“Año del Fortalecimiento de la Soberanía Nacional”

“Instituto Sabio Nacional Antúnez de Mayolo”

FACULTAD :

Administración de Empresas

DOCENTE :

Fernando Ruben Rojas Castro

CURSO :
Manejo De Archivo E Información

TEMA :

Manejo y gestión de archivos en la Empresa Textil ETMA

ALUMNOS :
 Abanto Rojas, Maykol
 Katerin Ferrel Beteta.
 Cueva Santos, Karen
 centeno canales, Jenyfer
 Barrera Hilario, Luz Maria
 Calero Silva Carlos Alexis.

CICLO :

II

Caj
amarca, 02 de junio del 2022.

1
DEDICATORIA

Dedicamos la presente monografía en primer lugar a Dios porque ha

estado conmigo en cada momento, cuidándome y dándome fortaleza
para seguir adelante, a nuestras familias, que velan por mi bienestar y
educación siendo mi apoyo en todo momento y a nuestro Docente del
presente curso por brindarnos sus conocimientos y enseñanza en cada
clase.

AGRADECIMIENTO

Esta Monografía es el resultado de mi esfuerzo, dedicación para

poder realizar este trabajo y agradecemos a nuestro Docente por
habernos brindado sus conocimientos y a nuestras familias
quienes a lo largo nuestras vidas nos han apoyado y motivado
para seguir adelante.

2
 INDICE
INTRODUCCIÓN............................................................................................................................5
1 Empresa Textil ETMA............................................................................................................6
2 los documentos que se manejan en ese rubro de empresa................................................6
2.1 Licencias y permisos de la empresa..............................................................................6
2.2 Licencia de Funcionamiento.........................................................................................7
2.3 Certificado de Inspección Técnica de Seguridad en Edificaciones................................7
2.4 Certificado De Saneamiento Ambiental........................................................................7
 Desinfección y limpieza................................................................................................7
 Agua potable................................................................................................................7
 Prevención de plagas....................................................................................................8
 Gestión de residuos tanto líquidos como sólidos:........................................................8
2.5 Documentos fiscales.....................................................................................................8
2.6 Escrituras......................................................................................................................8
2.7 Contratos......................................................................................................................9
2.8 Cuentas.........................................................................................................................9
2.9 Facturas........................................................................................................................9
2.10 Boleta Electrónica.........................................................................................................9
2.11 Guía de Remisión........................................................................................................10
Guía de remisión - remitente.............................................................................................10
2.12 Formas de traslado de bienes.....................................................................................10
Transporte privado:............................................................................................................10
Transporte público.............................................................................................................10
2.13 Pedidos.......................................................................................................................10
2.14 Seguros.......................................................................................................................11
Seguro de accidentes.........................................................................................................11
- Seguro de responsabilidad civil general...........................................................................11
- Seguro de responsabilidad civil profesional.....................................................................11
- Seguro de vehículos.........................................................................................................11
2.15 Planilla de personal....................................................................................................12
2.16 Documentos internos de la Empresa..........................................................................12
2.16.1 Nota de Venta.....................................................................................................12
2.16.2 Nota de Crédito..................................................................................................12
2.16.3 Factura Proforma................................................................................................12
3 Que documentos digitalizar...............................................................................................13
4 mantener archivados en el sistema....................................................................................14

3
 4.1.1 Normativa Mercantil...........................................................................................14
4.1.2 Normativa fiscal..................................................................................................14
5 Defina el sistema de seguridad...........................................................................................15
5.1 R2 Docuo: Software de Gestión Documental en la Nube...........................................15
5.1.1 Características principales:.................................................................................15
5.1.2 Ventajas del DMS R2 Docuo:..............................................................................15
6 CONCLUCIONES:.................................................................................................................16

4
 INTRODUCCIÓN

El presente trabajo esta diseñado de forma práctica y sencilla para comenzar

a conocer un poco de esta extraordinaria herramienta que viene a ser tener una
buena gestión documental mediante el manejo de archivos e información
dentro de la empresa.

En la actualidad se tiene una idea totalmente distorsionada de lo que son en la

realidad los archivos, ya que por lo general nos dan la impresión de constituir
un cúmulo de papeles desorganizados, donde los documentos se van juntando
sin ningún criterio y donde cada quien conserva o elimina lo que le parece
oportuno para “desocupar” o “hacer espacio” en la oficina.

