lOMoARcPSD|19849556

TEMA 4: DOCUMENTOS ESCRITOS AL SERVICIO DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL.

Resumen T4 Comunicación escrita

LA COMUNICACIÓN ESCRITA.

-Definición: Es el tipo de comunicación en la que el emisor, a través del lenguaje escrito,

transmite un mensaje al receptor sin coincidir en espacio y tiempo.

-Características:

• No hay retroalimentación inmediata.

• Necesita mayor dominio de las palabras y de la gramática.

• Lo escrito supone una prueba del contenido del mensaje.

• Posibilita el envió de documentación adjunta.

• Inexistencia de comunicación verbal.

-Pasos a seguir:

• Analizar previamente el contexto.

• Pensar con antelación las ideas que se quieren transmitir.

• Ordenar las ideas en distintos párrafos.

• Elegir las frases y expresiones que se van a utilizar.

• Leer y revisar antes de enviar el texto.

-Principios:

• Claridad: El escrito se puede recibir sin lugar a equívocos.

• Sencillez: Utilizar el lenguaje más usual.

• Concisión: Un mensaje breve, preciso, directo y evita lo innecesario.

• Cortesía: Tratar con atención y respeto al receptor.

2. REDACCION DE DOCUMENTOS.

-Requisitos formales:

1
 lOMoARcPSD|19849556

TEMA 4: DOCUMENTOS ESCRITOS AL SERVICIO DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL.

• Papel: Color blanco, espesor mínimo de 80g y tamaño Din A4. Las empresas y
organismos públicos suelen disponer de papales especial con membrete para cada tipo
de documento.

• Párrafos: Los documentos tienen al menos tres partes: encabezado, cuerpo Y pie. Hacen
la lectura del documento más sencilla. Comienzan con mayúscula y terminan con punto y
aparte.

• Interlineado: Sencillo o 1,5. Alineación: izquierda, derecha o justificada.

• Márgenes: Izquierdos y superior al menos 4 cm. Derecho e inferior 3 cm o más. Margen

superior de la primera página será́ mayor que el de las siguientes.

• Tipología: Adaptar la elección del tipo de letra al público al que va dirigida. Funcional y
comunicativa. Planteamiento de utilizar las mismas normas de diseño y tipografía como
imagen de empresa.

• Tamaño: 11 o 12. Color negro o azul oscuro. Para destacar utilizar subrayado o la
negrita.

-Normas de tratamiento:

• Muy formal: El destinatario es considerado de rango superior al remitente.

• Educado: Neutral pero bastante formal. A la atención del Sr. Martínez, por ejemplo.

• Neutral: Amistoso pero neutral. Estimado Sr. Martínez,

• Cordial: Amistoso y respetuoso. A la atención de Carlos Martínez

• Personal e informal: Relación personal entre el remitente y el destinatario, de mucha

confianza.

-Ortografía y sintaxis:

• Perfecto dominio de la ortografía, sintaxis y gramática. Colocación del acento, cuidado

con la sintaxis.

• Los errores indican descuido o negligencia, causan mala impresión y poner en peligro la
eficacia del mensaje.

• Especial cuidado:
*División y separación de palabras en sílabas.
*Colocación de acento ortográfico.
*Uso de mayúsculas.
*Escritura de números.
*Correcta concordancia en género y número de palabras.
*La construcción de las oraciones.

2
 lOMoARcPSD|19849556

TEMA 4: DOCUMENTOS ESCRITOS AL SERVICIO DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL.

-Puntuación:

• Ayudan a expresarse con claridad y precisión.

• Estructuran el texto, ordenan ideas, delimitan frases y párrafos.

• Ayudan a comprender el valor y el sentido de palabras en las oraciones.

3.DOCUMENTOS DE LA COMUNICACIÓN INTERNA.

-Aviso o anuncio: Es un documento breve que se redacta con el objetivo de comunicar

instrucciones o noticias de interés general a un gran número de destinatarios. Se deben
ubicar en tablones de anuncios o espacios por donde pase el personal al que van
dirigidos.

• Características:
*Lenguaje sencillo y comprensible.
*Se emite con el membrete oficial de
la empresa.

*Las palabras aviso o anuncio

resaltadas.
*Termina con fecha, nombre del
departamento que da el aviso y firma
de la persona responsable.

