Proceso Administrativo

ORGANIZACIÓN
Diseño organizacional
Opciones para el diseño
A continuación analizaremos los modelos organizacionales más utilizados hoy en día. Este
concepto es manejado por los tópicos administrativos con diferentes denominaciones. Algunos
lo llaman como tal, estructuras organizacionales; otros lo denominan departamentalizaciones, o
también lo conceptúan como diseños organizacionales. En este caso, retomaremos el concepto
de diseños organizacionales. Así, tenemos que existen diseños:
a) Por función.
b) Por producto.
c) Por área geográfica.
d) Por clientes.
e) Por proceso de fabricación.
f) Matricial.
Antes de analizar estas estructuras complejas, no olvidemos que en México la mayoría de las
empresas son pequeñas o, mejor dicho, microempresas; su diseño o estructura sencillamente se
denomina estructura simple. Ésta se caracteriza por su sencillez y, en muchas ocasiones, no
existe siquiera una estructura definida. Con esto queremos decir que este tipo de empresa
maneja una estructura baja en complejidad, con poca formalización, y que tiene la autoridad
centralizada en una sola persona: el dueño. Es una organización “plana”, por lo general es una
estructura con dos o tres niveles verticales, cuerpo flexible de empleados y donde casi todos se
reportan a un mismo individuo en el que se centralizan la autoridad y la toma de decisiones.
Sus ventajas son obvias: es rápida, flexible, su mantenimiento es de bajo costo y sus
movimientos financieros y contables son claros.
Su principal debilidad es que depende todo de una persona, y cuando se ausenta ésta, las
decisiones y movimientos importantes quedan en suspenso y, peor aún, si muere este elemento
humano, seguramente la empresa tendrá el mismo fin.
Por función
Este tipo de diseño organizacional representa la expansión de la orientación funcional, con el fin
de convertirlo en la forma dominante para la organización como un todo. El agrupamiento de
actividades, de acuerdo con las funciones de una empresa, abarca lo que las empresas
normalmente hacen. Encontramos, pues, una estructura basada en el dominio de las principales
funciones de una organización, que tradicionalmente se consideraban como tales: recursos
humanos, producción, finanzas y mercadotecnia. En la actualidad, hay áreas que han
conquistado espacio y poder en las organizaciones, siendo entonces un soporte importante
dentro de la estructura funcional de una empresa: informática, logística, compras y
abastecimientos; éstos son algunos de los ejemplos en este nuevo perfil organizacional.
Por producto
El diseño organizacional por producto o líneas de productos ha crecido en importancia desde
hace mucho tiempo en empresas de líneas múltiples y de gran escala. Esta estructura permite a
la alta dirección delegar en un ejecutivo de división amplia facultad sobre las funciones de
producción, ventas, servicios e ingeniería que se relacionen con un determinado producto o
línea de productos, exigiendo así un alto grado de responsabilidad por las utilidades a cada uno
de estos gerentes. Este tipo de estructura seguramente la encontraremos en empresas como
Colgate Palmolive, Gillette, Procter & Gamble, Sony, etcétera.
Por área geográfica
Este tipo de estructura es aplicable a instituciones que operan en amplias áreas geográficas; el
ejemplo clásico son las instituciones bancarias. Cada sucursal que representa a la institución
cuenta con un gerente, que es el responsable del área asignada. Estos esfuerzos por parte de las
empresas tienen la finalidad de proporcionar y hacer llegar sus servicios o productos a todos los
rincones del planeta.
Por clientes
El cliente se ha considerado como el patrón de las empresas, como el que manda a final de
cuentas; si el cliente no compra, no regresa o no se interesa por el producto o servicio, la
empresa no tiene razón de ser. Por esto, muchas organizaciones han creado una estructura para
satisfacerlo. De este modo, las tiendas de autoservicio dividen su distribución física por
departamentos: blancos, ferretería, frutas y legumbres, niños, damas, caballeros, etc., creando
así un ambiente de confianza y atención más personalizado a los compradores, con lo que
generan la lealtad del cliente a la empresa
Por proceso de fabricación
En las empresas industriales, con frecuencia, se diseña su organización alrededor de un proceso
o de una clase de equipo. En este tipo de estructuras se reúnen las personas y los materiales con
