 Materia: Administrativa I

 Trabajo: Organización como función administrativa.

 Fecha de entrega: miercoles 20 de marzo del 2023

5.1 Concepto e importancia de la organización como función administrativa.

Una organización es un sistema social, formado con el fin de alcanzar un mismo

objetivo en común. Como todo sistema, éste puede contar con subsistemas internos,
que tengan asignados tareas específicas.

La organización, palabra que deriva del griego “órganon”, consta de un grupo de

personas enfocadas en un objetivo en común a lograr. Esta organización sólo puede
funcionar y ser real si, entre las personas que la componen, existe la comunicación y
la intención de actuar coordinadamente hacia las metas u objetivos a cumplir. Se
plantean normas, las cuales la organización adopta y ayudan a lograr la misión.

Como la gran característica de las organizaciones es el orden, sus miembros se

ordenan jerárquicamente, estableciendo normas y reglas, todo apuntado al objetivo
previsto. Las organizaciones crean poder, lo poseen y lo transmiten. No sólo generan
trabajo, sino que también generan una cultura propia. A través de sus símbolos,
imágenes y de su prestigio se crea un camino por el cual se inician, conservan y
reproducen conocimientos.

Definición según autores:

Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones,
niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo
social, con el "fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
señalados. Agustín Reyes Ponce.
“Las organizaciones son creadas para producir alguna cosa: servicio o producto.
Por lo tanto, utilizan la energía humana y la no humana para transformar materias
primas en productos o servicios” Idalberto Chiavenato
George Terry: es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr
un objetivo, y una indicación de la autoridad y la responsabilidad asignada a las
personas que tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas.
Oliver Sheldon: el proceso de combinar el trabajo que los individuos
o grupos deban efectuar, con los elementos necesarios para su ejecución, de tal
manera que las labores que si se ejecuten, sean los mejores medios para la
aplicación eficiente, sistemática, positiva y coordinada de los esfuerzos disponibles.
Petersen y plowman: es un método de distribución de la autoridad y de la
responsabilidad, y sirve para establecer canales prácticos de comunicación entre los
grupos.
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización
son:

1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la

empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión,
contracción, nuevos productos, etc.). lo que obviamente redunda en la
necesidad de efectuar cambios en la organización.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones o
responsabilidades.

Se reconocen tres aspectos de porque la organización es importante:

1.- La organización, por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge,
complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la planeación ha
señalado respecto a cómo debe ser una empresa.

2.- Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones ha

hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de
la administración, dando lugar a que la contrapongan a ésta última, como si la
primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y empírico.

3.- Construye el punto de enlace entre los aspectos teóricos, que Urwick
llama mecánica administrativa, y los aspectos prácticos, que el mismo autor conoce
bajo la denominación de dinámica: entre lo que debe de ser y lo que es.
5.2 Organización formal e informal.
Organización formal: Se entiende, en general, la estructura intencional de
funciones en una empresa formalmente organizada. Pero describir una organización
como “formal” no significa que contenga nada inherente inflexible o indebidamente
limitante. Para proceder correctamente a la organización, un administrador debe
generar una estructura que ofrezca las mejores condiciones para la contribución
eficaz del desempeño individual, tanto presente como futuro, a la metas grupales.
La organización formal debe ser flexible. Debe dar lugar a la descrecionalidad, la
ventajosa utilización del talento creativo y el reconocimiento de los gusto y
capacidades individuales en las organizaciones más formales. No obstante es una
situación grupal los esfuerzos individuales deben canalizarse hacia metas grupales y
organizacionales.
Organización informal: Chester Barnard, autor del libro clásico de administración
“The Functions og the Execuitive” describió la organización informal como el
conjunto de actividades personales sin un propósito común conscistente, aunque
favorable a resultados comunes. Así, las relaciones informales establecidas enel
grupo de personas que juegan ajedrez a la hora de la comida pueden contribuir al
cumplimiento de metas organizacionales. Frente a un problema organizacional, es
más fácil que se pida ayuda a alguien a quien te conoce personalmente (aun si esta
persona pertenece a otro departamento) que alguien de quien lo único que sabe es
que ocupa determinado sitio en un organigrama. Más recientemente, Keith Davis, de
Arizona State University, quien ha escrito abundantemente sobre el tema y a cuya
definición nos atrendemosa este libro, describió la organización informal como “una
red de realciones personales y sociales no establecidad ni requeridad por la
organización formal pero que surgé espontáneamente a la asociación entre sí de las
personas”.
De este modo, son organizaciones informales (relaciones que no aparecen en un
organigrama) el grupo que trabaja en los talleres, el presonal del sexto piso, el
equipo que se reune ajugar boliche todos los viernes por la noche y los “asiduos”al
café matutino.
5.3 Principios de la organización.