-Memorándum o nota de régimen interno: Es un documento escrito que se utiliza en la

organización para transmitir órdenes, exponer temas, hacer recomendaciones, solicitar
algo, etc.

3
 lOMoARcPSD|19849556

TEMA 4: DOCUMENTOS ESCRITOS AL SERVICIO DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL.

• Características:
*Redacción breve, sencilla y sin mucho
protocolo.
*Información clara y precisa y referida
a un único tema.
• Estructura:
*Cabecera: Datos de quien lo envía, a
quien, para que y fecha.
*Cuerpo: Exposición de las peticiones,
comentarios, etc.
*Pie: Fecha y firma, indica si hay
documentos o copia adjuntos y
cualquier nota de interés para el
destinatario.

-Convocatoria: Es un documento escrito con el que se cita a una o varias personas a fin
de participar en un acto o informar de temas que pueden resultar de su interés.

• Características:
*Deben figurar las personas convocadas, el orden del día y la hora, la fecha y el lugar de
celebración. *Enviarse con suficiente antelación y preparar adecuadamente los temas que
se tratarán. *Incluir firma del remitente. De aquí sale el acta.

4
 lOMoARcPSD|19849556

TEMA 4: DOCUMENTOS ESCRITOS AL SERVICIO DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL.

-Acta: Es un escrito en el que se hace un resumen de lo acontecido en una reunión y

posibles votaciones y acuerdos que se hayan adoptado. Nos permiten saber fecha, lugar
y hora de la reunión, las personas que participan y las que no asisten, temas a tratar,
decisiones que se toman y conclusiones a las que se llega. El encargado de la redacción
es el secretario de la reunión.

• Contenido:
*Recoger nombre y apellidos de los asistentes.
*El encabezamiento recoge fecha, lugar y hora.
*Recoger orden del día.
*El cuerpo recoge las intervenciones y acuerdos tomados, ruegos y preguntas.
*En el pie aparece las firmas y hora de finalización, firma del secretario para dar fe.

-Informe: Es un documento escrito más extenso a petición de alguien. Exposición

detallada y ordenada de hechos, situaciones, actividades o personas.

• Estructura: Portada, índice, introducción, desarrollo y conclusiones, bibliografía y

anexos.

• Tipos:
*Informe demostrativo: Refleja la contratación de unos hechos concretos y su prueba
*Informe valorativo: Análisis de los hechos, una visión personal, incluye recomendaciones
y termina con conclusión.
*Informe descriptivo o expositivo: Relata unos hechos de forma objetiva.

-Memoria de actividades: Es un documento que emite las empresas y en el que incluye

datos de contenido muy diverso. No tiene una estructura fija. Se centra en destacar los
logros que se han conseguido durante un periodo de tiempo determinado.

4. DOCUMENTOS DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA DE LA EMPRESA.

-Carta: Es el principal documento de comunicación externa de la empresa. La redacción

debe ser cuidada, para que el lector tenga la impresión de que ha sido escrita para el,
sino puede ser desestimada y tirada.

• Circular: Comunica alguna noticia o información de interés, mismo modelo a varios

destinatarios, solo cambia el nombre y dirección del destinatario.

• Comercial: Utilizado como apoyo a su actividad comercial, busca conocer el mercado o

proporcionar sus productos o actividades.

• Estructura:
*Encabezamiento: Membrete en la parte superior izquierda y la identificación del
remitente. A la derecha nombre y dirección del destinatario, datación y asunto.
*Cuerpo:
-Saludo:
-Texto: Exposición breve y concisa del motivo de la carta, se subestructura en
introducción, desarrollo y conclusión.

5
 lOMoARcPSD|19849556

TEMA 4: DOCUMENTOS ESCRITOS AL SERVICIO DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL.

-Despedida: Fórmulas de cortesía.

*Cierre: Nombre, firma y cargo de la persona responsable. Anexo si hay documentos
adjuntos.
• Estilos:
*Moderno: Los elementos quedan alineados a la izquierda del papel, no se utilizan
sangría.
*Evolucionado: No emplea ni saludo ni despedida, busca un grado más directo con el
cliente.
*Moderno modificado: Despedida y cierre van alineados a la derecha.
*Profesional: Hay sangria en el saludo y párrafos, datos del Profesional: destinatario,
despedida y cierre van alineados a la derecha.