el fin de llevar a cabo una operación en particular. Las consideraciones económicas y
tecnológicas son las razones de más importancia para la adopción de la departamentalización
por procesos. Utilizando un proceso como guía, hay tres patrones básicos disponibles: en serie,
en paralelo y ensamble de unidad. El patrón que se siga determinará, en parte, las unidades
organizacionales adoptadas. Algunas ventajas de este diseño organizacional pueden ser el uso y
desarrollo de tecnología de punta, así como el desarrollo de habilidades dentro de este sistema,
y el logro de una ventaja económica y competitiva tanto en el mercado como en la misma
empresa.
Matricial
Es una estructura creada para la administración de proyectos, ya sea en la construcción de un
puente, en la industria aeroespacial, en campañas publicitarias, en las firmas de consultoría,
etcétera.
La esencia de la organización matricial es la combinación de patrones funcionales y de producto
dentro de la misma organización, que permite a la institución conservar su estado puro
funcional, ya que mientras dura el proyecto o el estudio, los individuos que pertenecen al mismo
se identificarán únicamente para ese trabajo, tal vez por horas o algún tiempo definido,
conservando así su imagen y sus funciones en sus departamentos originales correspondientes.
Estructura organizacional
Estructura organizacional es la distribución de las personas en
diferentes líneas, entre las posiciones sociales que influencian el
papel de ellas en sus relaciones. En este término hay otros conceptos
implícitos: los de división del trabajo, rangos o jerarquías, autoridad,
reglas y normas, que especifican como deben comportarse los
individuos en cada posición.
Estructura organizacional
Segùn el autor Harold Koontz, una estructura organizacional formal, está basada
en una estructura intencional de funciones, es decir, las personas que tienen
actividades en común, deben desempeñar y cumplir funciones en común, estas
funciones en común, éstas funciones deben diseñarse de antemano o
intencionalmente para garantizar que se lleven a cabo de manera adecuada y
así, cada persona cumplirá con las mismas funciones siempre coordinadas hacia
el objetivo del grupo de trabajo.
Estructura organizacional
Por lo tanto, una estructura organizacional debe cumplir con tres funciones
básicas:
Producir resultados para llegar a los objetivos organizacionales
Hacer que las personas se adapten a las necesidades y exigencias que les
impone la organización.
Ser un medio para ejercer el poder.
Estructura organizacional
Asimismo, una estructura organizacional se diseña para:
 Determinar que funciones va a realizar cada quien.
 Establecer quien va a responsabilizarse de que resultados.
 Eliminar confusiones entre los miembros de la organización con respecto a que va a
realizar cada quien.
 Establecer las redes de comunicación y toma de decisión.
 Obtener finalmente los resultados esperados, de acuerdo a los objetivos trazados.
Actividad de aprendizaje
Si fueras el encargado de establecer una estructura
organizacional, ¿Qué información necesitarías para
planearla? Elabora brevemente el plan que seguirías.
Tipos de estructuras
organizacionales
1. Organización lineal o militar
La autoridad y responsabilidad se concentra en una sola
persona, es decir, cada persona tiene un solo jefe (unidad de
mando). Las decisiones son tomadas por un solo gerente, las
comunica al siguiente nivel, y así sucesivamente hasta llegar al
último nivel en una sola línea. Asimismo, este gerente es el
encargado de distribuir las funciones a realizar. Sin embargo éste
tipo de estructuras solo se recomienda para empresas
pequeñas, sería muy difícil concentrar toda la autoridad en un
solo gerentes de una empresa grande. De igual forma se carece
de la especialización.
2. Organización funcional o de Taylor
La organización funcional o también llamada de Taylor, como su nombre lo
indica lo que busca es reducir el mínimo de actividades o funciones a realizar ya
sea por un gerente, un supervisor o un trabajador, con el fin de hacer una
división del trabajo y así hacer una división del trabajo y así conseguir la
especialización.
Normalmente encontramos a un gerente general, del cual depende un grupo de
gerentes medios, cada uno tiene asignada una función en particular. Éste tipo de
organización es recomendable para organizaciones medianas o grandes.
Organización funcional o de Taylor
Director
General

