Proyecto de Título - Javiera Reyes

UNIVERSIDAD DE TALCA
FACULTAD DE INGENIERÍA
ESCUELA DE INGENIERÍA CIVIL INDUSTRIAL
PROYECTO DE TÍTULO
DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA

GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO E INVENTARIO EN LA
BARRACA DE FIERRO CASTRO
AUTOR:
JAVIERA IGNACIA REYES CASTRO
PROFESOR GUÍA:
JUAN JOSÉ TRONCOSO
CURICÓ – CHILE
ENERO 2021
Resumen Ejecutivo
RESUMEN EJECUTIVO
El proyecto de título que se presenta a continuación fue desarrollado en la Barraca de Fierro
Castro, empresa que comercializa productos para el rubro de la construcción. El proyecto de
mejora se emplea en el área comercial y de abastecimiento, específicamente asociado con la
gestión del abastecimiento e inventario.
Las problemáticas por evaluar dentro del área del abastecimiento son variadas, sin
embargo, se centran en un mismo punto, el cual tiene relación con la administración de los
productos que ofrece la organización a sus clientes. El departamento comercial no posee
control de cuantas son las cantidades exactas que se deben comprar para evitar las rupturas
de stock que frecuentan a la empresa, debido que, a la hora de establecer la cantidad de pedido
para cada uno de estos productos, se realiza bajo un sistema especulativo y de manera manual,
sin ninguna información histórica de respaldo.
Diseñar e implementar un prototipo de sistema para la gestión del abastecimiento

fueron las principales actividades desarrolladas para resolver la problemática detectada en la
Barraca de Fierro Castro.
El desglose del proyecto se concentra en seis capítulos; introducción de la empresa,

marco teórico y metodología de solución a utilizar, un diagnóstico de la situación actual, la
formalización del sistema de información asociada al prototipo, el diseño del sistema de
información y por último la evaluación de impacto costo-beneficio. Se destacan, una serie de
beneficios operacionales obtenidos por la disminución de tiempo asociado a las labores de
los gestores del abastecimiento y se estimó un costo oportunidad de $593.920 semanales y
un costo de implementación de $641.000 durante los 4 meses de dedicación.
Palabras claves: software, control de inventario, sistema de información.
Autora
Javiera Ignacia Reyes Castro (jareyes15@alumnos.utalca.cl)
Estudiante Ingeniería Civil Industrial
Facultad de Ingeniería-Sede Curicó- Universidad de Talca
Chile, Enero de 2021
Javiera Ignacia Reyes Castro Página 1

Dedicatoria
Dedicatoria
A mi madre Alvarita, mi hermana Claudia, mi sobrino Agustín y a mi hermoso ángel Virginia.

Agradecimientos
AGRADECIMIENTOS
A Dios por proveer de salud a mi círculo más cercano y permitirme salir adelante ante toda
adversidad para cumplir con cada una de mis metas en este largo camino universitario.
Quiero agradecer a mi primer pilar fundamental, mi madre Alvarita, la cual se esmeró por
hacerme ver las cosas buenas y malas que se presentan en la vida. Por apoyarme y
convertirse en mi modelo a seguir en el ámbito profesional. Agradecer a mi hermana
Claudia, por cuidar de mí como si fuera su hija, por darme el aliento para seguir en pie, por
darse el tiempo de ir a dejarme y a buscar al bus cada vez que llegaba cansada y por
regalarnos a nuestra pequeña luz Agustín, mi sobrino el cual desde que nació siempre fue
mi inspiración para salir adelante. Además, darle las gracias a mi padre Sergio, por
ayudarme a forjar mi carácter y entregarme todas las herramientas necesarias para tener una
buena educación.
A mi alma gemela, Catalina la cuál pese a todo estuvo siempre ahí, apoyándome,
entregándome su protección y amor y por sobre todo soportando mi difícil carácter en
tiempos complejos. A mi club de amigas DBS, que fueron participe de cada anécdota y
sobre todo risas, eso nunca faltó con ustedes. A mi amiga Belén por estar presente en este
precioso trayecto de constantes cambios que nos incentivan a ser siempre mejor.
Agradezco también a mi profesor guía Juan Troncoso por dedicar su tiempo y dedicación
en la realización de este proyecto de título aplicado en la Barraca de Fierro Castro, empresa
de la cual estaré siempre agradecida porque a pesar de tiempos difíciles de pandemia, me
brindó todos los espacios necesarios para poder desarrollarme como persona.
Y finalmente a todos los funcionarios de la universidad que me colaboraron en todos estos

años y me permitieron estudiar en España, país en dónde conocí a grandes amigos que me
enseñaron muchas cosas y por sobre todo a dejar de lado mis tormentos y deixar una
petjada en el camí de les persones.
tot és possible si tu ho creus.

Contenidos
ÍNDICE DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 16
CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN ................................................................................... 17
1.1 Descripción de la empresa .......................................................................................... 18
1.1.1 Estructura organizacional ............................................................................... 19
1.1.2 Misión ............................................................................................................ 20
1.1.3 Visión ............................................................................................................ 21
1.2 Problemática ......................................................................................................... 21
1.3 Objetivos ............................................................................................................... 22
1.3.1 Objetivo general .................................................................................................. 22
1.3.2 Objetivos específicos ........................................................................................... 22
1.4 Resultados tangibles esperados .............................................................................. 23
CAPÍTULO 2: MARCO TEÓRICO Y METODOLOGÍA DE SOLUCIÓN ..................... 24
2.1 Marco teórico ............................................................................................................. 25
2.1.1 Herramientas de diagnóstico ........................................................................... 25
2.1.2 Tipos de inventarios ....................................................................................... 28
2.1.3 Clasificación ABC.......................................................................................... 29
2.1.4 Sistemas de inventario .................................................................................... 30
2.1.5 Métodos de pronóstico de demanda ................................................................ 35

Contenidos
2.1.6 Medidas de errores para pronósticos ............................................................... 38
2.1.7 Diagramas de flujo ......................................................................................... 39
2.1.8 Benchmarking ................................................................................................ 45
2.1.9 Sistemas de información ................................................................................. 46
2.1.10 Metodologías para el diseño del software ....................................................... 51
2.1.11 Evaluación del impacto costo-beneficio .......................................................... 55
2.2 Metodología de solución ....................................................................................... 55
2.2.1 Elección de la metodología de diseño ............................................................. 56
2.2.2 Diagnóstico situación actual ........................................................................... 58
2.2.3 Formalización del sistema de información ...................................................... 59
2.2.4 Diseño del prototipo Visual Basic ................................................................... 59
2.2.5 Realizar evaluación del impacto costo-beneficio ............................................. 59
2.3 Carta gantt ............................................................................................................. 59
CAPÍTULO 3: DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL .................................... 61
3.1 Descripción de productos ...................................................................................... 62
3.1.1 Categorías ...................................................................................................... 62
3.1.2 Familias ......................................................................................................... 63
3.2 Programa actual de gestión de contabilidad ........................................................... 64
3.2.1 Ingreso de compras ......................................................................................... 65
3.2.2 Emisión de kardex .......................................................................................... 66

Contenidos
3.2.3 Ajuste de inventario........................................................................................ 67
3.2.4 Informes ......................................................................................................... 68
3.3 Diagnóstico de la situación actual .......................................................................... 71
3.3.1 Clasificación ABC.......................................................................................... 71
3.3.2 Rotura de stock ............................................................................................... 73
3.3.3 Encuesta de control interno............................................................................. 74
3.3.4 Diagrama Ishikawa ......................................................................................... 77
CAPÍTULO 4: FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN..................... 79
4.1 Formalización de la gestión de abastecimiento ...................................................... 80
4.1.1 Diagrama de abastecimiento normal ............................................................... 80
4.1.2 Diagrama de abastecimiento entre sucursales.................................................. 84
4.2 Benchmarking ....................................................................................................... 88
4.2.1 Lokad ............................................................................................................. 88
4.2.2 Prixus erp ....................................................................................................... 91
4.2.3 Pricing ............................................................................................................ 92
4.3 Comparativo de softwares para abastecimiento ...................................................... 94
4.4 Requerimientos del sistema de información ........................................................... 96
4.4.1 Requerimientos funcionales ............................................................................ 96
4.4.2 Requerimientos no funcionales ....................................................................... 97
4.5 Formalización conceptual del sistema de información ........................................... 98

Contenidos
4.5.1 Diagrama de nivel superior del sistema de información .................................. 98
4.5.2 Diagrama de detalle del sistema de información ........................................... 100
4.5.3 Diagrama de entidad relación del sistema de información ............................. 102
CAPÍTULO 5: DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN .................................... 104
5.1 Desarrollo de interfaz del sistema de información ................................................ 105
5.2 Diseño módulo de ingreso ................................................................................... 105
5.2.1 Formulario de identificación ......................................................................... 105
5.2.2 Formulario de inicio ..................................................................................... 106
5.3 Diseño módulo de planificación .......................................................................... 107
5.4 Diseño módulo de inventario ............................................................................... 111
5.5 Diseño módulo de contabilidad............................................................................ 114
5.5.1 Formulario de añadir cuentas ........................................................................ 114
5.5.2 Formulario de balance general ...................................................................... 114
5.5.3 Formulario de estado de resultado ................................................................ 116
CAPÍTULO 6: EVALUACIÓN COSTO-BENEFICIO .................................................. 117
6.1 Evaluación costo-beneficio....................................................................................... 118
6.1.1 Costo de oportunidad .................................................................................... 118
6.1.2 Costo de implementación ............................................................................. 120
6.1.3 Beneficio operacional ................................................................................... 120
6.2 Evaluación social ................................................................................................ 121

Contenidos
CONCLUSIONES ......................................................................................................... 123
RECOMENDACIONES ................................................................................................ 125
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 127
ANEXOS ....................................................................................................................... 131
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1: Cartera de productos ................................................................................... 18
Ilustración 2: Organigrama de la empresa......................................................................... 20
Ilustración 3: Etapas de Brainstorming ............................................................................. 27
Ilustración 4: Estructura de Diagrama Ishikawa ................................................................ 27
Ilustración 5: Clasificación ABC ...................................................................................... 30
Ilustración 6: Modelo Q con inventario de seguridad ........................................................ 31
Ilustración 7: Costos de modelo Q .................................................................................... 32
Ilustración 8: Modelo de periodo fijo ............................................................................... 34
Ilustración 9: Actividades de un sistema de información .................................................. 47
Ilustración 10: Modelo cascada ........................................................................................ 49
Ilustración 11: Modelo incremental .................................................................................. 50
Ilustración 12: Modelo de proceso evolutivo basado en prototipo ..................................... 50
Ilustración 13: Modelo de proceso evolutivo tipo espiral .................................................. 51

Contenidos
Ilustración 14: Metodología de diseño Bottom up ............................................................. 51
Ilustración 15: Metodología de diseño Top-Down ............................................................ 52
Ilustración 16: Fases de metodología Design Thinking ..................................................... 53
Ilustración 17: Metodología Scrum ................................................................................... 54
Ilustración 18: Metodología de solución orientada a Design Thinking .............................. 58
Ilustración 19: Carta gantt del proyecto ............................................................................ 60
Ilustración 20: Porcentaje de distribución de productos según categorías .......................... 62
Ilustración 21: Interfaz menú principal "Gesconcastro" .................................................... 65
Ilustración 22: Interfaz de orden de compra ...................................................................... 65
Ilustración 23: Interfaz de ingreso de compras .................................................................. 66
Ilustración 24:Interfaz de emisión del kardex ................................................................... 67
Ilustración 25: Interfaz de ajuste de inventario ................................................................. 67
Ilustración 26: Interfaz de listado de stock ........................................................................ 68
Ilustración 27: Informe de stock de mercadería................................................................. 69
Ilustración 28: Informe de solicitud de compra ................................................................. 70
Ilustración 29: Informe del ingreso de mercadería ............................................................ 70
Ilustración 30: Diagrama de Pareto .................................................................................. 71
Ilustración 31: Cuantificación de quiebres de stock .......................................................... 73
Ilustración 32: Comportamiento de la demanda y stock de perfiles rectangulares.............. 74
Ilustración 33: Resultados de evaluación general .............................................................. 75

Contenidos
Ilustración 34: Resultados de evaluación interna de entradas y salidas .............................. 76
Ilustración 35: Resultados de evaluación interna para el control físico .............................. 76
Ilustración 36: Diagrama Ishikawa para la Barraca de Fierro Castro ................................. 77
Ilustración 37: Diagrama de proceso de abastecimiento normal ........................................ 82
Ilustración 38: Diagrama de abastecimiento entre sucursales ............................................ 85
Ilustración 39: Recomendación para compras en Lokad ................................................... 89
Ilustración 40: Panel de análisis de stock en Lokad........................................................... 90
Ilustración 41: Panel de análisis de ventas de Lokad ......................................................... 90
Ilustración 42: Interfaz de Prixus erp ................................................................................ 92
Ilustración 43: Quiebres de stock de Pricing ..................................................................... 93
Ilustración 44: Interfaz del inventario de Pricing .............................................................. 93
Ilustración 45: Evolución de ventas de Pricing ................................................................. 94
Ilustración 46: Diagrama de nivel superior ....................................................................... 99
Ilustración 47: Diagrama de detalle ................................................................................ 101
Ilustración 48: Diagrama de entidad relación .................................................................. 103
Ilustración 49: Módulo de ingreso .................................................................................. 106
Ilustración 50: Formulario de inicio ............................................................................... 106
Ilustración 51: Hoja "Inicio" de Excel ............................................................................ 107
Ilustración 52: Formulario de planificación .................................................................... 108
Ilustración 53: Planilla de pronósticos ............................................................................ 109

Contenidos
Ilustración 54: Planila del cálculo de pedidos ................................................................. 110
Ilustración 55: Formulario de la entrega del pedido óptimo ............................................ 111
Ilustración 56: Formulario de inventario ......................................................................... 112
Ilustración 57: Planilla para la clasificación.................................................................... 112
Ilustración 58: Datos stock ............................................................................................. 113
Ilustración 59: Formulario de contabilidad ..................................................................... 114
Ilustración 60: Ingreso de cuentas contables ................................................................... 115
Ilustración 61: Interfaz de balance general...................................................................... 115
Ilustración 62: Interfaz de estado de resultado ................................................................ 116
Ilustración 63: Beneficios operacionales ........................................................................ 121
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: Simbología de eventos........................................................................................ 40
Tabla 2: Simbología de actividades .................................................................................. 41
Tabla 3: Simbología de puertas de enlace ......................................................................... 41
Tabla 4: Simbología de objetos de conexión ..................................................................... 42
Tabla 5: Simbología de eventos de inicio en Bizagi .......................................................... 42
Tabla 6: Simbología de eventos intermedios en Bizagi ..................................................... 43
Tabla 7: Simbología de eventos de finalización en Bizagi ................................................ 43
Tabla 8: Simbología de tareas en Bizagi ........................................................................... 44

Contenidos
Tabla 9: Simbología de subprocesos en Bizagi ................................................................. 44
Tabla 10: Simbología de conectores en Bizagi ................................................................. 45
Tabla 11: Peso relativo entre criterios............................................................................... 57
Tabla 12: Selección de metodología ................................................................................. 57
Tabla 13: Clasificación de productos por familias ............................................................ 63
Tabla 14: Resumen de clasificación ABC......................................................................... 72
Tabla 15: Ingreso anual categoría A ................................................................................. 72
Tabla 16: Comparación de funciones entre softwares ....................................................... 96
Tabla 17: Módulos y funciones principales del sistema de información .......................... 102
Tabla 18: Remuneración del personal ............................................................................. 118
Tabla 19: Costo por hora ................................................................................................ 119
Tabla 20: Costos relevantes sin el sistema de información .............................................. 119
Tabla 21: Costos relevantes con el sistema de información ............................................. 119
Tabla 22: Costo de oportunidad ...................................................................................... 119
Tabla 23: Comparativo de costos de implementación ..................................................... 120
ÍNDICE DE ECUACIONES
Ecuación 1: Costo total anual de modelo EOQ ................................................................. 32
Ecuación 2: Cantidad de pedido óptimo ........................................................................... 33
Ecuación 3: Punto de volver a pedir ................................................................................. 33

Contenidos
Ecuación 4: Inventario de seguridad para modelo EOQ con inventario de seguridad ........ 33
Ecuación 5: Inventario de seguridad para modelo de periodo fijo ..................................... 34
Ecuación 6: Cantidad de pedido para modelo de periodo fijo............................................ 34
Ecuación 7: Promedio móvil ponderado ........................................................................... 36
Ecuación 8: El estimado de la tendencia ........................................................................... 36
Ecuación 9: Pronóstico para el periodo t........................................................................... 37
Ecuación 10: Primera suavización .................................................................................... 37
Ecuación 11: El estimado de la tendencia ......................................................................... 37
Ecuación 12: Pronóstico multiplicativo Holt-Winter ........................................................ 38
Ecuación 13: Primera suavización exponencial ................................................................ 38
Ecuación 14: El estimado de la tendencia Holt-Winter ..................................................... 38
Ecuación 15: Factor estacional Holt-Winter ..................................................................... 38
Ecuación 16: Cálculo del error ......................................................................................... 39
Ecuación 17: Cálculo de CFE ........................................................................................... 39
Ecuación 18: Cálculo de CFE ........................................................................................... 39
Ecuación 19: Rotura de stock porcentual .......................................................................... 73
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo 1: Quiebres de stock ............................................................................................ 131
Anexo 2: Categorización de productos ........................................................................... 132

Contenidos
Anexo 3: Familia de fierros-perfiles ............................................................................... 133
Anexo 4: Familia de fierros-barra................................................................................... 134
Anexo 5: Familia de planchas ........................................................................................ 135
Anexo 6: Familia de ferretería-accesorios ...................................................................... 136
Anexo 7: Familia de ferretería-discos ............................................................................. 137
Anexo 8: Familia ferretería-pinturas ............................................................................... 137
Anexo 9: Familia de ferretería-soldaduras ...................................................................... 137
Anexo 10: Familia artículos con detalles ........................................................................ 138
Anexo 11: Interfaz menú control .................................................................................... 138
Anexo 12: Informe de kardex ......................................................................................... 139
Anexo 13: Clasificación ABC por familias ..................................................................... 140
Anexo 14: Encuesta de control interno ........................................................................... 141
Anexo 15: Cotización de Prixus erp ............................................................................... 142
Anexo 16: Cotización Pricing ........................................................................................ 142
Anexo 17: Planilla de ponderaciones .............................................................................. 143
Anexo 18: Documento del resultado de cuentas contables .............................................. 144
Anexo 19: Planilla de estado de resultado ...................................................................... 145

Glosario
GLOSARIO
Stock: es el conjunto de mercancías existentes en un depósito, inventario o reserva.
Visual Basic: herramienta tecnología que ayuda a la creación de sistemas de información por
medio de la plataforma de Excel.
Backlog: se refiere a cualquier elemento que sea parte de un proyecto, puede ser una
referencia o parte de algún requerimiento.
Kardex: corresponde a un registro estructurado que lleva la contabilidad de las existencias

de la mercadería de la empresa.
MySQL: es un servicio de base de datos que la empresa Barraca Fierro Castro utiliza para
almacenar su información.
Usuario: entidad que se utiliza habitualmente un servicio.
Software: conjunto de programas y rutinas que permiten a un computador, efectuar ciertas

actividades predeterminadas por el usuario.

Introducción
INTRODUCCIÓN
En el presente informe se da a conocer el proyecto de título desarrollado en la empresa
Barraca de Fierro Castro, en donde se busca dar solución a la principal problemática que
presenta la empresa, la cual consiste en la carencia de un control de manera adecuada y
sencilla para la administración y organización del abastecimiento. Esto repercute
evidentemente con un déficit de control por la falta de metodologías y estandarización y
posterior formalización de los procesos y procedimientos.
En primera instancia, se describe el lugar de aplicación junto a la problemática que

fundamenta el desarrollo de este proyecto. Posteriormente, en el marco teórico se plantean y
definen herramientas necesarias para establecer lineamientos teóricos y técnicos que
ayudarán a desarrollar el proyecto, en conjunto con la elección de una metodología de
solución. Esta última define las etapas y actividades que se desarrollan con el objetivo de
cumplir con las metas y con los resultados esperados del proyecto.
La siguiente etapa corresponde al desarrollo del diagnóstico de la situación actual de

la empresa, mediante el cual se explican todas las categorías que agrupan a la extensa gama
de productos del rubro de la construcción y en donde además se obtienen y analizan datos
del abastecimiento de cada categoría. Una vez analizado los datos, se desarrolla la
formalización del sistema de información por medio de la justificación y creación de
diferentes diagramas. Finalmente, se desarrolla el sistema de información, en el cual se aplica
la metodología desarrollada y por consiguiente se analiza el impacto que tiene la
implementación del proyecto, con la posterior presentación de las conclusiones del proyecto
y recomendaciones para la empresa.

Capítulo 1: Introducción
CAPÍTULO 1:
INTRODUCCIÓN
En el presente capítulo se da a conocer la descripción general de la Barraca de Fierro

Castro, empresa en la que se realizará la propuesta de mejora. Se detalla la estructura
organizacional, la misión y visión de la sociedad. Por otro lado, se presenta la problemática,
objetivos y resultados tangibles esperados.

1.1 Descripción de la empresa
Con la finalidad de visualizar el contexto y explicar la problemática, en el presente capítulo

tiene como objetivo realizar una descripción de la empresa en este caso una barraca de fierros,
en dónde existe una problemática que se relaciona directamente con la falta de control de
inventarios.
El proyecto de mejoramiento es aplicado en la Sociedad de Barracas de Fierros Castro S.P.A.

Casa matriz ubicada en calle 6 sur N°1722, Talca VII Región del Maule. Es una empresa que
se dedica al rubro de la creación de aceros y materiales para la construcción, entregando
soluciones tanto a clientes minoristas como al mercado en general de la sexta, séptima y
octava región. Actualmente, existen seis sedes de barracas ubicadas en Santa Cruz,
Rancagua, Curicó, Talca, Linares y Los Ángeles.
Ilustración 1: Cartera de productos
Fuente: Elaboración propia en base a (Barraca de Fierro Castro SpA, 2020)
Barraca de Fierros Castro, fue fundada por Juan Enrique Castro Prieto en el año 1994,
convirtiéndose en una de las primeras empresas dedicada al rubro de materiales de fierro en

Talca. Gracias a su participación activa en este mercado, la empresa ha logrado expandir su

cartera de productos que se certifican bajo estándares de calidad y también ha permitido la
posibilidad de expansión por medio de la apertura de nuevas sedes dentro del país.
La empresa con el paso del tiempo, ha logrado concretar un amplio y variado catálogo
de productos relacionados directamente con el área de construcción. Los productos que
mayoritariamente ofrecen a sus clientes son creados con fierro, la cual resulta ser la materia
prima primordial para la funcionalidad regular de la empresa.
En la Ilustración 1, se puede visualizar la cartera de productos que abarca a cinco

categorías tales como perfiles, barras, materiales de ferretería, planchas y mallas. Además,
se observa cada una de estas categorías con sus respectivas subcategorías que agrupan los
diversos materiales.
1.1.1 Estructura organizacional
La Barraca de Fierros Castro en el año 2017 define una nueva estructura organizacional a
causa del cambio de sociedad limitada a una sociedad por acciones. Es por eso, que la
empresa aún se encuentra en una definición y estructuración de algunos cargos.
En la Ilustración 2, se visualiza el organigrama de la empresa compuesto inicialmente

por una junta de accionistas, los cuales se encargan de delegar cargos para la creación del
directorio, que se encuentra compuesto por tres representantes y dentro de ellos el presidente
ejecutivo que asume la responsabilidad de representar a la empresa frente a otras entidades y
que además se encarga de supervisar el trabajo de las áreas comerciales y administrativas de
la empresa.
Dentro del área comercial encontramos principalmente al gerente comercial, que se

encarga de direccionar dicha área y gestionar las compras de la empresa. Todo esto es posible
gracias a la colaboración de la asistente comercial, encargado de abastecimiento y el
encargado de los proveedores por pagar, que son parte del grupo de trabajo que dirige el
gerente comercial. La asistente comercial asume el cargo de gestionar las compras de las

diferentes sucursales a través de la comunicación estrecha que gestiona con los jefes de las
sucursales.
Ilustración 2: Organigrama de la empresa
Fuente: (Barraca Fierro Castro, 2017)
Por otro lado, en el área administrativa encontramos al jefe administrativo que se encuentra
a cargo de la funcionalidad de las áreas de contabilidad, tesorería, informática, recursos
humanos, crédito. Finalmente, el encargo de recursos humanos es responsable de llevar a
cabo la contratación de los servicios de aseo y de recepción para la empresa.
1.1.2 Misión
“Es una empresa proveedora de materiales para la construcción, con cubrimiento en la

sexta, séptima y octava región, dedicada a proporcionar soluciones a los clientes minoristas
y al mercado en general, en cuanto a disponibilidad, oportunidad de venta y entrega de
materiales bajo los más altos estándares de calidad en el servicio” (Barraca de Fierro Castro,
2010).

