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ESTUDIANTE: DALLANA JULIETH DE ARMAS BERMUDEZ

CODIGO: 13291039
CONSULTORIO: IV

TALLER
Semana 2

¡Lee con mucha atención y te aseguro que aprenderás mucho sobre el tema!

Posterior a la lectura de la Ley 594 del 2000, que regula la Ley de Archivo, deberán contestar las
preguntas que están a continuación, en aras de mejorar el funcionamiento de los documentos y
expedientes en el Consultorio Jurídico de la Universidad de Santander – Valledupar.

1. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?

Rta/ El Sistema Nacional de Archivos son instituciones que tiene el carácter de ser
archivísticas, de la cual promueve el desarrollo de la información en todo el
territorio Colombiano, para así, salvaguardar el patrimonio documental y controlar
el acceso de los ciudadanos a las informaciones o respectivos documentos

2. ¿Quiénes integran el Sistema Nacional de Archivos?

Rta/
a) El archivo General de la Nación
b) Los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la
organización administrativa, territorial y por servicios

3. ¿Que busca el Sistema Nacional de Archivos?

Rta/ El Sistema Nacional de Archivos tiene la finalidad de difundir, adoptar las
estrategias o metodologías que determine el Archivo General de la Nación para
promover la modernización y el desarrollo de los archivos en el país colombiano; y
también busca que el tema de la estructura y funcionamiento de los archivos del
país se estén desarrollando adecuadamente y poder preservar la información y
documentación del territorio
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4. ¿Quién coordina el Sistema Nacional de Archivos?

Rta/ La coordinación del Sistema Nacional de Archivo le corresponde al Archivo

General de la Nación de conformidad con lo dispuesto en la Ley y sus normas
reglamentarias.

5. ¿Cómo se clasifican los archivos desde el punto de vista de sus jurisdicciones y

competencia?
Rta/ Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se
clasifican en:
a) Archivo General de la Nación, esta tendrá las funciones señaladas en la Ley
80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la Ley 594 de
2000
b) Archivo General del Departamento
c) Archivo General del Municipio
d) Archivo General del Distrito
6. ¿Cuál es el objetivo de la Ley 594 del 2000?
Rta/ El objetivo de la Ley 594 de 2000 es regular la Ley General de Archivos en
establecer las reglas y los principios generales de la función archivística del Estado,
implementando disposiciones en las diferentes niveles de la administración pública,
a las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos
que son regulados en esta Ley

7. ¿Cuáles son los principios de la Ley General de Archivos?

Rta/ Los principios son los siguientes:
a) Los fines de los archivos
El objetivo de los archivos es que la información se recupere ya sea para el uso del
servicio de los ciudadanos y como fuente de historia, además esta Ley ayuda que se
pueda disponer de manera organizada los archivos.
b) Importancia de los archivos
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es de gran importancia ya que esto ayuda a que se puedan tomar decisiones basándose
de antecedentes, y por otra parte esto a lo largo de los años forma un patrimonio
cultural y una identidad nacional.
c) Institucionalidad e instrumentalidad
Los archivos al constituirse una herramienta indispensable para los ciudadanos se
constitucionalizan en el aspecto de tomar decisiones administrativas tanto económicas,
política y cultural del Estado y la administración de justicia
d) Responsabilidad
La organización está encaminada a los servidores públicos quien están encargados de
lograr su conservación, uso y manejo de los documentos y los particulares son
responsables por el uso que les da.
e) Dirección y coordinación de la función archivística
La entidad del Estado que esta encargada de orientar y coordinar la función archivística
para salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural
de la Nación es el Archivo General de la Nación
f) Administración y acceso
El Estado esta obligado en administrar los archivos publico y facilitar el acceso a los
ciudadanos como derecho, salvo las excepciones que la Ley establezca
g) Racionalidad
Es importante ya que con este principio se tiene en cuenta el contenido de los archivos,
es decir, la información que esta contiene, y actúa bajo la racionalidad de la
administración publica y como agentes dinamizadores de la acción estatal
h) Modernización
El Estado está encargada de optar por mecanismos actualizados y modernos para
implementar el fortalecimiento de la infraestructura y la organización del sistema de
información
i) Función de los archivos
Cumple la función probatoria, garantizadora y perpetuadora
j) Manejo y aprovechamiento de los archivos
El manejo y el aprovechamiento de los archivos es importante en la naturaleza de la
administración publica y a los fines del Estado y de la sociedad
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k) Interpretación
Lo que están establecidas en la Ley son interpretaciones que están conforme a la
Constitución Política y los tratados o convenio internaciones

8. ¿Qué es un soporte documental?

