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UNIDAD 1

La contabilidad, un marco conceptual general


y su relación con la empresa

OBJETIVOS DEL APRENDIZAJE


Después de estudiar este capítulo, usted podrá:
1. Definir la contabilidad, sus objetivos, características y sustentar por qué
es un sistema de información.
2. Definir las tareas de la contabilidad como sistema de información.
3. Definir los tipos de contabilidad y sus diferentes usuarios.
4. Describir los principios de contabilidad generalmente aceptados.
5. Determinar la relación de la empresa con la contabilidad desde el punto
de vista de la actividad económica y desde la perspectiva del modelo de
organización legal.

LA CONTABILIDAD
La constante búsqueda de la información ha sido una necesidad prioritaria
para la humanidad, y estando ésta disponible, se constituye en la base fun-
damental para la toma de decisiones a todos los niveles.
El juicio de las mismas está ligado directamente a la calidad de la infor-
mación proporcionada.
La contabilidad, como sistema de información, provee un gran volumen de
diversa información económica y la información de tipo financiero constituye
su objeto de estudio.
Este capítulo trata de explicar, en forma general, cuáles son los funda-
mentos que soportan dicha información de forma que represente la suficiente
confiabilidad para su correcto uso por parte de los diferentes usuarios.

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La normativa que tiene la contabilidad es extensa, y por eso, cuando se


habla de un marco general se refiere a lo mínimo que tiene que conocer de
ella quien, sin ser contador, quiera entender cómo se logra la información
financiera.
A través de la historia, la contabilidad como sistema de información se ha
adaptado a las necesidades informativas de sus usuarios, pero su desarrollo
ha estado limitado por los recursos tecnológicos.
Un sistema de información (Information Systems) es una combinación
organizada de personas, hardware, software, redes de comunicaciones y
recursos de datos, que reúne, transforma y disemina información en una
organización. Desde los albores de la civilización, las personas han dependido
de los sistemas de información para comunicarse entre sí, utilizando una
variedad de mecanismos físicos (hardware), procedimientos e instrucciones
de procesamiento de información (software), canales de comunicaciones
(redes), y datos almacenados.
Son muchas las definiciones que se encuentran sobre la contabilidad.
Dentro de todas estas, se retoma la del American Institute of Certified Public
Accountants, la contabilidad es
… el conjunto de conocimientos y funciones referentes a la sistemática
iniciación, la comprobación de autenticidad, el registro, la clasificación, el
procesamiento, el resumen, el análisis, la interpretación y el suministro
de información confiable y significativa, relativa a las transacciones y
a los acontecimientos que son, al menos en parte, de índole financiero,
requeridos para la administración y la operación de una empresa al igual
que para la presentación de informes que deben rendirse para cumplir
con las responsabilidades derivadas de mandatos encomendados y de
índole diversa.

Sintetizando lo anterior se tiene que la contabilidad es un sistema de


información, ya que captura, procesa, almacena y distribuye un tipo particular
de datos: la información financiera, vital para la correcta toma de decisiones
en la empresa.
Hoy, y con el alto grado de desarrollo tecnológico, el acceso a la informa-
ción proporcionada por el sistema de información que es la contabilidad es
mucho más rápido y seguro en cuanto a la confiabilidad de la información
que proporciona, la cual, primordialmente, es de carácter cuantitativo.
Para llegar a la información que comunica, el sistema de información
contable debe ejecutar previamente varias tareas:
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1. Identificar de todas las actividades económicas que se dan en el ente


económico, las transacciones que verdaderamente sean importantes.
2. Definidas las transacciones estas deberán expresarse en términos mo-
netarios.
3. Las transacciones se registran en forma cronológica.
4. Se procede a ordenar la información en una forma lógica y útil.
5. Se resume la información financiera recolectada en los llamados estados
financieros.
6. Se presentan los estados financieros a los distintos usuarios los cuales
harán los diferentes tipos de análisis que sustentarán las diferentes
decisiones financieras.