1.1.3 Visión
“Consolidarnos y ser reconocidos como la Barraca de Fierro líder, con mayor cubrimiento
geográfico, brindando productos, servicios y atención de calidad a nuestra gente y clientes”
(Barraca de Fierro Castro, 2010).
1.2 Problemática
La Barraca de Fierro Castro es una empresa dedicada al rubro del acero que elabora
materiales destinados a la construcción en general y que con el transcurso del tiempo ha
presentado algunas modificaciones en su estructura organizacional debido al cambio de rol
de sociedad de responsabilidad limitada (Ltda.) a sociedad por acciones (S.P.A). Dicha
sociedad en sí ha presentado incremento en la apertura de diferentes sucursales de barracas
dentro de tres regiones del país y además se han creado diferentes empresas asociadas al
rubro de construcción, inversiones, trasporte y agricultura.
En la actualidad, existen áreas de la empresa carentes de una formalización y

estandarización de procedimientos para su gestión, dado que, la gran parte de las decisiones
de realizar una actividad o no, se subordinan autónomamente por un solo responsable de área
y no por algún comité de trabajo, y además las decisiones se toman dependiendo de la
situación en el momento. Un claro ejemplo resulta ser el caso del gerente comercial que, al
momento de realizar las compras de los productos, toma la decisión de las cantidades para
comprar y sólo se encarga de informar a la asistente comercial para que ejecute la acción de
su sistema especulativo de compras. Esto implica entonces, que de manera global no exista
un control de manera adecuada y sencilla para la administración y organización del
abastecimiento, dejando en evidencia un déficit del control apropiado por la falta de
metodologías y formalización de procesos internos en lo que respecta a las compras,
encontrándose aquí una oportunidad de mejora que permita estandarizarlos.
Por otro lado, la carencia de un sistema de gestión completo para el abastecimiento,

provoca una falla en las decisiones de cuándo y cuánto comprar, ya que, la empresa
inicialmente no tiene conocimiento de cómo se comporta la demanda, provocando que esta

falta de metodología, se convierta en frecuentes quiebres de stock que se ven representados

ante la situación en qué un cliente realiza una compra de productos y al momento de gestionar
su retiro, estos no se encuentren en bodega. Esta situación, obliga a que la empresa realice
una nota de crédito, asumiendo el compromiso de traer el producto y hacerlo llegar al lugar
que el cliente indique.
Es por esto que es necesario proponer un sistema de control y gestión de inventario

para poder efectuar las compras de los productos, con la finalidad de saber con exactitud las
cantidades y periodos de tiempo por cada pedido, evitando de esta manera los quiebres de
stock que para el año 2019 representaron un 7,08% (GESCONCASTRO, 2020), y que trae
consigo un desabastecimiento general de la bodega en ciertos periodos. La cuantificación de
las rupturas de stock, en cuanto a ventas se puede apreciar en el Anexo 1, concretando un
total de $212.188.309.
1.3 Objetivos
Una vez identificada la problemática de la empresa, se describe el objetivo general a

desarrollar en esta propuesta de mejora y cada uno de los objetivos específicos asociados a
ella.
1.3.1 Objetivo general
Diseñar una propuesta de mejora para la gestión del inventario y abastecimiento de la Barraca
de Fierro Castro, a través de un sistema de información que permita la generación de
mecanismos de ordenamiento, análisis y almacenamiento de sus productos de manera más
efectiva.
1.3.2 Objetivos específicos
 Canalizar los indicios de la problemática a través de un diagnóstico inicial que

incorpore un sistema de clasificación, permitiendo así la caracterización de la
demanda y quiebres de stock de los principales productos.

 Formalizar los procesos de control de inventario y abastecimiento por medio de

Bizagi, con la finalidad de estandarizarlos y ver las opciones de rediseño.
 Diseñar un prototipo para el sistema de información que permita la gestión de
inventario y apoye la toma de decisiones oportunas de los directivos de la empresa.
 Evaluar el impacto económico y operacional de la propuesta determinando los
beneficios que entrega la corrección de los problemas actuales del sistema de
abastecimiento.
1.4 Resultados tangibles esperados
A continuación, se describen los resultados esperados una vez finalizado el proyecto de

mejoramiento en la Barraca de Fierro Castro:
 Informe de la formalización de procesos y procedimientos que resultan esenciales

para un correcto trabajo.
 Sistema de información para la gestión de inventario y abastecimiento por medio de
un prototipo en Visual Basic.

Capítulo 2: Marco teórico y metodología de solución
CAPÍTULO 2: MARCO
TEÓRICO Y
METODOLOGÍA DE
SOLUCIÓN
En este capítulo se describen todas las herramientas de la ingeniería industrial adquiridas

para resolver la problemática identificada y poder cumplir con los objetivos establecidos.
Además, se describen las etapas a seguir como metodología de solución.

2.1 Marco teórico
Antes de abordar la problemática definida anteriormente, se debe iniciar un análisis de lo que

será la teoría aplicada al caso, es decir, aplicar un estudio metodológico de cada concepto
involucrado en la gestión de inventario y abastecimiento como también las herramientas o
técnicas necesarias que ayudan a resolver este tipo de problema de una manera más práctica
y ordenada.
2.1.1 Herramientas de diagnóstico
Cabe destacar que para la realización de un diagnóstico empresarial, es necesario la

utilización de diversas herramientas que ayuden a reconocer la situación actual en la que se
encuentra la empresa para reconocer los principales focos del problema que impiden el
crecimiento en la organización y de esta manera proceder a plantear un plan de acción que
permita desarrollar una solución a la problemática reconocida (Rincón Torres, 2012).
Se considera una metodología de auditoría administrativa la cual señala el propósito

de “servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de
ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se
delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis
administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados” (Franklin F,
2007). En esta metodología encontramos algunas técnicas de recolección de información
como lo resulta ser el caso de la entrevista y encuesta o más conocido como cuestionario. Es
por esto que a continuación se describirán herramientas que serán utilizadas para realizar un
diagnóstico.
 Entrevista: es una técnica que suele ser utilizada con mayor frecuencia para lo que
respecta ser la recolección de datos o información en alguna aplicación investigativa
especialmente cualitativa. Dicha entrevista se realiza a través de una conversación
directa entre el entrevistado y el entrevistador vía personal, telefónica y correo
electrónico o página web (QuestionPro, 2013). El formulario de preguntas se
considera como guía o pauta para la aplicación de una entrevista. Existen diferentes

tipos de entrevistas clasificadas según su estructura, entre ellas las estructuradas

(definición de preguntas ya preparadas con el apoyo de una pauta para su aplicación),
no estructurada o libre (sin alguna pauta de preguntas para la aplicación) y mixta o
semiestructurada (preguntas que resultan ser una adaptación a las respuestas que
entregan los entrevistados). Finalmente, lo más importante de realizar una entrevista
es que de esta surja la reciprocidad de una conversación fluida en un ambiente grato
tanto para el entrevistado como para el entrevistador.
 Encuesta: funciona como un instrumento de compilación de información a partir de
la aplicación de un cuestionario que mide cuantitativamente los resultados para llevar
a cabo alguna investigación.
El cuestionario contiene una serie de preguntas interrogativas, las cuales
esperan ser contestadas por alguna muestra de sujetos que representen algún colectivo
más amplio (Garcia, 1993). Las etapas para la realización de una encuesta inician con
la decisión de la información necesaria para realizar el estudio y la respectiva revisión
bibliográfica, la selección del tipo de cuestionario y de preguntas, estas últimas
pueden ser del tipo abierto (respuestas no establecidas por el encuestador) y cerradas
(alternativas de respuestas definidas). Los códigos, puntuaciones y escalas también
siguen alguna metodología entre ellas podemos encontrar las respuestas dicotómicas,
utilizadas para cuestionarios extensos incluyendo alternativas de sí, no y una tercera
categoría de no aplica/no contesta, las respuestas con múltiples opciones, pero de la
cual sólo debe ser seleccionada una y por último la escala de Likert, en donde se
expresa el grado de acuerdo o desacuerdo al momento de contestar la pregunta
(Universidad de Cantabria, 2012).
 Brainstorming: técnica que incita a la creatividad y es conocido como tormenta o
lluvia de ideas. El término fue inventado por Alex Osborn en el año 1939, quien
persigue la idea que trabajar en grupo potencia la manera de lograr abordar un
problema o cuestionamiento de tal manera que se fomente la creatividad de cada
integrante del grupo y se conozcan los diferentes pensamientos que provoquen un
quiebre del pensamiento establecido, creando ideas innovadoras y sin ningún juicio
de valor (CRIAFAMA, 2018).

Ilustración 3: Etapas de Brainstorming
Fuente: Elaboración propia en base a (CRIAFAMA, 2018)
Para la aplicación de esta técnica es necesario la definición de las etapas observadas

en la Ilustración 3, comenzando con el planteamiento de la problemática y la
explicación de las reglas que se considerarán en el desarrollo de la actividad, luego se
comienza con la generación de ideas por cada integrante del grupo para seguir con el
posterior análisis, evaluación y organización del resultado de la lluvia de ideas de
manera grupal, esta etapa resulta ser importante y es una de las que más cuesta
desarrollar dado que se deben dejar de lado los juicios de valor y llegar a un consenso
grupal para la posterior y última etapa de la toma de decisión y el desarrollo de la idea
elegida (Aula CM, 2019).
 Diagrama Ishikawa: resulta ser la representación gráfica, gracias a su diseño, de

todas las causas que pueden explicar de mejor manera la problemática abordada.
Normalmente, se utiliza esta herramienta de gestión de calidad para orientar la toma
de decisiones ante problemas relacionados con la falta de un desempeño eficiente en
la organización (GEO Tutoriales, 2017).
Ilustración 4: Estructura de Diagrama Ishikawa
Fuente:(GEO Tutoriales, 2017)

La estructura de este diagrama resulta ser intuitiva ya que se identifica inicialmente

el problema y luego las causas que pueden generarlo, además por cada causa se añade
la desagregación de las subcausas (GEO Tutoriales, 2017). En la Ilustración 4, se
visualiza la estructura de este diagrama con algunos ejemplos de causales que pueden
generar el problema.
2.1.2 Tipos de inventarios
“Todas las organizaciones mantienen inventarios. Los inventarios de una compañía están
constituidos por sus materias primas, sus productos en proceso, los suministros que utiliza
en sus operaciones y los productos terminados. Un inventario puede ser algo tan elemental
como una botella de limpiador de vidrios empleada como parte del programa de
mantenimiento de un edificio, o algo más complejo”(Muller, 2005). A pesar de que no es
posible determinar de manera inmediata la naturaleza de los inventarios existen cinco tipos
de inventarios según su forma y que a continuación se realiza la definición según (Muller,
2005).
 Inventario de materias primas: este tipo de inventario se origina por la necesidad

de producir diferentes artículos y para ello se requiere de la compra de insumos que
permitan la creación de un producto final. Esto quiere decir que, este tipo de
inventario se utiliza básicamente para apartar los proveedores del proceso productivo
de alguna organización con la finalidad de eliminar variables asociadas a los
proveedores, ya sea el tiempo de espera para la recepción de materia prima, las
cantidades a comprar por parte de la empresa, precios asociados, entre otros.
 Inventario de productos terminados: como su nombre lo dice, corresponde a aquel
inventario de productos finalizados o más bien productos que se encuentran listos
para la comercialización. Además, se utiliza para realizar un ajuste de la producción
con la demanda del mercado la cual puede resultar ser predecible o no.
 Inventario de productos en proceso: en esta definición se considera que los insumos
son productos en proceso durante el tiempo en el cual las materias primas pasan a ser
productos terminados. Se debe procurar mantener al mínimo los productos en
procesos ya que pueden provocar un cuello de botella, debido a la acumulación por

demoras en el trabajo o tiempos muy extensos que se prolongan por la movilización

de este dentro del proceso productivo.
 Inventario de artículos de consumo: son artículos que se les conoce con frecuencia
como materias primas y que pueden resultar ser elementos de oficinas, materiales de
limpieza, pinturas, entre otros artículos que pueden apoyan el marketing de alguna
organización y que son utilizados en muchas operaciones.
 Inventario de artículos para servicio, reparación, reemplazo y repuesto: son
suministros requeridos de postventa para la mantención y correcto funcionamiento de
la línea productiva de alguna empresa, es decir, artículos que ayudan a procurar una
correcta mantención de las maquinarias o equipos y en caso de falla de estos seguir
por el reemplazo del equipo o tan solo la corrección por algún repuesto interno.
2.1.3 Clasificación ABC
La clasificación ABC es una técnica de inventario que se encuentra asociado al principio de

Pareto. Esta metodología segmenta productos o insumos según su origen en tres clases
siguiendo algún criterio definido. Por ejemplo, Heizer y Render en su libro “Principios de
Administración de Operaciones” indica que “A fin de determinar el volumen anual en dinero
para el análisis ABC, se mide la demanda anual de cada artículo del inventario y se le
multiplica por el costo por unidad. Los artículos de clase A son aquellos que tienen un alto
volumen anual en dinero” (Heizer & Render, 2004).
Lo que busca lograr una clasificación del inventario es poder distinguir entre todos
los artículos lo que resultan ser más fundamentales para la empresa y cuáles no, según la
categorización resultante.
En la Ilustración 5, se puede observar que la primera clase “A” contiene los artículos
que representan un mayor valor del inventario, es decir según la regla de Pareto de la
proporción 80/20, el 20% de los artículos equivalen al 80% de la valorización del inventario
mientras que los otros artículos “B” y “C” corresponden a un 30% de los artículos que
representen una valorización del 15% y por consiguiente el 50% de los artículos representan
un 5% respectivamente.

Ilustración 5: Clasificación ABC
Fuente:(GPM, 2015)
 Conteo cíclico: el conteo cíclico corresponde a implementar un sistema de registro

mediante la auditoría continua. “El conteo cíclico usa la clasificación del inventario
desarrollada en el análisis ABC. Con los procedimientos de conteo cíclico, se
cuentan los artículos, se verifican los registros, y se documentan las imprecisiones
de manera periódica”, lo cual quiere decir que para llevar a cabo una clasificación
de inventarios ABC se debe considerar la utilización del conteo cíclico como
herramienta colaborativa para el proceso de un correcta gestión de inventario”
(Heizer & Render, 2004). Esto quiere decir que toda categorización del inventario
bajo la metodología ABC requiere del procedimiento de conteo cíclico para
documentar físicamente el inventario y procurar una correcta gestión de este.
2.1.4 Sistemas de inventario
La consideración de un sistema de control de inventario tres múltiples beneficios en cuanto

al aporte que esta entrega a la estructura organizacional y a la definición de políticas
operativas de la empresa que ayudan a mantener y controlar cada bien en existencia. Un
sistema de inventario se encarga de proporcionar toda la información y llevar un registro de
ello con respecto al responsable de pedir y recibir cada uno de estos bienes, el momento

exacto en cuando solicitar los pedidos y las cantidades requeridas por cada uno de ellos
(Chase et al., 2009).
Existen dos tipos generales de sistema de inventario de diversos periodos, modelo de

cantidad de pedido fija con inventario de seguridad (Q) y modelo de periodo fijo (P), en
donde se observa que las cantidades que se solicitan y el método de supervisión difieren uno
del otro respectivamente, dado que, en el primero siempre se solicita la misma cantidad
cuando su stock de seguridad llega a un cierto nivel (R), lo cual obliga a realizar una
supervisión frecuentemente y en el segundo las cantidades varían dentro de un periodo y su
supervisión también, por lo cual no existen los recuentos intermedios. A continuación, se
detallan los modelos mencionados.
 Modelo de cantidad de pedido fijo con inventario de seguridad (EOQ): este

sistema realiza una constante revisión del nivel de inventario y cuando se observa que
las existencias alcanzan un cierto nivel R, se procede a realizar el pedido nuevo. El
peligro que asocia este modelo tiene que ver netamente con el tiempo de entrega del
pedido, ya que se realiza solamente cuando el nivel del inventario llega al punto R
(Chase et al., 2009).
Ilustración 6: Modelo Q con inventario de seguridad
Fuente: (Chase et al., 2009)
En la Ilustración 6, se observa que este modelo puede significar un peligro para la

empresa cuando ocurre la solicitud del pedido en base a los niveles de existencia (R)
y la llegada de este, ya que durante el tiempo de entrega (L), puede resultar una gran
variación en la demanda.

La variedad de la demanda se puede determinar a partir de un análisis de los

datos sobre la demanda pasada o de un estimado.
El primer paso para construir este modelo de inventario, consiste en reconocer

los costos asociados al modelo, es por esto que en la Ilustración 7 se observa cada
costo en base al tamaño del pedido (S).
Ilustración 7: Costos de modelo Q
Por lo tanto, el cálculo del costo anual de este modelo se puede determinar en la
Ecuación 1, el cual corresponde a la suma de tres costos que se observan en el
inventario, costo de las compras anuales, costo de pedidos anual y el costo de
mantenimiento anual de las piezas en el inventario.
Ecuación 1: Costo total anual de modelo EOQ

𝐷 𝑄
𝑇𝐶 = 𝐷𝐶 + 𝑆+ 𝐻
𝑄 2
Donde:
TC= Costo total anual

D= Demanda (anual)
C= Costo por unidad
Q= Cantidad a solicitar (EOQ)
S= Costo de preparación
R= Punto de reorden
L= Tiempo de entrega

H= Costo anual de mantenimiento y abastecimiento
El segundo paso corresponde a determinar la cantidad del pedido óptimo (Q*), es por
esto que se requiere derivar el costo total anual con respecto a la cantidad de pedidos
(ver Ecuación 2).
Ecuación 2: Cantidad de pedido óptimo
2𝐷𝑆
𝑄∗ = √
𝐻
Dado que este modelo con inventario de seguridad supone una demanda incierta, el
cálculo del punto para volver a pedir (R) toma en cuenta el elemento de la
incertidumbre y se observa en la Ecuación 3.
Ecuación 3: Punto de volver a pedir

𝑅 = 𝑑̅ 𝐿 + 𝑧𝜎𝐿
Donde:
R= Punto de volver a pedir

𝑑̅ = Demanda diaria promedio
L= Tiempo de entrega (días)
z= Número de desviaciones estándar para una probabilidad de servicio
𝜎𝐿 = Desviación estándar del uso durante el tiempo de entrega
Finalmente, en la Ecuación 4, se visualiza que el cálculo del inventario de seguridad

(SS) depende del producto entre el número de desviaciones estándar para una
probabilidad de servicio por la desviación estándar del uso durante el tiempo de
entrega.
Ecuación 4: Inventario de seguridad para modelo EOQ con inventario de seguridad

𝑆𝑆 = 𝑧𝜎𝐿
 Modelo de periodo fijo (P): en este tipo de un sistema de rastreo continuo, dado que
el inventario se somete a un conteo sólo en algunos momentos periódicos de tiempo

establecidos, ya sea semanal o mensual. Bajo este modelo se considera que la

demanda es variable y que los pedidos nuevos se consideren siempre al final de cada
revisión. Además, las cantidades de pedidos que se solicitan cada cierto tiempo
dependen netamente de los índices de uso que se presenten en el inventario (Chase et
al., 2009). En la Ilustración 8, se observa cómo funciona este modelo de periodo fijo.
Ilustración 8: Modelo de periodo fijo
“Es posible que una demanda alta haga que el inventario llegue a cero, justo después
de hacer el pedido. Esta condición pasará inadvertida hasta el siguiente periodo de
revisión; además, el nuevo pedido tardará en llegar. Por lo tanto, es probable que el
inventario se agote durante todo el periodo de revisión, T, y el tiempo de entrega, L”
(Chase et al., 2009). Es por esto que se requiere que el inventario de seguridad otorgue
cierto grado de confianza a los artículos que se agoten durante el periodo de revisión
y durante el tiempo de entrega del pedido.
En este sistema, los pedidos se vuelven a solicitar en el momento de la revisión

(T) y para conocer el cálculo del inventario de seguridad se presenta la Ecuación 5.
Ecuación 5: Inventario de seguridad para modelo de periodo fijo

𝑆𝑆 = 𝑧𝜎𝑇+𝐿
En la Ecuación 6, se puede conocer la cantidad de pedido óptimo que considera una

demanda variable dentro de un periodo determinado.
Ecuación 6: Cantidad de pedido para modelo de periodo fijo

𝑞 = 𝑑̅ (𝐿 + 𝑇) + 𝑧𝜎𝑇+𝐿 − 𝐼

Donde:
q= Cantidad a pedir
T= Número de días entre revisiones
L= Tiempo de entrega (días)
𝑑̅ = Demanda diaria promedio
𝑧= Número de desviaciones estándar para una probabilidad de servicio
específica
𝜎𝑇+𝐿 = Desviación estándar de la demanda durante el periodo de revisión y
entrega
I= Nivel de inventario actual (incluye piezas solicitadas)
2.1.5 Métodos de pronóstico de demanda
Los métodos de pronóstico de la demanda ayudan principalmente a realizar una predicción

del comportamiento del consumo que los clientes de alguna empresa presentarán. Para ello
se requiere de información histórica con respecto al consumo del producto o la utilización de
este, ya que se obtienen valores realistas confiables y que reflejan la realidad de la empresa.
Para conocer la demanda es necesario usar diferentes métodos que ayuden a calcular
estimaciones las que posteriormente ayuden a proveer a la empresa información para tomar
decisiones en base a los datos obtenidos y de esta forma planificar la producción
(Ingenioempresa, 2020).
A continuación, se describen alguno de los métodos utilizados para el pronóstico de

la demanda.
 Promedio móvil ponderado: este procedimiento asigna diferentes importancias

(peso) a cualquier dato del promedio, considerando que la suma de todas las
ponderaciones corresponda al 100%. Normalmente se conoce como una práctica
regular asignar un factor de ponderación mayor al dato que se encuentra más reciente
(Ingeniería Industrial Online, 2019a).
En la Ecuación 7, se realiza el desglose del cálculo para el promedio móvil
ponderado.

Ecuación 7: Promedio móvil ponderado

𝑛
𝑋̂𝑡 = ∑ 𝐶𝑖 ∗ 𝑋𝑡−1
𝑡=1
Fuente: (Heizer & Render, 2004)
Donde:
𝑋̂𝑡 = Promedio de ventas en unidades en el período 𝑡

𝐶𝑖 = Factor de ponderación
𝑋𝑡−1 = Ventas o demandas reales en unidades de los períodos anteriores a 𝑡
𝑛= Número de datos
 Regresión lineal: el objetivo de esta técnica es poder comprobar la relación existente
entre una variable dependiente con una o más variables independientes.
Este método de pronóstico permite hallar el valor esperado de una variable

aleatoria 𝑎 cuando 𝑏 toma un valor específico (ver Ecuación 8). La manera de
implementarlo requiere de la suposición de linealidad cuando la demanda presenta un
comportamiento creciente o decreciente (Ingeniería Industrial Online, 2019b).
Ecuación 8: El estimado de la tendencia

𝑦̂ = 𝑎 + 𝑏𝑥
Fuente: (Heizer & Render, 2004)
Donde:
𝑦̂= Valor de la variable dependiente

𝑎= Intersección con el eje y
𝑏=Pendiente de la recta (positiva o negativa)
x= ariable independiente
 Suavizamiento exponencial doble: método Holt o suavizamiento exponencial doble
puede considerarse como la evolución del promedio móvil ponderado, ya que, resulta
ser un pronóstico el cual resulta óptimo para patrones de demanda que presentan una
tendencia y un patrón estacional constante.
Utiliza el cálculo del promedio de una serie de tiempo como un mecanismo

de autocorrección que persigue ajustar los pronósticos en la dirección contraria a las

desviaciones anteriores por medio de un coeficiente de suavización (Ingeniería

Industrial Online, 2019c), es decir, se busca eliminar el impacto de ciertos elementos
históricos anormales con un enfoque la demanda en periodos recientes.
Dado esto se presentan la Ecuación 9, Ecuación 10 y Ecuación 11 que

desarrolla este método.
Ecuación 9: Pronóstico para el periodo t

̂ 𝑡 + 𝑇𝑡
𝑋̂𝑡 = 𝑋′
Fuente: (Ingeniería Industrial Online, 2019c)
Ecuación 10: Primera suavización

̂𝑡 = 𝛼(𝑋̂𝑡−1 ) + [(1 − 𝛼)(𝑋′
𝑋′ ̂ 𝑡−1 + 𝑇𝑡−1 )]
Ecuación 11: El estimado de la tendencia

̂ 𝑡 − 𝑋′
𝑇𝑡 = 𝛽(𝑋′ ̂ 𝑡−1 ) + [(1 − 𝛽 )(𝑇𝑡−1 )]
Donde:
𝑋̂𝑡 = Pronóstico del periodo t

𝑋̂𝑡−1 = Pronóstico del periodo anterior
̂ 𝑡 = Suavización exponencial del periodo t
𝑋′
̂ 𝑡−1 Suavización exponencial del periodo anterior
𝑋′
α= Coeficiente de suavización (varía entre 0 y 1)
β= Coeficiente de suavización para la tendencia (varía entre 0 y 1)
𝑇𝑡 = Tendencia del periodo
𝑇𝑡−1 = Tendencia del periodo anterior
 Método Holt-Winter: este método considera valor medio, tendencia y
estacionalidad. El cual permite realizar pronósticos de una serie a partir de datos
históricos y tiene la ventaja de adaptarse a medida que se ingresa nueva información.
Presenta dos modelos que dependen del tipo de estacionalidad; el multiplicativo y
aditivo.
A continuación, en la Ecuación 12, Ecuación 13, Ecuación 14, Ecuación 15 se
presentan las fórmulas que son fundamentales del método multiplicativo.

