Diseño Conceptual

1. Introducción
1.1. Definición del Sistema Web

El Sistema de gestión de Información Financiera desarrollado por la Administradora Boliviana de

Carreteras (ABC), es un sistema financiero con capacidad de alcance nacional que conecta las diferentes
áreas de la Gerencia Nacional Administrativa Financiera como ser, Presupuestos, Tesorería y
Contabilidad para la generación de reportes financieros. Este sistema permitirá a la institución gestionar
y generar información financiera, mediante los datos de Convenios o Contratos de financiamiento
externo y sus contrapartes locales, vinculación presupuestaria, registro de ingresos provenientes de
fuentes externas, registros contables y transferencias entre cuentas, conciliaciones financieras y
generación de una gran variedad de reportes relacionados a cada módulo, el sistema también contara
con una bitácora de eventos que aplicará control a las actividades del sistema.

1.2. Contexto y alcance

El Sistema de gestión de Información Financiera se implementará en la institución con el fin de mejorar

la eficiencia en la gestión financiera y contable. Su alcance abarcará todos las áreas y unidades de la Sub
Gerencia Financiera que generan, procesan o utilizan datos financieros. El sistema estará disponible para
ser utilizado por los servidores públicos autorizados de la organización y se conectará a diversas fuentes
de datos, como el sistema de proyectos, sistemas de recursos humanos, sistema de administración de
correspondencia y otros sistemas relacionados con las finanzas.

Este contexto y alcance establecen la importancia del Sistema de gestión de Información Financiera en
la ABC y su extenso alcance para gestionar información financiera en toda la institución.

1.3. Justificación

Nuestra institución se enfrenta a desafíos financieros significativos debido al crecimiento constante de

nuestras operaciones. A medida que nuestras actividades se han diversificado y expandido, hemos
experimentado una carga cada vez mayor en la gestión de nuestros recursos financieros. En este
contexto, se justifica plenamente el desarrollo de un Sistema de Gestión de Información Financiera con
el objetivo de abordar las siguientes necesidades clave:

Eficiencia en la gestión financiera

La gestión financiera se ha vuelto cada vez mas compleja, con numerosas transacciones, cuentas y flujos
de efectivo que requieren seguimiento y control. Un sistema web automatizado permitirá una mayor
eficiencia en la recopilación, procesamiento y seguimiento de datos financieros, reduciendo
significativamente la carga de trabajo manual.

Cumplimiento de normas

Nuestra institución está sujeta a regulaciones financiera y normativas al sector público cada vez más
estrictas. El sistema web nos permitirá asegurarnos de que cumplimos con todas las regulaciones y
proporcionará un registro completo de nuestras actividades financieras.

Transparencia y responsabilidad
El promoverá la transparencia en la gestión financiera y mejorara la rendición de cuentas, ya que los
interesados podrán acceder a información financiera relevante de manera oportuna y clara.

En resumen, el desarrollo de un Sistema de Gestión de Información Financiera es esencial para abordar

los desafíos financieros de nuestra organización, mejorar la eficiencia en la gestión financiera y
garantizar el cumplimento normativo. Este sistema proporcionará una base solidad para la toma de
decisiones informada y contribuirá a nuestro crecimiento sostenible y éxito continuo.

2. Descripción General

Recopilar Datos Financieros: EL sistema deberá recopilar datos financieros de diversas fuentes,
incluyendo transacciones, ingresos, gastos y otros aspectos relevantes.

Almacenar datos de forma segura, Los datos financieros se almacenarán de manera segura en una base
de datos central, protegida mediante medidas de seguridad para garantizar la integridad y
confidencialidad de la información

Registrar transacciones y contratos, las transacciones financieras y los contratos se registrarán y

documentaran de manera detallada, lo que permitirá un seguimiento preciso de obligaciones y acuerdos
financieros

Supervisar Convenios y Financiamiento externo, el sistema brindará la capacidad de supervisar y

gestionar convenios y financiamiento externo, lo que incluirá el seguimiento de acuerdos financieros con
terceros.

Promover la transparencia y accesibilidad, el sistema garantizará la transparencia al proporcionar acceso

a la información financiera relevante a usuarios autorizados, lo que incluirá la visualización de
información financiera.

