SENA

Curso: Administración Documental en el Entorno Laboral

Ficha: 2405769

Ensayo

Tablas de Retención Documental

Presentado a la Instructora:

Claudia Victoria Suarez Castro

Presentado por:

Carlos Andrés Medina

Copacabana (Antioquia), septiembre 8 de 2021

 Tablas de Retención Documental (TRD)

Las TRD se definen como el listado de series, con sus correspondientes

tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como
el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de
una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de
conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez
finalice su vigencia o utilidad1.

A pesar de que la ley 594 de 2000, norma que reglamenta la función

archivística para todas las entidades públicas y privadas, solo hasta hace
muy poco tiempo fue que dichas entidades empezaron a dar la
importancia que merece el proceso archivístico, puesto que antes las
instalaciones donde se encontraban los archivos eran usadas como
bodegas, donde se almacenaban los equipos que se iban dañando; así
mismo, las personas que se enfermaban y tenían reubicación laboral
eran enviadas a trabajar en los archivos, situación por la cual no se
implementaban los parámetros que define la Ley General de Archivos.

Con solo leer la ley 594 del 2000, y darle aplicabilidad a lo que allí se
estipula especialmente en el artículo 24, se puede dar cumplimiento a la
elaboración de las TRD, actividad reforzada en el acuerdo 004 de 2013,
si una entidad sea pública o privada emplea de forma correcta las TRD
para el funcionamiento de sus archivos, va siempre a mantener su
documentación bien organizada, situación que le va a servir para el
mejoramiento continuo de los procesos que maneje, como también
podrá soportar cualquier situación legal o judicial, ya que mantendrá los
soporte documentales a la mano ante cualquier eventualidad.

Las tablas de retención documental son tan importantes, ya que estás le

van a indicar a las diferentes secciones o dependencias cual va a ser el

1
Información sustraída de la página del Archivo General de la Nación
ciclo vital de su documentación en cualquiera de los soportes que los
maneje, evitando mediante la aplicación de las mismas que se acumule
documentación que no se necesite o se guarde en sitios donde no debe
ser guardada.

Si una entidad no elabora correctamente las TRD, es posible que pierda

documentos o tenga información acumulada que no le sirve para su
correcto funcionamiento, toda vez que estas permiten e informan donde
y el tiempo que debe cumplir la documentación durante las tres (3)
fases de los archivos (Gestión, Central e Histórico).

Es importante que las personas que cumplan funciones archivísticas

dentro de una entidad, tengan vocación del tema de archivo, así como
estudios de las ciencias de esta materia, porque si no cuentan con estas
cualidades, no van a poder elaborar correctamente las TRD y no se
cumplirán correctamente los protocolos establecidos para el
funcionamiento de sus archivos.

Para la elaboración y aprobación de las Tablas de Retención

Documental, es de vital importancia que las entidades estén
debidamente alineadas con el Archivo General de la Nación, ante
cualquier duda que tengan, deben acudirá ante este organismo para que
les de las explicaciones correspondientes y las actuaciones que deben
seguir.