Ecuación 12: Pronóstico multiplicativo Holt-Winter

̂ 𝑡−1 + 𝑇𝑡−1 ) 𝐼𝑡
𝑋̂𝑡 = (𝑋′
Ecuación 13: Primera suavización exponencial

̂ 𝑡 = 𝛼(𝑋̂𝑡−1 − 𝐼𝑡 ) + [(1 − 𝛼)(𝑋′
𝑋′ ̂ 𝑡−1 + 𝑇𝑡−1 )]
Ecuación 14: El estimado de la tendencia Holt-Winter

̂ 𝑡 − 𝑋′
𝑇𝑡 = 𝛽(𝑋′ ̂ 𝑡−1 ) + [(1 − 𝛽 )(𝑇𝑡−1 )]
Ecuación 15: Factor estacional Holt-Winter

̂ 𝑡 ) + [(1 − 𝛿 )(𝐼𝑡−1 )]
𝐼𝑡 = 𝛿(𝑋̂𝑡 − 𝑋′
Donde:
𝑋̂𝑡 = Pronóstico del periodo t

𝑋̂𝑡−1 = Pronóstico del periodo anterior
̂ 𝑡 = Suavización exponencial del periodo t
𝑋′
̂ 𝑡−1 Suavización exponencial del periodo anterior
𝑋′
α= Coeficiente de suavización (varía entre 0 y 1)
β= Coeficiente de suavización para la tendencia (varía entre 0 y 1)
𝛿= Coeficiente de suavización para la estacionalidad
𝑇𝑡 = Tendencia del periodo
𝑇𝑡−1 = Tendencia del periodo anterior
𝐼𝑡 = Factor estacional del periodo t
𝐼𝑡−1 = Factor estacional del periodo anterior
2.1.6 Medidas de errores para pronósticos
Las medidas de errores para pronósticos se conocen como el cálculo de la diferencia entre un
valor real de la demanda y el valor del pronóstico (ver Ecuación 16), obtenido a través de la
aplicación de alguna una metodología existente. Estas medidas se utilizan para conocer el
error y obtener mayor asertividad sobre la elección del método que ayudará a estimar la
demanda.

Ecuación 16: Cálculo del error

𝐸𝑟𝑟𝑜𝑟 𝑝𝑟𝑜𝑛ó𝑠𝑡𝑖𝑐𝑜 = 𝑅𝑒𝑎𝑙 − 𝑃𝑟𝑜𝑛ó𝑠𝑡𝑖𝑐𝑜
Fuente:(Ingenio Empresa, 2018)
A continuación, se detallas algunas medidas que se utilizan para calcular el error.
 Suma acumulada de errores de pronóstico (CFE): corresponde a la medida más

básica que se utilizan como base para el cálculo del error. Es la suma acumulada de
los errores que se obtienen a partir del sesgo del pronóstico a través de los periodos
evaluados en donde el valor real de la demanda siempre resulta superior al valor del
pronóstico (Ingenio Empresa, 2018)
Ecuación 17: Cálculo de CFE

𝐶𝐹𝐸 = ∑ 𝐸𝑟𝑟𝑜𝑟 𝑝𝑟𝑜𝑛ó𝑠𝑡𝑖𝑐𝑜
Fuente: (Ingenio Empresa, 2018)
 Desviación media absoluta (MAD): esta técnica mide la dispersión del error de
pronóstico, es decir, mide el tamaño de los errores y los entrega en unidades. En la
Ecuación 18 se observa el cálculo del MAD, con la sumatoria de la diferencia del
valor absoluto entre el valor real y el pronóstico sobre el número de periodos.
Ecuación 18: Cálculo de CFE

∑ |𝑅𝑒𝑎𝑙 − 𝑃𝑟𝑜𝑛ó𝑠𝑡𝑖𝑐𝑜|
𝑀𝐴𝐷 =
𝑛ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜𝑠
Fuente: (Ingenio Empresa, 2018)
2.1.7 Diagramas de flujo
Un diagrama de flujo se conoce como una representación gráfica que esquematiza conceptos
vinculados a diferentes temáticas de análisis, entre ellos la programación, economía,
educación, entre otros (Bembibre, 2009). Permite comprender el funcionamiento y conocer
las fases que completan cualquier proceso. Con el desarrollo del diagrama se logra la
identificación de los problemas, y/u oportunidades que puedan existir a la hora de formalizar
algún proceso o procedimiento. Existen diferentes metodologías y nomenclaturas de
simbologías que se presentan a continuación y que se utilizan para desarrollar un diagrama
de flujo.

 Metodología BPMN: Business Process Modeling Notation (BPMN), quiere decir,

modelo y notación de procesos de negocios por lo cual, esta metodología corresponde
a la utilización de una serie de elementos gráficos y sencillos de comprender para
formalizar un diagrama de flujo de algún modelo de proceso de negocios. La
simbología puede clasificarse en cuatros categorías, objetos de flujo, objetos de
conexión, carriles y artefactos. A continuación, se describe cada una de ellas.
a. Simbología de eventos: cada tipo de evento que ocurre en un proceso de
negocio se puede observar en la Tabla 1. Dentro de cada círculo puede existir
la representación de alguna acción o elemento ya sea mensaje, error,
temporizador, condicional, cancelación, compensación, enlace, señal,
múltiple, paralelas múltiples y finalización.
Tabla 1: Simbología de eventos

Evento Símbolo Definición
Inicio Señala el primer paso de un proceso
Representa cualquier evento que ocurre entre un evento de inicio y

Intermedio
uno de finalización
Finalización Indica el último paso en un proceso
Fuente: Elaboración propia en base a (Lucidchart, n.d.)
b. Simbología de actividades: se representa por medio de rectángulos con

bordes redondos y de la cual hace referencia a tareas que se realizan en el
proceso de modelado (ver Tabla 2).
c. Simbología de puertas de enlace BPMN: las puertas de enlace corresponden
a símbolos que separan y recombinan los flujos de algún proceso. Existen
distintos tipos de puertas de enlace que se observan en la Tabla 3.
d. Simbología de objetos de conexión: los objetos de conexión son
representado por medio de líneas que conectan diferentes objetos dentro del
flujo de esta metodología (ver Tabla 4).

Tabla 2: Simbología de actividades

Actividad Símbolo Definición
El nivel más básico de una actividad y no puede subdividirse en
Tarea más partes. Por ejemplo, un proceso de rutina matutina podría
involucrar la tarea de encender tu computadora
Es un grupo de tareas que se integran particularmente bien. Hay dos
vistas diferentes de los subprocesos, vista contraída, que tiene un
Subproceso signo "más" expandible para mostrar más detalles y la vista de
subproceso ampliada, suficientemente grande como para contener
todas las tareas que describen el subproceso de forma completa
Transacción Es un subproceso especializado que involucra un pago
Es un subproceso global que se reutiliza en diversos puntos en el

Llamada
flujo de negocios
Tabla 3: Simbología de puertas de enlace

Puerta de enlace Símbolo Definición
Evalúa el estado del proceso de negocio y, según esa condición,

Exclusivo
separa el flujo en una o más rutas que se excluyen mutuamente
Se distingue de otras puertas de enlace porque no depende de
condiciones o eventos. En cambio, las puertas de enlace
Paralela
paralelas se emplean para representar dos tareas simultáneas en
un flujo de negocio
Inclusiva Separa el flujo de procesos en uno o más flujos
Para conocer las simbologías utilizadas en categoría de eventos mencionada anteriormente

en la sección 2.1.7, se presenta la Tabla 5, Tabla 6 y Tabla 7, correspondiente a la simbología
de los eventos de inicio, intermedios y de finalización. Dichos eventos se consideran
esenciales para llevar a cabo las anotaciones en el desarrollo de un diagrama de flujo por
medio de Bizagi.

Tabla 4: Simbología de objetos de conexión

Objeto de conexión Símbolo Definición
Conecta los objetos de flujo en un orden secuencial
Flujo de secuencia
adecuado
Representa mensajes de un participante del proceso a
Flujo de mensaje
otro
Muestra relaciones entre los artefactos y los objetos de
De asociación
flujo
 Nomenclatura Bizagi: corresponde a un software que sirve para poder realizar

diagramas de manera más sencilla, ya que se encuentra conectado con los estándares
de la metodología BPMN. Sirve principalmente para modelar cualquier proceso como
guía de trabajo logrando establecer una secuencia en las actividades involucradas.
Tabla 5: Simbología de eventos de inicio en Bizagi

Evento de inicio Descripción Símbolo
Indica dónde se inicia un proceso. No tiene algún
Simple
comportamiento particular
Se utiliza cuando el inicio de un proceso se da al recibir un
Mensaje
mensaje de un participante externo
Se utiliza cuando el inicio de un proceso ocurre en una fecha o
Temporización
tiempo de ciclo específico
El inicio de un proceso se da por la llegada de una señal que ha
Señal
sido emitida por otro proceso
Fuente: Elaboración propia en base a (Bizagi, 2020)
En la Tabla 8, se observa la descripción y simbología correspondiente a 8 actividades de tipo

tarea consideradas en Bizagi.

Tabla 6: Simbología de eventos intermedios en Bizagi
Evento intermedio Descripción Símbolo
Indica que algo sucede en algún lugar entre el inicio y el final de

Simple
un proceso
Mensaje Indica que un mensaje puede ser enviado o recibido
Temporización Indica un retraso dentro del proceso
Enlace Este evento se utiliza para conectar dos secciones del proceso
Estos eventos se utilizan para enviar o recibir señales dentro o a lo

Señal
largo del proceso
Se habilitan tan pronto como llega un token, pero esperarán hasta

Condicional que se cumpla una condición para pasar al siguiente paso en el
flujo del proceso
Tabla 7: Simbología de eventos de finalización en Bizagi

Evento finalización Descripción Símbolo
Simple Indica que el flujo finaliza
Mensaje Indica que se envía un mensaje una vez finaliza el flujo
Indica que se debe generar un error. Todas las secuencias

Error
activas del proceso son finalizadas.
Se utiliza dentro de un Subproceso de transacción e indica que
Cancelación
este debe ser cancelado
Señal Indica que una señal es enviada una vez finaliza el flujo
Terminal Finaliza el proceso y todas sus actividades de forma inmediata

Tabla 8: Simbología de tareas en Bizagi

Elemento Descripción Símbolo
Tarea Es una actividad que se realiza dentro de un flujo de proceso
Tarea de
Es una tarea que utiliza algún tipo de servicio
servicio
Tarea de
Es una tarea diseñada para la llegada de algún mensaje
recepción
Tarea de Es una tarea diseñada para enviar un mensaje a un participante
envío externo
Tarea de Es una tarea que se ejecuta por un motor de proceso de
script negocio
Es una tarea para ser ejecutada sin la asistencia de algún
Tarea manual
motor de ejecución
Tarea Es una tarea diseñada para que se lance cuando se cumpla una
condicional cierta condición
Tarea de bot Es una tarea realizada por un robot
Tabla 9: Simbología de subprocesos en Bizagi

Subproceso Descripción Símbolo
Es una actividad cuyos detalles internos han sido modelados utilizando
Embebido
actividades, compuertas, eventos y flujos de secuencia
Reusable Identifica un punto en el flujo donde se invoca un proceso pre-definido
Es un subproceso cuyo comportamiento es controlado a través de un

Transaccional
protocolo de transacción
Los subprocesos pueden repetirse secuencialmente comportándose

Múltiple
como un ciclo

Por otro lado, encontramos las actividades asociadas a los subprocesos y su notación se
observa en la Tabla 9. Los subprocesos corresponden a actividades complementarias que se
incluyen dentro de la realización de un proceso.
También, se deben describir la simbología utilizada para reconocer los conectores que
cumplen la funcionalidad de enlazar las anotaciones importantes sobre el desarrollo de algún
diagrama de flujo de proceso (ver Tabla 10).
Tabla 10: Simbología de conectores en Bizagi

Conectores Descripción Símbolo
Flujo de Un flujo de secuencia es utilizado para mostrar el orden en el
secuencia que las actividades se ejecutarán dentro del proceso
Se utiliza para asociar información y artefactos con objetos de
Asociación flujo. También se utiliza para mostrar las tareas que
compensan una actividad
Flujo de Se utiliza para mostrar el flujo de mensajes entre dos
mensaje entidades que están preparadas para enviarlos y recibirlos
2.1.8 Benchmarking
Se puede definir como, el proceso sistemático y continuo que evalúa comparativamente

productos, servicios y/o procesos del trabajo realizado en organizaciones con otro de mayor
prestigio. Además, con el propósito de transferir el conocimiento de mejores prácticas se
evidencia su aplicación sobre diferentes áreas de interés.
Existen fases para desarrollar un correcto benchmarking que se describen a

continuación:
 Planeación: identifica el área de interés que se quiere comparar y los elementos que
se utilizarán para realizar la comparación.
 Recolección de datos: reunir todos los datos e información necesaria para poder
ejecutar la comparación.

 Análisis de datos: esta fase ayuda a determina en base al estudio aplicado, cada
brecha existente entre el mejor modelo y las otras opciones u alternativas presentes
con tal de identificar una solución a la problemática.
 Implementación: esta etapa consiste en aplicar aquella información analizada para
obtener mejoras.
 Monitoreo: es requerido para generar un sistema de mejora continua en la empresa
y también funciona como supervisor de la implementación considerada.
2.1.9 Sistemas de información
Un sistema de información corresponde a un conjunto de elementos que interactúan entre sí

con la finalidad de apoyar las actividades que realiza cualquier tipo de empresa o negocio
(Cohen Karen & Asín Lares, 2009). Para poder llevar a cabo esta acción, se debe
primeramente recopilar los datos por medio de la utilización de una serie de elementos que
el sistema otorga, permitiendo convertir estos datos en información valiosa que ayude en la
toma de decisiones de la empresa como su principal objetivo.
A continuación, se detallan las cuatro etapas que el sistema de información considera

para su realización y que además se observan en la Ilustración 9.
 Entrada: corresponde al ingreso de datos en el sistema de información, dichas

entradas pueden ser cedidas por el usuario o tener procedencia de otros sistemas.
 Almacenamiento: hace referencia a la capacidad de almacenar o recordar la
información que se obtienen en la primera etapa, por medio de la utilización de
estructuras de información dependiendo de la extensión de los datos. En una
extensión simple se utilizan los archivos y en uno complejo, una base de datos.
 Procesamiento: es la capacidad del sistema para procesar diferentes cálculos con los
datos que se tienen y transformarlos en una fuente de información valiosa para la
toma de decisiones.
 Salida: consiste en la transformación de información interna, procesada
anteriormente, a una información de utilidad externa. Las salidas del sistema pueden

ser fuentes de entrada para otros, por medio de la utilización de diferentes hardwares,
tales como, pendrive, impresoras, disquetes, entre otros.
Por otro lado, se describen tres tipos que clasifican a los sistemas de información en:
 Sistemas transaccionales: es utilizado para manejar información desde grandes

bases de datos y otorgar apoyo en primera instancia al procesamiento de tareas de
nivel operativo de la empresa hasta extenderse a la alta administración (Cohen Karen
& Asín Lares, 2009).
 Sistema de apoyo a las decisiones: corresponde a un sistema interactivo que entrega
soporte a las tomas de decisiones de la empresa, generando información que sirva de
apoyo para los cargos intermedios y de alta dirección. Además, se debe introducir
después del uso de un sistema transaccional (Cohen Karen & Asín Lares, 2009).
 Sistemas estratégicos: cumple con la funcionalidad de otorgar ventajas comparativas
con respecto a sus competidores en temas de costos o servicios diferenciado, es decir,
“apoyan el proceso de innovación de productos y procesos dentro de la empresa”
(Cohen Karen & Asín Lares, 2009).
Ilustración 9: Actividades de un sistema de información
Fuente: (Cohen Karen & Asín Lares, 2009)
Para concluir con la definición y diseño de un sistema de información, se debe considerar el

concepto de requerimientos, el cual hace referencia a la presentación de las necesidades de
los clientes que el usuario debe obligatoriamente considerar para que el diseño del sistema

logre resolver la o las problemáticas del cliente. Existen ciertos tipos de requerimientos que
se detallan a continuación:
 Requerimientos funcionales: son todas las actividades que el sistema de

información debe considerar y desarrollar para lograr resolver la problemática.
 Requerimientos no funcionales: son aquellas restricciones de las funciones
ofrecidas por el software, tales como, restricciones de tiempo, de seguridad, colores
del sistema, entre otros. Algunos de sus ejemplares resultan ser; sistema operativo,
velocidad del software, disponibilidad, usabilidad entre muchos otros.
En cuanto a los sistemas de información, podemos encontrar que todos ellos conllevan la
consideración del siguiente ciclo para su realización:
 Ciclo clásico de desarrollo de un sistema de información: cualquier sistema de

información va traspasando por una serie de fases que los analistas o diseñadores
tienen que considerar para su desarrollo. Su ciclo de vida comprende seis etapas:
investigación preliminar, análisis, desarrollo del software, prueba del sistema y
finalmente la implantación y evaluación de este (Cáceres, 2014).
En la investigación preliminar, consiste en una investigación exploratoria para
conocer a cabalidad cual es la idea de la solicitud que surge luego de necesitar la
ayuda de un sistema de información.
El análisis determina los requerimientos del sistema, es decir, se reúnen todos
los detalles para identificar las características que debe tener y producir el sistema de
información por medio de una investigación descriptiva.
La etapa de diseño de sistema, corresponde a planificar de manera detallada
el nuevo sistema. Aquí se instaura la forma en la que el sistema cumplirá con los
requerimientos identificados.
Para el desarrollo de software, se considera cuando se trata de un sistema
informatizado, es decir, que requiere de la creación de un software para materializar
el sistema de información.
Por consiguiente, se llega a la etapa de prueba del sistema, la cual consiste en
hacer funcionar este nuevo sistema y corroborar la existencia de fallas que pueda

presentar para procurar un buen funcionamiento según las especificaciones definidas

anteriormente.
En último lugar, se realiza la implantación y evaluación del sistema de
información además de entrenar a los usuarios y construir los archivos de datos
necesarios para utilizarla.
Finalmente, se encuentran diferentes modelos clásicos de proceso de software, los cuales

sirven principalmente para llevar un orden ante el caos que se origina con el desarrollo de
software (Pressman, 2002). Cada modelo de proceso representa un proceso con diferentes
perspectivas y por consiguiente la entrega de información parcial sobre el mismo. Algunos
de los modelos de procesos son:
 Modelos de cascada: es conocido como el ciclo de vida clásico. Este modelo apunta
a un enfoque sistemático y secuencial para el progreso del software (Pressman, 2002).
Comienza con la comunicación, en donde se especifican los requerimientos por parte
del cliente y que avanza a través de planeación, modelado, construcción y despliegue,
para concluir con el apoyo del software terminado (ver Ilustración 10).
Ilustración 10: Modelo cascada
Fuente: (Pressman, 2002)
 Modelos de proceso incremental: en este modelo se usa la secuenciación lineal de

actividades en forma escalonada a medida que el calendario de actividades del
proyecto avanza. “Cada secuencia lineal produce incrementos de software
susceptibles de entregarse de manera parecida a los incrementos producidos en un
flujo de proceso evolutivo” (Pressman, 2002).
Para observar las secuencias de este modelo se visualiza la Ilustración 11, en
donde se denotan las etapas de comunicación, planeación, modelado, construcción y
despliegue bajo un proceso incremental.

Ilustración 11: Modelo incremental
 Modelos de procesos evolutivos: “son modelos de procesos iterativos que se

caracterizan por la manera en la que permiten desarrollar versiones cada vez más
completas del software” (Pressman, 2002). Esto quiere decir que, este modelo
desarrolla una ejecución inicial que se va perfeccionando hasta que se logra el
desarrollo de un sistema pertinente a los requerimientos del cliente. Existen dos
modelos comunes; hacer prototipos, el cual sirve como un mecanismo para
comprender los requerimientos de los clientes con la ejecución de las etapas
observadas en la Ilustración 12, y el modelo espiral, en el cual se originan una serie
de entregas evolutivas del software y que, durante las primeras iteraciones, puede
resultar la entrega de un modelo o prototipo (ver Ilustración 13).
Ilustración 12: Modelo de proceso evolutivo basado en prototipo

Ilustración 13: Modelo de proceso evolutivo tipo espiral
2.1.10 Metodologías para el diseño del software
En esta sección se describirán algunas metodologías existentes que brindan ayuda al diseño
de un software.
 Bottom up: consiste en congregar diversos sistemas que llevarán a conformar un todo
Cada elemento individual se especifica en detalle y los componentes existentes se van
enlazando con otros hasta lograr llegar a un nivel superior permitiendo concretar un
sistema final (Metodologías de diseño, 2007). En términos generales. En la
Ilustración 14 se puede apreciar las etapas de esta metodología.
Ilustración 14: Metodología de diseño Bottom up
Fuente: (Metodologías de diseño, 2007)

 Top Down: es una estrategia que ayuda a procesar información y traspasar

conocimientos. Se utiliza en diferentes áreas de diseños y desarrollo de softwares. En
la Ilustración 15, se observa que existe un desglose de los problemas en módulos
representativos, partiendo inicialmente con las de menor complejidad hasta llegar a
las de mayor. De esta manera, los programadores pueden trabajan de manera más
eficiente, ya que, simplifica el programa y los hace más fáciles de leer y lograr
identificar los errores asociados.
En caso de presentar algún error en el programa, esta metodología ayuda a
facilitar la localización del error y poder ser solucionado de manera inmediata
(Metodologías de diseño, 2007).
Ilustración 15: Metodología de diseño Top-Down
Fuente: (Metodologías de diseño, 2007)
 Design Thinking: es una metodología que propone una nueva manera de abordar el
desarrollo y la mejora de productos o servicios, entre otros campos,
complementándose de un conjunto de herramientas que acompañan a su visión
(Intive, 2018). Este procedimiento se encuentra compuesto por cinco etapas (ver
Ilustración 16) que se potencian entre ellas y que a continuación se detallan:
a. Empatizar: esta fase es la primera y primordial para un design thinking, ya
que, es donde se debe entender y comprender las necesidades que requieren
los usuarios.

b. Definir: se requiere de un análisis de datos e información sobre el público

objetivo y las especificaciones de todas las oportunidades de mejor con tal de
adquirir una visión relevante del tema.
c. Idear: se conoce como la fase de lluvia de ideas, en la cual debe realizarse
una vez identificado los problemas. El objetivo es considerar la mayor
cantidad de ideas de resolución para llegar la selección de la mejor.
d. Prototipar: aquellas ideas que fueron seleccionadas anteriormente pasan a
convertirse en prototipos (físicos o digitales), lo cual permite acercarse a la
realidad e implementar mejoras.
e. Testear: se evalúan los prototipos a por medio de los usuarios que utilizarán
el sistema, de esta manera se podrá conocer que tan útil y certera es la
solución.
Ilustración 16: Fases de metodología Design Thinking
Fuente: (Intive, 2018)
 Scrum: es un proceso de metodología ágil, utilizado para el desarrollo de un software

de manera dinámica, ya que, secciona el proyecto en tareas pequeñas. Consiste en
innovar y posee además una gran flexibilidad a los cambios que puedan surgir. Por
otro lado, procura aumentar el retorno de la inversión para la empresa.
Las fases que se comprenden en esta metodología son las siguientes y se
pueden visualizar en la Ilustración 17, además cabe señalar que el sprint se conoce
como la unidad básica de trabajo desempeñado por el equipo Scrum.
1. Sprint Planning (planeación del sprint): aquí se reúnen los participantes para
planificar el sprint y designar las tareas que desarrollará cada integrante del

equipo con los tiempos determinados por ellos para poder llevar a cabo la
tarea (OBS Business School, 2019).
2. Scrum team (reunión de equipo Scrum): las reuniones que se produzcan
deben tener una duración de 15 minutos diario ya que en estas es donde deben
entregarse el apoyo como equipo para poder responder las preguntas de ¿Qué
e hizo ayer?, ¿Qué se tiene planeado para hoy? y ¿Qué obstáculos se
encuentran en el camino? (OBS Business School, 2019)
3. Blacklog Refinement (revisión del blacklog): consiste en realizar una nueva
revisión por el dueño del producto (product owner) de cada requerimiento que
ayudará clarificar las dudas del equipo de trabajo (OBS Business School,
2019).
4. Sprint Review (revisión del sprint): es una inspección que se realiza al final
del sprint de lo que se lleva realizado y se da a conocer el trabajo final. Se
utiliza a modo de retroalimentación para inspeccionar el incremento o evaluar
una posible adaptación de formas de trabajo que permitan un correcto
desempeño (OBS Business School, 2019).
5. Retrospective (retrospectiva del sprint): el dueño del producto reúne al
equipo para conversar sobre los acontecimientos desarrollados en el sprint a
modo de cuestionamiento general de lo bien o mal que se hizo el trabajo y
también de los inconvenientes que se presentaron.
Ilustración 17: Metodología Scrum
Fuente: (Mobiliza Academia, 2019)

2.1.11 Evaluación del impacto costo-beneficio
“El análisis costo-beneficio es una herramienta financiera que mide la relación que existe
entre los costos y beneficios asociados a un proyecto de inversión, tal como la creación de
una nueva empresa o el lanzamiento de un nuevo producto, con el fin de conocer su
rentabilidad” (Crece Negocios, 2019).
Dada la definición se realiza la descripción de las etapas requeridas para llevar a cabo
esta metodología.
1. Identificar costos y beneficios: se realiza la proyección de los costos asociados a la

inversión (costos totales) y de los beneficios netos que tiene el proyecto dentro de un
tiempo determinado.
2. Convertir costos y beneficios a un valor actual: se deben actualizar los valores de
costos y beneficios por medio de una tasa de descuento al valor actual, es decir,
considerar la transformación del valor del dinero en el tiempo.
3. Calcular relación costo-beneficio: corresponde a la división entre el valor actual de
cada beneficio y costos del proyecto.
4. Analizar relación costo-beneficio: se concreta un análisis de los resultados
obtenidos. Si el valor que resulta es mayor a 1 significa que el proyecto es rentable y
si es menor a 1 significa que no y por lo tanto no resulta viable la realización de este.
5. Comparar con otros proyectos: se realiza la comparativa entre el proyecto actual y
el proyecto que mayor relación costo-beneficio generaría.
2.2 Metodología de solución
Antes de comenzar el diseño de un sistema información, es necesario definir la secuenciación

de actividades que permitirán lograr un desarrollo adecuado a las necesidades de la empresa
y para ello es necesario considerar una de las metodologías de desarrollo de software
existentes, con tal de definir y organizar de mejor manera las actividades.

