Manual Organización de

archivos
Ley 594 de 2000
 INTRODUCCION

La Ley 6/1990, de 11 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Región de

Murcia, en su artículo 1.3 define los archivos como “los conjuntos
Orgánicos de documentos o la agrupación de varios de ellos reunidos por cualesquiera
instituciones y entidades públicas y personas físicas o jurídicas en el ejercicio de sus
actividades, al servicio de su utilización para la gestión administrativa, la investigación, la
cultura y la información”.
Como también señala la Ley, en su artículo 1.1 el patrimonio documental de la Región de
Murcia es parte del patrimonio documental español, señalando en su artículo 2 a) que
forman parte de ese patrimonio los documentos de cualquier época producidos “por los
órganos institucionales propios de la Comunidad Autónoma, o por los órganos, servicios,
entidades autónomas y empresas públicas que dependan de ellos, o por las personas
jurídicas en que participen aquéllas, o por las personas físicas
Y jurídicas gestoras de esos servicios públicos”, y en su artículo 11, señala la
obligatoriedad por parte de la Administración, de conservar dicha documentación
debidamente organizada y a disposición de los ciudadanos.

El archivo de oficina, como parte integrante de la red de archivos de la Administración

Regional, es base y pieza clave para el buen funcionamiento del sistema, ya que del
correcto tratamiento dado a los documentos en la oficina dependerá la realización de una
gestión ágil y facilitará el buen desarrollo en las siguientes fases, hasta llegar como
documentos históricos al Archivo General.

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OBJETIVOS

1. General
Brindar a los funcionarios de la Universidad que tienen bajo su responsabilidad la
organización de los archivos y la preservación del patrimonio documental, un
instrumento orientador que apoye la organización y valoración de los archivos que
se han venido acumulando de manera desordenada en diferentes lugares de la
Institución a lo largo de su existencia con el fin de incorporarlos al sistema de
archivos institucional.

2. Específicos

A. Orientar a los funcionarios responsables del manejo de los archivos sobre los
aspectos que es necesario tener en cuenta para la organización y valoración de
los archivos acumulados.

B. Divulgar y presentar la metodología para la organización de los archivos

acumulados.

C. Constituirse como un instrumento de apoyo para el rescate e incorporación de

los documentos que permanecen acumulados y en riesgo de desaparecer al
Sistema de Archivos.

ALCANCE

Este instructivo está orientado a facilitar la organización de los Archivos de Gestión y

fondos acumulados de la ESE HUEM.
La guía está dirigida a las personas que por sus funciones, son las responsables del
desarrollo y aplicación de los procesos archivísticos en la Institución.

MARCO NORMATIVO

De acuerdo con lo señalado en el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, es

un deber de cada servidor público custodiar y cuidar la documentación e información
que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual
tenga acceso e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización
indebidos. Así mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artículo 35 de la
mencionada ley, está prohibido a los servidores públicos ocasionar daño o dar lugar a
pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su
poder por razón de sus funciones.
El artículo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades de la administración
pública y las empresas privadas que cumplen funciones públicas deberán elaborar
programas de gestión documental, en cuya aplicación atenderán los principios y
procesos archivísticos.
Ley 594 de 2000, artículo 15 establece que los servidores públicos, al desvincularse
de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo
debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca

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el Archivo General de la Nación, sin que ello implique la exoneración de responsabilidad a
que haya lugar en caso de irregularidades.
Ley 594 de 2000, Artículo 22 prevé que la gestión de documentos dentro del concepto de
archivo total, comprende procesos tales como: La producción o recepción, la distribución,
la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

Ley 594 de 2000, artículo 23, sobre formación de archivos dispone que teniendo en
cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: Archivos de Gestión,
Archivos Centrales y Archivos Históricos.

Ley 594 de 2000, artículo 26 señala que es obligación de las entidades de la

administración pública elaborar inventarios de los documentos que produzca en ejercicio
de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus
diferentes fases.

Acuerdo 038 de 2002, Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de

Archivos 594 de 2000. El servidor público será responsable de la adecuada conservación,
organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de
sus funciones.

Acuerdo 042 de 2002, Por el cual se establecen los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22,
23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.Establece los criterios que deben
seguirse para la organización de los archivos de gestión, en las entidades del Estado en
sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y las
entidades privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo 004 de 2013. Artículo 2º. Obligatoriedad de la organización de los archivos de

gestión. Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, deberán organizar sus
archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en
concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.

Artículo 3º. Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de

unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades
deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la
conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo
en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y
la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar
por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su
dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734
de 2002 para todo servidor público.

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 organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que
cumplen funciones públicas.
Acuerdo 004 de 2013. Artículo 2º. Obligatoriedad de la organización de los archivos
de gestión. Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, deberán organizar sus
archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en
concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva
entidad.
Artículo 3º. Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de
unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades
deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la
conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión,
teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los
documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el
responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del
archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en
el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público.

DEFINICIONES

Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso
de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los

distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente
pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.

Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua

utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

Clasificación: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías

o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de
organización

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de

las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio
utilizado.

Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es

decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el
origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Unidad productora
convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las
entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites
para las instituciones.

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 Depuración: Retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en
los archivos de gestión.

Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad

pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Documentos de Apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones,

manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el
cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser
generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series
documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y
deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las
necesidades de la dependencia.