Básicamente son las guías que nos van a servir de base en la organización, y
funcionan de una manera interrelacionada, es lo apasionante de la administración, la
ejercemos en la vida muchas veces sin darnos cuenta, pero es importante, que
cuando la hacemos en empresas lo hagamos de una forma estructurada y ordenada,
para que los procesos se faciliten.
Los principios que deben observarse durante todas y cada una de las etapas del
proceso de organización son:

Misión: Todas las actividades deben orientarse a lograr la misión de la organización.

Simplificación: Al organizar es necesario recordar que la finalidad es simplificar el

trabajo y no complicarlo.

Especialización: El trabajo se realizara más fácilmente si se subdivide en

actividades específicas, A mayor especialización mayor eficiencia y destreza.

Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de emane la comunicación

necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad
fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel
mas bajo.

Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad

asignada corresponde el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado
trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo. De la misma
manera que resulta absurdo conceder autoridad para realizar una función, a un
empleado, si no se le hace responsable de los resultados.

Unidad de mando: Los subordinados no deberán reportar a más de un superior,

pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de dos o más jefes solo
ocasionara fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.

Difusión: La filosofía organizacional y los manuales, procesos y procedimientos

deben de estar a disposición del personal y las áreas que tengan relación con los
mismos con el fin de que se propicie la comunicación y coordinación entre las áreas.
Amplitud o tramo de control: Un directivo no debe ejercer autoridad directa en
más de 5 o 6 áreas, con el fin de que no esté sobrecargado y que esté en la
posibilidad de atender otras funciones más importantes.

De la coordinación: Las áreas y departamentos de la empresa siempre deberán

mantenerse en armonía. La empresa eficiente requiere una estructura
organizacional que propicie la sincronización de procesos y comunicación efectiva.
Un ejemplo de esto puede ser que de nada servirá contar con departamentos de
mercadotecnia y finanzas muy eficientes, si la transportación es tan mala que la
compañía difícilmente desplaza sus mercancías. En otras palabras, el administrador
debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que
cualquier fuente de deficiencia puede ocasionar serios problemas.

Adecuación: La estructura organizacional requiere adaptarse a las necesidades de

la empresa y mejorarse. La arquitectura organizacional que es apropiada para una
microempresa en un momento dado puede no serlo cuando esta crezca, Es
indispensable observar las necesidades de la empresa y efectuar los ajustes y
actualizaciones para adaptarse al entorno.
5.4 Procesos de organización.
División del trabajo: La asignación de actividades, mediante la división del trabajo,
debe conducir a la especialización de los individuos.
Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función
con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la
especialización y perfeccionamiento en el trabajo.
Para la división de trabajo es necesario seguir una secuencia que contempla las
siguientes etapas:
 Jerarquización.
 Departamentalización.
 Descripción de funciones.
 Coordinación.
Jerarquización: es la disposición de las funciones de una organización por orden de
rango, grado o importancia. Los niveles jerárquicos con el conjunto de órganos
agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que poseen,
independientemente de la función que realicen. Implica la definición de la estructura
de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad (comunicación)
que se relacionen entre sí con precisión y con base a las necesidades dentro de ella.
 Pirámide: Una estructura jerárquica se configura como una pirámide con
diferentes niveles. Ésta representa y muestra la cadena de mando en una
empresa.
 Presidente ejecutivo: persona de mayor mando en la organización.
 Vicepresidente: la empresa tiene distintas divisiones, por lo tanto, se le asigna
un vicepresidente a cada área. El vicepresidente reporta directamente al
presidente ejecutivo.
 Gestión: las empresas contratan equipos de gestión, estos equipos son
contratados para cada división y reportan a los vicepresidentes. Garantizan
que las tareas diarias de la compañía sean llevadas a cabo de manera
eficiente y oportuna.
Tipos de autoridad:
Autoridad formal: la autoridad formal vendría siendo el máximo cargo que podría
tener un superior. La tarea de esta persona, es la de darle órdenes a sus empleados
o subordinados, las cuales pueden ser tanto lineales funcionales. Las órdenes
lineales son aquellas que se le dan únicamente a un solo empleado, mientras que
las funcionales son para un grupo de trabajadores.