2.2.1 Elección de la metodología de diseño
Para realizar la selección de una de estas, se llevará a cabo el desarrollo de una matriz de
relación, evaluando cada opción de metodología bajo el análisis de ciertos criterios que a
continuación se describen:
 Evaluación de riesgo: este criterio hace referencia a la flexibilidad que presenta la

metodología ante sucesos que puedan ocurrir durante el desarrollo del sistema de
información y que provoquen ciertos retrasos en la secuenciación de actividades. Es
por esto que la metodología que tenga mayor flexibilidad se le asignará un mayor
puntaje.
 Interacción con el cliente: para la creación del diseño y las funciones del sistema de
información, es importante mantener una constante interacción con el cliente para
lograr plasmar sus requerimientos en el prototipo y percibir correcciones que puedan
surgir en el desarrollo del sistema. De esta manera se incentiva a un trabajo
colaborativo y es por esto que, la metodología que presente mayor interacción con el
cliente, obtendrá un puntaje más alto.
 Tamaño del proyecto: existen metodologías que consideran diferentes tamaños de
proyectos, los cuales se clasifican según el grado de complejidad que estos presenten
en su desarrollo, por ende, pueden existir proyectos en donde se extienda o se acorte
el plazo de ejecución. Cabe mencionar que el proyecto en cuestión se considera como
uno de tamaño mediano, desarrollándose dentro de un ciclo de tiempo normal. Por
ende, en este criterio se evaluarán con un alto puntaje a aquellas metodologías
enfocadas en proyectos acotados.
 Análisis preliminar: para llevar a cabo una mejor gestión de las correcciones y/o
errores que puedan surgir en el desarrollo del prototipo se necesita realizar un análisis
preliminar a las necesidades de cliente. Debido a esto es que, las metodologías que
consideren un diagnóstico inicial en el desarrollo de sus actividades, conseguirán la
asignación de un mayor puntaje frente a aquellas metodologías que no lo consideren.
Una vez definidos los criterios a evaluar, el procedimiento que sigue corresponde a conocer
la importancia o peso relativo de cada uno de los criterios con la utilización de una matriz de

relación, la cual permite comparar y calificar factores relevantes para la toma de decisión. La
calificación de factores se determina por la relación directa o no que se tiene entre dos
criterios y su grado de importancia. El puntaje es designado en conjunto con el del analista
informático de la empresa dentro de una escala de valores del 1 al 10, siendo 10 el valor
máximo para evaluar a un criterio y 1, el puntaje mínimo.
Tabla 11: Peso relativo entre criterios

Interacción Tamaño
Evaluación Análisis Peso
Ítem con el del Total
de riesgos preliminar relativo
cliente proyecto
Evaluación
- 3 3 7 13 22%
de riesgos
Interacción
7 - 7 4 18 30%
con el cliente
Tamaño del
7 3 - 4 14 23%
proyecto
Análisis
3 6 6 - 15 25%
preliminar
Fuente: Elaboración propia
Tabla 12: Selección de metodología

Peso Design
Ítem Bottom Up Top Down Scrum
relativo Thinking
Evaluación de
22% 4 4 10 6
riesgos
Interacción con
30% 5 5 10 10
el cliente
Tamaño del
23% 5 5 10 8
proyecto
Análisis
25% 4 4 10 8
preliminar
Total 100% 4,53 4,53 10 8,16
En la Tabla 11, se puede observar que el criterio con mayor relevancia corresponde a la
interacción con el cliente con un 30%, seguido del análisis preliminar con 23%. Lo cual
señala que considerar una interacción frecuente con el cliente en el desarrollo del sistema de
información, proporciona un mejor desempeño de los requerimientos de este. Además,
resulta importante considerar un análisis preliminar para conocer en profundidad las
necesidades del cliente y llevar a cabo una ejecución correcta de las etapas del desarrollo.
Por último, encontramos los criterios, tamaño del proyecto (23%) y evaluación de riesgos
(22%), con menor relevancia a considerar en la toma de decisión.

Con los pesos relativos de los criterios, en la Tabla 12 se continúa por realizar la
asignación de puntajes a cada alternativa de metodología considerando los criterios
evaluados anteriormente. Dicho esto, la metodología que más se acomoda al proyecto
corresponde a la de Design Thinking.
Considerando que la metodología clásica de diseño de sistema de información será

Design thinking, esta contempla cinco etapas y en Ilustración 18 se puede observar una
adaptación de dicha metodología para llevar a cabo la oportunidad de mejora del proyecto.
A continuación, se describen las fases de solución consideradas en la realización de la
propuesta para la empresa Barra de Fierro Castro.
Ilustración 18: Metodología de solución orientada a Design Thinking

 Empatizar
 Definir  Prototipar
 Idear  Testear
Diagnóstico de Diseño del prototipo
situación actual en Visual Basic
Formalización del Realizar evaluación

sistema de del impacto costo-
información beneficio
2.2.2 Diagnóstico situación actual
Para poder realizar la propuesta de mejora en la empresa, se requiere llevar a cabo un

diagnóstico de la situación actual. En esta etapa se pretende examinar y analizar cada aspecto
que permita al proyecto mejorar en cuanto al desarrollo de los procesos de inventario y
abastecimiento. Además, de la aplicación de un cuestionario para conocer el nivel de control
interno que la empresa maneja en inventario. Esta herramienta es considerada dentro de las
descritas en la sección 2.1.1 y que también se llevarán a cabo las restantes en esta etapa. Por
otro lado, se realizará la clasificación ABC para reconocer aquellas familias de productos
críticos para la organización.

2.2.3 Formalización del sistema de información
Dado que la empresa no tiene la formalización de sus procesos y procedimientos del

abastecimiento e inventario se llevará a cabo la formalización de éstos por medio de Bizagi
y además de incorporar la descripción de las actividades que están a cargo de cada uno de los
participantes en los procesos. Luego en esta etapa se implementará benchmarking a modo de
comparar el funcionamiento, diseño y estructura de otros softwares para conocer los
requerimientos necesarios para la empresa.
2.2.4 Diseño del prototipo Visual Basic
Se llevará a cabo el desarrollo de un prototipo para el sistema de información de

abastecimiento e inventario en Visual Basic que permita una correcta gestión de inventario
considerando todos los requisitos funcionales y no, para apoyar en la organización y
administración de las decisiones financieras de la empresa.
2.2.5 Realizar evaluación del impacto costo-beneficio
Consiste en realizar una evaluación del impacto que conlleva la realización del prototipo en
la organización, calculando todos los costos y beneficios tanto económicos como
operacionales asociados a la propuesta de mejora de un sistema de información para la
gestión de inventarios.
2.3 Carta gantt
Para concretar una organización, planificación y desarrollo eficiente en la propuesta de

mejora, es necesario plasmar los tiempos de trabajo para el desarrollo de cada actividad de la
metodología de solución seleccionada. Debido a esto, se desarrolló una carta gantt que
plasma de manera gráfica el tiempo contemplado para ejecutar las actividades definidas en
este proyecto.
En la Ilustración 19, se observa la carta gantt de la propuesta de mejora a desarrollar

con una duración en su periodo de ejecución de 17 semanas.

Ilustración 19: Carta gantt del proyecto

Diseño de un sistema de información para la gestión de abastecimiento e inventario
Alcance: Desde que se conoce el rubro de la empresa hasta la entrega formal del proyecto
Mes Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Semana 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
N° Actividades
Diagnóstico de la situación actual de la empresa
1 Conocer rubro de la empresa
2 Recopilar información de empresa
3 Analizar problemática de gestión
4 Definir objetivo general y específicos
5 Aplicar la clasificación ABC
6 Diseñar y aplicar encuestas
7 Realizar diagrama Ishikawa
Formalización del sistema de información
8 Realizar benchmarking a softwares existentes
9 Formalizar proceso de abastecimiento
10 Describir actividades y responsables del abastecimiento
Diseño del prototipo Visual Basic
11 Definir módulos de la interfaz
12 Definir requerimientos funcionales y no funcionales
13 Desarrollar interfaces del software
Realizar evaluación del impacto costo-beneficio
14 Definir costos operacionales y económicos de la implementación
15 Evaluar costos relevantes
16 Realizar evaluación económica del proyecto
17 Entregar Proyecto

Capítulo 3: Diagnóstico de la situación actual
CAPÍTULO 3:
DIAGNÓSTICO DE LA
SITUACIÓN ACTUAL
En este capítulo se lleva a cabo una de las actividades más importantes a desarrollar en el
proyecto la cual corresponde al diagnóstico de la situación actual ya que, se debe estar al
tanto del funcionamiento y la gestión de los procesos de la empresa a cabalidad, de tal
manera de analizar todos los aspectos de la propuesta de mejora y adecuarla a una solución
ideal.

3.1 Descripción de productos
Lo primero que se debe realizar antes de resolver la problemática que presenta la empresa es
describir dos conceptos que son utilizados para la clasificación de la extensa gama de
productos que tiene la Barraca de Fierro Castro. Las categorías y familias, la primera hace
referencia a la información de los productos que es entregada al cliente de manera más
sencilla y la segunda, corresponde a la clasificación de cada producto asignado a una familia,
con la finalidad del reconocimiento de cada producto por parte de la empresa.
3.1.1 Categorías
Este concepto se utiliza netamente para organizar por categorías los diferentes productos que
la barraca ofrece a sus clientes. La finalidad de categorizar cada producto es llevar a cabo un
orden para que la solicitud de compras por parte del cliente, sea esta de manera virtual o
presencial, se convierta en un proceso más sencillo.
Dentro de las categorías se pueden observar 4, que agrupan a un total de 38

subcategorías de productos las cuales se pueden visualizar en la Ilustración 20. La primera
de ellas corresponde a los fierros con un 29% de representatividad, es decir, contiene
alrededor de 11 productos diferentes y reúne solamente a los productos que derivan del fierro
(materia prima).
Ilustración 20: Porcentaje de distribución de productos según categorías
Por otro lado, se encuentran las planchas con un 13%, seguido de la categoría de ferretería,
la cual contiene la mayor parte de los productos que ofrece la barraca con un total del 50%

de representatividad y por último las mallas que concentran tan solo un 8%. En el Anexo 2
se dan a conocer las diferentes categorías con sus subcategorías y el detalle de cada producto
que la empresa comercializa.
3.1.2 Familias
Este tipo de clasificación denominada “familia”, la utiliza la organización a modo de

aglomerar la cartera de productos en diferentes grupos para que la gestión y reconocimiento
de este sea una tarea más sencilla entre cada área de la empresa. El registro de cada producto
comienza con un código inicial que representa a la familia y la clasificación de éstas se puede
observar en la Tabla 13.
Tabla 13: Clasificación de productos por familias

Código Nombre Código Nombre
00065 Perfiles cuadrados 00290 Artículos decorativos
00070 Perfiles rectangulares 00265 Artículos especiales
00135 Canales 00190 Fierros cuadrados
00175 Fierros planos 00256 Esmaltes
00090 Tubos redondos 00035 Plancha zinc acanalado
00115 Ángulos doblados 00220 Manillas
00010 Plancha laminada en caliente 00040 Plancha zinc en v
00125 Fierro ángulo laminado 00120 Angulo doblado especial
00005 Plancha laminada en frío 00215 Roscalatas
00145 Costaneras 00240 Brocas
00245 Soldaduras 00666 Artículos con detalle
00185 Fierros estriados 00295 Alambres
00235 Malla acma de cerco 00291 Figuras para decoración
00205 Carros 00085 Marcos de puertas
00255 Anticorrosivo 00030 Planchas galvanizadas
00180 Fierros redondo lisos 00285 Guantes
00230 Chapas 00275 Remaches POP
00020 Kilo de plancha 00100 Cañerías negras
00250 Discos de corte – desbaste 00225 Sierras
00195 Cemento 00055 Plansas 5V
00015 Plancha diamantada 00075 Perfiles doble contacto
00200 Riel
00105
00210 Bisagras tubulares Cañerías galvanizadas
Fuente: Elaboración propia con datos proporcionados por el área informática

Como el rubro de la empresa se dedica a la de construcción, se entiende que existan diferentes

materiales y herramientas comercializadas por la empresa es por ello que se reconocen un
total de 45 familias agrupando a un total de 503 productos.
Para el caso de la familia de fierros que concentra alrededor del 48,5% de los
productos comercializados, podemos encontrar los derivados de perfiles y barras que su
codificación se encuentra en el Anexo 3 y Anexo 4 respectivamente. Por otro lado, la familia
de planchas se puede observar en el Anexo 5 con un total de 10,5% productos.
La familia de ferretería agrupa un 35,5% del total de productos comercializados por

la empresa, y para poder conocer cuáles son los que pertenecen a esta familia, se presenta el
Anexo 6, Anexo 7 y Anexo 8. Por otra parte, en el Anexo 9 se encuentran todos aquellos
artículos que pertenecen a la familia de soldaduras y por último en el Anexo 10, todos los
artículos con detalles, es decir, productos funcionales que llegan a la empresa con algún
desperfecto estético y que de igual manera son comercializados, pero a un precio más
reducido que de lo normal, representando 5,5% del total de productos registrados en el
sistema.
3.2 Programa actual de gestión de contabilidad
La Barraca de Fierro Castro, tiene a su disposición un programa llamado

“GESCONCASTRO”, utilizado por cada departamento de la empresa para llevar la gestión
de la contabilidad y registrar los movimientos que la empresa realiza en cuanto al ingreso de
compras, ventas, caja, tesorería, mantenedores, informes, detalles de facturas, entre otros (ver
Ilustración 21). Cabe mencionar, que este programa reúne toda la información de cada
sucursal y también lleva a cabo el control de la contabilidad respectiva.
Cabe mencionar que el menú principal de este programa considera un apartado

denominado control (ver Anexo 11), el cual no se utiliza, dado que, según conversaciones
con el analista informático de la empresa hay fallas presentes en la formulación de la
codificación de algunos botones y la repetición de estos, falta de conocimiento de algunos
usuarios para poder usar la plataforma de la manera correcta debido a la falta de un manual
de utilización de la plataforma, entre otros.

Para conocer las actividades relacionadas con la gestión del abastecimiento que se
registran en este programa, se describe a continuación cada ítem esencial que la empresa
considera.
Ilustración 21: Interfaz menú principal "Gesconcastro"
Fuente: (GESCONCASTRO, 2020)
3.2.1 Ingreso de compras
Corresponde al primer ítem del programa de contabilidad de la barraca, en el cual se

encuentra la orden de compra de los productos solicitados por la empresa a los proveedores,
con sus respectivas cantidades solicitadas y que además resume en una tabla la lista de todos
los materiales por comprar (ver Ilustración 22).
Ilustración 22: Interfaz de orden de compra

Una vez que los materiales llegan y se revisan por personal de bodega, la asistente comercial
espera recibir la confirmación de la recepción del pedido en su totalidad para luego
encargarse de ingresar cada producto comprado para el abastecimiento de la sucursal al
sistema (ver Ilustración 23). En esta pantalla se crea un parte de ingreso "documento interno",
este parte puede estar con datos de factura como también no (hasta que llegue la factura).
También se ingresa el detalle de mercadería asociando el código de producto con el detalle
de la factura o guía de despacho y también se asocia la orden de compra.
Ilustración 23: Interfaz de ingreso de compras
3.2.2 Emisión de kardex
En este módulo reúne toda la información con respecto a los movimientos de entrada y salida
de productos, es decir, corresponde a un documento de control interno, en el cual se deja
como registro las existencias en bodega. Cabe mencionar que, para registrar las salidas de
cada producto, se realiza por medio del ingreso de facturas de ventas y/o guías de despacho
(sin tener a disposición un menú de salidas de mercadería), de tal manera que el sistema de
la emisión de kardex se actualice. En la Ilustración 24 se puede visualizar la emisión del
kardex.
Para poder revisar el estado de los materiales, es necesario dejar en claro que el kardex
se utiliza como medio de registro de las existencias de la empresa para conocer el estado de
ciertos productos pertenecientes al inventario, consultar el estado de entradas y salidas de

este en un tiempo delimitado por el usuario. Este tipo de documento virtual es utilizado entre
los departamentos, pero no como un documento que respalde el inventario físico de bodega.
Ilustración 24:Interfaz de emisión del kardex
3.2.3 Ajuste de inventario
Este apartado se utiliza para que el usuario ingrese el aumento o disminución de stock de
productos que no se encuentren anotados correctamente, debido a una falla en la
digitalización de las entradas y salidas.
Ilustración 25: Interfaz de ajuste de inventario
En la Ilustración 25, se observa que el usuario comienza con anotar la descripción del
movimiento en el glose, luego registrar sobre que producto se está realizando dicho

movimiento y señalar las cantidades de aumento o se disminución del stock. El programa

automáticamente muestra el detalle del costo del material.
3.2.4 Informes
El programa “Gesconcastro", emite diferentes informes entregando el detalle de las órdenes

de compra. Además, existe un informe que detalla el ingreso de productos al sistema.
En el Anexo 12, se visualiza el reporte de la emisión del kardex agrupando las

cantidades de entradas y salidas de la consulta relacionada a cierto producto como también,
los saldos correspondientes al material y los costos asociados. Por otro lado, se encuentra la
existencia de una ventana referente al stock por productos dentro del programa y que a
continuación se describe.
 Listado de stock: este apartado entrega información relevante y de utilidad para el

área de abastecimiento, dado que, se detalla el stock de productos positivos, negativos
o los que se encuentran en cero.
Ilustración 26: Interfaz de listado de stock
Primeramente, se requiere del ingreso de los límites de fechas y el código del producto
a consultar. Luego antes de generar el informe, el usuario debe decidir si el listado

que desea consultar sólo considerará el stock positivo, negativo o en cero

completando cada campo de las opciones mencionadas (ver Ilustración 26).
En la Ilustración 27, se puede observar el informe de stock de mercadería que

el sistema le entrega al usuario, visualizando también que en este listado solo se
encontrarán los stocks en negativo para la familia de planchas laminadas en frío, dada
la consulta pertinente al caso.
Ilustración 27: Informe de stock de mercadería
 Solicitud de compra: el informe emitido es el documento oficial que la empresa

utiliza para concretar las compras de productos con los proveedores posterior a su
aceptación.
En la Ilustración 28, se puede observar que el cuadro de solicitud de compra,
está compuesto por los ítems de código y nombre del producto y los nombres por
cada sucursal, dado que, es aquí en donde se indican las cantidades requeridas por
cada una de ellas. En la penúltima fila se puede observar la sumatoria de las
cantidades de producto por cada una de las sucursales y en la última fila y columna,
la sumatoria de todas las cantidades, en el caso particular se puede observar los kilos
totales que se requieren para el abastecimiento.

Ilustración 28: Informe de solicitud de compra
 Parte de ingreso: corresponde al informe que emite el registro del ingreso de

productos al sistema de la empresa. Este informe señala el tipo de documento por el
cual se realizó la entrega de productos en bodega ya sea, boleta factura o guía de
despacho.
Ilustración 29: Informe del ingreso de mercadería
En la Ilustración 29, se observa el informe del ingreso de mercadería indicando el tipo

de documento, acompañado de otros datos relevantes como lo resulta ser la

información del proveedor, las cantidades y el tipo de material que se compró, además
del desglose económico de los costos con el I.V.A respectivo.
3.3 Diagnóstico de la situación actual
Para conocer a cabalidad la problemática, es necesario comenzar con un diagnóstico actual

para poder conocer, cuantificar y demostrar las causales que originan una ineficiente gestión
del abastecimiento e inventario acompañado de la falta de metodologías y formalización de
procedimientos. A continuación, se detallan algunas técnicas utilizadas para la primera etapa
de la metodología de solución propuesta que conglomera las primeras dos etapas de la
metodología clásica Design Thinking (empatía y definición).
3.3.1 Clasificación ABC
La Barraca de Fierro Castro trabaja un total de 503 productos y debido a la extensa cartera
de productos, se lleva a cabo la clasificación ABC por familias con la finalidad de conocer
aquellas que resultan ser críticas para la empresa.
Ilustración 30: Diagrama de Pareto

$1.200 100%
Millones
$1.000 80%
$800
60%
$600
40%
$400
$200 20%
$- 0%
00065
00115
00125
00090
00185
00250
00205
00245
00235
00200
00020
00195
00210
00256
00220
00040
00240
00291
00085
00100
00105
00055
00225
Ventas totales Frecuencia

La Ilustración 30, representa de manera gráfica la distribución ABC que organiza a las
familias de productos según su frecuencia acumulada en la participación de ventas de la

empresa, bajo el funcionamiento de la regla de Pareto del 80/20, es decir, que el 80% del
ingreso de las ventas es debido a la venta del 20% de las familias de productos.
En cuanto a la información disponible para poder realizar esta metodología, se tiene

el registro de las ventas concretadas en los años 2018 y 2019, utilizando las de este último
como referencia para implementar dicha clasificación. Cabe destacar que, para llevar a cabo
la clasificación, es requerida la suma de las ventas mensuales de cada producto que
pertenecen a una familia y el último precio promedio. Todo esto para poder conocer el nivel
de ingresos que registró la familia a la empresa y luego con ese dato, seguir con el cálculo
del porcentaje de participación en las ventas para llevar a cabo la clasificación ABC.
Tabla 14: Resumen de clasificación ABC

Categoría Cantidad Porcentaje
A 7 80%
B 9 15%
C 29 5%
Total 45 100%
Tabla 15: Ingreso anual categoría A

Código Familia Ingresos % Acumulado
065 Perfiles cuadrados $1.108.580.891 31,44%
070 Perfiles rectangulares $758.688.373,9 52,95%
115 Ángulos doblados $232.601.013,3 59,55%
175 Fierros planos $188.430.465,6 64,89%
125 Fierro ángulo laminado $178.461.283,8 69,95%
135 Canales $145.591.268,8 74,08%
090 Tubos redondos $124.878.240,9 77,62%
En el Anexo 13, se observa la clasificación realizada para las 45 familias de productos de la

empresa, encontrándose en la Tabla 14 el resumen del resultado de dicho procedimiento.
Cabe destacar que en la categoría A, se encuentran 7 familias representando un 15% del total,
las cuales corresponden al 80% de los ingresos más altos para la empresa. Luego para el
tramo B, se observa un total de 9 familia, es decir, un 20% del total de familias y que
representan el 15% de los ingresos de la barraca. Finalmente, para la clasificación de la
categoría C se encuentran las 29 familias restantes que conforman el 65% del total, con una
representatividad en los ingresos del 5%.