Eliminación de documentos: Es la actividad realizada para aquellos documentos que

han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información
en otros soportes.

Expediente: El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo

asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites. Cada pieza, es
decir, cada tipo documental individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que está
inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el documento visto aisladamente.
El expediente comporta una noción funcional y probatoria, da fe y debe ser conservado en
su integridad.

Folio: Hoja.

Foliar: Acción de numerar hojas.

Foliación: Acto de numerar los folios sólo por su cara recta.

Folio Recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a ésta.

Folio Vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe número.

Formato Único de Inventario Documental: Instrumento que describe la relación
sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad), con el fin de
asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases.

Ordenación: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que

consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las
categorías o grupos definidos en la clasificación.

Organización: Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las
conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo.

Serie Documental: La serie documental está integrada por documentos resultados de la

repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas,
generalmente están formados por el mismo tipo documental (unidades documentales) que

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también responden a unos asuntos similares, generando como resultado una información
seriada.

Subserie Documental: Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de

una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los
tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.

Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.

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ACTIVIDADES A REALIZAR PARA ORGANIZAR SU ARCHIVO DE GESTIÓN

Para tener organizado nuestro archivo de Gestión debemos cumplir con la siguiente
fórmula:
Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción 1.

Clasificar y Ordenar Documentos de Archivo

Clasificar los documentos en: Documentos de Archivo Los Documentos de Archivo son
registros de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus
actividades o funciones, que tienen valor administrativo, fiscal, legal, científico,
económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación; estos documentos son
los que están listados en la Tabla de Retención Documental.

Ordenar los Documentos de Archivo en Series y Subseries

Documentales con base en la Tabla de Retención Documental de su Área u Unidad.

Identifique y ordene en carpetas (celuguías o cuatreo aletas) todos los tipos documentales
pertenecientes a cada una de las series y subseries relacionadas en la Tabla de
Retención Documental de su área o unidad, teniendo en cuenta su fecha de producción o
de trámite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo (Principio de
Orden Original) El primer documento que debe aparecer al abrir la carpeta, será el de
fecha más antigua, y el último el de fecha más reciente.

Si requiere perforar los documentos, tenga en cuenta que:

 Los documentos deben estar alineados en la parte superior, NO en el centro y perforar

a tamaño oficio.
 Antes de perforar los documentos verifique las hojas que contengan información en
forma horizontal (orientación horizontal de la hoja), estos se deben ubicar teniendo en
cuenta que el titulo o encabezado quede hacia el lomo del legajo (carpeta) debidamente
alineados.

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Alineación de documentos

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 Foliación

Foliar cada una de las tipologías (documentos) de las series y subseries documentales,
previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un
lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando
por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así
sucesivamente.
Para permitir ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es necesaria
para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de
préstamos y de consulta). De otra parte, la foliación es requisito ineludible para las
transferencias primarias (archivo de gestión al archivo central).

La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada por
dependencia y relacionada como serie o subserie documental en la respectiva Tabla de
Retención Documental, una vez sea implementada.

La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. La

ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden
original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción.
El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite, en
consecuencia corresponde a la fecha más antigua.

La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La depuración

consiste en el retiro de duplicados idénticos, ganchos de cosedora, clips, formatos en
blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina

Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso
de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación
se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series
documentales complejas (contratos, historias laborales, procesos disciplinarios, procesos
jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si
tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la
foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.
Cada carpeta deberá contener máximo 200 folios.

Pasos Para Realizar la Foliación

1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B.

2. No se debe foliar con lápiz de mina roja o de otros colores debido a que estos
colores no son capturados, en la mayoría de los casos por parte de las máquinas
reprográficas.
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos
diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de numeración en archivos,
este documento se refiere única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la
ordenación.

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.

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2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. En
documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el número
correspondiente en la cara recta del folio.
3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio
en el mismo sentido del texto del documento.
4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un
espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al
soporte papel.
6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
7. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio
consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados. En el área de notas del
instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características
del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se
consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia
mediante un testigo, de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto
es lo que se denomina referencia cruzada.
8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren
se numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o
de consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se
opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada. (No
aplica para temas relacionados con expedientes de investigaciones).

9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una

hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas
del instrumento de control o de consulta las características del documento foliado:
cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos.
10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de
mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas. En
el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las
características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se
consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a
ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas
del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja,
al igual que otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se
consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente
referencia cruzada.

11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben

colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el
material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de
control o de consulta del contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha
y otros datos que se consideren pertinentes.
12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos,
tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de

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fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano.
De todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de
consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.

13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se
dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de
una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de
conservación.

14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando
tachones.

15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o

proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).

16. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se
encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar
la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta.

17. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una
función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico,
protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por
contacto.

18. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales
–CD´s, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad
documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de
consulta. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia
cruzada

19. La ubicación física de los documentos se hará de tal manera que la fecha más antigua
de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha
más reciente se encontrará al final de la misma.
20. No se deben guardar duplicados y documentos en papel químico o de fax, cuando
éstos existan se recomienda sacar fotocopia, debido a que con el tiempo sufren deterioro.
21. Cuando se proceda a archivar documentos se debe tener especial cuidado de verificar
que efectivamente han cumplido su trámite y que corresponden a la serie bajo la cual se
están archivando.

