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PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN UNA EMPRESA DE EVENTOS

PRESENTADO POR:

SANDRA LILIANA RODRIGUEZ TORRES

PRESENTADO A:

SANDRA MILENA FORERO PINEDA

INSTITUCION UNIVERSITARIA POLITÉCNICO INTERNACIONAL

PROCESO ADMINISTRATIVO

AÑO 2023
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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN Y OBJETIVO………………………………………………………………………… 3
Pasos clave para planeación de un evento corporativo………………………………………………4
Acciones para organizar eficazmente el equipo de trabajo y los recursos…………………….……5
Estrategias para dirigir eficazmente el evento………………………………………………………… 6
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INTRODUCCION:

La empresa Eventos Efectivos se dedica a la organización de eventos corporativos

y sociales. Han experimentado un crecimiento significativo en los últimos años y

ahora están enfrentando desafíos en sus procesos administrativos relacionados

con la planeación, organización y dirección.

OBJETIVO:

Identificar pasos, acciones y estrategias para el desarrollo exitoso del evento

corporativo para el cual la empresa Eventos Efectivos se prepara.

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1. ¿Cuáles son los pasos clave que Eventos Efectivos debe seguir en su
proceso de planeación para el evento corporativo?

La empresa Eventos efectivos debe seguir el siguiente proceso para que su

evento corporativo sea exitoso:

✓ PLANIFICACION: Se debe desarrollar un plan que contenga todas las

actividades que se van a llevar a cabo y prever los contratiempos
generando a su vez planes de contingencia; en este caso es
importante escoger el espacio, la fecha del evento, establecer un
presupuesto, definir el propósito del evento y establecer el tamaño del
equipo de trabajo para llevar a cabo todas las actividades.

✓ ORGANIZACIÓN: En esta parte del proceso es importante distribuir

muy bien cada actividad entre los diferentes grupos de trabajo que
componen la organización, es por ello que identificar las aptitudes
físicas e intelectuales de cada colaborador es muy importante para
que pueda ser cumplido el mínimo de gastos y no sobrepasar el
presupuesto definido. Es aquí donde se delegan funciones, se
proporcionan materiales y recursos económicos para cada sector.

✓ EJECUCION: se busca dar el primer paso en las

actividades designadas a los grupos de trabajo para que sigan
realizando esas actividades de manera periódica y eficaz. Cada grupo
trabajador está regido por normas y medidas que mejoran su
funcionamiento.

✓ CONTROL: esta función busca que el evento este supervisado y

acompañado en todo momento garantizando el éxito. Esta parte en
fundamental para poder estudiar los puntos débiles de la organización
y de esta manera inicial las acciones de corrección correspondientes.
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2. ¿Cuáles son las acciones que Eventos Efectivos puede tomar para
organizar eficazmente el equipo y los recursos para el evento?

Para organizar de manera eficaz el equipo de trabajo es

importante:
1) asignar un líder de cada área para tener responsables
de cada proceso.
2) Involucrar a todos los integrantes en la toma de
decisiones puesto que es importante escuchar otras
opiniones.
3) Para la parte de recursos económicos, tener una gran
variedad de proveedores es una buena opción para
suplir contingencias tanto de tiempo como económicas.

1. ¿Cuáles son las estrategias que Eventos Efectivos puede implementar

para dirigir eficazmente el evento y garantizar su éxito?

En cuanto dirección del evento:

1) Tener un grupo de logística que garantice la seguridad y

organización del evento
2) Diseñar un cronograma de la planificación del evento
3) Establecer tiempos para cada actividad.
4) Confirmar asistentes e invitados especiales.
5) Seleccionar herramientas tecnológicas de excelente calidad
como sonido, luces, pantallas, entre otros.