PRINCIPALES RAMAS DE LA CONTABILIDAD

• Contabilidad financiera. Representa la actividad contable misma. En


ella se recolectan, clasifican, registran y resumen las operaciones que son
susceptibles de cuantificar en dinero, hechas por un ente económico.
Su razón de ser es proporcionar a los diferentes usuarios información
cuantitativa lo cual se lleva a cabo a través de los estados financieros de
propósito general, tales como el estado de resultados, balance general, flujos
de caja, etc.
Todo esto será de gran utilidad para lo que tiene que ver con la toma de
decisiones en las organizaciones.
• Contabilidad administrativa o gerencial. La información que en ella
se genera va dirigida principalmente a los administradores del mismo ente
económico, es mayormente de uso interno y es principalmente útil en la toma
de decisiones para la adquisición y utilización de los recursos económicos
del ente.
Los administradores deben conocer perfectamente los conceptos básicos
que rigen la contabilidad financiera, sobre todo teniendo en cuenta que los
estados financieros que ella proporciona dan fe de la forma en la cual se
están manejando los recursos de una empresa o negocio.
• Contabilidad de costos. Se desprende de la contabilidad financiera y
representa un importante soporte para la contabilidad administrativa.

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Es implantada principalmente por la empresas de tipo industrial o ma-


nufacturero a las cuales les permite definir puntos tan importantes como la
determinación del costo de producción de cada unidad, involucrando para
ello los denominados tres elementos del costo: materia prima, mano de obra
y gastos de fabricación.
• Contabilidad fiscal. El usuario principal de la información que genera
es el Estado, y sobre ella recae la preparación de todos los soportes que
sustentan la parte impositiva a cargo del ente contable.
• Contabilidad gubernamental. Corresponde a la contabilidad que llevan
las empresas del sector público como hospitales, universidades etc., así como
también las diferentes entidades territoriales como municipios, departamen-
tos y la nación misma.

USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE


Debido a la importancia de la información que la contabilidad proporciona, es
muy amplia la audiencia que requiere conocerla, y dentro de ella se tendrían:
– Propietarios, socios o accionistas.
– Inversionistas que quieran en un futuro ser parte de la empresa.
– Administradores, gerentes, presidentes de las organizaciones económicas.
– Acreedores tales como: entidades financieras, proveedores.
– Los empleados.
– Los clientes.
– El Estado, a través de las autoridades fiscales.

OBJETIVOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE


Se podrían clasificar de dos formas:

Objetivos generales:
a. Proporcionar información que sea útil para todos los posibles usuarios
los cuales habrán de tomar diferentes tipos de decisiones.
b. Preparar información que ayude a los diferentes usuarios al análisis de
los flujos de efectivo históricos, así como a la proyección de los flujos de
efectivo futuros.

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Objetivos específicos:
a. Informar acerca de cómo han sido financiados los recursos económicos
del ente económico, si a través de terceros o por los mismos propietarios.
b. Informar el resultado del desarrollo de la actividad económica principal
mostrando las utilidades que se generan.
c. Informar cuáles son las formas mediante las cuales el ente económico ob-
tiene su liquidez, cómo la utiliza, cuál es el comportamiento con respecto
al servicio de la deuda que podría tener en un momento determinado.
d. Informar la gestión realizada por el personal administrativo de la empresa.

Características de la información financiera


La información financiera se da a través de los estados financieros básicos:
balance general, estado de resultados, estado de cambios en la situación
financiera y el flujo de caja y debido a la importancia que ellos tienen, su
elaboración debe cumplir fundamentalmente con tres características:
– Utilidad: la cual se enmarca en significación, relevancia, veracidad,
comparabilidad y oportunidad.
– Confiabilidad: con esta, el usuario de la información financiera la utiliza
para la toma de decisiones, lo cual hace que sea principalmente verificable.
– Provisionalidad: los estados financieros, a pesar que se realizan con
cortes a fechas determinadas, contienen información cuyo efecto se dará
en períodos posteriores.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS –PCGA–


Comprenden las normas, principios y políticas contables que son de obliga-
torio cumplimiento para aplicar al proceso contable y así proporcionar una
información útil y veraz a los diferentes usuarios.
En el contexto de un universo globalizado, los PCGA determinados en
cada nación deben ser conocidos por las demás naciones de tal forma que se
logre una unificación conceptual que permita que la información contable
que se genera en una parte pueda ser leída e interpretada de buena forma
en cualquier otra parte del planeta.
En Colombia, los PCGA son emitidos y regulados directamente por el
Estado y este ha tratado siempre de ceñirse a los conceptos internacionales
para hacerlo.