Autoridad operativa: se enfoca más en darles la posibilidad de realizar ciertas

acciones, tales como cerrar una ventana, alcanzar algún producto, realizar una
compra, trasladarse a cierto lugar dentro de la compañía, entre otras más.
Autoridad técnica: La autoridad técnica vendría siendo una persona que cuente
con alta experiencia sobre algún área o conocimientos técnicos o práctico. Al ser
una persona capacitada, sus opiniones serán admitidas, debido a que cuenta con la
credibilidad suficiente gracias a que es una persona formada.

Autoridad personal: no requiere de las órdenes de los altos cargos, ya que la

persona tiene la capacidad suficiente para llevar a cabo acciones de manera
individual y sin tener que llevar a cabo una consulta antes.

Autoridad moral: la autoridad moral se basa más en el respeto y las cualidades que
son manifestadas por el líder. Esto se logra gracias a la experiencia que posea o sus
características morales.

La autoridad moral se basa más en el respeto representado por una persona, por lo
que se podría decir que no tiene nada que ver con la empatía. Más que intentar
agradarles a sus empleados, el líder intentará dar un aspecto más profesional y de
respeto.

Autoridad carismática: es definida por los mismos empleados, quienes deciden si

su líder es o no carismático. Cuando un líder tiene la autoridad carismática, puede
generar una mayor confianza por parte de sus trabajadores, la cual posteriormente
se convierte en respeto o admiración.

Una de las desventajas de la autoridad carismática, es que puede generar exceso

de confianza en los empleados.

Autoridad coercitiva: es la menos deseada por los empleados por parte de su jefe.
Se debe a que se trata de una autoridad que suele ser inflexible, y la cual se ejerce a
los trabajadores por medio de la fuerza.

Autoridad democrática: Normalmente encontramos la autoridad democrática en

cooperativas o familias. A pesar de que existen ciertos límites con respecto a la
conducta, las opiniones de cada miembro son tomadas en cuenta.

Departamentalización

La departamentalización se logra mediante una división orgánica que permite a la

empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades.
A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades
específicas, con base en su similitud, se le conoce con el nombre de
departamentalización.

Descripción de actividades

Después de haber establecido los niveles jerárquicos y departamentos de la

empresa, es necesario definir con toda claridad las labores y actividades que habrán
de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los
distintos departamentos de la organización. Esta es la última etapa de la división del
trabajo y consiste en la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y
actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera, un trabajo; la
descripción de funciones se realiza, primordialmente, a través de las técnicas de
análisis de puestos y de la carta de distribución del trabajo o cuadro de distribución
de actividades.
Por tanto el último paso que supone la organización, una vez estableciéndolos
diversos departamentos y niveles jerárquicos, es la definición precisa de los que
debe hacerse en cada unidad de trabajo. Esta unidad concreta de trabajo, célula de
toda la vida económico-social, en la empresa recibe el nombre de "puesto".
El puesto, puede definirse como una unidad de trabajo específica e impersonal.