Por otro lado, en la Tabla 15 se visualiza el 80% de los ingresos que las siete familias
de la categoría “A” registraron en el año 2019. Se observa que los perfiles cuadrados
representan un total del 31,4% de las ventas concretadas ese mismo año, seguido de los
perfiles rectangulares con un 52,95% de participación acumulada. Esto quiere decir que, para
implementar cualquier tipo de análisis, se considerará a aquellas familias que pertenecen a la
categoría “A”, debido a la importancia en el nivel de ventas que representa.
3.3.2 Rotura de stock
Debido a que la empresa carece de información con respecto a la cuantificación de los

quiebres de stock, se llevó a cabo un análisis por cada familia para conocer la magnitud de
estos con el cálculo de la Ecuación 19.
Ecuación 19: Rotura de stock porcentual

𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑛𝑜 𝑠𝑢𝑚𝑖𝑛𝑖𝑠𝑡𝑟𝑎𝑑𝑎 ∗ 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑒 𝑢𝑛𝑖𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜
𝑅𝑆% = ∗ 100
𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑠𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑎𝑑𝑎 ∗ 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑒 𝑢𝑛𝑖𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜
Fuente: (Meetlogistics, 2020)
Ilustración 31: Cuantificación de quiebres de stock
Fuente: Elaboración propia en base a datos proporcionados por el área informática de la empresa

En la Ilustración 31, se observa el detalle de las roturas de stock por cada familia de productos
identificados con su respectivo código. Las columnas que pertenecen a la figura consideran
todos aquellos stocks negativos que se reportaron durante el año 2019, el registro de las
ventas en el año y la consideración del último costo promedio de adquisición por familia.
Con estos datos es posible calcular por cada familia las roturas de stock bajo la fórmula
explicada anteriormente. Cabe destacar que el promedio resultante de las roturas de stock
corresponde a un 7,17% en el año, lo cual significa que es una cifra bastante alta y que llega
a representar un valor monetario correspondiente a $212.188.309 (ver Anexo 1).
Para conocer gráficamente la diferencia del comportamiento de la demanda y del

stock de algunas familias pertenecientes a la categoría “A” según la clasificación realizada
anteriormente en la sección 3.3.1, se muestra la Ilustración 32 a modo de ejemplo, en la cual
se puede apreciar el comportamiento de la demanda y stock que tiene la familia de perfiles
rectangulares destacando que existen aproximadamente seis meses para el año 2019 (Enero,
Marzo, Mayo, Julio, Agosto y Diciembre) en donde se presentó un déficit de stock, dejando
insatisfecha la demanda en esos meses y por otro lado un sobre stock para los meses restante.
Ilustración 32: Comportamiento de la demanda y stock de perfiles rectangulares

6.000
5.000
4.000
3.000
2.000
1.000
0
Demanda Stock
3.3.3 Encuesta de control interno
Esta herramienta de recolección de datos es muy importante para las empresas cuando se
pretende realizar una auditoría a sus empleados y conocer el estado actual en cuanto a temas

de gestión. La metodología de auditoría administrativa considera el cuestionario como una

técnica efectiva para llevar a cabo un proceso de diagnóstico preliminar (Franklin F, 2007) y
para diseñar este cuestionario fue necesario considerar que su desarrollo corresponderían a
preguntas cerradas simple, la cual señala que “las alternativas de respuesta están limitadas
a dos o tres posibilidades. Este tipo de preguntas nos permite registrar, interpretar, codificar
y analizar con mucha facilidad y no requiere de alto entrenamiento para el entrevistador”
(Franklin F, 2007).
En el Anexo 14, se puede observar el diseño de la encuesta aplicada a los encargados

representativos del área gerencial, informática y de operaciones correspondiente al presidente
ejecutivo, analista informático y el jefe de operaciones respectivamente.
Para el análisis respectivo por pregunta, fue necesario desglosar en dos secciones el
cuestionario. La primera sección consiste en preguntas enfocadas a la evaluación general del
inventario observando sus resultados en la Ilustración 33. Cabe destacar que los participantes
del cuestionario presentan ciertas diferencias en las respuestas de las preguntas 6 y 7, cuando
se realiza un hincapié para saber el grado de conocimiento que la empresa tiene sobre su
inventario, esto quiere decir que, a pesar de tener un encargado del inventario no se lleva una
correcta gestión de este a través de metodologías existentes que lo controlan.
Ilustración 33: Resultados de evaluación general

3
0
Cuentan con Se contabilizan Existen Existe alguna Mantienen la Se comprueba de Carece la empresa
personal los ingresos y metodologías herramienta o documentación de manera regular el de registros
responsable de egresos de apropiadas para el instrumento para registros de inventario adecuados de
inventario productos al control de el registro de inventarios todos los costes
inventario existencia de inventario que implica la
productos gestión y posesión
de inventario
Sí No No aplica
La segunda sección de evaluación interna se divide en dos sub-secciones, la primera consiste

en saber el control que se lleva con las entradas y salidas de productos y para conocer los

resultados obtenidos se observa la Ilustración 34, dejando en claro que, para la primera
pregunta, el 100% de las respuestas de los encuestados, considera que si se realizan controles
de verificación e inspección en la recepción o despacho de productos. Para la pregunta dos,
existe una clara discrepancia, ya que, el presidente ejecutivo señaló que sí se diseña un reporte
interno de ingreso o egreso de productos del inventario, en cambio, el analista informático
señala que no, por último, el jefe de operaciones indicó en su respuesta que no aplica, dado
que, no tiene el conocimiento de dicho reporte. A modo de conclusión, en esta subsección
queda claro que la empresa si posee cierta documentación física, requerida como una
herramienta interna para el control de entradas y salidas pero que no se consideran reportes
que lleven el registro de este.
Ilustración 34: Resultados de evaluación interna de entradas y salidas

3
0
En la recepción de Se diseña un reporte Existe la posibilidad Es requerida la La documentación de
suministros, se interno de ingreso o de salidas de documentación de entrega de material es
realizan controles de egreso de productos productos sin las aprobación para la firmada por algún
verificación e del inventario debidas autorizaciones salida de productos receptor
inspección
Sí No No aplica
Ilustración 35: Resultados de evaluación interna para el control físico

3
2
1
0
El inventario se Se confeccionan Se producen Se procede a Se utiliza Se realiza un
encuentra instrucciones frecuentes rupturas analizar los niveles documentación de recuento físico del
ordenado de tal escritas para la en los stock de de existencia en el recuento o similar, almacén por
manera que facilita realización del productos mantenimiento del definidas para la personas diferentes
y simplifica la inventario físico stock verificación física a sus responsables
manipulación y de stock
recuento de
artículos
Sí No No aplica

En la Ilustración 35 se encuentran los resultados de la evaluación interna para el control físico

del inventario. En este caso, la pregunta número 3 deja en evidencia que los tres encuestados
afirman que se originan frecuentes rupturas de stock y que también el inventario físico se
mantiene bajo orden. Finalmente, el resultado de esta sección deja en claro que no se aplican
metodologías existentes para el control físico del inventario.
3.3.4 Diagrama Ishikawa
Para finalizar la etapa del diagnóstico de la situación actual, se observa en esta sección el
desarrollo del diagrama de Ishikawa como herramienta de diagnóstico. La Ilustración 36,
presenta cinco causales que dan origen a una carencia de control y gestión de abastecimiento
e inventario, la primera de ellas corresponde a la organización en dónde se encuentra una
falta de comunicación entre dos áreas de la empresa y además una falta de estructura
organizacional definida. La segunda causal, son los procedimientos, ya que, la empresa
considera un sistema de compra especulativo, presenta una falta de formalización y
estandarización de procedimientos y una falta de registro y control de inventario. Como
tercera causa se encuentra el personal, el cual se encuentra disperso jerárquicamente, existe
una mala asignación de tareas y la toma de decisiones es independiente entre los altos
mandos.
Ilustración 36: Diagrama Ishikawa para la Barraca de Fierro Castro

Organización Procedimientos Personal
Poca comunicación entre área de Sistema de compra especulativo Toma de decisiones independientes
finanzas y abastecimiento entre altos mandos
Sin formalización y
estandarización de procesos y Dispersión jerárquica
Carencia de una estructura procedimientos
organizacional definida
Falta de registro y control de Distribución de tareas mal
inventario designadas
Carencia de control y
gestión de abastecimiento e
inventario
Quiebres de stock no cuantificables No existe manual de usuario
para el uso
No se verifican recurrentemente las
unidades de bodega Deficiencia en el control de
existencias
Almacenamiento Sistema

En la cuarta causa, se halla el almacenamiento, en donde no se verifican recurrentemente las

unidades de bodega y los quiebres de stock no se encuentran cuantificados. Finalmente, el
sistema actual de la empresa, el cual no presenta un manual de uso y presenta una deficiencia
en el control de las existencias.

Capítulo 4: Formalización del sistema de información
CAPÍTULO 4:
FORMALIZACIÓN DEL
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
En este capítulo se lleva a cabo la formalización de los procedimientos de abastecimiento de

la empresa y también la formalización conceptual del sistema de información. En primera
instancia, se realiza un benchmarking a los softwares existentes para la gestión de
inventario, permitiendo de esta manera determinar las funciones principales que el sistema
de información debe integrar con la posterior definición de requerimientos que la empresa
estipula.

4.1 Formalización de la gestión de abastecimiento
La gestión de abastecimiento resulta ser el trabajo logístico por el cual se adquieren productos
y/o insumos que son requeridos para llevar a cabo una adecuada operación del sistema de
cualquier empresa (Universidad de Cantabria, 2012).
El abastecimiento se puede categorizar en cuatro tipos según las necesidades y

características de la empresa; abastecimiento de bienes de consumo, el cual señala que
productos/servicios satisfacen las necesidades directamente; abastecimiento de materia prima
el cual se refiere al componente natural o artificial que sufre una transformación para ser un
producto; abastecimiento interno en donde la empresa tiene la habilidad de abastecer el
desarrollo de productos/servicio dentro de sus instalaciones y por último el abastecimiento
externo en el cual la empresa no tiene la habilidad para crear su producto/servicio con sus
instalaciones y solicita ayuda externa (Consultoría en Compras, 2020). La empresa según sus
necesidades se enfoca en los dos primeros tipos de abastecimientos; bienes de consumo
refiriéndonos a materiales de construcción ya elaborados y de materia prima referente a la
compra de fierro para poder transformar en el material que el consumidor requiera.
Para conocer de manera más detallada el funcionamiento de este tipo de

procedimiento denominado “abastecimiento” esencialmente en la Barraca de Fierro Castro,
se formalizan y se describen a continuación dos tipos de procedimientos que la empresa
considera.
4.1.1 Diagrama de abastecimiento normal
Este tipo de diagrama se presenta como el procedimiento de un abastecimiento normal de

productos/insumos, el cual inicia con la revisión del sistema de contabilidad para conocer los
niveles de stock, hasta el momento en que se ingresan los productos/insumos recibidos al
sistema. En este diagrama se encuentran involucrados 5 trabajadores de la empresa; analista
informático, asistente comercial, gerente comercial, jefe de sucursal y el encargado de bodega
con la interacción de los proveedores como actores externos dentro del proceso de
abastecimiento.

En la Ilustración 37, se presenta el diagrama de procesos para el abastecimiento

normal de la Barraca de Fierro Castro.
Las actividades que se desarrollan dentro de este diagrama según el responsable que
lo realiza se definen a continuación:
Analista Informático
a. Revisar sistema de contabilidad: esta actividad es desarrollada por el analista

informático el cual, cada último día del mes se encarga de revisar el sistema de
contabilidad para ver los niveles de stock de productos.
b. Realizar informes de stock: la siguiente actividad que realiza, es la creación de los
informes para conocer los niveles de stock positivos y negativos de productos con
mayor recepción a los clientes.
c. Enviar informes: con los informes ya elaborados, el analista se encarga de enviarlos
al departamento de abastecimiento para su posterior tratamiento.
Asistente Comercial
a. Recepcionar informes: la asistente comercial se encarga de recibir los informes de

stock emitidos por el analista informático.
b. Realizar solicitud de pedido: con la información pertinente, se procede a realizar el
listado de productos con sus respectivas cantidades solicitadas para cada sucursal
según las necesidades que se presenten.
c. Entregar solicitud de pedido: es una tarea que debe realizar la asistente y enviársela
al gerente comercial.
d. Re-asignar pedido: en caso de exceder el presupuesto, la encargada debe ajustar el
pedido al presupuesto señalado por el gerente comercial.
e. Enviar orden de compra: se ejecuta el envío del listado al proveedor para llevar a
cabo la compra de materiales.
f. Informar de diferencias al proveedor: en caso de la falta de existencias en el pedido
recibido, la encargada debe realizar el procedimiento de informar al proveedor dicha
situación.

Ilustración 37: Diagrama de proceso de abastecimiento normal

g. Ingresar movimientos al sistema: se lleva a cabo la transcripción del resultado de la

compra, adjuntando todos los documentos que validen los movimientos realizados.
Gerente Comercial
a. Revisar pedidos: consiste en la supervisión del presupuesto y las cantidades del

pedido solicitado por parte del gerente comercial.
b. Asignar presupuesto: en caso de existir un exceso en el presupuesto, el encargado
debe realizar la asignación de un nuevo monto para proceder a realizar las
modificaciones pertinentes.
c. Aprobar orden de compra: el gerente comercial informa de la aprobación de la orden
de compra a la asistente comercial para su posterior firma.
d. Firmar orden de compra: una vez que el pedido es aprobado, el gerente comercial
debe firmar la orden de compra.
Jefe de Sucursal
a. Recepcionar pedido: actividad que consiste en la recepción de los productos enviados

a la sucursal por parte de los proveedores.
b. Recepcionar diferencias de pedido: cuando existen cantidades del pedido no
completadas, el jefe de sucursal se encarga de recibir los productos faltantes que
fueron enviados por los proveedores.
c. Informar sobre diferencias del pedido: el jefe de sucursal debe informarle a la
asistente comercial sobre la incongruencia en las cantidades solicitadas y las recibidas
por parte del proveedor.
d. Firmar documento de entrada: una vez que el pedido fue supervisado por el
encargado de bodega, el jefe de bodega deberá firma el documento de entrada que
valide la reposición y almacenamiento de productos en almacenaje.
Encargado de Bodega
a. Revisar pedido: se revisan las cantidades y el estado del pedido recibido. Esta tarea
se realiza revisando el documento emitido por el proveedor y la orden de compra.

b. Solicitar firma de recepción: el encargado de bodega solicitará la firma de recepción

del jefe de sucursal siempre y cuando compruebe que el pedido llegue en buen estado
y cumpla con las cantidades solicitadas por parte de la empresa.
c. Informar sobre faltas: esta tarea consiste en que el encargado de bodega debe dar
aviso sobre pedido incompleto al jefe de sucursal.
d. Distribuir pedido: corresponde a la actividad de ordenar y posicionar cada producto
recibido y revisado en el espacio declarado para su almacenamiento.
e. Informar sobre pedido almacenado: una vez ordenados los productos comprados, el
encargado de sucursal debe dar aviso a la asistente comercial para que ésta ingrese
los movimientos al sistema.
Proveedores por pagar
a. Aceptar orden de compra: la orden de compra se recibe y se acepta para luego

programar el despacho del pedido.
b. Despachar pedido: se envían los productos solicitados por parte de la empresa dentro
de fecha y términos de transporte acordados por ambas partes.
c. Recepcionar diferencias de pedido: el proveedor recibe el reclamo emitido por la
empresa a causa del incumplimiento en la totalidad del pedido.
d. Despachar diferencias de pedido: en caso de que el proveedor tenga stock, se realiza
el envían las diferencias del pedido inconsistente.
e. Realizar nota de crédito: si no se encuentran las diferencias del pedido en el stock
del proveedor, este deberá emitir una nota de crédito a la empresa.
4.1.2 Diagrama de abastecimiento entre sucursales
La empresa denomina un abastecimiento entre sucursales, cuando este procedimiento

comienza con la captación de necesidad de reposición de productos por parte del encargado
de bodega y notifica la reposición de productos entre sucursales (ver Ilustración 38).

Ilustración 38: Diagrama de abastecimiento entre sucursales

En este diagrama demuestra la participación de tres encargados de las diferentes áreas

internas de la casa matriz y una entidad del área externa de la organización, como lo resulta
ser el jefe de sucursal externa. A continuación, se realiza la descripción de tareas que son
realizadas por cada una de las partes involucradas.
Encargado de bodega
a. Captar necesidad de reposición: esta tarea puede iniciarse en dos circunstancias. La

primera es cuando el encargado de bodega revisa el nivel de productos del almacén
al menos una vez por semana y la segunda es cuando se produce el despacho de
productos por parte del cliente y en la bodega no se encuentra el producto vendido,
por lo cual en ambas se capta la necesidad de reposición por parte del encargado de
bodega.
b. Realizar listado de productos: el encargado lleva las anotaciones de los productos
faltantes en bodega y para los cuales su reposición es urgente.
c. Entregar listado: hace referencia a la acción en donde el encargado de bodega,
entrega el listado de productos que se requieren al jefe de sucursal.
d. Distribuir pedido: corresponde a la distribución de los productos en la bodega, los
cuales llegaron desde otra sucursal para su reposición.
e. Informar sobre pedido almacenado: una vez distribuidos los productos en la bodega,
el encargado debe informar a la asistente comercial sobre el pedido almacenado.
Jefe de Sucursal Talca
a. Recibir listado de productos: es cuando se recibe el listado de productos faltantes

creado por el encargado de bodega para reponer de manera urgente.
b. Firmar listado: corresponde a firmar el documento de los productos solicitados para
reposición.
c. Entregar listado de reposición: se realiza la entrega del listado de productos para
reposición inmediata a la asistente comercial.
d. Recepcionar pedido: es cuando se lleva a cabo la recepción de los productos enviados
desde otra sucursal.

e. Firmar documento de entrada: el jefe de sucursal se encarga de firmar el documento

de entrada que contiene el detalle de los productos enviados.
Asistente Comercial
a. Recibir listado: actividad que consiste en la recepción del listado de productos que
son solicitados para su reposición inmediata.
b. Buscar productos en sucursales: corresponde a la tarea en donde la asistente
comercial revisa el sistema de gestión de la empresa para ver la disponibilidad de los
productos solicitados.
c. Realizar proceso de abastecimiento normal: en caso de no existir disponibilidad en
ninguna sucursal, los productos solicitados para reposición deberán seguir su curso
de solicitud por medio del abastecimiento normal.
d. Realizar solicitud de productos: cuando existe stock de los productos requeridos en
cualquier sucursal de la empresa, la asistente comercial debe emitir la solicitud
correspondiente para el traslado hacia la casa matriz.
e. Gestionar traslado de productos: la encargada debe realizar la planificación logística
del retiro de los productos requeridos.
f. Gestionar camión para despacho: en caso de no existir disponibilidad de los
vehículos de la casa matriz o de las sucursales, la asistente comercial deberá gestionar
un camión para el retiro de los productos solicitados.
g. Notificar reposición a sucursal: una vez corroborada la disponibilidad del stock y la
gestión para el traslado de los productos requeridos, se notifica al jefe de la sucursal
externa el movimiento que se realizará.
h. Ingresar movimientos al sistema: es la última actividad que pone fin al flujo del
abastecimiento entre sucursales y es en donde la encargada ingresa los productos que
ingresaron a la bodega.
Jefe de Sucursal Externa
a. Recibir notificación de reposición: corresponde a la actividad en donde se recibe la

solicitud de reposición de productos por medio de correo electrónico o llamada de
parte de la asistente comercial.

b. Reunir productos para el envío: el encargado debe realizar la agrupación de los

productos solicitados para su reposición en la casa matriz.
c. Cargar vehículo/camión con pedido: actividad que consiste en distribuir los
productos solicitados en el espacio del vehículo o camión gestionado para su retiro.
d. Despachar pedido: en esta actividad el jefe de sucursal externa, debe realizar un
check list de los productos cargados y enviar el listado de productos (documento de
salida) que se trasladan.
4.2 Benchmarking
Este procedimiento sistemático es utilizado para realizar la comparación de

productos/servicios o procedimientos de una empresa y lograr compararlos con los que tienen
un mayor prestigio en el mercado. Para el caso particular, se realizará un benchmarking
competitivo, aplicado a tres softwares existentes para la gestión de una mediana empresa
orientada al rubro de la construcción.
Esta metodología comparativa permitirá obtener buenas prácticas para la creación de

los diferentes módulos del sistema de información de la barraca, ya que, se podrán identificar
diferentes funciones de los tres softwares que se acomoden a las necesidades de la empresa.
4.2.1 Lokad
Es un software creado en Paris que desde el año 2008 se ha expandido internacionalmente.

Ha incluido en sus módulos el desarrollo continuo de las matemáticas y la tecnología para
proporcionar una correcta gestión de la cadena de suministros. La finalidad de este sistema
es ayudar en la toma de decisiones logísticas para saber el momento exacto de cuando
reabastecerse, cuándo producir o liquidar más, cómo reequilibrar los stocks de diferentes
puntos de ubicación de alguna empresa. Por otro lado, entrega un servicio de calidad por
medio de una solución integral que considere el comportamiento de las demandas de los
diferentes productos y de las limitaciones que se presenten en el suministro, cabe destacar
que el precio del software para un plan básico es a partir de los $3.500 mensuales por cada
función requerida y sujeto a la cantidad de usuarios que ocupen el software (Lokad, 2020a).

Los servicios que proporciona el software Lokad se describen a continuación:
 Recomendaciones de compra: propone una lista priorizada de compras. La

priorización tiene en cuenta diferentes parámetros, incluida la demanda prevista en el
próximo plazo de entrega, los márgenes de error por artículos, las penalizaciones por
falta de existencias, los costos de mantenimiento, entre otros. El resultado es una lista
de compras que recomienda productos que proporcionan económicamente el mejor
retorno de la inversión (ver Ilustración 39).
Ilustración 39: Recomendación para compras en Lokad
Fuente:(Lokad, 2020b)
 Panel de análisis de stock: este tablero entrega información sobre la situación del
stock actual. Además, muestra toda la información clave, como el balance de
existencias entre categorías, artículos agotados, existencias por proveedor, entre
otros. Incluso proporcionará recomendaciones sobre qué artículos están en exceso en
bodega, identificando productos de baja rotación para evitar el inventario muerto (ver
Ilustración 40).
 Panel de análisis de ventas: este panel brinda una descripción general del
desempeño de ventas de años anteriores. Los informes se pueden adaptar a los
requisitos precisos de los usuarios, pero clásicamente se centran en las ventas
generales, destacando los mejores vendedores, creadores de márgenes, vendedores
por categoría, etc. para generar conocimientos comerciales clave.