3. Requisitos de Usuarios y Actores

3.1. Usuarios Principales

Los usuarios principales del Sistema de gestión de Información Financiera son los servidores públicos
especializados de las distintas áreas de la subgerencia financiera de la institución. Estos usuarios
desempeñan roles críticos en la gestión financiera y contable de la entidad, los usuarios principales
incluirán:

 Registrar información de Convenios y/o Contratos de Préstamo

 Registrar Contratos Administrativos y Beneficiarios
 Registrar transacciones financieras.
 Registrar presupuestos asignados.
 Conciliar libretas de cuentas únicas
 Generar reportes financieros y contables.
 Supervisar la tesorería y el flujo de efectivo.

Estos usuarios son los servidores públicos especializados de cada área de la subgerencia de asuntos
financiera, y desempeñan un papel fundamental en la entrada de datos, gestión financiera y toma de
decisiones basadas en información financiera precisa.
3.2. Actores Externos

Los actores externos al Sistema de gestión de Información Financiera incluirán:

 Proporcionar financiamiento y fondos externos

 Revisar y auditar las finanzas de la organización
 Verificar el cumplimiento de regulaciones financiera externas
 Interactuar con la institución para fines de informes y presentación de resultados
financieros

Estos actores externos son organismos financiadores externos que mantienen relaciones con la
organización, como Organismos Externos, instituciones gubernamentales y entidades reguladoras con
tuición en la ABC. Su interacción con el Sistema de gestión de Información Financiera se centrará en la
recepción de informes financieros y la evaluación del cumplimiento financiero de la organización.

3.3. Perfiles de usuarios

El Sistema de Gestión de Información Financiera se diseñará para satisfacer las necesidades de diversos
usuarios, cada uno con roles específicos y permisos de acceso. Los perfiles de usuario incluyen:

 Administrador:

 Acceso completo al sistema.

 Capacidad para configurar y administrar usuarios y roles.
 Gestión de configuraciones globales del sistema.
 Supervisión y generación de información financiera.

 Usuario de Visita:

 Acceso público limitado a información financiera básica.

 Visualización de informes financieros predefinidos.
 Sin capacidad para realizar cambios en los datos.

 Presupuestos:

 Acceso para el seguimiento y gestión de presupuestos asignados a diferentes áreas y

proyectos.
 Creación, edición y revisión de estructuras presupuestarias.
 Vinculación de estructuras presupuestarias con contratos administrativos.

 Convenios:

 Acceso para supervisar y gestionar acuerdos y financiamiento externo.

 Registro y seguimiento de convenios financieros con terceros.
 Generación de informes relacionados con los convenios.
 Registro y control de contratos administrativos y sus beneficiarios.

 Contabilidad:

 Acceso para realizar registros contables y gestionar transacciones financieras.

  Generación de estados financieros, como estado de inversiones acumuladas y flujos de
efectivo.
 Capacidad para realizar conciliaciones y justificar pagos.
 Control de cuentas por pagar mediante vinculación al SIIN.
 Solicitar transferencias entre cuentas.

 Tesorería:

 Acceso para supervisar y administrar los desembolsos C-21 de la institución.

 Gestión de cuentas únicas del tesoro, pagos y flujo de efectivo.
 Visualización de informes financieros relacionados con la tesorería y saldos.

Estos perfiles de usuario y roles específicos permiten una distribución eficaz de responsabilidades y
permisos dentro del, asegurando que cada usuario tenga accesos a las funciones necesarias para
desempeñar sus funciones en la gestión financiera de la institución, sin otorgar permisos innecesarios.

3.4. Necesidades y expectativas

El desarrollo del Sistema de Gestión de Información Financiera se basa en una variedad de necesidades y
expectativas identificadas por los usuarios y partes interesadas clave. Estas incluyen:

Necesidades del Usuario:

 Acceso en Tiempo Real: Los usuarios esperan tener acceso a datos financieros en tiempo real
para tomar decisiones informadas de manera oportuna.

 Facilidad de Uso: Se espera que el sistema sea intuitivo y de fácil manejo, lo que permitirá a los
usuarios de diferentes niveles de habilidad navegar y utilizar las funciones sin dificultad.

 Gestión Eficaz de Presupuestos: Los usuarios necesitan una herramienta eficaz para la creación,
seguimiento y gestión de presupuestos, que permita un control preciso de los gastos y recursos
asignados contratos administrativos.

 Registro de Transacciones Preciso: La exactitud y confiabilidad de los registros contables y de

transacciones es esencial para garantizar la integridad de los datos financieros.