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. PRINCIPIOS BÁSICOS DE SU ORGANIZACIÓN

- Cada unidad administrativa ha de mantener su archivo correctamente organizado. Para

ello debe tener:
• Un responsable del archivo, que se encargue de todas las tareas relacionadas con su
gestión.
• Un espacio adecuado, con el mobiliario necesario, para una correcta instalación y
conservación.
- El primer paso a seguir, en la organización del archivo de oficina, es el de separar los
documentos de apoyo informativo de aquellos otros que forman parte del trámite
administrativo.

Documentos de apoyo informativo

Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos definirlos
como el conjunto de documentos que han sido recogidos para servir de ayuda a la gestión
administrativa.

Pertenecen a este grupo:

- Textos legales
- Boletines oficiales
- Publicaciones
- Folletos
- Catálogos comerciales
- Circulares
- Dosieres informativos
- Revistas

Esta documentación no ha sido producida por la oficina y, en general, no es original,

conservándose sólo mientras resulta útil en la gestión. Nunca se transfiere al Archivo
Central.
Normas básicas de organización

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✓ Los documentos de apoyo informativo deben separarse de los documentos
administrativos.
✓ Los documentos de apoyo informativo se instalarán, preferentemente, en carpetas
colgantes ordenadas por materias, mientras que para los libros, revistas o catálogos, se
utilizan estanterías o revisteros.
✓ Una forma útil de organizar esta documentación es la creación de dosieres temáticos,
de forma que los documentos queden ordenados por asuntos.

Documentos administrativos

Los documentos administrativos son los producidos y/o recibidos por una unidad
administrativa en el ejercicio de una función y como desarrollo de una actividad.
Los documentos de archivo tienen carácter seriado. Se producen en el ejercicio de
diferentes actividades que se prolongan en el tiempo, dando lugar a las distintas series
documentales.
Dentro de los documentos administrativos se pueden establecer cuatro grandes grupos:

. Expedientes administrativos/Expedientes no reglados

El expediente administrativo está formado por un conjunto de documentos que formalizan

los actos administrativos encaminados a resolver un asunto; es, en definitiva, la
formalización de un procedimiento administrativo. Por ello, un expediente debe agrupar
todos los documentos generados en las distintas fases de un procedimiento, desde la
iniciación, de oficio o a instancia de parte, hasta la ejecución, incluyendo incluso la
documentación relativa a revisiones, suspensiones, revocaciones o recursos, que la
resolución del procedimiento pudiera generar.
Dentro de este grupo estarían, también, los expedientes no reglados, que son los que
materializan cualquier actividad de una oficina, en la que no se pretende la resolución
administrativa de un asunto. Responden a actividades que tienen como objeto el estudio
de un determinado asunto, a efectos de estadística, constancia e información.

Ejemplo:

- Expediente informativo sobre la situación de los centros de protección de menores en la

Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.
Normas básicas de organización

✓ Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su correspondiente

carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trámite del procedimiento administrativo, e
indicando en la portada los siguientes datos:

• Unidad administrativa
• N. º Referencia
• N. º de expediente
• Serie documental
• Título del expediente
• Fecha de inicio
• Fecha de resolución
• Observaciones

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Ejemplo:

- Archivo General de la Región de Murcia.

- 43430/2009 (SIGEPAL)
- 3/2009
- Expedientes de gastos
- Servicio de limpieza de los locales y dependencias de la Administración
Regional para el ejercicio 2009
- 07/01/2009
- 29/05/2009
- Contratación bianual

Es recomendable realizar un índice de los documentos que componen el expediente, en

el que se indicarán, como mínimo, los siguientes datos: número de orden del documento,
fecha del documento y asunto.
Es importante cumplimentarlo a la vez que se incorporan los documentos dentro de la
carpetilla.

Ejemplo: Expediente de subvención.

N.º ECHA ASUNTO
1 Informe sobre convocatoria de subvenciones
2 Memoria justificativa
3 Memoria económica
4 Propuesta de necesidad y oportunidad de convocatoria de subvenciones
5 Borrador de la orden de convocatoria
6 Documento contable A
7 Informe del Servicio Jurídico
8 Solicitudes y documentos anexos
9 Informe sobre solicitudes
10 Acta de la Comisión de Evaluación de Subvenciones
11 Resolución provisional
12 Propuesta de resolución definitiva de concesión
13 Orden de concesión
14 Notificaciones de resolución a los interesados
15Relación A de perceptores y cuantía para el pago de subvenciones
16 Propuesta de orden de pago
17 Orden de pago
18 Justificaciones

✓ Durante su tramitación, los expedientes se instalarán, preferentemente, en carpetas

colgantes o en cajas de cartón, siempre agrupados, por el tipo de expediente.
✓ Una vez concluidos, los expedientes se archivarán dentro de sus respectivas cajas
ordenados según el criterio de ordenación elegido: cronológico, numérico, alfabético, etc.
El año del expediente se considerará el de la fecha de iniciación, aunque su finalización
sea en otro.
✓ Siempre que por parte de la misma unidad administrativa se extraiga de su sitio algún
expediente o documento original, se dejará constancia de ello mediante un testigo (hoja
en papel), en el que se indicarán los datos del funcionario que lo extrajo (nombre y
apellidos), del documento (n.º ref. / n.º de expediente) y de la fecha en que lo tomó,
además de inscribirse en el Registro de control de salida de documentos que llevará la
persona encargada del archivo.