Ilustración 40: Panel de análisis de stock en Lokad
Ilustración 41: Panel de análisis de ventas de Lokad

4.2.2 Prixus erp
Es un software de inventario cuyo objetivo es brindar herramientas tecnológicas necesarias

para que los entendidos en el área, desempeñen sus labores de forma más ágil y eficaz.
Además, cuenta con una alta capacidad de respuesta ante diferentes actividades lo cual lo
cataloga como un software que optimiza al máximo los tiempos de trabajo sin poner en riesgo
la calidad del trabajo desarrollado. Este programa ayuda a mantener un control más riguroso
con las entradas y salidas de la bodega, verificando los diferentes valores asociados a
compras, administración de bodegas, costos de inventario, entre otros. Los servicios que
proporciona el software Prixus erp tienen un pago referencial y único de $358.930,
considerando que el plan mensual tiene un valor aproximado de $57.899 (ver Anexo 15) y a
continuación se describen los ítems que son parte del módulo de abastecimiento e inventario
del software cotizados.
 Insumos: realiza órdenes de compra y/o consumos, agilizando la gestión del

abastecimiento de bodega en cuanto a entradas y salidas del sistema.
 Gestión de compras: analiza los costos de pedidos para influir en la toma de
decisiones sobre qué proveedor abastecerse.
 Control de costos y stock: registra las actividades de operación de entradas y salidas
y traspaso de productos entre bodegas por lo cual lleva a cabo un control de costos y
stock de mercadería.
 Ficha de productos: crea códigos alfanuméricos, asociados a familias y subfamilias,
códigos de barras, imagen de productos, entre otros.
 Etiquetas de productos: se encarga de generar etiquetas a los distintos productos
que pueden existir en una empresa, en formatos de impresión e inclusive el código de
identificación de barras.
 Toma de inventarios: realiza informes comparativos para mantener actualizado el
número de existentes en el inventario según el tipo de operación que se efectúe.
 Estadísticas de ventas: se encarga de analizar las unidades vendidas, costos y
márgenes de utilidad según criterios establecidos.

 Facturación y boleta electrónica: establece una facturación en línea rebajando de

manera inmediata las cantidades del inventario. Además, agrupa las facturas, guías
de despacho y boletas en diferentes monedas.
En la Ilustración 42, se puede observar la interfaz del software dedicado a la gestión de

inventario y abastecimiento.
Ilustración 42: Interfaz de Prixus erp
Fuente: (Prixus ERP, 2020)
4.2.3 Pricing
Es un software creado el año 2006 por la escuela de ingeniería de la pontificia universidad

católica con la finalidad de ayudar a resolver problemas complejos del comercio, a través de
metodologías analíticas e innovadoras que perciban el comportamiento del consumidor. La
utilización de estas herramientas ayuda a optimizar la gestión del inventario, precios y
proyecciones de demandas con el reconocimiento de variables que afecten en estas temáticas.
A continuación, se detallan las consultorías que entrega este software.
 Diagnóstico de inventario en puntos de venta: se realiza un análisis de la gestión

de inventario en los diferentes puntos de ventas que pueda poseer la organización para
ayudar a calcular indicadores que son necesarios de identificar, ya que, se requiere
saber la situación actual de la empresa. Este modelo de Pricing, ayuda a las empresas

a obtener un nivel adecuado del inventario, identificando oportunidades de mejora,

disminuyendo quiebres de stock y mejorando la gestión de inventario. En la
Ilustración 43, se puede apreciar el comparativo de la situación actual y la mejorada
con respecto al inventario de los diferentes puntos de venta.
Ilustración 43: Quiebres de stock de Pricing
Fuente: (Pricing, 2020b)
 Diagnóstico de abastecimiento de los centros de distribución: en un primer

instante examina la gestión de compras, es decir, analiza todos los procedimientos
que se realizan para poder concretar la adquisición de productos con la finalidad de
establecer indicadores. Dichos indicadores son los que caracterizan la situación actual
de la empresa, para luego aplicar la metodología Pricing que ayudará a calcular el
nivel adecuado de inventario en todos los centros de distribución existentes.
Finalmente, el software realiza una comparación de ambas situaciones, inicial y
optimizada, para reconocer oportunidades de mejora. En la Ilustración 44, se visualiza
la interfaz del módulo de inventario del software para la gestión de inventarios.
Ilustración 44: Interfaz del inventario de Pricing
Fuente: (Pricing, 2020a)

 Proyección de ventas: realiza la estimación de ventas para un horizonte de

planificación de hasta un año, según los datos históricos que se entreguen, a partir del
reconocimiento de factores estacionales y otras variables propias de la empresa. La
aplicación de la metodología de Pricing se observa en la Ilustración 45, la cual
demuestra y compara gráficamente el comportamiento de las ventas bajo tres tipos de
escenarios, base, optimista y pesimista.
Ilustración 45: Evolución de ventas de Pricing
Fuente: (Pricing, 2020c)
Los precios de este software en su plan básico varían según la funcionalidad de generar o no
facturación electrónica, para el caso se considera un plan sin facturación electrónica, la cual
corresponde a un total de 18 UF como pago único, es decir $522.665 y con un pago mensual
de 1,5 UF equivalente a $43.555 (Calcular, 2020), dicha cotización se puede apreciar en el
Anexo 16.
4.3 Comparativo de softwares para abastecimiento
Con la descripción de los tres softwares de abastecimiento considerados, se procede a realizar

una comparación con respecto a las funciones que presenta y de las cuales resultan ser más
relevantes y esenciales considerar para el diseño del sistema de información.
Se puede señalar que dentro de los softwares con más funciones orientadas al control
de inventario por medio de paneles de control son Lokad y Pricing. En ambos se pueden
observar la representación gráfica de los diferentes niveles de stock, ventas y costos para

diferentes puntos de venta, es decir, para diferentes sucursales de la organización. Esto resulta
ser una de las funcionalidades que mayor valor tendría para la empresa, ya que, anteriormente
en la sección 3.3.2 se ha comprobado que las rupturas de stock bordean el 7,17% por no tener
una correcta gestión del inventario. Además, estos dos softwares analizan gráficamente el
comportamiento de la demanda en base a datos históricos de hasta un año, generando
proyecciones para los diferentes productos que puedan existir, destacando que el software
Pricing considera diferentes modelos matemáticos para los pronósticos de demanda y que a
diferencia de Lokad, solo se considera el promedio móvil ponderado para los pronósticos.
Por otro lado, encontramos a Prixus erp, es un software más completo en otras
funcionalidades como, por ejemplo, el registro de órdenes de compra y también el registro
de bodega para mantener un control más riguroso con las entradas y salidas de productos,
verificando los diferentes valores asociados a compras, administración de bodegas y costos
de inventario. Netamente es un software de iniciación y de soporte para la toma de decisiones
en cualquier empresa que requiera llevar el registro de los procedimientos de inventario y
abastecimientos más que el análisis de ambos y sus proyecciones.
Los precios de contratación de servicios para los tres softwares varían según los
planes y funcionalidades que se requieran, y todos conllevan un primer pago único de
contrato que se encuentra sobre los $350.000 tal y como se señalan en la descripción de cada
software.
Gracias a la aplicación del benchmarking, se reconocen diferentes buenas prácticas a

considerar en el diseño del sistema de información. Dichas consideraciones se relacionan con
los requerimientos de la empresa y las capacidades que la alumna puede entregar en el
desarrollo de este proyecto. Se definieron funciones mínimas que se consideran en el
desarrollo del prototipo las cuales son panel de control para niveles de stock, proyecciones
de demanda asociados a modelos matemáticos y estadísticas de ventas.
En la Tabla 16, se puede apreciar el resumen comparativo de algunas funciones

relevantes para considerar en la evaluación de los tres softwares y que sirven como guía para
la estructura del prototipo.

Tabla 16: Comparación de funciones entre softwares

Funciones Lokad Prixus erp Pricing
Gestión de inventario X X X
Proyección de demanda X - X
Panel de control stock X X
Gestión de costos X X -
Finanzas - X -
Estadísticas de ventas X - X
Conexión con SQL X - X
Reportes de diagnóstico - X X
4.4 Requerimientos del sistema de información
Para la definición de los requerimientos funcionales y no funcionales que se deben considerar

en el sistema de información, fue necesario en primera instancia realizar diversas reuniones
con el presidente ejecutivo de la barraca para definir ciertos requerimientos derivados de las
problemáticas detectadas en la organización. Dentro de estas reuniones se conversó la
necesidad de que el prototipo entregara a la empresa, el detalle de las rupturas de stock, ya
que, no se conoce de manera exacta la cuantificación de esta problemática. Por otro lado, se
mencionó la necesidad de conocer el nivel de inventario de todos los productos que resultan
ser más importantes para la empresa y para conocer dichos productos, señaló que sería
necesario llevar a cabo una clasificación ABC. Por último, el presidente ejecutivo indicó que
requeriría de un módulo de contabilidad, únicamente para gestionar y crear de manera más
sencilla los balances, derivados de los informes de estados resultados que el sistema actual
de contabilidad entrega, netamente para agilizar la clasificación de cuentas y poder
simplificar la actividad que él realiza.
4.4.1 Requerimientos funcionales
Los requerimientos funcionales son todas aquellas funciones necesarias que el sistema de
información debe considerar y desarrollar para lograr satisfacer las necesidades de la
empresa, las cuales son llevar una correcta gestión del abastecimiento e inventario. A
continuación, se describen los requerimientos funcionales que el sistema de información debe
contener.

 Análisis de datos: con la información que se tiene en las planillas de Excel, el sistema
de información deberá aplicar un análisis de los datos con la ayuda de un panel de
control que demuestre gráficamente los estados de las ventas, stock, finanzas, entre
otros.
 Cálculo de datos: para la estructura de los balances generales, el programa debe
calcular y ser capaz de clasificar cuentas que se relacionan con los ítems de un balance
de contabilidad. Además, se requiere del cálculo para conocer los niveles de ventas
de las diferentes familias de productos.
 Clasificar productos: el sistema debe entregar información sobre la segmentación
de importancia de productos, dado que, conocer cuáles son los productos que mayores
ingresos generan a la empresa, brindaría soporte en la toma de decisiones para una
correcta gestión del inventario. Es por esto que, el sistema proporcionará un gráfico
asociado a las familias que representen un mayor nivel de ventas y además la
asignación de clasificación por las categorías presentes a cada familia.
 Importación de datos: el sistema requiere de información histórica que se encuentra
en el actual sistema de contabilidad en SQL, por lo que el programa deberá
proporcionar la actualización y almacenamiento de datos cada vez que se utilice e ir
enlazándolo con las planillas de Excel.
 Realizar pronósticos: la presencia de metodologías para realizar pronósticos de
demandas se considera dentro de este requerimiento funcional. Por ende, el sistema
de información debe entregar información relevante del comportamiento de la
demanda a futuro gracias a la utilización de métodos de pronósticos. Dichos
pronósticos tienen la factibilidad de ser los adecuados a utilizar, según el
comportamiento de los datos.
4.4.2 Requerimientos no funcionales
Existen ciertas propiedades y condiciones que el sistema debe poseer para su completa
funcionalidad. Estos son los requerimientos no funcionales, los cuales no se encuentran
relacionados directamente con las funciones del sistema sino más bien con las características
de estas y que se definen a continuación.

 Disponibilidad: el sistema debe estar vigente en cualquier momento que se requiera

de la utilización de él. Y también, debe ser capaz de ejecutarse en cada equipo que
tenga acceso a la base de datos principal.
 Estético: cada interfaz del sistema de información debe ser interesante visualmente,
con la ayuda de un diseño y colores que se adecuen a los de la empresa.
 Errores: debe notificar y no permitir el cierre espontáneo por módulo hasta que sean
completados todos los campos por los usuarios con sus correctos valores o caracteres
permitidos en cada sección.
 Facilidad de uso: el sistema de información debe ser sencillo de utilizar y a su vez
intuitivo para cualquier usuario que posea un nivel básico de computación.
 Flexibilidad: el sistema debe ser capaz de aceptar cualquier tipo de modificación, ya
sea con la introducción de nueva información y/o incorporación de nuevas
herramientas.
 Seguridad: el sistema de información debe ser fiable y seguro para los usuarios
debido al contenido de información y datos que se manipulan en él. Es por eso que,
el sistema incorpora contraseñas para que solo pueda ser operado por el personal
designado.
4.5 Formalización conceptual del sistema de información
La formalización conceptual del sistema de información permite reconocer cómo fluye la

información dentro de la organización. Un correcto sistema de información en la
planificación de las operaciones, permite una comunicación directa y con los actores
correctos para recibir y entregar la información entre distintas áreas. A continuación, se
presentan distintos diagramas involucrados en la formalización conceptual, describiendo
diagramas de nivel superior, detalle y entidad-relación, además, cómo se relacionan las áreas
y quienes están a cargo de cada una.
4.5.1 Diagrama de nivel superior del sistema de información
Con el fin de detallar como fluye la información dentro del sistema, se desarrolla el diagrama
de nivel superior. Este diagrama se observa en la Ilustración 46 y permite identificar cuáles

serán los planes de acción para distintos horizontes temporales (corto, mediano y largo
plazo). El flujo de información involucra a tres áreas de esta empresa, estas son: gerencia
general, comercial y de abastecimiento e inventario.
Ilustración 46: Diagrama de nivel superior
Para entender los planes de acción se da explicación para cada horizonte de tiempo, los
encargados de las áreas y sus funciones.
 Corto plazo: se considera un plazo de un mes, para que el sistema informático

entregue los costos asociados al inventario en el corto plazo, proyectar las demandas,
clasificar el inventario y valorizar los pedidos. En un comienzo es necesaria bastante
información de sus productos que es emitida por el analista informático de la empresa,
en relación a las ventas en un año, costos e ingresos de la adquisición de productos,
el registro del inventario que hay en bodega y finalmente el plan de mejora continua
elaborado por el presidente ejecutivo que se encuentra a cargo de la gerencia general

de la empresa. Por otro lado, el asistente comercial debe facilitar las órdenes de
compra para que el sistema de información procese y analice los datos.
 Mediano plazo: en el mediano plazo se considera un horizonte de tiempo de seis
meses. El presidente ejecutivo entrega nuevas direcciones o políticas de la empresa.
El encargado de bodega se encarga de cumplir con el control físico del inventario y
debe trabajar en conjunto con el encargado de abastecimiento para desarrollarlo. Por
otro lado, el sistema de información proporcionará un plan de abastecimiento y las
estadísticas de los niveles de stock al encargado del abastecimiento y tanto para el
área gerencial como comercial, se obtendrán los niveles de gastos y el presupuesto
real respectivamente, todo esto en el ámbito de brindar soporte en la toma decisiones
de estrategia financiera para el presidente ejecutivo y gerente comercial.
 Largo plazo: se considera un horizonte de un año, donde el sistema de información
debe entregar soporte al gerente comercial con un plan de administración financiera,
el cual consistiría en estructurar los costos según las necesidades de abastecimiento y
para ello es necesario que la asistente comercial realice el correspondiente ingreso de
proveedores con los precios de los productos que comercializa cada uno de ellos. Por
otro lado, este sistema informático en el periodo de un año, se entregarán índices
financieros para que el presidente ejecutivo corrobore los avances con la aplicación
del software.
4.5.2 Diagrama de detalle del sistema de información
El diagrama de detalle se encuentra relacionado al diagrama de nivel superior, en este los

procesos pueden interrelacionarse entre sí y se especifica más a detalle los subsistemas que
componen al nivel superior (ver Ilustración 47).
A continuación, se presentan los módulos que se consideran esenciales para el diseño

y aplicación del sistema de información gracias a la utilización de diferentes metodologías y
conversaciones con el analista informático y presidente ejecutivo. Más aún, se describen
todos los módulos con sus respectivas funciones que aportan en el correcto funcionamiento
del software.

 Módulo de planificación: este módulo está basado en las planillas de ventas que se
obtienen a partir de importación de la base de datos generales de la empresa, la cual
trabaja con MySQL. Esta información, se utiliza para llevar a cabo la creación de un
panel de control que vaya graficando información actualizada de las estadísticas de
ventas, costos y planificación.
Ilustración 47: Diagrama de detalle
 Módulo de inventario: la utilización de este módulo es importante para que la

empresa lleve una correcta gestión de las cantidades que se disponen en inventario,
la clasificación de productos más relevantes para la empresa, además de señalar los
puntos de reposición del stock y el control adecuado de este.

 Módulo de contabilidad: este módulo será utilizado netamente para automatizar el

procedimiento de los cálculos que derivan al balance general. La información se
extrae desde la base de datos y se estandarizan las cuentas que corresponden para
realizar los procedimientos de contabilidad general de la empresa.
En la Tabla 17, se pueden observar los tres módulos considerados para el diseño del sistema
información y las funciones que deben ser integradas para su correcto funcionamiento.
Tabla 17: Módulos y funciones principales del sistema de información

Módulo Funciones
Importación del historial de ventas
Cálculo de ventas y costos
Módulo de Análisis de ventas
planificación Estadísticas de costos
Informes de ventas y costos
Pronósticos de demanda
Gestión de pedidos
Módulo de Informes de costos de pedidos
inventario
Análisis de stock de productos
Clasificación de productos
Clasificación de cuentas
Módulo de Importación de estados de resultados
contabilidad Cálculo de balances generales
Informes de balances
4.5.3 Diagrama de entidad relación del sistema de información
Para dar a conocer la información que cada módulo incorpora, se presenta este modelo de
entidad relación en la Ilustración 48 , en la cual se identifican los atributos provenientes de
la información que entrega el analista informático de la empresa, convirtiéndolos en
parámetros necesarios para llevar a cabo la gestión de inventario y abastecimiento. Es por
esto que, se describen a continuación cada identificador de relación.
 Identificador de familia: este elemento hace referencia a la identificación de cada

familia que aglomera a los productos de la empresa, es por eso que, cada identificador
es único y permite visualizar información obtenida de la base de datos original. El
identificador permitirá navegar en todos los módulos definidos.

 Identificador de producto: para que el sistema de información sea más preciso con
la información que transforma y analiza, es requerido que cada producto también se
identifique con su respectivo código. Esto ayudará a que la información que se utiliza
en la clasificación del inventario, se demuestre gráficamente.
 Identificador de documento: es necesario identificar la procedencia de los
documentos que detallan las ventas de la empresa tales como, boleta y factura. El
módulo de contabilidad requiere de esto para llevar a cabo el desglose de los balances
generales.
 Identificador de año: toda la información que se requiere para el módulo de
contabilidad y el panel de control de ventas, se obtiene a partir de la base de datos en
SQL. Dicha información cuenta con los movimientos por año que la empresa registra
y es parte de los atributos que componen las tablas con información.
Ilustración 48: Diagrama de entidad relación

Capítulo 5: Diseño del sistema de información
CAPÍTULO 5: DISEÑO
DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN
En el presenta capítulo se define cada uno de los módulos que forman parte del sistema de
información, explicando detalladamente la funcionalidad de cada interfaz considerada en el
diseño y además la modalidad de uso de cada uno de los módulos.

5.1 Desarrollo de interfaz del sistema de información
Luego de haber concluido con la formalización conceptual de lo que será el sistema de

información, se desarrollan las interfaces que serán parte de este sistema gracias a la
utilización de la herramienta de Microsoft Excel y la programación de formularios mediante
Visual Basic. Cabe destacar que, para la utilización de este sistema es requerido establecer
una conexión con el software MySQL, el cual corresponde al soporte en donde se almacena
la base de datos actual que la empresa usa para llevar la gestión de contabilidad. Por otro
lado, este sistema de información va dirigido al presidente ejecutivo de la empresa y el
analista informático.
A continuación, se realiza la descripción de los módulos considerados en el desarrollo

de la interfaz del sistema de información.
5.2 Diseño módulo de ingreso
Este módulo inicial corresponde a la etapa de identificación, en donde el usuario debe rellenar
los datos solicitados que corresponden al nombre de usuario y la contraseña para ingresar a
las funciones disponibles. En el caso en dónde el usuario ingrese mal su nombre y/o
contraseña, el sistema no permitirá el ingreso ni establecer una conexión con la base de datos
hasta que los datos se ingresen correctamente en caso de existir alguna digitación de datos
errónea.
5.2.1 Formulario de identificación
Para el ingreso al sistema de información, el usuario debe rellenar los campos que se
visualizan en la Ilustración 49, y luego presionar el botón “aceptar” para permitirle el ingreso
al sistema y también enlazar la conexión con la base de datos de MySQL. Además, cuando
se ejecuta este botón, al usuario le indicará si es que el sistema se encuentra o no conectado
a la base de datos.
Cabe mencionar que, este formulario se puede ver sólo cuando el libro Excel es
abierto. Por otro lado, si no se ingresan los datos correctamente, no se permitirá la

visualización de las hojas de cálculo del libro que son parte del sistema de información
diseñado para la empresa de Barraca Fierro Castro.
Ilustración 49: Módulo de ingreso
5.2.2 Formulario de inicio
Luego de ingresar los datos correctamente, se mostrará el formulario de inicio que se

visualiza en la Ilustración 50. En este formulario se encuentran los accesos para los tres
módulos que se consideraron en el diseño del sistema de información, planificación,
inventario y contabilidad. Y además, un tercer botón que actualiza los datos desde la base de
datos principal de la empresa.
Ilustración 50: Formulario de inicio

Además, para volver al formulario de inicio en cualquier momento, el usuario puede dirigirse
a la hoja de “Inicio” del libro Excel tal y como se observa en la Ilustración 51. Aquí es donde
el usuario debe presionar el botón “abrir formularios” para que el sistema lo dirija
nuevamente al formulario inicial.
Ilustración 51: Hoja "Inicio" de Excel
5.3 Diseño módulo de planificación
El módulo de planificación dispone de una única interfaz como se observa en la Ilustración

52. Dentro de esta el usuario debe completar diferentes campos de información para que el
programa pueda funcionar correctamente. Inicialmente, se visualiza que para la familia de
productos y año a pronosticar se despliegan listas con todos los nombres de familias que
agrupan a los productos y los años que se puede pronosticar su demanda según el historial
del registro de ventas que asocia cada familia. Los siguientes últimos campos que son periodo
de abastecimiento (3, 6 o 12 meses) y nivel de confianza (90% o 95%), también asocian una
lista desplegable y estos valores son producto de que el prototipo integre un modelo de
inventario de revisión periódica con stock de seguridad.
Con todos los campos completados por el usuario, el programa ejecuta el pronóstico
de la demanda para la familia seleccionada con el cálculo de 4 métodos que corresponden al
promedio móvil ponderado, método holt, regresión lineal simple y método holt-winter como
se observa en la Ilustración 53. Para obtener una mejor estimación de la demanda se
consideraron datos históricos desde el año 2014, datos que se cargan desde la base de datos
general de la empresa en MySQL. La elección se lleva a cabo en la planilla con el cálculo de

la desviación media de los errores por cada uno de los métodos, y el que presente menor error
los datos se guardan para ser utilizados en el cálculo del pedido óptimo.
Conociendo y analizando el comportamiento de la demanda la empresa se puede

interpretar dicha información para conocer el pedido óptimo de cada producto que agrupa la
familia. Para este proyecto, la demanda posee estacionalidades, por lo que el pronóstico anual
se divide proporcionalmente según el porcentaje de participación de los meses del año
anterior al que se desea pronosticar (ver Anexo 17).
Ilustración 52: Formulario de planificación
El resultado de las ponderaciones, entrega los datos necesarios para poder obtener el valor
del pedido y los traspasa a una planilla en donde están presentes todas las variantes del
modelo de inventario de revisión periódica con stock de seguridad como se observa en la
Ilustración 54.
Una vez que el programa realice el cálculo, se presenta en la Ilustración 55, el

formulario que le permite al usuario visualizar el detalle del pedido óptimo para cada
producto que pertenece a la familia pronosticada.

Ilustración 53: Planilla de pronósticos

Ilustración 54: Planila del cálculo de pedidos

Ilustración 55: Formulario de la entrega del pedido óptimo
5.4 Diseño módulo de inventario
Esta interfaz se puede visualizar en la Ilustración 56, en donde este módulo presenta el gráfico
de la clasificación ABC aplicada a las familias de los productos según el año que el usuario
seleccione. Dicha clasificación se debe llevar a cabo en primera instancia con los datos del
stock cargados a una planilla desde la base principal del software (ver Ilustración 58). De esta
manera, la empresa conocerá cuales son los productos más representativos en los ingresos
por venta.
El gráfico se genera a través de una planilla de Excel, que se carga con los datos de
consumo obtenidos por el software de MySQL. El programa se encarga de agrupar todos los
stocks de los productos que pertenecen a las familias y las ordenan de manera automática
según los mayores ingresos por venta. La planilla se observa en la Ilustración 57, en donde
está presente en una columna el ingreso del año por cada familia, el porcentaje acumulado
de las ventas asociado al mismo y además, la asignación de la categoría a la cual pertenece
la familia.