Todo esto lo vamos a analizar con el objetivo de transformar esa imagen en un

conjunto de documentos importantes que se deben conservar, clasificando y
ordenando de manera técnica y metódica.

Es muy importante saber cómo y dónde se va a guardar la información en las

empresas, del uso y organización que se le dé a la misma, depende la
clasificación del archivo, esta es de acuerdo a la función y uso. Mantener un
archivo organizado es perder menos tiempo en buscar lo que se requiere.

Se considerar que una de las principales funciones de un Sistema Operativo es

la administración del almacenamiento de información, siendo necesario contar
con un “Sistema de Archivos”. Con este término al sistema operativo que utiliza
para organizar la información en medios físicos tales como discos y a la visión
que es ofrecida al usuario para permitir la manipulación de la información
almacenada.

5
 1 Empresa Textil ETMA

ETMA- Empresa textil más allá S.A.C, una empresa del rubro textil con más de
20 años de experiencia en la industria de la moda. Fabricamos toda clase de
pedidos para damas, caballeros y niños, ropa para empresas y servicios
mayoristas.

Trabajamos nuestras prendas con uno de los mejores algodones del mundo y
distribuimos la mejor ropa a países de la región como Argentina, Chile,
Colombia, México, entre otros.

Contamos con una vasta estructura productiva, comercial y administrativa,

para brindarle a nuestros clientes la calidad que buscan en sus prendas de
vestir.

2 los documentos que se manejan en ese rubro de empresa

Los documentos son la memoria de las organizaciones de cualquier entidad,

por eso, para que puedas usarlos de manera eficiente es necesario realizar una
adecuada clasificación documental, tenemos:

2.1 Licencias y permisos de la empresa

licencia y permisos para una empresa: La licencia de funcionamiento de una
empresa es la certificación expedida a nivel municipales, permisos y licencias
suponen una comprobación administrativa previa del ajuste de las actividades
privadas a los intereses públicos.

6
2.2 Licencia de Funcionamiento
Es la autorización que otorga la municipalidad para el desarrollo de actividades
económicas (comerciales, industriales o de prestación de servicios
profesionales) en su jurisdicción, ya sea como persona natural o jurídica, entes
colectivos, nacionales o extranjeros. Esta autorización previa, para funcionar u
operar, constituye uno de los mecanismos de equilibrio entre el derecho que
tengo a ejercer una actividad comercial privada y convivir adecuadamente con
la comunidad.

2.3 Certificado de Inspección Técnica de Seguridad en Edificaciones

Este documento, también conocido como “certificado de Defensa Civil”, sirve

para verificar que tu establecimiento cumple con las medidas de seguridad
que las autoridades solicitan en las edificaciones, con base en 4 niveles de
riesgo: bajo, medio, alto y muy alto.

2.4 Certificado De Saneamiento Ambiental

Se conoce como el Certificado de Saneamiento Ambiental como un
documento obligatorio que expiden las autoridades sanitarias. En este
documento se encuentra la información referente a todos los trámites de
higiene que realizan de forma regular las empresas para reducir cualquier
tipo de riesgo.
Este es un proceso bastante largo que consta de cuatro fases obligatorias y
bastante importantes. Estas fases son los siguientes:

 Desinfección y limpieza: En esta primera fase el programa se encarga

de brindar un registro o guía para poder colocar las actividades
necesarias para realizar un proceso de saneamiento correcto. Esto se
basa en desinfección de equipos, mercancía, utensilios e instalaciones.
 Agua potable: Es muy importante para las empresas poseer un
abastecimiento de agua que los ayude a promover el funcionamiento de
la producción de la empresa de forma correcta, y que esta pueda

7
 realizar las actividades desde las más fáciles hasta las más
complicadas.
 Prevención de plagas: Es importante realizar actividades preventivas
para controlar cualquier tipo de presencia de plagas que puedan estar
en el establecimiento de la empresa. También es importante realizar un
esquema de planes de acción.
 Gestión de residuos tanto líquidos como sólidos: Todas las
empresas del mundo producen distintos residuos en sus actividades de
producción. Por supuesto, todas son distintas de acuerdo a la actividad
que realicen. Así que es importante mantener una planificación de
residuos para poder aportar con el mantenimiento del ambiente y
utilizarlo a su propio favor.

2.5 Documentos fiscales

Documentos fiscales: Los datos fiscales es aquella información que nos
acredita y nos permite facturar como profesional o empresa. Por ejemplo, si
somos un profesional autónomo, esta información se corresponde a nuestro
nombre, DNI, dirección, etc.

