PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Objetivo
Establecer una metodología para la adquisición de materia prima, servicios y bienes,
garantizando el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y los aplicables al
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa productos de aseo MK.

Alcance
Inicia con la solicitud de compra, recepción y aprobación de compra y finaliza con la
aprobación de pago de la compra a los proveedores.

Desarrollo del procedimiento

Descripción
Actividad Responsable
El interesado diligencia una “Solicitud de pedido” donde se realiza una descripción
1. Recibir las solicitudes de los bienes, materia prima o servicios y cantidades requeridas.
Responsable de cada proceso
de pedido de los procesos La solicitud de pedido debe estar firmada por el solicitante y el encargado de realizar
las compras.
2. Verificar los requisitos El encargado de realizar las compras se encarga de comprobar que en la solicitud
Encargado de realizar las compras
de la compra de pedido se encuentren todos los requisitos necesarios para realizar la compra.
3. Realizar el proceso de De acuerdo a los parámetros establecidos se realiza el proceso de selección, donde
selección a los se determine el tiempo de entrega, la calidad de sus productos entregados, Encargado de realizar las compras
proveedores experiencia, entre otros.
4. Analizar las Teniendo en cuenta los resultados de la selección, se procede a analizar la cotización
cotizaciones y realizada por el proveedor si esta es aprobada se continua a generar la orden de Encargado de realizar las compras
seleccionar al proveedor compra.
Una vez seleccionado el proveedor, el encargado de realizar las compras elabora la
“Orden de compra” esta debe estar autorizada por el Gerente.
5. Generar la orden de
La Orden de compra es enviada al proveedor vía e-mail para que este realice el Encargado de realizar las compras
compra
respectivo despacho y al líder de logística para que la emplee como soporte para la
recepción de la materia prima, servicio o bien.
El líder de logística realiza una inspección a la materia prima, bien o servicio. En
ella se verifica que estos elementos cumplan con lo establecido en la orden de
compra.
6. Recepción del
Cabe decir que el líder de logística debe verificar que la materia prima, bien o Encargado de realizar las compras
producto comprado
servicio adquirido no presente ninguna irregularidad en su composición,
concentración o calidad de los elementos suministrados que puedan afectar la
integridad de los operadores que la manipularan.
Si la compra no cumple con los requisitos especificados por el solicitante se debe
¿La compra cumple con
dirigir a la actividad número 7. Si por el contrario esta cumple continuar con la Encargado de realizar las compras
los requisitos?
actividad número 8.
El encargado de realizar la compra mantiene contacto con el proveedor para realizar
7. Realizar devolución seguimiento a la compra y cualquier necesidad de cambio que se requiera, ajustando Encargado de realizar las compras
la orden de compra si es necesario.
De acuerdo a lo establecido se realiza una reevaluación del proveedor donde se
8. Reevaluación de
verifica teniendo en cuenta el cumplimiento de las necesidades y expectativas de la Encargado de realizar las compras
proveedores
empresa frente al producto o materia prima adquirida.
9. Realizar Teniendo en cuenta los resultado y observaciones de la reevaluación se realiza
Gerente
retroalimentación al retroalimentación al proveedor y se revisa junto a la Gerencia continuar o no con el
Encargado de realizar las compras
proveedor proveedor.
10. Requisitos del Para realizar el proceso de selección del proveedor que suministre la materia prima Encargado de realizar las compras
Sistema de Seguridad y para realizar los productos de aseo, se debe tener en cuenta lo siguiente: Líder de Gestión Humana
Salud en el Trabajo Asistente SST
 • Cumplimiento en la composición, concentración y calidad.
• Estar legalmente constituidos y encontrarse en cumplimiento con los requisitos
legales y reglamentarios.
• Implementación de los estándares ambientales y SST.
• Verificar que las materias primas suministradas no se compongan de sustancias
químicas cancerígenas.
• El proveedor debe presentar la hoja o ficha de seguridad donde se identifique la
materia prima, composición, identificación de peligros, primeros auxilios,
medidas contra incendios, medidas para la prevención de vertimientos,
manipulación y almacenamiento, Elementos de Protección necesarios,
estabilidad y reactividad.
• Al recibir la materia prima se debe verificar que esta se encuentre debidamente
sellada, sin ninguna irregularidad en el envase.

Cabe aclarar que las hojas de seguridad recibidas por el proveedor deben estar
debidamente archivadas y divulgadas al personal que manipule la materia prima o
tenga contacto con ellas.

Producto y/o Suministro Servicio

Criterio Parámetro Rango para asignación del Rango para asignación del
Porcentaje Porcentaje
porcentaje porcentaje
Bachiller 0%
Educación (15%) No aplica Técnico/ Tecnólogo 10%
Competencia Profesional 15%
30% Menos de 1 año 5% Menos de 1 año 0%
Experiencia (15%) Entre 2 y 4 años 15% Entre 2 y 4 años 10%
Más de 5 años 30% Más de 5 años 15%
Tiempo de entrega del Menos de 3 días 8% Menos de 3 días 8%
suministro y/o servicio Entre 4 y 7 días 4% Entre 4 y 7 días 4%
(8%) Más de 8 días 0% Más de 8 días 0%
Por debajo del promedio del Por debajo del promedio del
8% 8%
mercado mercado
Precios (8%) Promedio del mercado 4% Promedio del mercado 4%
Por encima del promedio del Por encima del promedio del
0% 0%
mercado mercado
De contado 8% De contado 8%
Comercial
Formas de pago (8%) Menos de 30 días 4% Menos de 30 días 4%
40%
Entre 30 y 60 días 0% Entre 30 y 60 días 0%
Cuenta con un inventario 8%
Tiempo de respuesta Responde a tiempo con los
4% No aplica
(8%) suministros
No cuenta con inventario 0%
Brinda asesorías sobre el Brinda asesorías sobre sus
8% 8%
suministro servicio
Asesorías (8%)
No brinda asesorías sobre el No brinda asesorías sobre sus
4% 4%
suministro servicios
Certificado 15% Certificado 15%
Sistema de Gestión
Implementado 10% Implementado 10%
Integrados (15%)
No 0% No 0%
Calidad
Ofrece garantía 15% Ofrece garantía 15%
30%
No ofrece garantía 0% No ofrece garantía 0%
Servicio pos venta (15%)
Acepta devoluciones 10%
No aplica
No acepta devoluciones 0%