ACTIVIDAD DE REFLEXIÓN

1. ¿considera usted que los archivos en las condiciones evidenciadas de acuerdo con las
imágenes, cumple los propósitos determinados en la ley 594 del 2000? Argumente su
respuesta.
R/: no cumplen con las condiciones adecuadas, porque según la ley 594 del 2000 en el artículo
13 nos indica que para la conservación de los archivos estos tienen que estar en un espacio
adecuado para su conservación.
Según el artículo 4 las entidades deberán de contar con una buena organización de los
documentos para que así estos no se encuentren desorganizados.
Según el artículo 46 de la ley 594 del 2000, nos indica que toda administración pública deberá
establecer sistemas integrados para conservación de los documentos, este sistema integrado se
debe establecer para todo el ciclo vital del documento.
2. ¿es posible con los archivos en estas situaciones, garantizar derechos a los ciudadanos?
R/: no es posible garantizar el manejo de estos documentos en estas situaciones, porque estos
documentos pueden contener plagas, suciedad, lo cual le provocaría enfermedades a los
ciudadanos que lo soliciten y también se le hace difícil encontrarlos ya que estos documentos se
encuentran de manera desordenada.
3. ¿Por qué cree usted que se presenta los documentos en este estado lamentable?
R/: estos documentos se presentan por la razón de que no cumplen con normas establecidas para
su conservación y según la ley 594 del 2000 en el articulo 13 nos indica que toda administración
pública deberá de contar con un espacio adecuado para su conservación, también estos malos
estados de los documentos se dan por no contar con un personal calificado para su conservación
y en la ley 594 del 2000 en el artículo 14 en el párrafo 2 nos indica que las administraciones
públicas deben contar con personas especializadas para el manejo de estos documentos.
4. ¿Qué puede hacer usted como futuro archivista para evitar o mejorar esta situación?
R/: contar con un personal calificado para el manejo de los documentos de acuerdo con la ley
594 del 2000 en el artículo 14
También se debe contar con una tabla de retención documental para el manejo de los
documentos que ingresan y que salen de la entidad, esta tabla de retención se da para conocer el
ciclo vital de los documentos esto se da acuerdo con la ley 594 del 2000 en el artículo 3.
También de acuerdo con la ley 594 del 2000 en el artículo 46, contar con una gestión documental
en la fase del ciclo vital de los documentos para su conservación.

ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACION E IDENTIFICACION DE

CONOCIMIENTO NECESARIOS PARA EL APRENDIZAJE.

1. ¿Qué Importancia tienen de las transferencias documentales en el ciclo vital de los

documentos?

R/: el ciclo vital de los documentos es de vital importancia puesto que esto son procesos o etapas
que llevan todo documento, este puede ir desde su creación hasta su eliminación, estos procesos
son importantes porque así se puede llevar un manejo adecuado de documentos y se puede
dividir los documentos de acuerdo con su durabilidad y utilidad. Las transferencias documentales
corresponden al traslado habitual y controlado de documentos, la transferencia cumple un papel
importante en los documentos puesto que este proceso es el que hace pasar un documento del
archivo de gestión, al archivo central y luego al archivo histórico.

2. ¿Qué instrumentos archivísticos son necesarios para llevar a cabo transferencias

documentales?

R/: tabla de retención documental

Programa de gestión documental

Inventario documental

3. ¿Cuáles principios archivísticos son necesarios para el cumplimiento de las transferencias

documentales?

R/: orden original.

Descripción.

Verificando la estructura del documento.

Integridad de fondos documentales.

4. ¿Qué valores archivísticos se observan en la preparación de las transferencias

documentales?
R/: verificación de la estructura.

Utilización de los documentos físicos y digitales.

Validación de formatos para manejo de documentos.

5. ¿Qué beneficios que trae la realización de las transferencias en las Entidades?

R/: los beneficios que traen las transferencias de los documentos en la entidad es que se puede dar una
buena utilización de estos documentos, una buena utilidad, ordenación de los documentos, más fácil la
disponibilidad de estos documentos, durabilidad de los documentos y organización en su ciclo vital, lo
cual todos estos procesos son importantes porque se puede dar una mejor conservación de los
documentos en cada entidad.