 Generación de Informes Financieros: Los usuarios esperan la capacidad de generar informes

financieros por rango de fechas que se ajusten a sus necesidades específicas.

Expectativas de la Alta Dirección:

 Toma de Decisiones Basada en Datos: La alta dirección espera que el facilite la toma de
decisiones basada en datos sólidos y en informes financieros claros y precisos en formatos
establecidos.

 Eficiencia Operativa: Se espera que el sistema mejore la eficiencia operativa al reducir la carga
de trabajo manual y simplificar los procesos financieros.

 Cumplimiento Normativo: La alta dirección espera que el garantice el cumplimiento de

regulaciones financieras y normativas, reduciendo los riesgos legales y sanciones.
  Rendición de Cuentas y Transparencia: El sistema debe promover la transparencia y rendición
de cuentas, lo que permite a la alta dirección y a los operadores supervisar la gestión financiera.

Expectativas de Auditoría y Cumplimiento Normativo:

 Acceso a Registros de Auditoría: Los auditores internos y externos esperan tener acceso a
registros de auditoría detallados que documenten todas las actividades generadas dentro del

 Seguridad de Datos: Se espera que el cumpla con los más altos estándares de seguridad de
datos para proteger la información financiera de la institución.

Estas necesidades y expectativas reflejan la importancia de desarrollar un que no solo cumpla con las
funciones técnicas requeridas, sino que también satisfaga las necesidades de los usuarios, la alta
dirección y las partes interesadas relacionadas con la gestión financiera de la institución.

4. Funcionalidades del Sistema

4.1. Módulos o Componentes Principales

El sistema de gestión de información financiera contendrá los siguientes módulos o componentes

principales:

 Administración: Registro de usuarios mediante vinculación con el sistema de recursos humanos

y asignación de roles a cada usuario
 Configuración: Permite la selección de proyectos de inversión y clasificadores presupuestarios
para cada área de usuarios
 Convenios: Permite el registro de información de Convenios y/o Contratos de Préstamo con los
que la institución (ABC) posee una relación contractual
 Contratos: Permite el registro de Contratos administrativos con la funcionalidad de relacionar
múltiples financiamientos validados por porcentajes de asignación, varios tipos de documentos
y múltiples beneficiarios
 Presupuestos: Facilita la planificación de los recursos mediante la asignación a diferentes
contratos administrativos con el registro de “llaves presupuestarias” de recursos y gastos
relacionadas a la estructura financiera o de componentes de los convenios o contratos de
préstamo mediante clasificadores presupuestarios en colecciones de datos y la vinculación con
el sistema de certificaciones aprobadas de manera informativa para los servidores públicos
 Tesorería: Gestiona transacciones de efectivo, libretas de cuentas únicas del Banco Central y
seguimiento transferencias entre cuentas
 Contabilidad: Permite la entrada y gestión de transacciones contables, el registro de
comprobantes C-31, comisiones iniciales, indicadores de desembolso, solicitudes de
transferencia entre cuentas, consultas de cuentas por pagar, justificación y conciliación de
cuentas designadas y generación de reportes financieros
 Reportes: Registra parámetros iniciales y finales para la generación de varios reportes
financieros
 Bitácora: Registra toda actividad de almacenamiento, edición y eliminación en cada módulo del
sistema con información del actor del evento

Este flujo de trabajo garantiza que los datos financieros se registren con precisión, se procesen de
manera efectiva y se utilicen para la toma de decisiones financieras estratégicas en la institución.
4.2. Descripción de cada funcionalidad

El se compone de varios módulos y componentes clave, cada uno destinado a abordar aspectos
específicos de la gestión financiera. A continuación, se describen los principales módulos del sistema:

a) Módulo de Convenios y Financiamiento Externo

Este módulo permite la gestión y supervisión de contratos o convenios de financiamiento externo.