Subdirector Subdirector
Técnico Administrativo

Departamento
Departamento Departamento Departamento
de
de Producción de Personal de Finanzas
Mercadotecnia
3. Organización lineo-funcional
En este tipo de organización, se combina los tipos de organización de línea y
funcional, con la intención de aprovechar las ventajas que ofrece tanto una
como la otra, por ejemplo en la línea lineal, se ve muy claro la línea de mando
(principio de unidad de mando), pero de la funcional podemos rescatar
precisamente esa división del trabajo que nos lleva justamente a la
especialización.
Organización lineo funcional
Director
General

Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de

Mercadotecnia Producción Personal Finanzas

Ventas Farmacéuticos

Relaciones
Químicos
Públicas
4. Organización Staff
A medida que las actividades dentro de las organizaciones se van haciendo más
complejas, se requiere contar con expertos o especialistas que sin tener una
autoridad directa dentro de la organización sobre los subordinados, «aconsejen»
de acuerdo a sus conocimientos, habilidades y experiencias a los gerentes
encargados de los departamentos para que éstos tomen las decisiones que se
considere son las más adecuadas.
Por lo regular este tipo de expertos está muy cerca de los directivos generales.
Dentro de una estructura organizacional, al staff se le representa con líneas
punteadas, mientras que la autoridad directa se presenta con líneas continuas.
Organización staff
Director
General

Asesoría
Jurídica

Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de

Mercadotecnia Producción Personal Finanzas
5. Organización por comité
La organización por comités se da cuando se decide asignar los asuntos de
carácter administrativo a un grupo de personas, quienes a su vez se encargarán
de resolver diversos asuntos o problemas que se presenten.
Organización por comité
Director
General

Comité Comité
Directivo Ejecutivo

Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de

Mercadotecnia Producción Personal Finanzas
Actividad de aprendizaje
Investiga cuál es el tipo de autoridad que existe en las
organizaciones en México
El proceso de organizar
Consiste en una serie de pasos o etapas a través de las
cuales, se lleva a cabo la acción de organizar un ente social.
Es decir, consta de una serie de pasos ordenados, a través
de los cuales vamos a llegar a construir la estructura
organizacional. Para llevar a cabo este proceso de
organización, es necesario aplicar simultáneamente las
técnicas y los principios organizacionales, como delimitar
que tipo de organización es la idónea en la situación
específica que se está manejando.
El proceso de organizar
De acuerdo a Harold Koontz el proceso de organización consta de los
siguientes pasos:
 A partir de los objetivos generales de la empresa:
 Formular objetivos, políticas y planes que se van a llevar a cabo.
 Determinar y clasificar las actividades que se consideren que son necesarias para
llegar a cumplir los objetivos trazados.
 Agrupar las actividades considerando para ello, los recursos humanos con los que
se cuenta, los materiales que se tienen a disposición y utilizarlos de acuerdo a las
circunstancias que se presenten.
 Delegar la autoridad que se haga necesaria para el buen desempeño de las
actividades, a través de un responsable.
 Enlazar de forma horizontal y vertical las relaciones de autoridad, así como los
flujos de información a los grupos entre sí.
Actividad de aprendizaje
Identifica una empresa, investiga cuántos subordinados
tienen los gerentes, supervisores o jefes de mandos medios.
De acuerdo a lo estudiado comenta si ese tramo de control
es correcto. Argumenta tu respuesta.
Herramientas y técnicas
de organización
Organigramas
Son sistemas de organización en donde se representa con objetividad la estructura interna de
una organización. En un organigrama se representan los niveles jerárquicos, las líneas de
autoridad, la responsabilidad, la comunicación, etc.
Consisten en un diagrama en el que cada cuadro representa un nombre de un puesto superior y
que en algunos lados, también se acostumbra poner el nombre de quien lo representa a través
de la unión de los cuadros mediante líneas.
Los organigramas señalan la vinculación que existe entre los departamentos tanto de forma
horizontal como vertical a lo largo de las líneas de autoridad principales.
Los organigramas pueden ser generales cuando se plasma la estructura general de la
organización, o también pueden representar un sector, es decir, un departamento o área de la
misma.
¿Para que sirven los Organigramas?
Representar la división que existe entre las funciones
Representar los niveles jerárquicos
Representar las líneas de autoridad y responsabilidad
Representar los canales formales de comunicación
Representar la naturaleza ya sea lineal o staff del departamento
Representar los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
Son una fuente oficial de consulta
¿Cuáles son los requisitos para elaborar
un organigrama?
Deben ser claros
Deben contemplar los niveles jerárquicos
Deben contener los nombres de funciones a desempeñar y no los de las personas
Se debe usar un solo tipo de figura para cada elemento (se recomienda rectángulos que a su vez
sean del mismo tamaño)
Se emplean líneas (estas líneas no deben terminar en flecha) para conectar a las unidades y
establecer las dependencias.
Se debe mantener el mismo grosor de las líneas de conexión en todo el organigrama.
LAS relaciones de staff se representan con líneas punteadas cuando es externa, cuando es
interna se utilizan líneas continuas pero de un trazo fino.
¿Cuáles son los requisitos para elaborar
un organigrama?
Los organigramas únicamente muestran las relaciones formales de autoridad para tomar
decisiones, le muestra a los gerentes y al personal cual es la posición y puesto que ocupan
dentro de la estructura organizacional, pero no muestran las relaciones informales que se dan
en toda empresa u organización.

