GESTIÓN DE PROYECTOS

La gestión de proyectos según PMI1 (2013), es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas

y técnicas a las actividades del proyecto con el fin de lograr los objetivos y metas.

¿Qué es un proceso según el PMI?

Es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un
conjunto previamente especificado de resultados. El PMBOK2 promulga Procesos para la Dirección de
Proyectos.

Cómo gestionar un proyecto con éxito (las claves que debes saber)
La gestión de un proyecto no es sencilla; no sólo tienes que terminarlo a tiempo, sino que además
has de hacerlo ajustándote al presupuesto y con la calidad suficiente como para cumplir las
expectativas de tu cliente.
La mezcla exacta entre planificación y control pueden hacer que el resultado de un proyecto sea
totalmente diferente. Los siguientes consejos te ayudarán a crear un plan y a llevarlo a cabo hasta el
final con éxito.

1.- Planifica adecuadamente

El desarrollo de un proyecto depende, en gran medida, de cómo esté planificado. Marcar objetivos,
plazos y definir cuáles son los pasos a dar en cada momento requiere invertir unas cuantas horas; sin
embargo, mecerá la pena. Una buena planificación te ahorrará problemas, tiempo y dinero.
 Define bien en qué consiste el proyecto. Sé lo más preciso posible; es decir, no es lo mismo
“construir una casa” que “construir una casa de vacaciones en la playa”.
 Establece las metas y objetivos que quieres alcanzar. Podríamos decir que las metas son “el qué”;
como, por ejemplo, incrementar el número de visitas de una página web. Y los objetivos son “el
cómo” lo vas a conseguir; en este caso, quizás decidas crear una campaña de marketing de
contenidos.
 Si el proyecto lo quiere, construye un equipo de personas bien equilibrado en el que todo el
mundo entienda su papel y cómo va a contribuir a los objetivos.
 Crea una hoja de ruta. Escribe una lista de tareas, divídelas en etapas, asigna un responsable y
marca los plazos para llegar a las metas marcadas. Es importante que sepas cuánto tiempo
tardarás en hacer cada cosa, para luego poder saber si llegaréis a tiempo a la entrega o no.
 Pide feedback3 (realimentación) de tu plan a tu equipo, cliente, etc. Te asegurarás de que es
viable y que todo el mundo está de acuerdo.

Cuando tengas tu plan definido y aprobado, envíalo al equipo y ponlo en un lugar visible para no
perder de vista los próximos pasos.

2.- Haz un seguimiento continuo

Has de tener en cuenta que el plan es sólo una herramienta de trabajo para tener claras las tareas y
los tiempos que manejáis; en tu papel de gestor del proyecto deberás hacer un seguimiento continuo
y tomar decisiones sobre la marcha cuando sea necesario.
 Programa puntos de control periódicamente. Cada dos días o uno a la semana, lo que creas más
conveniente, pero necesitas dedicar tiempo a revisar en qué momento estáis del proyecto y cómo
vais con respecto a la planificación. Estas reuniones te permitirán detectar problemas y calcular
soluciones rápidamente.
 Utiliza la comunicación, es fundamental en esta fase; tanto con el equipo como el cliente. Todas
las partes deben estar informadas de los progresos.

1
El Project Management Institute (PMI) es una de las asociaciones profesionales de miembros más grandes del mundo que cuenta con medio
millón de miembros e individuos titulares de sus certificaciones en 180 países. ... PMI tiene más de 500.000 miembros provenientes de más de 180
países.
2
PMBOK (Project Management Body of Knowledge) una norma reconocida para la gerencia de proyectos en los Estados Unidos, ha sido incorporada
como parte del conjunto de normas de la American National Standard con la denominación ANSI/PMI 99-001-2004.
3
Feedback  es una palabra del inglés que significa retroalimentación; podemos utilizarla como sinónimo de respuesta o reacción, o, desde un punto
de vista más técnico, para referirnos a un método de control de sistemas. Como retroalimentación se designa el método de control de sistemas en
el cual los resultados obtenidos de una tarea o actividad son reintroducidos nuevamente en el sistema con el fin de controlar y optimizar su
comportamiento.
  Identifica los problemas antes de que ocurran. Has de estar preparado para cualquier obstáculo
que pueda aparecer y contar con un plan B.
 Sigue la planificación, pero modifícala cuando sea necesario. Hasta el plan más exhaustivo y
mejor trabajado sufrirá modificaciones, no podemos preverlo todo. Haz los cambios que sean
necesarios, pero ten siempre en mente tus recursos y el presupuesto.

3.- Usa herramientas que faciliten tu trabajo

La tecnología puede hacer que la gestión de un proyecto sea mucho más sencilla; especialmente si
este se prologa en el tiempo. Hazte con un software que te permita:
 Controlar las horas dedicadas.
 Estar al tanto de cada gasto.
 Detallar las tareas diarias.
 Conocer la evolución del proyecto.
 Gestionar facturas.
En definitiva, con el uso de las herramientas adecuadas podrás ahorrar muchas horas de trabajo y
tener el control del proyecto, del tiempo dedicado y el gasto hecho hasta el momento.

4.- Gestiona tu tiempo y el de tu equipo

Como líder del proyecto, es importante que seas capaz de manejar tu tiempo y el de tu equipo. Si no,
¿cómo vais a lograr terminar el trabajo para la fecha acordada?
Utiliza alguna de estas técnicas para sacarle el máximo partido a las horas:
 Prioriza las tareas. Localiza aquellas más importantes y termínalas en primer lugar; luego sigue
con aquellas que no son urgentes.
 Haz que las reuniones sean eficientes. Es decir, cortas y que no se vayan del tema principal. Pide,
también, feedback al equipo sobre el progreso del proyecto.
 Aprende a decir que “no”. A veces tendrás que darle una respuesta negativa a personas que te
piden mantener una reunión que no es importante o que trabajes en otro proyecto.
 Planifica hoy las tareas de mañana. Esto es útil para organizar la siguiente jornada y para ponerte
manos a la obra según llegues a tu oficina.

5.- Analiza los resultados

Cuando hayas cerrado el proyecto y entregado el producto final al cliente, todavía no ha terminado tu
labor. Un buen líder de proyectos llevará a cabo una reunión de retrospectiva para registrar las
lecciones aprendidas y compartirlas con el equipo.
Revisa aquello que se ha hecho bien, lo que se podría haber mejorado y cómo crees que deberías
hacerlo en el futuro. Sólo de esta manera podrás mejorar y liderar proyectos cada vez más exitosos.