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Los datos básicos del Registro de control de salida de documentos son:

- Nombre y apellidos:
- Titulo del expediente:
- N.° de Ref. / N.° de expediente:
- Fecha de salida:
- Feche de devolución:
- Observaciones:

Nunca se archivarán los documentos del expediente en orden inverso al trámite

administrativo; es decir, del documento más reciente al más antiguo, y si así fuera para
comodidad del trámite, el expediente deberá ser ordenado correctamente para su
transferencia al Archivo
Central.
Nunca se mezclarán en una misma caja diferentes tipos de expedientes o series
documentales.
Se evitará el amontonamiento de documentos aislados que estén

Pendientes de introducir en el expediente que le corresponda, así como la disgregación y

dispersión de los expedientes por no haber sido guardados en su caja o carpeta
adecuada.
Se evitará, en lo posible, extraer documentos originales de los expedientes en trámite o
de los conclusos. En caso de ser preciso se utilizarán fotocopias compulsadas.

Correspondencia

La correspondencia materializa las relaciones que la unidad administrativa mantiene con

otros órganos o con personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ámbito de sus
actividades.
Dentro de la correspondencia se incluyen diferentes tipos documentales utilizados por la
Administración para comunicarse, como son: oficios, cartas, notas de régimen interior,
saludas, faxes, correos electrónicos.

Normas básicas de organización

✓ Se organiza uniendo cada respuesta al documento que la originó y agregando aquellos

a los que vaya dando lugar en una carpetilla individualizada.
✓ Si los escritos tratan o son parte del trámite de un expediente, se incorporarán al
mismo.
✓ La correspondencia se ordenará cronológicamente por anualidades y, dentro de cada
año, se podrá agrupar por: organismos, lugares,
etc.
✓ En caso de que la correspondencia sirva como elemento enlace de otros tipos
documentales (facturas, informes...), se archivará en función de la información adjunta y
no en correspondencia.
Nunca se archivará por tipos documentales (notas interiores, cartas, oficios, etc.), ni se
separará la correspondencia de entrada de la de salida.

16
. Registros

Los registros son instrumentos de control y garantía externa e interna de actuaciones

administrativas, en los que se extractan actos de diferente naturaleza, como son
padrones, inventarios, entradas y salidas de documentos, etc.
El registro confiere valor jurídico a la información que contiene, aunque no se conserve el
documento.
Normas básicas de organización
✓ Independientemente de su formato, sea electrónico o no, deben ser conservados
adecuadamente.

. Documentos simples

A diferencia de los expedientes, las unidades documentales simples son las formadas por
un solo documento y materializan actuaciones únicas en la Administración. Dentro de este
grupo estarían, por ejemplo, las actas, las nóminas, las certificaciones, etc.

Normas básicas de organización

✓ Los documentos simples se archivarán atendiendo al tipo documental.

Por ejemplo, los informes emitidos por un servicio siempre que no formen parte de un
expediente se archivarán juntos.

SERIE DOCUMENTAL
3. SERIE DOCUMENTAL
Constituye el segundo nivel de agrupación de los documentos en los archivos de oficina.
Es el conjunto de documentos producidos por una unidad administrativa en el desempeño
de una función, como desarrollo de una misma actividad administrativa y regulada por una
norma jurídica o de procedimiento. Por tanto, los diferentes tipos de expedientes y de
documentos simples constituirían las distintas series documentales.

Ejemplo:
U
Unidad Función Tipo de Serie
Administrativa Documento
Servicio Personal + Agrupar todos los + Expediente del = Expedientes de
documentos personal. personal.
relacionados con la
vida laboral de cada
empleado.
Servicio Jurídico + Realizar informes de + Informe = Informes Jurídico.
carácter jurídico.

17
Una vez agrupadas las series documentales, es necesaria su ordenación, eligiendo el
criterio más adecuado para la localización y recuperación de los documentos en sus
correspondientes cajas.
Los principales tipos de ordenación son los siguientes:

- Alfabética1, tomando el nombre de la persona, entidad, lugar o asunto más significativo

como referencia. Se utiliza para expedientes que se forman según una individualización
por persona o entidad.
También para documentación que no sigue ningún procedimiento administrativo y el
elemento de unión puede concretarse en una materia.

- Cronológica, es la que se basa en la fecha de los documentos. Se utiliza para

documentación que tiene un tratamiento anual o mensual.
Por ejemplo: nóminas, actas de inspección, etc.

- Numérica, la que ordena por una secuencia de números. Esta numeración puede ser
significativa o no. En el primer caso, estaríamos ante una numeración de expedientes del
tipo 1/87, en el que indica el expediente número uno del año 1987. El otro tipo sería el que
se utiliza, por ejemplo, en documentos generados por programas informáticos, en el que
el propio programa asigna un número consecutivo a cada expediente.

- Mixta, es la combinación de alguno de los anteriores tipos.