Rta/ Ante que todo sabemos que el archivo es aquel grupo o conjuntos de documentos
que las respectivas personas o instituciones acumulan al pasar de los años, es por eso
que se necesitan de unos materiales adecuados para que dichas informaciones o
documentos puedan ser archivados, y es aquí donde el soporte documental ocupa un
papel importante. El soporte documental es aquel medio donde por medio de esta se
puede contener informaciones, empleando diferentes materiales para llevar a cabo el
archivo de la información, se puede utilizar materiales como archivos en papel,
audiovisual, fotográficos, fílmicos, informativos, orales y sonoros, con base al artículo
3.

La Ley 594 de 2000 también hace mención en su articulo 19 que a las entidades del
estado le faculta para utilizar medios tecnológicos avanzados o los diferentes soportes
documentales siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos; a) que tengan
una organización archivística de los documentos, y b) que realicen estudios técnicos
teniendo en cuentas los aspectos del artículo.

9. ¿Cuál es la forma adecuada de legajar un documento en sus diferentes tamaños de papel?

Rta/ Para lograr una ordenación adecuadamente se deben legajar los documentos
boca abajo, es decir, con la cara frontal hacia abajo, pues Los documentos van
ingresando a medida que se producen o reciben, en el orden establecido por el
trámite, hasta el último folio. En los documentos puede ocurrir dos situaciones al
momento de legajar y que:
a) Cuando en la carpeta haya varios papeles de tamaño carta y oficio, todas las
hojas sin excepción alguna, se deberá legajar los papeles en tamaño oficio.
b) Si la carpeta tiene documentos en tamaño carta, se deberá legajar en tamaño
carta
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10. ¿Cuál es la manera adecuada de foliar un documento?

Rta/
I. Se debe enumerar de manera consecutiva, sin omitir ni repetir números.
II. No se debe foliar utilizando números con el suplemento de (A, B, C o bis).
III. Se debe escribir el numero en la esquina superior derecha de la cara recta del folio
en el mismo sentido del texto del documento.
IV. Se debe escribir el numero de manera legible y sin enmendaduras sobre cada
espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
V. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al
soporte papel.
VI. No se debe foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
VII. Los planos, mapas dibujos, etc., que se encuentren tendrán el numero de folio
consecutivos que les corresponde, aun cuando estén plegados. En el área de notas
del instrumento de control de consulta se debe dejar constancia de las
características del documento foliado: tamaño, colores, titulo, asunto, fechas y otros
datos que se consideren pertinentes, si se opta por separar este material se dejará
constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la
procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de referencia.
VIII. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se
enumeraran como un solo folio. En el área de notas de instrumentos de control o de
consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se
opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.
IX. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blenda, tipo HB o B
otra alternativa es el uso de bolígrafo o esfero de tinta negra insoluble.
X. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la
mayoría de los casos, por las maquinas reprográficas.
XI. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeños adheridos a una
hoja, a ésta se le escribirá su respectivo numero de folio, dejando en el área de notas
de instrumento de control o de consulta las características del documento foliado.
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XII. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de
niña negra y blandas tipo Hb o B, correspondiendo un numero para cada una de
ellas.
XIII. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben
colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de
almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del
instrumento de control p de consulta el contenido del sobre; cantidad, tamaño,
color, titulo, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.
XIV. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos,
tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o
paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control son necesidad
de refoliar a mano. De todos modos, debe registrarse en el área de notas del
instrumento de control o de consulta, la cantidad de folio o paginas que contiene.
XV. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se
dejara esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya mas
de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad
de conservación.
XVI. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando
tachones.
XVII. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o
proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización)
XVIII. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en
Archivos históricos, cuyos folios estén sueltos y en blancos, se retirarán, si, por el
contrario, se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse u se dejara la
anotación respectiva en el área de notas de instrumento de control o de consulta que
tienen esta condición.
XIX. No se debe enumerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se
encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero si
dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta.
XX. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando estos estén
cumpliendo una función de conservación como; aislamiento de manifestación de
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deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para

evitar migración de tintas por contacto,
XXI. No se debe foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos
digitales CD´s, disquetes, videos, etc.,) pero si dejar constancia de su existencia y
de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de
control o de consulta, si se opta por separar ente material se hará el correspondiente
cruce de referencia.