-Invitación: Es un documento de carácter formal para convocar a alguien a un acto. En

ámbito empresarial se usa para presentar un nuevo producto o servicio, inaugurar
instalaciones, etc.

• Características:
*Membrete del emisor. *Lugar y fecha.
*Saludo al destinatario.
*Motivo.
*Confirmación de asistencia. *Despedida.

-Saluda: Documento de carácter breve y ceremonioso, con motivo de agradecimiento,

felicitaciones, ofrecimientos, notificaciones o acto de carácter social.

• Características:
*Redacción sencilla, sincera, cortés y muy cuidada.
*Papel de tamaño cuartilla de calidad, blanco o marfil.
*Redactado en tercera persona y sin firma.
*No figura dirección del destinatario.
• Estructura:
*Encabezamiento: Cargo del remitente y palabra salida centrada, con letra distinta y
mayor a la utilizada.
*Cuerpo: Contenido y objeto de la comunicación.
*Cierre: Una frase cortés, puede solicitar confirmación de asistenicia.

-Tarjetas de visita y comerciales: Instrumentos tradicionales que resultan útiles a la

hora de mantener contacto en cualquier gestión comercial.

-Comunicación de prensa o nota de prensa: Documento escrito dirigido a los medios

de comunicación para anunciar algún evento de interés periodístico. Puede enviarse por
email a medios escritos, radio, tele y medios online y bloggers. Puede anunciar eventos,
promociones, nuevos productos y servicios, datos financieros, nombramientos, etc.

-Telegramas: Documento que permite transmitir mensajes de manera rápida, puede ser
ordinario o urgente, se cobra de acuerdo con el número de palabras contenidas en el
texto. Utiliza una redacción concisa y breve, eliminando palabras y uniendo pronombres a

6
 lOMoARcPSD|19849556

TEMA 4: DOCUMENTOS ESCRITOS AL SERVICIO DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL.

verbos conjurados. Evitar el uso de abreviaturas que pueden confundir. Perfecto para
lugares sin cobertura ni internet.

5. Documentos de la comunicación con la Administracion publica.

-Instancia: Documento que se utiliza para solicitar algo a la administración pública.

 Estructura:
*Encabezamiento: Incluye datos personales, nombre y apellidos, DNI, domicilio, estado
civil, f. nacimiento.
*Cuerpo:
-Exposición de los hechos: Procedida de la palabra expone o expongo, destacando
sobre el resto del texto. Se ofrece una explicación detallada de datos, motivos,
argumentos, etc. cada argumento en un párrafo diferente. Iniciar cada párrafo con la
palabra “que”. 唃 Āltimo párrafo termina con una coma, terminado con alguna expresión
como por todo ello, es por lo que, y como consecuentes, y por esto. Hacer constar si
adjuntamos documentos o justificantes.
-Solicitud: consecuencia de los argumentos expuestos, procedida por la palabra solicita
o solicito, ira resaltada del resto del texto.
*Pie: Indicar datos del organismo o persona a quien se dirige, población sin calle ni
número.

-Oficio: Documento básico de comunicación dentro de la administración pública con

distintas entidades o particulares. Informa o avisa a personas, físicas o jurídicas, de
hechos que le afecte.

• Estructura:
*Logo-escudo y datos del organismo que lo redacta.
*Datos y dirección del destinatario.
*Referencias en relación con el contenido del oficio o expediente que se trate.
*Texto del cuerpo, desarrolla el contenido que se comunica.
*Fecha y firma del organismo, indicación del nombre y cargo de la persona que firma.

6. Soportes para transmitir documentos escritos.

-Papel: Soporte tradicional, la información se introduce manualmente o mecánicamente.

Formato Din A4, excepto invitaciones o saluda con papel de tamaño menor. De gran
calidad, con gramaje y blancura apropiados.

-Sobres: Constituyen el envoltorio en el que se introduce el documento para su entrega o

envío. Existen muchos tipos y tamaños, se adaptan a las características y dimensiones de
su contenido: plastificados, con solapa...

-Impresos: Son formularios, con partes fundamentales ya cumplimentadas y otras en

blanco para que la persona interesada los rellene con datos específicos. Cuando se
cumplimentan y se firman, adquieren la consideración de documento. Para varias copias
se utiliza papel autocopiativo de distintos colores.

7
 lOMoARcPSD|19849556

TEMA 4: DOCUMENTOS ESCRITOS AL SERVICIO DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL.