2.6 Escrituras
La documentación que se debe aportar al notario para formalizar la
escritura es la siguiente:

1. Documentos de identidad de todos los socios.

2. Certificación negativa de la denominación social expedida por el
Registro Mercantil Central.
3. Estatutos sociales.

8
2.7 Contratos

La empresa está constantemente firmando todo tipo de contratos, con

proveedores, entidades financieras, contratos de alquiler, etc. Estos se firman,
preferiblemente en azul para dificultar falsificaciones, y se guardan, por si es
necesario realizar alguna consulta o reclamación.

2.8 Cuentas

no es conveniente guardar cuentas y contraseñas bancarias ni de ningún tipo

en un equipo informático. Mejor impresas en papel o anotadas en una libreta.

2.9 Facturas
son documentos las cuentas mercantiles sonde se detallan los productos o
servicios que presta la empresa, con su correspondiente precio y donde se
confirma su compraventa. Además, para que estas facturas sean válidas,
deben cumplir con la normativa establecida.

2.10 Boleta Electrónica

La boleta de venta electrónica es un documento que emites en operaciones
con consumidores finales.

No te permite ejercer derecho a crédito fiscal, ni puedes sustentar gasto o costo

para efectos tributarios, salvo en:

 Los casos en que la Ley lo permita, siempre que se identifique al

adquiriente o usuario con su número de RUC.
 La deducción de gastos de la rentas de cuarta y quinta categoría por
concepto de los importes pagados por los servicios mencionados en
el inciso d) del artículo 26-A del reglamento de la Ley del Impuesto a la
Renta, siempre que se identifique al usuario con el número de su DNI o
RUC. Si son personas naturales extranjeras domiciliadas en el país, deben
identificarse con su número de RUC.

9
2.11 Guía de Remisión
La guía de remisión es un documento que sirve para sustentar el traslado de
bienes desde un lugar hacia otro, como un almacén, depósito o
establecimiento, y es de uso obligatorio exigido por la Sunat.

Todos los contribuyentes que tengan un negocio o empresa, excepto los que
se encuentren en el Nuevo Régimen Único Simplificado (Nuevo RUS), y
requieran trasladar sus bienes por diversos motivos, deben emitir esta guía.

Tipos de guía de remisión

Guía de remisión - remitente: la emite el propietario de los bienes (remitente)

al inicio del traslado.
Esta guía se emite cuando se hace una venta, se presta un servicio que incluye
la transformación, se cede en uso o se traslada bienes entre locales de una
misma empresa y otros.
Guía de remisión - transportista: la emite el transportista por cada remitente.
Esta guía se usa cuando el traslado se hace por transporte público.

2.12 Formas de traslado de bienes

Transporte privado: cuando el transporte de bienes es realizado por el
propietario con vehículos propios. En este caso, se emite una guía de remisión
- remitente.

Transporte público: cuando se contrata a un transportista para que traslade

los bienes. En este caso, se emiten 2 guías: guía de remisión - remitente y guía
de remisión - transportista.

2.13 Pedidos
son todas las solicitudes formales anticipadas que realizan los negocio,
empresas compañías, etc., para solicitar nuestros recursos.

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2.14 Seguros
Seguro de accidentes. Todas las empresas con trabajadores a su cargo
tienen que suscribir una póliza de accidentes en función de lo que marque su
convenio sectorial. Este seguro se encarga de cubrir e indemnizar al trabajador
en caso de fallecimiento o invalidez por accidente laboral. El propio convenio es
el que marca qué cantidades exactas deben cubrir en cada caso e incluso qué
coberturas adicionales debe tener la póliza.

- Seguro de responsabilidad civil general. Los seguros de responsabilidad

civil sirven para cubrir a la empresa ante los daños que pueda ocasionar a
terceras personas. No se trata de un seguro obligatorio para todas las
empresas, pero sí para determinados colectivos y empresas. A modo de
ejemplo, si vas a abrir un local de espectáculos, un centro de ocio, un bar, un
gimnasio o un restaurante, necesitarás este seguro. Será el encargado de
indemnizar a una persona que, por ejemplo, se caiga por el mal estado del
suelo.

- Seguro de responsabilidad civil profesional. Actúa de forma similar al

anterior, solo que cubre los daños que puedas causar en el desarrollo de tu
actividad. Un médico, por ejemplo, está obligado a contar con un seguro de
responsabilidad civil profesional.