1 Ver Anexo I: Recomendaciones para la ordenación alfabética.

LAS TRANSFERENCIA.
4. TRANSFERENCIAS
La transferencia es el procedimiento habitual y normalizado de ingreso de fondos en los
archivos del Sistema Archivístico, el cual se realiza mediante el traslado de las fracciones
de series documentales una vez que han cumplido el plazo de permanencia fijado en el
estudio de valoración.
Con la transferencia se delega la responsabilidad jurídica de lo que se entrega, por lo que
es necesario cumplimentar una “Hoja de remisión de fondos” o “Relación de entrega” que
es el instrumento jurídico en el que se relaciona la documentación transferida y se
traspasa la responsabilidad sobre su custodia, así mismo sirve de control y garantía de la
transferencia.

HISTÓRICO

Normas de transferencia desde el archivo de oficina al Archivo Central o al Archivo

Intermedio

El primer paso, antes de preparar la transferencia – cuyo objetivo es evitar la

aglomeración de documentos en las oficinas, descargándolas de aquellos que no son de
uso frecuente, logrando que reciban el tratamiento adecuado en el archivo
correspondiente−, es contactar con el responsable del Archivo Central o del Archivo
Intermedio, en el caso de que la Consejería no disponga de Archivo Central, que dará las
pautas para la formalización. En las consejerías, organismos autónomos o empresas
públicas donde existan archivos centrales, las transferencias desde las oficinas deberán
realizarse a los mismos, sirviendo estas normas como marco de referencia.

18
Previamente a la transferencia se habrán eliminado en las oficinas:
- Las copias y duplicados innecesarios, siempre que se conserven los originales.
- Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un
documento definitivo.
- Cualquier otro elemento que haya sido útil durante la gestión pero que no forme parte
del expediente (notas, post-it, etc.).
- La documentación de apoyo informativo (folletos, textos normativos, boletines oficiales,
etc.).
- Los archivadores de anillas, las carpetillas colgantes, A/Z, camisas de plástico, las cajas
en mal estado, las gomas, clasificadores de plástico, grapas y clips metálicos que puedan
oxidarse o afectar a la conservación de los documentos (si existe peligro de dispersión de
los mismos, se pueden recoger con clips de plástico, en carpetas
de cartón con cierres, en carpetas de cartón rígidas o en legajos de tapas de cartón con
cinta de algodón).
Desde el Archivo General se facilitarán las cajas archivadoras necesarias para realizar la
transferencia así como una copia de la base de datos que se ha de cumplimentar y que se
enviará previamente a la remisión de las cajas.
Los criterios para determinar qué documentación se transfiere son los siguientes:
- Sólo se puede remitir documentación cuya tramitación haya concluido completamente,
haya causado todos sus efectos administrativos y sea de consulta poco frecuente.
- Se remitirá primero la documentación de más antigüedad y progresivamente la más
reciente.
- Junto a la documentación que se transfiere se enviará cualquier instrumento de
descripción de la misma (bases de datos, índices, etc.) que pueda existir en la oficina.
La documentación deberá estar debidamente organizada según su trámite específico,
siendo el primer documento el que inicia el procedimiento
Y el último la resolución o el documento que finaliza el trámite.
Cada expediente se colocará dentro de una carpetilla o una carpeta en la que se indicará
en su parte exterior la unidad productora, el número de expediente, la fecha y el título del
mismo, así como cualquier información que se considere relevante. Se agruparán los
documentos por tipo de expediente y se ordenarán según el criterio más adecuado:
alfabético, cronológico o numérico. Posteriormente, los expedientes se introducirán en las
cajas proporcionadas por el Archivo General siguiendo el criterio de ordenación elegido,
con el lomo de las carpetas hacia abajo y procurando que no queden ni muy llenas ni muy
vacías.
Las cajas se numerarán en el frontal de las mismas, por el orden de llenado desde el 1
en adelante.
Los materiales en soporte informático irán acompañados de un informe sobre las
características de los programas, datos que contienen y requisitos técnicos para su
funcionamiento.
El procedimiento de transferencia se llevará a cabo a través de una aplicación
proporcionada por el Archivo General de la Región de Murcia.
En cada caja sólo habrá expedientes de un solo tipo (serie documental). Sólo
excepcionalmente, siempre de acuerdo con el Archivo, se podrán introducir distintos tipos
de expedientes en una misma caja.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

5. PRÉSTAMOS ADMINISTRATIVOS
El préstamo es la acción que implica la salida temporal de documentos de un archivo con
fines administrativos o de difusión cultural3.

19
La documentación transferida al Archivo siempre estará a disposición de los organismos
productores. Además de la oficina productora también podrán solicitar un préstamo de
documentos:

- Otro organismo debidamente autorizado por la oficina productora.

- Los tribunales de justicia
El préstamo se realizará por medio de la Solicitud de préstamo de documentos
(Anexo II).
3 Diccionario de terminología archivística. Madrid: Ministerio de Cultura, Subdirección
General de los Archivos Estatales, 1995, p. 47.
6. INSTALACIÓN Y CONSERVACIÓN
Para elegir correctamente el tipo de instalación de la documentación en la oficina hay que
tener en cuenta:
- La naturaleza y características de la documentación
- La frecuencia de consulta
- El volumen y espacio disponibles
Recomendaciones para la conservación de los documentos
Sistemas de instalación:
- Sistema de carpetas colgantes o bandejas clasificadoras apilables: es recomendable
para la documentación en trámite y de uso frecuente.
- Sistema vertical: una vez finalizado el trámite administrativo o cuando el volumen sea
considerable, se instalarán en cajas de archivo, aconsejándose el tamaño folio prolongado
(390 x 275 x 115 mm.).
- Sistema horizontal: es recomendable para documentos de formatos especiales, como
planos, carteles, etc.
Utilizar los siguientes materiales:
- Materiales de papelería de pH neutro, que no transmitan acidez al papel (carpetillas,
cajas de cartón, etc.).
- Grapas inoxidables.
- Clips enfundados.
- Cintas de algodón para atar, en vez de gomas, especialmente cuando se preparen las
transferencias.
- Materiales plásticos inalterables (mylar o acetato).

