Desarrollo de la auditoría

EVIDENCIA: AA3-EV2
TALLER REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la AA2, escoja un (1) proceso
organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los
siguientes puntos:

a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la

asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a
auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión
de apertura y cierre de la auditoría.

Paipa, 23 de febrero de 2022

Señores
Empacadora de pulpa de Fruta S.A.S
Alta Gerencia de la Empacadora de pulpa de Fruta S.A.S
Dirección: Carrera 5 # 12-26
Correo: gerente@empacadorapulpadefrutasas.com
Ciudad

Asunto: Menorando Reunión de apertura, auditoría de Calidad proceso de compras de

fruta.
Auditado: Empacadora de pulpa de Fruta S.A.S
Auditor: Equipo auditor

Cordial Saludo

La presente con el fin de informar que el equipo de auditoría interna va a realizar la

auditoría al proceso de compra de fruta de la empacadora el día 26 de febrero de 2022,
con el propósito de hacer el seguimiento periódico a ese proceso. A continuación, se
presentan las actividades para desarrollar, el objetivo y alcance de la auditoría, los
criterios de la auditoría.
Desarrollo de la auditoría

Elaborado por: Responsable de Ejecutar la auditoria

Para: Alta Gerencia de la Empacadora de pulpa de Fruta S.A.S; memorando con copia a
la responsable de proceso de compra de las frutas
Fecha del memorando: 23 de febrero de 2022

ACTIVIDADES PARA DESARROLLAR EN LA REUNIÓN DE APERTURA

1. Presentar a los miembros del equipo auditor a la gerencia del auditado.

2. Revisar el alcance, los objetivos y el plan de auditoría para llegar a un acuerdo con
respecto a la tabla de tiempos de la auditoría.
3. Proveer un resumen corto de la metodología y de los procedimientos a ser
utilizados durante la auditoría.
4. Revisar que los recursos y facilidades necesitadas por el equipo auditor estén
disponibles.
5. Promover la participación del auditado.
6. Revisar los procedimientos de seguridad y emergencia relevantes del local para el
equipo auditor.

ASPECTOS DE LA AUDITORÍA

OBJETIVO
Verificar y evaluar el cumplimiento y efectividad del proceso de compras que hace
parte del sistema de gestión de calidad de la empresa empacadora de pulpa de fruta
S.A.S.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA
El alcance de la auditoria involucrará la revisión del sistema de gestión de calidad en el
proceso de compras de la empresa empacadora de pulpa de fruta.

Criterios de auditoría.
✓ ISO 9001 Sistemas de gestión de calidad, requisitos.
✓ Manuales y procedimientos para la inocuidad de los alimentos
✓ RESOLUCIÓN 2674 DE 2013 Requisitos y registros sanitarios.
✓ LEY 9 DE 1979 Por la cual se dictan Medidas Sanitarias
Desarrollo de la auditoría

✓ Resolución 683 de 2012, Requisitos de los materiales y objetos activos e inteligentes

destinados a entrar en contacto con alimentos o bebidas para consumo humano.
✓ Procedimiento de compra de las frutas

Adjuntamos el formato que se diligenciarán el día 26 de febrero de 2022

Atentamente

________________
Líder del Equipo auditor

Formato de Código: FPC-001

asistencia reunión Auditoría interna de calidad al proceso Versión: 1
de apertura de la de compras Edición: 1
auditoría
OBJETIVO
Verificar y evaluar el cumplimiento y efectividad del proceso de compras que hace
parte del sistema de gestión de calidad de la empresa empacadora de pulpa de
fruta S.A.S.
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
El alcance de la auditoria involucrará la revisión del sistema de gestión de calidad en
el proceso de compras de la empresa empacadora de pulpa de fruta.

Criterios de auditoría
✓ ISO 9001 Sistemas de gestión de calidad, requisitos.
✓ Manuales y procedimientos para la inocuidad de los alimentos
✓ RESOLUCIÓN 2674 DE 2013 Requisitos y registros sanitarios.
✓ LEY 9 DE 1979 Por la cual se dictan Medidas Sanitarias
✓ Resolución 683 de 2012, Requisitos de los materiales y objetos activos e
inteligentes destinados a entrar en contacto con alimentos o bebidas para consumo
humano.
✓Procedimiento de compra de las frutas
Desarrollo de la auditoría