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El Decreto 2649 del año 1993 constituye la última reglamentación conta-


ble, y contiene, entre otros, las normas técnicas y básicas que deben observar
las diferentes personas obligadas llevar contabilidad.
Es importante anotar que un complemento al mencionado Decreto es
el Código de Comercio el cual regula a todas aquellas personas que ejercen
cualquier tipo de actividad comercial dentro del territorio colombiano.
Algunos principios de contabilidad generalmente aceptados son los
siguientes:
“Ente económico. El ente económico es la empresa, esto es, la actividad
económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el
control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal
que se distinga de otros entes”.
El Código de Comercio colombiano, en su artículo 25, define la empresa
así: “Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la
producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes,
o para la prestación de servicios”.
Quiere decir que cada entidad de negocios (empresa) debe tener su propio
sistema de contabilidad el cual generará informes financieros solo de ella
misma.
Si se tuviera a una persona natural ejerciendo una actividad comercial,
esta constituiría un nuevo ente económico, por lo tanto, se tendrán que
independizar las acciones de la persona como tal, de las actividades propias
del negocio.
“Unidad de medida. Los diferentes recursos y hechos económicos deben
reconocerse en una misma unidad de medida”. Para el caso de Colombia todos
los registros y los informes financieros deben llevarse al peso.
“Período. El ente económico debe preparar y difundir periódicamente
estados financieros, durante su existencia.
Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las
normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones.
Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente eco-
nómico debe emitir estados financieros de propósito general”.
“Valuación o medición. Tanto los recursos como los hechos económicos
que los afecten deben ser apropiadamente cuantificados en términos de la
unidad de medida”.
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Se hace referencia a conceptos tales como costo histórico y valor de


realización. El primero corresponde al valor de adquisición o compra de un
bien y el segundo al valor que se obtendría en el caso en el que se fuera a
colocar en el mercado para su venta.
“Asociación. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período
los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos
y otros simultáneamente en las cuentas de resultados”.
• Reconocimiento de los hechos económicos. El reconocimiento es el
proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad
los hechos económicos realizados.
Para que un hecho económico realizado pueda ser reconocido se requiere
que corresponda con la definición de un elemento de los estados financieros,
que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda representarse de
manera confiable.
La administración debe reconocer las transacciones en la misma forma
cada período, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la
información.
• Contabilidad de causación o por acumulación y no contabilidad de
caja. Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual
se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su
equivalente.
En épocas anteriores, el sistema de contabilidad que generalmente se
utilizaba era el llamado contabilidad de caja el cual consistía en que el pro-
ceso contable solo se alimentaba de aquellas transacciones que generaban
movimiento de efectivo: o se recibía o se pagaba dinero.
Este sistema no contemplaba aquellas transacciones que se hacían a
crédito en el negocio en un período determinado tales como compras y/o
ventas. Estas ingresaban al sistema solo cuando o se pagaba a los respectivos
proveedores o se recibía por el pago de los clientes.
No es difícil entonces deducir, y teniendo en cuenta los principios de
contabilidad generalmente aceptados enumerados anteriormente, lo incon-
veniente que resultaba aplicar este sistema, ya que el producto final del
proceso contable, que son los estados financieros, no reflejaba el momento
económico real del negocio.
Se impone en el mundo el sistema de contabilidad por causación con
el cual se logra que todas las transacciones que se efectúen en un período
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determinado en un negocio, independientes de si son de contado o a crédito,


