PLANEACION DEL EVENTO

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 Escoger la fecha y la hora

Importante calendarizar el evento. No solo para planificar, sino también para avisar a los invitados
y que puedan reservar ese día. Generalmente, los viernes y sábados por la tarde noche son los
mejores días para una celebración.

 Presupuesto

Es algo que hay que tener muy presente, para una ocasión corporativa, es la propia empresa la que
suele disponer de un presupuesto destinado a estos eventos.

Otro punto muy importante es saber en qué vas a gastar ese dinero. Dividir la cantidad total en
pequeños porcentajes esto es muy útil. Así, se tendrá una cantidad de dinero fija para cada parte
de la fiesta y evitarás complicaciones.

- Lugar: 15% del presupuesto. Esto dependerá del espacio que escoja para la celebración, ya que
muchos incluyen el alquiler en el coste del menú.
- Comida y bebida: 55% del presupuesto. No disponer de suficiente comida o bebida u ofrecer menús
poco trabajados puede hacer que el evento sea un fracaso. Por eso, es una de las partes a las que
más dinero se le dedica.
- Servicio: 15% del presupuesto. Contratar personal de servicio.
- Decoración / personalización: 5% del presupuesto. La decoración personalizada va a jugar un papel
fundamental.
- Otros: 10% del presupuesto. Es importante reservar parte del dinero a imprevistos o extras, como
música o entretenimiento. Esta previsión permite afrontar cosas inesperadas sin pasar del
presupuesto.

 Escoger el lugar ideal

Esta es una de las principales decisiones, cada evento tiene un lugar perfecto para la celebración

- Ubicación: Un espacio accesible para que los invitados puedan llegar sin ninguna complicación. Es
importante comprobar si el lugar dispone de parking propio o si hay un aparcamiento público por la
zona.
- Interior o exterior: La época del año en la que organice el evento completamente esta decisión. Si
es en primavera o en verano, un lugar con espacios al aire libre resulta de lo más agradable. Aun así,
es mi recomendación es que siempre se tenga previsto un plan b, por si el clima da una sorpresa. Si
es en otoño o en invierno, lo ideal es hacerlo en un lugar interior para resguardarse del mal tiempo.
- Acústica: La acústica del lugar debe ser buena y es fundamental comprobarlo, especialmente si vas
a contar con actuaciones o espectáculos que precisen micrófonos.
- Distribución del espacio: música, barras, bar, etc.: Si el evento va contar con música en vivo o
actividades, es fundamental que comprobar cómo distribuir el espacio. Así, se asegura de que los
equipos entren sin problema y los invitados puedan disfrutar cómodamente de cualquier
entretenimiento. Consultar con el espacio y no puedes hacer para que no haya complicaciones.
- Normas de accesibilidad: Es posible que entre los invitados haya alguien con dificultades de
movilidad. Por ello, es importante asegurar que el salón este adaptado y cumpla con las normas de
accesibilidad.

 El listado de invitados

Hacer una lista con todas aquellas personas que se desean que estuvieran. Él anfitrión, es el primero
que tiene que disfrutar, así que evita la presencia de personas con las que no te sientas cómodo, lo
importante es que esté quien debe estar. En este caso, los compromisos son una prioridad, de modo
que es imprescindible comprobar que no se te olvida nadie. Incluye a empleados, directivos,
proveedores, colaboradores y todo aquel que participe de alguna forma en tu corporación.

 Diseña las invitaciones

El tipo de invitación y el modo de envío también puede ser diferente dependiendo de la celebración.
Aun así, en ambos casos podrás decantarte tanto por el formato impreso como digital. El primero
es más clásico y suele permanecer en el recuerdo, pero tiene un coste superior. Sin embargo, el
segundo es más cómodo y moderno y te evitarás el coste de impresión y envío.

-Invitación para una celebración de empresa: Lo ideal es que tenga un diseño más corporativo y
formal. Enviarla en formato digital nos parece lo más adecuado a nivel interno, tanto para
empleados como para directivos. Aun así, puedes optar por imprimir algunos ejemplares para
proveedores y colaboradores.