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Dependiendo del soporte:

- Documentos gráficos: mapas, planos, dibujos: fundas abiertas.
- Fotografías: sobres, cajas y álbumes neutros.
- Disquetes, CD-Rom y DVD: disqueteras.
Medidas de control ambiental:
- Contra la luz: no situar los documentos junto a las ventanas ni cercanos a los
fluorescentes. La luz no debe incidir directamente sobre el papel.
- Contra la humedad: no archivar documentos en zonas cercanas a tuberías o donde
existan humedades.
- Contra el polvo: utilizar los contenedores de documentos (camisas, carpetillas, etc.) para
protegerlos.
- Contra el calor: evitar la exposición a fuentes de calor, como aparatos de calefacción,
zonas de incidencia de sol.

7. GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS 4

20
ACCESO:

Derecho de los ciudadanos a la consulta del Patrimonio Documental, de acuerdo con la

normativa vigente.

ARCHIVO:

La Ley del Patrimonio Histórico Español (art.59.1) define los archivos como los conjuntos
orgánicos de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas
jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su
utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.
Asimismo, se entienden por archivos las instituciones culturales donde se reúnen,
conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos
conjuntos orgánicos.

ARCHIVO CENTRAL:

Es el encargado de recibir la documentación que le transfieren los distintos archivos de

oficina, una vez finalizado el trámite de la documentación
y su consulta no es constante.

ARCHIVO DE OFICINA:

Es el que reúne la documentación en trámite y/o sometida a continua utilización y consulta

administrativa. También se denomina archivo de gestión.
La mayor parte de las definiciones están tomadas del Diccionario de terminología
archivística, 2.ª edición Madrid: Subdirección General de los Archivos Estatales, 1995.

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ARCHIVO GENERAL DE COMUNIDAD AUTÓNOMA:

Vienen regulados en su respectiva legislación autonómica. En el caso de Murcia aparece,

por primera vez, en el Decreto 62/1996, de 2 de agosto, por el que se establece la
estructura orgánica de la Consejería de Cultura y Educación, con la denominación de
Archivo General de la Región de Murcia.

ARCHIVO INTERMEDIO:

Es el que reúne la documentación enviada por los Archivos Centrales.

Dicha documentación, después de haber sido valorada, será eliminada o transferida, en
caso de tener valor histórico, al archivo que ejerza las funciones de archivo histórico. En el
caso de la Región de Murcia, la documentación se transfiere al Archivo General de la
Región de Murcia.

CONSERVACIÓN:

Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la

preservación o prevención de posibles alteraciones físicas de documentos, y, por otra, la
restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.

21
DOCUMENTO:

La Ley del Patrimonio Histórico Español (art. 49.1) lo define como “toda expresión en
lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen,
recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se
excluyen los ejemplares no originales de ediciones”.

ELIMINACIÓN:

Destrucción física de unidades o series documentales que hayan perdido su valor

administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de derechos y que no hayan
desarrollado ni se prevea desarrollar valores históricos. Esta destrucción se debe realizar
por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los documentos.

EXPEDIENTE:

Son un conjunto de documentos que formalizan los actos administrativos encaminados a

resolver un asunto, es, en definitiva, la formalización de un procedimiento administrativo.
Por ello, un expediente debe agrupar todos los documentos generados en las distintas
fases de un procedimiento desde la iniciación, de oficio o a instancia de parte, hasta la
ejecución, incluyendo la documentación relativa a revisiones, suspensiones, revocaciones
o recursos, que la resolución del procedimiento pudiera generar.

EXPURGO:

Véase Eliminación

FRACCIÓN DE SERIE:

Cada una de las divisiones cronológicas de una serie, que resultan del establecimiento de
plazos concretos de transferencia y eliminación y que constituyen, por tanto, la base de
operaciones de transferencia y selección.

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IDENTIFICACIÓN:

Fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las

categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.

INSTRUMENTO DE CONTROL:

Es aquel que se elabora en las fases de identificación y valoración.

Por lo tanto, son instrumentos de control los siguientes: ficheros de organismos,
repertorios de series, cuadros de clasificación, registros topográficos, registro gráfico de
depósitos; y en la fase de valoración: relaciones, calendarios de conservación, registros
generales de entrada y salida, relaciones y actas de eliminación, informes/propuestas de
eliminación, relaciones de testigos resultantes de muestreos, etc.

INSTRUMENTO DE INFORMACIÓN:

22
Cualquier instrumento que posea la unidad administrativa y que sirva
Para la recuperación de la información contenida en las series documentales generadas
por la oficina. Son, esencialmente, los índices, tanto manuales como electrónicos (bases
de datos con campos índices).

ORDENACIÓN:

Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en

establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las series
naturales cronológicas y/o alfabéticas.