Orden del día

Saludo
Presentar a los miembros del equipo auditor a la gerencia del auditado.
Revisar el alcance, los objetivos y el plan de auditoría para llegar a un acuerdo con
respecto a la tabla de tiempos de la auditoría.
Proveer un resumen corto de la metodología y de los procedimientos a ser utilizados
durante la auditoría.
Revisar que los recursos y facilidades necesitadas por el equipo auditor estén
disponibles.
Promover la participación del auditado.
Revisar los procedimientos de seguridad y emergencia relevantes del local para el
equipo auditor.
Fecha: 26 de febrero de Lugar: Sala de juntas, Hora: 7:00am a
2022 empresa Empacadora de 7:30am
frutas S.A.S.
EQUIPO AUDITOR

Nombre Identificación Cargo o función Teléfono Correo Firma

Reunión
apertura
Auditor Líder

Auditor de
apoyo
Auditor junior

PERSONAL DE LA EMPRESA AUDITADA

Nombre Identificación Cargo o Teléfono Correo Firma
función Reunión
apertura
Gerente

Representante
Legal
Responsable
del Sistema de
Gestión de
Calidad
Desarrollo de la auditoría

Líder del
Proceso de
lavado

Observaciones:

Nombre y firma del auditor líder Nombre y firma del responsable del
proceso

Fecha: Fecha:

b) Revisión documental durante la realización de la auditoría.

No Documento Revisado Observaciones del Documento

1 Anexos de las cotizaciones
2 Matriz de comparación de ofertas de
los proveedores
3 Registro de Inventario de acopio de la
mercancía (fruta) comprada.
4 Lista de Chequeo recepción de las
compras
5 Facturas de Compras
La fecha de la cotización de la fruta (5 de dic de 2021) no
corresponde a la fecha en la cual se solicitaron las cotizaciones
(23 de febrero de 2022) a los posibles proveedores.
La matriz no se encontró completamente diligenciada por el
responsable de la compra, detectando que la cuantificación de
los puntajes se llevó a cabo de manera incorrecta, se pide
revisar el documento e investigar un posible conflicto de
intereses
El acopio de la fruta se realizó de manera ordenada de acuerdo
con el peso y a las características de la fruta. Las cantidades
compradas y acopiadas son las mismas.
En la lista de chequeo se evidencio el retraso de la entrega de
mangos, por un tiempo de 2 días lo cual ocasionó
desabastecimiento del producto.
En el valor total de la factura con código 1735251, no se
evidencian los descuentos ofrecidos por el proveedor al acordar
la compra de más unidades por parte de la Empresa
Empacadora de pulpa de fruta si se aplicaba el descuento del
10% a cada unidad.

c) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

Se busca una comunicación clara, fluida, sencilla

Descendente: Proviene del Líder de la Auditoria al grupo auditor
Ascendente: Del grupo auditor para informar resultados del proceso y solicitud de apoyo
del Líder de la Auditoria.
Horizontal o lateral: Es la comunicación con el auditado
Desarrollo de la auditoría

Comunicación transversal: comunicación participativa de todos los elementos integrantes

del proceso auditor (retroalimentación), con los objetivos de: lograr el cumplimiento de
los objetivos propuestos en la programación y planeación de la auditoria y generar
confianza en el proceso por parte del auditado

d) Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).

Lista de Chequeo Proceso de Compra de la Código

fruta
Versión
Edición
Item para la compra Cumplimiento Observaciones
Si No

Nombre y firma del responsable del proceso de compras:

Fecha de diligenciamiento:

o Revisión de información documentada

o Observación del trabajo realizado
o Visita a espacios de trabajo
o Completar lista de verificación
o Muestreo aleatorio de materias primas (frutas)
o Entrevistas y cuestionarios con participación del auditado

e) Generación de hallazgos de auditoría.

Fecha: 26 de febrero de 2022 Auditor (es):

Proceso Auditado: Compras Auditado (s): Empacadora de pulpa de
frutas S.A.S
No Evidencias de Auditoría Criterios de Hallazgos de la C NCM NCm
Auditoria Auditoría
1 Entrevista al responsable ISO 9001. Entrevistado el actor del x
del proceso de compras proceso se pudo evidenciar
Procedimiento de que se realizan
compra de frutas verificaciones y controles de
los productos comprados,
sin embargo, no se llenan
Desarrollo de la auditoría

