica es un proceso que hace parte de las más importantes responsabilidades de
la alta dirección en una organización ya que permite el establecimiento de la visión organizacional,
determina las estrategias requeridas para lograrla, identifica las metas y objetivos, expone aquella
decisión sobre la repartición de recursos para lograr unas estrategias en específico y permite que la
visión estratégica se alinee con todos los niveles y/o áreas de la organización.
El mayor error que poseen las organizaciones es que la dirección no sigue un proceso definido para
cumplir la tarea de establecer la planeación estratégica[1], de la misma manera no lo hace de una
manera eficiente y oportuna.
De esta manera, se afirma que la planeación estratégica puede ser desarrollada en una forma eficiente
siempre y cuando el director o la dirección en conjunto estén comprometidos con la realización de
esta responsabilidad. El compromiso del proceso de planeación estratégica se evidencia en que a su
vez posee procesos para comunicarla a través de la organización y que a su vez esto permita una
construcción cooperativa para la alineación y la eficaz implementación.
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Actualmente la competitividad es algo latente que se evidencia fuertemente en los mercados, por ello
la calidad debe estar presente en todos los procesos, procedimientos, tareas y responsabilidades que
se realicen en cualquier nivel de la empresa para de esta manera alcanzar alguna ventaja por sobre
otras organizaciones. Según lo anterior, la dirección (la cual es generalmente aquella que asume el
liderazgo del proceso de planeación en una empresa) siempre debe estar concentrada en aquello
establecido desde el nivel estratégico al realizar y ejecutar las diversas responsabilidades que puedan
tener.
Todas las organizaciones deben estar concentradas en el nivel estratégico, por ello un continuo
liderazgo estratégico es la mejor práctica basada y soportada por una planeación bien diseñada y
ejecutada, siendo a su vez el resultado del proceso de planeación de la compañía. Asimismo hay
factores determinantes (que cambian dependiendo del tipo de organización) al momento de establecer
cada una de las partes que conforman la planeación como el tamaño de esta, las actividades que
realiza, la madurez de la organización, nivel de sofisticación en sus procesos productivos, estructura
organizacional, recursos disponibles, cultura, prácticas de liderazgo y trabajo, por ello no es posible
establecer ni determinar una planeación genérica que sea efectiva en cualquier ambiente de trabajo
y/o organización.
De la misma manera, implementar una cultura de liderazgo que fomente y facilite el pensamiento
estratégico es importante. Lo anterior puede ser posible a través de reuniones planificadas orientadas
al monitoreo, evaluación y ajuste de la planeación para que se acomode a las condiciones dinámicas
del entorno. A través de ello, el proceso de planeación se vuelve periódico en el cual se re-evalúan
constantemente la misión, la importancia de las metas y las estrategias establecidas anteriormente.
Como en una organización el proceso de planeación no se realiza únicamente a nivel estratégico sino
también a nivel táctico y operativo, hay que establecer un enlace entre estos de manera de que desde
las más pequeñas partes y grupos de la empresa hasta la alta dirección, los individuos se encuentren
enfocados en unas metas globales para su beneficio individual y por sobre todo, el beneficio
colectivo.
En relación a lo antes expuesto, llevando a cabo un eficaz proceso de planeación junto con la
concentración de diversos esfuerzos pertenecientes a la organización para ejecutar una construcción
cooperativa de ésta y simultáneamente enfocandolo en satisfacer a las partes interesadas se
proporcionan medios indicados para lograr el éxito organizacional.
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II. BIBLIOGRAFÍA
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