Enviar las invitaciones con suficiente antelación para que los invitados puedan organizar sus
agendas. No te olvides de solicitar que confirmen su asistencia con una fecha límite para que no
haya ningún problema.

 La comida y bebida

Puede que esta sea una de las partes esenciales de la fiesta. Por eso, es importante que no descuides
ningún detalle. Comprueba si el espacio cuenta con cocina propia para saber si debes contratar los
servicios de un catering externo.

Para una fiesta, lo ideal es que optes por un montaje tipo cóctel con aperitivos fáciles de comer.
Este formato es más informal y permite a los invitados relacionarse entre ellos más libremente.
Además, es ideal completarlo con una barra libre de vinos, cerveza, agua y refrescos.

Otra gran idea es apostar por las estaciones de comida, una tendencia muy de moda. Los puestos
de comida y los showcookings aportan originalidad y diversión. Incluye alguno de ellos en tu evento
y el éxito está asegurado. Tampoco olvides las copas y los cócteles combinados para el momento
del baile. Además, para que todo el mundo esté atendido, contrata una barra especial de bebidas y
cócteles, suele ser todo un acierto.

 Decoración
La decoración tiene un papel fundamental si quieres aportar un toque original a tu fiesta. Por eso,
nuestra recomendación es que le dediques tiempo a esta cuestión.

En fiestas temáticas, todos los elementos de decoración tienen que ir acorde al tema escogido. Así,
conseguirás una ambientación mucho más especial que hará que tus invitados disfruten al máximo.
Si quieres saber más acerca de las fiestas temáticas.

En cambio, para las fiestas no temáticas, la decoración no es imprescindible, pero sí que ayuda a
crear un entorno impresionante. Por ejemplo, puedes emplear flores, velas, globos, luces led...
Además, elementos como el inmobiliario, la vajilla o la mantelería tienen un protagonismo muy
especial en la ambientación de una fiesta. ¡No los descuides!

 Elige la música

La música es la encargada de dar ese toque más divertido y desenfadado a cualquier celebración.
Así, para el inicio de la celebración puedes optar por jazz o música ambiental. Sin embargo, para la
hora de la fiesta, tener un DJ pinchando la música del momento es una gran opción Ten en cuenta
que debes escoger la música pensando en todos los gustos. Hay muchos invitados, cada uno con sus
propias preferencias. Por eso, la selección musical debe adecuarse a todas las peticiones para que
todo el mundo disfrute al máximo.

También es aconsejable elaborar una lista de canciones prohibidas que recoja todos los temas que
no quieres que salgan. Así te ahorrarás interrumpir el momento del baile y podrás centrarte en
pasártelo bien junto a tus seres más queridos.

 Textiles y complementos

Dentro de los textiles abarcamos el mantel que utilizaremos en las mesas, pero también las
servilletas. Ambos deben ir a juego entre sí y combinar con el resto de los elementos decorativos.
Elige los tejidos acorde con ellos: Puedes optar por el lino en un solo color, o elegir distintos
estampados. Si pensamos en una cena de empresa, podemos utilizar mantelería con el color
corporativo. En cuanto a los complementos, piensa cómo serán los números para marcar las mesas,
o los centros decorativos.

 Cristalería y vajilla

Por último, nos toca elegir la vajilla. Recomendamos utilizar bajoplatos, de nuevo, a juego con el
estilo general. Los hay de mimbre, de cerámica, con color, en crudo e incluso metalizados. Intenta
que vayan a juego con el resto de la vajilla que, por supuesto, debe pertenecer por entero a la misma
gama y contar con el número de platos necesarios para el menú. En cuanto a la cristalería, es
importante que sea de buena calidad. Asegúrate de que cuentas con todas las copas: Agua, vino,
cava o champán, etc.

Por último, puedes añadir elementos que harán de tu cena de gala algo único: Un photocall, una
barra de bar e incluso una carpa, si es en el exterior, harán que tus invitados nunca olviden esa
noche.