completamente los registros

de esta actividad

2 información documentada En el documento se x

(Listas de verificación de
pedidos)
3 Fotografías materias
primas(frutas) compradas
4 Información documentada
(Matriz de comparación de
ofertas de los proveedores)
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
ISO 9001. evidencia que en esta
actividad no se ha adoptado
los instrumentos necesarios
Procedimiento de para realizar y registrar los
compra de frutas pedidos, para
posteriormente hacer un
adecuado control de estos,
incumpliendo el
procedimiento de compra de
las materias primas.
✓ ISO 9001 Sistemas Las frutas estaban muy x
de gestión de calidad, maduras y se observa
requisitos. presencia de mosquitos de
✓ Manuales y la fruta en las canastas, por
procedimientos para la tanto, las medidas
inocuidad de los sanitarias tomadas por el
alimentos proveedor no cumplen con
la LEY 9 DE 1979
✓ RESOLUCIÓN 2674
DE 2013 Requisitos y
registros sanitarios.
✓ LEY 9 DE 1979 Por
la cual se dictan
Medidas Sanitarias
ISO 9001. La matriz no se encontró x
completamente diligenciada
por el responsable de la
Procedimiento de compra, detectando que la
compra de frutas cuantificación de los
puntajes se llevó a cabo de
manera incorrecta, por
tanto, incumple el criterio de
auditoría correspondiente al
procedimiento de compras

f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

La empacadora de pulpa de fruta debe mejorar las actividades del proceso de

compra de fruta, pues la calidad del producto final se ve afectada; se encontraron
muchos hallazgos de no conformidad mayor, indicando el incumplimiento de los
requisitos y la existencia de riesgos dentro del SGC.

La información documentada debe ser llenada en su totalidad, se propone realizar

seguimiento al proceso de compra, capacitar al personal responsable de este
proceso.
Desarrollo de la auditoría

Al verificar y evaluar el proceso de compras se concluye que la empacadora de

pulpa de fruta, no cumplió con los requisitos legales y otros requisitos descritos
dentro de los criterios de auditoría.

g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la

ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).

Formato de Código: FPC-001

asistencia Versión: 1
Auditoría interna de calidad al
reunión de Edición: 1
proceso de compras
apertura de la
auditoría
OBJETIVO
Verificar y evaluar el cumplimiento y efectividad del proceso de compras que hace
parte del sistema de gestión de calidad de la empresa empacadora de pulpa de
fruta S.A.S.
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
El alcance de la auditoria involucrará la revisión del sistema de gestión de calidad en
el proceso de compras de la empresa empacadora de pulpa de fruta.

Criterios de auditoría
✓ ISO 9001 Sistemas de gestión de calidad, requisitos.
✓ Manuales y procedimientos para la inocuidad de los alimentos
✓ RESOLUCIÓN 2674 DE 2013 Requisitos y registros sanitarios.
✓ LEY 9 DE 1979 Por la cual se dictan Medidas Sanitarias
✓ Resolución 683 de 2012, Requisitos de los materiales y objetos activos e
inteligentes destinados a entrar en contacto con alimentos o bebidas para consumo
humano.
✓Procedimiento de compra de las frutas

Orden del día

Saludo
Presentar a los miembros del equipo auditor a la gerencia del auditado.
Revisar el alcance, los objetivos y el plan de auditoría para llegar a un acuerdo con
respecto a la tabla de tiempos de la auditoría.
Proveer un resumen corto de la metodología y de los procedimientos a ser utilizados
durante la auditoría.
Desarrollo de la auditoría

Revisar que los recursos y facilidades necesitadas por el equipo auditor estén
disponibles.
Promover la participación del auditado.
Revisar los procedimientos de seguridad y emergencia relevantes del local para el
equipo auditor.
Fecha: 26 de febrero de Lugar: Sala de juntas, empresa Hora: 7:00am a 7:30am
2022 Empacadora de frutas S.A.S.
EQUIPO AUDITOR

Nombre Identificació Cargo o Teléfono Correo Firma

n función Reunión
apertura
Auditor Líder

Auditor de
apoyo
Auditor junior

PERSONAL DE LA EMPRESA AUDITADA

Nombre Identificació Cargo o Teléfono Correo Firma
n función Reunión
apertura
Gerente

Representante
Legal
Responsable
del Sistema de
Gestión de
Calidad
Responsable
del Proceso de
compras
Observaciones: Se acordó que los tiempos del plan de auditoría seguirán siendo
mínimo de media hora y máximo de dos horas y media.
Desarrollo de la auditoría

Nombre y firma del auditor líder Nombre y firma del responsable del
proceso

Fecha: 26 de febrero de 2022 Fecha: 26 de febrero de 2022

h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Aprendí que los detalles de la auditoría y las evidencias son importantes y deben ser
documentados para que posteriormente sean analizadas las posibilidades de mejora de
los procesos y se avance en las acciones correctivas de los sistemas de gestión

Me di cuenta de que existen no conformidades menores y no conformidades mayores en

una auditoría y su clasificación se dará de acuerdo con el grado de cumplimiento de un
criterio de auditoría.