Incluye funciones para registrar, monitorear y generar información relacionada con estos convenios
financieros (Condiciones Generales, Condiciones Específicas, Ampliaciones de desembolsos, Estructuras
Financieras, Cargado de Documentación en PDF).

b) Módulo de Contratos Administrativos

El módulo de contratos gestiona la información de los contratos administrativos como a sus

beneficiarios, incluyendo la creación y edición de contratos. Los usuarios pueden registrar, supervisar y
generar información relacionada a los contratos.

c) Módulo de Presupuestos

El módulo de presupuestos facilita la creación, seguimiento y gestión de presupuesto comprometido con

los contratos administrativos por estructuras presupuestarias en base a la estructura de componentes
de convenio o contrato de financiamiento.

d) Módulo de Tesorería

Este modulo esta diseñado para la gestión de la tesorería y flujo de efectivo. Incluye funciones para
supervisar cuentas únicas del tesoro, procesar ingresos y control de pagos, procesar transferencias entre
cuentas y generar reportes financieros como de saldos.

e) Módulo de Contabilidad

El modulo de contabilidad se encarga de la gestión de transacciones financieras y registros contables en

base a información proporcionada el sistema de contabilidad integrada del estado. Los usuarios pueden
registrar ingresos, gastos y generar reportes financieros como justificaciones y conciliaciones de pagos
(C-31).

f) Módulo de Reportes

Este componente permite a los usuarios generar una variedad de informes financieros por rango de
fechas que abarcan desde estados de inversiones acumuladas, flujos de efectivo en formatos definidos.

g) Bitácora o Auditoria

Este modulo registra y supervisa las actividades relacionadas con la gestión financiera de todo el
generando para los administradores información específica de la operación del sistema.

Estos modulo y componente se integran de manera cohesionada en el Sistema de Gestión de

Información Financiera para brindar una solución que satisface las necesidades de gestión financiera de
la institución. Cada modulo cumple una función especifica y contribuye al funcionamiento eficiente y
efectivo del sistema en conjunto
4.3. Flujo de Trabajo

El Sistema de Gestión de Información Financiera se integra con un flujo de trabajo eficiente para
registrar y gestionar de manera precisa la información financiera. El proceso sigue estos pasos:

1. Registro de Contrato de Préstamo:

 Inicia con el registro del contrato de préstamo, que incluye detalles sobre el monto,
términos, tipos de cambio y plazos. Esta información es esencial para el seguimiento de
la financiación externa.

2. Registro de Estructura Financiera:

 Luego, se registra la estructura financiera relacionada con el contrato de préstamo, que

incluye información sobre cómo se utilizarán los fondos con los componentes hasta un
quinto nivel y financiadores relacionados.

3. Registro de Contratos Administrativos:

 A continuación, se registran los contratos administrativos que están financiados con

cargo al préstamo. Estos contratos pueden incluir múltiples beneficiarios, múltiples
financiadores y adicionalmente varios tipos de adjuntos en formato PDF.

4. Registro de Beneficiarios:

 Cada contrato administrativo puede estar asociado con beneficiarios específicos. Estos
beneficiarios se registran en el sistema junto con detalles relevantes, como nombres,
número de identificación tributaria (NIT) o cedula de identidad y números de cuentas
correspondientes a entidades financieras (Banco) y la moneda de la cuenta.

5. Registro de Estructuras Presupuestarias:

 Se procede a registrar estructuras presupuestarias para asignar fondos a los contratos

administrativos. Esto incluye la asignación de recursos y gastos con igualdad de montos
para comprometer el presupuesto necesario entre recursos y gastos.

6. Registro de Comprobantes de Ingreso (C-21):

 Los comprobantes de ingreso (C-21) se utilizan para registrar ingresos relacionados con
los contratos administrativos. Esto puede incluir desembolsos de los financiadores,
siendo ingresos generados por el proyecto o cualquier otra entrada de fondos.

7. Registro de Libretas de Cuentas Únicas del Tesoro:

 Para rastrear la gestión de fondos, se inicia el registro de libretas de cuentas únicas del
tesoro, que se asocian con los comprobantes de ingreso en función de las libretas
asignadas al convenios o contrato de préstamo.

8. Registro de Comprobantes de Pago (C-31):

  Los comprobantes de pago (C-31) se utilizan para registrar pagos a beneficiarios de los
contratos administrativos. Los fondos se desembolsan desde las cuentas únicas del
tesoro.

9. Registro de Transferencias entre Cuentas:

 En caso de ser necesario, se registran transferencias entre cuentas para cambiar

importes de libretas de dólares estadounidenses (USD) a libretas de bolivianos (Bs) para
facilitar los desembolsos a los beneficiarios en la moneda requerida.

10. Generación de Reportes Financieros:

 Finalmente, los usuarios pueden generar informes financieros personalizables

seleccionando rangos de fechas en el módulo de reportes. Estos informes proporcionan
una visión detallada de las transacciones, ingresos, gastos y saldos financieros en el
período especificado.

