ENSAYO: APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A medida que avanzan los años, son cada vez más los cambios que se
evidencian en relación a la Gestión Documental, al proceso de archivo, su
sistematización y divulgación; si bien leemos sobre la historia que emana el
archivo, o la gestión documental en Colombia, se pueden reflejar cambios
importantes y significativos.
Antes de la publicación y obligatoriedad de la elaboración de tablas de retención
documental establecida en la Ley 594 del 2000, los archivos se manejaban por
asuntos y generalmente su nombre era alfabético, de igual forma las condiciones
en que este se archivaba, no permitía la durabilidad del mismo, por tal razón, se
deterioraban documentos, al punto de perderse información. A pesar de tener
intenciones de obtener un archivo sistematizado y organizado, este no permitía
lograr tener una información eficiente e inmediata en el momento que se requería.
En la actualidad se puede evidenciar un gran avance en la gestión documental, ya
que permite a través de sus tablas de retención documental, manejar un sinfín de
información de manera organizada y estandarizada, con series y sub-series, que
permiten a una organización generar una trazabilidad en su archivo, generando
una historia y una memoria intacta y bien maneja.
Otro aspecto importante que se puede evidenciar para la organización archivística
y que ha permitido la obligatoriedad de la implementación de las tablas de
retención documental, es el poder saber la disposición desde el inicio hasta el final
del desarrollo de un documento, ya que anteriormente, se desconocía el ciclo vital
de los documentos y archivos, a diferencia de la actualidad, la cual permite
conocer las fases por las que atraviesa un archivo y su valor primario o secundario
dentro de la organización.
Cabe agregar, que la implementación de las tablas de retención documental y su
manejo desde la gestión archivística, permite a cada empresa u organización
privada, publica, o persona natural y jurídica, organizar de acuerdo a la
normatividad vigente y aplicable y con base a sus necesidades y estructura
orgánica el desarrollo del ciclo vital de la documentación que se genera. Para dar
cumplimiento, la empresa debe realizar un diagnóstico y bosquejo de cada una de
sus áreas y dependencias en relación a sus funciones, pudiendo de este modo
conocer cada uno de los procesos y personas productoras de documentos, para
generar el desarrollo de las TRD y las TVD.
Podemos concluir, que la situación actual de los archivos que se manejan en
Colombia en relación con la aplicación de tablas de retención documental, han
permitido sistematizar y estandarizar los archivos de las organizaciones.
Que las tablas de retención documental facilitan el manejo de la información,
permitiendo racionalizar la producción de documentos y ayudando a que las
organizaciones puedan prestar un servicio efectivo en el acceso y control de los
documentos.
Que la Ley 594 del 2000, es de carácter obligatorio para cada empresa,
institución u organización que cumpla funciones de servicios públicos.
Y por último resalto, la importancia de la Gestión Documental en las empresas y el
desarrollo adecuado de las tablas de retención documental. Ya que si bien con
anterioridad hablamos de la Ley 1712 del 2014, la cual establece la transparencia
y derecho de acceso a la información; al tener este proceso archivístico tal y como
lo establece la ley y de acuerdo a las indicaciones que como empresa se
establecen para el manejo de la información, este permitirá dar cumplimiento a los
principios de transparencia, facilitación, celeridad, calidad de la información y por
último la divulgación proactiva de la información.