ENSAYO – APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las instituciones tanto públicas como privadas constituidas en Colombia cuentan con una serie

de normas que buscan la relegación, almacenamiento y organización de los documentos. En el

año 2000 entra en vigencia la Ley 594, por lo cual se dicta la Ley general de archivo, la cual

tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística

del Estado y entidades privadas que cumplen funciones públicas.

Con el paso de los años, son cada vez más los cambios que se pueden observar en la Gestión

Documental, el proceso de archivo, sistematización y divulgación, si nos remontamos a la

historia del que proviene del archivo o la normativa que rige a este en Colombia, si se hace un

paralelo entre su manejo antes y después de la ley 594 del 2000 se divisa una gran brecha de

mejoría y de importantes cambios.

Antes de la ley promulgada en el año 2000 los archivos eran manejados por su asunto y

generalmente sus nombres eran alfabéticos, y cabe resaltar que en la manera que era archivados

no permitían la durabilidad de los mismos, lo cual, el deterioro era inminente perdiéndose

información relevante para distintos procesos en las diferentes instituciones de ordenamiento

público, por más que se quisiera tener archivos sistematizados y organizados era imposible tener

la información de manera inmediata o eficiente al momento de ser necesaria.

Con la implementación de la Ley 594 del 2000 se evidencian grandes avances en todo el proceso

de gestión documenta, ya que a través de sus tablas de retención documental (TRD), se pueden

manejar información infinita de una manera práctica, organizada y estandarizada, con los

procedimientos de organización según sus serie y sub-series lo cual permite rastreabilidad en el

archivo, logrando así una memoria entera y un manejo adecuado.

Como lo dispone el artículo 24 de la Ley 594 del 2000 afirma la obligatoriedad de las tablas de

retención documental para todas las entidades del estado, lo cual ha conllevado a otro aspecto

importante de estas ya que para la organización archivística ha permitido saber la disposición

desde el inicio hasta el final del desarrollo de los documentos, puesto que anteriormente no se

conocía el ciclo vital de los documentos y archivos. Hoy en día esto es distinto debido a se

pueden observar las distintas fases por la cual atraviesan los documentos al mismo tiene que

saber su valor tanto primario como secundario dentro a de las organizaciones.

Es de resaltar, que le manejo e implementación de las tablas de retención documental, dan a cada

organización ya sea de carácter público, privado o cuales quiera que sea el tipo de empresa, sin

duda alguna las tablas de retención documental tienen gran importancia desde la mirada

administrativa, debido a que facilita el manejo de la información al dinamizar la producción

documental, además de ayudar al proceso a la hora de prestar un servicio eficaz, mediante lo

fácil que es su control y disposición a la información durante el tiempo de retención estipulados

en cada uno de los archivos. Otra de las ventajas que proporcionan las TRD es la garantía de que

los documentos seleccionados sean conservados y su información sea fiable.

 Lista de referencias

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SENA/Finanza

s/51130034_1/Contenido/OVA/OVA2/index.html.

https://normativa.archivogeneral.gov.co/ley-594-de-2000/

https://www.archivogeneral.gov.co/