ORGANIZACIÓN:

Adaptación material o física de un fondo a la estructura que le corresponde, una vez

realizado el proceso intelectual de identificación. Incluye las fases de clasificación y
ordenación.

PATRIMONIO DOCUMENTAL:

Según la Ley de Patrimonio Histórico Español (art. 49, apartados 2,

3 y 4) constituyen el Patrimonio Documental la totalidad de documentos de cualquier
época generados, conservados, o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier
organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital
participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las privadas, físicas
o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos
servicios.
También los documentos con una antigüedad superior a los cuarenta años, generados,
conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y
asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y
asociaciones culturales y educativas de carácter privado. Por último, integran el
Patrimonio Documental los documentos con una antigüedad superior a cien años,
generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o
personas físicas.

PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS:

Acción que implica la salida temporal de documentos de un archivo con fines

administrativos o de difusión cultural.

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REGISTRO:

1.- Acción administrativa y jurídica de control de la expedición, salida, entrada y

circulación de los documentos.
2.- Instrumento resultante de una acción administrativa en el que se materializa el efecto
de registrar, normalmente en forma de volumen, y que contiene la inscripción,

23
generalmente numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de
suficiente interés como para ser exacta y formalmente asentadas.
Estas informaciones pueden proceder directamente de actos administrativos (por ejemplo,
el Registro Civil), o de actos administrativos reflejados ya en otros documentos a los que
jurídicamente el registro puede sustituir.
3.- Oficina en la que se realiza generalmente la acción administrativa de registrar y que se
designa con el mismo nombre.

RELACIÓN DE ENTREGA:

Lista de las fracciones cronológicas de las series documentales que se transfieren y que
acompaña a éstas en los traslados reglamentarios.

SELECCIÓN:

Operación intelectual y material de localización de las fracciones de serie que han de ser
eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de
valoración.

SERIE DOCUMENTAL:

Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma

actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o procedimiento.

SISTEMA ARCHIVÍSTICO:

Conjunto de normas e instituciones que participan en la dirección, seguimiento,

coordinación e inspección de los programas para la conservación, tratamiento y difusión
del Patrimonio Documental. Componen el sistema archivístico los archivos, los servicios
archivísticos, la Administración de archivos, la legislación archivística y el personal.

TIPO DOCUMENTAL:

Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia

concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo
y soporte son homogéneos.

TRANSFERENCIA:

Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las

fracciones de serie documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de
permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las
etapas del ciclo vital de los documentos.

UNIDAD DOCUMENTAL:

Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo
documento o por varios que formen un expediente.

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24
VALORACIÓN:

Fase de tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores

primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia,
acceso, y conservación o eliminación total o parcial.

8. ANEXOS
Anexo I:

RECOMENDACIONES PARA LA ORDENACIÓN ALFABÉTICA

Nombres de personas

1. La alfabetización se hace palabra por palabra y dentro de ella letra por letra.
Abad, Vicente
Abad Rico, José
Acosta Torres, Francisco

2. Las consonantes dobles “ch”, “ll” y “rr” no se consideran letras diferentes, sino como
dos letras; es decir, la “ch” se ordena en la
“c”, la “ll” en la “l”.

3. La ordenación alfabética de nombres de persona se realiza por los apellidos, seguido

del nombre de la persona separado por coma.

Apellido1 Apellido2, Nombre

4. Se posponen las preposiciones que preceden a los apellidos, vayan solas,
acompañadas del artículo o sean contracción de preposición y artículo.

Higuera, Manuel de la
Salas, Javier de
Río, Ángel del

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5. Se anteponen los artículos sin preposición que preceden al apellido, ya vaya solo, o
unido a éste, bien sea directamente o mediante guión.
Las Torres, Ricardo
Lafuente, María
Nombres de entidades
Se entiende por entidad, cualquier organización, ya sea pública o privada, como son:

a) Organismos de la Administración Pública (Ministerios, Consejerías,

Organismos Autónomos, Empresas Públicas, Ayuntamientos,
etc.)
b) Organismos judiciales con jurisdicción nacional o inferior.
c) Organismos legislativos de carácter nacional o inferior.

25
d) Entidades de la Iglesia Católica de ámbito jurisdiccional de diócesis y archidiócesis.
e) Organizaciones de carácter privado, como asociaciones, empresas,
etc.
1. Para la elección del nombre de una entidad se utilizará, como regla general, el nombre
por el cual es comúnmente identificada.
Ayuntamiento de Murcia
Consejería de Presidencia
Tribunal Supremo de la Región de Murcia
2. La alfabetización se hace palabra por palabra y dentro de ella letra por letra.

3. Las abreviaturas, siglas y acrónimos se desarrollarán siempre, a no ser que la entidad

sea más conocida por la abreviatura, sigla o acrónimo.
Si se utiliza este último caso, alfabetiza tal y como está escrita, independiente que utilice
cualquier puntuación.
Instituto Nacional de la Seguridad Social
Issorm

4. En caso de entidades dependientes, se consignará primero la entidad principal, seguida

de sus unidades dependientes, separada cada una de ellas por punto.
Consejería de Educación y Cultura. Dirección General de Cultura.
Archivo General de la Región de Murcia
Consejería de Hacienda. Dirección General de Tributos.