Ilustración 56: Formulario de inventario
Ilustración 57: Planilla para la clasificación

Ilustración 58: Datos stock

5.5 Diseño módulo de contabilidad
Este módulo es requerido por el presidente ejecutivo de la empresa para optimizar el tiempo
de la creación de diferentes libros contables. El formulario entonces, contiene tres funciones,
añadir cuentas, balance general y estado financiero como se puede observar en la Ilustración
59. Y que a continuación, se detallan las funcionalidades de cada uno.
Ilustración 59: Formulario de contabilidad
5.5.1 Formulario de añadir cuentas
La sección de añadir cuentas se presenta la Ilustración 60. Dentro de este formulario se

encuentran dos campos que el usuario debe completar para poder ejecutar el programa. El
primero de ellos pertenece al despliegue de un listado de origen, el cual corresponde a
aquellas categorías contables que agrupan a diferentes cuentas financieras. Todo esto es
necesario cuando se requiere ingresar una nueva cuenta contable en el último campo
denominado “nombre de cuenta”.
5.5.2 Formulario de balance general
Para que este formulario funcione bajo normalidad, es requerido inicialmente la carga de un
documento contable de la empresa hacia la planilla del sistema de información. Este
documento contiene diferentes cuentas contables con sus respectivos resultados monetarios
y se encuentra en el Anexo 18.

El programa se encargará de llevar a cabo la clasificación de cuentas en grupos tales

como, activos, pasivos y patrimonio. Posterior a ello calcula los resultados y procede a
entregar el balance general según el año que el usuario seleccione inicialmente en el
formulario que se observa en la Ilustración 61.
Ilustración 60: Ingreso de cuentas contables
Ilustración 61: Interfaz de balance general

5.5.3 Formulario de estado de resultado
Este formulario, funciona de igual manera que el formulario de balance general, a diferencia
que para este son considerados otras cuentas con sus resultados monetarios respectivos que
se obtienen de la misma planilla de cuentas contables. La interfaz de este formulario se puede
visualizar en la Ilustración 62, pidiéndole al usuario que indique el año que desea conocer su
estado de resultado. Dichos resultados se pueden encontrar en el Anexo 19.
Ilustración 62: Interfaz de estado de resultado

Capítulo 6: Evaluación costo-beneficio
CAPÍTULO 6:
EVALUACIÓN DE
IMPACTOS
En este capítulo se detallan los costos asociados a la elaboración del prototipo como también
los beneficios que se obtendrán al utilizarlo. Dichos costos se encadenan a la
implementación y a los costos de oportunidad que el sistema de información presenta. En
adición, se lleva a cabo una evaluación social.

6.1 Evaluación costo-beneficio
Corresponde a la última etapa, donde se realiza una evaluación sobre la implementación y

utilización del sistema de información destinado para la Barraca de Fierro Castro. Para ello,
se detallan a continuación los costos asociados y los beneficios obtenidos.
6.1.1 Costo de oportunidad
Para evaluar el costo de oportunidad que presenta la utilización de este sistema de

información dedicado a la gestión de abastecimiento, es necesario dar a conocer ciertas
variables que ayudarán a conocer el valor del costo de oportunidad. Es por ello que a
continuación se detallas las variables.
 Remuneración del personal: los encargados de utilizar el sistema de información

son dos, el primero de ellos corresponde al analista informático, quién tiene la
responsabilidad de supervisar que la información desde la base de datos central, se
encuentre actualizada para que el sistema pueda funcionar bajo normalidad. Por
último, está la asistente comercial, quién se encarga de ejecutar el software para
conocer las cantidades exactas que debe solicitar en cada pedido del abastecimiento.
Es por esto que en la Tabla 18, se presentan las remuneraciones de ambos
trabajadores.
Tabla 18: Remuneración del personal

Encargado Remuneración mensual
Analista informático $900.540
Asistente comercial $1.140.000
Fuente: Elaboración propia en base a información otorgada por la empresa
 Costo de horas de trabajo: la empresa funciona con una jornada ordinaria de trabajo,
la cual consiste en concentrar un trabajo máximo legal de 45 horas semanales. Estas
horas se encuentran distribuidas en seis días de la semana, que corresponde de lunes
a sábado, y en donde no se exceden las 10 horas al día de trabajo. Esta información
es requerida para dar a conocer el costo por hora que tiene cada encargado definido
anteriormente. En la Tabla 19, se observan dichos costos.

Tabla 19: Costo por hora

Encargado Horas de trabajo semanal Costo por hora semanal
Analista informático 45 $20.012
Asistente comercial 45 $25.340
Con estos dos datos se realiza el cálculo de los costos relevantes con y sin el sistema de
información, dejando en claro que la decisión de horas semanales de trabajo destinadas y
estimadas, se definió en conjunto al trabajo con ambos encargados. En la Tabla 20 y Tabla
21 se puede visualizar el cálculo de los costos relevantes respectivamente.
Tabla 20: Costos relevantes sin el sistema de información

Encargado Horas de trabajo semanal destinadas Costo total semanal
Total $1.060.380
Tabla 21: Costos relevantes con el sistema de información

Encargado Horas de trabajo semanal estimadas Costo total semanal
Total $466.460
Finalmente, en la Tabla 22 se presenta el costo de oportunidad que corresponde a $593.920

semanal o un total de $2.375.680 mensual, si se implementa el sistema de información
diseñado para la Barraca de Fierro Castro.
Tabla 22: Costo de oportunidad

Encargado Costo total semanal
Sin sistema de información $1.060.380
Con sistema de información $466.460
Costo de oportunidad $593.920

6.1.2 Costo de implementación
La implementación del sistema de información no incurre en ningún costo adicional de

equipos o capacitaciones, dado que, al tratarse de un prototipo que aún no es implementado
en la empresa, éste trabaja en base a información histórica que se obtiene a partir de la base
de datos de MySQL. Sin embargo, se estimó el costo de su desarrollo en relación con la
remuneración del trabajo de la memorista, destinado a construir el sistema en un tiempo
estimado de 4 meses, el cual fue de remunerado con $160.250 pesos aproximadamente. El
detalle comparativo entre la decisión de implementar un software tal como Pricing y un
sistema de información diseñado por la memorista, se puede apreciar en la Tabla 23.
Tabla 23: Comparativo de costos de implementación

Encargado Pago mensual Costo total
Memorista $160.250 $641.000
Pricing $522.665 $2.090.620
Fuente: Elaboración propia en base a (Pricing, 2020)
Adicionalmente, llevar este prototipo a un sistema en línea tendría un costo de aproximado

de $2.090.620, cotización realizada en conjunto con el analista informático de la empresa, y
en donde se explica que la implementación del software contempla la instalación,
capacitación, puesta en marcha y soporte 6 meses posterior a su instalación.
6.1.3 Beneficio operacional
La utilización correcta del sistema de información diseñado permite a la empresa tener

conocimiento de la cantidad de productos que posee la empresa. De igual forma, controla los
movimientos de consumo y ventas que se originan. En la Ilustración 63 se puede visualizar
los beneficios operacionales que se presentan con el sistema de información diseñado.
La implementación de este sistema genera, una disminución del tiempo dedicado en

varias de las funciones por parte del personal que interactúa con él, ya sea el presidente
ejecutivo, analista informático y la analista comercial. Como también, se obtiene información
más rápida de realizar y con mayor respaldo y confiablidad.

Además, debido a las funciones generales del sistema, se adiciona un módulo que
solicitó el presidente ejecutivo, el cual consiste en automatizar funcionalidades dedicadas a
la contabilidad. Esto produce otro beneficio operacional en cuanto a la reducción de tiempo
y exactitud con los cálculos de los balances, dado que, anteriormente este procedimiento se
realizaba de forma manual provocando ciertas incongruencias en los resultados.
Ilustración 63: Beneficios operacionales
El sistema de información diseñado se utiliza específicamente para que la asistente comercial

solicite las cantidades óptimas de todos los productos que se venden, gracias a datos
históricos de consumos. Convirtiendo este proceso, que anteriormente se realizaba de bajo
un sistema especulativo y de forma manual y arbitrariamente por la asistente comercial en
conjunto con el gerente comercial, a un proceso automatizado en base a métodos matemáticos
que determina el valor óptimo y el stock de seguridad de los productos.
En adición a lo anterior, el sistema permite identificar aquellos productos que

entregan las ventas más elevadas para la gerencia general y de esta manera clasificarlos para
que los resultados ayuden y justifiquen en la toma estratégica de decisiones internas.
6.2 Evaluación social
El impacto del proyecto hacia los funcionarios de la Barraca Fierro Castro, incluye en primera
instancia, la adquisición de conocimientos sobre conceptos ligados a la gestión del inventario
y abastecimiento que, con una respectiva capacitación, se obtienen aún más beneficios para

la aplicación y reconocimientos de diferentes teorías en adición al uso eficiente del sistema

de información para la empresa.
Por otro lado, la formalización y estandarización de procedimientos permite prevenir

problemas organizacionales e incentivar a soluciones más directas, aclarar normas de
actuación, delimitar responsabilidades y detectar cada habilidad del personal que se
encuentra involucrado en cada uno de los procesos de la empresa. Ante los nuevos
requerimientos, también surgen nuevas necesidades y talentos que la empresa necesitará, por
lo que nacen nuevos perfiles de cargos y responsabilidades, principalmente aquellos
relacionados con el manejo de sistemas tecnológicos y de información. Esto también abre la
oportunidad para la especialización del personal actual mediante cursos de capacitación y el
apoyo de alguna consultoría.

Conclusiones
CONCLUSIONES
La Barraca de Fierro Castro, al ser una empresa dedicada a comercializar materiales del rubro
de la construcción. Se enfoca principalmente en ofrecer una extensa variedad de materiales
que cubran las necesidades de los clientes. Es por esto que, también es requerido que cuando
algún cliente solicite productos estos se encuentren con disponibilidad inmediata. Lo que
provoca que, el área administrativa de la empresa y la organización de sus procesos se
convierta en prioridad para ellos.
Debido a lo anterior, es necesario estandarizar, formalizar y diagramar los procesos.

Labores, que se realizaron para el proceso de abastecimiento dentro del departamento
administrativo y comercial de la empresa, permitiendo de esta forma, que exista una idea
clara de que es lo que debe realizar cada uno de los funcionarios y el alcance que debe abarcar
cada actividad que les corresponde realizar. Además, es sumamente ventajoso que para el
caso en que llegase algún nuevo funcionario a uno de esos puestos de trabajo, éste, pueda
tener una idea clara de lo que debe realizar y con las personas que se debe relacionar dentro
del proceso. Para conseguir que lo anterior siga un transcurso normal, fue vital reconocer los
funcionarios y los objetivos de cada uno de los puestos de trabajo, así como también, conocer
otras funciones mínimas que deben realizar dentro de la empresa.
Durante el transcurso del tiempo en que se desarrolló el prototipo del sistema de

información, se realizaron diversas reuniones mensuales con el presidente ejecutivo y el
trabajo constante con el analista informático para identificar el avance del sistema y si
cumplía el diseño con los requisitos estipulados, además de ir agregando o eliminando
funciones que no eran necesarias para la empresa. Por esto, la metodología iterativa utilizada
de design thinking fue idónea para el desarrollo ya que permitió que constantemente se fuese
interactuando y modificando el diseño.
Con la interacción desde la base de datos principal de la empresa, es posible que el

sistema de información adquiera usabilidad, ya que, es necesario contar con registros
históricos de consumo y con stock actuales fidedignos de lo que se encuentra físicamente en
el almacenamiento. La implementación del software en el área de administrativa y comercial,

Conclusiones
trajo consigo una gran cantidad de beneficios, desde el más importante para la analista
comercial, que es conocer a tan sólo un click, la cantidad de productos que se deben solicitar
en los pedidos de compra de la empresa a través de métodos de pronósticos, hasta otros como
conseguir reconocer las familias con mayor importancia en los ingresos por venta, ayudando
de manera estratégica a que la empresa tome correctas decisiones sobre a qué familia de
productos destinar sus recursos. Y, además, con la estimación de los pronósticos de los meses
venideros, se logra reducir los costos de mantener productos en el inventario y el error de
realizar mal una compra de productos con más o menos cantidades.
La aplicación del proyecto presenta un costo oportunidad de $466.460 pesos

mensuales, correspondientes a la disminución de las horas semanales que dos funcionarios
dedican a tareas relacionadas con la implementación del sistema de información. Así como
también, en cuanto al costo asociado al prototipo presenta un costo de implementación
correspondiente a la dedicación del memorista para su desarrollo de $641.000 durante los 4
meses que se desarrolló el sistema de información de acuerdo con los requerimientos de la
empresa evaluados en conjunto con el área gerencial.

Recomendaciones
RECOMENDACIONES
Con el fin de alcanzar una correcta funcionalidad en el departamento de abastecimiento es
necesario realizar una descripción de cargo para toda la unidad, con tal de estandarizar y
modelar correctamente los procesos abarcando todas las áreas, es decir, el área comercial,
administrativa, informática entre otras.
En cuanto a la infraestructura para almacenar los productos, cabe destacar, que el

espacio físico con el que se cuenta actualmente la empresa está siendo remodelada, lo cual
se presentaría como una ventaja para conseguir un mayor ordenamiento y contabilización del
inventario. Por esto, es que se debe seleccionar alguna metodología de almacenamiento para
todos los productos con los que se trabaja, ya sea por rotación, tamaño, o alguna característica
de relevancia para la empresa.
En el ámbito económico, es bastante común que una gran cantidad de productos que
la empresa ofrece, sigan en bodega sin mostrar signos de ser adquiridos por los clientes y por
eso se evalúe sobre la existencia de éstos o no en el inventario. Ocasionando una pérdida de
productos y convirtiéndolo en stock muerto. Para esto, es necesario que los encargados del
área informática y comercial, retroalimenten constante al área de abastecimiento en relación
con los cambios y de esa forma dar de baja los productos que ya no se utilizan.
En adición a todo lo mencionado anteriormente, uno de los mayores factores que

ocasiona una gran cantidad de problemas, en general, sobre todo en entidades comerciales
como la Barraca de Fierro Castro, es la falta de un sentido de pertinencia global como
empresa, evidenciándose en la toma de decisiones. En donde, cada unidad área vela por
cumplir con sus tareas y sus intereses, y no, por el bienestar general. Elementos tales como,
la falta de comunicación entre unidades es un claro ejemplo de ello, ya que, en algunos casos
especiales a la hora de abastecer la bodega con productos, es necesario realizar reuniones
entre el analista informático y la asistente comercial para el cruce de datos y que el flujo de
información y papeleo sea más expedito.
Finalmente, se debe considerar la renovación de equipos y de sus softwares bajo el

mismo sistema operativo, ya que, se presentó en el transcurso del proyecto, incompatibilidad

Recomendaciones
en las versiones de los servidores al momento de actualizar datos desde la base principal de
MySQL hacia Excel. Mejorar esto, permitiría poseer información clara, oportuna e
instantánea de todos los movimientos realizados, acceso a la información de los módulos, y
la automatización de procesos y tareas con seguridad y efectividad.

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Anexos
ANEXOS
Anexo 1: Quiebres de stock

Anexos
Anexo 2: Categorización de productos

Categorías Sub-categorías Descripción
Tubos
Ángulos doblados
Ángulos laminados
Perfiles Cuadrados
Rectangulares
Fierros Canales
Costaneras
Planas
Redondas estriadas
Barras
Redondas lisas
Cuadradas
Laminada en frío
Laminada en caliente
Planchas Planchas Planchas diamantadas
Planchas de zinc
Planchas galvanizadas
Cerradura
Carros y rieles
Ruedas
Accesorios Pivotes
Bisagras
Puntas
Autorroscantes
Discos de corte
Discos Discos de desbaste
Ferretería Discos de pulir
Anticorrosivo
Esmaltes
Pinturas Esmaltes anticorrosivos
Diluyentes
Brochas
Punta verde
Soldaduras Punta Azul
7018
Cementos Cemento
Mallas galvanizadas
Mallas Mallas Mallas negras
Alambres

Anexos
Anexo 3: Familia de fierros-perfiles

FAMILIA COD. FAMILIA NOMBRE CÓDIGO FAMILIA COD. FAMILIA NOMBRE CÓDIGO FAMILIA COD. FAM NOMBRE CÓDIGO FAMILIA COD. FAM NOMBRE CÓDIGO
Perfil Cuadrado 20 X 1.5 065-025 Perfil Rectangular 200 X 100 X 3.0 070-304 Cañeria Galv. 1 Con Hilo 105-040 Canal U 200 X 50 X 3.0 135-305
Perfil Cuadrado 75 X 2.0 065-115 Perfil Rectangular 15 X 25 X 1.0 070-040 Cañerías 105 Cañeria Galv. 1 1/4 Con Hilo 105-055 Canal U 30 X 30 X 2.0 135-045
Perfil rectangular 070
Perfil Cuadrado 50 X 2.0 065-090 Perfil Rectangular 10 X 30 X 1.0 070-025 Cañeria Galv. 2 Con Hilo 105-085 Canal U 100 X 50 X 2.0 135-100
Perfil Cuadrado 40 X 2.0 065-075 Perfil Rectangular 30 X 50 X 1.0 070-130 Angulo Doblado 20 X 2.0 115-015 Canal U 80 X 40 X 2.0 135-075
Perfil Cuadrado 100 X 3.0 065-145 Perfiles doble Doble Contacto 3-1 X 1.0 075-005 Angulo Doblado 30 X 2.0 115-035 Canal U 150 X 50 X 4.0 135-210
075
Perfil Cuadrado 75 X 3.0 065-120 contacto Doble Contacto 4-20 X 1.0 075-085 Angulo Doblado 25 X 2.0 115-025 Canal U 150 X 50 X 5.0 135-215
Perfil Cuadrado 15 X 1.5 065-015 Tubo 1 X 1.5 090-100 Angulo Doblado 40 X 2.0 115-050 Canal U 250 X 50 X 3.0 135-405
Perfil Cuadrado 50 X 3.0 065-095 Tubo 1 1/4 X 1.5 090-140 Angulo Doblado 65 X 3.0 115-120 Canal U 50 X 25 X 2.0 135-050
Canales 135
Perfil Perfil ángulo 115
065 Perfil Cuadrado 40 X 3.0 065-080 Tubo 1 1/4 X 2.0 090-145 Angulo Doblado 80 X 3.0 115-145 Canal U 125 X 50 X 3.0 135-155
cuadrado doblado-especial
Perfil Cuadrado 100 X 4.0 065-150 Tubo 3/4 X 1.5 090-055 Angulo Doblado 100 X 3.0 115-170 Canal U 100 X 50 X 4.0 135-110
Perfil Cuadrado 75 X 4.0 065-125 Tubos 090 Tubo 1 3/4 X 2.0 090-185 Angulo Doblado 100 X 4.0 115-175 Canal U 80 X 40 X 4.0 135-085
Perfil Cuadrado 50 X 4.0 065-100 Tubo 4 X 3.0 090-370 120 Angulo Doblado 20 X 2.0 X 5.15 m 120-005 Canal U 250 X 50 X 2.0 135-400
Perfil Cuadrado 40 X 1.0 065-065 Tubo 1 X 1.0 090-090 Fierro Angulo 30 X 3 125-020 Costanera 80 X 40 X 15 X 2 145-005
Perfil Cuadrado 30 X 1.0 065-050 Tubo 4 X 2.0 090-360 Fierro Angulo 40 X 3 125-030 Costanera 80 X 40 X 15 X 3 145-010
Perfil Cuadrado 25 X 1.0 065-035 Tubo 1 1/4 X 1.0 090-130 Fierro Angulo 50 X 5 125-060 Costanera 150 X 50 X 15 X 2 145-080
Perfil Rectangular 20 X 30 X 1.5 070-070 Tubo 2 1/2 X 2.0 090-280 Fierro Angulo 50 X 3 125-050 Costanera 100 X 50 X 15 X 2 145-020
Perfil Rectangular 40 X 80 X 2.0 070-200 Tubo 5/8 X 1.0 090-025 Fierro Angulo 25 X 3 125-010 Costanera 100 X 50 X 15 X 3 145-025
Perfil Rectangular 50 X 100 X 3.0 070-225 Tubo 5 X 5.0 090-425 Fierro Angulo 65 X 5 125-070 Costaneras 145 Costanera 200 X 50 X 15 X 3 145-145
Perfil Rectangular 30 X 40 X 2.0 070-125 Tubo 1 7/8 X 3.0 (diámetro 47mm) 090-206 Fierro Angulo 100 X 6 125-110 Costanera 150 X 50 X 15 X 4 145-090
Perfil Rectangular 20 X 40 X 1.5 070-085 Tubo 7/8 X 1.0 090-065 Perfil ángulo Fierro Angulo 80 X 6 125-090 Costanera 125 X 50 X 15 X 3 145-055
Perfil Rectangular 20 X 40 X 2.0 070-090 Tubo 1 1/2 X 1.0 090-150 125
laminado Fierro Angulo 30 X 5 125-025 Costanera 200 X 50 X 15 X 2 145-140
Perfil
070 Perfil Rectangular 50 X 100 X 2.0 070-220 Tubo 1 7/8 X 2.0 (diámetro 47mm) 090-205 Fierro Angulo 80 X 10 125-100 Costanera 80 X 40 X 15 X 4 145-015
rectangular
Perfil Rectangular 30 X 50 X 1.5 070-135 Tubo 2 X 1.0 090-210 Fierro Angulo 50 X 6 125-065 Costanera 125 X 50 X 15 X 4 145-060
Perfil Rectangular 40 X 60 X 2.0 070-175 Cañeria Negra 1/2 X D/E 21.3 X 2.00 100-005 Fierro Angulo 100 X 10 125-120 Costanera 200 X 50 X 15 X 4 145-150
Perfil Rectangular 30 X 40 X 1.5 070-120 Cañeria Negra 2 X D.E 60.3 X 2.90 100-030 Fierro Angulo 65 X 6 125-075
Perfil Rectangular 40 X 80 X 3.0 070-205 Cañeria Negra 2 X D.E 60.3 X 3.91 Sch 40 100-032 Fierro Angulo 80 X 8 125-095
100
Perfil Rectangular 30 X 70 X 2.0 070-150 Cañeria Negra 3/4 X D/E 26.9 X 2.30 100-010 Fierro Angulo 65 X 10 125-085
Cañerías
Perfil Rectangular 30 X 50 X 3.0 070-145 Cañeria Negra 1 1/2 X D.E 48.3 X 2.90 100-025 Fierro Angulo 65 X 8 125-080
Perfil Rectangular 20 X 50 X 2.0 070-105 Cañeria Negra 3 X D.E 88.9 X 3.20 100-040 Fierro Angulo 100 X 8 125-115
Perfil Rectangular 50 X 150 X 5.0 070-260 Cañeria Galv. 1/2 Con Hilo 105-010 Canal U 150 X 50 X 3.0 135-205
105 Canales 135
Perfil Rectangular 50 X 100 X 5.0 070-235 Cañeria Galv. 3/4 Con hilo 105-025 Canal U 150 X 50 X 2.0 135-200

Anexos
Anexo 4: Familia de fierros-barra

FAMILIA COD. FAMILIA NOMBRE CÓDIGO
Fierro Plano 20 X 3 175-030
Barras Fierro Plano 38 X 10 175-185
175
planas Fierro Plano 75 X 10 175-290
Fierro Liso 6 180-005
Barras
redondas 180
Fierro Liso 5/8 (16) 180-030
lisas
Fierro Liso 7/8 (22) 180-045
Fierro Liso 25.4 180-050
Fierro Estriado 12 185-020
Barras
185 Fierro Estriado 16 185-025
estriada
Fierro Cuadrado 10 190-010
Barra
190 Fierro Cuadrado 16 190-025
cuadrada

Anexos
Anexo 5: Familia de planchas

Plancha 1.5 X 1000 X 3000 mm 005-075
Plancha 1.0 X 1000 X 3000 mm 005-045
Plancha 0.8 X 1000 X 3000 mm 005-030
Plancha 1.2 X 1000 X 3000 mm 005-060
Plancha
Plancha 1.0 X 1000 X 2000 mm 005-035
laminada en 005
Plancha 0.6 X 1000 X 3000 mm 005-015
frío
Plancha 1.5 X 1000 X 2000 mm 005-065
Plancha 0.8 X 1000 X 2000 mm 005-020
Plancha 1.5 X 1000 X 2500 mm 005-070
Plancha 1.2 X 1000 X 2000 mm 005-050
Plancha L.C lisa 3 X 1000 X 3000 mm 010-030
Plancha
laminada en 010
caliente
Plancha Diamantada 2.5 X 1000 X 3000 mm 015-015
Plancha
015 Plancha Diamantada 3.0 X 1000 X 3000 mm 015-030
diamantada
Plancha Diamantada 2.5 X 1000 X 6000 mm 015-018
Kilo Plancha 16 mm Corte Recto 020-050
Kilo Plancha 020
Kilo Plancha T-1 25 mm 020-061
Kilo Plancha Corte Circular 020-083
Kilo Plancha Corte Circular o Recto C/Perforacione 020-085
Plancha Zinc Ac 0.35 X 851 X 2000 mm 035-005
035 Plancha Zinc Ac 0.35 X 851 X 3000 mm 035-015
Plancha zinc Plancha Zinc Ac 0.35 X 851 X 6000 mm 035-024
Plancha Zinc V 0.35 X 895 X 3000 mm 040-015
040
Plansa V 2500 X 850 X 0.5 Z/AM 055-046
Plansas 055 Plansa V 2000 X 850 X 0.5 Z/AM 055-041
Plansa V 3500 X 850 X 0.5 Z/VE 055-036
Plancha Galvanizada 0.5 X 1000 X 3000 mm 030-035
Plancha Caballete Galv. 0.50 X 0.4 X 3 m 030-162
030
Galvanizada Bajada Galvanizada 3 m 030-170
Caballete Galv. 0.33 X 0.4 X 3 m 030-160

