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3.3.2.8. Cálculo de los valores complementarios para la elaboración de los roles de

pago.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Componente: Asistencia de contabilidad y Caja
Subcomponente: Cálculo de los valores complementarios para
la elaboración de los roles de pago.

PROCESO:

Determinar el procedimiento para el Código: AD-AC-09

Caculo de los valores complementarios
Para la elaboración de los roles de pago Versiòn: 1

Fecha de emisión: 2008-02-20 Preparo:

Fecha de revisión 2008-02-20 Reviso:

1. Propósito

Determinar el procedimiento para el cálculo de los valores complementarios para la

elaboración de los roles de pago.

2. Alcance

Este manual cubre los procedimientos desde la copilaciòn de la información hasta la

entrega de los cálculos al contador general.

3. Definiciones y Abreviaturas

AC.- Asistente de Contabilidad y Caja

CS.- Cajera - Secretaria
CO.- Asesor Comercial
CG.- Contador General
GG.- Gerente General
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4. Responsabilidades

La AC es la responsable de calcular exactamente los valores a descontar o a

aportar al rol de pagos.
La CS es la responsable de entregar información requerida por la AC para el
cálculo de valores complementarios al rol de pagos.
El CG se responsabiliza de hacer cumplir el procedimiento y garantizar que los saldos
mostrados sean los reales.
El GG es quien aprueba el procedimiento.

5. Procedimiento

a. La AC solicita el registro para el cálculo de horas extras para la confección

del siguiente registro.
b. La AC solicita al CG el registro al final de cada mes para el cálculo de las
comisiones en ventas.
c. La AC recibe los comprobantes de obligación de pago de empresas con las que
se establezcan convenios para nuestros colaboradores. (Calzado, Farmacias,
Cooperativas de ahorro y Crédito, entre otros.)
d. La AC complementa la información con anticipos, préstamos, bonos, incentivos
o cualquier otro beneficio entregado por parte de la compañía y con la
información recopilada entrega de los cálculos al CG.
e. Se procede a realizar el cálculo de los servicios complementarios, una vez
revisados conjuntamente con la información recopilada se entrega los
cálculos al CG.
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Diagrama de flujo del cálculos complementarios del rol de pagos.

Cálculos complementarios

Inicio

Compilación de
documentos
necesarios para
cálculos
complementarios

Calculo de
servicios
complementarios

Revisión de
datos Incorrecto

Correcto
Entrega de cálculos
complementarios al
CG

Fin

Realizado por: Sofía Huilca Álvarez

Fecha de elaboración: 2009
 TALENTO HUMANO ASISTENTE DE CONTADOR GENERAL EMPRESAS PRIVADAS
CONTABILIDAD Y CAJA

Realiza el informe de Recibe el informe de

Horas Extras Horas Extras

Recibe las Comisiones Realiza las Comisiones

de Ventas. de Ventas

Reciben los informes Elaboran los informes

de los consumos de Consumos

Elabora anticipos,
prestamos, bonos

Elabora los cálculos

Elabora Rol de Pagos Legaliza rol de pagos

 MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO

PROCESO: PT SI/NO CT EVIDENCIAS

Registro para el cálculo de horas extras:

¿Existe un proceso formalizado para la solicitud y autorización de horas extras, con documentación respaldatoria, y se
verifica que estos registros estén en conformidad con las políticas laborales y normativas aplicables?
¿Se lleva a cabo una revisión mensual por parte de un responsable designado para asegurar que los registros de horas
extras estén debidamente documentados, autorizados y que los cálculos sean consistentes con las tarifas establecidas
y las horas trabajadas?

Registro para el cálculo de comisiones en ventas:

¿Se cuenta con un procedimiento documentado que establezca claramente los criterios para el cálculo de comisiones
en ventas, y se verifica que los registros mensuales sean consistentes con estos criterios y las transacciones de ventas
registradas?
¿Se realiza una revisión independiente de los registros de comisiones al final de cada mes para asegurar la exactitud
de los cálculos, la integridad de la información y la conformidad con las políticas de remuneración de la empresa?
¿Existen controles para detectar posibles conflictos de interés o errores en el cálculo de comisiones, garantizando la
transparencia y la equidad en el proceso?

Recepción de comprobantes de obligación de pago:

¿Se establecen procedimientos para verificar la autenticidad y validez de los comprobantes de obligación de
pago recibidos de empresas con convenios, asegurando la integridad y legalidad de las transacciones?
¿Existe un proceso de reconciliación regular para comparar los comprobantes de obligación de pago
recibidos con los registros internos, identificando y corrigiendo discrepancias para garantizar la precisión y la
integridad de la información financiera?

¿Se realizan controles para garantizar que la recepción de comprobantes esté respaldada por contratos o
acuerdos formales, y que estos documentos se archiven de manera adecuada para futuras auditorías?