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Anexo II
SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS N.º de registro: __ /____
Fecha: __/__/____
DATOS DEL PETICIONARIO
Consejería:
Secretaría / Dirección General / Org. Autónomo:
Unidad administrativa:
PETICIONARIO:
DATOS DE LA DOCUMENTACIÓN
SERIE:
EXPEDIENTE:
FECHA:
SIGNATURA ORIGINARIA: N.º CAJA:
OBSERVACIONES:
Entregado
EL DIRECTOR DEL ARCHIVO
Fdo.
Recibido
EL PETICIONARIO
Fdo.
=================================================
=========================
Fecha de devolución: ______________
Recibido

26
EL DIRECTOR DEL ARCHIVO
Fdo.
Entregado
EL PETICIONARIO
Fdo.
9. BIBLIOGRAFÍA
ACTAS de las Primeras Jornadas sobre metodología para la identificación
y valoración de fondos documentales de las administraciones públicas
(Madrid, 20, 21 y 22 de marzo de 1991). Madrid: Dirección de los
Archivos Estatales, 1992.

ARCHIVO de oficina. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte,

Subdirección General de Información y Publicaciones, Ministerio de
Administraciones Públicas, 2003.
BONAL ZAZO, J.L; GENERELO LANASPA, J.J; TRAVESÍ DE DIEGO, C.
Manual de descripción multinivel: propuesta de adaptación de las normas internacionales
de descripción archivística. [Valladolid]: Junta de Castilla y León, Consejería de Educación
y Cultura, 2000.
COMISSIÓ NACIONAL D’AVALUCIÓ I TRIA DE DOCUMENTACIÓ. Normes y
procedimientos de valoración documental per a arxius públics:
taules d’avaluació documental codis 1 a 154. Barcelona: Generalitat de Catalunya,
Departamento de Cultura, 1997. (Normativa Archivística;
4)
COMISSIÓ NACIONAL D’AVALUCIÓ I TRIA DE DOCUMENTACIÓ. Taules
D’avaluació documental codis 223-310. Instruccions per a l’elaboració de propostes
d’avalució documental. Resultats enquest d’opinió sobre
Evaluació documental. Barcelona: Generalitat de Catalunya, Departament de Cultura,
2000.
CONDE VILLAVERDE, M.ª L. Manual de tratamiento de archivos administrativos.
Madrid: Dirección de Archivos Estatales, 1992. (Normas técnicas de la Dirección de
Archivos Estatales; 2)

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

CRUZ MUNDET, J.R. Archivos municipales de Euskadi: manual de organización.

Vitoria: Instituto Vasco de Administración Pública, D.L. 1992.
CRUZ MUNDET, J.R. Manual de archivística. Madrid: Fundación Germán
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CRUZ MUNDET, J.R. y MIKELARENA PEÑA,F. Información y documentación
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CUEVAS SÁNCHEZ, M. “Proyecto de gestión documental de archivos andaluces
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(Murcia, 1996). Murcia: ANABAD-Murcia, 1997, pp. 229-234.
DICCIONARIO de terminología archivística, 2.ª edición Madrid: Subdirección
General de Archivos Estatales, 1995. (Normas técnicas de la
Subdirección General de los Archivos Estatales; 1)
DUPLÁ DEL MORAL, A. Manual de archivos de oficina para gestores: Comunidad de
Madrid. Madrid: Consejería de Educación y Cultura, Ediciones
Jurídicas Marcial Pons, 1997.
ENTRADA y salida de documentos en los archivos. Madrid: Subdirección

27
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General de los Archivos Estatales; 2)
FERNÁNDEZ GIL, P. Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas
municipales. [s.l.]: CEMCI, D.L. 1997. (Análisis y comentarios;
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HEREDIA HERRERA, A. Archivística general: teoría y práctica. Sevilla: Diputación
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HEREDIA HERRERA, A. “El sistema Andaluz de Archivos: elementos y estructura.
La identificación y la valoración, primeras funciones de la gestión documental”. En Actas
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1997, pp. 39-57.
MANUAL de archivo de oficina. [Valladolid]: Junta de Castilla y León,
2006.
MESA DE TRABAJO DE ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN LOCAL.
Propuesta de identificación y valoración para la selección de documentos
en los archivos de la administración local. Logroño: Ayuntamiento,
2001.
MOLINA NORTES, J. y LEYVA PALMA, V. Técnicas de archivo y tratamiento
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Castilla-La Mancha, 1996. (Textos ANABAD Castilla-La Mancha; 2)
NORMAS para el tratamiento de la documentación administrativa sobre
la documentación de los Gobiernos Civiles. Madrid: Subdirección
General de los Archivos Estatales, 1997.
NÚÑEZ FERNÁNDEZ, E. Organización y gestión de archivos. Gijón: Ediciones
Trea, 1999. (Biblioteconomía y Administración Cultural; 28)
SANCHÍS MORENO, F.J. Los archivos de oficina: una síntesis para su gestión.
Valencia: Tirant lo Blanch, 1999.
TORREBLANCA LÓPEZ, A y CONDE VILLAVERDE, M.ª L. Sistemas de eliminación
de documentos administrativos. Murcia: Comunidad Autónoma
de la Región de Murcia, Consejería de Educación y Cultura,
Dirección General de Cultura, D.L. 2003. (Archivo General de la Región
de Murcia. Cuadernos de Estudios Técnicos; 3)

28