afectan los estados financieros de ese negocio en el período contable en el
cual se originan.
Con un ejemplo se aclara lo anterior.
En abril 10 del año X un negocio vende a uno de sus clientes servicios
por $1.000.000 y ese mismo día le remite la factura correspondiente en la
que se establece un período de pago de 30 días.
El cliente cancela la factura en mayo 10 de ese mismo año. Tanto el cliente
como el proveedor tienen el mismo período contable: mensual.
Si ambos aplicaran la contabilidad de caja y teniendo en cuenta que la
transacción se realiza a crédito, esta transacción no afectaría los estados
financieros de ninguno de los sujetos en el mes de abril.
Obsérvese como, si esta fuera la única venta del mes de abril, el vendedor
presentaría un ingreso de cero, lo cual es absolutamente irreal.
Con la contabilidad por causación este problema queda eliminado ya
que ambos registran la transacción en el momento en el cual se origina el
documento fuente.

• Moneda funcional. La moneda funcional en Colombia es el peso.


Las transacciones realizadas en otras unidades de medida deben ser re-
conocidas en la moneda funcional, utilizando la tasa de conversión aplicable
en la fecha de su ocurrencia.
Sin embargo, normas especiales pueden autorizar o exigir el registro
o la presentación de información contable en otras unidades de medida,
siempre que estas puedan convertirse en cualquier momento a la moneda
funcional.

LA EMPRESA Y SU RELACIÓN CON LA CONTABILIDAD

Como un principio de contabilidad se definió el concepto de entidad y se


relacionó directamente con el término empresa o entidad de negocios específi-
camente definida, separada y distinta de los individuos o grupos relacionados
con ella y a la cual pertenecen los informes y los registros contables.
Las actividades comerciales pueden ser ejercidas por personas naturales
o por personas jurídicas.

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Es persona natural todo individuo de la especie humana sin diferencia-


ción alguna, y persona jurídica aquella que tiene su origen en un documento
público (escritura pública) o documento privado.

De acuerdo a lo anterior, las empresas se pueden clasificar en cuanto a la


actividad económica que realizan o de acuerdo con la forma de organización
legal.

Ente económico o empresas según su actividad económica


• Empresas de servicios: como su nombre lo indica, su actividad princi-
pal se centra en la venta de un producto no tangible como lo es un servicio.
Ejemplos de ellas serían las entidades bancarias, hospitales, instituciones de
educación, asesorías, etc.

Una particularidad de ellas es la de no presentar ningún tipo de inventario


para la venta; lo que pueda tener de inventarios en algún momento es para
su propio consumo; tal es el caso de las clínicas u hospitales en donde, por
ejemplo, el material quirúrgico representa un inventario que no es propia-
mente para la venta sino para su futura utilización.
• Empresa comercial: su finalidad es la de comercializar productos ter-
minados, es decir, compra productos que luego vende, recuperando su costo
y obteniendo una determinada ganancia.
Queda claro que estas empresas no participan en la elaboración de aquello
que venden y, a diferencia de las empresas de servicio, sí deben manejar
algún nivel de inventario para ventas futuras, independiente de aquel que
represente materiales o insumos para su propio consumo.
• Empresa manufacturera: se dedica a la fabricación y venta de productos
iniciando desde la compra de la materia prima hasta su transformación en
producto terminado.
Al contar con un ciclo de producción, este tipo de empresas pueden
presentar varios tipos de inventarios:
– Inventario de materias primas
– Inventario de productos en proceso: representado por aquellos a los cuales
se les ha incluido materia prima, mano de obra etc., pero al momento de
presentar la información no está totalmente terminado o disponible para
la venta.

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– Inventario de producto terminado: representado por las unidades que


han pasado satisfactoriamente por todo el proceso de producción y se
encuentran disponibles para la venta.