Anexos
Anexo 6: Familia de ferretería-accesorios

FAMILIA COD. FAMILIA NOMBRE CÓDIGO FAMILIA COD. FAMILIA NOMBRE CÓDIGO
Cemento 195 Cemento La Union (25kg) 195-030 Remache T/Pop 4.0 X 10 275-040
Remaches 275
Riel U 30 X 6 m 200-030 Remache T/Pop 4.8 X 12 275-070
Riel 200 Riel U 29 X 6 m 200-025 Picaporte Tipo Carcelero 1/2 X 7 Pino 220-089
Riel U 700 X 6 m 200-035 Picaporte Tipo Carcelero 5/8 X 9 Pino 220-090
Carro al Piso de 75 P/125 kg. 205-065 Picaporte Vertical 1/2 X 7 Pino 220-105
Carro al Piso de 60 P/100 Kg. 205-060 Picaporte Vertical 5/8 X 8 Pino 220-131
Carro Eco -300 205-031 Manilla Grande Linea Pino 220-042
Manillas 220
Pivote de 25 205-090 Picaporte Carcelero 5/8 X 9 Solano 220-092
Carro D-100 205-020 Picaporte Carcelero 1/2 X 7 Solano 220-093
Carros 205 Carro al Piso de 100 P/300 Kg. 205-075 Manilla Chica Linea Pino 220-041
Carro al Piso de 50 P/75 Kg. 205-055 Picaporte Vertical 1/2 X 7 Solano 220-106
Pivote de 35 205-095 Picaporte Tipo Baston 1/2 X 8 Solano 220-064
Carro D-80 205-015 Sierras 225 Hoja Sierra Sandflex X 24 Dientes 225-020
Carro D-700 205-040 Broca HSS Rectificada SETTER 8.0 mm 240-129
Pivote de 16 205-085 Broca HSS Rectificada SETTER 10 mm 240-133
Bisagra Tubular 3/4 210-017 Broca HSS Rectificada SETTER 12 mm 240-137
Bisagra Tubular 5/8 210-015 Broca HSS Rectificada SETTER 5.0 mm 240-123
Bisagra 210 Bisagra Tubular 1.0 210-020 Broca HSS Rectificada SETTER 7.0 mm 240-127
Bisagra Tubular 1/2 210-010 Broca HSS Rectificada SETTER 6.0 mm 240-125
Bisagra Tubular 3/8 210-005 Broca HSS Rectificada SETTER 13 mm 240-139
Cerradura Sca. 2002 C/SiL. Inc. 30 230-010 Broca HSS Rectificada SETTER 6.5 mm 240-126
Cerradura 2090 Corredera Sca. 230-030 Broca HSS Rectificada SETTER 3.5 mm 240-120
Cerradura Sob. Odis 323 Negra/Blister C/Caja 230-055 Broca HSS Rectificada SETTER 4.0 mm 240-121
Cerradura Sob. Odis 793 Negra Corredera C/Caja 230-065 Broca HSS Rectificada SETTER 8.5 mm 240-130
Cerradura Sob. Odis 322 Negra/Blister 230-050 Broca HSS Rectificada SETTER 12.5 mm 240-138
Chapas 230
Caja Metalica Soporte 2002 Negra 230-007 Broca HSS Rectificada SETTER 11 mm 240-135
Cerradura Sob. Odis 393 Negra Corredera C/Caja 230-060 Brocas 240 Broca HSS Rectificada SETTER 9.0 mm 240-131
Cerradura Electrica Sca. 2050 230-020 Broca HSS Rectificada SETTER 3.0 mm 240-119
Cerradura Elect. Sca. C/cerrojo 2150 T. 230-021 Broca HSS Rectificada SETTER 4.5 mm 240-122
Cerradura Sca. 2001 C/SiL. Inc. 45 230-015 Broca HSS Rectificada SETTER 10.5 mm 240-134
Tornillo Autorroscante 12 X 1 1/2 C/Golilla. 215-166 Broca HSS Rectificada SETTER 5.5 mm 240-124
Tornillo Autorroscante 10 X 1 C/Golilla. 215-160 Broca HSS Rectificada SETTER 7.5 mm 240-128
Tornillo Autorroscante 12 X 2 C/Golilla. 215-175 Broca HSS Rectificada SETTER 11.5 mm 240-136
Roscalatas 215 Tornillo Autorroscante 10 X 3/4 C/Golilla. 215-155 Broca HSS Rectificada SETTER 1.5 mm 240-116
Tornillo Autorroscante 12 X 1 1/4 C/Golilla. 215-165 Broca HSS Rectificada SETTER 9.5 mm 240-132
Tornillo Autorroscante 12 X 3/4 C/Golilla. 215-156 Broca HSS Rectificada SETTER 2.5 mm 240-118
Tornillo Autorroscante 10 X 5/8 C/Golilla. 215-150 Broca HSS Rectificada SETTER 2.0 mm 240-117
Guantes 285 Guantes Corto Corriente 285-005 Brocas Concreto 8.0 mm (keil) 240-096
35/2 Aplique P/C.12 200X345 291-056 Broca HSS Rectificada SETTER 1.0 mm 240-115
19/1 Roseton 8X8 Diam. 250 291-051 Brocas Concreto 4.0 mm 240-070
747/11 Virola F H Cuad.12 40X70 291-102 Puntas Proteccion Pino 1 m 290-022
Puntas 290
747/9 Virola F H Cuad.12 40X115 291-101 Punta Hexagonal Magnet 3/8 X 45 mm 290-035
33/2 Rizos 12X6 Cuad. 250 291-055 Litro Diluyente Sintetico 265-145
64/F/8 Brte. C.12 2 Rulo Flor 291-067 Brocha 2 Pulg. 265-035
64/G/4 Rulo 12X6 G 60X105 Izquierdo 291-068 Candado Odis 360 / Estuche 265-139
124/7 Lanza Estampada H 127 291-088 Brocha 3 Pulg. 265-042
136/2 Hoja 70X160 Esp. 3 Izquierda 291-093 Candado Bronce 50 MM Tri-Circle 265-135
Figuras 291 37/3 Aplique P/C.12 95X95 291-058 Candado Odis 350 / Estuche 265-138
36/1 Aplique P/C.12 220X250 291-057 Candado Bronce 38 MM Tri-Circle 265-136
136/1 Hoja 40X110 Esp. 3 Derecha 291-092 Brocha 2 1/2 Pulg. 265-040
48/4 Brte. Cuad.12 Mart. 1/Piña 291-061 Artículos Brocha 1 1/2 Pulg. 265-030
126/9 Lanza Estampada H 90 291-090 265 Brocha 4 Pulg. 265-055
especiales
64/G/5 Rulo 12X6 G 60X105 Derecho 291-069 Quicio Ac Zincado 265-166
734/2 Lanza F H Red.12 H 100 291-098 Brocha 1 Pulg. 265-025
86/5 Rizo 12X6 S 110X215 Mart. 291-077 Candado Odis 345 / Estuche 265-137
88/10 Rulo 12X6 U 73X123 291-078 Escobilla Acero C/Mango 265-100
116/A/4 Flor de 65 mm 291-111 Pistola Calafatear 9 Pulg. 265-190
Marcos puerta 085 Marco de Puerta 4-2 X 1.5 085-010 Cinta de Embalaje Transparente 265-158
Remache Pop 4.0 X 12 275-045 Huincha Aisladora Negra 265-156
Remaches 275
Remache T/Pop 4.8 X 10 275-065 Marco Sierra Fijo Negro 265-140

Anexos
Anexo 7: Familia de ferretería-discos

Disco de Corte Acero Inox. 4.5 Pulg. (1) 250-011
Disco de Corte Acero Inox. 7.0 Pulg. 250-051
Disco de Corte 14 Pulg. 250-025
Disco de Corte 9.0 Pulg. 250-015
Disco de Corte Acero Inox. 9.0 X 1.9 Pulg. 250-052
Disco de Desbaste 4.5 Pulg. 250-030
Disco de Pulir 7.0 Pulg. 250-053
Discos 250 Disco de Corte 12 Pulg. 250-020
Grata Hela 61 Z 60 M14 Circular al AceroTrenzado 250-204
Grata Hela C 52/35 M14 Copa Conica al Acero Ond. 250-207
Grata Hela 41 Z 60 M14 Circular al AceroTrenzado 250-203
Disco Corte-Desbaste 4.5 X 2 MM Inox y Metal 250-001
Disco de Corte Piedra 7.0 Pulg. 250-014
Disco de Corte Piedra 4.5 Pulg. 250-008
Disco de Corte Acero Inox 9.0 Pulg. Nicholson 250-061
Anexo 8: Familia ferretería-pinturas

Galon Antic. y Pintura Negro 255-100
Galon Antic. Negro 255-060
Litro Antic. Negro 255-020
Litro Antic. y Pintura Negro 255-050
Galon Antic. Gris Tricolor 255-075
Galon Antic. y Pintura Blanco 255-095
Galon Antic. Gris Verdoso 255-070
Anticorrosivo 255 Galon Antic. Rojo 255-055
Galon Antic. Verde Tricolor 255-065
Galon Antic. y Pintura Gris Perla 255-091
Galon Antic. y Pintura Azul Pacifico 255-090
Litro Antic. Gris 255-025
Litro Antic. Rojo 255-015
Litro Antic. Verde Tricolor 255-005
Litro Antic. Gris Verdoso 255-010
Galon Esmalte Negro 256-010
Litro Esmalte Negro 256-110
Esmaltes 256
Galon Esmalte Blanco 256-005
Litro Esmalte Blanco 256-105
Anexo 9: Familia de ferretería-soldaduras

Soldadura 6011 3/32 P.V. 245-005
Soldadura 7018 3/32 245-035
Soldadura 7018 1/8 245-040
Soldadura 6011 1/8 P.V. 245-010
Soldadura 6011 3/32 P.A. 245-020
Soldadura 245 Soldadura 6011 1/8 P.A. 245-025
Electrodo 6010 3/32 245-095
Soldadura 6010 1/8 245-100
Soldadura 6011 5/32 P.V. 245-015
Soldadura 7018 5/32 245-045
Soldadura 6011 230 5/32 P.A. 245-030

Anexos
Anexo 10: Familia artículos con detalles

090-280 - Tubo 2 1/2 X 2.0 666-159
235-025 - Malla Galv. 1-GL 3 X 1.85 Mts 15 X 5 X 3 666-349
065-035 - Perfil Cuadrado 25 X 1.0 666-065
090-160 - Tubo 1 1/2 X 1.5 666-149
070-070 - Perfil Rectangular 20 X 30 X 1.5 666-094
235-030 - Malla Galv. 3-GL 5 X 1.85 Mts 15 X 5 X 3 666-350
090-055 - Tubo 3/4 X 1.5 666-138
090-165 - Tubo 1 1/2 X 2.0 666-150
090-415 - Tubo 5 X 3.0 666-165
125-050 - Fierro Angulo 50 X 3 666-217
090-035 - Tubo 5/8 X 1.5 666-136
Artículos con detalle 666 005-075 - Plancha 1.5 X 1000 X 3000 MM 666-011
115-035 - Angulo Doblado 30 X 2.0 666-191
005-030 - Plancha 0.8 X 1000 X 3000 MM 666-004
085-005 - Marco de Puerta 4-2 X 1.0 666-133
175-030 - Fierro Plano 20 X 3 666-284
015-015 - Plancha Diamantada 2.5 X 1000 X 3000 MM 666-021
090-185 - Tubo 1 3/4 X 2.0 666-153
135-045 - Canal U 30 X 30 X 2.0 666-232
Anexo 11: Interfaz menú control
Fuente: (Barraca de Fierro Castro SpA, 2020)

Anexos
Anexo 12: Informe de kardex

Anexos
Anexo 13: Clasificación ABC por familias

COD ULTIMO PRECIO VENTA
FAMILIA NOMBRE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE CANTIDAD ANUAL ULTIMO COSTO PROMEDIO PROMEDIO TOTAL %PARTICIPACIÓN %ACUMULADO CLASIFICACIÓN
00065 Perfiles Cuadrados 5578 5206 6237 5227 3906 3203 4263 4262 3527 4310 4736 4658 55113 13343,65517 20114,68966 1108580891 31,44% 31,44% A
00070 Perfiles Rectangulares 4036 3313 4156 3917 3193 3126 2959 3454 2566 2758 3377 2997 39852 12589,37838 19037,64865 758688373,9 21,51% 52,95% A
00115 Angulos Doblados 1430 1795 2484 2723 1155 1146 1752 1440 1040 1663 874 1816 19318 7870,818182 12040,63636 232601013,3 6,60% 59,55% A
00175 Fierros Planos 1452 1201 1437 1639 1331 1143 1305 1569 1043 1420 1721 1279 16540 7600,487179 11392,41026 188430465,6 5,34% 64,89% A
00125 Fierro Angulo Laminado 591 714 755 603 582 491 569 862 590 689 662 597 7705 16295,2 23161,75 178461283,8 5,06% 69,95% A
00135 Canales 689 688 655 571 313 320 458 387 353 500 505 603 6042 15723,25 24096,53571 145591268,8 4,13% 74,08% A
00090 Tubos Redondos 1054 1092 1082 899 812 787 950 793 636 1166 824 727 10822 7658,029412 11539,29412 124878240,9 3,54% 77,62% A
00010 Plancha Laminada en Caliente 86 88 96 76 163 50 90 57 81 83 145 70 1085 69297,375 101040 109628400 3,11% 80,73% B
00185 Fierros Estriados 1083 1225 465 1759 448 1395 2029 1151 634 748 1446 1375 13758 4696,142857 6762,571429 93039457,71 2,64% 83,37% B
00180 Fierros Redondo Lisos 1056 927 924 850 663 511 623 713 857 768 657 1160 9709 5665 8313,875 80719412,38 2,29% 85,65% B
00250 Discos de Corte - Desbaste 1606 1799 1908 1860 1382 1505 1758 1923 1451 1855 1736 1663 20446 2261,473684 3466,894737 70884129,79 2,01% 87,66% B
00145 Costaneras 213 139 246 500 124 204 237 245 148 220 188 146 2610 15485,33333 23506,8 61352748 1,74% 89,40% B
00205 Carros. 613 668 782 688 465 501 632 629 573 692 666 612 7521 4298,272727 6925,363636 52085659,91 1,48% 90,88% B
00005 Plancha Laminada en Frio 152 174 204 178 134 112 188 210 280 284 435 219 2570 10928,3 17027,9 43761703 1,24% 92,12% B
00245 Soldaduras 2746 998 1162 2769 907 1064 1127 1249 836 1214 1244 1226 16542 1428,363636 2549,636364 42176084,73 1,20% 93,32% B
00230 Chapas 80 102 106 126 74 77 106 96 66 72 94 98 1097 19287,3 28155,8 30886912,6 0,88% 94,19% B
00235 Malla Acma de Cerco. 190 129 137 87 110 124 192 212 127 144 366 137 1955 10610,16667 15082,5 29486287,5 0,84% 95,03% C
00255 Anticorrosivo 216 236 212 249 161 158 215 214 179 196 223 207 2466 8478,933333 11927,33333 29412804 0,83% 95,86% C
00200 Riel. 44 51 60 43 34 73 61 34 35 62 48 63 608 34071 47422 28832576 0,82% 96,68% C
00265 Articulos Especiales 345 337 454 429 281 309 359 318 337 303 329 344 4145 3322,277778 4814,666667 19956793,33 0,57% 97,25% C
00020 Kilo de Plancha 2146 1594 2179 1879 1495 670 1494 161 728 1305 426 2512 16589 458,8125 1171 19425719 0,55% 97,80% C
00015 Plancha Diamantada 21 34 6 7 29 14 37 42 11 17 13 33 264 42314 61499,33333 16235824 0,46% 98,26% C
00195 Cemento 544 377 434 364 242 256 183 291 277 575 435 322 4300 2380 3100 13330000 0,38% 98,64% C
00190 Fierros Cuadrados 54 47 51 104 47 67 95 61 63 67 69 73 798 8561,4 12519,6 9990640,8 0,28% 98,92% C
00210 Bisagras Tubulares 910 1184 1154 1243 808 1128 1255 1120 891 1291 1029 1487 13500 329,2 580,8 7840800 0,22% 99,14% C
00290 Articulos Decorativos 352 518 574 487 273 410 551 520 322 429 412 324 5172 653,5 1488 7695936 0,22% 99,36% C
00256 Esmaltes 33 33 29 36 11 7 19 26 24 29 25 23 295 9305 12276,5 3621567,5 0,10% 99,46% C
00035 Plancha Zinc Acanalado 84 73 50 78 45 14 9 16 17 10 0 9 405 5237,6 7872 3188160 0,09% 99,55% C
00220 Manillas 62 60 78 68 69 43 78 88 38 58 62 90 794 1835 2809,6 2230822,4 0,06% 99,62% C
00666 Articulos con Detalle 4 15 0 9 7 47 43 11 7 3 56 0 202 5805,444444 10924,37037 2206722,815 0,06% 99,68% C
00040 Plancha Zinc en V. 124 73 40 72 15 8 4 2 2 2 0 0 342 3994,75 6331,25 2165287,5 0,06% 99,74% C
00120 Angulo Doblado Especial 0 0 0 0 0 0 0 0 1000 0 0 0 1000 1434 2008 2008000 0,06% 99,80% C
00240 Brocas 131 110 100 81 96 127 118 128 118 100 112 138 1359 949,4444444 1414,111111 1921777 0,05% 99,85% C
00215 Roscalatas. 3805 4892 5370 7112 7497 4725 6460 4397 2867 2360 6063 6040 61588 14,28571429 29,28571429 1803648,571 0,05% 99,90% C
00291 Figuras para Decoracion 71 81 35 24 21 71 8 0 0 2 31 23 367 1154,421053 2777,578947 1019371,474 0,03% 99,93% C
00295 Alambres 15 38 12 26 31 106 125 99 29 43 18 107 649 644 1068 693132 0,02% 99,95% C
00085 Marcos de Puertas 0 4 5 10 3 12 0 0 0 0 0 0 34 8566 12461 423674 0,01% 99,96% C
00285 Guantes 3 16 6 14 17 11 15 10 1 8 21 8 130 1083 1789 232570 0,01% 99,97% C
00100 Cañerias Negras 1 0 5 0 2 2 0 1 1 1 0 0 13 9366,333333 17549 228137 0,01% 99,98% C
00030 Planchas Galvanizadas 2 11 9 8 1 2 1 3 2 0 0 0 39 2923 5035,8 196396,2 0,01% 99,98% C
00105 Cañerias Galvanizadas 0 3 1 0 1 2 1 1 0 1 0 0 10 7758,4 13050,8 130508 0,00% 99,99% C
00275 Remaches POP. 800 320 870 1160 1860 2200 200 2600 320 1000 200 550 12080 6 10,75 129860 0,00% 99,99% C
00055 Plansas 5V. 0 0 0 19 0 0 0 0 0 0 0 0 19 4506,666667 6195,666667 117717,6667 0,00% 99,99% C
00075 Perfiles Doble Contacto 0 1 1 4 9 0 0 0 0 0 0 0 15 4189 7788,5 116827,5 0,00% 100,00% C
00225 Sierras 11 9 10 19 6 5 19 7 23 8 17 8 142 460 770 109340 0,00% 100,00% C
Fuente: Elaboración propia con datos proporcionados por el área informática

Anexos
Anexo 14: Encuesta de control interno

Anexos
Anexo 15: Cotización de Prixus erp
Fuente: (Prixus ERP, 2020)
Anexo 16: Cotización Pricing
Fuente: (Pricing, 2020b)

Anexos
Anexo 17: Planilla de ponderaciones

Anexos
Anexo 18: Documento del resultado de cuentas contables
Fuente: Planilla de datos proporcionados por el área informática de la empresa

Anexos
Anexo 19: Planilla de estado de resultado

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UNIVERSIDAD DE TALCA

DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA

JUAN JOSÉ TRONCOSO

Diseñar e implementar un prototipo de sistema para la gestión del abastecimiento

El desglose del proyecto se concentra en seis capítulos; introducción de la empresa,

Palabras claves: software, control de inventario, sistema de información.

Javiera Ignacia Reyes Castro Página 1

A mi madre Alvarita, mi hermana Claudia, mi sobrino Agustín y a mi hermoso ángel Virginia.

Javiera Ignacia Reyes Castro Página 2

Y finalmente a todos los funcionarios de la universidad que me colaboraron en todos estos

tot és possible si tu ho creus.

Javiera Ignacia Reyes Castro Página 3

CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN ................................................................................... 17

1.1 Descripción de la empresa .......................................................................................... 18

1.1.1 Estructura organizacional ............................................................................... 19

1.1.2 Misión ............................................................................................................ 20

1.1.3 Visión ............................................................................................................ 21

1.2 Problemática ......................................................................................................... 21

1.3 Objetivos ............................................................................................................... 22

1.3.1 Objetivo general .................................................................................................. 22

1.3.2 Objetivos específicos ........................................................................................... 22

1.4 Resultados tangibles esperados .............................................................................. 23

CAPÍTULO 2: MARCO TEÓRICO Y METODOLOGÍA DE SOLUCIÓN ..................... 24

2.1 Marco teórico ............................................................................................................. 25

2.1.1 Herramientas de diagnóstico ........................................................................... 25

2.1.2 Tipos de inventarios ....................................................................................... 28

2.1.3 Clasificación ABC.......................................................................................... 29

2.1.4 Sistemas de inventario .................................................................................... 30

2.1.5 Métodos de pronóstico de demanda ................................................................ 35

Javiera Ignacia Reyes Castro Página 4

2.1.6 Medidas de errores para pronósticos ............................................................... 38

2.1.7 Diagramas de flujo ......................................................................................... 39

2.1.8 Benchmarking ................................................................................................ 45

2.1.9 Sistemas de información ................................................................................. 46

2.1.10 Metodologías para el diseño del software ....................................................... 51

2.1.11 Evaluación del impacto costo-beneficio .......................................................... 55

2.2 Metodología de solución ....................................................................................... 55

2.2.1 Elección de la metodología de diseño ............................................................. 56

2.2.2 Diagnóstico situación actual ........................................................................... 58

2.2.3 Formalización del sistema de información ...................................................... 59

2.2.4 Diseño del prototipo Visual Basic ................................................................... 59

2.2.5 Realizar evaluación del impacto costo-beneficio ............................................. 59

2.3 Carta gantt ............................................................................................................. 59

CAPÍTULO 3: DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL .................................... 61

3.1 Descripción de productos ...................................................................................... 62

3.1.1 Categorías ...................................................................................................... 62

3.1.2 Familias ......................................................................................................... 63

3.2 Programa actual de gestión de contabilidad ........................................................... 64

3.2.1 Ingreso de compras ......................................................................................... 65

3.2.2 Emisión de kardex .......................................................................................... 66

Javiera Ignacia Reyes Castro Página 5

3.2.3 Ajuste de inventario........................................................................................ 67

3.2.4 Informes ......................................................................................................... 68

3.3 Diagnóstico de la situación actual .......................................................................... 71

3.3.1 Clasificación ABC.......................................................................................... 71

3.3.2 Rotura de stock ............................................................................................... 73

3.3.3 Encuesta de control interno............................................................................. 74

3.3.4 Diagrama Ishikawa ......................................................................................... 77

CAPÍTULO 4: FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN..................... 79

4.1 Formalización de la gestión de abastecimiento ...................................................... 80

4.1.1 Diagrama de abastecimiento normal ............................................................... 80

4.1.2 Diagrama de abastecimiento entre sucursales.................................................. 84

4.2 Benchmarking ....................................................................................................... 88

4.2.1 Lokad ............................................................................................................. 88