-Tipos de papel:
• Offset: Utilizado en fotocopiadoras, impresionas... se emplea como papel de cartas
sobres...

• Estucado: Utilizado para revistas, catálogos y folletos. No se utiliza para escribir ya que
la tinta se corre.

• Ecológico: Para prevenir la degradación y proteger el medioambiente.

-Normalización de impresos y documentos: Se ajuste a una norma, modelo o regla.

AENOR - asociaci 漃 Ān espa 渃̀ola de normalizaci 漃 Ān y

certificaci 漃 Ān.  Criterios:
*Serie A: Regula el tamaño del papel. Parte un papel de 1 m2, doblándose por la mitad
exacta da lugar a nueve tamaños distintos, del A0 al A8.
*Serie B: Regula el formato de los sobres de gran capacidad. Está realizada en función
de la serie A del hampa o del papel. Papel A4 sobre B4.
*Serie C: Regula el tamaño de los sobres de poca capacidad. Pocos documentos A3
Sobres serie C3.

-Soportes digitales: Gracias a los portátiles, smartphone... podemos acceder a una gran
cantidad de información Justo en el momento que la necesitamos. Podemos pasar de un
documento a otro rápidamente sin la necesidad de haber leído todo el mensaje. El
soporte básico en que se elaboran y transmiten es el archivo que contiene datos textuales
y gráficos credos por un programa informático. Soportes que integran sonidos, imágenes
y textos incrementan la cantidad de bytes requeridos.

7. CANALES PARA TRANSMITIR DOCUMENTOS ESCRITOS.

-Correo convencional: Deja constancia escrita de lo comunicado Pueden utilizar el

servicio de correos, empresas de mensajería externa o crear su propio servicio de
mensajería.
• Servicios de correos
*Cartas: Ordinaria, certificada, certificada urgente, postal express, sobre prepagado,
urgente, urgente internacional, correo digital y tarjeta postal.
*Telegramas: Nacional, internacional, internacional urgente y telegrama online. *Burofax
y fax

-Fax: Es un sistema de telecomunicaciones que consiste en la transmisión por vía

telefónica de material escaneado a otros dispositivos de salida, que imprime una copia
exacta. Su uso está extendido a casi todas las empresas y organismos públicos, aunque
está perdiendo fuerza y se emplea en combinación con el correo electrónico.

8
 lOMoARcPSD|19849556

TEMA 4: DOCUMENTOS ESCRITOS AL SERVICIO DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL.

-Correo Electrónico: Es un instrumento imprescindible tanto en el ámbito empresarial

como personal, ya que nos facilita el envío de documentos en tiempo real. Necesita
conexión a internet, programa cliente de correo o utilizar un servidor de correo web.

• Ventajas correo web

*No necesitar instalar la app de correo en el ordenador.
*Suelen ser gratis.
*Podemos consultar el correo desde cualquier parte del mundo.

8. GESTIÓN DOCUMENTAL.

-Instrumentos documentación interna:

• Buzón de sugerencias: recoge ideas y propuestas de empleados.

• Tablón de anuncios: muestra información y noticias que afectan al personal. Deben estar
situados en un lugar bien visible para poder ser leídos por las personas a las que afecta.

• Intranet: Acceso a la información interna por parte de los miembros de la organización.

• Sitio web corporativo: Recoge contenidos sobre la organización en particular.

• Portal: Recoge información temática o administrativa o desarrolla un servicio electrónico.

-Comunicación y tramitación de documentos a trav 攃 Ās de la web

• Formularios: rellenamos con nuestros datos para que una vez recibidos puedan ponerse
en contacto con nosotros.

• Dirección de correo electrónico: para contactar con la empresa o el organismo de que

se trate.

-Procesamiento informático de documentos escritos

• Procesadores de texto: son aplicaciones informáticas que permiten crear, editar,

guardar e imprimir documentos de texto. Se puede aplicar una serie de fundaciones y
efectos para la redacción: diferentes tipografías, tamaños de letra, colores, tipos de
párrafos, efectos artísticos, etc.

• Funciones procesadores de texto:

*Crear documentos que se pueden modificar.
*Insertar graficos que mejora la presentación.
*Guardar documentos que se pueden recuperar o modificar. *Imprimir documentos que
permite obtener copias.