- Seguro de vehículos.
El coche de empresa necesita estar asegurado, como cualquier otro vehículo,
con una póliza que cubra por lo menos la responsabilidad civil obligatoria (lo
que se conoce como un seguro a terceros). Además de esta cobertura
obligatoria, suele ser conveniente añadir la de accidentes del conductor (cubre
los gastos de hospitalización, que no están cubiertos por la Seguridad Social
para accidentes de tráfico) y la asistencia en carretera (la grúa). En el caso de
flotas de vehículos, hay pólizas especiales con precios a medida.

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2.15 Planilla de personal
Estarás obligado a llevar Planilla Electrónica si cumples con alguna de las
siguientes condiciones: Tienes a tu cargo uno (1) o más trabajadores. Cuentas
con uno (1) o más prestadores de servicios y/o personal de terceros. Contratas
a un personal en formación – modalidad formativa laboral

2.16 Documentos internos de la Empresa

2.16.1 Nota de Venta
Una nota de venta no tiene ningún valor fiscal por lo tanto no son enviadas al
SAT por este mismo motivo, son usadas para acciones internas de la
empresa.

Cuando se ha concretado una transacción entre el vendedor y el comprador, el

primero de ellos debe emitir un documento comercial por duplicado llamado
nota de venta que obliga a ambas partes a cumplir con lo acordado respecto a
la transacción, es decir, compromete al vendedor a entregar las mercancías en
tiempo y forma y al comprador a aceptarlas y realizar el pago correspondiente.

2.16.2 Nota de Crédito

Una nota de crédito es un documento legal que acredita anulaciones,
descuentos, devoluciones, bonificaciones y disminuciones de valor en un recibo
por honorarios ya emitido.

Puedes emitir una nota de crédito por las siguientes razones:

Anular, descontar o bonificar un recibo.

Corregir un error en la descripción o tipo de servicio prestado.

Ajustar un monto o fecha de pago.

2.16.3 Factura Proforma

Se suele decir que una proforma es un documento de compraventa de bienes o
servicios sin validez fiscal ni contable. Su función es indicar una operación de
compraventa para presentársela, por ejemplo, a un cliente.

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3 Que documentos digitalizar

Trabajar en una oficina totalmente llena de documentación puede ser

estresante. Si tienes montones de documentos y desorden por todos los lados,
eso hará que disminuya el flujo de trabajo, y eso hace que todo sea más difícil
de gestionar.

Entre estos documentos tenemos las ya mencionadas facturas y boletas, las

cuales facilitan mucho al momento de realizar pagos y cobros.

En la actualidad digitalizar documentos y almacenarlos en un servidor posibilita

que la gestión de los registros se haga mucho más simple. Puedes obtener
cualquier información en cuestión de segundos, eliminar copias duplicadas y
mantener un alto nivel de seguridad con control de versiones y mucho más.

Entre los documentos esenciales a digitalizar tenemos los siguientes:

1.- Contratos
2.- Recibos
3.- Seguros
4.- Documentos fiscales
5.- Documentos financieros
6.- Licencias y permisos de la empresa
7.- Contraseña de las cuentas
8.- Tarjetas de vistas
9.- Presupuestos
10.- Pedidos o solicitudes de compras
11.- Facturas
12.- Actas
13.- Contratos con proveedores
14.- Actas de ingreso de productos
15.- Actas de egreso de productos
16.- Inventario de almacén
17.- Inventario de documentos

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4 mantener archivados en el sistema.
4.1.1 Normativa Mercantil
De acuerdo con el artículo 30 del Código de Comercio, los empresarios han de
conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes
concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a
partir del último asiento realizado en los libros. Esta obligación se mantiene en
los casos de que el empresario haya cesado su actividad, en su fallecimiento
donde la obligación recaerá sobre sus herederos y en el caso de disolución de
sociedades, donde serán sus liquidadores los obligados a cumplir la norma.
Aun así, hay cierta documentación que recomendamos mantener de manera
indefinida como son: los libros oficiales de contabilidad, cuentas anuales,
contratos a largo plazo y las copias de seguridad informáticas de los registros
contables.