CALIFICACIÓN TOTAL = CT
PONDERACIÓN TOTAL = PT
NIVEL DE CONFIANZA: NC= CT/PT x 100
NIVEL DE RIESGO INHERENTE: RI= 100% - NC%
 MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO

PROCESO: PT SI/NO CT EVIDENCIAS

Registro de información complementaria y cálculos para CG:

¿Se implementan controles para asegurar que la información adicional, como anticipos, préstamos, bonos e
incentivos, sea debidamente respaldada, registrada y revisada antes de realizar los cálculos entregados al
CG?
¿Existe un proceso de revisión interna para validar la coherencia y exactitud de los cálculos realizados,
incluyendo la verificación de los datos recopilados y la documentación de respaldo?
¿Se realizan controles adicionales para detectar posibles errores o irregularidades en los cálculos,
garantizando la fiabilidad de la información entregada al CG?

Cálculo de servicios complementarios:

¿Se han establecido procedimientos para la revisión y aprobación de los cálculos de servicios
complementarios, asegurando que estén respaldados por la información recopilada y sean conformes a las
políticas internas de la empresa?
¿Se realiza una revisión conjunta entre los responsables de los servicios complementarios y el
departamento de control interno para verificar la precisión y coherencia de los cálculos antes de su entrega
al CG?
¿Existen controles para evaluar la adecuación de los servicios complementarios, evitando posibles
duplicaciones o errores en los cálculos y garantizando la eficiencia y eficacia de estos procesos?

CALIFICACIÓN TOTAL = CT
PONDERACIÓN TOTAL = PT
NIVEL DE CONFIANZA: NC= CT/PT x 100
NIVEL DE RIESGO INHERENTE: RI= 100% - NC%
NÚM PROCESO ETAPAS EVENTO ADVERSO CAUSAS CONSECUENCIAS PROBABILIDADIMPACTO
EVALUACIÓN

Los registros para el cálculo de horas extras El personal de Talento no se

NO se presentan de manera oportuna (dentro responsabiliza por La Molestia en el personal
de los primeros 2 días del mes)?. información
1 ROLES 5 2 10
¿Los registros NO tiene firmas de
El personal no es responsable No son legales
2 ROLES responsabilidad?. 5 5 25

CONTABILID ¿El CG NO entrega inmediatamente los

exceso de trabajo del CG Molestias en el personal
AD Y CAJA reportes para el cálculo de las comisiones?.
3 ROLES 5 2 10 3
¿Las empresas NO tienen convenios vigentes
Desconocimiento de la norma No son legales
4 ROLES para los descuentos?. 5 5 25
¿Los cálculos realizados NO son validados por
exceso de trabajo de CG Pagos con diferencias +/-
5 ROLES el CG?. 5 4 20
¿NO se legaliza con firmas de
Personal no se concientiza No son legales
6 ROLES responsabilidad?. 5 5 25

PROBABILIDAD
5 R1 -R3 R5 R2 - R4 - R6
4
3
2
1
1 2 3 4 5

IMPACTO
 TRATAMIENTO

FECHA DE FECHA DE
NÚM PROCESO ETAPAS EVENTO ADVERSO PROBABILIDAD IMPACTO EVALUACIÓN DECISIÓN ACCIONES INDICADORES PRESUPUESTO INICIO FINALIZACIÓN RESPONSABLE

Los registros para el cálculo de horas extras NO se

1 presentan de manera oportuna (dentro de los primeros 2 10
ROLES días del mes)?. 5 2
# de documentos DIRECTOR DE
TODOS los documentos deben estar Comunicar a todo el
2 ¿Los registros NO tiene firmas de responsabilidad?. 25 legalizados/ total 0 30/05/2022 siempre TALENTO
legalizados personal sobre la politica
ROLES 5 5 documentos HUMANO
3
¿El CG NO entrega inmediatamente los reportes para el evitar, transferir 10
CONTABILID ROLES 5 2
AD Y CAJA
cálculo de las comisiones?.
o mitigar riesgos # DE EMPRESAS
TODAS LAS EMPRESAS deben presentar Comunicar a las empresa
¿Las empresas NO tienen convenios vigentes para los CONVENIOS
4 25 los convenios vigentes y las que rpesenten los 0 30/05/2022 SIEMPRE CG
descuentos?. VIGENTES/TOTAL
autorizaciones de descuentos requistos
ROLES 5 5 EMPRESAS
5 ¿Los cálculos realizados NO son validados por el CG?. 20
ROLES 5 4
Los roles deben estar debidamente Oficio al personal que
6 ¿NO se legaliza con firmas de responsabilidad?. 25
ROLES 5 5 legalziados con todas las firmas elebora los roles