ENTES ECONÓMICOS SEGÚN SU FORMA DE CONSTITUCIÓN LEGAL


Según el Código de Comercio de Colombia, “Son comerciantes las personas
que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley
considera mercantiles”.
La persona natural individualmente considerada puede ejercer como
comerciante así:
• Empresas de un solo propietario: representa la forma más común de
hacer empresa.
Iniciarlas no representa gran dificultad para la persona natural, no re-
quiere constitución por medio de escritura pública, basta con la inscripción
del negocio en la respectiva Cámara de Comercio.
Generalmente son empresas pequeñas cuyos usuarios principales son
sus mismos dueños; es por eso que su sistema contable es muy sencillo pero
siempre deben separar las actividades del negocio con las particulares.
Esta separación de actividades es de tipo meramente financiero, ya que
la ley establece que el dueño es el mismo ente contable y su empresa solo
representa algunas de sus actividades comerciales o financieras.
De esta consideración legal surge una de las mayores desventajas de este
tipo de empresas la cual es que responden en forma ilimitada por las deudas
del negocio, es decir, que se compromete tanto lo que se invirtió directamente
en el negocio así como los bienes personales que posee.

LAS SOCIEDADES COMERCIALES


El artículo 98 del Código de Comercio define el contrato de sociedad: “De-
finición del Contrato de Sociedad. Por el contrato de sociedad dos o más
personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes
apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas
en la empresa o actividad social”.
Como se observa, ya no estamos hablando de un solo propietario que
quiere hacer empresa: son ya varias personas naturales que desean unir sus
aportes para constituir un nuevo ente económico que va a desarrollar una o
varias actividades de comercio.
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Su constitución debe realizarse mediante escritura pública que se ins-


cribirá en la respectiva Cámara de Comercio de la ciudad donde la sociedad
tendrá su domicilio principal.
Se dan varias formas de asociación:
• Sociedad Colectiva. Se califica como una sociedad de personas y no
tiene número limitado de socios.
Todos los socios responden en forma solidaria e ilimitada por las obliga-
ciones originadas en la operación de la empresa no solo con el monto de los
aportes realizados sino también con su propio patrimonio, aun si la sociedad
se liquida.
• Sociedades en Comandita Simple. Reúne dos tipos de socios: gestores
y comanditarios.
Los gestores comprometen solidaria e ilimitadamente su responsabilidad
por las operaciones del ente económico mientras que los segundos limitan
su responsabilidad hasta por el monto de sus aportes.
El nombre de la sociedad será la razón social seguida de la abreviatura
“& Cía.” y “S. en C. S”.
• Sociedad de Responsabilidad Limitada. Se conforma con un número
mínimo de dos socios y un máximo de 25.
La responsabilidad por los actos de la sociedad se limita hasta por el
monto de sus aportes, salvo que sean obligaciones por impuestos o de tipo
laboral, casos en los cuales los socios deben responder hasta con su propio
patrimonio.
El capital aportado se divide en un número de cuotas de igual valor, esto
es lo llamado valor nominal y debe ser pagado en su totalidad al momento
de la constitución de la sociedad.
La participación en las decisiones de la empresa depende del número de
cuotas que se tengan, tendrá mayor poder aquel que tenga el mayor número
de cuotas.
Tiene dos órganos sociales: la Junta de Socios y el Representante Legal.
El nombre de la sociedad será la razón social seguida de la palabra “Li-
mitada” o la abreviatura “Ltda.”.
• Sociedad Anónima. Representa la tipificación de las sociedades de
capital ya que la única garantía que tienen los terceros cuando contratan con
ella la constituye el aporte de los accionistas.
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El número de socios no puede ser menos de cinco y a diferencia con las


demás formas de asociación, los accionistas solo responden hasta por el monto
de su inversión, independiente del tipo de deuda que sea.
El capital se divide en partes de igual valor llamadas acciones.
Su órgano de dirección es la Junta Directiva, la cual es elegida por la
Asamblea General de Accionistas.
La Junta Directiva nombra el Gerente, el cual ejerce como representante
legal de la sociedad.
El nombre de la sociedad será la razón social seguida de la sigla “S. A”.
Sociedad en Comandita por acciones. Presenta dos diferencias básicas
con respecto a la comandita simple: su número mínimo de socios es de 5 y
su capital está representado en acciones.
El nombre lo constituye la razón social seguido de la abreviatura “& Cía.”
y “S. en C. A”.
Sociedad por Acciones Simplificada. La Ley 1258 del 2008 legisló una
nueva forma de asociación empresarial denominada Sociedad por Acciones
Simplificada S. A. S.
Esta nueva forma de asociación acaba con otra existente que era la Em-
presa Unipersonal que se regía por la normatividad relativa a las sociedades
de personas.
La S. A. S. se rige por la misma normatividad de las sociedades anónimas
o de capital y podrá constituirse por una (1) o varias personas naturales o
jurídicas.
La constitución de una S. A. S. se realiza mediante documento privado
el cual debe ser registrado en la respectiva Cámara de Comercio y deberá
contener, al menos:
– Nombre, documento de identidad y domicilio de los accionistas.
– Razón social o denominación de la sociedad seguida de las palabras
“Sociedad por acciones Simplificada o la iniciales S. A. S.”
– Domicilio principal de la sociedad.
– Enumeración clara de las actividades económicas que va a desarrollar la
sociedad.
– El monto del capital autorizado y del pagado.
– Nombre del representante legal.
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Ejercicios Unidad 1