4.1.2 Normativa fiscal

La Ley General Tributaria, establece que toda la documentación de naturaleza
fiscal ha de conservarse durante cuatro años, contando desde la finalización
del plazo de presentación de las declaraciones, para que Hacienda pueda
determinar la deuda tributaria o también para que el contribuyente pueda
solicitar la devolución de impuestos. Tenemos que prestar especial cuidado con
casos que pueden surgir como:

 Interrupciones: Si Hacienda interviene para revisar los impuestos o se

presenta una declaración complementaria, el plazo de los cuatro años
de conservación de dicha documentación, comenzaría de nuevo. A
modo de ejemplo, si una documentación del año 2016 finaliza la
conservación en el año 2020, pero en el año 2018 Hacienda revisa esos
impuestos, la conservación comenzaría de nuevo y terminaría en el
2022.
 Activos: las facturas de un activo amortizable tenemos que conservarlas
cuatro años desde que finaliza dicha amortización. Es decir, si
compramos un activo en septiembre de 2016 que amortizaremos
durante 5 años, en septiembre de 2021 comenzaremos a contar los
cuatro años, ya que ha finalizado el plazo de amortización.

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  Pérdidas: si un ejercicio tiene pérdidas, el plazo de conservación de esa
documentación se extenderá a diez años.
 Inmovilizado: si se adquiere un inmovilizado para la actividad
empresarial cuya imputación sea superior a 3.005,06€ se deberá
conservar las facturas durante nueve años si son considerados muebles
y durante catorce años si son inmuebles.

5 Defina el sistema de seguridad

5.1 R2 Docuo: Software de Gestión Documental en la Nube

Es uno de los programas o softwares de gestión documental preferido por

las empresas.
Su eficacia radica en la generación de documentos fundamentados en las
plantillas internas que contienen los datos comerciales de interés.
Además, cuenta con el envío seguro y automático del documento al cliente,
incluyendo la firma electrónica.

5.1.1 Características principales:

 Facilita el diseño y la gestión del trabajo de forma automatizada.

Cuenta con las funciones de describir, ordenar y automatizar las
acciones que corresponden a cada documento.
 Permite la generación de documentos de forma automática, por lo
que es eficaz al buscar y organizar lo que necesites.
 Una particularidad estrella es la capacidad de almacenamiento en la
nube. Guarda y almacena los archivos del negocio evitando los
duplicados y permitiendo el acceso desde cualquier lugar.
 Garantiza el intercambio de archivos entre colaboradores, clientes y
equipo de trabajo.

5.1.2 Ventajas del DMS R2 Docuo:

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  Permite definir el flujo de trabajo de tu empresa de forma sencilla y
automatizada.
 Cuenta con la opción de crear cuentas para los colaboradores, clientes y
equipo de trabajo.
 Facilita la edición de documentos de forma sincronizada con los
colaboradores, equipos y clientes, como si todos trabajaran de una
misma PC.

6 CONCLUCIONES:

 La mayoría de las empresas no piensan que un desastre pueda

afectarles. Sin embargo, ¿qué ocurre si pasa lo peor? Si hubiera un
incendio, como ocurrió hace unos años en el edificio Windsor (se
quemó), todos los registros que mantienes dentro de la empresa en
archivadores desaparecen. Y esto es devastador para cualquier negocio.
Trabajando con un sistema de gestión documental en la nube, tu
empresa puede ponerse en marcha de nuevo al día siguiente, aunque
tengas que hacerlo en otras oficinas. Empresas muy importantes que
tenían su sede en ese edificio, pudieron seguir trabajando al día
siguiente desde otras sedes gracias a que tenían la documentación
digitalizada y a salvo en servidores fuera de esas oficinas.
 Alguna vez has olvidado un documento importante en tu casa después
de llevártelo para preparar una reunión. Digitalizar documentos y
mantenerlos en un servidor online evitarán que esto pueda ocurrir.

 En lugar de tener que buscar el documento que necesitas en los

archivadores de tu oficina, podrás localizarlo fácilmente con tu ordenador
en cuestión de segundos.

 Trabajar en una oficina totalmente llena de documentación puede ser

estresante. Si tienes montones de documentos y desorden por todos los
lados, eso hará que disminuya el flujo de trabajo, y eso hace que todo
sea más difícil de gestionar.

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 Digitalizar documentos y tenerlos todos almacenados en un servidor,
que incluso puede estar en la nube, te impide tener el peligro de perder
un documento importante. Cuando tienes cajas de documentos
importantes moviéndose de oficina en oficina, la posibilidad de pérdida
eventual de documentos es mucho más alta.

 El software de seguridad, es facilitar los documentos para poder tenerlos

almacenados y seguros, para que no haya perdida de los archivos o
robos, ya que también se utilizan las contraseñas y los accesos para el
personal autorizado.

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