Todos los organigramas deben llevar títulos, fecha de formulación, actualización, nombre de
quien lo elaboró, aprobación y la explicación de algunos símbolos o líneas que se consideren
especiales.
Clasificación de los organigramas
De acuerdo a Munch Galindo se clasifican por su objeto (estructural, funcional, especial, por su
área (general y departamental) y por su contenido (esquemático y analítico)
De acuerdo a Benjamín Franklin, las formas en que se pueden representar son:
Verticales: Son la forma más común de presentar un presentar un organigrama de un organismo
social, se comienza con los niveles de mayor jerarquía hasta descender a los niveles inferiores.
Cada puesto se representa por cuadro, añadido a éste se representan los cuadros de un nivel
inferior a través de líneas.
Clasificación de los organigramas
Clasificación de los organigramas
Horizontales
Los niveles jerárquicos comienzan representándose de izquierda a derecha, representan los
mismos elementos del organigrama vertical solo que, como ya dijimos, comenzando el nivel
máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la
derecha.
Clasificación de los organigramas
Clasificación de los organigramas
Circulares
En este tipo de organigrama, los niveles jerárquicos quedan representados desde el centro hacia
fuera. El nivel jerárquico mayor queda en del centro, de ahí hacia la periferia se representan los
demás niveles. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos y se les liga con
líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad, entre ellos, se puede resaltar
muy bien los niveles jerárquicos, disminuye la idea de los status más altos o más bajos, sin
embargo no son muy utilizados, además de resultar confusos y dificiles de leer.
Clasificación de los organigramas
Clasificación de los organigramas
Mixto
Se presenta una combinación de un organigrama vertical con uno horizontal en uno solo.
Normalmente se hace así por cuestiones de espacio, es decir, se busca la optimización del
espacio en el que se encuentran trabajando.
Clasificación de los organigramas
Manuales Administrativos
Es un documento, carpeta o folleto de fácil manejo, en los que se encuentran en forma detallada y
sistemática información necesaria, para auxiliar, guiar, orientar y uniformar la conducta y el trabajo a
ejecutar por los miembros de una organización o empresa.
Los manuales sirven para:
Mantener una solida organización de las actividades
Que todos los miembros de la organización conozcan las funciones a desempeñar
Delimitar funciones, actividades y responsabilidades
Evitar duplicidad de funciones
Sistematizan las actividades
Permiten la evaluación del desempeño
Adiestrar o instruir a los nuevos integrantes
Manuales Administrativos
Que tipo de manuales se utilizan en una organización?
De objetivos y políticas
De organización
De inducción
De procedimientos
De contenido múltiple
De técnicas
De personal
De puestos
diseño organizacional: Determinar la estructura de la organización que es más conveniente para
la estrategia, el personal, la tecnología y las tareas de la organización.

estructura organizacional: La forma de dividir, organizar y coordinar las actividades de la

organización.