Este flujo de trabajo integral y automatizado del garantiza la precisión en el seguimiento financiero,
facilita la gestión de fondos y permite a los usuarios generar informes financieros relevantes para una
toma de decisiones informada.

4.4. Cargado de Archivos Digitales

4.5. Registro de Ampliaciones de Desembolsos

4.6. Registro de Beneficiarios

4.7. Registro Contrato Administrativo
4.8. Registro de Estructura Presupuestaria de Recursos

4.9. Registro de Transferencia de Cuentas (Tec’s)

4.10. Consulta de Cuentas por Cobrar

4.11. Registro de Tarjeta de Inversión

11.2 Escalabilidad

La escalabilidad es un factor importante en el diseño del Sistema de Gestión de Información Financiera

ya que se espera que la institución crezca con el tiempo y que la carga de trabajo y la cantidad de
usuarios aumenten. Para garantizar la escalabilidad del sistema, se han tomado las siguientes medidas:

 Arquitectura Modular: El sistema será diseñado de manera modular, lo que permite agregar
nuevas funcionalidades y componentes de manera eficiente a medida que las necesidades
cambien.

 Servidores Escalables: La infraestructura del servidor será configurado para permitir la adición
de recursos de hardware según sea necesario para manejar un mayor volumen de datos y
usuarios.

 Base de Datos Eficiente: La base de datos será diseñada para escalar horizontalmente y
verticalmente, lo que significa que se pueden agregar servidores de bases de datos adicionales y
optimizar el rendimiento a medida que crezca la carga de trabajo.

 Capacidad de Carga: El sistema será sometido a pruebas de carga para garantizar que pueda
manejar una cantidad significativa de usuarios y datos sin degradación del rendimiento.

 Planificación a Largo Plazo: Será elaborado un plan de escalabilidad a largo plazo que identifica
los hitos clave para el crecimiento y la expansión

La escalabilidad es un aspecto crítico para garantizar que el Sistema de Gestión de Información

Financiera "SICOPP" pueda adaptarse a las necesidades cambiantes de la institución a lo largo del
tiempo sin experimentar interrupciones significativas en el servicio. Esto se logra a través de un diseño
cuidadoso y una planificación proactiva.

12. Consideraciones Legales y Éticas

12.1 Cumplimiento Legal

 Definir Requisitos Legales: Identificar y comprender los requisitos legales y regulatorios

relacionados con la gestión de información según el sector público con la Ley 0164. Esto incluye
leyes de privacidad, regulaciones institucionales y cualquier legislación específica que afecte a la
institución.

 Evaluar Objetivos Cumplidos: Evaluar en qué medida se cumplieron los objetivos y requisitos
definidos inicialmente para el Sistema de Gestión de Información Financiera. Destacar cualquier
desviación y cómo se abordaron.

 Destacar Beneficios: Resaltar los beneficios y ventajas que el Sistema de Gestión de Información
Financiera aporta a la institución en términos de gestión financiera, eficiencia y seguridad de
datos.

 Recomendaciones Futuras: Identificar posibles áreas de mejora y recomendaciones para futuras

actualizaciones y desarrollos del sistema.

Referencias

 Registro de Documentación: Mantener un registro de todas las referencias y documentos

utilizados durante el proceso de diseño y desarrollo del Sistema de Gestión de Información
Financiera. Esto incluye documentos legales, normativas, guías técnicas y manuales.

 Seguimiento de Fuentes de Información: Hacer un seguimiento de las fuentes de información

utilizadas para garantizar que se cumpla con los derechos de autor y las políticas de uso de
datos.

 Documentación de Recursos: Incluir referencias a recursos técnicos y bibliográficos que fueron

consultados para tomar decisiones clave en el proceso de desarrollo del sistema.

 Registro de Entidades Colaboradoras: Si se han colaborado con entidades externas, mantener

un registro de referencias y acuerdos con dichas entidades.

 Registro de Normativas: Incluir referencias a las regulaciones legales y normativas que afectan
la operación del Sistema de Gestión de Información Financiera.

Las conclusiones y las referencias son aspectos importantes para cerrar el ciclo de desarrollo del Sistema
de Gestión de Información Financiera y proporcionar una visión general de los logros y las fuentes de
información utilizadas durante el proceso. También son útiles para futuras referencias y mejoras en el
sistema.