1.1 Resuelva las siguientes preguntas.


1. Mediante un gráfico, explique cómo la contabilidad corresponde a
un sistema de información.
2. Defina las diferentes tareas que debe realizar el sistema de informa-
ción llamado contabilidad.
3. Defina las diferentes ramas de la contabilidad.
4. Cuál sería la diferencia más notable entre la contabilidad fiscal y la
gubernamental.
5. Que hace diferente la contabilidad de costos de la contabilidad finan-
ciera.
6. Quienes suelen ser los usuarios de la información contable.
7. Como se explica que los clientes de una empresa son usuarios im-
portantes de la información contable que proporciona la misma.
8. Explique los objetivos de la información contable.
9. Explique en qué se soporta la información financiera.
10. Defina las características de la información financiera.
11. ¿Por qué se consideran importantes los principios de contabilidad
generalmente aceptados y que los regula?
12. ¿Qué diferencia el principio de ente económico?
13. ¿En dónde radica la importancia del principio de unidad de medida?
14. ¿Por qué se hace necesario el principio de período contable?
15. Explique la diferencia entre el principio de valuación y el de unidad
de medida.
16. ¿En qué consiste el principio de asociación? y dé un ejemplo.
17. Explique la diferencia entre el reconocimiento de los hechos econó-
micos y la asociación.
18. ¿Por qué debe imperar la contabilidad por causación sobre la conta-
bilidad de caja?
19. Según la actividad económica, ¿cómo se clasifican los entes econó-
micos?

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20. Explique cuál sería la principal diferencia entre una empresa comer-
cial y una de servicios.
21. Explique cuál sería la principal diferencia entre una empresa comer-
cial y una manufacturera.
22. Según su forma de constitución legal, ¿cómo se clasifican los entes
económicos?
23. Defina las sociedades comerciales y cuáles pueden ser las formas de
asociación en Colombia.
24. Explique las principales diferencias entre la sociedad limitada y la
sociedad anónima.
25. Establezca un paralelo entre los diferentes tipos de asociación sobre
lo que tiene que ver con las responsabilidades de los socios o accio-
nistas.

1.2 Analice y comente el siguiente párrafo:


El siguiente comentario fue hecho por el propietario de un pequeño
negocio: “No me tengo que complicar la vida con teorías de ingresos, con-
ceptos de identificación de transacciones, valoración, etc. En mi negocio,
solo consideramos que se da una transacción cuando afectan el efectivo, con
esto, mi contabilidad refleja la realidad económica del negocio al momento
determinado”.
Cada una de las siguientes situaciones describe una acción que tiene
que ver con la contabilidad. Teniendo en cuenta las normas vistas en clase,
indique cuál de ellas se deja de cumplir o cuál se viola.
a. Una empresa elabora estados financieros una vez cada tres años, que
es cuando el socio mayoritario viene a Colombia pues está radicado en
EE. UU.
b. Una persona natural que posee un negocio no identifica las operaciones
de ese con las suyas particulares.
c. En un negocio mesclan los ingresos y gastos de un período con los de
otro período.
d. Una empresa radicada en Colombia y que realiza operaciones económicas
con entidades financieras extranjeras registra en su sistema contable
dichas operaciones en la moneda del país de origen.

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